Mapel : OTK Sarana dan Prasarana Kelas : 12 / Semester Genap

Alokasi waktu : 6 x 45 menit Pertemuan ke :

Materi 9 : BAB VII : Penyimpanan Dokumen serta Administrasi Sarana dan Prasarana

Kompetensi Dasar :

3.17 Menerapkan Penyimpanan dokumen Administrasi Sarana dan Prasarana

3.18 Mengevaluasi Administrasi Sarana dan Prasarana

4.17 Melaksanakann Penyimpanan Dokumen Administrasi Sarana dan Prasarana

4.18 Membuat Laporan Hasil Evaluasi Administrasi Sarana danPrasarana

A. Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Penyimpanan dokumen sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan
menyimpan dokumen sarana dan prasarana agar dokumen dapat terjaga dengan baik.
Aktivitas penyimpanan dokumen sarana dan prasarana kantor memerlukan seorang
arsiparis untuk mendokumentasikan dokumen perusahaan agar dapat terjaga dengan
baik. Dokumen memiliki arti dan peranan besar dalam organisasi. Sebuah dokumen
tidaklah terdiri atas kertas kerja saja, akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana
kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang berkaitan
dengan sarana dan prasarana yang terjadi dapat direkam pada dokumen sarana dan
prasarana

2. Peranan system penyimpanan dokumen sarana dan prasarana berdasarkan system

kearsipan
a. Dokumen sebagai bahan atau alat pembuktian
b. Dokumen sebagai bahan pengambil keputusan
c. Dokumen sebagai barometer kegiatan suatu organisasi
d. Dokumen sebagai alat bantu ingatan organisasi

3. Kegiatan penyimpanan dokumen sarana dan prasarana

a. Kegiatan penciptaan ( suatu proses pembuatan dan penerimaan dokumen yang
terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar, baik yang
menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali.
 b. Kegiatan penyimpanan (Filling) dan penemuan Kembali (Finding)
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekantanda Pelepas
yang ditandai dengan tanda disposisi dep (deponeren/simpan),pemberian kode
penyimpanan, sampai penempatan dokumen tersebut disimpan ke dalam folder dan
dimasukkan ke dalam filling cabinet. Kegiatan penemuan Kembali adalah kegiatan
yang dimulai dari perintah dokumen dari pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai
dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, hinggan
menemukan Kembali dokumen di tempat penyimpanannya sesuai kode simpannya.
c. Kegiatan penyelamatan ( kegiatan penyelamatan dokumen agar tidak diketahui oleh
yang tidak berhak,rusak, atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna
dokumen. Kegiatan penyelamatan terdiri atas tiga kegiatan yaitu pengamanan,
pemeliharaan, dan perawatan).
d. Kegiatan penyusutan ( kegiatan mengurangi jumlah dokumen yang disimpan,
terutama dokumen-dokumen yang telah hilang nilai guna dokumennya, sehingga
dokumen yang tersimpan memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan dokumen
yaitu pemeliharaan dan pemindahaan, pemusnahan dan penyerahan).

4. Peralatan Penyimpanan Dokumen Sarana dan Prasarana diantaranya

a. Guide
b. Folder
c. Boks dokumen
d. Map gantung
e. Filling cabinet
f. Roll O Pact

5. Metode penyimpanan dokumen sarana dan Prasarana

a. Sistem Tanggal (Chronological Filling System)
b. Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filling System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filling System)
e. Sistem Masalah (Subject Filling System)