KD. 3.

7
Menerapkan
Penataan Surat /
Dokumen
Administrasi Umum Kelas X
MATERI

Peralatan dan Bahan

Mengenal Arsip
01 •
•
Pengertian Arsip
Fungsi Arsip 02 Kearsipan
Here you can describe the topic
of the section
• Jenis-Jenis Arsip

Sistem Kearsipan

03
• Pengertian Sistem
Penyimpanan Arsip
• Manfaat Sistem
Penyimpanan Arsip
• Macam-Macam Sistem
Kearsipan
 01
Mengena
l
Arsip
 Pengertian Arsip dan Kearsipan
ARSIP = Bendanya KEARSIPAN = Kegiatannya
Menurut Widjaja (1990:156) menjelaskan bahwa Menurut UU ANRI Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
surat/dokumen yang bisa disebutkan dengan arsip merupakan dengan arsip.
kesatuan dokumentasi (arsip dari segala bentuk dan isinya)
yang isinya saling berhubungan. Didalam suatu arsip Menurut Darmayangti Kearsipan adalah suatu proses mulai dari
mengandung data/informasi tentang sesuatu masalah. penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan
Menurut UU ANRI tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan warkat menurut sistem tertentu.
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Fungsi Arsip

Menurut UU No. 7 tahun

Menurut Drs. Anhar
1921 Pasal 2
- Alat penyimpanan warkat
- Alat bantuan perpustakaan - Fungsi Dinamis
- Penyimpanan warkat-warkat
keputusan yang telah diambil - Fungsi Statis
Fungsi Arsip

A. Mendukung Proses Pengambilan Keputusan

B. Menunjang Proses Perencanaan

C. Mendukung Pengawasan

D. Sebagai Alat Pembuktian

E. Sebagai Memori Organisasi

 Jenis – Jenis Arsip
Mengacu pada buku Manajemen Kearsipan Modern: dari Konvensional ke Basis Komputer Sugiarto dan
Wahyono (2005: 10-13), penggolongan arsip sebagai berikut:

Arsip menurut Fungsinya

Arsip menurut Subjeknya
(Arsip Dinamis dan Arsip Statis)

Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik Arsip menurut Keasliannya

Arsip menurut Nilai Kegunaanya Arsip menurut Kekuatan Hukum

Arsip menurut Sifat Kepentingannya

02
Peralatan
dan Baha
n
Kearsipa
n
 Peralatan Kearsipan

Alat yang digunakan dalam

mengelola arsip.
 Peralatan dan Bahan Kearsipan
Merupakan alat yang digunakan dalam mengelola arsip.
Filling Cabinet : untuk mengelompokkan
barang dan dokumen. Penggunaan Filling Cabinet
dilengkapi dengan >>>
Tab: untuk menempatkan kode arsip
Guide : untuk menandai batas arsip sehingga
memudahkan Anda dalam pencarian dokumen
Hanging Folder : untuk menyimpan berkas pada
filling cabinet
Schnelhecter Map : untuk menyimpan berkas
yang telah diperforator
Folder : Map tanpa daun penutup untuk
menempatkan kode arsip
Tickler File : untuk tempat menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran kecil
 Peralatan dan Bahan Kearsipan
Letter Tray (Baki Surat) : untuk meletakkanVisible Record Cabinet : untuk
surat, biasanya di atas meja.
Brankas : untuk menyimpan arsip
rahasia/penting
menyimpan arisp menggunakan
kantong kartu yang dijepit di laci
atau baki.
Dataplan Tary Filling
System (Cardex): baki untuk
menyimpan arsip secara vertical
maupun horizontal
Compact Rolling Shelving : lemari
geser untuk menyimpan arsip yang di
susun sejajar
Retrix : alat penyimpanan
arsip yang dilengkapi dengan
sistem pencari letak nomor
arsip
 Peralatan dan Bahan Kearsipan
Komputer : untuk penyimpan arsip Mikrofilm : untuk memproses arsip Rollafile Trolley : untuk
elektronik dalam bentuk fotografi menyimpan map yang dapat dengan
mudah dipindah

Mobilplan Filling System : untuk penyimpan Vertical plan Filling System : untuk
arsip berupa gambar, kartu, map caetakan secara penyimpan arsip vertical
vertikal
 Peralatan dan Bahan Kearsipan
Ordner : untuk tempat menyimpan berkas-berkas Stapler : untuk menyatukan kertas/dokumen

Perforator : untuk melubangi dokumen yang Rak Arsip : untuk menyusun berkas secara
akan disimpan vertikal

Numerator : untuk membuat tanggal/nama suatu

dokumen
Label : untuk memberi judul pada dokumen
 Peralatan dan Bahan Kearsipan
Kartu Tunjuk Silang : untuk menunjukkan tempat (map) dari
Kartu Indeks: untuk alat bantu menemukan arsip arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan.

Buku Arsip : untuk mencatat penyimpanan

arisp Tickler File : untuk tempat menyimpan arsip
berbentuk kartu atau lembaran kecil

Rotary : untuk tempat menyimpan arsip

 m
03
S i st e
e a rs ipa n
K
Sistem Penyimpanan Arsip
Suatu cara yang digunakan untuk mengatur
dan menata berkas dalam suatu susuna yang
sistematis dengan memperhatikan kegunaan,
bentuk dan sifat berkas yang bertujuan
menunjang kelancaran pelaksanaan tugas
suatu organisasi/instansi.
 Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip

Menjaga data dan infomasi

Agar arsip mudah ditemukan
kembali 01 02 ardip dapat ditempatkan di
tempat tertentu

Menunjang terlaksananya Menjaga dari

penyusutan arsip dengan 03 04 kehilangan informasi
efektif dan efisien dalam arsip
Asas Penataan Surat/Dokumen Kearsipan

• Asas Sentralisasi (Terpusat)

• Asas Desentralisasi (Tidat dipusatkan)
• Asas Gabungan
Proses Penataan Arsip
1. Meneliti terlebih dahulu pada lembar disposisi, apakah surat tersebut layak
disimpan atau tidak. Lembar disposisi ini menunjukan perintah untuk
menyimpan surat
2. Mengindeks surat (memberikan kode surat) sesuai dengan sistem penyimpanan
yang digunakan di organisasi tersebut, untuk memudahkan dalam penyimpanan
dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir sesuai surat sesuai dengan bagian, masalah hingga tujuan surat.
Kegiatan menyontir ini biasanya diletakkan terlebih dahulu kotak sortir,
4. Menyimpan surat ke dalam map dapat menggunakan snelhecter, brief ordner,
stopmap folio, portapel atau map gantung. Kemudian diletakkan kedalam filing
cabinet.
5. Letakkan arsip yang baik sesuai dengan sistem yang di gunakan di organisasi
tersebut.
Macam – Macam Sistem Kearsipan

Kearsipan Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Kearsipan Sistem Subjek (Subjectical Filling System)

Kearsipan Sistem Tanggal (Cronological Filling System)

Kearsipan Sistem Wilayah (Geographical Filling System)

Kearsipan Sistem Nomor (Numerical Filling System)

 Thank you
Untuk materi yang sekiranya tidak ada disini bisa ditambahkan sendiri di buku catatan masing-masing..

Tetap Semangat dan Jaga Kesehatan ….