Manajemen Kearsipan

Hery Haerudin, S.Kom.,M.Si.

Definisi Arsip

 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
UNSUR-UNSUR DARI ARSIP
 Arsip merupakan informasi terekam.
 Arsip memiliki bentuk media yang nyata ( dapat
dibaca, diraba dan didengar).
 Arsip mempunyai fungsi dan kegunaan (legalitas
tertentu yg dapat digunakan dalam rangka
menunjang proses pelaksanaan kegiatan
administrasi dan fungsi-fungsi manajemen
birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

 
 FUNGSI ARSIP

 Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu;
 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
 KEGUNAAN ARSIP

 Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi

kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan
keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau
penyelesaian sengketa ;

 Penggunaan arsip statis bertujuan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang dapat diakses
secara terbuka dalam rangka pemenuhan hak untuk
memperoleh informasi dalam berbagai kebutuhan dan
kepentingan (Penjelasan Umum).
 Arsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Inaktif

Sering digunakan Jarang digunakan
Berada di Unit Pengolah / Berada di Unit Kearsipan dan
Pencipta LKD

a. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi dan/atau terus menerus;
b. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
 Disimpan di Unit
AKTIF Pengolah /
Pencipta

DINAMIS
Disimpan di
Unit Kearsipan /
IN AKTIF Record Center
ARSIP SKPD

Disimpan di Lembaga
STATIS Kearsipan / BPAD
BAGAN DAUR HIDUP ARSIP

SIMPAN
PENCIPTAAN
PERMANEN

MUSNAH DISTRIBUSI

SIMPAN INAKTIF PENGGUNAAN

PINDAH SIMPAN AKTIF

DAUR HIDUP TATA ARSIP DINAMIS
PENTAHAPAN KEGIATAN

Tata Persuratan
PENCIPTAAN Manajemen Formulir
Manajemen Pelaporan

Pengurusan Surat
PENGGUNAAN Pemberkasan & Penemuan
Program Arsip Vital

Penilaian
PELESTARIAN Pusat Arsip
Penyusutan : Pemindahan
Pemusnahan
Penyerahan

DAUR HIDUP

TATA ARSIP STATIS

SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP
(FILING SYSTEMS)
PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

 Unit Kerja penuh dengan arsip;

 Bercampur baur antara arsip aktif dan inaktif dan tidak jelas;
 Tidak ada petugas yang secara khusus menangani masalah
arsip;
 Sarana kurang memadai;
 Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas dan pejabat
masing-masing;
 Retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Solusi......?
mulai menata/membenahi berkas.
Melakukan penyusutan arsip secara
reguler.
Penataan Arsip
 Sistem penataan arsip (Filing System) adalah kegiatan mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

 Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang
sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat penataan
Kartu Kendali adalah cara untuk mengatur dan menata Kartu Kendali dalam
susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan
sifatnya.

 Penataan arsip/berkas adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam
suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk
dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan tugas
organisasi
Tujuan Penataan Arsip
 Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan
cepat dan tepat.
 Mengantisipasi adanya dokumen yang hilang.
 Efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan.
 Menunjang telaksanakannya penyusutan arsip dengan berdaya
guna dan berhasil guna.
ASAS PENGORGANISASIAN
 Asas sentralisasi
Penyimpanan arsip aktif dan inaktif terpusat

 Asas desentralisasi
Penyimpanan arsip aktif dan inaktif masing-masing unit
kerja

 Asas kombinasi
Penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja,
sedang arsip inaktif tersentral
Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder
Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip.
Macam-macam map arsip/folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang
berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan
folder.
Alat Arsip
3. Lemari Arsip/Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk
lemari yang terbuat dari kayu, aluminium atau besi baja tahan
karat/api.
4. Rak Arsip
Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk
menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner
atau kotak arsip.
5. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu
indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh
sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
Alat Arsip
6. Berkas Peringatan/Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-
kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7. Kotak Arsip/File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.
 8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat
yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
Tata Cara Penyimpanan
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap
atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip
(disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/
map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi
panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun
berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam
snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan
punggung di depan. 
Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat
tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas
surat/release mark). 
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep.
(deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan
surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.
Prosedur Penyimpanan Arsip
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan
bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan
menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan
biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat
menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner,
portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke
dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan
arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang
dipergunakan.
Sistem Pengarsipan
Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara
pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip
dengan memakai metode penyusunan menurut
abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama
perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan
subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat
masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara Menemukan Ciri
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari
suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau
tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem
pengarsipan yang dipakai)
Cara Menemukan Ciri
 Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit
atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
 Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara
mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda
pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang
lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal
surat.
 Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki
pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu
nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul
memiliki bagian yang disebut unit.
 Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang
dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda
penyimpanan arsip.
Petunjuk Silang
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang
seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu
dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk
menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan
masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling
membantu.
Langkah-langkah Mengarsip
 Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
 Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk
disimpan.
 Menetapkan caption atau judul surat
 Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
 Membuat petunjuk silang
 Memberi kode surat
 Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan
arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada
arsip.
 Menyusun menurut susunan abjad.
 Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu
tempat atau alat penyimpanan
Sistem Perihal
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali
surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh

kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor
dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-
masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan
uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu,
apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah
yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
Sistem Perihal
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal /
Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor
yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
Sistem Nomor
 c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan /
masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Sistem Nomor
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui
permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru
selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
Sistem Nomor
 2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan
kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut
teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada
nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang
terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10
guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama
dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain.
Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk
keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Sistem Nomor
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu
menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu
menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu
menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode
55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19,
dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang
ke 55.
Sistem Nomor
 3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah
dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di
depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada
dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat
dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang.
Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka
nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya
sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi)
yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan
nomor.
Sistem Greografis/Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan
geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat
dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar
disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak
dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem
ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Sistem Greografis/Wilayah
 Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem
ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang
menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan
boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
 - Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama
seperti sistem-sistem lainnya.
Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang
didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat
masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci
dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-
masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
Sistem Tanggal
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam

penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
Terima Kasih