GERAKAN SADAR TERTIB ARSIP

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KOTA BOGOR
Masalah Kearsipan
Hilangnya beberapa Arsip milik
negara, polemik aset negara
karena tidak didukung
kepemilikan Arsip masih
menjadi masalah serius yang
dihadapi organisasi ataupun
pemerintah di Indonesia
Masalah Kearsipan
Belum lagi sulitnya
menemukan kembali
Arsip dengan cepat dan tepat,
penumpukan
Arsip disembarangan tempat,
pengelolaan Arsip yang tidak
sesuai kaidah-kaidah
kearsipan merupakan
permasalahan kearsipan yang
sangat kompleks di republik
ini
Masalah Kearsipan
"Salah satu indikator tata
kelola pemerintahan yang baik
ditentukan dengan tata kelola
pengarsipan yang baik pula
sehingga negara harus
mewujudkan tata kelola
kearsipan modern," (Dr Mustari
Irawan MPA - Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia
(ANRI)
Tagline Kearsipan
Tertib Arsip Cermin Negara Maju
Arsip Jati Diri Bangsa
Arsip Simbol Peradaban
Tagline Kearsipan
Arsip Barometer
Kegiatan Organisasi.
Koresponden Tinggi
Menggambarkan
Aktivitas Tinggi
Tagline Kearsipan

Arsip Bahan Informasi Ilmiah

Data Tersimpan Diolah Jadi

Informasi
Informasi Jadi Bahan
Perencanaan dan
Kebijakan
 Arsip
Alat Bukti Otentik
Tulang Punggung
Manajemen/Organisasi
 Tertib Arsip
Merupakan Bagian
dari Tata Kelola
Pemerintahan
Jika arsipnya baik, maka
birokrasinya juga baik
Arsip Memori
Kolektif dan Jati
Diri Bangsa
 Arsip Alat Utama
Ingatan Organisasi
Lupa Data Buka Arsip
Arsip menuturkan peristiwa
secara autentik menjadi
tuturan narasi sejarah yang
obyektif
 Arsip Hilang
Aset Melayang
Tidak Ada Arsip
Tidak ada masa lalu …
sekaligus tidak ada masa depan
Arsip Sumber Sejarah
Arsip Mengabadikan Sejarah
Agar Bangsa Tidak Kehilangan
Jejak dan Arah
 SASARAN

Di Lingkungan Pemkot Bogor

 Program Sadar Tertib Arsip adalah upaya
peningkatan kesadaran penyelenggara
pemerintahan daerah dalam mewujudkan
tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui
SASARAN Tertib Keasipan
Apa SASARANNYA

1 Tertib Kebijakan

2 Tertib Organisasi Kearsipan

3 Tertib Sumber Daya Manusia

4 Tertib Prasarana dan Sarana

5 Tertib Pengelolaan Arsip

6 Tertib Pendanaan
Kebijakan
1 Tertib Kebijakan

Kepatuhan PD dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

dengan berpedoman kepada :

1) Tata Naskah Dinas,

2) Klasifikasi Arsip,
3) Jadwal Retensi Arsip, serta
4) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Untuk terwujudnya hal tsb maka LKD melaksanakan
kegiatan pembinaan, bimbingan, supervisi, fasilitasi,
dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis pada PD
 Pengaturan
Format
Surat

Penggunaan Kewenangan
Kop Surat menandatangani
dan Logo surat

1. Tata
Naskah
Dinas
Pengaturan Penggunaan
jenis kertas cap/stempel

Pengaturan
penomoran
surat keluar
 Dasar
Pemberkasan

Penyusutan Penataan
Arsip Arsip
2.
Klasifikasi
digunakan
sebagai

Pemanfaatan Mendukung
Arsip Akses Arsip
 Menjamin penyelamatan
arsip kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan
bernegara

Menjadi pedoman dalam

pelaksanaan penyusutan
arsip
3. JRA Berfungsi
untuk :
Mewujudkan
pengelolaan arsip yang
efektif dan efisien

Menghindari keraguan
dalam penyusunan arsip
 4. KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP
Sebagai dasar untuk melindungi hak dan
kewajiban pencipta arsip dan publik dalam
mengakses arsip
Organisasi
2 Tertib Organisasi Kearsipan

a. Berfungsinya Unit Pengolah /Bidang (Eselon III) sebagai

sentral arsip aktif (central file) pada PD

b. Berfungsinya Unit Kearsipan Dua (UK-2) sebagai pusat

penyimpan dan pengolah arsip inaktif dan arsip vital (record
centre dua) pada PD
c. Berfungsinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sebagai
Unit Kearsipan Satu (UK-1) sekaligus sebagai pusat
penyimpan dan pengolah arsip inaktif (record centre satu)
dari seluruh PD
 STRUTKTUR ORGANISASI
KEPALA DINAS

SEKRETARIS

SUBAG SUBAG SUBAG

KEPALA BIDANG - A KEPALA BIDANG - B KEPALA BIDANG - C

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI

SISTEM PENATAAN DI UNIT PENGOLA/BIDANG/
CENTRALFILE
BERKAS KEGIATAN
PADA SUB
BIDANG/SEKSI

BERKAS KEGIATAN
KEPALA BIDANG - A PADA SUB
BIDANG/SEKSI

BERKAS KEGIATAN
PADA SUB
BIDANG/SEKSI
 ORGANISASI KEARSIPAN PADA
PERANGKAT DAERAH
ARSIP DINAMIS UNIT KEARSIPAN_2/
INAKTIF > 10 TAHUN RECORD CENTRE_2

SEKRETARIS/ UNIT
PENGOLAH/CF

ARSIP DINAMIS
AKTIF BERKAS BERKAS BERKAS
KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT KEPALA BIDANG / UNIT KEPALA BIDANG / UNIT

PENGOLAH – A/CF PENGOLAH – B/CF PENGOLAH – C/CF

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

 ORGANISASI KEARSIPAN
PADA PERANGKAT DAERAH
DINAMIS INAKTIF > UNIT KEARSIPAN_2/
10 TAHUN RECORD CENTRE_2

SEKRETARIS/ UNIT
PENGOLAH/CF

BERKAS BERKAS BERKAS

KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT KEPALA BIDANG / UNIT KEPALA BIDANG / UNIT

PENGOLAH – A/CF PENGOLAH – B/CF PENGOLAH – C/CF

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN BERKAS KEGIATAN

2 Tertib Organisasi Kearsipan

d. Berfungsinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sebagai

penyimpan dan pengolah arsip statis (Depot Arsip)

e. Berfungsinya LKD dalam memberikan pelayanan public

sebagai pengguna arsip

f. Berfungsinya LKD dalam memberikan pelayanan jasa

kearsipan kepada organisi masyarakat dan lembaga
nonpemerintah
 ORGANISASI KEARSIPAN PADA LKD DAN
PERNGKAT DAERAH
UNIT KEARSIPAN_1/
RECORD CENTRE_1/
LKD/ DINAS KEARSIPAN

DINAMIS INAKTIF < 10

TAHUN

UNIT KEARSIPAN_2 UNIT KEARSIPAN_2 UNIT KEARSIPAN_2

Keseluruhan proses pengelolaan arsip;
- penciptaan arsip (aktif)
- penggunaan dan pemeliharaan arsip (aktif dan inaktif)
- penyusutan arsip (dinamis)
- akuisisi arsip statis
- pengolahan arsip statis
- preservasi arsip statis
- akses arsip statis
harus dikelola sebagai satu proses yang berkelanjutan dan tidak boleh
tersekat oleh “ruang” dan “waktu” agar peran arsip sebagai alat bukti, bahan
pertanggungjawaban kinerja, acuan (referensi), memori kolektif, identitas dan
jati diri bangsa dapat terwujud secara optimal.
 ARSIP DINAMIS
Arsip diciptakan &
digunakan langsung untuk
Pelaksanaan TUPOKSI organisasi
(frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus)
( ARSIP AKTIF )

Sebagian kecil arsip disimpan

Arsip disimpan untuk sebagai bahan pertanggungjawaban
referensi dan memori lembaga nasional & memori kolektif
(frekuensi penggunaannya (memiliki nilai guna kesejarahan,
telah menurun) telah habis retensinya, dan
( ARSIP INAKTIF ) berketerangan dipermanenkan)

ARSIP STATIS

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
 Tata
Naskah
Dinas Sistem Klasifikasi Keamanan
Klasifikasi Arsip dan Akses Arsip
Arsip
yang dibuat P
Daftar berkas E
PEMBERKASAN Fisik & info arsip aktif Daftar
ARSIP AKTIF yg tertata arsip aktif N
Arsip Daftar isi berkas C
yang diterima
I
Unit Pengolah P
PEMINDAHAN Jadwal Retensi Arsip (JRA) T
Unit Kearsipan A
Asas “asal usul”
& “aturan asli” A
R
S
PENATAAN Fisik & info arsip inaktif I
Daftar arsip inaktif
ARSIP INAKTIF yg tertata P

PENYERAHAN PEMUSNAHAN
K
L E
E A Asas “asal usul”
M R & “aturan asli”
B S - Guide
A I PENGOLAHAN Fisik & info arsip statis - Daftar
G P arsip statis
ARSIP STATIS yg tertata - Inventaris
A A
arsip
N
 RENSTRA ANRI
2015-2019

KEKUATAN:
1) Peraturan Perundang-undangan
2) Jejaring Kerja
3) Sumber Daya ANRI

KELEMAHAN:
1) SDM Kearsipan Nasional
2) Sarpras Penyimpanan Arsip Nasional

PELUANG:
1) Desentralisasi dan Otonomi Daerah
2) Perkembangan Teknologi
3) Keterbukaan Informasi
 RENSTRA ANRI
2015-2019

ANCAMAN:
1) Citra & apresiasi terhadap arsip sebatas pada fisiknya.
2) Arsip masih diperlakukan sekedar hasil samping (by product).
3) Bidang kearsipan tidak secara langsung menyentuh kebutuhan dasar harian manusia, sehingga belum
menjadi prioritas.
4) Kurangnya kepedulian dan perhatian yang serius terhadap pentingnya kegiatan pengelolaan arsip
dihampir seluruh jajaran organisasi.
5) Lemahnya penegakan hukum terhadap penyimpangan dan penyalahgunaan dalam mengelola arsip.
6) Organisasi kearsipan, unit kearsipan pada instansi pusat dan daerah kurang mampu
mengaktualisasikan kewenangan dan fungsinya sebagai penggerak dalam kegiatan kearsipan.
7) Sumber daya manusia (Arsiparis) yang masih terbatas baik secara kuantitas dan kualitas.
8) Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang melahirkan arsip dalam format digital
dan berdampak pada pengelolaan arsip.
9) Kondisi lingkungan, cuaca dan iklim yang tidak menentu.
Record Center_1 di LKD
Record Center_1 di LKD
Record Center_1 di LKD
Sumber Daya
Manusia
 3 Tertib Sumber Daya Manusia

a. Ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) Arsiparis

paling sedikit 1 (satu) orang pada setiap PD

b. Dalam hal belum terdapatnya arsiparis maka kegiatan

kearsipan dilaksanakan oleh Pengelola Kearsipan yang
terlatih

c. Pengalokasian jumlah Arsiparis dan Pengelola Kearsipan

berdasarkan analisis beban kerja pada setiap PD
 Tertib Sumber Daya Manusia
3

d. Untuk mencapai peningkatan kualitas Arsiparis dan

Pengelola Kearsipan pada PD dan LKD, maka DINAS
KEARSIPAN wajib menyelenggarakan bimbingan teknis
sadar tertib arsip
e. untuk tercapainya Program Sadar Tertib Arsip pada PD,
maka Dinas wajib melaksanakan Sosialisasi
Penyelenggaraan Kearsipan kepada para pejabat eselon III
dan IV
c. Untuk memastikan optimalisasi Program Sadar Tertib
Arsip, maka Dinas wajib melaksanakan Audit Internal
penyelenggaraan Keasipan setiap PD yang menjadi sasaran
Program
Sarana Prasana
 Tertib Prasarana Sarana
4

a. Tertib prasarana dan sarana meliputi penyediaan

ruangan, peralatan dan gedung

b. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip

aktif terdiri dari:
1). ruangan sentral arsip aktif (central file) terdapat di
setiap Unit Pengolah (eselon III) sesuai dengan beban
volume arsip yang dikelola; dan

2). filing cabinet, map gantung, out indicator, buku

peminjaman arsip, computer, printer, scanner, hardisc
eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip
 Tertib Prasarana Sarana
4

c. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip

inaktif pada UK-2/record centre dua terdiri dari:

1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai sentral

arsip inaktif (record center) untuk menyimpan arsip inaktif
di bawah 10 tahun pada setiap PD; dan

2). rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator,

buku peminjaman arsip, computer, printer, scanner,
hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif
 Tertib Prasarana Sarana
4

d. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan

arsip inaktif pada UK-1/record centre satu terdiri dari:
1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai sentral
arsip inaktif (record center) untuk menyimpan arsip inaktif
di atas 10 tahun dari semua PD; dan
2). rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator,
buku peminjaman arsip, computer, printer, scanner,
hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif
3). Minilab arsip dinamis untuk latihan praktik para
Arsiparis dan Pengelola Arsip
 Tertib Prasarana Sarana
4

e. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan

arsip statis pada LKD/depot terdiri dari:
1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai menyimpan
arsip statis dari semua PD

2). rak arsip/roll o’pack, lemari arsip statis, boks arsip,

folder, out indicator, buku peminjaman arsip statis,
computer, printer, scanner, hardisc eksternal, dan aplikasi
pengelolaan arsip statis
3). Ruang Pameran/display Arsip Statis; dan
4). Ruang reservasi arsip statis
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

a. Tertib pengelolaan arsip pada PD meliputi:

1). Setiap hari Pengelola Arsip melakukan entry surat
masuk dan surat keluar pada Aplikasi Sistem Informasi
Arsip Dinamis.
2). Keutuhan fisik arsip yang diciptakan oleh PD sama
jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda
Keluar, lengkap tersimpan dokumen Lembar Pengantar dan
Kartu Kendali Keluar.
3). Keutuhan fisik arsip yang diterima oleh PD sama
jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda
Masuk, lengkap dengan Lembar Disposisi dan Kartu Kendali
Surat Masuk.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

4). Setiap akhir bulan Mencetak Agenda Surat Masuk dan

Agenda Surat Keluar dilengkapi dengan BA yang
ditantangani oleh Kepala PD, Sekretaris, dan Pengelola
Arsip.

5). Setiap akhir bulan, Pengelola Arsip mencetak Laporan

Bulanan Daftar Arsip Dinamis dan mengirimkan kepada
LKD.

6). Setiap akhir bulan Pengelola Arsip mencetak Statitik

Surat Masuk dan Surat Keluar dan mengirimkan ke LKD.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

7). Setiap akhir tahun UK-2 membuat Database baru untuk

digunakan dalam proses entry surat tahun berikutnya.

8). Setiap akhir tahun UK-2 mengkopi Database Arsip tahun

sebelumnya ke folder khusus dan disarankan disimpan
sebagai backup pada hardisc eksternal.

9). Copy Database Arsip tahun sebelumnya disampaikan

kepada LDK.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

b. Setiap tahun terjadi Perpindahan fisik Arsip Dinamis

yang memasuki retensi inaktif dari
UP/CF/Bidang/Bagian ke UK2/RC-2 sesuai berkas
kegiatan dengan bukti dokumen BA, terdiri dari :

1). berkas/fisik arsip dinamis;

2). daftar arsip dinamis yang dipindahkan; dan

3). Lengkapi dengan Berita Acara pemindahan dari UP ke

UK-2.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

c. Setiap tahun UK-2 dengan berpedoman kepada

Jadwal retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan
berkas arsip inaktif yang diterima dari UP menjadi 3
(tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing Musnah,
Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP).
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

d. Setiap tahun UK-2 melakukan proses Penyusutan

Arsip sebagai berikut :
1). Pemusnahan Arsip :
a). Membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemusnahan
Arsip di bawah 10 tahun kepada LDK dilampiri Daftar Arsip
Usul Musnah Tahun yang bersangkutan;

b). Selanjutnya LDK akan menugaskan Tim Penilai/verifikasi

terhadap Daftar Arsip Usul Musnah;
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

c). Tim Penilai akan menyampaikan rekomendasi hasil

penilaian;

d). Berdasarkan rekomendasi Tim Penilai, LDK akan

memberikan persetujuan pemusnahan;
e). Selanjutnya UK-2 memerintahkan kepada Tim
Pemusnahan Arsip untuk melakukan proses pemusnahan
dengan BA Pemusnahan yang ditandatangani oleh Tim
Pemusnahan Arsip yg terdiri dari unsur LDK, UK-2,
Inspektorat dan Bagian Hukum.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

2). UK-2 Menyimpan Arsip inaktif berketerangan Permanen

di bawah 10 tahun;

3). Pemindahan Arsip;

a). UK-2 membuat Surat Permohonan/Persetujuan

Pemindahan Arsip inaktif di atas 10 tahun kepada UK-1
ditujukan kepada Kepala Daerah melalui LDK/Kepala Dinas
Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah;
b). Selanjutnya Kepala Dinas Kearsipan menugaskan
Arsiparis untuk melakukan verifikasi terhadap daftar arsip
inaktif usul pindah dan fisiknya;
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

c). Arsiparis menyampaikan rekomendasi hasil verifikasi;

d). LDK menyampaikan persetujuan untuk pemindahan

fisik arsip inaktif di atas 10 tahun ke UK-1;

e). Membuat BA Pemindahan Arsip.

 Tertib Pengelolaan Arsip
5

e. Setiap tahun UK-1 dengan berpedoman kepada Jadwal

retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan berkas arsip
inaktif f di atas 10 tahun yang berasal dari seluruh UK-2
menjadi 3 (tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing
Musnah, Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP). Catatan :
dengan aplikasi tidak ada kesulitan karena sudah terdata
semua.
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

f. Setiap tahun UK-1 melakukan proses Penyusutan Arsip

inaktif di atas 10 tahun sbb :
1). Pemusnahan Arsip (Terhadap Arsip Inaktif
Berketerangan Musnah atau yang tingkat
perkembangannya bukan asli kecuali tidak ditemukan
aslinya):
a). Membuat Surat Permohonan/Persetujuan
Pemusnahan Arsip di atas 10 tahun kepada ANRI
dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah Tahun yang
bersangkutan;
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

b). Proses Pemusnahan dilakukan setelah mendapat

rekomendasi/persetujuan dari ANRI. Pemusnahan
dengan BA yang ditandatangani oleh Tim Pemusnahan
Arsip yg terdiri dari unsur LDK, Inspektorat dan Bagian
Hukum.
2). Penyerahan Arsip Statis
a). Arsiparis di UK-1 melakukan penelusuran arsip
permanen yang memiliki nilai guna sejarah sebagai
arsip statis dan membuat daftar arsip statis untuk
dipindahkan ke Depot Arsip;
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

a). Arsiparis di UK-1 melakukan penelusuran arsip

permanen yang memiliki nilai guna sejarah sebagai
arsip statis dan membuat daftar arsip statis untuk
dipindahkan ke Depot Arsip;

b). Membuat Nota Dinas Permohonan/Persetujuan

kepada Kepala LKD untuk proses Pemindahan Arsip
inaktif di atas 10 tahun dari UK-1 ke Depot Arsip
dengan melampirkan Daftar Usul Serah;
 Tertib Pengelolaan Arsip
5

c). Kepala LDK menugaskan Pejabat Struktul pada LKD

yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis untuk
menerima dengan berita acara dan memasukkan ke
dalam daftar khasanah arsip statis beserta fisiknya
pada Depot Arsip.

g. Sebagai simpul JIKN setiap tahun LKD

menyampaikan laporan Daftar Arsip Statis kepada
ANRI.
 Pendanaan

Tertib pendanaan meliputi program

pengalokasian anggaran dalam menunjang
terwujudnya tertib kebijakan kearsipan, tertib
organisasi kearsipan, tertib sumber daya
manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana
dan tertib pengelolaan arsip berdasarkan
prioritas tahunan pada PD dan LKD.
Adalah penanganan arsip tidak teratur pada PD yang belum
tersusun berdasarkan Kode Klasifikasi, JRA, dan SKKAAD.
Dilakukan secara bertahap dan diprioritaskan pada PD yang
volume arsipnya tinggi.
Masih banyak hutang pekerjaan yang harus
dilunasi.
Mari bersinergi untuk mengerjakannya.
DINAS KEARSIPAN tidak mungkin bekerja
sendiri.
Nonton Dulu ….