PEMINDAHAN / TRANSFER

ARSIP IN AKTIF
OLEH :
KISWARI, S.Sos.

ARSIPARIS MAHIR

UNIVERSITAS AIRLANGGA
 III. DASAR HUKUM :

1. UU NO. 43 Th. 2009 tentang Kearsipan

2. PP RI NO.28 Th. 2012 tentang Pelaksanaan UU NO. 43 Th. 2009

tentang Kearsipan

3. Surat Edaran Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman

Umum untuk Menentukan Nila Guna Arsip

4. Keputusan Bersama Ka ANRI dengan Ka BKN No. 02 Th. 2000,

No. 22 Th. 2000 tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat
Negara

5. PERKA ANRI NO. 01.A. Th. 2003 tentang JRA Keuangan

6. Keputusan Mendiknas RI No. 145/U/2004 tentang JRA

Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen
Pendidikan Nasional
DASAR HUKUM :

 7. Peraturan Mendiknas No. 39 Tahun 2010

tentang JRA Kepegawaian dan Keuangan di
lingkungan Kemdiknas

 8. PERKA ANRI NO. 37 TAHUN 2016 tentang

Penyusutan Arsip

9. Peraturan Rektor Unair No.9061/UN3/KR/2013

tentang Pedoman JRA Substabtif dan Fasilitatif
A. ARSIP DINAMIS :
ADALAH ARSIP YANG DIGUNAKAN SECARA
LANGSUNG DALAM KEGIATAN PENCIPTAAN ARSIP

1. ARSIP AKTIF :

ADALAH ARSIP YANG FREKUENSI

PENGGUNAANNYA TINGGI DAN/TERUS MENERUS

2. ARSIP IN AKTIF :
ADALAH ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA
TELAH MENURUN
 RUANG LINGKUP MANAJEMEN ARSIP IN AKTIF ADALAH :
1. TUGAS DAN FUNGSI PUSAT ARSIP.
a. MENYIMPAN, MEMELIHARA ARSIP INAKTIF YANG BERASAL DARI UNIT -
UNIT PENGOLAH/UNIT KERJA.
b. MENYAJIKAN ARSIP INAKTIF.
c. MENYIAPKAN SARANA PENEMUAN KEMBALI SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN.
d. MELAKUKAN PENYUSUTAN.

2. PRINSIP PUSAT ARSIP

a. MURAH
b. LUAS
c. AMAN
d. MUDAH DITEMUKAN KEMBALI APABILA ARSIPNYA DIBUTUHKAN.

3. GEDUNG PUSAT ARSIP (RECORD CENTRE)

4. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF (TERKAIT DENGAN 3M + 1S)

 MAN (SDM)
 MONEY (PENDANAAN)
 MATERIAL (SARANA, PRASARANA)
 SISTEM.

5. PROSEDUR PENGELOLAAN DAN PENEMUAN KEMBALI

6. PENYUSUTAN ARSIP
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF :
A. Penyeleksian Arsip Inaktif
B. Penataan Arsip Inaktif
C. Pembuatan daftar Arsip Inaktif
PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF :
Penyeleksian arsip inaktif melalui JRA
dengan cara melihat kolom retensi aktif

Apabila retensi aktifnya telah

habis/terlam-
Paui maka telah memasuki masa inaktif
PENATAAN ARSIP INAKTIF
1. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasar :
Asas asal usul untuk menjaga arsip tetap terkelola
dalam
Asas Aturan asli sesuai pengaturan ketika arsip masih
digunakan
2. Penataan arsip inaktif pada Unit Pengolah/Unit kerja
a.Pengaturan fisik arsip
b.Pengolahan informasi arsip
c. Penyusunan daftar arsip inaktif
PENATAAN ARSIP INAKTIF
3. Penataan arsip inaktif yang dipindahkan ke dalam
boks dengan kegiatan :
a. Menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif
diurutkan berdasar no. Urut daftar arsip inaktif
b. Menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip
inaktif ke dalam boks.
c. Memberi label boks arsip dg keterangan :
d. No. Boks, Unit Pengolah, No. Urut arsip/berkas dan
th penciptaan arsip
PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat :
a. Pencipta arsip
b. Unit Pengolah
c. Nomor arsip
d. Kode klasifikasi
e. Uraian Informasi arsip
f. Kurun waktu
g. Jumlah
h. Keterangan
VIII. MEKANISME/PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP
INATIF.
MEKANISME / PROSEDUR MERUPAKAN TEKNIS DAN TAHAPAN - TAHAPAN YANG
HARUS DILAKUKAN DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN PENGELOLAAN
ARSIP IN AKTIF DAN TAHAPAN - TAHAPAN TERSEBUT ANATARA LAIN :

A. PEMINDAHAN ARSIP.
PEMINDAHAN ARSIP MERUPAKAN KEGIATAN AWAL. PEMINDAHAN
ARSIP YANG SUDAH INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE)
KE UNIT KEARSIPAN (TATA USAHA INSTANSI). ADAPUN LANGKAH -
LANGKAH YANG DILAKUKAN DALAM KEGIATAN INI ANTARA LAIN :

1. MENENTUKAN KAPAN SUATU ARSIP DAPAT DIPINDAHKAN.

a. TERLEBIH DAHULU MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP (DENGAN JRA DAN
NILAI GUNA ARSIP)
b. KEBIJAKAN PIMPINAN UNIT PENGOLAH.
2. MENENTUKAN ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN.
APLIKASI KEGIATAN INI DILAKSANAKAN BERDASARKAN JRA.
3. MENYIAPKAN ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN (DIBUATKAN DAFTAR
ARSIP INAKTIF DAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF).
4. MENYIAPKAN RUANG SIMPAN (DISIMPAN PER UNIT PENGOLAH DAN
PERKODE KLASIFIKASI)
5. PENERIMAAN ARSIP DAN MENGECEK KEMBALI ARSIP YANG
DIPINDAHKAN OLEH UNIT PENGOLAH.

B. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF.

ARSIP-ARSIP INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH YANG TELAH DICATAT
DALAM DPAS DIBUATKAN BERITA ACARA DAN KEMUDIAN
DISERAHKAN KE UNIT KEARSIPAN .
3. PROSEDUR PENGELOLAAN DAN TRANSFER ARSIP INAKTIF :

ADALAH MERUPAKAN KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP PADA

UNIT/LEMBAGA KEARSIPAN DENGAN MEKANISME
SEBAGAIBERIKUT :

1. MENERIMA PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT PENGOLAH DENGAN

MEMERIKSA ARSIP BERDASARKAN DAFTAR ARSIP INAKTIF
DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP.

2. MEMASUKKAN ARSIP INAKTIF YANG TELAH DIPERIKSA

KEDALAM RUANG FUMIGASI (UNTUK MEMBUNUH BAKTERI
/KUMAN YANG ADA PADA ARSIP).

3. PEMILAHAN UNTUK MENGELOMPOKKAN ARSIP KEDALAM

KELOMPOK MASALAH/KLASIFIKASI DAN TAHUN.

4. PENDESKRIPSIAN, (ENTRI ARSIP YANG TELAH DIKELOMPOKKAN

KEDALAM FORMAT EXCEL).

4. MANUVER DATA ARSIP

5. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF DEFINITIF

6. MANUVER BERKAS FISIK ARSIP

6. PENATAAN ARSIP INAKTIF DALAM BOKS ARSIP.

7. PELABELAN BOKS ARSIP

7. PEMBUATAN BA PEMINDAHAN ARSIP

8. PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PEMINDAHAN

ARSIP KE SEKRETARIS UNIVERSITAS

 PENATAAN ARSIP IN AKTIF PADA UNIT
PENGOLAH
ENDAPAN ARSIP
PADA UNIT PENGOLAH /KERJA

PILAH

INAKTIF
AKTIF
CATAT DENGAN DA

TETAP SIMPAN
PADA FILLING CABINET DIPINDAH KE UNIT
KEARSIPAN FAK/LEMB/PUSAT/BADAN
(UK I )
BA + DA Inaktif
 DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA
( DPAS )
INSTANSI :

NO UNIT KERJA / KURUN JENIS FISIK VOLUME KET

MASALAH WAKTU

DENPASAR, ...........................
.

PENCATAT :
................................................
................................................
.
 BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP INAKTIF
NOMOR : .................................

PADA HARI INI ................ TANGGAL ................... BULAN ............. TAHUN......... KAMI YANG BERTANDA TANGAN DIBAWAH
INI :

PIHAK I (PERTAMA) :
NAMA : .......................................
NIP : ........................................
JABATAN : .......................................
PIHAK II (KEDUA ):
NAMA : .......................................
NIP : ......................................
JABATAN :........................................

PIHAK I (PERTAMA) TELAH MENYERAHKAN BERKAS-BERKAS INAKTIF SEBANYAK ......... (................) BERKAS KEPADA
PIHAK II (KEDUA) SESUAI DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA TERLAMPIR.

PIHAK II (KEDUA) MENYATAKAN TELAH MENERIMA SEMUA BERKAS-BERKAS SESUAI JUMLAH BERKAS DIATAS.

DEMIKIAN BERITA ACARA INI DIBUAT UNTUK DAPAT DIPERGUNAKAN SEBAGAIMANA MESTINYA.

PIHAK II (KEDUA) PIHAK I PERTAMA)

(......................................................) (............................................................)
NIP. NIP.
PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA LEMBAGA/UNIT KEARSIPAN
ARSIP DARI UNIT KERJA/KEARSIPAN
KANDEP KABUPATEN/KOTA

ARSIP JADI ARSIP TERCATAT ARSIP KACAU

(DLM BOKS + DPA) DG. DPAS DLM
KARUNGAN

FUMIGASI

DISIANGI BUANG NON ARSIP

PILAH PERMASALAH

000 UMUM 500 PEREKONOMIAN

100 PEMERINTAHAN 600 PU DAN KETENAGAAN
200 POLITIK 700 PENGAWASAN
300 KEAMANAN/KETERTIBAN 800 KEPEGAWAIAN
400 KESEJAHTERAAN 900 KEUANGAN
RAKYAT
 MANUVER BERKAS

CATAT PADA BUNGKUS

KARTU FICESS (RK2)

MASUK DLM
DPA BOKS ARSIP
JILID RKP3

TATA PADA RAK

ARSIP

DEPO/BLOK ARSIP
ARSIP KACAU
ARSIP SUDAH TERCATAT DALAM DPAS
 PEMERINTAH PROVINSI BALI
KANTOR ARSIP DAERAH
JLN. HAYAM WURUK NO. 69 DENPASAR

KARTU PEMBANTU DAFTAR ARSIP

KODE KLASIFIKASI : NO URUT :

MASALAH :

INDEXS :
URAIAN SINGKAT :

BULAN :
……………………………………..TAHUN…………………….SERI/RUBRIK/DOSIR/BUKU/LEMBAR

PENCATAT :
 DAFTAR PERTELAAN ARSIP
INSTANSI :
MASALAH :

SISTEM PENYIMPANAN LOKASI PENYIMPANAN

NOMOR KODE INDEKS DESKRIPSI / TAHUN SERI RUBRIK DOSIR NOMOR NOMOR LANTAI/ KET.
URUT KLSF URAIAN SAMPUL BOKS RAK
MASALAH

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA RAK
PENATAAN ARSIP PADA DEPO
IX. PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN
ARSIP INAKTIF
A. PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIFSANGAT PERLU
DILAKUKAN SUPAYA ARSIP YANG KITA KELOLA
SELALU DALAM KEADAAN BAIK DAN UTUH.

DISAMPING DIPELIHARA, ARSIP JUGA PERLU

DIRAWAT YAITU AGAR ARSIP TERHINDAR DARI
KERUSAKAN-KERUSAKAN BAIK DARI FAKTOR
BIOLOGI DARI KIMIAWI MAUPUN.
BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
PEMELIHARAAN ARSIP :
1. MALARANG ORANG YANG TIDAK BERKEPENTINGAN MASUKI
RUANGAN SENTRAL PENYIMPANAN ARSIP.
2. ORANG YANG DIJINKAN MASUK RUANGAN SENTRAL
PPENYIMPANAN ARSIP TIDAK DIPERKENANKAN MEMBAWA TAS
ATAU BARANG LAIN MILIKNYA.
3. PINTU MASUK RUANGAN SENTRAL PENIMPANAN ARSIP DAN
RAK-RAK DORONG HARUS SELALU TERKUNCI SELAMA TIDAK
DIPERGUNAKAN, ANAK KUNCI DIKUASAI OLEH PEJABAT YANG
DITUNJUK.
4. SUHU UDARA RUANGAN SPA DIATUR ANTARA 18,5 – 22,5
DERAJAT CELCIUS.
5. AC DIHIDUPKAN SELAMA 24 JAM.
6. KELEMBABAN UDARA DALAM RUANGAN SPA DIATUR ANTARA
30% - 50% RELATIVE HUMIDITY (RH)..
 FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN
a. FAKTOR FISIKA
 CAHAYA SINAR MATAHARI----- KERTAS RAPUH,
TULISAN PUDAR.
 SUHU (TINGGI)----- PERUBAHAN VOLUME DAN
KETEGANGAN SEHINGGA KERTAS MENJADI
RUSAK KARENA PUTUSNYA RANTAI IKATAN
KIMIA PADA PRIMER SOLULOSE.
 KELEMBABAN (AIR) ----- KEKUATAN KERTAS
BERKURANG DAN JAMUR MUDAH TUMBUH ( RH
DIATAS 70% ).
 DEBU ------ KERTAS BERNODA.
PENCEGAHANNYA :
PASANG FILTER (PLASTIK PLEXY
GLASS) DI KACA.

HINDARI CAHAYA LANGSUNG.

MENJAGA KELEMBABAN DAN

SUHU.
B. FAKTOR KIMIA
POLUSI UDARA --- MEROSOTNYA DERAJAT
KIMIA PADA KERTAS.
TINTA ASAM DAN BESI DALAM TINTA-- KERTAS
BERLUBANG.

PENCEGAHANNYA :

 BEBAS ASAM DAN LIGNIN.

 PASANG AIR CLEANER.
C. FAKTOR BIOLOGI :

FUNGI JAMUR --- KERTAS RAPUH DAN WARNA

BERUBAH.
SERANGGA (KECOA, SILVERFISH, RAYAP, KUTU
BUKU)---- KERTAS BERLUBANG DAN TERCABIK.
BINATANG PENGERAT (TIKUS)------- KERTAS
TERCABIK DAN DIBUAT SARANG.
PENCEGAHANNYA :

FUMIGASI 6 (ENAM) BULAN SEKALI.

KAMPER 3 { TIGA }BULAN SEKALI.

KUSEN DAN STAINLES/LOGAM ANTI KARAT.

d. FAKTOR MANUSIA :
ANTARA LAIN PEMAKAIAN BERLEBIHAN
DISEBABKAN KARENA :

 DIBACA.

 DIPEGANG

 DIPINDAH-PINDAHKAN.

 DAN DIPHOTO COPY.

 PENCEGAHANNYA :
APRESIASI
DIALIH MEDIAKAN DALAM
BENTUKMIKROFILM
DISEDIAKAN FASILITAS YANG CUKUP
RESTRICTED AREA
FAKTOR BENCANA ALAM :
BANJIR
GEMPA BUMI DAN KEBAKARAN

PENCEGAHAN :
 ALAT DETEKSI API
 STRUKTUR BANGUNAN YANG KUAT
 LOKASI GEDUNG YANG TINGGI
B. PENGAMANAN ARSIP
meliputi :

1. PENGAMANAN FISIK ARSIP.

 MEDIA ARSIP ADALAH KERTAS, AUDIO

VISUAL, KOMPUTER.ELEKTRONIK BESERTA

MEKANISME YANG LAINNYA.
 GEDUNG ARSIP ADALAH RECORD CENTRE

DAN GEDUNG ARSIP.

a. RECORD CENTRE :
KEMUDAHAN AKSES

LOKASI MUDAH DICAPAI

KOMUNIKASI STRUKTUR BANGUNAN DAN

LAIN-LAIN
b. GEDUNG ARSIP :
KONSTRUKSI TAHAN API

PENGGUNAAN ALAT PENDINGIN

SISTEM ALARM API

SISTEM HIDRAT YANG BAIK

PENGAMANAN ARSIP PADA GEDUNG ARSIP/RECORD
CENTRE MELIPUTI :

INTERIOR :
RUANG PENYIMPANAN

PENERANGAN RUANGAN

KELEMBABAN RUANGAN

PEMBATAS MASUKNYA SINAR MATAHARI DAN

LAINNYA.
EKSTERIOR :
PEMAGARAN

PENERANGAN

PENJAGAAN
2. PENGAMANAN INFORMASI ARSIP (JENIS
INFORMASI)
a. DILIHAT DARI SIFAT:
 TERBUKA :
PERS, MEDIA ELEKTRONIKA DAN
INTERNET.

 TERTUTUP :
DOK. ORGANISASI, DEPARTEMEN.
PERUSAHAAN, KEUANGAN DAN
LAINNYA.
b.DILIHAT DARI UNSUR KEPENTINGAN :

KOMERSIL :
KEUANGAN, PERBANKAN, PERTAMBANGAN,
PERTAHANAN, KELAUTAN,
REKAYASA/ENERGI/TEKNOLOGI, PERDAGANGAN
DLL.

NON KOMERSIL :
PENELITIAN, RAMALAN CUACA, STATISTIK,
PERTAHANAN DAN KEAMANAN, KESEJAHTERAAN DAN
LAIN-LAIN.
3. PENGAMANAN SECARA PERSONIL :

WATAK KEBIASAAN

TINGKAT KESEJAHTERAAN BAGI PETUGAS

ARSIP/STAF

KEPEMIMPINAN

KEBIJAKSANAAN

PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN.

FAKTOR PENDUKUNG DALAM
PENGAMANAN PERSONIL:
PELATIHAN :
 PRAKTEK PENGAMANAN ARSIP/KEARSIPAN.
 PENGGUNAAN ALAT-ALAT
 PENGAMANAN (HYDRANT, ALARM DAN ALAT
PEMADAM KEBAKARAN)

TERSEDIANYA SARANA DAN PRASARANA

PENGAMANAN
4. PENGAMANAN KAWASAN GEDUNG
ARSIP MELIPUTI 3 (TIGA) KAWASAN:
KAWASAN PENYIMPANAN (TERTUTUP)

KAWASAN BEKERJA PETUGAS ARSIP/STAF

(SEMI TERTUTUP)
KAWASAN TERBUKA UNTUK UMUM (TERBUKA)
KONSEKUENSI DARI ADANYA KAWASAN

ADALAH ADANYA PERBEDAAN

IDENTITAS/TANDA PENGENAL (NAME

TAG) DAN PEMBATASAN MEMASUKI

KAWASAN KHUSUS.
X. LAYANAN ARSIP INAKTIF.
LAYANAN ARSIP INAKTIF BERUPA
PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF ATAU
PEMBERIAN SERVIS INFORMASI YANG
TERKANDUNG DIDALAM ARSIP.
PELAYANAN PENGAMBILAN ARSIP
HANYA BISA DILAKUKAN UNTUK
ARSIP-ARSIP DARI INSTANSI
PEMINJAM DENGAN MEMBAWA
PERMOHONAN PEMINJAMAN ARSIP
YANG DITANDATANGANI OLEH
PIMPINAN INSTANSI PEMILIK ARSIP.
PROSEDUR PELAYANAN ARSIP-ARSIP
SEBAGAI BERIKUT:
1. PERMINTAAN PEMINJAMAN ARSIP DILAKUKAN
DENGAN PERMOHONAN TERTULIS DENGAN
MENGISI FORMULIR YANG TELAH DISEDIAKAN.

2. PENCARIAN DILAKUKAN OLEH PETUGAS

BERDASARKAN PERMINTAAN PEMINJAMAN YANG
SUDAH DIKETAHUI MELALUI DAFTAR PENCARIAN
ARSIP (DPA).

3. PENGAMBILAN DILAKUKAN OLEH PETUGAS, DAN

SESUDAH DIDAPAT MAKA PETUGAS AKAN
MENGISI KARTU KELUAR ARSIP/OUT INDIKATOR
PADA BOK ARSIP YANG ARSIPNYA
DIKELUARKAN/DIPINJAM.
4. PENCATATAN ARSIP YANG DIPINJAM HARUS DICATAT
DALAM BUKU PEMINJAMAN DAN SI PEMINJAM HARUS
MENANDATANGANI BUKU PEMINJAM.

5. PENGENBALIAN DAN WAKTU PEMINJAM.

PENGEMBALIAN DILAKUKAN UNTUK MENGAMANKAN
ARSIP BAIK FISIK ATAU INFORMASINYA SEHINGGA
DAPAT DIMONITOR SEJAUH MANA ARSIP BEREDAR
DAN SAMPAI KAPAN ARSIP KEMBALI KETEMPATNYA.
ARSIP HANYA BISA DIPINJAM DALAM WAKTU
SEMINGGU DAN BISA DIPINJAM KEMBALI SETELAH
ARSIP TERSEBUT DIKEMBALIKAN.

6. PENYIMPANAN KEMBALI.
PENYIMPANAN KEMBALI ARSIP YANG DIPINJAM
DILAKUKAN OLEH PETUGAS SESUAI DENGAN TEMPAT
SEMULA DISERTAI PENGAMBILAN KEMBALI KARTU
OUT INDIKATOR
XI. KESIMPULAN :
1. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ADALAH BAGIAN
YANG INTEGRAL DARI MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS.
2. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DIMULAI SAAT
ARSIP TERSEBUT DIPINDAHKAN DARI UNIT
PENGOLAH (CENTRAL FILE) KE UNIT KEARSIPAN
(RECORD CENTRE).
3. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ADALAH
UNTUK PENDAAGUNAAN ARSIP ORGANISASI
SECARA KESELURUHAN.
4. TUJUAN PEMBUATAN PUSAT ARSIP (RECORD
CENTRE) ADALAH UNTUK MENYEDIAKAN TEMPAT
PENYIMPANAN ARSIP YANG HEMAT BIAYA DAN
MENJAGA ARSIP AGAR TETAP UTUH SEBAGAI
BAHAN PERTANGGUNG JAWABAN KINERJA
INSTANSI/PEMERINTAH
TERIMA KASIH