PANDUAN PENYUSUNAN PORTOFOLIO UJI KOMPETENSI

PERSONEL LAINNYA
KELOMPOK KERJA PEMILIHAN (POKJA PEMILIHAN)
BAGI PESERTA

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2022
I. PENDAHULUAN
A. DASAR HUKUM

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/ Jasa

Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun
2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang
Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah;
2. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 6 Tahun
2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 8 Tahun 2019 tentang Kamus Kompetensi Teknis
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
3. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 7 Tahun
2021 tentang Sumber Daya Manusia Pengadaan Barang/Jasa; dan
4. Keputusan Deputi Bidang Pengembangan dan Pembinaan Sumber Daya Manusia
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2022
tentang Sistem Manajemen Mutu Sertifikasi Kompetensi Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah.

B. TUJUAN
Panduan ditujukan untuk:
1. Peserta Sertifikasi dalam menyusun portofolio kajian/makalah sebagai syarat untuk
mengikuti uji kompetensi Personel Lainnya - Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja
Pemilihan); dan
2. Asesor kompetensi PBJ dalam melakukan penilaian/uji kompetensi.

C. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup panduan ini meliputi bentuk portofolio Uji Kompetensi Personel Lainnya
- Pokja Pemilihan dan sistematika penulisan kajian/makalah.

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 2

 II. HASIL KERJA (PORTOFOLIO) POKJA PEMILIHAN
Hasil kerja (portofolio) Pokja Pemilihan berupa:
A. Bukti hasil pekerjaan (portofolio) berupa:
1. Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Pokja Pemilihan dan dokumen yang
memuat pengalaman kerja sesuai dengan standar kompetensi Pokja Pemilihan
Umum. Dokumen pengalaman kerja berupa dokumen salinan hasil pekerjaan, dan
dapat ditambahkan dokumen kajian/makalah.
2. Dokumen pembelajaran mandiri berupa kajian sesuai indikator kompetensi Pokja
Pemilihan Umum yang menggambarkan pemahaman dan pengalaman peserta,
dilengkapi dengan dokumen pengesahannya; dan/atau
3. Sertifikat Keikutsertaan Pelatihan Kompetensi Pokja Pemilihan Umum/Pelatihan
jenis kompetensi tertentu dan dokumen hasil Pelatihan Kompetensi Pokja
Pemilihan Umum.
B. Dokumen yang diterima sebagai portofolio adalah dokumen hasil kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah paling lama 5 (lima) tahun sebelum pendaftaran uji
kompetensi.

III. PENYUSUNAN DOKUMEN KAJIAN/MAKALAH

A. Sistematika Penulisan Kajian/Makalah bagi Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja
Pemilihan)
1. BAB I Pendahuluan
Berisi Penjelasan:
a. Gambaran pengalaman kerja (sebagai Pokja Pemilihan dan/atau pembelajaran
mandiri)
b. Penjelasan tentang tugas-tugas Pokja Pemilihan dalam pengadaan
Barang/Jasa; dan
c. Alasan/latar belakang mengapa pekerjaan yang dijadikan sebagai portofolio
tersebut sesuai dengan Standar Kompetensi Pokja Pemilihan Umum.

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 3

 2. BAB II Jenis Kompetensi Pemilihan
Berisi penjelasan:
a. Kegiatan-kegiatan apa saja dalam tahapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.
b. Isi makalah mencakup penjelasan sesuai dengan indikator kompetensi pada
Jenis Kompetensi Pemilihan level 3 yang secara rinci terdapat dalam Tabel 1.

3. BAB III Penutup

Berisi kesimpulan dan saran.

4. Lampiran Kajian/Makalah
Lampiran kajian/makalah berupa dokumen lainnya yang terkait dengan
penyusunan kajian/makalah.

Tabel 1
Kriteria Penilaian dan Isi Kajian/Makalah Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan)

Jenis Kompetensi: Melakukan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah Level 3

Indikator Kompetensi Kriteria Penilaian Isi Kajian/Makalah Dokumen
Uji Kompetensi/Key Behaviour Pendukung

1. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun hasil reviu A. Reviu Dokumen Persiapan Hasil reviu
pekerjaan Reviu terhadap Dokumen Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Dokumen
terhadap Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Bagian ini berisi penjelasan Persiapan
Persiapan Pemerintah untuk pekerjaan tentang: PBJP (Berita
Pengadaan dengan proses Pengadaan Acara Reviu)
1. Para pihak yang terlibat,
Barang/Jasa Barang/Jasa yang tidak dan dokumen
dokumen yang digunakan,
Pemerintah untuk sederhana; pendukung
dan langkah-langkah dalam
pekerjaan dengan 2. Mampu menjelaskan para antara lain:
melakukan reviu terhadap
proses Pengadaan pihak yang terlibat, dokumen Dokumen
Dokumen Persiapan
Barang/Jasa yang yang digunakan, dan langkah- Persiapan
Pengadaan;
tidak sederhana. langkah dalam melakukan Pengadaan
2. Komponen yang perlu
reviu terhadap Dokumen (Spesifikasi
direviu pada Dokumen
Persiapan Pengadaan; Teknis/KAK,
Persiapan Pengadaan dan
3. Mampu menjelaskan HPS, dan
pertanyaan/usulan terhadap
komponen yang perlu direviu Rancangan
komponen yang direviu;
pada Dokumen Persiapan Kontrak);
3. Reviu Dokumen Persiapan
Pengadaan beserta kriterianya; Dokumen
Pengadaan untuk jenis
4. Mampu menjelaskan reviu Anggaran
pengadaan selain jenis
Dokumen Persiapan (DIPA/DPA);
pengadaan yang menjadi
Pengadaan untuk jenis KAK
kajian/makalah (meliputi:

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 4

 Indikator Kompetensi Kriteria Penilaian Isi Kajian/Makalah Dokumen
Uji Kompetensi/Key Behaviour Pendukung

pengadaan selain jenis pihak yang terlibat, langkah- Kegiatan;

pengadaan yang menjadi langkah, hal-hal yang Rencana
kajian/makalah. dimuat, dokumen yang Umum
digunakan); Pengadaan
4. Anotasi/catatan perbaikan (RUP);
atas ketidaklengkapan hasil dokumen hasil
reviu Dokumen Persiapan analisis pasar.
Pengadaan (jika ada).

2. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun Dokumen B. Penyusunan dan Penjelasan Dokumen

pekerjaan Pemilihan dan hasil Pemberian Dokumen Pemilihan Pemilihan dan
Penyusunan dan Penjelasan Dokumen Bagian ini berisi penjelasan summary report
yang memuat
Penjelasan Pemilihan (aanwijzing) yang tentang:
hasil Pemberian
Dokumen dilakukan melalui metode Penjelasan
1. Para pihak yang terlibat,
Pemilihan yang pemilihan Tender/Seleksi dan serta dokumen
dokumen yang digunakan,
dilakukan melalui Penunjukan Langsung; pendukung
dan langkah-langkah dalam antara lain:
metode pemilihan 2. Mampu menjelaskan para
menyusun Dokumen Dokumen
Tender/Seleksi dan pihak yang terlibat, dokumen
Pemilihan dan Pemberian Persiapan
Penunjukan yang digunakan, dan langkah-
Penjelasan Dokumen Pengadaan;
Langsung langkah dalam menyusun
Pemilihan (aanwijzing) Berita Acara
Dokumen Pemilihan dan
yang dilakukan melalui Reviu Dokumen
Pemberian Penjelasan
metode pemilihan Persiapan
Dokumen Pemilihan
Tender/Seleksi dan Pengadaan.
(aanwijzing) yang dilakukan
Penunjukan Langsung;
melalui metode pemilihan
2. Isi dari Dokumen
Tender/Seleksi dan
Pemilihan yang dilakukan
Penunjukan Langsung;
melalui metode pemilihan
3. Mampu menjelaskan isi dari
Tender/Seleksi dan
Dokumen Pemilihan yang
Penunjukan Langsung;
dilakukan melalui metode
3. Isi dari Pemberian
pemilihan Tender/Seleksi dan
Penjelasan Dokumen
Penunjukan Langsung;
Pemilihan (aanwijzing)
4. Mampu menjelaskan proses
yang dilakukan melalui
Pemberian Penjelasan
metode pemilihan
Dokumen Pemilihan
Tender/Seleksi dan
(aanwijzing) yang dilakukan
Penunjukan Langsung;
melalui metode pemilihan
4. Penyusunan Dokumen
Tender/Seleksi dan
Pemilihan dan Pemberian
Penunjukan Langsung;
Penjelasan Dokumen
5. Mampu menjelaskan
Pemilihan (aanwijzing)
penyusunan Dokumen
untuk jenis pengadaan
Pemilihan dan Pemberian
selain jenis pengadaan yang
Penjelasan Dokumen
menjadi kajian/makalah
Pemilihan (aanwijzing) untuk
(meliputi: pihak yang
jenis pengadaan selain jenis
terlibat, langkah-langkah,
pengadaan yang menjadi
hal-hal yang dimuat,
kajian/makalah.
dokumen yang digunakan);

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 5

 Indikator Kompetensi Kriteria Penilaian Isi Kajian/Makalah Dokumen
Uji Kompetensi/Key Behaviour Pendukung

5. Anotasi/catatan perbaikan
atas ketidaklengkapan isi
Dokumen Pemilihan dan
Pemberian Penjelasan
Dokumen Pemilihan
(aanwijzing) (jika ada).
3. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun dokumen C. Evaluasi Penawaran Dokumen
pekerjaan Evaluasi Evaluasi Penawaran dengan Asesi dapat memilih salah satu evaluasi
Penawaran dengan metode evaluasi harga terendah metode Evaluasi Penawaran. penawaran
(Summary
metode evaluasi ambang batas, sistem nilai, Bagian ini berisi penjelasan
Report yang
harga terendah penilaian biaya selama umur tentang: memuat hasil
ambang batas, ekonomis, kualitas, kualitas dan evaluasi
1. Para pihak yang terlibat,
sistem nilai, biaya, pagu anggaran, dan biaya penawaran)
dokumen yang digunakan, dan dokumen
penilaian biaya terendah;
dan langkah-langkah dalam pendukung
selama umur 2. Mampu menjelaskan para pihak
melakukan evaluasi antara lain:
ekonomis, kualitas, yang terlibat, dokumen yang
penawaran; Kertas Kerja
kualitas dan biaya, digunakan, dan langkah-langkah
2. Metode evaluasi penawaran Evaluasi
pagu anggaran, dan dalam melakukan evaluasi
yang digunakan dalam Penawaran;
biaya terendah. penawaran;
portofolio, dan kesesuaian Dokumen
3. Mampu menjelaskan metode
dokumen penawaran yang Penawaran dari
evaluasi penawaran yang
dievaluasi dengan Dokumen peserta
digunakan dalam portofolio dan
Pemilihan beserta pemilihan;
kesesuaian dokumen penawaran
alasannya; Dokumen
yang dievaluasi dengan
3. Metode evaluasi penawaran Pemilihan.
Dokumen Pemilihan beserta
untuk jenis pengadaan
alasannya;
selain jenis pengadaan yang
4. Mampu menjelaskan metode
menjadi kajian/makalah
evaluasi penawaran untuk jenis
(meliputi: pihak yang
pengadaan selain jenis
terlibat, langkah-langkah,
pengadaan yang menjadi
hal-hal yang dimuat,
kajian/makalah.
dokumen yang digunakan);
4. Anotasi/catatan perbaikan
atas evaluasi penawaran
(jika ada).
4. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun dokumen D. Penilaian Kualifikasi Dokumen Hasil
pekerjaan Penilaian penilaian kualifikasi pada Bagian ini berisi penjelasan Penilaian
Kualifikasi pada Tender/Seleksi dan Penunjukan tentang: Kualifikasi
(Summary
Tender/Seleksi dan Langsung;
1. Para pihak yang terlibat, Report yang
Penunjukan 2. Mampu menjelaskan para pihak memuat hasil
dokumen yang digunakan,
Langsung yang terlibat, dokumen yang penilaian
dan langkah-langkah dalam
digunakan, dan langkah-langkah Kualifikasi)
penilaian Kualifikasi; dan dokumen
dalam penilaian Kualifikasi;
2. Metode kualifikasi yang pendukung
3. Mampu menjelaskan metode
digunakan dalam portofolio antara lain:
kualifikasi yang digunakan
beserta alasannya; Kertas Kerja
dalam portofolio beserta
3. Isi Dokumen Kualifikasi Evaluasi
alasannya; Kualifikasi;
beserta alasannya;
4. Mampu menjelaskan isi Dokumen
4. Kualifikasi untuk jenis
Dokumen Kualifikasi beserta Kualifikasi
pengadaan selain jenis peserta
alasannya;

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 6

 Indikator Kompetensi Kriteria Penilaian Isi Kajian/Makalah Dokumen
Uji Kompetensi/Key Behaviour Pendukung

5. Mampu menjelaskan kualifikasi pengadaan yang menjadi Pemilihan;

untuk jenis pengadaan selain kajian/makalah (meliputi: Dokumen
jenis pengadaan yang menjadi pihak yang terlibat, langkah- Pemilihan.
kajian/makalah. langkah, hal-hal yang
dimuat, dokumen yang
digunakan);
5. Anotasi/catatan perbaikan
terhadap penilaian
kualifikasi (jika ada).
5. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun dokumen E. Pengelolaan Sanggahan Dokumen
pekerjaan Pengelolaan Sanggahan; Bagian ini berisi penjelasan Pengelolaan
Pengelolaan 2. Mampu menjelaskan para pihak tentang: Sanggahan
Sanggahan. yang terlibat, dokumen yang (Summary
1. Para pihak yang terlibat,
digunakan, dan langkah-langkah Report yang
dokumen yang digunakan,
dalam pengelolaan sanggahan; memuat
dan langkah-langkah dalam
3. Mampu menjelaskan isi sanggahan dan
pengelolaan sanggahan;
sanggahan yang disampaikan jawaban)
2. Isi sanggahan yang
Peserta Pemilihan dan jawaban dan dokumen
disampaikan Peserta
yang disampaikan oleh Pokja pendukung
Pemilihan dan jawaban
Pemilihan beserta alasannya. antara lain:
yang disampaikan oleh
Dokumen
Pokja Pemilihan beserta
Sanggahan dari
alasannya;
peserta
3. Anotasi/catatan perbaikan
pemilihan;
terhadap pengelolaan
Dokumen
sanggahan (jika ada).
Pemilihan;
Jawaban
Sanggah dari
Pokja
Pemilihan.
6. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun dokumen F. Negosiasi Teknis dan Harga Dokumen Hasil
pekerjaan Negosiasi Teknis dan Harga Bagian ini berisi penjelasan Negosiasi
Negosiasi Teknis dalam Pengadaan Barang/Jasa tentang: Teknis dan
dan Harga dalam Pemerintah dengan mengacu 1. Para pihak yang terlibat, Harga (Berita
Pengadaan pada analisis proses produksi, dokumen yang digunakan, Acara Hasil
Barang/Jasa metode pelaksanaan dan/atau dan langkah-langkah dalam Negosiasi)
Pemerintah dengan harga pokok penjualan (HPP); negosiasi teknis dan harga; dan dokumen
mengacu pada 2. Mampu menjelaskan para 2. Hal-hal yang dinegosiasikan pendukung
analisis proses pihak yang terlibat, dokumen dan hasilnya serta analisis antara lain:
produksi, metode yang digunakan, dan langkah- teknis dan harga sebagai Dokumen
pelaksanaan langkah dalam negosiasi dasar penentuan hasil Pemilihan;
dan/atau harga teknis dan harga; negosiasi; Dokumen hasil
pokok penjualan 3. Mampu menjelaskan hal- hal 3. Negosiasi teknis dan harga analisis pasar;
(HPP). yang dinegosiasikan dan untuk jenis pengadaan Dokumen
hasilnya serta analisis teknis selain jenis pengadaan yang Penawaran;
dan harga sebagai dasar menjadi kajian/makalah Dokumen
penentuan hasil negosiasi; (meliputi: pihak yang Kualifikasi
4. Mampu menjelaskan negosiasi terlibat, langkah-langkah, peserta
teknis dan harga untuk jenis pemilihan.

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 7

 Indikator Kompetensi Kriteria Penilaian Isi Kajian/Makalah Dokumen
Uji Kompetensi/Key Behaviour Pendukung

pengadaan selain jenis hal-hal yang dimuat,

pengadaan yang menjadi dokumen yang digunakan);
kajian/makalah. 4. Anotasi/catatan perbaikan
terhadap negosiasi teknis
dan harga (jika ada).

7. Mampu melakukan 1. Mampu menyusun dokumen G. Penyusunan Daftar Penyedia Dokumen

pekerjaan daftar Penyedia barang/jasa Bagian ini berisi penjelasan Daftar Penyedia
Penyusunan Daftar Pemerintah; tentang: dan dokumen
Penyedia 2. Mampu menjelaskan para 1. Para pihak yang terlibat, pendukung
Barang/Jasa pihak yang terlibat, dokumen dokumen yang digunakan, antara lain:
Pemerintah. yang digunakan, dan langkah- dan langkah-langkah dalam Data penilaian
langkah dalam penyusunan melakukan penyusunan kinerja Penyedia
daftar Penyedia Barang/Jasa daftar Penyedia; sesuai dengan
Pemerintah; 2. Hasil analisis ketersediaan kualifikasi pada
3. Mampu menganalisis dan kinerja Pelaku Usaha Sistem
ketersediaan dan kinerja sesuai dengan kualifikasi; Informasi
Pelaku Usaha sesuai dengan 3. Anotasi/catatan perbaikan Kinerja
kualifikasi; atas penyusunan daftar Penyedia
4. Mampu menjelaskan Penyedia (jika ada). (SiKAP); Data
penyusunan daftar Penyedia penilaian kinerja
untuk jenis pengadaan selain Penyedia sesuai
jenis pengadaan yang menjadi dengan
kajian/makalah. kualifikasi dari
PPK.

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 8

 B. Penyampaian Dokumen Kajian/Makalah
Ketentuan penyampaian dokumen kajian/makalah adalah sebagai berikut:
1. Dokumen portofolio harus disertai dengan Lembar Pengesahan yang
ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa. Format Lembar
Pengesahan terdapat dalam Lampiran 1; dan
2. Dokumen portofolio merupakan hasil karya Peserta Sertifikasi sendiri yang
dibuktikan dengan Pernyataan Tidak Plagiat. Format Pernyataan Tidak Plagiat
terdapat dalam Lampiran 2.

Jakarta, 16 September 2022

Direktur Sertifikasi Profesi

R. Fendy Dharma Saputra

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 9

 LAMPIRAN 1 LEMBAR PENGESAHAN
DOKUMEN KAJIAN/MAKALAH

LEMBAR PENEGESAHAN DOKUMEN KAJIAN/MAKALAH

Jenis Kompetensi*) : Melakukan Pemilihan Penyedia PBJP

Menyatakan bahwa:
Nama Peserta Sertifikasi : ………………………………………………
NIP/NRP : ………………………………………………
Jabatan : ………………………………………………
Unit Kerja/Instansi : ………………………………………………
………………………………………………

telah menyusun kajian/makalah sesuai dengan Panduan Penyusunan Portofolio Uji

Kompetensi Personel Lainnya – Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan) dan
merekomendasikan hasil kajian/makalah ini sebagai portofolio Uji Kompetensi Personel
Lainnya - Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan).

…………, ……………………………………….
Pejabat yang Mengesahkan
………………………………….(Kepala UKPBJ/PPK)

…………………………….(Nama Kepala UKPBJ/PPK)

………………........(NIP/NRP Pejabat yang Mengesahkan)

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 10

 LAMPIRAN 2 PERNYATAAN KARYA
SENDIRI

PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT

1. Dengan ini saya (Peserta Sertifikasi) menyatakan, bahwa:

a. Dokumen kajian/makalah yang saya susun ini adalah asli;
b. Dokumen kajian/makalah yang saya susun adalah karya sendiri atau tidak plagiat;
c. Dokumen kajian/makalah ini adalah murni rumusan dan pengamatan saya sendiri.
2. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya, apabila dikemudian hari
terdapat ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi
berupa pencabutan sertifikat kompetensi, serta sanksi lainnya sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.

…………, ……………………………………….
Yang membuat pernyataan,

…………………………….(Nama Peserta Sertifikasi)

………………................(NIP/NRP Peserta Sertifikasi)

Milik Direktorat Sertifikasi Profesi 11