Unit Kompetensi 02

Melakukan Penyelarasan
Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa
 Informasi Umum

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Madya

Unit Kompetensi 02 – Penyelarasan Kebijakan PBJ

Penulis Khairul Rizal

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 BAB I
PENDAHULUAN

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Tujuan Umum
Mampu mengidentifikasi tujuan organisasi dan Kebijakan
pengadaan barang/jasa, pada berbagai jenis dan sektor organisasi
dan menggunakan hasil identifikasi untuk penyelarasan kebijakan
pengadaaan barang/jasa dengan tujuan organisasi.

Tujuan Khusus
• Menghimpun sumber data dan informasi yang berkaitan dengan tujuan
organisasi dan kebijakan PBJ secara lengkap sesuai dengan kebutuhan,
• Melakukan identifikasi tujuan organisasi
• Melakukan identifikasi kebijakan pengadaan barang/ jasa
• Menelaah keselarasan antara tujuan organisasi dengan kebijakan organisasi.
• Melakukan Penyelarasan antara kebijakan pengadaan dan tujuan organisasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Ruang Lingkup Modul

LINGKUP
2.1 Mengumpulkan Data
2.2 Melakukan Identifikasi
Tujuan Organisasi
2.3 Melakukan Identifikasi
Kebijakan PBJ
3.1 Menelaah Keselarasan
Uji Keselarasan 3.2 Menyelaraskan
3.3 Dokumentasi

Menyelaraskan Dokumentasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 BAB II
IDENTIFIKASI TUJUAN ORGANISASI
DAN KEBIJAKAN PBJ ORGANISASI

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Sumber Data dan
Informasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Sumber Data dan
Informasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Data Besarnya Nilai
Pengadaan

• Data besarnya nilai pengadaan dapat dilihat dari data

pengeluaran suatu organisasi melalui laporan
keuangannya.Data tersebut jelas tertera pada pos laba rugi
pada biaya yang dikeluarkan melalui pengadaan antara lain:
biaya operasi ,maintenance, rental,biaya kepenyedia dan
penambahan aset (investasi)-

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Mengidentifikasi Lingkungan & Tujuan
Organisasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Apa Saja
Jenis Organisasi dan Sektor Ekonomi
yang ada di Indonesia ?

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 a. Jenis dan
Sektor
Jenis

Sektor Pemerintah Perusahaan Nirlaba

Sektor

Primer Foundation, As-

(ekstraksi) Sociation,Coope
rative, Academic

Sekunder Funding from

(Konversi & Proses) sponsors, grant,
fee for services


P&S as private

Tersier
(Jasa perdagangan/non may be required
perdagngan) tofollow donor
guidelines

UMKM Swasta nasional Multinational

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 SUMBER DATA LEMBAR IDENTIFIKASI JENIS DAN SEKTOR ORGANISASI

Sumber data yang dapat

digunakan untuk
menhidentifikasi jenis dan
sektor organisasi

1. Organisasi Pemerintah
UU D RI 1945
UU No. 39 Tahun 2008 tentang
pendirian Lembaga pemerintah.
Perpres No. 47 Tahun 2009
Lapaoran Tahunan organisasi
Laporan Kinerja organisasi
AD/ART jika ada
Struktur organisai
Website Oraganisasi yang
menyatkan VISI,MISI dan tujuan
Orragnisasi

2. Perusahaan
Akte Pendirian Organisasi
SIUP/SIUJK/IUI/yang lain-lain
yang sesuai dan masih berlaku;
Laporan tahunan organisasi
Web site Perusahaan
Dan data lainnya jika diperlukan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Identifikasi
Budaya

Pemerintah Perusahaan Nirlaba

Budaya
Budaya Organisasi adalah sebuah UKM Nasion
al
MNC

karakteristik yang dijunjung tinggi

Kekuasaan
oleh organisasi dan menjadi (Power Culture)
panutan organisasi , budaya
organisasi juga diartikan sebagai Peran (Roles
Culture)
nilai-nilai dan norma perilaku
yang diterima dan dipahami
Tugas (Task
secara bersama oleh anggota Culture)
Proyek
organisasi sebagai dasar dalam Mandiri
aturan perilaku yang terdapat (Independen
Culture)
dalam organisasi tersebut. ` konsulta
n
Umumnya case pada modul membahas organisasi ini

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Visi, Misi

1.Visi, kemana arah dan

tujuan jangka panjang
organisasi (Where we are
going to go)

2.Misi menjawab tentang

apa yang harus dikerjakan
Pernyataan VISI,MISI,TUJUAN dan oleh organiasasi dalam
SASARAN organisasi dapat diperoleh usahanya mewujudkan Visi
dari profil ORGANISASI (What we are going to do)

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Tujuan dan Sasaran

1.Tujuan, menggambarkan arah

organisasi dalam mewujudkan
misi dan visinya.

2.Sasaran, tingkat atau poin

untuk mencapai tujuan dan
tingkat sasaran keabstrakannya
lebih konkret Pernyataan Tujuan dan Sasaran dan
Strategi organisasi dapat diperoleh dari
profil ORGANISASI

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Kebijakan Organisasi

• Kebijakan organisasi adalah rangkaian tatanan atau aturan

yang menjadi pedoman untuk pengaturan
SDM,alat/infrastruktur dan proses Kerja dalam organisasi.
Kebijakan akan mendukung pencapaian visi, misi serta
tujuan organisasi.
• Sebuah organisasi bisa memiliki beberapa kebijakan yang
meliputi antara lain kebijakan umum, kebijakan tentang
tanggung jawab sosial, perlindungan lingkungan, etika
dsbnya.
• Level Kebijakan : Kebijakan dapat dibagi menjadi level
Strategis, Tactical dan operasional.
• Status Kebijakan MEMADAI/BELUM MEMADAI untuk
melaksanakan strategi Pengadaan yang dipilih.

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Strategi Organisasi
1.Strategi ,cara atau jalan terbaik untuk
mencapai sasaran atau tujuan
organisasi,

Strategi umumnya merupakan usaha/cara terbaik untuk:

1. Meningkatkan penjualan atau pelayanan
2. Mengurangi Biaya atau meningkatkan efisiensi operasi
3. Melakukan kombinasi (1) dan (2)

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Identifikasi Strategi Organisasi

Jenis Organisasi Strategi Organisasi

PEMERINTAH Meningkatkan Kualitas dan service level pelayanan
(Meningkatkan Mempercepat proses pengurusan/ pelayanan
Pelayanan)
Memungut biaya sekecil mungkin atau
menggratiskan
1) Menentukan produk/layanan yang dapat
meningkatkan laba
PERUSAHAAN
TUJUAN 2) Menetapkan target dan besarnya pangsa pasar
(Meningkatkan Meningka
ORGANISASI Laba) tkan laba
3) Menetapkan standar produk/jasa baru yg
ditawarkan
4) Bagaimana masuk dan memperluas pasar
Mengura
5. Melakukan Penghematan Biaya ngi biaya

1. Memberikan manfaat dan keuntungan bagi Anggota

NIRLABA
(meningkatkn pelayanan)
2. Menyampaikan pesan dan tujuan dari donor /Sponsor

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Implikasi langsung
penetapan Strategi Organisasi
pada kegiatan Pengadaan
Barang/Jasa

• Strategi mencapai tujuan organisasi memberi

implikasi langsung kepada fungsi pengadaan.

• Berikut ini dijelaskan kontribusi dan peran

fungsi pengadaan pada berbagai pilihan
Sumber : cbwresource
strategi organisasi tersebut di atas.

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Menentukan Implikasi
Produk/Layanan yang dapat Strategi
Meningkatkan Laba

Untuk mendukung strategi, fungsi pengadaan harus mampu menjawab pertanyaan berikut :

4. Apakah kita perlu mengundang penyedia untuk

1. Bahan dan teknologi baru apa yang ada di pasar ikut proses rancang bangun sehingga
yang dapat membantu organisasi untuk produk/layanan kita memiliki keunggulan lebih dari
meningkatkan produktivitas lebih tinggi? competitor (diferensiasi), jika ya apa yang harus
dilakukan?

5. Komponen /bagian apa saja yang “sangat

penting” diperlukan untuk meningkatkan produksi
2. Bisakah penyedia mendukung ini baik dari sisi
atau nilai tambah produk/layanan yang ditawarkan,
pemenuhan kualitas maupun kuantitas ?
apakah dapat dikerjakan sendiri atau harus melalui
penyedia?

3. Apakah organisasi memperoleh posisi yang lebih

6. Untuk produk, jika diperlukan komponen atau
baik dari pesaing dimata penyedia dalam
suku cadang apakah memerlukan rancangan
memperoleh kebutuhan bahan dan teknologi
khusus atau cukup produk standar yang tersedia
untuk menghasilkan produk/layanan tersebut? Jika
umum dipasar?
tidak, apa saja kebijakan yang harus diambil?

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Menetapkan Target Pasar dan Besarnya
Pangsa Pasar

• Mampukah kita memenuhi semua sumberdaya

yang mendukung pemenuhan kebutuhan pasar
tersebut, terutama agar produk/layanan yang
dihasilkan berbeda dengan produk/layanan
kompetitor yang ada ?

• Permasalahan yang mungkin timbul dengan

penyedia yang akan mempengaruhi pelayanan Implikasi Strategi terhadap fungsi
dan fasilitas di pasar, contoh: kualitas, ketepatan Pengadaan
transportasi, dan waktu inspeksi (pemeriksaan).

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Menetapkan Standar Produk/jasa baru
yang Ditawarkan

1. Apa saja barang/komponen yang diperlukan 2. Resiko dan implikasi apa yang harus dihadapi
untuk bahan baku, bilamana diperlukan dan organisasi jika penyedia tidak memenuhi target
berapa nilainya? pasokannya

4. Bagaimana organisasi bekerjasama dengan

3. Bentuk kerjasama/kontrak yang dapat para penyedia untuk membangun inovasi yang
dilakukan dengan penyedia untuk menjamin berkelanjutan, terjaminya kualitas dan
keberlangsungan pasokan.? penghematan biaya terhadap produk/layanan
yang dihasilkan

Implikasi
Strategi 5. Adanya sistem yang memonitor terjaminnya
terhadap penyediaan barang dengan kualitas lebih baik,
fungsi waktu dan biaya yang tepat dari penyedia
Pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Bagaimana Masuk dan
Memperluas Pasar

Implikasi Strategi
terhadap fungsi
Pengadaan

Jika pada saat ini

Memberikan indikasi organisasi belum siap, Memberikan rekomendasi
kesiapan penyedia dalam fungsi pengadaan akan apakah akan melakukan
mendukung usaha memberi saran agar hal sendiri atau dengan
pemasaran. tersebut dapat menggunakan mitra.
dipersiapkan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Strategi Melakukan
Penghematan Biaya

• Menetapkan fungsi mana yang akan memenuhi kebutuhan

mereka sendiri (swakelola) atau melalui penyedia.
• Adanya aturan,tujuan,kebijakan dan strategi pengadaan.
• Kejelasan hubungan antara fungsi pengadaan dengan
fungsi-fungsi lain.
• Struktur dan posisi fungsi pengadaan dalam organisasi.

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Mengidentifikasi Fungsi,
Struktur dan Porses Mencapai
Tujuan Organisasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Mengidentifikasi Fungsi,
Struktur dan Porses Mencapai
Tujuan Organisasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Daftar Kebutuhan B/J,
Kriteria dan Prioritas
Pengadaannya

No Barang/jasa Kategori Kriteria Prioritas

1 Kebutuhan utama Bupati Utama Kualitas Tinggi
2 Kebutuhan utama DPR Utama Tingkat Tinggi
pelayanan

3 Kebutuhan Utama Sekda Utama Tepat waktu Tinggi

4 Kebutuhan Utama SKPD Utama kualitas Tinggi
5 Kebutuhan Utama Utama Tepat waktu Tinggi
kecamatan

6 Kebutuhan Pendukung Pendukung Harga trendah Sedang

PENDA Tk II

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Mengidentifikasi Fungsi, Struktur
dan Proses Mencapai Tujuan
Organisasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Daftar Kebutuhan B/J,
Kriteria dan Prioritas
Pengadaannya

No Barang/jasa Kategori Kriteria Prioritas

1 Peralatan Komunikasi Utama Fungsi dan Kualitas baik Tinggi

2 Peralatan Navigasi Utama Fungsi dan Kualitas baik Tinggi

3 Peralatan Automasi Utama Fungsi dan Kualitas baik Tinggi

4 Peralatan SAR Utama Fungsi dan Kualitas baik Tinggi

5 Perawatan Gedung Pendukung Service level Sedang

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Mengidentifikasi Lingkungan dan Kebijakan
Pengadaan

a. Fungsi dan Proses

Pengadaan
b. Besarnya Nilai Pengadaan
c. Tujuan Pengadaan
d. Faktor yang mempengaruhi
tujuan pengadaan
e. Struktur organisasi
Pengadaan
f. Strategi Pengadaan
g. Kebijakan Pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Fungsi dan Proses
Pengadaan
fungsi yang melakukan pengadaan,
manajemen Kontrakaktivitas saling
berkaitan mulai dari perencanaan
pengadaan, pelaksanaan dan Serah Terima
untuk mencapai tujuan pengadaan.

Pengadaan dilakukan
• secara Cross function
Fungsi Pengadaan
• Yang menjadi suatu rantai
• integrasikan antara fungsi
Arus Barang/Jasa & informasi • Internal dan pihak eksternal
• (Supply Chain Management)
Arus Uang dan informasi

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Proses Pengadaan
Contoh Sektor
Pemerintah

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Fungsi dan Proses
Pengadaan

Contoh Pengadaan Pemerintah

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Para Pihak
Pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Proses
Pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Besarnya Nilai
Pengadaan

 Besarnya Nilai Pengadaan

organisasi adalah semua
biauya yang dikeluarkan
melalui proses pengadaan
B/J. Atanya dapat diperoleh
dari laporan Rugi/Laba

 merupakan pengeluaran or
Pos Pengadaan di akumulasi
dari pos:
1. Pembayaran ke pemasok
2. Beban Outsourcing
3. Konsultan
4. Sebagian Biaya2 lain
5. Penambahan aset
(proyek konstruksi)

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Contoh Besarnya Nilai
Pengadaan Suatu Daerah
Tk-II

Pendapatan 2,550,573,875,250
1,292T
Pengeluaran
1,206T
1. Belanja Pegawai 1,206,474,796,300 47%
2. Belanja Pengadaan 1,292,011,610,087 51%
51%
2.1 Belanja Barang/Jasa 667,520,350,533
47%
2.2. Belanja Modal 624,491,259,554
0,052T 4. Bantuan sosial ,dll 52,087,468,863 2%
Total Pengeluaran 2,550,573,875,250 100%
Pegawai Pengadaan Dll
SISA/ LEBIH -

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Tujuan
Pengadaan

“Mendapatkan barang/jasa
yang tepat kualitas, tepat
kuantitas, tepat waktu,
V=Value for money, Q=Kualitas
tepat sumber dan tepat SL=Service Level Pengyedia
harga serta menghasilkan T=Waktu (proses pengadaan, pelaksanaan, pembayaran
, C=Biaya
value for money yang tinggi”

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Faktor yang Mempengaruhi Tujuan
Pengadaan

Dari gambar yang mempengaruhi

Tujuan Pengadaan :
• Strategi Organisasi
• Kebijakan Pengadaan
• Tujuan Fungsi Lain
• Kendala-kendala
• Kebutuhan internal organisasi
• Pengalaman Best Practices

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Struktur Organisasi
Pengadaan

Organisasi Pengadan Organisasi Pengadan Peusahaan

Pemerintah Sektor Primer dan Tertier
• Diperlihatkan
Organisasi
Pengadaan
Pemerintah
dan Organisasi
Perusahaan
Organisasi Pengadan Peusahaan
(berorientasi Sektor Sekunder/Industri
Profit)

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Strategi
Pengadaan

Strategi Pengadaan
adalah usaha terbaik
yang dilakukan untuk
mencapai tujuan
pengadaan dalam
mendapatkan
barang/jasa yang
memiliki V(value for
money) yang tinggi
atau Tepat
Kualitas,Tepat
Kuantitas,Tepat
Waktu,Tepat Sumber
dan Tepat Harga
berdasarkan prinsip
dan etika pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Kebijakan
Pengadaan

• adalah rangkaian tatanan atau aturan tentang sistem dan

ekosistem pengadaan untuk menjadi pedoman pelaksanaan
pengadaan barang/jasa pada suatu organisasi.
• Kebijakan pengadaan akan mendukung pencapaian tujuan
pengadaan dan tujuan organisasi
• Kebijakan Pengadan terdiri dari Kebijakan Umum, kebijakan
tentang Etika dan kebijakan tentang Lingkungan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 Kebijakan
Pengadaan
• Kebijakan Umum, antara lain:
– Kebijakan tentang penggunaan produksi dalam negeri (TKDN/Tingkat kandungan dalam negeri).
– Kebijakan tentang pendayagunaan UMKM;
– Kebijakan tentang pemaketan,
– Kebijakan PBJ dilakukan dengan penggunaan teknologi informasi dan transaksi elektronik;
– Kebijakan tentang Penyederhanaan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses
– Kebijakan tentang Peningkatan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab para pihak yang
terlibat dalam perencanaan dan proses Pengadaan Barang/Jasa.

• Kebijakan tentang ETIKA,

Kebijakan untuk menerapkan praktek GCG (Good Corporate Goverance pada proses Pengadaan)

• Kebijakan tentang Lingkungan Hidup

Kebijakan tentang memberi perhatian terhadap aspek pemanfaatan sumber daya alam dan pelestarian
fungsi lingkungan hidup.

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

 BAB III

MENYELARASKAN
KEBIJAKAN PENGADAAN
DENGAN TUJUAN
ORGANISASI

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Menelaah Keselarasan
Kebijakan Pengadaan dengan
Tujuan Organisasi

Apakah Dapat
dilaksanakn
Penyelaras dengan Strategi Strategi Tujuan
Kebijakan MISI VISI
an Pengadaan saat
Pengadaan Organisasi organisasi
ini?

Usulan 1. Perencanaan Strategi adalah Cara

Belum ADA terbaik SDM menngunakan
Perubahan Pengadaan
sarana/fasilitas dan cara
kerja mencapai tujuan
Usulan organisasi dalam konteks Layanan
Sudah ADA 2. Pemilihan MISI
Pelaksanaan pengadaan strategi /produk VISI
menghasilkan daftar B/J ORGANISAS
Usulan 3. Kontrak dan I
ORGA
Sudah ADA berupa sarana utama
Pelaksanaan Monitoring dan Pendukung untuk
NISASI
1
Sarana/Fasilitas Utama
mencapai tujuan organisasi
Usulan
Perubahan Belum ADA 4. Pembayaran.
Sarana/Fasilitas
Pendukung

Kebijakan Pengadaan Tujuan Organisasi

Pada BAB ini dijelaskan :

Yang perlu
2 1.Bagaimana menguji keselarasan antara tujuan organisasi dengan kebijakan pengadaan
diselaraskan 2.Menselaraskan antara Tujuan Organisasi dan Kebijakan Pengadaan

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Tabel Status Uji
Keselarasan Kebijakan
dan Tujuan Organisasi

Kebijakan Kondisi Kebijakan Keterangan

Proses
(ADA/BELUM (MEMADAI/ (SELARAS/BELUM
Pengadaan
ADA BELUM MEMADAI) SELARAS)

 Aktivitas-1 Pilihan Kondisi

ADA MEMADAI SELARAS
ADA BELUM MEMADAI BELUM SELARAS
BELUM ADA MEMADAI BELUM SELARAS

BELUM ADA BELUM MEMADAI BELUM SELARAS

 Aktivitas-n

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

47
Tabel Kesimpulan
Penyelarasan

Kebijakan Kondisi Kebijakan

Proses
(ADA/BELUM (MEMADAI/ Usulan Penyelarasan
Pengadaan
ADA BELUM MEMADAI)

 Aktivitas-1
ADA MEMADAI SELARAS
ADA BELUM MEMADAI  Buat Pedoman
pelaksanaan
BELUM ADA MEMADAI  Usul aturan
perubahan
BELUM ADA BELUM MEMADAI  Usul aturan
perubahan dan
 Buat Pedoman
pelaksanaan

48
Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02
 Kesimpulan

 Tujuan organisasi merupakan sesuatu capaian yang

menjadi usaha bersama seluruh anggota organisasi.
 Tujuan pengadaan adalah mendapatkan
barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas,
tepat waktu, tepat sumber dan tepat harga serta
menghasilkan value for money yang tinggi .
 Kebijakan pengadaan ,adalah kebijakan yang dibuat
untuk mencapai tujuan pengadaan
 Keselarasan antara tujuan pengadaan dengan
tujuan organisasi merupakan kunci sukses
penyelarasan antara KEBIJAKAN PENGADAAN dan
TUJUAN ORGANISASI

Sumber : InsideView

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02

Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 02