MODUL

BIMTEK ONLINE 2020

MODUL PENYUSUNAN
LAPORAN PENGAWASAN
KEARSIPAN

PENGAWASAN KEARSIPAN

i
 KATA PENGANTAR

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa dalam

rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-
cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa,
serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh
negara.

Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin

pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.

Untuk memastikan kondisi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pencipta arsip

baik tingkat pusat maupun daerah, ANRI menyelenggarakan pengawasan kearsipan.

Untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perubahan sikap/perilaku

tenaga pengawas kearsipan dilaksanakan bimbingan teknis tim pengawas kearsipan.
Untuk itu diperlukan modul dan bahan ajar yang diharapkan dapat sebagai panduan
bagi tim pengawas kearsipan dalam melaksanakan pengawasan kearsipan.

Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah
memberikan kontribusi sehingga modul ini dapat terwujud.

Jakarta, Mei 2020

Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan,

Zita Azih Suprastiwi

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................ i

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii
PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
A. Deskripsi Singkat....................................................................................................................... 1
B. Tujuan Pembelajaran Umum ................................................................................................ 1
C. Tujuan Pembelajaran Khusus ............................................................................................... 1
D. Pokok bahasan ........................................................................................................................... 2
E. Bahan Bacaan/Acuan ............................................................................................................... 2
F. Peta Kompetensi ........................................................................................................................ 2
POKOK BAHASAN-1 ..................................................................................... 3
A. Rule dan Regulations ............................................................................................................... 3
B. Persyaratan Kualitas Laporan Pengawasan Kearsipan ............................................... 3
C. Jenis Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan.................................................................... 5
D. Pengolahan Data Hasil Pengawasan Kearsipan ............................................................. 6
E. Penyampaian Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan................................................... 6
POKOK BAHASAN-2 SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN PENGAWASAN
KEARSIPAN ................................................................................................. 7
A. Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) ..................................................................... 7
B. Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI)......................................................................... 8
C. Laporan Hasil Monitoring (LHM) .......................................................................................... 9
D. Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN) ........................................ 10
POKOK BAHASAN-3 CONTOH DAN FORMAT PENYUSUNAN LAPORAN ....... 11
A. Format LAKE (Laporan Audit Kearsipan Eksternal) ................................................... 11
B. Format LAKI (Laporan Audit Kearsipan Internal) ....................................................... 14
C. Format LHM (Laporan Hasil Monitoring) ........................................................................ 17
SOAL LATIHAN MATERI PENYUSUNAN LAPORAN HASIL PENGAWASAN
KEARSIPAN ............................................................................................... 21
PENUTUP................................................................................................... 24
LAMPIRAN................................................................................................. 25

ii
LAMPIRAN 1: FORMAT INSTRUMEN LAKE ............................................................................ 25
LAMPIRAN 2: CONTOH BAB II LAKE ...................................................................................... 26
LAMPIRAN 3: CONTOH BAB III LAKE ..................................................................................... 28
LAMPIRAN 4: CONTOH BAB II LAKI ....................................................................................... 29
LAMPIRAN 5: CONTOH BAB II LAKI ....................................................................................... 31
LAMPIRAN 6: CONTOH BAB III LAKI...................................................................................... 32
LAMPIRAN 7: CONTOH BAB III LAKI...................................................................................... 34
LAMPIRAN 8: CONTOH LHM ...................................................................................................... 36
LAMPIRAN 9:CONTOH RISALAH HASIL MONITORING TINDAK LANJUT
PENGAWASAN KEARSIPAN ........................................................................................................ 37
LAMPIRAN 10: CONTOH BAB II LHM...................................................................................... 39
LAMPIRAN 11: CONTOH BAB III LHM .................................................................................... 41

iii
 PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat
Berdasarkan KBBI, laporan dalam konteks administrasi berarti pemberian bahan
atau keterangan secara objektif dan berdasarkan kenyataan. Laporan (reporting)
dipahami sebagai penyampaian hasil kegiatan mengenai segala hal yang
berkaitan dengan tugas dan fungsi pelaksana kepada pihak yang berkepentingan.
Dalam konteks pengawasan kearsipan, penyusunan laporan pengawasan
kearsipan merupakan hal paling utama yang harus dilaksanakan. Nilai tambah
pengawas kearsipan bukan terletak pada informasi yang dikumpulkan, tetapi pada
penilaian dan penyajian informasi tersebut. Dalam hal ini, ukuran kesuksesan
pekerjaan pengawas kearsipan diwujudkan oleh penerimaan dan perhatian pihak
yang berkepentingan terhadap laporan hasil pengawasan, serta tindak lanjut
terhadap permasalahan yang dilaporkan.

B. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti materi ini diharapkan peserta yang akan menjadi Tim
Pengawas Kearsipan dapat memahami, menganalisis dan menyusun laporan hasil
pengawasan kearsipan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

C. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mengikuti materi ini, peserta dapat:
a. Memahami maksud dan tujuan penyusunan laporan hasil pengawasan
kearsipan.
b. Mampu menyusun rekomendasi yang berguna kepada objek pengawasan
kearsipan untuk perbaikan pelaksanaan peningkatan kinerja dimasa yang
akan datang.
c. Mampu menyusun laporan hasil pengawasan kearsipan baik pengawasan
kearsipan eksternal maupun pengawasan kearsipan internal sesuai ketentuan
yang berlaku.
d. Memahami proses penyampaian laporan hasil pengawasan kearsipan.

1
D. Pokok bahasan
1. Rule dan Regulations
2. Persyaratan Kualitas Laporan
3. Jenis Laporan
4. Pengolahan data hasil pengawasan kearsipan
5. Penyampaian Laporan
6. Sistematika Penyusunan Laporan Pengawasan Kearsipan
7. Contoh Penyusunan Laporan

E. Bahan Bacaan/Acuan
Peraturan perundang-undangan kearsipan yang masih berlaku yang meliputi
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahu 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala ANRI yang berlaku nasional terkait
penyelenggaraan kearsipan dinamis dan statis.

F. Peta Kompetensi

Peserta diharapkan memahami, mampu menjelaskan dan

mampu menganalisis dan menyusun laporan hasil pengawasan
kearsipan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Peserta mampu mengolah data

sebagai bahan penyusunan laporan.

Peserta memahami tata cara Peserta memahami jenis-jenis

penyusunan laporan hasil laporan hasil pengawasan
pengawasan kearsipan kearsipan

Peserta memahami maksud dan tujuan

penyusunan laporan hasil pengawasan
kearsipan

2
 POKOK BAHASAN-1

A. Rule dan Regulations

Dalam melakukan penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan tentunya
tetap berpedoman pada peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku
seperti:
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pengawasan
Kearsipan
4. Keputusan Kepala ANRI Nomor 53 Tahun 2018 tentang Perubahan Kedua
Atas Keputusan Kepala ANRI Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit
Kearsipan
5. Keputusan Kepala ANRI Nomor 185 Tahun 2019 tentang Perubahan Ketiga
Atas Keputusan Kepala ANRI Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit
Kearsipan

B. Persyaratan Kualitas Laporan Pengawasan Kearsipan

Hasil kerja pengawasan kearsipan harus dapat dimanfaatkan oleh pimpinan objek
pengawasan dan jajarannya, pengambil kebijakan di ANRI dan pihak-pihak lain
yang berkepentingan. Oleh karena itu, Tim Pengawas Kearsipan harus
mengkomunikasikan hasil pengawasan kearsipan kepada pihak yang
berkepentingan dalam bentuk laporan tertulis.
Pengguna laporan memiliki tuntutan yang spesifik terhadap bentuk, isi dan
frekuensi laporan. Untuk itu penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan
harus memenuhi asas penyusunan yang baik yaitu:
1. Tepat Waktu
Manfaat langsung dari laporan adalah yang disampaikan tepat pada
waktunya sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang
sesuai dengan laporan tersebut. Laporan yang dibuat dengan hati-hati tetapi

3
 terlambat disampaikan nilainya menjadi kurang bagi pengguna laporan hasil
audit kearsipan.
2. Lengkap
Laporan hasil pengawasan kearsipan harus memuat semua informasi dari
bukti yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran pengawasan, memberikan
pemahaman yang benar dan memadai atas hal yang dilaporkan, dan
memenuhi persyaratan isi laporan hasil pengawasan kearsipan.
3. Akurat
Akurat berarti bukti yang disajikan benar dan temuan itu disajikan dengan
tepat. Keakuratan diperlukan untuk memberikan keyakinan kepada
pengguna laporan bahwa apa yang dilaporkan memiliki kredibilitas dan dapat
diandalkan. Bukti yang dicantumkan dalam laporan hasil pengawasan
kearsipan harus masuk akal dan mencerminkan kebenaran mengenai
masalah yang dilaporkan.
4. Objektif
Penyajian seluruh laporan harus seimbang dalam isi dan redaksi. Kredibilitas
suatu laporan ditentukan oleh penyajian bukti yang tidak memihak, sehingga
pengguna laporan hasil audit kearsipan dapat diyakinkan oleh fakta yang
disajikan. Redaksi laporan harus mendorong pengambil keputusan untuk
bertindak atas dasar temuan dan rekomendasi. Untuk itu hindari
penggunaan bahasa laporan yang menimbulkan adanya sikap membela diri
dan menentang dari entitas yang di awasi. Laporan hasil audit harus
menekankan perbaikan yang diperlukan.
5. Meyakinkan
Laporan harus dapat menjawab sasaran pengawasan kearsipan, menyajikan
temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang logis. Informasi yang disajikan
harus cukup meyakinkan pengguna laporan untuk mengakui validitas
temuan tersebut dan manfaat penerapan rekomendasi. Dengan demikian
pejabat yang bertanggungjawab dapat memusatkan perhatiannya atas hal
yang memerlukan perhatian itu, dan dapat membantu untuk melakukan
perbaikan sesuai rekomendasi dalam laporan hasil pengawasan.

4
 6. Jelas
Laporan harus mudah dibaca dan dipahami. Laporan harus ditulis dengan
bahasa yang jelas dan sesederhana mungkin. Penggunaan bahasa yang
lugas dan tidak teknis sangat penting untuk menyederhanakan penyajian.
Jika digunakan istilah teknis, singkatan dan akronim yang tidak begitu
dikenal, maka hal itu harus didefinisikan dengan jelas. Akronim agar
digunakan sejarang mungkin.
Pengorganisasian laporan secara logis, akurat, dan tepat dalam menyajikan
fakta, merupakan hal yang penting untuk memberi kejelasan dan
pemahaman bagi pengguna laporan hasil pengawasan.
7. Ringkas
Laporan yang ringkas adalah laporan yang tidak lebih panjang daripada yang
diperlukan untuk menyampaikan dan mendukung pesan. Laporan yang
terlalu rinci dapat menurunkan kualitas laporan, bahkan dapat
menyembunyikan pesan yang sesungguhnya dan dapat membingungkan
atau mengurangi minat pembaca. Pengulangan yang tidak perlu juga harus
dihindari. Meskipun banyak peluang untuk mempertimbangkan isi laporan,
laporan yang lengkap tetapi ringkas akan mencapai hasil yang lebih baik.

C. Jenis Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan

Dalam pengawasan kearsipan terdapat 4 (empat) jenis laporan yang dihasilkan
sebagai output dari kegiatan pengawasan kearsipan. Laporan tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Laporan Hasil Audit Kearsipan Internal (LAKI);
2. Laporan Hasil Audit Kearsipan Eksternal (LAKE);
3. Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN); dan
4. Laporan Hasil Monitoring (LHM).
Tim Pengawas Kearsipan bertanggungjawab untuk dapat menyusun dan
menyampaikan laporan tersebut tepat pada waktunya dan memenuhi persyaratan
kualitas laporan.

5
D. Pengolahan Data Hasil Pengawasan Kearsipan
Penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan bersumber dari isian instrumen
pengawasan kearsipan (audit maupun monitoring) yang memiliki informasi dari
hasil verifikasi dokumen, wawancara, dan pengamatan langsung. Selain itu,
terdapat juga informasi dari catatan pengawasan kearsipan yaitu dokumentasi
berupa foto, rekaman suara atau rekaman video guna mendukung kelengkapan
informasi dalam penyusunan laporan pengawasan kearsipan.
Pada saat melaksanakan pengawasan kearsipan diharapkan Tim Pengawas
Kearsipan memperoleh data-data yang valid dan lengkap sebagai dasar untuk
menyusun laporan pengawasan kearsipan, sehingga laporan yang akurat dapat
membantu objek pengawasan dalam menindaklanjuti rekomendasi dengan tepat
sasaran.

E. Penyampaian Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan

Setelah Tim Pengawas Kearsipan menyusun laporan hasil pengawasan kearsipan
baik audit maupun monitoring, maka laporan tersebut agar disampaikan pihak-
pihak yang terkait sesuai dengan kewenangannya yaitu penyampaian laporan
pengawasan kearsipan eksternal dan laporan pengawasan kearsipan internal.
Untuk Laporan Pengawasan Kearsipan Eksternal disampaikan sebagai berikut:
1. Kepala ANRI kepada Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota,
Rektor dan pimpinan BUMN paling lambat tanggal 31 Agustus setiap
tahunnya.
2. Gubernur kepada Bupati/Walikota dan pimpinan BUMD tingkat provinsi
dengan tembusan kepada Menteri Dalam Negeri dan Kepala ANRI paling
lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya;
3. Bupati/Walikota kepada pimpinan BUMD tingkat kabupaten/kota dengan
tembusan kepada Gubernur dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31
Agustus setiap tahunnya.

Sedangkan Laporan Pengawasan Kearsipan Internal disampaikan kepada tiap

Objek Pengawasan dan di tembuskan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31
Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan LHPKN.

6
 POKOK BAHASAN-2
SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN PENGAWASAN
KEARSIPAN

A. Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE)

LAKE adalah hasil pengawasan kearsipan yang disusun untuk setiap objek
pengawasan berdasarkan risalah hasil pengawasan kearsipan yang telah di
tandatangani oleh ketua dan anggota tim pengawas kearsipan serta penanggung
jawab pada objek pengawasan kearsipan.
Berikut ini terdapat 2 (dua) jenis LAKE yang perlu diketahui yaitu:

1. LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat

Tim Pengawas Kearsipan Pusat (ANRI) menyusun hasil pengawasan
kearsipan untuk setiap objek pengawasan kearsipan yang diawasi yaitu
pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan
pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip pemerintah daerah provinsi.

LAKE ditandatangani oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan dan

disampaikan oleh Kepala ANRI kepada Pimpinan Pencipta Arsip Tingkat
Pusat, Gubernur dan Rektor.

2. LAKE yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah.

Tim Pengawas Kearsipan Daerah menyusun hasil pengawasan kearsipan
untuk setiap objek pengawasan kearsipan yang diawasi yaitu pengawasan
kearsipan terhadap pencipta arsip pemerintah daerah kabupaten/kota
sebagai delegasi kewenangan ANRI terhadap Gubernur.
LAKE ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Provinsi dan disampaikan
Gubernur kepada Bupati/Walikota yang telah dilaksanakan audit dengan
tembusan disampaikan kepada Menteri yang membidangi urusan dalam
negeri dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.
Adapun susunan sistematika LAKE berdasarkan Pasal 71 Peraturan Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan
Kearsipan sebagai berikut:

7
 BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang uraian latar belakang, dasar hukum pelaksanaan
pengawasan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaksana, dan
kondisi umum objek pengawasan kearsipan.
BAB II URAIAN HASIL PENGAWASAN
Berisi tentang kondisi faktual, pemenuhan standar, catatan hasil
audit, dan rekomendasi
BAB III KESIMPULAN
Berisi tentang kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil
pengawasan kearsipan.

B. Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI)

LAKI adalah hasil pengawasan kearsipan yang disusun oleh Tim Pengawas
Kearsipan Internal untuk setiap objek pengawasan berdasarkan risalah hasil audit
sementara.
LAKI ditandatangani oleh Kepala Unit Kearsipan/Kepala Lembaga Kearsipan dan
disampaikan oleh:
1. Pimpinan LKD Provinsi kepada Gubernur;
2. Pimpinan LKD Kabupaten/Kota kepada Bupati/Walikota;
3. Pimpinan LKPT kepada Rektor; dan
4. Pimpinan unit kearsipan kepada pimpinan lembaga negara
(Kementerian/Lembaga), BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan atau
organisasi politik.
Tembusan LAKI disampaikan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31
Agustus setiap tahun anggaran untuk dapat dijadikan sebagai bahan
penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN).
Adapun susunan sistematika LAKI berdasarkan Pasal 74 Peraturan Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan
Kearsipan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, dasar hukum pelaksanaan
pengawasan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaksana, dan
kondisi umum objek pengawasan.

8
 BAB II URAIAN HASIL PENGAWASAN
Berisi tentang Kondisi Faktual, Pemenuhan Standar, Catatan Hasil
Audit, dan Rekomendasi
BAB III KESIMPULAN
Berisi tentang Kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil
pengawasan kearsipan.

C. Laporan Hasil Monitoring (LHM)

LHM disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan internal maupun eksternal,
berdasarkan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan
yang telah disepakati bersama.
Adapun susunan sistematika LHM berdasarkan Pasal 76 Peraturan Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan sebagai
berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang berisi tentang latar belakang, dasar hukum, maksud dan
tujuan, ruang lingkup (aspek), penilaian hasil pengawasan kearsipan,
dan petugas pelaksana.
BAB II URAIAN HASIL MONITORING
Berisi tentang uraian hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan, yang memuat informasi mengenai aspek/sub aspek
penilaian, uraian kondisi faktual atau tindak lanjut objek pengawasan,
tingkat perkembangan, status tindak lanjut, dan rekomendasi pasca
monitoring.
BAB III KESIMPULAN
Berisi nilai hasil pengawasan, termasuk nilai hasil pengawasan tahun
sebelumnya.
Selanjutnya LHM yang telah disusun oleh tim pengawas kearsipan internal atau
tim pengawas kearsipan eksternal yang melaksanakan monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan, ditandatangani oleh penanggung jawab tim
pengawas kearsipan yang dibentuk sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.

9
D. Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN)
Tim Pengawas Kearsipan Pusat (ANRI) menyusun Laporan Hasil Pengawasan
Kearsipan Nasional berdasarkan LAKE atau LHM dan LAKI yang diterima.
Adapun susunan sistematika LHPKN berdasarkan Pasal 78 Peraturan Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan
sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, dasar hukum, maksud dan tujuan, ruang
lingkup (aspek), penilaian hasil pengawasan kearsipan.
BAB II RINGKASAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
Berisi tentang gambaran umum hasil pengawasan kearsipan baik
berupa audit maupun monitoring TLHP pada seluruh objek pengawasan
yang dilaksanakan pada tahun berjalan.
BAB III PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
Berisi tentang ringkasan hasil pengawasan internal yang telah dilakukan
oleh K/L/D/BUMN/BUMD/PTN berdasarkan LAKI yang diterima.
BAB IV PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan umum kondisi penyelenggaraan kearsipan,
dan nilai indeks hasil pengawasan kearsipan.
Dalam hal ini terdapat beberapa kelompok objek pengawasan, LHPKN dapat
dibuat secara terpisah untuk setiap kelompok objek pengawasan.

10
 POKOK BAHASAN-3
CONTOH DAN FORMAT PENYUSUNAN LAPORAN

Dalam menyusun laporan hasil pengawasan kearsipan, Tim Pengawas Kearsipan agar
menggunakan kalimat yang dapat dipahami sesuai persyaratan kualitas laporan serta
memperhatikan format penulisan seperti ukuran font, ukuran huruf, spasi, dan lain
sebagainya sesuai ketentuan tata naskah dinas yang dimiliki oleh setiap pencipta
arsip yang melakukan pengawasan kearsipan.

A. Format LAKE (Laporan Audit Kearsipan Eksternal)

Sebagai akhir dari proses kegiatan audit kearsipan eksternal, Tim Pengawas
Kearsipan wajib menyusun laporan hasil audit kearsipan sesuai dengan
sistematika LAKE yang telah dijelaskan pada Bagian Sistematika Penyusunan
Laporan yaitu Pendahuluan, Uraian Hasil Pengawasan, dan Kesimpulan. (Lihat,
Lampiran 2 dan 3)

1. Bab I LAKE
Berisi uraian tentang ruang lingkup yang dapat diisi dengan nama aspek dan
sub aspek yang menjadi penilaian audit kearsipan eksternal sesuai dengan
Keputusan Kepala ANRI yang berlaku sesuai format.
Dalam hal ini terdapat 2 (dua) Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal
yaitu Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) pada
Kementerian/Lembaga yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat dan
Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal (ASKE) pada Pemerintah Daerah
yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Pusat untuk pengawasan
kearsipan tingkat pemerintah provinsi dan Tim Pengawas Kearsipan Daerah
untuk pengawasan kearsipan tingkat kabupaten/kota. Adapun aspek yang
menjadi penilaian dalam instrumen tersebut, yaitu:

a. Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal Kementerian/Lembaga

1) Aspek Kebijakan
Terdiri dari penilaian tentang kebijakan Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis, Jadwal Retensi Arsip, Pedoman Pengelolaan Arsip Vital,

11
 dan Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan (Pedoman Pengelolaan
Arsip Aktif, Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif, Pedoman
Penyusutan Arsip).
2) Aspek Pembinaan Kearsipan.
3) Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
Terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penyusutan.
4) Aspek Sumber Daya Kearsipan
Terdiri dari SDM Kearsipan, organisasi kearsipan, Prasarana dan
Sarana Kearsipan, dan pendanaan.

b. Instrumen Audit Sistem Kearsipan Eksternal Pemerintah Daerah

1) Aspek Kebijakan
Terdiri dari penilaian tentang kebijakan Tata Naskah Dinas,
Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis, Jadwal Retensi Arsip, Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif,
Pedoman Penyusutan Arsip dan Pedoman Pengelolaan Arsip Vital.
2) Aspek Pembinaan Kearsipan.
3) Aspek Pengelolaan Arsip Inaktif dengan Retensi Sekurang-
kurangnya 10 Tahun.
4) Aspek Pengelolaan Arsip Statis
Terdiri dari penilaian tentang akuisisi arsip statis, pengolahan arsip
statis, preservasi arsip statis, akses dan layanan arsip statis.
5) Aspek Sumber Daya Kearsipan
Terdiri dari SDM Kearsipan, organisasi kearsipan, Prasarana dan
Sarana Kearsipan, dan pendanaan.

2. Bab II LAKE
Menjelaskan uraian hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal berdasarkan
risalah hasil audit sementara. LAKE dibuat dalam bentuk tabulasi sesuai
format sebagai berikut:

12
a. Kolom aspek/sub aspek.
Memuat informasi mengenai aspek/sub aspek penilaian pengawasan
kearsipan sesuai dengan jenis instrumen yang digunakan yaitu
instrumen audit sistem kearsipan eksternal kementerian/lembaga atau
instrumen audit sistem kearsipan eksternal pemerintah daerah.
b. Kolom kondisi faktual.
Memuat uraian informasi terkini berdasarkan risalah hasil audit
sementara yang telah diverifikasi. Informasi yang disampaikan dalam
laporan harus menjelaskan kondisi baik maupun tidak baik yang
menjadi temuan hasil pengawasan kearsipan.
Sebagai contoh pengisian pada aspek kebijakan kearsipan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis yaitu kolom kondisi
faktual harus diisi dengan uraian informasi apakah pencipta arsip yang
sedang diawasi telah menetapkan kebijakan tersebut, kemudian jika
terdapat kondisi faktual lainnya yang dapat mendukung informasi
tersebut agar diuraikan pada kolom catatan audit. Dst.
Contoh lain yaitu pada aspek pembinaan kearsipan yaitu kolom kondisi
faktual diisi dengan menuangkan uraian informasi sejauh mana
pembinaan telah dilakukan oleh unit kearsipan terhadap unit pengolah
maupun unit kearsipan jenjang berikutnya, atau lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota terhadap perangkat daerah,
ormas/orpol/BUMD, dan perusahaan swasta sesuai wilayah
kewenangannya berdasarkan instrumen yang telah diisi oleh Tim
Pengawas Kearsipan.
c. Kolom pemenuhan standar.
Memuat uraian peraturan perundang-undangan kearsipan yang berlaku
sebagai dasar hukum setiap penilaian pada aspek/sub aspek.
d. Kolom catatan audit.
Memuat informasi tambahan yang mendukung hasil verifikasi dokumen.
e. Kolom rekomendasi.
Memuat informasi saran/rekomendasi terhadap item pertanyaan pada
aspek/sub aspek yang menjadi temuan negatif atau tidak baik.

13
 Rekomendasi yang disampaikan oleh Tim Pengawas kearsipan harus
ditindaklanjuti oleh objek pengawasan, karena tindaklanjut tersebut
akan dinilai pada saat kegiatan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan tahun mendatang.

3. Bab III Kesimpulan

Memuat uraian informasi nilai yang diperoleh objek pengawasan terhadap
ketaatan dalam penyelenggaraan kearsipan dalam bentuk tabulasi. Bab III
ini ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.

B. Format LAKI (Laporan Audit Kearsipan Internal)

Sebagai akhir dari proses kegiatan audit kearsipan internal, dengan ini Tim
Pengawas Kearsipan wajib menyusun laporan hasil audit kearsipan internal sesuai
dengan sistematika LAKI yang telah dijelaskan pada Bagian Sistematika
Penyusunan Laporan yaitu Pendahuluan, Uraian Hasil Pengawasan, dan
Kesimpulan. (Lihat, Lampiran 4,5,6, dan 7)

1. Bab I LAKI
Bab I agar di uraikan sesuai dengan sistematika LAKI seperti yang telah
dijelaskan pada pembahasan LAKI. Pada Bab I format LAKI, terdapat uraian
tentang ruang lingkup yang dapat diisi dengan nama aspek dan sub aspek
yang menjadi penilaian audit kearsipan internal sesuai dengan Keputusan
Kepala ANRI yang berlaku sesuai format.
Dalam hal ini terdapat 2 (dua) Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal
yaitu Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) bagi
Kementerian/Lembaga dan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) bagi
Pemerintah Daerah. Adapun aspek yang menjadi penilaian dalam instrumen
tersebut, yaitu:

Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada

Kementerian/Lembaga.

1) Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis yang terdiri dari penciptaan arsip,

penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.

14
 2) Aspek Sumber Daya Kearsipan yang terdiri dari Sumber Daya
Manusia Kearsipan dan Prasarana dan Sarana Kearsipan.

Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada Pemerintah

Daerah

1) Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis yang terdiri dari penciptaan arsip,

penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
2) Aspek Sumber Daya Kearsipan yang terdiri dari Sumber Daya
Manusia Kearsipan dan Prasarana dan Sarana Kearsipan.

2. Bab II LAKI

Menjelaskan uraian hasil Pengawasan Kearsipan Internal berdasarkan risalah

hasil audit sementara. LAKI dibuat dalam bentuk tabulasi sesuai format
sebagai berikut:

a. Kolom aspek/sub aspek

Memuat informasi mengenai aspek/sub aspek penilaian pengawasan
kearsipan sesuai dengan jenis instrumen yang digunakan yaitu
instrumen audit sistem kearsipan internal pada kementerian/lembaga
atau instrumen audit sistem kearsipan internal pada pemerintah daerah.

b. Kolom kondisi faktual

Memuat uraian informasi kondisi faktual berdasarkan risalah hasil audit
sementara yang telah diverifikasi. Informasi yang disampaikan dalam
laporan harus menjelaskan kondisi baik maupun tidak baik yang
menjadi temuan hasil pengawasan kearsipan serta menjelaskan secara
detail seberapa banyak naskah dinas yang menjadi sampel telah sesuai
dengan kebijakan yang telah ditetapkan pada masing-masing pencipta
arsip.
Sebagai contoh pengisian pada aspek Penciptaan Arsip pada unit
Pengolah yaitu Jika Unit Pengolah menyiapkan masing-masing 10
sampel naskah dinas yang menjadi penilaian pada aspek penciptaan,
dan terdapat 30 sampel yang disediakan (surat perintah, surat dinas,
dan nota dinas). Dari total 30 sampel tersebut diharapkan 10 naskah

15
 dinas yang sesuai dengan beberapa unsur yang dinilai seperti
penomoran naskah dinas, pencantuman kode klasifikasi, dsb. Maka
uraian yang dapat dimuat dalam kolom kondisi faktual adalah dengan
contoh: hanya 10 dari 30 sampel naskah dinas yang telah sesuai dengan
beberapa unsur (sebutkan unsur yang dijadikan penilaian pada aspek
penciptaan).
Penyampaian informasi diharapkan tertuang sangat jelas dan
disebutkan jumlah sampel yang telah sesuai kebijakan tata naskah
dinas yang telah ditetapkan oleh pencipta arsip yang melakukan
pengawasan kearsipan.
Contoh lain pada aspek sumber daya manusia kearsipan yaitu kolom
kondisi faktual salah satunya diisi uraian informasi berapa banyak
jumlah arsiparis yang dimiliki sesuai dengan lokus penilaian pada
instrumen ASKI (unit pengolah atau unit kearsipan).

c. Kolom pemenuhan standar

Memuat informasi mengenai uraian peraturan perundang-undangan
kearsipan yang berlaku sebagai dasar hukum setiap penilaian pada
aspek/sub aspek. Adapun peraturan yang harus dimuat yaitu peraturan
kebijakan kearsipan yang telah ditetapkan oleh masing-masing pencipta
arsip.
Contohnya: Peraturan Menteri/ Peraturan Kepala/ Peraturan Gubernur/
Peraturan Bupati/Walikota tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan
Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah Provinsi/ Pemerintah
Kabupaten/Kota.

d. Kolom catatan audit.

Memuat informasi tambahan yang mendukung hasil verifikasi dokumen.

e. Kolom rekomendasi.
Memuat informasi saran/rekomendasi terhadap item pertanyaan pada
aspek/sub aspek yang menjadi temuan negatif atau tidak baik.
Rekomendasi yang disampaikan oleh tim pengawas kearsipan harus
ditindaklanjuti oleh objek pengawasan, karena tindaklanjut tersebut

16
 akan dinilai pada saat kegiatan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan tahun mendatang.

3. Bab III Kesimpulan

Memuat uraian informasi hasil yang diperoleh setiap unit pengolah dan unit
kearsipan.

C. Format LHM (Laporan Hasil Monitoring)

Sebagai satu proses akhir dalam kegiatan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan, maka tim pengawas kearsipan internal atau tim pengawas
kearsipan eksternal berdasarkan risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan menyusun Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Kearsipan (LHM). (Lihat, Lampiran 8)

1. Bab I LHM
Bab I agar di uraikan sesuai dengan sistematika LHM seperti yang telah
dijelaskan pada pembahasan LHM. Pada Bab I format LHM, terdapat uraian
tentang ruang lingkup yang dapat diisi dengan nama aspek dan sub aspek
yang menjadi penilaian monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI yang berlaku sesuai format.

2. Bab II LHM
Bab II Uraian Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan
memuat informasi tentang pembahasan tindak lanjut dari rekomendasi
tahun sebelumnya yang telah disampaikan oleh tim audit eksternal maupun
tim audit internal. Segala upaya yang telah auditee penuhi dalam rangka
menindaklanjuti rekomendasi dari tim akan diberikan nilai sesuai dengan
tingkat perkembangan yang telah ditetapkan dan sepanjang terdapat bukti
yang menunjang tindak lanjut tersebut. Selain itu, Tim Audit akan
memberikan rekomendasi kembali pasca monitoring terhadap rekomendasi
yang belum ditindaklanjuti oleh auditee pada kolom rekomendasi.
Bab II LHM menjelaskan uraian hasil monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan baik pengawasan eksternal maupun internal.
instrumen monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan merupakan

17
instrumen yang sama yang digunakan pada saat pelaksanaan audit
kearsipan pada objek pengawasan kearsipan yang kemudian pada kegiatan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus dimodifikasi
terlebih dahulu. LHM dibuat dalam bentuk tabulasi sesuai format sebagai
berikut:

Kolom aspek/sub aspek.

Memuat informasi mengenai aspek/sub aspek penilaian pengawasan
kearsipan sesuai dengan jenis instrumen yang digunakan sebelumnya
yaitu instrumen audit sistem kearsipan internal atau instrumen audit
sistem kearsipan eksternal.

Kolom kondisi faktual.

Memuat uraian informasi kondisi faktual berdasarkan risalah hasil
monitoring sementara yang telah diverifikasi. Adapun kondisi faktual ini
diisi dengan kondisi faktual pada tahun dilaksanakannya kegiatan
monitoring yaitu uraian informasi tindak lanjut yang telah dilakukan
terhadap rekomendasi tahun sebelumnya. Selain itu, tim pengawas
kearsipan diharapkan menuangkan kondisi terkini sesuai dengan data
dukung yang diperoleh, jika penuangan kondisi faktual tidak objektif
akan berdampak terhadap kualitas hasil laporan yang tidak dapat
dipertanggung jawabkan.

Kolom tingkat perkembangan.

Memuat informasi mengenai penilaian monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan dalam bentuk tingkat perkembangan yakni mulai
level 0 sampai dengan level 4. Penilaian terhadap tingkat perkembangan
diberikan berdasarkan bukti-bukti yang mendukung tindak lanjut..
Sebagai contoh pada aspek sumber daya kearsipan, sub aspek
prasarana dan sarana kearsipan terdapat beberapa materi muatan
yang belum ditindaklanjuti terhadap rekomendasi tahun sebelumnya,
sehingga perlu diberikan rekomendasi pasca monitoring.

18
 Kolom status tindak lanjut
Memuat informasi mengenai status tindak lanjut dengan melihat hasil
tingkat perkembangan seluruh item pertanyaan pada setiap aspek/sub
aspek apakah telah sesuai rekomendasi atau belum sesuai
rekomendasi.

Kolom rekomendasi pasca monitoring.

Memuat informasi saran/rekomendasi terhadap item pertanyaan pada
aspek/sub aspek yang mendapatkan rekomendasi tahun sebelumnya.
Jika kondisi faktual telah menjawab hasil rekomendasi tahun
sebelumnya maka tidak perlu pemberian rekomendasi pasca
monitoring, apabila kondisi faktual masih menuangkan kondisi temuan
negatif terhadap tindak lanjut hasil pengawasan maka tim pengawas
kearsipan agar memberikan rrekomendasi pasca monitoring.
Rekomendasi yang disusun agar tepat sesuai dengan sasaran agar
dapat ditindak lanjuti oleh objek pengawasan dengan tepat.

3. Bab III Kesimpulan

Memuat uraian informasi hasil pengawasan kearsipan tahun dilaksanakannya
kegiatan monitoring dan hasil pengawasan tahun sebelumnya.

19
20
 SOAL LATIHAN MATERI PENYUSUNAN LAPORAN HASIL
PENGAWASAN KEARSIPAN

LATIHAN
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

Berdasarkan risalah hasil audit sementara (RHAS) pada aspek Sumber Daya
Kearsipan berikut ini, susunlah laporan audit kearsipan pada bagian uraian hasil
pengawasan kearsipan dalam bentuk kolom yang terdiri dari: Aspek/Sub Aspek,
Kondisi Faktual/temuan pengawasan, Pemenuhan Standar, Catatan Audit dan
Rekomendasi.

RISALAH HASIL AUDIT SEMENTARA UNIT PENGOLAH A

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan

Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan), Unit Kearsipan Kementerian Y telah
melaksanakan audit kearsipan terhadap Unit Pengolah A yang dilaksanakan tanggal 8
s.d. 9 Maret 2020.
Kegiatan audit kearsipan internal menggunakan metode pengisian formulir, wawancara
dan pengamatan langsung, dengan temuan sementara sebagai berikut:

1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1.1. Penciptaan
1.2. Penggunaan
1.3. Pemeliharaan
1.4. Penyusutan
2. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
1.1 Sumber Daya Manusia Kearsipan
1.1.1 Unit Pengolah A telah memiliki arsiparis namun belum sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan analisis beban kerja yang disusun oleh Biro
SDM yang seharusnya dibutuhkan 2 arsiparis namun hanya terdapat
1 arsiparis.
1.1.2 Arsiparis pada Unit Pengolah A belum mengikuti sertifikasi kearsipan
1.1.3 Arsiparis pada Unit Pengolah A belum sepenuhnya melaksanakan
kewajiban menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip yang dikelolanya khususnya pada indikator:
a. Arsip aktif di unit pengolah belum seluruhnya diberkaskan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan

21
 b. Arsip aktif di unit pengolah belum seluruhnya disimpan
menggunakan media penyimpanan yang sesuai
1.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan
1.2.1 Unit Pengolah A dalam menggunakan guide sebagai sarana kearsipan
spesifikasinya belum memenuhi ketentuan yaitu kondisinya tipis
sehingga mudah melengkung.
1.2.2 Unit Pengolah A belum menggunakan sarana out indicator sebagai
penanda arsip sedang dipinjam.

TES FORMATIF

Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang benar!

1. Peraturan terkait dengan sistematika penyusunan laporan hasil pengawasan
kearsipan harus mengacu pada ...
a. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012
b. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2005
c. Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019
d. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011
2. Tim Audit maupun Tim Pengawas yang melakukan penyusunan laporan hasil
pengawasan kearsipan agar memperhatikan asas penyusunan laporan yang
baik seperti ...
a. Disusun dengan Objektif
b. Disusun dengan Ringkas
c. Disusun dengan Tepat Waktu
d. Semua jawaban benar
3. Ketika verifikasi dokumen Audit Kearsipan Internal disajikan 10 naskah dinas
sebagai bahan untuk menilai ketaatan dalam menggunakan penomoran naskah
dinas, namun hanya 3 yang sesuai peraturan perundang-undangan kearsipan
yang berlaku, maka bagaimana teknik penulisan laporan yang tepat pada
kolom kondisi faktual ...
a. Hanya terdapat 3 naskah dinas yang menggunakan penomoran naskah
dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan.
b. Hanya terdapat 3 dari 10 naskah dinas yang menggunakan penomoran
naskah dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan.

22
 c. Hanya sebagian naskah dinas yang menggunakan penomoran naskah
dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan kearsipan yang
berlaku.
d. Jawaban A dan C yang benar
4. Laporan Audit Kearsipan yang merupakan gabungan dari hasil pengawasan
kearsipan pada seluruh objek pengawasan pada suatu kementerian/lembaga
disebut...
a. LHPKN
b. LAKI
c. LAKE
d. LAKI Konsolidasi
5. Siapakah yang memiliki kewenangan menandatangani laporan audit kearsipan
eksternal pusat dan daerah...
a. Kepala ANRI dan Sekretaris Daerah Provinsi
b. Pimpinan yang memiliki fungsi bidang pengawasan kearsipan pada ANRI
dan Kepala Lembaga Kearsipan Daerah
c. Pimpinan yang memiliki fungsi bidang pengawasan kearsipan pada ANRI
dan Sekretaris Daerah Provinsi
d. Kepala ANRI dan Kepala Lembaga Kearsipan Daerah

23
 PENUTUP

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Modul Penyusunan Laporan sebagai bahan
ajar Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan dapat disusun dengan segala
kekurangannya.

Pengembangan modul yang masih sangat sederhana ini diharapkan dapat terus
dilakukan dengan memperhatikan kondisi kedepannya serta masukan dari seluruh
pihak baik pengajar maupun peserta bimbingan teknis pengawasan kearsipan.

24
 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: FORMAT INSTRUMEN LAKE

25
LAMPIRAN 2: CONTOH BAB II LAKE
Contoh Pengisian Bab II oleh
tim pengawas berdasarkan dari
pengisian RHMS dan Instrumen
ASKE
BAB II
URAIAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL
PEMERINTAHAN DAERAH ... ((NAMA OBJEK PENGAWASAN))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING))

ASPEK/
KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR CATATAN AUDIT REKOMENDASI
SUB ASPEK
(1) (2) (3) (4) (5)
1. KEBIJAKAN
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
1) Pemerintahan Daerah 1) Pasal 40 ayat (4) Undang- Dalam rancangan kebijakan Sistem Pemerintahan Daerah XXX
XXX belum Undang Nomor 43 Tahun Klasifikasi Keamanan dan Akses agar memperbaiki kembali
menetapkan kebijakan 2009 tentang Kearsipan Arsip Dinamis telah mengatur rancangan Sistem Klasifikasi
yang memuat mengamanatkan bahwa ketentuan klasifikasi keamanan di Keamanan dan Akses Arsip
ketentuan tentang untuk mendukung lingkungan Pemerintahan Daerah Dinamis di lingkungan
Sistem Klasifikasi pengelolaan arsip dinamis XXX (Biasa, Terbatas, Rahasia, dan Pemerintahan Daerah XXX
Keamanan dan Akses yang efektif dan efisien Sangat Rahasia), penggolongan sesuai dengan Peraturan
Arsip Dinamis di pencipta arsip membuat tata pengguna yang berhak mengakses Kepala ANRI Nomor 17 Tahun
lingkungannya, namun naskah dinas, klasifikasi arsip dinamis, yaitu pengguna 2011 tentang Pedoman
telah menyusun arsip, jadwal retensi arsip, internal dan pengguna eksternal, Pembuatan Sistem Klasifikasi
Rancangan Peraturan serta sistem klasifikasi serta daftar arsip dinamis Keamanan dan Akses Arsip
Bupati/Walikota XXX keamanan dan akses arsip. berdasarkan klasifikasi keamanan Dinamis.
tentang Sistem 2) Pasal 32 ayat (3) Peraturan dan akses arsip dinamis di
Selanjutnya, rancangan agar
Klasifikasi Keamanan Pemerintah Nomor 28 Tahun Lingkungan Pemerintahan Daerah
segera ditetapkan oleh
dan Akses Arsip 2012 tentang Pelaksanaan XXX.
pimpinan pencipta arsip yaitu
Dinamis. Undang-Undang Nomor 43
Bupati/Walikota XXX dan
Tahun 2009 tentang Rancangan kebijakan telah
segera disosialisasikan serta
Kearsipan mengamanatkan mencantumkan Undang-Undang
diimplementasikan di
bahwa tata naskah dinas, Nomor 43 Tahun 2009 tentang
lingkungan Pemerintahan
klasifikasi arsip, serta sistem Kearsipan, Peraturan Pemerintah
Daerah XXX.
klasifikasi keamanan dan Nomor 28 Tahun 2012 tentang
akses arsip ditetapkan oleh Pelaksanaan Undang-Undang
pimpinan pencipta arsip Nomor 43 Tahun 2009 tentang

26
 ASPEK/
KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR CATATAN AUDIT REKOMENDASI
SUB ASPEK
(1) (2) (3) (4) (5)
berdasarkan pedoman yang Kearsipan, dan Peraturan Kepala
ditetapkan oleh Kepala ANRI. ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang
3) Pasal 2 Peraturan Kepala Pedoman Pembuatan Sistem
ANRI Nomor 17 Tahun 2011 Klasifikasi Keamanan dan Akses
tentang Pedoman Arsip Dinamis, tetapi dalam dasar
Pembuatan Sistem Klasifikasi hukum masih mencantumkan
Keamanan dan Akses Arsip Peraturan Menteri Dalam Negeri
Dinamis mengamanatkan Nomor 135 Tahun 2017 Tentang
bahwa pedoman pembuatan Perubahan Atas Peraturan Menteri
sistem klasifikasi keamanan Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012
dan akses arsip dinamis Tentang Tata Kearsipan di
sebagaimana dimaksud Lingkungan Kementerian Negeri dan
dalam pasal 1 diberlakukan Pemerintah Daerah.
bagi pencipta arsip sebagai Selanjutnya, rancangan dimaksud
panduan dalam melakukan belum memuat ketentuan mengenai
pembuatan klasifikasi pengamanan fisik maupun informasi
keamanan dan penentuan arsip dinamis sesuai tingkat
hak akses arsip dinamis, klasifikasi dan media arsip melalui
serta pembuatan daftar arsip penyampaian/pengiriman arsip
dinamis berdasarkan dinamis, sedangkan untuk
klasifikasi keamanan dan penyimpanan masih perlu diuraikan
akses arsip dinamis. lebih rinci.
Jenis arsip yang terdapat dalam
Rancangan kebijakan mengenai
Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis belum selaras
dengan jenis arsip yang terdapat
dalam Klasifikasi Arsip dan JRA.

27
LAMPIRAN 3: CONTOH BAB III LAKE
(Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal)

REKAPITULASI
NILAI PENGAWASAN SISTEM KEARSIPAN EKSTERNAL
NILAI STANDAR : 1320/1240 PEMERINTAHAN DAERAH ........ TAHUN ....
NILAI STANDAR : 380/370
NILAI STANDAR : 670/580
LAKE
No. ASPEK/SUB ASPEK Std.
Nilai % Kategori
1 KEBIJAKAN
1.1. Tata Naskah Dinas 6500 4100 63,08 B (BAIK)
D (SANGAT
1.2. Klasifikasi Arsip 1900 0 0
KURANG)
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses D (SANGAT
1.3. 1700 0 0
Arsip Dinamis KURANG)
D (SANGAT
1.4. Jadwal Retensi Arsip 4100 0 0
KURANG)
D (SANGAT
1.5. Pedoman Pegelolaan Arsip Inaktif 1700 0 0
KURANG)
D (SANGAT
1.6. Pedoman Penyusutan Arsip 2100 0 0
KURANG)
D (SANGAT
1.7. Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 2500 0 0
KURANG)
Total Nilai Ketaatan Peraturan Perundang- D (SANGAT
20500 4100 20,00
Undangan KURANG)

2 PEMBINAAN KEARSIPAN 1900 800 42,11 C (KURANG)

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DENGAN D (SANGAT

3 5200 0 0
RETENSI SEKURANG-KURANGNYA 10 TAHUN KURANG)
D (SANGAT
4 PENGELOLAAN ARSIP STATIS 13200 0 0
KURANG)
5 SUMBER DAYA KEARSIPAN
D (SANGAT
5.1. Sumber Daya Manusia Kearsipan 3800 1100 28,95
KURANG)
AA (SANGAT
5.2. Organisasi Kearsipan 1800 1700 94,44
MEMUASKAN)
D (SANGAT
5.3. Prasarana dan Sarana Kearsipan 6700 300 4,48
KURANG)
D (SANGAT
5.4. Pendanaan 1300 200 15,38
KURANG)
D (SANGAT
Total Nilai Sumber Daya Kearsipan 13600 3300 24,26
KURANG)
D (SANGAT
TOTAL 54400 11500 21,14
KURANG)
D (SANGAT
Jumlah Nilai Keseluruhan 21,14
KURANG)

28
LAMPIRAN 4: CONTOH BAB II LAKI
(Uraian Laporan Audit Kearsipan Internal)

Contoh Pengisian Bab II

oleh tim pengawas BAB II
berdasarkan dari pengisian URAIAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
INSTRUMEN ASKI ((NAMA UNIT PENGOLAH))
((NAMA KEMENTERIAN/LEMBAGA))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN AUDIT))

ASPEK/
KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR CATATAN AUDIT REKOMENDASI
SUB ASPEK
(1) (2) (3) (4) (5)
2.1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. Penciptaan Hanya 5 dari 10 sampel naskah 1) Lampiran Peraturan - Pusdiklat selaku Unit
Arsip dinas yang menggunakan Kepala Arsip Nasional Pengolah, dalam melakukan
penomoran naskah dinas sesuai Republik Indonesia Nomor penomoran naskah dinas,
dengan susunan penomoran 35 Tahun 2015 tentang agar menggunakan susunan
naskah dinas sebagaimana Tata Naskah Dinas di penomoran terhadap seluruh
diatur dalam pedoman tata Lingkungan Arsip naskah dinas sesuai dengan
naskah dinas di lingkungan Nasional Republik susunan penomoran naskah
Arsip Nasional RI. Berdasarkan Indonesia, Bab II Bagian E dinas dengan mengacu pada
sampling dari beberapa jenis angka 2 tentang Peraturan Kepala Arsip
naskah dinas, ditemukan Penomoran menyatakan Nasional Republik Indonesia
bahwa: bahwa penomoran surat Nomor 35 Tahun 2015 tentang
nota dinas susunan Tata Naskah Dinas di
a. Susunan penomoran pada penomorannya meliputi Lingkungan Arsip Nasional
Surat Undangan Intern kode klasifikasi arsip, Republik Indonesia
mencantumkan bulan nomor naskah (nomor urut sebagaimana telah diubah
dibuatnya surat dalam dalam satu tahun takwim) dengan Peraturan Kepala
angka romawi; dan tahun terbit. Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 7 Tahun
29
 ASPEK/
KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR CATATAN AUDIT REKOMENDASI
SUB ASPEK
(1) (2) (3) (4) (5)
b. Susunan penomoran pada 2) Selanjutnya, susunan 2018 tentang Tata Naskah
sebagian Nota Dinas penomoran surat Dinas di Lingkungan Arsip
mencantumkan kategori undangan intern sama Nasional Republik Indonesia.
klasifikasi keamanan (R dengan penomoran nota
untuk Rahasia) dinas.
Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia
Nomor 7 Tahun 2018 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
1.2. Pemberkasan Dst...
dan Penataan
Arsip Aktif
1.3. Program Arsip
Vital
1.4. Pengolahan
dan Pelaporan
Arsip Terjaga
1.4. Layanan dan
Akses Arsip Aktif
1.5. Pemindahan
Arsip Inaktif
Dst...

30
LAMPIRAN 5: CONTOH BAB II LAKI

BAB II
URAIAN HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
UNIT KEARSIPAN SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDRAL YYY
KEMENTERIAN XXX
No. ASPEK/ KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN CATATAN AUDIT REKOMENDASI
SUB ASPEK STANDAR
1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Pembuatan Arsip 1) Dalam pengendalian naskah Peraturan Menteri XXX - -
dinas keluar, Sekretariat tentang Tata Naskah
Direktorat Jenderal YYY telah Dinas di Lingkungan
melakukan pencatatan naskah Kementerian XXX
dinas keluar dengan
menggunakan Buku Agenda.

2) Sekretariat Direktorat Jenderal Peraturan Menteri XXX - Dalam melakukan

YYY, telah melakukan tentang Tata Naskah pengiriman naskah
pengiriman naskah dinas Dinas di Lingkungan dinas keluar di
keluar, namun tidak disertai Kementerian XXX Lingkungan Sekretariat
dengan Daftar Pengiriman Direktorat Jenderal YYY
Surat/Buku Eksepedisi sesuai agar menggunakan
ketentuan. Daftar Pengiriman Surat
sesuai ketentuan.

Dst.. Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi yang menggunakan instrumen pengawasan kearsipan INTERNAL terhadap intansi pusat.
Tim pengawas kearsipan yang melaksanakan audit kearsipan internal harus menggunakan instrumen pengawasan kearsipan yang
sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang dilaksanakan.

31
LAMPIRAN 6: CONTOH BAB III LAKI
Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Internal (LAKI Per Unit
Pengolah)

BAB III

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Biro YYY Arsip Nasional Republik Indonesia secara
keseluruhan memperoleh penilaian sebesar 72,47 (tujuh puluh dua koma empat tujuh) dengan
kategori “ BB (Sangat Baik”.

Adapun hasil penilaian untuk setiap aspek adalah sebagai berikut:

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Jumlah Nilai Bobot Nilai KATEGORI
Standar Skor Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) = (6) (7) = (8)
(4)/(3) (5) x (6)
X100

PENGELOLAAN ARSIP D (SANGAT

1
DINAMIS
5800 3500 60,34 50% 30,17
KURANG)
D (SANGAT
1.1 Penciptaan Arsip 800 400 50,00 25% 12,50
KURANG)
D (SANGAT
1.2. Penggunaan Arsip 800 600 75,00 25% 18,75
KURANG)
D (SANGAT
1.3. Pemeliharaan Arsip 1400 1000 71,42 25% 17,85
KURANG)
D (SANGAT
1.4. Penyusutan Arsip 2800 1500 53,57 25% 13,39
KURANG)
SUMBER DAYA C
2.
KEARSIPAN
5200 4400 84,61 50% 42,30
(KURANG)
C
2.1 SDM Kearsipan 2600 2100 80,76 50% 40,38
(KURANG)
Prasarana dan C
2.2. 2600 2300 88,46 50% 44,23
Sarana Kearsipan (KURANG)
BB
TOTAL 72,47 (SANGAT
BAIK)

32
 Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggung jawab pada Biro YYY
dapat menindaklanjuti rekomendasi yang telah kami sampaikan khususnya pada aspek-aspek yang
memperoleh penilaian belum baik.

Mengetahui, Jakarta, Agustus 2019

Sekretaris Utama Kepala Biro Umum

33
LAMPIRAN 7: CONTOH BAB III LAKI
Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan Internal (LAKI Per Unit Kearsipan)

BAB III

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal YYY selaku Unit Kearsipan
II Kementerian XXXX secara keseluruhan memperoleh penilaian sebesar 72,47 (tujuh puluh dua
koma empat tujuh) dengan kategori “BB (Sangat Baik)”.

Adapun hasil penilaian untuk setiap aspek adalah sebagai berikut:

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Jumlah Nilai Bobot Nilai KATEGORI

Standar Skor Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) = (6) (7) = (8)
(4)/(3) (5) x (6)
X100

PENGELOLAAN ARSIP D (SANGAT

1 5800 3500 60,34 50% 30,17
DINAMIS KURANG)
D (SANGAT
1.1 Penciptaan Arsip 800 400 50,00 25% 12,50
KURANG)
D (SANGAT
1.2. Penggunaan Arsip 800 600 75,00 25% 18,75
KURANG)
D (SANGAT
1.3. Pemeliharaan Arsip 1400 1000 71,42 25% 17,85
KURANG)
D (SANGAT
1.4. Penyusutan Arsip 2800 1500 53,57 25% 13,39
KURANG)
SUMBER DAYA C
2.
KEARSIPAN
5200 4400 84,61 50% 42,30
(KURANG)
C
2.1 SDM Kearsipan 2600 2100 80,76 50% 40,38
(KURANG)
Prasarana dan C
2.2. 2600 2300 88,46 50% 44,23
Sarana Kearsipan (KURANG)
BB
TOTAL 72,47 (SANGAT
BAIK)

34
 Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggung jawab pada Sekretariat
Direktorat Jenderal YYY dapat menindaklanjuti rekomendasi yang telah kami sampaikan khususnya
pada aspek-aspek yang memperoleh penilaian belum baik.

Mengetahui, Jakarta, Agustus 2019

Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum

35
LAMPIRAN 8: CONTOH LHM
(Penyusunan Instrumen Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan)

INSTRUMEN PENGAWASAN SISTEM KEARSIPAN

NILAI SAAT PELAKSANAAN NILAI SAAT PELAKSANAAN

ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
AUDIT KEARSIPAN TAHUN MONITORING TINDAK LANJUT
SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN LEVEL SKOR KETERANGAN
SEBELUMNYA. 0 0 TIDAKHASIL PENGAWASAN
ADA TINDAK LANJUT
1 20 DIRENCANAKAN (PROGRAM)
Nomenklatur Objek Pengawasan : 2 50 KEARSIPAN TAHUN
DRAFT i-INTERNAL/ BERJALAN
PROSES
3 70 DRAFT II-EKSTERNAL/ADA
PENINGKATAN PROSES
Alamat : 4 100 DITETAPKAN / SELESAI

AUDIT KEARSIPAN 2020 MONITORING TINDAK LANJUT 2021

VARIABEL SKOR TK. PERKEMBANGAN NILAI

1. Gedung Record Center YA TIDAK

1.1. Memiliki Gedung Record Center √ 100 100 4 100

1.2. Lokasi

1.2.1 tidak berada di daerah rawan gempa √ 100 100 4 100

1.2.2 tidak berada di daerah rawan banjir √ 100 100 4 100

1.2.3 tidak berdekatan dengan penyimpanan bahan √ 100 100 4 100

mudah meledak

1.3. Struktur

1.3.1. Memiliki saluran air/drainase √ 100 0 3 70

1.3.2 Memiliki pintu darurat untuk memindahkan √ 100 0 0 0

arsip jika terjadi bencana

1.3.3 Memasang alat perlindungan bahaya kebakaran :

- Heat/smoke detector √ 100 0 1 20

- Fire alarm √ 100 0 1 20

- Fire Extinguisher √ 100 100 4 100

- Sprinkler System √ 100 0 1 0

36
LAMPIRAN 9:
CONTOH RISALAH HASIL MONITORING TINDAK LANJUT PENGAWASAN KEARSIPAN

RISALAH HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

((NAMA OBJEK PENGAWASAN))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING))

ASPEK/ KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS TINDAK

NO.
SUB ASPEK ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING)) PERKEMBANGAN LANJUT
(1) (2) (3) (4) (5)
4. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
Belum sesuai
4.3 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
tindak lanjut
Lembaga A telah memiliki gedung record center yang berlokasi Level 4
di daerah XXX. Lokasi record center tersebut tidak berada
didaerah rawan gempa, tidak berada di daerah rawan banjir,
tidak berdekatan dengan bahan mudah meledak.

Pada saat monitoring Tahun 2021 dapat diketahui bahwa Level 3

gedung record center sedang dibangun saluran air/drainase.

Struktur gedung record center Lembaga A telah dilengkapi Level 4

dengan alat perlindungan bahaya kebakaran berupa fire
extinguisher. Level 1
Sedangkan alat perlindungan bahaya kebakaran lainnya
seperti heat/smoke detector, fire alarm, dan sprinkler system
masih dalam tahap perencanaan dengan bukti usulan
anggaran Tahun 2021 yaitu menyediakan alat perlindungan
bahaya kebakaran pada akun pemeliharaan gedung. Level 0
Namun, gedung record center Lembaga A belum dilengkapi
dengan pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi
bencana.

37
Keterangan :
Kolom (1) : Diisi dengan nomor urut aspek/sub aspek penilaian.
Kolom (2) : Diisi dengan menggunakan aspek/sub aspek penilaian sesuai dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang
Pengawasan Kearsipan.
Kolom (3) : Diisi dengan kondisi faktual/hasil tindak lanjut yang dilakukan oleh objek pengawasan kearsipan.
Kolom (4) : Diisi dengan Level 0 s.d. Level 4 sesuai dengan tingkat perkembangan tahun berjalan.
Kolom (5) : Diisi dengan status tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada setiap aspek/sub aspek tahun berjalan.

Mengetahui, ((Tempat)), ((tanggal, bulan dan tahun))

((Jabatan pejabat Tim Monitoring TLHPK,

struktural/penanggung jawab yang 1. Ketua,
berwenang pada objek pengawasan))
((Nama seseorang))

2. Anggota,
((Nama seseorang))
((Nama seseorang))

3. Anggota,

((Nama seseorang))

38
LAMPIRAN 10: CONTOH BAB II LHM
(Uraian Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan)
Contoh Pengisian Bab II
BAB II oleh tim pengawas
berdasarkan dari
URAIAN HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
pengisian RHMS diatas.
((NAMA OBJEK PENGAWASAN))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING))

NO. ASPEK/ KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS REKOMENDAI PASCA

SUB ASPEK ((TAHUN PELAKSANAAN PERKEMBANGAN TINDAK MONITORING 2021
MONITORING)) LANJUT
(1) (2) (3) (4) (5)
4. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
Belum sesuai
4.3 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
tindak lanjut
Lembaga A telah memiliki gedung record Level 4 Tidak ada rekomendasi.
center yang berlokasi di daerah XXX.
Lokasi record center tersebut tidak berada
didaerah rawan gempa, tidak berada di
daerah rawan banjir, tidak berdekatan
dengan bahan mudah meledak.

Pada saat monitoring Tahun 2021 dapat Level 3 Lembaga A agar segera
diketahui bahwa gedung record center menyelesaikan
sedang dibangun saluran air/drainase. pembangunan saluran
air/drainase.
Struktur gedung record center Lembaga A
telah dilengkapi dengan alat perlindungan Level 4 Tidak ada rekomendasi.
bahaya kebakaran berupa fire
extinguisher. Lembaga A agar segera
Sedangkan alat perlindungan bahaya Level 1 memasang alat
kebakaran lainnya seperti heat/smoke perlindungan bahaya
39
 NO. ASPEK/ KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS REKOMENDAI PASCA
SUB ASPEK ((TAHUN PELAKSANAAN PERKEMBANGAN TINDAK MONITORING 2021
MONITORING)) LANJUT
(1) (2) (3) (4) (5)
detector, fire alarm, dan sprinkler system kebakaran seperti
masih dalam tahap perencanaan dengan heat/smoke detector,
bukti usulan anggaran Tahun 2021 yaitu fire alarm, dan sprinkler
menyediakan alat perlindungan bahaya system, serta memiliki
kebakaran pada akun pemeliharaan pintu darurat untuk
gedung. memindahkan arsip jika
Namun gedung record center Lembaga A Level 0 terjadi bencana
belum dilengkapi dengan pintu darurat sebagaimana dimuat
unuy memindahkan arsip jika terjadi dalam Peraturan Kepala
bencana. ANRI Nomor 31 Tahun
2015 tentang Pedoman
Pembentukan Depot
Arsip.

Keterangan :
Kolom (1) : Diisi dengan nomor urut aspek/sub aspek penilaian.
Kolom (2) : Diisi dengan menggunakan aspek/sub aspek penilaian sesuai dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang
Pengawasan Kearsipan.
Kolom (3) : Diisi dengan kondisi faktual/hasil tindak lanjut yang dilakukan oleh objek pengawasan kearsipan.
Kolom (4) : Diisi dengan Level 0 s.d. Level 4 sesuai dengan tingkat perkembangan tahun berjalan.
Kolom (5) : Diisi dengan status tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada setiap aspek/sub aspek tahun berjalan.

Status Tindak Lanjut:

Belum Sesuai Rekomendasi: apabila masih terdapat tingkat perkembangan di bawah Level 4
Selesai: apabila semua tingkat perkembangan berada pada Level 4

40
LAMPIRAN 11: CONTOH BAB III LHM
Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai pada Instrumen Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

REKAPITULASI PEROLEHAN NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

Contoh tabel penilaian pada
PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA
Bab III. TAHUN ((TAHUN BERJALAN))

Nilai NILAI AUDIT 2020 NILAI MONITORING 2021

NO ASPEK/SUB ASPEK
Standar
Skor % Skor % KATEGORI
(5) = (4)/(3) (7) = (6)/(3) X
(1) (2) (3) (4) (6)
X100 100
1 KEBIJAKAN KEARSIPAN
1.1 Tata Naskah Dinas
1.2 Klsifikasi Arsip
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
1.4 Jadwal Retensi Arsip
1.5 Pengelolaan Arsip Vital
2. PEMBINAAN KEARSIPAN
3. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
3.1 Penciptaan
3.2 Penggunaan
3.3 Pemeliharaan
3.4 Penyusutan
4. SUMBER DAYA KEARSIPAN
4.1 SDM Kearsipan
4.2 Organisasi Kearsipan
4.3 Prasarana dan Sarana Kearsipan
4.3 Pendanaan
Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi yang menggunakan instrumen pengawasan kearsipan eksternal terhadap
TOTAL
intansi pusat. Tim pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus
menggunakan instrumen pengawasan kearsipan yang sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang
dilaksanakan.

41