Penghapusan Arsip

KPPN SINTANG
Dasar Hukum

 KMK No.769/KM.1//2010 tanggal 20 Juli 2010 JRA

Fasilitatif Kemenkeu
 KMK No. 811/KM.1/1992 tanggal 3 Desember 1992
tentang JRA Direktorat Jenderal Anggaran
 KMK No. 492/KMK.1/2013 tentang JRA Substantif DJPb
Kemenkeu
 KMK No. 983/KMK.1/2015 tentang Tata Cara
Penyusutan Arsip di Lingkungan Kemenkeu
Ruang Lingkup
PEMINDAHAN PEMUSNAHAN PENYERAHAN
ARSIP ARSIP ARSIP STATIS
IN AKTIF

1. Pemindahan 1. Tidak memiliki nilai 1. Mempunyai nilai

arsip dari unit guna kesejarahan bagi
pengolah ke unit 2. Telah selesai retensinya bangsa dan
kearsipan 3. Berketerangan musnah negara
2. Pemindahan berdasarkan JRA 2. Berketerangan
arsip dari unit 4. Tidak ada peraturan permanen
yang melarang menurut JRA
kearsipan ke
5. Tidak berkaitan dengan 3. Arsip yang
unit kearsipan di
proses penyelesaian autentik, asli,
atasnya perkara terpercaya, utuh
3. Masa aktifnya dan dapat
telah selesai digunakan
 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

UNIT
UNITPENGOLAH/
PENGOLAH/
UNIT
UNITKEARSIPAN
KEARSIPAN
UNIT
UNITKEARSIPAN
KEARSIPAN
 Arsip
 Daftar Arsip
Usul Pindah  Menerima arsip
 Memeriksa dan  Mencocokkan Daftar
(hard dan
menyiapkan Arsip Arsip Usul Pindah
 Menyusun Daftar Arsip
softcopy)
dengan Fisiknya
Usul Pindah  Membuat BA
 Menata Fisik Arsip Pemindahan Arsip
 Memindahkan Arsip  Menandatangani BA dan
 Menandatangani BA dan menyimpannya
menyimpannya

2..
KETENTUAN UMUM
PEMUSNAHAN ARSIP
 Arsip berketerangan dinilai kembali, dapat dimusnahkan
jika Ketua Panitia Pemusnahan Arsip atau pejabat yang
berwenang menyatakan bahwa arsip sudah tidak
mempunyai nilai guna dan dijelaskan dalam Berita Acara
Penelitian dan Penilaian Arsip Usul Musnah
 Pemusnahan arsip dilakukan secara total terhadap fisik
dan informasi arsip
 Pemusnahan arsip ditetapkan dengan KMK yang
ditandatangani Sekjen setelah mendapat persetujuan dari
ANRI
 Pelaksanaan pemusnahan arsip disertai penandatangan
Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta Daftar Arsip yang
dimusnahkan.
KETENTUAN UMUM
PEMUSNAHAN ARSIP
 Panitia Penilai Arsip dibentuk dengan KMK yang
ditandatangani oleh Sekjen atas nama Menkeu
 Panitia Pemusnahan Arsip dibentuk dengan Keputusan
Dirjen Perbendaharaan untuk kantor pusat dan dengan
Keputusan Kepala Kanwil DJPb untuk kantor vertikal
(KPPN dan Kanwil DJPb)
 Anggota Panitia yaitu Pimpinan Unit Kearsipan,
Pimpinan Unit/Kepala Satker yang arsipnya akan
dihapuskan dan arsiparis atau pelaksana yang ditunjuk
selaku pengelola arsip
Keanggotaan Panitia
Pemusnahan Arsip
 Pimpinan Unit Kearsipan (Dirjen/Kakanwil) sebagai
Ketua merangkap anggota
 Pimpinan satker yang yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota
 Arsiparis dan/atau pelaksana yang ditunjuk selaku
pengelola arsip sebagai anggota
Tugas panitia pemusnahan
arsip
 Memilah antara arsip dan bahan non arsip
 Melakukan pemusnahan bahan non arsip
 Menata dan mengelompokkan arsip
 Membuat daftar arsip usul musnah
 Melakukan penilaian awal arsip yang akan dimusnahkan
 Mengajukan usul pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna
 Membantu panitia penilai arsip dalam melakukan
penilaian arsip yang diusulkan musnah
 Melakukan pemusnahan arsip yang telah ditetapkan
musnah
Penyeleksian Arsip

 Mencermati daftar arsip usul musnah

 Melakukan verifikasi terhadap berkas berdasar JRA
 Memastikan arsip yang dimusnahkan sudah selesai masa
retensinya
Arsip yang belum memiliki
JRA sebelum PP 28 tahun 2012
 Memilah arsip dari bahan non arsip
 Menata arsip sesuai prosedur atau sesuai fungsi
organisasinya
 Membuat daftar arsip/berkas dan mengelompokkan
sesuai unit informasinya
 Menilai arsip berdasar nilai guna primer dan sekunder
 Mengelompokkan arsip kedalam 3 kategori yakni arsip
yang disimpan, arsip yang dimusnahkan, dan arsip yang
akan diserahkan kedalam daftar arsip
Pengajuan usulan pemusnahan
arsip ke Setditjen
 Surat usulan permohonan pemusnahan arsip dari satker
 Daftar arsip usul musnah (hard dan soft copy)
 Keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip
Penilaian Arsip

 Panitia penilai arsip datang on the spot untuk menilai

arsip dan membuat Berita Acara Penelitian dan
Penilaian Arsip
 Panitia penilai arsip membuat surat usulan pemusnahan
arsip ke ANRI
 Panitia penilai arsip membuat konsep KMK tentang
pemusnahan arsip
 Sekjen a.n. Menkeu menetapkan KMK pemusnahan arsip
 Panitia penilai arsip menyampaikan KMK ke Es I,
kemudian diteruskan ke unit yang melakukan
penghapusan arsip
Pemusnahan arsip

 Dilakukan secara total, dibakar, dicacah, pulping,

penggunaan bahan kimia sehingga tidak dikenal lagi fisik
maupun informasinya
 Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip, dibuat
rangkap 2 dan ditandatangani kepala satker, disaksikan
oleh pejabat/pegawai UKI
 Dilampiri Daftar arsip yang dimusnahkan dan bahan non
arsip yang dimusnahkan
 Dapat dijual dan hasil penjualan jadi pendapatan
DJPb dilaporkan ke Menkeu, Itjen, Setditjen dan ANRI
Arsip Rusak berat karena
Force Majeur
 Membuat surat pernyataan bermaterai dari kepala
satker tentang kondisi arsip akibat force majeur
 Meminta surat keterangan dari pihak Kepolisian/pihak
setempat mengenai kejadian force majeur
 Melaporkan ke Menkeu u.p Sekjen, Irjen dan Dirjen Pb
dengan melampirkan surat di atas
Ringkasan
 Usul SK Panitia ke Kanwil DJPb
 Pemilahan arsip dan non arsip, pembuatan daftar arsip
usul musnah (sesuai ketentuan JRA)
 Usul pemusnahan ke Kanwil DJPb (lampiran Daftar Arsip
Usul Mesnah dan SK Panitia Pemusnahan Arsip)
 Usulan  KanwilSetditjenSetjen Kemenkeu
 Penilaian dan Penelitian Langsung Oleh Panitian Penilai
Arsip (Setjen) dan Setditjen (siapkan sampel) BA
Penilaian dan Penelitian Arsip
 Persetujuan>>>Setjen ANRISetjenKMK Pemusnahan
 Pemusnahan Arsip (bakar/dijual setor kas negara) BA
Pemusnahan Arsip
 Laporan Pemusnahan Arsip  Sesditjen Perbendaharaan,
Irjen, Sekjen Kemenkeu, ANRI
Ringkasan Jadwal Retensi Arsip yang
diusulan tahun 2020 (KMK 769 tahun
2010 dan KMK 492 tahun 2013)
 Berita Acara Rekonsiliasi .....s.d. 2014
 LPJ Bendahara....s.d. 2014
 SP2D lembar 3 dan lampirannya, termasuk konsep SP2D
.....s.d. 2011
 Laporan Harian Penerimaan dan lampirannya Seperti DNP, SSP,
SSBP, SSPCP......s.d. 2014
 Persetujuan Tambahan Uang Persediaan.....s.d. 2015
 SP2D/SPM KPPN sebagai satker .....s.d. 2011
 DIPA....s.d. 2013
 Administrasi pengendalian surat, surat masuk, surat
keluar.....s.d. 2014
nfo lbh lanjut WA 085648832728, sdr Hendik Tri Wahyudi
Terima Kasih