KONSEP DAN KEBIJAKAN

PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Oleh
Dr. Muhamad Hanan Rahmadi, S.Sos., M.Si.
Kepala Bidang Peyiapan Perumusan Kebijakan Sistem Kelembagaan dan
Tata Laksana pada Asisten Deputi Perumusan Kebijakan Sistem
Kelembagaan dan Tata Laksana, Deputi Menteri Negara PAN dan RB
Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana

Disampaikan Pada Acara

Bimbingan Teknis Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Belitung Timur
26 s.d. 27 November 2015
 KONSEP STANDAR PELAYANAN
No. KONSEP TINGKAT SCOPE BENTUK
1. MAKRO KEBIJAKAN NASIONAL SPM
2. MESO MANAJEMEN UNIT PELAYANAN SP
3. MIKRO OPERASI SATUAN LAYANAN SL
PROSEDUR SATUAN KEGIATAN SOP

 RASIONAL (JELAS, TERUKUR)

 VARIASI (TIDAK SERAGAM SESUAI KONDISI)
 BERSIFAT MINIMAL (BATAS MINIMAL)
 SEDERHANA
 APPLICABLE (MUDAH DILAKSANAKAN)
 CONTINUING IMPROVEMENT
 PARTISIPATIF (TERGANTUNG TINGKAT STANDAR)
 KESEPAKATAN (TERGANTUNG TINGKAT STANDAR)
 PERISTILAHAN
• SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures
(Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)
• SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan
pada bidang perkebunan)
• POS : Prosedur Operasional Standar
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan)
• SOB : Standar Operasional Baku
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)
• Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di
kalangan militer dan kepolisian)
• Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
• SOP : Standar Operasional Prosedur
(Istilah yang biasa dipergunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan
dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)
 FORMAT SOP#2
• KONSEP FORMAT SOP
– Tidak Ada Format SOP yang Baku;
– Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.

 FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN

 Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan
 Tidak Ada Format SOP Administrasi
Pemerintahan lainnya.
PENGANTAR KE SOP
• Hakekat SOP adalah untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.
• SOP merupakan petunjuk tertulis yang
menggambarkan dengan tepat cara
melaksanakan tugas/pekerjaan.
• SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan
peraturan dan persyaratan administratif,
kebijakan organisatoris dan perencanaan
strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan
istilah “semua orang membaca irama musik
yang sama”.
KARAKTERISITIK SOP (1)
• SOP diartikan sebagai "suatu petunjuk
organisatoris yang menetapkan suatu
tindakan baku".
• Dengan kata lain, SOP berisi petunjuk yang
menjelaskan cara yang diharapkan dan
diperlukan oleh pekerja/petugas dalam
melakukan/menyelenggarakan pekerjaan
mereka.
• Secara menyeluruh satuan SOP akan
menggambarkan secara detail cara
organisasi beroperasi (bekerja).
KARAKTERISTIK SOP (2)

• SOP Administrasi tidak

menggambarkan cara melakukan
pekerjaan (technical skills), tetapi
menggambarkan peraturan
organisasi untuk melakukan
pekerjaan (procedural guidance).
MENGAPA SOP PENTING?
• Pengembangan misi organisasi;
• Pemantapan peraturan dan persyaratan
yang mengatur pekerjaan;
• Pengaturan kompleksitas peralatan dan
teknik pelaksanaan pekerjaan.
• Memantapkan koordinasi dan sistem
pelaporan dengan pihak yang terkait.
PERAN SOP
SOP memiliki fungsi penting dalam organisasi karena:
• Seperangkat SOP merupakan metode terbaik
bagian/unit organisasi dalam meng-operasionalisasikan
(melaksanakan) dokumen organisasi dengan peraturan,
rencana, kebijakan, strategi operasional, kerjasama,
dsb.
• SOP mempercepat dokumentasi konsep-konsep
penting, teknik, dan persyaratan ke dalam format yang
dapat segera digunakan oleh pegawai/pekerja dalam
pekerjaan sehari-hari mereka.
• SOP membantu untuk menyatukan operasi bagian/unit
organisasi dengan pekerjaan para manajer dan
perencana dengan aktivitas pekerja lainnya.
KEUNTUNGAN PENERAPAN SOP (1)
• Menjelaskan kinerja yang diharapkan
SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja
pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
• Stadardisasi aktivitas
SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang
disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan
koordinasi dan komunikasi;
• Acuan Dokumen Pelatihan
SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan,
briefing, dan latihan.
KEUNTUNGAN PENERAPAN
SOP (2)
• Sistem analisis dan umpan balik
Proses penelitian dan pengembangan SOP mencakup
kesempatan para manajer untuk membandingkan
secara langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi
yang diharapkan berdasarkan peraturan.
• Komunikasi eksternal
SOP menjelaskan filosofi dan rekomendasi praktis
organisasi kepada pihak luar organisasi.
• Safety Assurance (Jaminan Perlindungan)
SOP dapat memberikan jaminan perlindungan
pelaksanaan kegiatan.
POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN
PERUNDANG-UNDANGAN
UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara
Negara Yang Bersih dan Bebas dari KKN
(19 Mei 1999)

Permenpan No. PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang

Pedoman Umum Reformasi Birokrasi
(10 Juli 2008)

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008
tentang Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

PermenPANRB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan
 PENGERTIAN

Standar Operasional Prosedur (SOP)

serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
Administrasi Pemerintahan
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi
pemerintah
SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku
MANFAAT SOP #1
1. Sebagai standardisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan
organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
MANFAAT SOP #2

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan

memberikan pegawai cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi.
8. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.
9. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi pegawai.Memberikan informasi
mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
PRINSIP SOP
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Efisiensi dan efektivitas.
3. Keselarasan.
4. Keterukuran.
5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang
dilayani).
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.
PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran
penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.
RUANG LINGKUP SOP

SOP melingkupi seluruh proses

penyelenggaraan administrasi pemerintahan
termasuk pemberian pelayanan baik
pelayanan Internal maupun eksternal
organisasi pemerintah yang dilaksanakan
oleh unit-unit organisasi pemerintahan.
 KONSEP PEMBAGIAN SOP ADMINISTRATIF
DAN SOP TEKNIS

SOProsedur KEGIATAN

Aktor/Pelaku Isi

Satu/Tunggal Banyak Umum Khusus

SOP TEKNIS SOP ADMINISTRATIF

Aktor Satu/Tunggal dan Isi Khusus Aktor Banyak dan Isi Umum
JADI ...

SOP TEKNIS
Prosedur standar yang sangat rinci
(detail) dari kegiatan yang dilakukan
oleh satu orang pelaksana (aparatur)
atau satu peran/jabatan.
SOP ADMINISTRATIF
Prosedur standar yang bersifat umum
(tidak detail) dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang
pelaksana (aparatur) dengan lebih dari
satu peran/jabatan.
CIRI-CIRI SOP TEKNIS

1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu

orang atau satu kesatuan tim kerja
atau satu jabatan meskipun dengan
pemangku yang lebih dari satu;

2. Berisi langkah detail atau cara

melakukan pekerjaan atau langkah
rinci pelaksanaan kegiatan.
CIRI-CIRI SOP ADMINISTRATIF

1. Pelaksana kegiatan berjumlah

banyak (lebih dari satu aparatur) atau
lebih dari satu jabatan dan bukan
merupakan satu kesatuan yang
tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan
atau langkah-langkah pelaksanaan
kegiatan yang bersifat makro ataupun
mikro yang tidak menggambarkan
cara melakukan kegiatan.
FORMAT SOP ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN

1. Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts)

2. Menggunakan hanya Lima

Simbol Flowcharts

3. Pelaksana dipisahkan dari

aktivitas (Kegiatan).
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Terminator Melambangkan dimulainya

suatu prosedur

Process Melambangkan proses

berjalannya suatu prosedur

Decision Melambangkan pengambilan

keputusan: Ya atau Tidak

Arrow Melambangkan arah prosedur

Off-page Melambangkan koneksi

connector perpindahan halaman
 Format SOP Reformasi Birokrasi (1)
            Nomor SOP          
Tanggal Pembuatan   15 Februari 2009  
Kedeputian I, II, III
 

 
  Tanggal Revisi (Ditinjau kembali) 15 Juli 2010  
 
  Tanggal Efektif   15 Juli 2009    
 
 
Disahkan oleh   Deputi I, II, III LAN    
 
               

Pusat Kajian/Litbang di Lingkungan LAN jJudul SOP   Penyusunan Kontrak Kinerja Pegawai
                         

Dasar Hukum         Kualifikasi pelaksana          

  Memiliki kewenangan untuk membuat dan menyetujui Kontrak Kinerja
SK Kepala LAN No. 4/2008 tentang Pelaksanaan Program dan Memiliki kemampuan untuk menyearahkan antara Kontrak Kinerja Pegawai
Kegiatan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara dengan Tujuan Organisasi
     

     
Keterkaitan         Peralatan/perlengkapan        
SOP Pengusulan dan Pengembangan Pegawai Renstra, Renja dan TOR RKA/KL, Formulir Kontrak Kinerja  
SOP Notulensi Rapat SK Kepala LAN mengenai Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi
SOP Pengeluaran Disposisi/Penugasan Negara
SOP Pencarian Data dan Informasi    
SOP Penyiapan Ruang Rapat    
SOP Penyiapan Konsumsi    
SOP Pembuatan Undangan Rapat    
SOP Pemesanan Ruang Rapat    
SOP Pemesanan Konsumsi Rapat    
SOP Penandatangan Kontrak    
SOP Arsip    
                         
Peringatan         Pencatatan dan pendataan        

Kontrak akan dijadikan dasar untuk pemberian penghargaan dan    

sanksi, apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP maka pemberian Buku kontrak kinerja  
reward dan sanksi tidak dapat berjalan dengan lancar    
                         
Format SOP Reformasi Birokrasi (2)
Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan
Kapus Peneliti Kabagmin Deputi Staf Kelengkapan Waktu Output
mengundang Peneliti, Kabagmin, dan Staf
untuk Rapat Pembahasan Kontrak Kinerja Rapat ini merupakan
Surat Undangan Diterimanya surat
Pegawai dalam rangka pelaksanaan tugas rapat internal, bisa dgn
1 Rapat, Renja dan 3 jam dan Kesediaan
yang dimiliki surat undangan resmi
TOR RKA/KL menghadiri rapat
ataupun dgn lisan.
melaksanakan rapat pembahasan Kontrak
Kinerja Pegawai Renja dan TOR Notulensi Hasil
2 2 jam SOP Notulensi Rapat
RKA/KL Rapat

menugaskan Peneliti untuk menyiapkan

Notulensi Rapat & Disposisi/
Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai SOP Pengeluaran
3 Dokumen Kontrak 30 menit Penugasan Kapus
berdasarkan hasil rapat Disposisi/Penugasan
Kinerja Pegawai kepada peneliti
melengkapi Dokumen Kontrak Kinerja
Pegawai dan dikonsultasikan kepada Kapus Dokumen Kontrak SOP Pencarian Data
4 Data dan Informasi 2 hari
Kinerja Pegawai dan Informasi
mengkoreksi dan memutuskan Dokumen
Kontrak Kinerja Pegawai dan meminta Dokumen Kontrak
Kabagmin untuk mempersiapkan rapat Dokumen Kontrak Kinerja Pegawai SOP Pengeluaran
5 1 hari
pendalaman Dokumen Kontrak Kinerja Kinerja Pegawai yang Disposisi/Penugasan
Tidak Disempurnakan
Pegawai

mempersiapkan rapat pendalaman Kontrak Ya

Kinerja Pegawai dan melaporkan kepada Undangan, Ruang SOP Penyiapan Ruang
Dokumen Kontrak
6 Kapus 1 jam Rapat dan Rapat, SOP penyiapan
Kinerja Pegawai
Konsumsi Konsumsi
menyampaikan Dokumen Kontrak Kinerja SOP Pembuatan
Pegawai kepada Deputi untuk di mintakan Undangan rapat, SOP
persetujuan Dokumen Kontrak Undangan, Ruang Pemesanan Ruang
7 30 menit
Kinerja Pegawai rapat dan Konsumsi Rapat, SOP
Pemesanan Konsumsi
rapat
memberikan persetujuan dan memerintahkan
untuk melakukan penandatanganan kotrak
kinerja pegawai kepada seluruh pegawai di
Tidak SOP Pengeluaran
Dokumen Kontrak Disposisi/Surat
8 lingkungan kedeputian II 30 menit Disposisi/Surat
Kinerja Pegawai Persetujuan
Persetujuan
Ya
mengundang Deputi II, Peneliti, Kabagmin
dan Staf untuk menandatangani Kontrak Dokumen Kontrak SOP Penandatanganan
9 Kinerja Pegawai 30 menit Surat Undangan
Kinerja Pegawai Kontrak Kinerja

melakukan penandatanganan KKP

Dokumen Kontrak Dokumen Kontrak
10 30 menit  
Kinerja Pegawai Net Kinerja Pegawai

mendokumentasikan KKP Dokumentasi

Dokumen Kontrak
11 5 menit Dokumen Kontrak SOP Arsip
Kinerja Pegawai
Kinerja Pegawai
 Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012

Tanggal 4 September 2012

Pembuatan
Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

KEMENTERIAN PAN DAN RB Disahkan oleh Asisten Deputi Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan

DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

Drs. Endang Herman, M.Si.
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN
19520917 199703 1 001
PROSEDUR PEMERINTAHAN
Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

Organisasi Kementerian Negara; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; dan Prosedur Pemerintahan;
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang .... 3. Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data, 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

2. SOP Penyusunan Draft 2. Formulir Laporan Kegiatan,
3. SOP Pendokumentasian 3. KAK,
4. Hasil Kegiatan
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem
setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. dan Prosedur Pemerintahan
UR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output

1. Menugaskan Kasubid untuk Agenda 15 menit Disposisi

mempersiapkan konsep laporan Kerja
konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk Disposisi 15 menit Disposisi
mengumpulkan bahan laporan
konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan SOP
konsinyering kepada Kasubid Laporan, Pengumpul-
Disposisi an Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan Bahan 2 jam Konsep
menyerahkan kepada Kabid Laporan Laporan,
Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Tidak Konsep 1 jam Draft Laporan,
Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Laporan Disposisi
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Ya
Kasubid untuk diperbaiki.
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika Draft 1 jam Laporan,
setuju menandatangani dan menyerahkan Laporan Disposisi
kepada Kabid. Jika tidak setuju Tidak Ya
mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.
7. Menyerahkan laporan konsinyering Laporan 10 menit Disposisi
kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Laporan 10 menit Disposisi
Analis untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-
Konsinyering. Dokumentasi dokumentasi-
an Dokumen
Terimakasih
Selamat Bekerja