MODUL

BIMTEK ONLINE 2020

MONITORING TINDAK
LANJUT HASIL PENGAWASAN
KEARSIPAN

PENGAWASAN KEARSIPAN
 KATA PENGANTAR

Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Pusat Akreditasi Kearsipan memiliki

tugas untuk melaksanakan pengawasan kearsipan, memberikan pertimbangan
penghargaan kearsipan, dan merekomendasikan penerapan sanksi sesuai
ketentuan peraturan perundang-udangan yang berlaku.
Sebagai salah satu upaya dalam melaksanakan amanat Pasal 35 dan Pasal 36
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang
Pengawasan Kearsipan, maka Pusat Akreditasi Kearsipan melakukan penyusunan
materi bimbingan teknis pengawasan kearsipan.
Materi ini disusun untuk memenuhi kebutuhan peserta bimbingan teknis
pengawasan kearsipan. Harapan dari penyusunan materi ini adalah membantu
peserta bimbingan teknis memahami materi tentang pengawasan kearsipan
khususnya terkait kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
sehingga dapat menciptakan Sumber Daya Manusia Kearsipan yang memiliki
kompetensi sesuai dengan tujuan dari kegiatan bimbingan teknis pengawasan
kearsipan.
Kami menyadari bahwa masih terdapat banyak kelemahan dalam penyusunan
materi ini, untuk itu kami mengharap saran dan kritik yang bersifat membangun
dari para pengguna materi ini agar materi ini bisa menjadi media pembelajaran
yang lebih baik. Semoga materi ini bisa bermanfaat bagi para pengguna.

Jakarta, Mei 2020

Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan,

Zita Asih Suprastiwi

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................. ii

PENDAHULUAN .......................................................................................1

A. Latar Belakang .................................................................................. 1

B. Ruang Lingkup Isi .............................................................................. 1

C. Tujuan Pembelajaran Umum................................................................ 2

D. Tujuan Pembelajaran Khusus ............................................................... 2

E. Peta Kompetensi ................................................................................ 3

POKOK BAHASAN ....................................................................................4

A. Maksud dan Tujuan Monitoring ............................................................ 4

B. Bentuk Kegiatan Monitoring................................................................. 4

C. Tahapan Kegiatan Monitoring .............................................................. 5

D. Teknik Penyusunan Instrumen Monitoring ............................................. 6

E. Tata Cara Penilaian Monitoring ............................................................. 7

F. Teknik Penyusunan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil

Pengawasan Kearsipan ....................................................................... 8

G. Penyusunan Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

Kearsipan.......................................................................................... 9

SOAL LATIHAN MATERI MONITORING TINDAK LANJUT HASIL

PENGAWASAN ....................................................................................... 10

PENUTUP............................................................................................... 12

LAMPIRAN............................................................................................. 13

Lampiran 1: Contoh Penyusunan Instrumen Monitoring Tindak Lanjut Hasil

Pengawasan Kearsipan ........................................................ 13

Lampiran 2: Format Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

Kearsipan .......................................................................... 14

Lampiran 3: Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai pada Instrumen Monitoring

Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan ............................ 15

ii
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pasal 1 angka 1 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan menegaskan bahwa
pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian
antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan
kearsipan.
Pengawasan kearsipan dilaksanakan dalam dua bentuk kegiatan yang terdiri
dari audit kearsipan dan monitoring. Setelah dilaksanakan pengawasan
kearsipan dalam bentuk audit kearsipan, selanjutnya untuk mengetahui
perkembangan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan sebagaimana
dimaksud perlu dilakukan kegiatan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan pada objek pengawasan.
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Pemerintahan Daerah Provinsi,
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, Badan Usaha Milik Negara
(BUMN)/Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dan Perguruan Tinggi Negeri
sesuai dengan kewenangannya melaksanakan monitoring atas pelaksanaan
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.
Monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan secara praktis
dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan yang dibentuk sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan merupakan serangkaian kegiatan
yang dilaksanakan oleh tim pengawas kearsipan yang dilaksanakan untuk
mengetahui perkembangan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang
telah dilakukan sebelumnya pada objek pengawasan kearsipan.

B. Ruang Lingkup Isi

1. Maksud dan tujuan monitoring.

2. Bentuk kegiatan monitoring.
3. Tahapan kegiatan monitoring.

1
 4. Teknik penyusunan instrumen monitoring.
5. Tata cara penilaian monitoring.
6. Teknik penyusunan risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan.
7. Penyusunan laporan hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan.

C. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mempelajari materi ini peserta diharapkan memahami dan mampu

menjelaskan maksud dan tujuan, bentuk, tahapan, teknik penyusunan
instrumen, tata cara penilaian, dan teknik penyusunan risalah hasil monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.

D. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mempelajari materi ini, peserta dapat:

1. Memahami maksud dan tujuan dilaksanakannya monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan;
2. Memahami bentuk monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan;
3. Memahami tahapan teknis pada pelaksanaan kegiatan monitoring tindak
lanjut hasil pengawasan kearsipan;
4. Mampu menyusun instrumen monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan;
5. Mampu melakukan penilaian menggunakan instrumen monitoring tindak
lanjut hasil pengawasan kearsipan; dan
6. Mampu menyusun risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan.

2
E. Peta Kompetensi

Peserta diharapkan memahami dan mampu menjelaskan

maksud dan tujuan, bentuk, tahapan, teknik penyusunan
instrumen, tata cara penilaian, dan teknik penyusunan risalah
hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.

Peserta mampu menyusun risalah hasil

monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan.

Peserta mampu melakukan penilaian

menggunakan instrumen monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan

Peserta mampu menyusun instrumen

monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan.

Peserta memahami bentuk Peserta memahami tahapan

monitoring tindak lanjut hasil teknis pada pelaksanaan
pengawasan kearsipan. kegiatan monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan.

Peserta memahami maksud dan tujuan

dilaksanakannya monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan

3
 POKOK BAHASAN

A. Maksud dan Tujuan Monitoring

Maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan monitoring tindak lanjut hasil

pengawasan kearsipan terhadap objek pengawasan kearsipan adalah:
1. untuk mengukur tingkat perkembangan dan status tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan pada objek pengawasan kearsipan;
2. untuk mengetahui, mengidentifikasi, dan merumuskan rekomendasi
terhadap tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang dilaksanakan
oleh objek pengawasan kearsipan; dan
3. mendorong terlaksananya tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan oleh
objek pengawasan kearsipan.

B. Bentuk Kegiatan Monitoring

Kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dilaksanakan

setelah dilakukan kegiatan audit kearsipan.
Pelaksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
dapat dilakukan melalui:
1. monitoring aktif; atau
2. monitoring pasif.
Monitoring aktif dilaksanakan melalui pengamatan langsung/visitasi pada
objek pengawasan kearsipan. Sedangkan monitoring pasif hanya dilaksanakan
melalui verifikasi bukti dukung yang disampaikan oleh objek pengawasan
kearsipan atau wawancara terhadap objek pengawasan kearsipan, dengan
kata lain berbeda halnya dengan monitoring aktif maka monitoring pasif tidak
dilakukan pengamatan langsung/visitasi pada objek pengawasan.
Monitoring pasif dapat dilaksanakan karena kondisi dan/atau keadaan tertentu
seperti keterbatasan sumber daya baik berupa pendanaan atau dalam kondisi
tertentu lainnya seperti keadaan kahar (force majeure) sehingga tidak
dimungkinkan untuk dilaksanakannya pengamatan langsung/visitasi pada
objek pengawasan.

4
C. Tahapan Kegiatan Monitoring

Sebagai salah satu bentuk dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, maka

kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan mengikuti
prosedur pengawasan kearsipan yang berlaku yang meliputi:
1. Perencanaan program
Kegiatan perencanaan program pengawasan kearsipan disusun dalam
Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) baik nasional
atau instansi/lembaga.
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan dilakukan melalui monitoring aktif atau monitoring pasif.
3. Pelaporan
Hasil akhir dari monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
dituangkan dalam bentuk Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil
Pengawasan Kearsipan (LHM).

Adapun tahapan teknis pada pelaksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut

hasil pengawasan kearsipan adalah:
1. Entry meeting, Ketua tim pengawas kearsipan yang melaksanakan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan menyampaikan
kepada pejabat struktural sebagai penanggung jawab pada objek
pengawasan kearsipan mengenai maksud dan tujuan kedatangan tim
pengawas kearsipan sekaligus memperkenalkan tim pengawas kearsipan
kepada objek pengawasan kearsipan, serta meminta dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam rangka monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan.
2. Tim pengawas kearsipan melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan dengan menggunakan instrumen monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan. Instrumen monitoring tindak
lanjut hasil pengawasan kearsipan digunakan sebagai panduan dalam
rangka verifikasi bukti dukung, wawancara, dan/atau pengamatan
langsung. Selama proses monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan berlangsung, tim pengawas kearsipan harus
mendokumentasikan serta mengumpulkan seluruh bukti yang
mendukung kondisi faktual yang ada pada objek pengawasan kearsipan.

5
 3. Exit meeting: pada pertemuan akhir di hari terakhir pelaksanaan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan, Ketua tim pengawas
kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan menyampaikan risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan secara tertulis yang memuat hal-hal mengenai
kondisi faktual, tingkat perkembangan, dan status tindak lanjut pada
objek pengawasan kearsipan yang kemudian dimintakan persetujuan
kepada pejabat struktural sebagai penanggung jawab pada objek
pengawasan kearsipan.

D. Teknik Penyusunan Instrumen Monitoring

Sesuai Pasal 63 ayat (4) Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6
Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan yang mengamanatkan bahwa
pelaksanaan kegiatan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan menggunakan instrumen monitoring kearsipan, maka
diperlukan suatu instrumen yang dapat digunakan dalam pelaksanaan
monitoring sebagaimana dimaksud.

Adapun instrumen monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan

merupakan instrumen yang sama yang digunakan pada saat pelaksanaan audit
kearsipan pada objek pengawasan kearsipan. Namun dalam pelaksanaan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan, instrumen yang
digunakan pada saat pelaksanaan audit kearsipan pada objek pengawasan
kearsipan sebagaimana dimaksud perlu dilakukan modifikasi terlebih dahulu
sehingga dapat digunakan untuk mengukur tingkat perkembangan dan status
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan tahun berjalan pada objek
pengawasan kearsipan sebagaimana contoh pada Contoh 1.

Pada Contoh 1. tersebut, instrumen audit kearsipan yang menampilkan

pertanyaan pada setiap aspek/sub aspek penilaian akan menghasilkan kolom
nilai yang terdiri dari variabel dan skor dari kegiatan audit kearsipan tahun
sebelumnya, kemudian tim pengawas kearsipan yang akan melaksanakan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan perlu menambahkan
kolom nilai yang terdiri dari tingkat perkembangan dan nilai dari kegiatan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.

6
E. Tata Cara Penilaian Monitoring

Tim pengawas kearsipan melaksanakan penilaian monitoring tindak lanjut hasil

pengawasan kearsipan menggunakan instrumen monitoring yang telah
disusun sebelumnya.

Penilaian sebagaimana dimaksud dilakukan berdasarkan tingkat

perkembangan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dengan ketentuan
sebagai berikut:

1. untuk setiap item atau butir pertanyaan tim pengawas kearsipan

menentukan tingkat perkembangan berdasarkan bukti-bukti yang
mendukung tindak lanjut;
2. berdasarkan tingkat perkembangan yang telah ditentukan maka diberikan
nilai sebagaimana tercantum dalam kolom Nilai pada Tabel. Tingkat
Perkembangan, Kriteria, dan Nilai Monitoring;
3. pada item atau butir pertanyaan tertentu, apabila tindak lanjut yang
dinyatakan hanya berlaku pada sebagian, maka nilai monitoring diberikan
setengah dari nilai yang ditetapkan pada level tersebut; dan
4. nilai rekapitulasi hasil monitoring ditambahkan dengan nilai pengawasan
tahun sebelumnya sesuai contoh pada Contoh 3.

Tingkat Perkembangan
Tim pengawas kearsipan menentukan tingkat perkembangan atas tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh objek pengawasan dengan
ketentuan sebagai berikut:

Tabel. Tingkat Perkembangan, Kriteria, dan Nilai Monitoring.

No. Tingkat Kriteria Tingkat Perkembangan Nilai

Perkembangan
1. Level 0 Tidak terdapat bukti bahwa objek pengawasan 0
melaksanakan tindak lanjut atas rekomendasi
hasil pengawasan kearsipan
2. Level 1 Terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah 20
menindaklanjuti rekomendasi hasil
pengawasan dalam tahap persiapan

7
 3. Level 2 Terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah 50
menindaklanjuti rekomendasi hasil
pengawasan dalam tahap proses secara
internal
4. Level 3 Terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah 70
menindaklanjuti rekomendasi hasil
pengawasan dalam tahap proses secara
eksternal
5. Level 4 Terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah 100
selesai menindaklanjuti rekomendasi hasil
pengawasan sesuai dengan rekomendasi.

Status Tindak Lanjut

Tim pengawas kearsipan menentukan status tindak lanjut pada setiap
aspek/sub aspek dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Belum sesuai rekomendasi, apabila masih terdapat tingkat perkembangan
di bawah level 4.
2. Selesai/sesuai rekomendasi, apabila semua tingkat perkembangan
berada di level 4.

F. Teknik Penyusunan Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil

Pengawasan Kearsipan

Berdasarkan hasil pengisian instrumen monitoring tindak lanjut hasil

pengawasan kearsipan, maka disusunlah risalah hasil monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan oleh tim pengawas kearsipan yang bertugas
melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dalam
bentuk tabulasi sesuai format pada Contoh 2.
Risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang
disusun oleh tim pengawas kearsipan sebagaimana dimaksud, memuat
informasi mengenai aspek/sub aspek penilaian pengawasan kearsipan sesuai
dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019
tentang Pengawasan Kearsipan, kondisi faktual/hasil tindak lanjut yang
dilakukan oleh objek pengawasan kearsipan, level tingkat perkembangan, dan
status tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada tahun berjalan.

8
 Dalam rangka memberikan kemudahan pada pelaksanaan monitoring tindak
lanjut hasil pengawasan kearsipan, maka tim pengawas kearsipan yang
melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dapat
mengirimkan format risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan kepada objek pengawasan kearsipan sebelum dilaksanakannya
kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan untuk dapat diisi
terlebih dahulu oleh objek pengawasan kearsipan sebelum diverifikasi oleh tim
pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan.
Risalah hasil monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang telah
diverifikasi atau diisi langsung oleh tim pengawas kearsipan selanjutnya
ditandatangani oleh ketua dan anggota tim pengawas kearsipan yang
melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dan
penanggung jawab pada objek pengawasan kearsipan sebanyak 2 (dua)
rangkap yang masing-masing diberikan kepada objek pengawasan kearsipan
dan tim pengawas kearsipan pada saat dilaksanakan exit meeting.

G. Penyusunan Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil

Pengawasan Kearsipan

Sebagai satu proses akhir dalam kegiatan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan, maka tim pengawas kearsipan internal atau tim
pengawas kearsipan eksternal berdasarkan risalah hasil monitoring tindak
lanjut hasil pengawasan kearsipan menyusun Laporan Hasil Monitoring Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan (LHM)
LHM disusun oleh tim pengawas kearsipan internal atau tim pengawas
kearsipan eksternal yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan dan ditandatangani oleh penanggung jawab tim
pengawas kearsipan yang dibentuk sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.

9
 SOAL LATIHAN MATERI MONITORING TINDAK LANJUT HASIL

PENGAWASAN

LATIHAN
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat!
1. Tentukan tingkat perkembangan dan status tindak lanjut serta buatkan
rekomendasi untuk unit pengolah pada aspek berikut ini:

HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

TAHUN XXX

ASPEK KONDISI REKOMENDASI TINDAK LANJUT TINGKAT STATUS REKOMEN-

/ SUB FAKTUAL/ TEMUAN OBYEK PERKEM- TINDAK DASI
ASPEK PENGAWASAN PENGAWASAN BANGAN LANJUT PASCA
MONITORI
NG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Penyu- 1. Unit Pengolah A 1. Unit Pengolah A 1. Unit Pengolah A

sutan dalam agar dalam telah dapat
melaksanakan melaksanakan melaksanakan
pemindahan arsip pemindahan arsip pemindahan arsip
tidak dilakukan dilakukan secara sebanyak 2 kali
secara rutin rutin
2. Unit Pengolah A 2. Unit Pengolah A 2. Unit Pengolah A
dalam dalam telah melengkapi
melaksanakan melaksanakan daftar arsip yang
pemindahan arsip pemindahan arsip dipindahkan yang
telah disertai selanjutnya agar memuat
dengan berita dalam daftar informasi daftar
acara pemindahan arsip yang berkas dan daftar
dan daftar arsip dipindahkan isi berkas, namun
yang dipindahkan, memuat masih terdapat
namun demikian informasi daftar informasi yang
dalam daftar arsip berkas dan daftar belum dimuat
yang dipindahkan isi berkas secara berupa kode
belum memuat utuh. klasifikasi
informasi daftar
berkas dan daftar
isi berkas secara
utuh.

10
TES FORMATIF
Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang benar!
1. Pelaksanaan kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
dapat dilakukan melalui ...
a. monitoring efektif atau monitoring spekulatif
b. monitoring preventif atau monitoring represif
c. monitoring aktif atau monitoring pasif
d. monitoring selektif atau monitoring inklusif
2. Jika telah terdapat bukti bahwa objek pengawasan kearsipan telah
menindaklanjuti rekomendasi hasil pengawasan dalam tahap proses secara
internal, maka tingkat perkembangan yang diberikan kepada objek
pengawasan adalah ...
a. Level 0
b. Level 1
c. Level 2
d. Level 3
3. Nilai yang diberikan kepada objek pengawasan kearsipan dengan tingkat
perkembangan Level 3 pada pelaksanaan monitoring tindak lanjut hasil
pengawasan kearsipan, adalah ...
a. 70
b. 50
c. 20
d. 0
4. Kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dilaksanakan...
a. sebelum dilakukan kegiatan audit kearsipan
b. setelah dilakukan kegiatan audit kearsipan
c. sebelum selesai dilaksanakan pengawasan kearsipan
d. saat dilakukan kegiatan audit kearsipan
5. Status tindak lanjut pada satu aspek/sub aspek dalam pelaksanaan
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dinyatakan
"selesai/sesuai rekomendasi" apabila ...
a. semua tingkat perkembangan berada di Level 4
b. tidak semua tingkat perkembangan berada di Level 4
c. sebagian tingkat perkembangan berada di Level 4
d. masih terdapat tingkat perkembangan di bawah Level 4

11
 PENUTUP

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Bahan Ajar Penyusunan Monitoring Tindak
Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan sebagai materi Bimbingan Teknis Pengawasan
Kearsipan dapat disusun dengan segala kekurangannya.

Pengembangan modul yang masih sangat sederhana ini diharapkan dapat terus
dilakukan dengan memperhatikan kondisi kedepannya serta masukan dari seluruh
pihak baik pengajar maupun peserta bimbingan teknis pengawasan kearsipan.

12
 LAMPIRAN

Lampiran 1: Contoh Penyusunan Instrumen Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

INSTRUMEN PENGAWASAN SISTEM KEARSIPAN NILAI SAAT NILAI SAAT PELAKSANAAN

PELAKSANAAN AUDIT MONITORING TINDAK
ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN KEARSIPAN TAHUN LEVEL SKOR
LANJUT HASIL PENGAWASAN
KETERANGAN

SEBELUMNYA.
0
1
0
20
KEARSIPAN TAHUN
TIDAK ADA TINDAK LANJUT
DIRENCANAKAN (PROGRAM)
Nomenklatur Objek Pengawasan : 2 50
BERJALAN.
DRAFT i-INTERNAL/ PROSES
3 70 DRAFT II-EKSTERNAL/ADA
PENINGKATAN PROSES
Alamat : 4 100 DITETAPKAN / SELESAI

AUDIT KEARSIPAN 2020 MONITORING TINDAK LANJUT 2021

VARIABEL SKOR TK. PERKEMBANGAN NILAI

1. Gedung Record Center YA TIDAK

1.1. Memiliki Gedung Record Center √ 100 100 4 100

1.2. Lokasi

1.2.1 tidak berada di daerah rawan gempa √ 100 100 4 100

1.2.2 tidak berada di daerah rawan banjir √ 100 100 4 100

1.2.3 tidak berdekatan dengan penyimpanan bahan √ 100 100 4 100

mudah meledak

1.3. Struktur

1.3.1. Memiliki saluran air/drainase √ 100 0 3 70

1.3.2 Memiliki pintu darurat untuk memindahkan √ 100 0 0 0

arsip jika terjadi bencana

1.3.3 Memasang alat perlindungan bahaya kebakaran :

- Heat/smoke detector √ 100 0 1 20

- Fire alarm √ 100 0 1 20

- Fire Extinguisher √ 100 100 4 100

- Sprinkler System √ 100 0 1 0

Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi yang menggunakan instrumen pengawasan kearsipan eksternal terhadap intansi pusat. Tim
pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus menggunakan instrumen
pengawasan kearsipan yang sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang dilaksanakan.

13
Lampiran 2: Format Risalah Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan
RISALAH HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
((NAMA OBJEK PENGAWASAN))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING))

NO. ASPEK/ KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS

SUB ASPEK ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING)) PERKEMBANGA TINDAK
N LANJUT
(1) (2) (3) (4) (5)

Keterangan :
Kolom (1) : Diisi dengan nomor urut aspek/sub aspek penilaian.
Kolom (2) : Diisi dengan menggunakan aspek/sub aspek penilaian sesuai dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019
tentang Pengawasan Kearsipan.
Kolom (3) : Diisi dengan kondisi faktual/hasil tindak lanjut yang dilakukan oleh objek pengawasan kearsipan.
Kolom (4) : Diisi dengan Level 0 s.d. Level 4 sesuai dengan tingkat perkembangan tahun berjalan.
Kolom (5) : Diisi dengan status tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada setiap aspek/sub aspek tahun berjalan.

((Tempat)), ((tanggal, bulan dan tahun))

Mengetahui,
((Jabatan pejabat Tim Monitoring TLHPK,
struktural/penanggung jawab Ketua,
yang berwenang pada objek
pengawasan)) ((Nama seseorang))

Anggota,
((Nama seseorang)) ((Nama seseorang))

Anggota,
((Nama seseorang))

14
Lampiran 3:
Format Penyusunan Rekapitulasi Nilai pada Instrumen Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan

REKAPITULASI PEROLEHAN NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA
TAHUN ((TAHUN BERJALAN))

Nilai NILAI AUDIT 2020 NILAI MONITORING 2021

NO ASPEK/SUB ASPEK
Standar
Skor % Skor % KATEGORI
(5) = (4)/(3) (7) = (6)/(3) X
(1) (2) (3) (4) (6)
X100 100
1 KEBIJAKAN KEARSIPAN
1.1 Tata Naskah Dinas
1.2 Klsifikasi Arsip
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
1.4 Jadwal Retensi Arsip
1.5 Pengelolaan Arsip Vital
2. PEMBINAAN KEARSIPAN
3. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
3.1 Penciptaan
3.2 Penggunaan
3.3 Pemeliharaan
3.4 Penyusutan
4. SUMBER DAYA KEARSIPAN
4.1 SDM Kearsipan
4.2 Organisasi Kearsipan
4.3 Prasarana dan Sarana Kearsipan
4.3 Pendanaan
TOTAL

Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi yang menggunakan instrumen pengawasan kearsipan eksternal terhadap intansi pusat. Tim
pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus menggunakan instrumen
pengawasan kearsipan yang sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang dilaksanakan.

15