C - CLASSROOM

SESI
MONITORING TINDAK LANJUT
HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

BIMBINGAN TEKNIS PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL ONLINE

© 2020
 monitoring.
1

PE N GAWASAN K EAR S I PAN

Pasal 60 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

2
audit kearsipan.
“
Monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
dilaksanakan “setelah” dilakukan kegiatan
audit kearsipan.
 ANRI,
TIM PENGAWAS KEARSIPAN K/L
MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN

PEMDA PEMDA
PROV. KAB.

BUMN

PEMDA
KOTA

PTN
BUMD
 mengukur
tingkat perkembangan & status tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan.

mengetahui, mengidentifikasi,
dan merumuskan rekomendasi.

mendorong
terlaksananya tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan.

MAKSUD & TUJUAN

 MONITORING AKTIF MONITORING PASIF ...

dilaksanakan hanya dilaksanakan

melalui verifikasi bukti dukung, wawancara, melalui verifikasi bukti dukung yang disampaikan
dan pengamatan langsung/visitasi oleh objek pengawasan kearsipan
pada objek pengawasan kearsipan. ATAU atau wawancara tanpa visitasi
terhadap objek pengawasan kearsipan.
PROSEDUR PENGAWASAN KEARSIPAN
dalam rangka monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.

PERENCANAAN PROGRAM PELAPORAN

kegiatan perencanaan program hasil akhir dari monitoring
pengawasan kearsipan disusun tindak lanjut hasil pengawasan
dalam Program Kerja Pengawasan kearsipan dituangkan dalam bentuk
Kearsipan Tahunan (PKPKT) Laporan Hasil Monitoring Tindak
baik nasional atau instansi/lembaga. Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan
(LHM).

PELAKSANAAN
pelaksanaan kegiatan monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan
kearsipan dilakukan melalui monitoring
aktif atau monitoring pasif.
TAHAPAN TEKNIS PELAKSANAAN
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan
1 entry meeting
2 verifikasi bukti dukung
3 wawancara
4 pengamatan langsung/visitasi
5 penyusunan risalah
6 exit meeting
tim pengawas kearsipan melalui ketua tim memperkenalkan diri serta
menyampaikan maksud dan tujuan kedatangan kepada penanggung
jawab pada objek pengawasan kearsipan.
tim pengawas kearsipan meminta bukti dukung atau dokumen
yang diperlukan untuk dilakukan verifikasi menggunakan
instrumen monitoring.
tim pengawas kearsipan melakukan wawancara terhadap
objek pengawasan untuk memperoleh informasi tambahan
dan memberikan keyakinan dalam mengisi instrumen
monitoring.
tim pengawas kearsipan melakukan pengamatan
langsung/uji petik saat visitasi (dalam monitoring aktif) pada
objek pengawasan guna memberikan keyakinan saat
mengisi instrumen monitoring.
tim pengawas kearsipan menyusun risalah hasil monitoring
tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan dalam bentuk tabulasi
berdasarkan hasil verifikasi/isian instrumen monitoring.
tim pengawas kearsipan memaparkan risalah hasil monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan untuk mendapat persetujuan dari pejabat
struktural sebagai penanggung jawab pada objek pengawasan kearsipan
selama proses monitoring berlangsung,
tim pengawas kearsipan
harus mendokumentasikan
serta mengumpulkan seluruh bukti
yang mendukung kondisi faktual yang
ada pada objek pengawasan kearsipan.
 NILAI SAAT NILAI SAAT PELAKSANAAN
ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN PELAKSANAAN MONITORING
AUDIT KEARSIPAN TINDAK LANJUT HASIL
TAHUN SEBELUMNYA. PENGAWASAN KEARSIPAN
Nama Instansi : ………………………………………………….................
TAHUN BERJALAN.
Unit Pengolah : ………………………………………………….................
Alamat : ………………………………………………….................

AUDIT KEARSIPAN 2020 MONITORING 2021

YA/ TIDAK/ NILAI SKOR TINGKAT NILAI

INSTRUMEN ADA BELUM STANDAR PERKEMBANGAN
1. Folder
MONITORING
1.1. Spesifikasi
1.1.1. Bahan terbuat dari lembar kertas manila √ 100 100 4 100
1.1.2. Keadaan lembaran rata, tidak kaku, tidak √ 100 0 1 20
berlubang dan tidak kusut

1.2. Bentuk dan ukuran

1.2.1. Bentuk Folder seperti map dengan tab √ 100 100 4 100
atau bagian menonjol disebelah kanan
atas yang berfungsi sebagai tempat untuk
menuliskan kode/indeks.

1.2.2. Ukuran folder sesuai dengan ketentuan √ 100 0 4 100

1.3. Penggunaan

1.3.1. Satu folder digunakan untuk satu subyek √ 100 100 4 100
atau satu berkas dengan maksimal 150
lembar
1.3.2. Folder dletakkan pada posisi dibelakang √ 100 0 0 0
guide/sekat dalam laci filing cabinet

Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi menggunakan instrumen pengawasan kearsipan internal terhadap pemerintah daerah.
Tim pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus menggunakan instrumen
pengawasan kearsipan yang sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang dilaksanakan.
 REKAPITULASI PEROLEHAN NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL
PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA
TAHUN ((2021/TAHUN BERJALAN))

Nilai NILAI AUDIT 2020 NILAI MONITORING 2021

NO ASPEK/SUB ASPEK
Standar
Skor % Skor % KATEGORI
(5) = (4)/(3) (7) = (6)/(3) X
(1) (2) (3) (4) (6)
X100 100
1 KEBIJAKAN KEARSIPAN
1.1 Tata Naskah Dinas
1.2 Klsifikasi Arsip
1.3 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
1.4 Jadwal Retensi Arsip
1.5 Pengelolaan Arsip Vital
2. PEMBINAAN KEARSIPAN
3. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
3.1 Penciptaan
3.2 Penggunaan
3.3 Pemeliharaan
3.4 Penyusutan
4. SUMBER DAYA KEARSIPAN
4.1 SDM Kearsipan
4.2 Organisasi Kearsipan
4.3 Prasarana dan Sarana Kearsipan
4.3 Pendanaan
TOTAL

Catatan: Contoh di atas hanya merupakan simulasi yang menggunakan instrumen pengawasan kearsipan eksternal terhadap intansi pusat.
Tim pengawas kearsipan yang melaksanakan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan harus menggunakan instrumen
pengawasan kearsipan yang sesuai dengan kegiatan pengawasan kearsipan yang sedang dilaksanakan.
TEKNIK PENILAIAN.
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan Tingkat Perkembangan: Level 2

jika terdapat bukti bahwa objek

pengawasan telah menindaklanjuti
rekomendasi hasil pengawasan
Tingkat Perkembangan: Level 1 dalam tahap proses secara
internal.
jika terdapat bukti bahwa objek
pengawasan telah menindaklanjuti
Tingkat Perkembangan: Level 0 rekomendasi hasil pengawasan
100
dalam tahap persiapan
jika tidak terdapat bukti bahwa
objek pengawasan kearsipan
melaksanakan tindak lanjut atas 70
rekomendasi hasil pengawasan
kearsipan.

50

Tingkat Perkembangan: Level 4

20
Jika terdapat bukti bahwa objek
pengawasan telah selesai
menindaklanjuti rekomendasi hasil
Tingkat Perkembangan: Level 3
pengawasan sesuai dengan
0 jika terdapat bukti bahwa objek
rekomendasi.
pengawasan telah menindaklanjuti
rekomendasi hasil pengawasan
dalam tahap proses secara
eksternal.
STATUS TINDAK LANJUT
monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan

BELUM SESUAI REKOMENDASI
Tim pengawas kearsipan memberikan
status tindak lanjut
“Belum Sesuai Rekomendasi”
jika dalam satu aspek/sub aspek
masih terdapat tingkat perkembangan
dibawah level 4.
SELESAI/SESUAI REKOMENDASI
Tim pengawas kearsipan memberikan
status tindak lanjut
“Selesai/Sesuai Rekomendasi”
jika dalam satu aspek/sub aspek
semua tingkat perkembangan berada
di level 4.
 RISALAH HASIL MONITORING TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
((NAMA OBJEK PENGAWASAN))
TAHUN ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING))
NO. ASPEK/ KONDISI FAKTUAL TINGKAT STATUS TINDAK
SUB ASPEK ((TAHUN PELAKSANAAN MONITORING)) PERKEMBANGAN LANJUT
(1) (2) (3) (4) (5)
1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. Penciptaan Arsip Selesai/
Sesuai Rekomendasi.
Pemberian nomor naskah pada naskah dinas yang dibuat oleh Xxxxx sebagai Unit Level 4
Pengolah telah sesuai dengan ketentuan susunan penomoran naskah dinas
sebagaimana diatur di dalam Tata Naskah Dinas yang berlaku di lingkungan
Pemerintah Daerah Xxxx Xxx

((Tempat)), ((tanggal, bulan dan tahun))

Mengetahui, Tim Monitoring TLHPK,
((Jabatan pejabat struktural/penanggung jawab yang Ketua,
berwenang pada objek pengawasan))

((Nama seseorang))

((Nama seseorang)) Anggota,

Keterangan : ((Nama seseorang))

Kolom (1) : diisi dengan nomor urut aspek dan sub aspek penilaian.
Kolom (2) : diisi dengan menggunakan aspek/sub aspek penilaian. Anggota,
Kolom (3) : diisi dengan kondisi faktual/hasil tindak lanjut yang dilakukan oleh objek pengawasan kearsipan.
Kolom (4) : diisi dengan Level 0 s.d. Level 4 sesuai dengan “tingkat perkembangan” tahun berjalan.
Kolom (5) : diisi dengan “status tindak lanjut” hasil pengawasan kearsipan pada setiap aspek/sub aspek tahun berjalan. ((Nama seseorang))
 PROSES AKHIR MONITORING

PELAPORAN berdasarkan
risalah hasil monitoring tindak lanjut
hasil pengawasan kearsipan,
Tim Pengawas Kearsipan menyusun
Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut
PERENCANAAN Hasil Pengawasan Kearsipan(LHM)
PROGRAM
PELAKSANAAN
yang ditandatangani oleh Penanggung
Jawab Tim Pengawas Kearsipan.
terima kasih . . .