SESI

PENYUSUNAN LAPORAN
HASIL PENGAWASAN
KEARSIPAN
BIMBINGAN TEKNIS PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL ONLINE
 01

TUJUAN
Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan

01
baik pengawasan kearsipan eksternal
Menyusun laporan hasil pengawasan kearsipan maupun pengawasan kearsipan internal
sesuai ketentuan yang berlaku.

kepada objek pengawasan kearsipan

02 Memberikan saran/rekomendasi yang berguna untuk perbaikan pelaksanaan peningkatan kinerja

dimasa yang akan datang.

kepada obyek pengawasan sebagai

03 Menyampaikan laporan hasil pengawasan kearsipan bahan pertanggungjawaban
dengan tepat waktu.
 02
RULE AND REGULATIONS

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Arsip Nasional RI Nomor 6 Tahun 2009 tentang Pengawasan

Kearsipan

KepkaANRI Nomor 53 Tahun 2018 tentang Perubahan Kedua Atas Keputusan

Kepala ANRI Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan

Keputusan Kepala ANRI Nomor ...... Tahun 2019

 PERSYARATAN KUALITAS LAPORAN 03

Penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan harus memenuhi asas penyusunan yang baik yang meliputi:
 JENIS LAPORAN 04

(Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2019 Tentang Pengawasan Kearsipan)

Dalam pengawasan kearsipan terdapat 4 (empat) jenis laporan yang dihasilkan

sebagai ouput dari kegiatan pengawasan kearsipan. Laporan tersebut adalah sebagai berikut:

1 LAKI
2 3 4
LAKE LHPKN LHM
Laporan Hasil Audit Laporan Hasil Audit Laporan Hasil Laporan Hasil
Kearsipan Internal Kearsipan Eksternal Pengawasan Kearsipan Monitoring
Nasional Pengawasan Kearsipan
 PENGOLAHAN DATA HASIL 05

PENGAWASAN KEARSIPAN

VERIFIKASI
DOKUMEN
INSTRUMEN PENGAWASAN KEARSIPAN
LAPORAN HASIL
PENGAWASAN
WAWANCARA KEARSIPAN
MEMBERIKAN CATATAN*

PENGAMATAN
LANGSUNG

*Pengawas Kearsipan wajib mencatat dan mendokumentasikan hasil kegiatan verifikasi dokumen, wawancara,
dan pengamatan langsung.

Dokumentasi dapat berupa foto, rekaman suara, atau rekaman video sebagai bagian dari dokumen pengawasan
kearsipan dan bahan penyusunan laporan hasil monitoring kearsipan.
 PENYAMPAIAN LAPORAN 06

Disampaikan kepada:

✓ Kepala ANRI kepada Menteri, Kepala, Ketua, Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan pimpinan
BUMN paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.

LAKE ✓ Gubernur kepada Bupati/Walikota dan pimpinan BUMD tingkat provinsi dengan tembusan
kepada Menteri Dalam Negeri dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap
tahunnya.
✓ Bupati/Walikota kepada pimpinan BUMD tingkat kabupaten/kota dengan tembusan kepada
Gubernur dan Kepala ANRI paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.

LAKI
Disampaikan kepada tiap Objek Pengawasan dan di
tembuskan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus
setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan LHPKN.
 07

SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN

PENGAWASAN KEARSIPAN
1 LAKE
2 LAKI
3 LHM
4 LHPKN
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT 08

LAKE
KEARSIPAN EKSTERNAL (LAKE)
LAKE adalah hasil pengawasan kearsipan yang disusun untuk setiap obyek Contoh Cover LAKE Pemerintah Provinsi,
pengawasan berdasarkan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). disusun oleh Tim Pengawas Pusat.

LAKE yang disusun oleh LAKE yang disusun oleh

1 Tim Pengawas Pusat 2 Tim Pengawas Daerah
LAKE disusun untuk setiap LAKE disusun untuk setiap
objek pengawasan yang objek pengawasan yang
diawasi oleh Tim Pengawas diawasi oleh Tim Pengawas
Kearsipan Pusat yaitu Kearsipan Daerah yaitu
pengawasan kearsipan pengawasan kearsipan
terhadap pencipta arsip terhadap pencipta arsip
tingkat pusat dan pemerintah daerah
pengawasan kearsipan kabupaten/kota sebagai
terhadap pencipta arsip delegasi kewenangan ANRI
pemerintah daerah provinsi. terhadap Gubernur.
 PENGESAHAN DAN PENYAMPAIAN LAKE 09

LAKE

LAKE
✓ LAKE Pusat ditandatangani oleh Pejabat
Pimpinan Tinggi Pratama yang memiliki
fungsi bidang Pengawasan Kearsipan pada

PUSAT
ANRI.
✓ Selanjutnya, LAKE disampaikan oleh Kepala
ANRI kepada Menteri, Kepala, Ketua,
Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan
pimpinan BUMN paling lambat tanggal 31
Agustus setiap tahunnya.

LAKE ✓ LAKE Daerah ditandatangani oleh Sekretaris

Daerah provinsi.

DAERAH ✓ Selanjutnya, LAKE disampaikan oleh

Gubernur kepada Bupati/Walikota dengan
tembusan kepada Menteri Dalam Negeri dan
Kepala ANRI paling lambat tanggal 31
Agustus setiap tahunnya.
 SISTEMATIKA LAKE 10

Penyusunan LAKE dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: LAKE

BAB I BAB II BAB III

PENDAHULUAN URAIAN KESIMPULAN

Berisi tentang latar
HASIL PENGAWASAN
belakang, dasar hukum Berisi kesimpulan akhir
Berisi Kondisi Faktual,
pelaksanaan pengawasan berdasarkan nilai hasil
Pemenuhan Standar,
kearsipan, maksud dan pengawasan kearsipan.
Catatan Hasil Audit, dan
tujuan, ruang lingkup,
Rekomendasi
pelaksana, dan kondisi
umum objek
pengawasan.
 PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT KEARSIPAN 11

LAKI
INTERNAL (LAKI)
LAKI disusun oleh Tim
Pengawas Kearsipan LAKI ditandatangani oleh
Internal bagi setiap Kepala Unit Kearsipan/
objek pengawasan. Kepala Lembaga
Kearsipan dan
Selain itu, tim pengawas Pengarah.
juga perlu menyusun
LAKI Konsolidasi yang
merupakan gabungan
hasil Pengawasan
Kearsipan pada seluruh Tim
Objek Pengawasan. Pengawas Pengesahan
Definsi

LAKI adalah hasil pengawasan kearsipan yang disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal
untuk setiap objek pengawasan berdasarkan Risalah Hasil Audit Sementara.
 PENYAMPAIAN LAKI 12

LAKI disampaikan oleh: LAKI

a. Pimpinan LKD Provinsi kepada Gubernur

Pimpinan LKD Kabupaten/Kota kepada

b.
Bupati/Walikota

c. Pimpinan LKPT kepada Rektor

Pimpinan unit kearsipan kepada pimpinan

lembaga negara (K/L), BUMN, BUMD,
d.
organisasi kemasyarakatan atau organisasi
politik

Selanjutnya, Tembusan LAKI disampaikan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus setiap tahun anggaran
untuk dapat dijadikan sebagai bahan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional. (LHPKN).
 SISTEMATIKA LAKI 13

Penyusunan LAKI dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: LAKI

BAB I BAB II BAB III

PENDAHULUAN URAIAN KESIMPULAN

Berisi tentang latar
HASIL PENGAWASAN Berisi kesimpulan akhir
belakang, dasar hukum berdasarkan nilai hasil
Berisi Kondisi Faktual, pengawasan kearsipan
pelaksanaan pengawasan
Pemenuhan Standar, dan ditandatangani oleh
kearsipan, maksud dan
Catatan Hasil Audit, dan Kepala Unit
tujuan, ruang lingkup,
Rekomendasi Kearsipan/Kepala
pelaksana, dan kondisi
umum objek Lembaga Kearsipan dan
pengawasan. Pengarah.
 SISTEMATIKA PENYUSUNAN 14

LHM
LAPORAN HASIL MONITORING (LHM)
Disusun oleh Tim Pengawas Kearsipan internal maupun eksternal, berdasarkan Risalah Hasil Monitoring
Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan. Risalah HMTLHPK disusun berdasarkan rekomendasi yang
diberikan oleh tim pengawas tahun sebelumnya.

BAB I BAB II BAB III

PENDAHULUAN
Berisi tentang latar
belakang, dasar hukum,
maksud dan tujuan,
ruang lingkup (aspek),
penilaian hasil
Pengawasan Kearsipan,
dan petugas pelaksana;
URAIAN
KESIMPULAN
HASIL MONITORING
Berisi tentang nilai hasil
Berisi tentang uraian hasil monitoring tindak lanjut pengawasan, termasuk
hasil pengawasan kearsipan, yang memuat nilai hasil pengawasan
informasi mengenai aspek/sub aspek penilaian, tahun sebelumnya.
uraian kondisi faktual atau tindak lanjut objek
pengawasan, tingkat perkembangan, status tindak
lanjut, dan rekomendasi pasca monitoring.
 SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN HASIL 15

LHPKN
PENGAWASAN KEARSIPAN NASIONAL (LHPKN)
Tim Pengawas Kearsipan Pusat (ANRI) menyusun Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional berdasarkan
LAKE atau LHM dan LAKI yang diterima.

BAB I BAB II BAB III BAB IV

PENDAHULUAN RINGKASAN HASIL PENGAWASAN KESIMPULAN

BerisI tentang latar PENGAWASAN KEARSIPAN KEARSIPAN INTERNAL DAN PENUTUP
belakang, dasar hukum, Berisi Ringkasan Hasil Pengawasan Berisi tentang
Berisi tentang ringkasan
maksud dan tujuan, Kearsipan berisi tentang gambaran kesimpulan umum
hasil pengawasan
ruang lingkup (aspek), umum hasil pengawasan kearsipan kondisi penyelenggaraan
internal yang telah
penilaian hasil baik berupa audit maupun kearsipan, dan nilai
dilakukan oleh
pengawasan monitoring TLHP pada seluruh objek indeks hasil pengawasan
K/L/D/BUMN/BUMD/PT
kearsipan. pengawasan yang dilaksanakan pada kearsipan.
N berdasarkan LAKI yang
tahun berjalan. diterima.
 16

CONTOH PENYUSUNAN LAPORAN

CATATAN:
PADA SAAT PENYUSUNAN LAPORAN AGAR SELALU MEMPERHATIKAN BENTUK DAN FORMAT PEMBUATAN
NASKAH DINAS SESUAI DENGAN PERATURAN TATA NASKAH DINAS YANG BERLAKU DI LINGKUNGAN
PENCIPTA ARSIP.
FORMAT LAKE 17
FORMAT LAKE 18
FORMAT LAKE 19
FORMAT LAKI 20
FORMAT LAKI 21
FORMAT LAKI 22
 LAKI
Selaku Unit Pengolah
23
 LAKI
Selaku Unit Kearsipan (1)
24
 LAKI
Selaku Unit Kearsipan (2) 25
 FORMAT REKAPITULASI LAKI 26

Nilai Jumlah Nilai

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot KATEGORI
Standar Skor Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) (6) (7) = (8)
X100 (5) x (6)
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 5800

1.1 Penciptaan Arsip 800

1.2. Penggunaan Arsip 800

1.3. Pemeliharaan Arsip 1400

1.4. Penyusutan Arsip 2800

2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 5200

2.1 SDM Kearsipan 2600
Prasarana dan Sarana
2.2. 2600
Kearsipan

TOTAL
 BAB III
Unit Pengolah BAB III
KESIMPULAN 27
Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Biro YYY Arsip
Nasional Republik Indonesia secara keseluruhan memperoleh penilaian sebesar 72,47 (tujuh puluh dua koma empat tujuh) dengan kategori “ BB
(Sangat Baik)”.
Adapun hasil penilaian untuk setiap aspek adalah sebagai berikut:

Nilai Jumlah
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot Nilai Akhir KATEGORI
Standar Skor
(1) (2) (3) (4) (5) = (4)/(3) (6) (7) = (8)
X100 (5) x (6)
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 5800 3500 60,34 50% 30,17 D (SANGAT KURANG)
1.1 Penciptaan Arsip 800 400 50,00 25% 12,50 D (SANGAT KURANG)
1.2. Penggunaan Arsip 800 600 75,00 25% 18,75 D (SANGAT KURANG)
1.3. Pemeliharaan Arsip 1400 1000 71,42 25% 17,85 D (SANGAT KURANG)
1.4. Penyusutan Arsip 2800 1500 53,57 25% 13,39 D (SANGAT KURANG)
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 5200 4400 84,61 50% 42,30 C (KURANG)
2.1 SDM Kearsipan 2600 2100 80,76 50% 40,38 C (KURANG)
2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2600 2300 88,46 50% 44,23 C (KURANG)
TOTAL 72,47 BB (SANGAT BAIK)

Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggung jawab pada Biro YYY dapat menindaklanjuti rekomendasi yang telah kami
sampaikan khususnya pada aspek-aspek yang memperoleh penilaian belum baik.

Mengetahui, Jakarta, Bulan, Tahun

Sekretaris Utama Kepala Biro Umum
 BAB III
Unit Kearsipan BAB III
KESIMPULAN 28
Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Sekretariat Direktorat
Jenderal YYY selaku Unit Kearsipan II Kementerian XXXX secara keseluruhan memperoleh penilaian sebesar 72,47 (tujuh puluh dua koma empat
tujuh) dengan kategori “BB (Sangat Baik)”.
Adapun hasil penilaian untuk setiap aspek adalah sebagai berikut:

Nilai Jumlah Nilai

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot KATEGORI
Standar Skor Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) =(4)/(3) (6) (7) = (8)
X100 (5) x (6)
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 5800 3500 60,34 50% 30,17 D (SANGAT KURANG)
1.1 Penciptaan Arsip 800 400 50,00 25% 12,50 D (SANGAT KURANG)
1.2. Penggunaan Arsip 800 600 75,00 25% 18,75 D (SANGAT KURANG)
1.3. Pemeliharaan Arsip 1400 1000 71,42 25% 17,85 D (SANGAT KURANG)
1.4. Penyusutan Arsip 2800 1500 53,57 25% 13,39 D (SANGAT KURANG)
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 5200 4400 84,61 50% 42,30 C (KURANG)
2.1 SDM Kearsipan 2600 2100 80,76 50% 40,38 C (KURANG)
2.2. Prasarana dan Sarana Kearsipan 2600 2300 88,46 50% 44,23 C (KURANG)
TOTAL 72,47 BB (SANGAT BAIK)

Berdasarkan hasil penilaian tersebut agar pejabat yang bertanggung jawab pada Sekretariat Direktorat Jenderal YYY dapat menindaklanjuti rekomendasi
yang telah kami sampaikan khususnya pada aspek-aspek yang memperoleh penilaian belum baik.

Mengetahui, Jakarta, Bulan, Tahun

Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum
 LAKI
KONSOLIDASI (1)
29
 LAKI
KONSOLIDASI (2)
30
FORMAT LHM
31
32
 Pusat Akreditasi Kearsipan

E-mail : pusat.akreditasi@anri.go.id
Telp. : 021-7805851 ext. 723