BIODATA

NAMA : KISWATI,SS.,MPA

TTL : CURUP, 15 AGUSTUS 1968

JABATAN : KABID KEARSIPAN

INSTANSI : DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI SUMATERA BARAT

ALAMAT : PERUMAHAN SOPO INANTA

BLOK J/8 LUBUK BUAYA PADANG

HP/WA : 08126776807/081261994538
 MONITORING TINDAK LANJUT HASIL
PENGAWASAN KEARSIPAN DAN PENCAPAIAN
INDIKATOR KINERJA BERDASARKAN
PERMENDAGRI NOMOR 18 TAHUN 2020
DISAMPAIKAN DALAM RANGKA FORUM OPD PENYUSUNAN RENCANA
KERJA (RENJA) DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
PROVINSI SUMATERA BARAT TAHUN 2023
HOTEL AXANA PADANG, 24 FEBRUARI 2022
 NILAI PENGAWASAN KEARSIPAN PEMERINTAH PROVINSI
SUMATERA BARAT TAHUN 2016 - 2021

NO TAHUN NILAI KATEGORI PERINGKAT KET

NASIONAL
1 2016 58 KURANG 8
2 2017 73,30 CUKUP 7
3 2018 76,30 BAIK 8
4 2019 67,19 BAIK 8
5 2020 75,11 SANGAT BAIK 9
6 2021 ? (61-70) BAIK 18
 PENGAWASAN KEARSIPAN

• Proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan

standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan
 TAHAPAN PENGAWASAN KEARSIPAN

PERENCANAAN PROGRAM
01

02 PELAKSANAAN

PELAPORAN
03
 PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN
TAHUNAN (PKPKT)

•Rencana kegiatan Pengawasan Kearsipan untuk jangka

waktu satu tahun anggaran
 KETENTUAN
PASAL 57 S.D 59

PERENCANAAN  PKPKT Nasional, disusun oleh ANRI

PROGRAM  PKPKT Instansi/lembaga, disusun oleh
pimpinan instansi (Unit Kearsipan/
Lembaga Kearsipan)

 Pendahuluan
SISTEMATIKA  Dasar Penyusunan
PKPKT  Rencana Pengawasan Kearsipan
Jadwal waktu pengawasan,
obyek pengawasan, prioritas, anggaran,
jenis dan metode, langkah kerja
 Penutup

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan
 PKPKT NASIONAL TAHUN 2022
1. Jadwal Pengawasan (Eksternal)
No Kegiatan Pelaksana Waktu Output
1 Penyusunan PKPKT Pusat Akreditasi Januari - Februari PKPKT Nasional /
Kearsipan/ Obwas PKPKT Instansi Tahun
2022
2 Pengawasan Kearsipan Tim Pengawas Maret - Agustus 93 Laporan
Eksternal di lingkungan Kearsipan Pusat Pengawasan Kearsipan
Kementerian/ Eksternal
Lembaga/PTN/BUMN
3 Pengawasan Kearsipan Tim Pengawas Maret - Agusus 34 Laporan
Eksternal di lingkungan Kearsipan Pusat
Pemerintah Provinsi
4 Pengawasan Kearsipan Tim Pengawas Maret - Agustus 508 Laporan
Eksternal di lingkungan Kearsipan Daerah
Pemerintah Kabupaten/Kota
5 Visitasi Provinsi dan klarifikasi hasil Tim Pengawas Kearsipan Juli - Angustus 34 Laporan
pengawasan Eksternal di Pusat, dan
lingkungan Pemerintah Tim Pengawas Kearsipan
Kabupaten/Kota Daerah
 PKPKT NASIONAL TAHUN 2022

2. Jadwal Pengawasan (Internal)

No Kegiatan Pelaksana Waktu Output

1 Pengawasan Kearsipan Internal Tim Pengawas Maret s.d. Juni 92 Laporan

Kementerian Kearsipan Internal Pengawasan
/Lembaga Kearsipan Internal
2 Pengawasan Kearsipan Internal di Tim Pengawas Maret s.d. Juli 34 Laporan
lingkungan Pemerintah Provinsi Kearsipan Internal
3 Pengawasan Kearsipan Internal di Tim Pengawas Maret s.d. Agustus 508 Laporan
lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota Kearsipan Internal

4 Verifikasi LAKI ANRI Juli s.d Agustus Nilai verifikasi

Pengawasan
Kearsipan internal
5 Penetapan Nilai Pengawasan K/L/D, PTN, BUMN Agustus Nilai Pengawasan
Kearsipan Internal Kearsipan Internal
 ARAH DAN TUJUAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Terwujudnya
memori kolektif
bangsa

Terwujudnya
Akuntabilitas kinerja
Ketersediaan
dan kemanfaatan
Pengawasan arsip
Kearsipan
 PENGAWASAN KEARSIPAN: POTRET MUTU PENYELENGGARAN KEARSIPAN PADA K/L/D, PTN, BUMN

PEMBINAAN KEARSIPAN
• Peningkatan Kapabilitas
1 2 Penyelenggaraan
Kearsipan melalui implementasi kebijakan

3 SUMBER DAYA KEARSIPAN

KEBIJAKAN KEARSIPAN
• SDM (struktural dan Arsiparis)
• Peningkatan Kualitas Kebijakan • Organisasi
Kearsipan sebagai standar mutu • Sarana Dan Prasarana
pengelolaan arsip • Pendanaan

4 Goal

PENGELOLAAN ARSIP
AUTENTIK, UTUH, TERPERCAYA
• Ketersediaan Arsip Dinamis Pemanfaatan arsip untuk
• Keselamatan Arsip Statis Kepentingan negara dan bangsa
melalui penyelenggaraan kearsipan
yang komprehensif dan terpadu.
 SASARAN DAN FOKUS PENGAWASAN KEARSIPAN 5 (LIMA) TAHUNAN

PERKA ANRI NO 38 TAHUN 2015 PERATURAN ANRI NO 6 TAHUN 2019

(Periode 2016 - 2020 ) (Periode 2021 – 2024)

Sasaran : Sasaran:
Terwujudnya Tertib Kebijakan Terwujudnya Tertib Pengelolaan Arsip

Indikator Keberhasilan capaian: Indikator Keberhasilan capaian Ketersediaan

Penetapan Kebijakan arsip aktif pada Unit Pengolah, Arsip Inaktif
pada Unit Kearsipan, dan
Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan
(Implementasi Kebijakan)

Komponen Penilaian Komponen Penilaian

Pemenuhan Pemenuhan dan Reform
 KUNCI SUKSES PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL

Pemahaman yang mendalam tentang Aspek (substansi) yang diawasi/ diaudit:

• Memastikan Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan peraturan per-UU-an terkait:
 Penciptaan, ( memastikan pembuatan dan penerimaan arsip
terkendali)
 Penggunaan (memastikan ketersediaan arsip, prosedur, penyajian arsip
pada UP dan/atau UK )
 Pemeliharaan, (memastikan pemberkasan, penataan, penyimpanan, dan alih
media, pemeliharaan arsip vital, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga)
 Penyusutan Arsip (memastikan pemindahan secara rutin (UP),
pemusnahan, penyerahan)
• Pengelolaan Sumber Daya Kearsipan
 SDM (pejabat struktural, Arsiparis, Pengelola Arsip kompeten melalui
pendidikan kearsipan atau diklat)
 Prasarana dan Sarana (memastikan gedung, ruangan, peralatan kearsipan
sesuai standar)
 KUNCI SUKSES PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL

• Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif

 Pemberkasan (memastikan arsip aktif yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan dalam POK
diberkaskan dan dibuat dalam daftar berkas dan daftar isi berkas)
 Penyimpanan Arsip Aktif (memastikan arsip aktif disimpan di sentral file, memastikan
ketersediaan arsip aktif yang seharusnya tercipta berdasarkan dokumen anggaran dan
pelaksanaan fungsi unit pengolah
 Disesuaikan dengan DIPA, POK, fungsi unit pengolah
 TARGET DAN PENCAPAIAN KINERJA URUSAN
KEARSIPAN
• LANDASAN HUKUM :
1. KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR 050 – 5889 TAHUN 2019
TENTANG HASIL VERIFIKASI, VALIDASI, DAN INVENTARISASI KLASIFIKASI,
KODEFIKASI DAN NOMENKLATUR PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAN
KEUANGAN DAERAH
2. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 18
TAHUN 2020 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN PERATURAN PEMERINTAH
NOMOR 13 TAHUN 2019 TENTANG LAPORAN DAN EVALUASI
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAERA
PENYELENGGARAAN URUSAN KEARSIPAN MENURUT KEPMENDAGRI NOMOR
050 – 5889 TAHUN 2019

3 PROGRAM :
I. PROGRAM PENGELOLAAN ARSIP
II. PROGRAM PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP
III. PROGRAM PERIZINAN PENGGUNAAN ARSIP
 PROGRAM PENGELOLAAN ARSIP
NO KEGIATAN
1 Pengelolaan Arsip Dinamis
2 Pengelolaan Arsip Statis
3 Pengelolaan Simpul Jaringan
dalam Sistem Informasi
Kearsipan Nasional Tingkat
Provinsi
SUB KEGIATAN TARGET KINERJA KET
PERMENDAGRI NO 18 TAHUN
2020
1. Penciptaan dan Penggunaan Arsip a = Persentase arsip aktif T=(a+i+s+j)/4
Dinamis yang telah dibuatkan
2. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip daftar arsip Tingkat ketersediaan arsip
Dinamis i = Persentase arsip inaktif sebagai bahan
3. Pengawasan Arsip Dinamis Kewenangan yang telah dibuatkan akuntabilitas kinerja, alat
Provinsi daftar arsip
bukti yang sah dan
pertanggungjawan
1. Pengumpulan dan Penyampaian Salinan s = Persentase arsip statis nasional
Otentik Naskah Asli Arsip Terjaga yang telah dibuatkan
kepada ANRI saran bantu temu balik
2. Akuisisi, Pengolahan, Preservasi, dan
Akses Arsip Statis
1. Penyediaan Informasi, Akses dan j = Persentase jumlah arsip
Layanan Kearsipan Tingkat Daerah yang dimasukan dalam
Provinsi Melalui JIKN SIKN melalui JIKN
2. Pemberdayaan Kapasitas Unit Kearsipan
dan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi
 PROGRAM PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP
NO KEGIATAN SUB KEGIATAN TARGET KINERJA KET
PERMENDAGRI NO 18 TAHUN 2020

1 Pemusnahan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Dearah Provinsi
Yang Memiliki Retensi di Bawah
10 Tahun
2 Perlindungan dna Penyelamatan
Arsip Akibat Bencana yang
Berskala Provinsi
3 Penyelamatan Arsip Perangkat
Daerah Provinsi yang Digabung
dan/atau dibubarkan, dan
Pemekaran Daerah
Kabupaten/Kota
4 Autentikasi Arsip Statis dan Arsip
Hasil Alihmedia yang Dikelola
oleh Lembaga Kearsipan Provinsi
1. Penilaian, Penetapan dan Pelaksanaan
Pemusnahan Arsip yang Memiliki Retensi di
bawah 10 (sepuluh) Tahun
2. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip yang memiliki
Retensi Di Bawah 10 Tahun
1. Evakuasi, Identifikasi, Pemulihan, dan
Penyimpanan akibat Bencana
2. Pemulihan dan Penyimpanan Arsip Akibat
Bencana
1. Pendataan, Penyusunan Daftar dan Penilaian
serta Penyerahan Atau Pemusnahan Arsip bagi
Penggabungan Perangkat Daerah Provinsi
2. Pendataan, Penyusunan Daftar dan Penilaian
serta Penyerahan Atau Pemusnahan Arsip bagi
Pembubabaran Lintas Kabupaten/Kota
3. Pendampingan Penyelamatan Arsip bagi
Pemekaran Lintas Kabupaten /Kota
1. Penilaian dan Penetapan Autentisitas Arsip
Sesuai Persyaratan Penjaminan Keabsahan Arsip
2. Penilaian dan Penetapan Hasil Alih Media yang
di Kelola oleh Lembaga Kearsipan Provinsi
m = tingkat kesesuaian kegiatan Tingkat Keberadaan
pemusnahan arsip dengan NSPK
b = tingkat kesesuaian kegiatan dan Keutuhan arsip
perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai bahan
dari bencana dengan NSPK pertanggung
g = tingkat kesesuaian kegiatan
penyelamatan arsip perangkat daerah jawaban
provinsi yang digabung dan/atau
dibubarkan dan pemekaran daerah
kabupaten/ kota dengan NSPK
a = tingkat kesesuaian kegiatan autentikasi
arsip statis dan arsip hasil alih media
dengan NSPK
c = tingkat kesesuaian kegiatan pencarian
arsip statis dengan NSPK
i = tingkat kesesuaian kegiatan penerbitan
izin penggunaan arsip

5 Pencarian Arsip Statis Provinsi
Yang Dinyatakan Hilang
1. Penilaian dan Penetapan Autentisitas Arsip Statis
yang di nyatakan hilang
2. Evaluasi dan Penetapan Hasil alih Media yang di
nyatakan hilang
3. Penetapan dan Pengumuman Daftar Pencarian
Arsip (DPA)

NO KEGIATAN
1 Pelayanan Izin Penggunaan
Arsip Yang Bersifat Tertutup
di Daerah Provinsi
PROGRAM PERIZINAN PENGGUNAAN ARSIP
SUB KEGIATAN TARGET KINERJA KET
PERMENDAGRI NO 18 TAHUN 2020
1. Penyusunan dan Penerapan SOP
Penggunaan Arsip Yang Bersifat Tertutup
sda Tingkat keberadaan dan
2. Penyediaan Daftar dan Penetapan Izin keutuhan arsip sebagai
Penggunaan Arsip Yang Bersifat Tertutup bahan
pertanggungjawaban
setiap aspek kehidupan
berbangsa dan bernegara
TERIMA KASIH