KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN

INSTRUMEN PEMILIHAN UNIT KEARSIPAN TERBAIK TINGKAT KEMENTERIAN PERINDUS

I. PETUNJUK
1. Sebelum memberikan jawaban Bapak/Ibu dimohon dengan hormat agar membaca terlebih dahulu petunjuk, keterangan dan b
2. pertanyaan-pertanyaan
Jawaban yang diberikanyang adacheck
berupa pada list
tabel( √dibawah ini; 'Sudah' apabila ada dan 'Belum' apabila belum ada;
) pada kolom
3. Isikan jumlah orang pada kolom yang menyebutkan isian jumlah orang;
4. Jawaban yang diberikan harus sesuai dengan kenyataan, data dukung dan dokumentasi;
5. Pertanyaan ini ditujukan bagi Kepala Unit Kearsipan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di instansi masing-masing;
6. Lembar instrumen penilaian yang telah diisi dikembalikan kepada Kepala Biro Umum disertai data dukung berupa:
- Program Kerja Kearsipan
- Data dukung dan
dokumentasi lainnya
II. DATA UNIT KEARSIPAN II / III
Unit Kearsipan : II / III (pilih salah satu)
Nomenklatur Unit Kearsipan : UU No. 43 Tahun
Nama Unit Kerja 2019……………………………………………………………………………………………………………….
: SMK-SMTI
Alamat PONTIANAK…………………………………………………………………………………………………………
: Jl. Sulawesi Dalam no. 31 Pontianak
Telp./Fax : Telp. (0561)732128 Fax. (0561)732128
Jumlah Central File Yang : 1 ruangan
dimiliki
Alamat Record Centre : Jl. Sulawesi Dalam no. 31 Pontianak

III. PERNYATAAN

Nama Unit Kerja : SMK-SMTI Pontianak

Nama Pimpinan Unit Kerja : Dra. Sih Parmawati, MM
 Alamat : Jl. Sulawesi Dalam no. 31 Pontianak
Telp./Fax : Telp. (0561)732128 Fax. (0561)732128

Menyatakan bersedia mengikuti rangkaian kegiatan penilaian unit kearsipan terbaik tingkat Kementerian Perindustrian

` Jabatan Pimpinan Un

Sih Parmawa

Untuk Unit Kea

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
INSTRUMEN PEMILIHAN UNIT KEARSIPAN TERBAIK TINGKAT KEMENTERIAN

No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

I Pembinaan A. Program Memiliki program kegiatan pembinaan kearsipan Sudah

Kegiatan untuk aparatur
Kearsipan

B. Penyusunan Tersedianya SOP kearsipan yang dituangkan Sudah

SOP dalam SOP yang ditandatangani Pimpinan Unit
Kearsipan Kerja:

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

Pengelolaan Arsip Aktif

1). SOP Pengurusan surat
2). SOP Pemberkasan Arsip
3) SOP Layanan Peminjaman Arsip Aktif
4). SOP Pemindahan Arsip Aktif
Pengelolaan Arsip Inaktif
5). SOP Penataan Arsip Inaktif
6). SOP Penyusutan Arsip Inaktif
7). SOP Pemeliharaan Arsip Inaktif
8). SOP Layanan Peminjaman Arsip Inaktif
C Pemberian Terlaksananya kegiatan bimbingan kearsipan: Sudah
Bimbingan dan
Konsultasi
1). Bimbingan Pengelolaan Arsip Dinamis

2). Knowledge Sharing Kearsipan

D Evaluasi Terlaksananya kegiatan evaluasi kearsipan di unit Sudah

Kearsipan pengolah

Melaksanakan kegiatan evaluasi kearsipan di

UK2

G Kerjasama Terlaksananya kerjasama Kearsipan dengan pihak Sudah

dengan Pihak lain
Lain
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

II Pengelolaan A. Program Memiliki program kegiatan pengelolaan

Arsip Dinamis Kegiatan kearsipan
Kearsipan

B. Pengelolaan 1. Tata Naskah a. Standar format Terdapat konsistensi penerapan peraturan tentang Sudah
Arsip Aktif Dinas Naskah Dinas tata naskah dinas
1). Kerangka dan format surat
2). Penggunaan kop surat dinas

b. Standar Menerapkan penggunaan kertas sesuai dengan Sudah

Penggunaan nilai
1). guna arsip
Kertas A4 untuk Naskah Dinas Biasa
Kertas
2). Kertas F4 untuk Naskah Dinas Peraturan

c. Autentikasi Melakukan kegiatan untuk menjamin legalitas Sudah

surat
1). Penandatanganan
2). Pengklasifikasian
3). Penomoran surat
4). Pemberian tanggal
5). Pemberian cap dinas
6). Pengkodean sesuai Klasifikasi Arsip
2. Registrasi dan a. Naskah dinas Melakukan registrasi dan pendistribusian Sudah
distribusi masuk terhadap naskah dinas masuk
terhadap
naskah dinas

1). Buku agenda

2). E Disposisi
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

3). Entri naskah dinas masuk pada TNDE

Melakukan pendistribusian naskah dinas masuk Sudah

kepada unit ekspedisi
1). Buku pengolah dengan menggunakan:

2). Intrafax

b. Naskah Dinas Melakukan registrasi terhadap naskah dinas Sudah

Keluar keluar
1). Buku agenda

2). Intrafax

3). Entri Penomoroan naskah dinas keluar

pada TNDE

4). Menyimpan pertinggal naskah dinas keluar

3. Pemberkasan Melakukan pemberkasan arsip Sudah

Arsip Aktif
1). Melakukan pemeriksaan terhadap tanda
siap file dan kelengkapan berkas
2). Menggunakan tab folder

3). Melakukan kegiatan pemberian kode pada

arsip dan label boks file
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

4). Melakukan kegiatan pengelompokan arsip

berdasarkan berkas kegiatan
5). Memberikan tunjuk silang pada arsip yang
mempunyai keterkaitan informasi antar
arsip
6). Melakukan kegiatan pelabelan pada tab
folder dan tab guide
4. Penyimpanan Melakukan penyimpanan arsip aktif Sudah
Arsip Aktif 1). Melakukan penempatan berkas pada folder

2). Melakukan penyimpanan arsip pada filing

cabinet (sesuai urutan kode klasifikasi)
3). Melakukan entri data pada Database Arsip
Aktif
4). Membuat Daftar Arsip Aktif (Daftar Berkas
dan Daftar Isi Berkas)
5. Penemuan Melakukan penemuan kembali arsip aktif Sudah
Kembali Arsip
Aktif

1). Tersedia daftar arsip yang meliputi:

- Daftar Berkas
- Daftar Isi Berkas
- penyampaian daftar arsip aktif per 6
2). bulan sekali
Terdapat kegiatan pengendalian dalam
pelayanan arsip,(out
- Out indicator dengan
guidemenggunakan
dan out sheet, out
folder)
3). Dilakukan pencatatan
peminjaman/penggunaan melalui
buku/formulir peminjaman arsip
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

C Pengelolaan 1. Pemindahan a. Pemindahan arsip Menyusun daftar arsip inaktif yang dipindahkan Sudah
Arsip Inaktif inaktif (dari unit dengan retensi kurang dari 10 tahun :
kerja ke unit
kearsipan) 1). Melakukan pemindahan arsip inaktif dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan secara
periodik berdasarkan JRA

b. Penyerahan arsip Menyusun daftar arsip inaktif yang dipindahkan Sudah

statis dengan dengan retensi 10penyerahan
1). Melakukan tahun atau arsip
lebih statis dari Unit
retensi 10 tahun Kearsipan ke Biro Umum
atau lebih (dari
Unit Kearsipan ke
ANRI)

2 Penyimpanan Penyimpanan arsip inaktif Sudah

arsip inaktif Melakukan penyimpanan arsip inaktif
3 Penemuan Melakukan penemuan kembali arsip inaktif Sudah
Kembali Arsip 1). Tersedia daftar arsip inaktif
Inaktif
2). Terdapat kegiatan pengendalian dalam
pelayanan arsip inaktif,
- Out indicator dengan
(out guide dan out sheet)
4). Dilakukan pencatatan
peminjaman/penggunaan melalui
buku/formulir peminjaman
4 Pelindungan Melakukan perlindungan dan pengamanan arsip Sudah
dan
Pengamanan
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List
4 Pelindungan
dan a Melakukan kegiatan pemeliharaan dan
Pengamanan perawatan

b Melakukan control terhadap arsip inaktif

yang dipinjam

5 Pemusnahan Menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan Sudah

1). Mengajukan ke Biro Umum

2). Melakukan pengecekan terhadap daftar

arsip yang akan dimusnahkan oleh tim dari
Unit Kearsipan I

6 Penerapan Telah dilaksanakannya pengelolaan arsip dinamis Sudah

Pengelolaan berbasis teknologi informasi
a Melaksanakan dan komunikasi
pengelolaan (TIK)
arsip dinamis
Arsip Dinamis dengan Sistem Informasi Kearsipan
Berbasis Kemenperin (SIKKA)
Teknologi
Informasi dan
Komunikasi

b Tersedianya sarana kerja

c Tersedianya Arsiparis yang menguasai
Teknologi Informasi
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

III Sumber Daya A. SDM 1. Pimpinan UK a. Pendidikan dan Telah mengikuti pendidikan non formal: Sudah
Manusia Kearsipan II/III Pelatihan - Diklat teknis kearsipan/ Sosialisasi/ Bimtek
Kearsipan kearsipan

2. Arsiparis a. Jenjang Jabatan Sudah memiliki Arsiparis: Sudah

Arsiparis

a. Ahli
- Berijazah S-1 ilmu kearsipan ………. Org

- Berijazah S-1 ilmu lain dengan ………. Org

pendidikan dan pelatihan fungsional
arsiparis

b. Terampil
- Berijazah D-III/IV kearsipan ………. Org
- Berijazah D-III/IV ilmu lain dengan 1 Org
pendidikan dan pelatihan fungsional
arsiparis

- Berijazah SMA dengan inpassing ……… Org

b. Peningkatan Telah mengikuti uji kompetensi di bidang Sudah

Kompetensi kearsipan dan mendapat sertifikat
Kearsipan
c. Formasi Arsiparis Ketersediaan Formasi Arsiparis Sudah

- Arsiparis Ahli 1 Org

- Arsiparis Terampil 1 Org
-
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

3. Pengelola Arsip a. Pendidikan Telah memiliki pengelola arsip yang berijazah: Sudah

- SMA 1 Org
- D-III 1 Org
- D-IV -
- S-1 dan selebihnya -
b. Peningkatan Telah mengikuti diklat teknis kearsipan Sudah
Kompetensi 2 Org
Kearsipan

c. Penempatan Penempatan Pengelola arsip pada: Sudah

- Unit Pengolah 1 Org
- Unit Kearsipan 1/ Utama 1 Org
- Unit Kearsipan 2 -
V Prasarana - A. Prasarana a. Gedung dengan Sesuai dengan standar rancang bangun gedung Sudah
Sarana Kearsipan rancang bangun record centre
Kearsipan yang dimiliki sebagai record
centre

b. Tata Ruang Pusat Ruang kerja Sudah

Arsip Standar Ruang Penyimpanan
Ruang Layanan
Ruang Pengolahan
Ruang Transit
No Komponen Kriteria Sub Kriteria Sub-sub Kriteria tolak ukur Check List

B. Sarana Sudah
Kearsipan
yang dimiliki

a. Rak
b.. Boks
c. Folder dan kertas
pembungkus

JUMLAH

12 Juni 2019
Pimpinan Unit

Sih Parmaw
RIAN PERINDUSTRIAN

juk, keterangan dan bentuk

m ada;

i masing-masing;
ng berupa:

……………………….
……………………………………
 Perindustrian

Jabatan Pimpinan Unit kerja

Sih Parmawati

Untuk Unit Kearsipan II dan III

EMENTERIAN

% Nilai Nilai Riil Ket

Ideal
30% 30 Bukti Data
Dukung KAK,
RAB dan POK
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal

Bukti SOP
Bukti SOP
Bukti SOP
Bukti SOP

Bukti SOP
Bukti SOP
Bukti SOP
Bukti SOP

Bukti
Dokumentasi
dan Foto

Bukti
Dokumentasi
dan Foto

Bukti
Dokumentasi
dan Foto
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal
30% 30 Bukti Data
Dukung KAK,
RAB dan POK

Contoh Surat
Dinas

dibuktikan
dengan
memberikan
contoh

dibuktikan
dengan data
dukung

Bukti Foto
Bukti Screen
Shoot
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal
Bukti Screen
Shoot

Bukti
Dokumentasi
Bukti Screen
Shoot

Bukti
Dokumentasi
Bukti Screen
Shoot
Bukti Screen
Shoot

Bukti
Dokumentasi

Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal
Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi

Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
Bukti Daftar
Arsip

bukti daftar
berkas arsip aktif

Bukti
Dokumentasi
Bukti
Dokumentasi
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal

Bukti
Dokumentasi
(Berita Acara
dan Daftar Arsip)

Bukti
Dokumentasi
(Berita Acara
dan Daftar Arsip)

Daftar Arsip

Bukti
Dokumentasi
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal

Bukti Daftar
Arsip Usul
Musnah dan
Surat Usul
Proses Usul
Musnah

Bukti
Dokumentasi
Foto

Bukti Screen
Shoot
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal
20% 20
Bukti sertifikat

bukti SK

bukti sertifikat

bukti peta
jabatan dan
ABK
% Nilai Nilai Riil Ket
Ideal
Bukti Surat
Penugasan
Pimpinan Unit
Kerja

bukti sertifikat

20% 20

foto
foto
foto
foto
 % Nilai Nilai Riil Ket
Ideal

foto
foto
foto
foto
foto

100 100

ni 2019
Pimpinan Unit Kerja

Sih Parmawati