PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL TAHUN 2024

Zita Asih Suprastiwi

Kepala Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia
ARSIP MILIK NEGARA
“Arsip yang tercipta dari kegiatan
lembaga negara (K/L/D,PTN,BUMN) dan
kegiatan yang menggunakan sumber
dana negara dinyatakan sebagai
arsip milik negara”
(Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)

“ arsip sebagai identitas dan jati diri

bangsa, serta sebagai memori, acuan,
dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara”
“Perlu dilakukan
Pengawasan Kearsipan”
 Dasar Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang

-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang

Pengawasan Kearsipan.

4. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2020

tentang Rencana Strategis ANRI 2020-2024

5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 165 Tahun 2023 tentang Instrumen
Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan dan Tata Cara Penilaian

6. Keputusan Pimpinan K/L/Pemda tentang Tim Pengawas, dan

Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Tahun 2024
 ARAH DAN TUJUAN
PENGAWASAN KEARSIPAN

TERWUJUDNYA
MEMORI KOLEKTIF BANGSA

TERWUJUDNYA
AKUNTABILITAS KINERJA

KETERSEDIAAN DAN
KEMANFAATAN ARSIP

PENGAWASAN KEARSIPAN
 PENGAWASAN
ATAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Mengapa diperlukan pengelolaan arsip
➢ PENGAWASAN EKSTERNAL
➢ PENGAWASAN INTERNAL
 Issu Penting Pengawasan Kearsipan Tahun 2024
Simplifikasi instrumen
sesuai proses bisnis
dan Rekomendasi
Masa transisi instrument
ASKE yang disesuaikan 5
Integrasi nilai pengaw dengan SPBE
asan kearsipan
yaitu nilai eksternal 6 4
0% dan nilai internal
40%
3

Arah Dan Capaian 2024

2 ❖Upaya percepatan
❖capaian minimal Baik
menggunakan
❖Proiritas, Tema
1 aplikasi pengawasan
(Kemendagri)
❖Pengawasan Penegak
an Perat Per-UU-an
 Agenda dan Strategi Pengawasan Internal

2. Internalisasi instrumen
1. Perencanaan dan pelaksanaan
dan penilaian mandiri oleh
PKPKT dengan tepat
UP secara serentak
(living dokumen)

5. Monitoring dan laporan evaluasi

Lima
penyelenggaraan kearsipan Agenda
oleh UK I./LKD

3. Tim Pengawas yang solid

4. Audit terhadap seluruh UP (melibatkan UP/ OPD untuk percepatan
(OPD) dan pemahaman secara masif)
Pengumuman Hasil Pengawasan
pada momen strategis
 Strategi Pengawasan Kearsipan Internal

a. Pembentukan Tim Pengawas

b. Penentuan obyek pengawasan
(menggunakan metode Slovin, Perat ANRI 6 Tahun 2019)
➢ Unit Kearsipan :
➢ Unit Pengolah :
c. Sosialisasi dan internalisasi kebijakan kearsipan yang telah
ditetapkan terhadap seluruh OPD
d. Sosialisasi dan internalisasi instrumen pengawasan kearsipan
internal dan PKPKT terhadap OPD
e. Pendampingan oleh LKD pada obwas dalam pemenuhan bukti dukung
f. Penilaian LAKI konsolidasi dan melaporkan ke provinsi tepat waktu
g. Penghargaan terhadap OPD yang berprestasi
h. Monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pengawasan kearsipan
internal pada OPD
8
 PENGAWASAN KEARSIPAN

PERENCANAAN PROGRAM
01
PKPKT

02 PELAKSANAAN

INSTRUMEN AUDIT
(ASKI)

PELAPORAN
03
LHP
(LAKI)
 MANFAAT PKPKT

DOKUMEN/ INSTRUMEN ❖ Pedoman dan acuan dalam pelaksanaan

PERENCANAAN pengawasan kearsipan
❖ Alat pengendalian dan evaluasi pelaksanaan
pengawasan kearsipan
❖ Perencanaan yang baik adalah 50% keberhasilan

SARANA
❖ Kontrak Kinerja dengan pimpinan organisasi
KOMUNIKASI
❖ Acuan untuk koordinasi dengan obyek pengawasan

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan
 INDIKATOR

PENGUATAN PERAN UNIT PENGOLAH Stategi sukses di Hulu (tumbuh dan sukses Bersama)
optimalisasi pengawasan kearsipan internal)

PENINGKATAN KOMPETENSI Peran strategis Tim Pengawas dalam melaksanakan

TIM PENGAWAS pengawasan berdasarkan Prinsip Dasar

PENJAMINAN MUTU Tim Pengawas mampu menyajikan potret mutu kin

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN erja penyelenggaraan kearsipan sesuai arah kebija
kan dan fokus sasaran pembangunan kearsipan
SASARAN

❖ Pelaksanaan pengawasan dan

OUTPUT
Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan berkualitas
❖ Unit Kearsipan melaksanakan pengawasan kearsipan internal
terhadap seluruh UP dan melaporkan hasilnya kepada ANRI
❖ Terlaksananya monitoring TLRHP untuk perbaikan berkelanjutan

OUTCOME ❖ Melalui Pengawasan Kearsipan mampu meningkatkan kinerja

organisasi (akuntabel, trust public)
❖ terwujudnya tertib arsip, transformasi digital, dan memori
kolektif bangsa.
 Prinsip perilaku
Integritas
Jujur, Teliti, Bertanggung jawab, menjaga Citra organisasi dan
Soliditas tim

Obyektif
berdasar fakta, ndependen,dan bebas KKN

Kerahasiaan
menjaga dan tidak menyalahgunakan informasi

Kompeten
melaksanakan tugas sesuai peraturan meningkatkan
profesionalisme dan kualitas hasil pekerjaan
 Prinsip Pelaksanaan Pengawasan

Memastikan kecukupan Bukti

Wawancara dengan orang yang tepat

Menjaga Kerjasama Tim

Disiplin terhadap Jadwal

Menjaga informasi (nilai ) sblm ditetapkan

 Manfaat Pengawasan Internal

a. Ketersediaan arsip pada setiap OPD terjamin

(bukti kinerja Unit terselamatkan: menjamin akuntabiltas
kinerja)

b. Trigger “menggerakkan” terwujudnya perilaku Tertib Arsip

dimulai sejak dari Hulu (Unit Pengolah/OPD)

c. Barometer Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan

(potret utuh dan menyeluruh)
15
 TIME LINE PENGAWASAN KEARSIPAN 2024
1. Eksternal
No Kegiatan Pelaksana Waktu Output
(ANRI)
1 Penyusunan PKPKT Pusat Akreditasi Januari - Februari PKPKT Nasional /
Kearsipan/ Obwas PKPKT InstansI
Tahun 2024
2 Pengawasan Kearsipan Eksternal Tim Pengawas Maret - Agustus 93 Laporan
di lingkungan Kementerian/ Kearsipan Pusat Pengawasan
Lembaga/PTN/BUMN Kearsipan Eksternal
3 Pengawasan Kearsipan Eksternal Tim Pengawas Maret - Agusus 34 Laporan
di lingkungan Pemerintah Kearsipan Pusat
Provinsi

4 Pengawasan Kearsipan Tim Pengawas Maret - Agustus 508 Laporan

Eksternal di lingkungan Kearsipan Daerah
Pemerintah Kabupaten/Kota
5 Visitasi Provinsi dan klarifikasi hasil Tim Pengawas Kearsipan Pu Juli - Angustus 34 Laporan
pengawasan Eksternal di lingkungan Pe sat, dan
merintah Kabupaten/Kota Tim Pengawas Kearsipan Da
erah
 2. Internal
No Kegiatan Pelaksana Waktu Output
(ANRI)

1 Pengawasan Kearsipan Internal Tim Pengawas Maret s.d. Juni 92 Laporan

Kementerian Kearsipan Internal Pengawasan
/Lembaga Kearsipan Internal
6 Pengawasan Kearsipan Internal Tim Pengawas Maret s.d. Juli 34 Laporan
di lingkungan Pemerintah Provinsi Kearsipan Internal
7 Pengawasan Kearsipan Internal di Tim Pengawas Maret s.d. Agustus 508 Laporan
lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota Kearsipan Internal

8 Verifiksi LAKI ANRI Juli s.d Agustus Nilai verifikasi

Pengawasan
kearsipan internal
9 Penetapan Nilai Pengawasan K/L/D, PTN, BUMN Agustus Nilai Pengawasan
Kearsipan Internal Kearsipan Internal
 EVALUASI PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

NO ASPEK HASIL EVALUASI

DATA OBWAS Belum diisi lengkap: volume arsip aktif, jumlah arsip yang telah terdaftar, jenis arsip vital,
jenis arsip terjaga

1. PENCIPTAAN Ketaatan OPD dalam menciptakan arsip sesuai TND (mewujudkan autentisitas arsip)
Pembedaan ketentuan untuk arsip digital dan non digital ( harus sesuai TND)

2. PENGGUNAAN Belum terpenuhi (untuk seluruh OPD):

DAN Ketersediaan arsip aktif (pemberkasan seluruh arsip yang tercipta harus tersedia daftar arsip,
PEMELIHARAAN penyimpanan (arsip vital, arsip asset, arsip terjaga) serta layanan internal dan eksternal (intensi
tas, semakin banyak diakses semakin berguna), pelaksanaan alih media sesuai kebijakan.

3. PENYUSUTAN Belum secara rutin melaksanakan penyusutan (mewujudkan ketersediaan arsip inaktif pada UK
Pemindahan arsip inaktif (berdasarkan JRA dan sesuai prosedur) dari seluruh UP ke UK.

4. SUMBER DAYA KEARSI Belum terpenuhi:

PAN jumlah arsiparis terpenuhi pada setiap OPD, pengelola arsip yang kompeten (diklat teknis).
peralatan kearsipan dan di tempat penyimpanan arsip
• Capaian hasil pengawasa
n dengan kategori minimal “
Baik” pada Pemerintah Provi
nsi cenderung naik. Penurun
an terjadi pada tahun 2021
disebabkan adanya akumula
si pengawasan kearsipan ek
sternal dan internal.
Capaian kinerja per aspek Tahun 2021-2023 menunjukkan peningkatan baik pada aspek kebijakan, pembina
an, pengelolaan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 Tahun, pengelolaan arsip statis, dan Su
mber Daya Kearsipan
● Peningkatan capaian hasil pengawasan
kearsipan pada kategori minimal “Baik
” cenderung meningkat sejak tahun 20
21-2023
● Tahun 2023, masih terdapat 65 Kabup
aten/Kota yang tidak dilakukan penga
wasan kearsipan eksternal oleh Provin
si dan 142 Kabupaten/Kota yang tidak
melaksanakan pengawasan kearsipan i
nternal. Hal ini disebabkan kurangnya
komitmen pimpinan dan sumber daya
manusia kearsipan yang kompeten.
• Capaian kinerja penyelenggaraan kearsipan mi
nimal ”Baik” pada pemerintah kabupaten/kota
pada tahun 2021 turun dibandingkan tahun 20
20. Hal ini disebabkan adanya akumulasi dari n
ilai pengawasan kearsipan eksternal dan intern
al. Meskipun demikian, dapat terlihat peningka
tan jumlah kab/kota yang memperoleh nilai mi
nimal “Baik” pada tahun 2022 dan 2023.
 diperlukan

KOMITMEN KOMPETENSI

PROGRAM KEARSIPAN
BERKELANJUTAN

23
 REFLEKSI
Apakah sudah terwujud
akuntabilitas kinerja pada setiap OPD
( tidak bermasalah: pemeriksaan/audit,
layanan publik/informasi publik)
Apakah Layanan dan
pemanfaatan arsip sudah
maksimal
Apakah OPD sudah menjamin
ketersediaan arsip
(bukti akuntabilitas kinerja)
Apakah identitas, jati diri, dan memori/
sejarah, dan prestasi kinerja (legacy)
Pemda sudah terselamatkan di LKD
Apakah publik sudah puas dengan layanan
setiap UP
(menjamin trust publik melalui bukti kinerja
(ketersediaan arsip ) penyelenggaraan
Pemerintahan (sesuai substansi OPD)
 Indonesia Smart Governance
melalui Aplikasi Srikandi dan JIKN