LEARNING JOURNAL

Program Pelatihan : PELATIHAN TEKNIS PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
Angkatan : 1 (satu)
Nama Mata Pelatihan : PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Nama Peserta : Tri Sujarwati, S.Pd., M.M.
Nomor Daftar Hadir : 37
Lembaga Penyelenggara : BPSDM Provinsi Jawa Barat
Pelatihan

A. Pokok-Pokok Pikiran Materi Mata Pelatihan:

Pokok pikiran materi mata pelatihan PENGELOLAAN ARSIP STATIS yang disampaikan
oleh Bapak HENDRA GUNAWAN, S.IP., M.M (KEPALA BIDANG PENGELOLAAN
ARSIP STATIS) dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip statis mencakup akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses
 Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga
kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak
pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
 Pengolahan Arsip Statis adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Kegiatan pengolahan
arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas/prinsip asal usul dan aturan asli serta
standar deskripsi arsip statis. Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
a) Menata informasi arsip statis; b) Menata fisik arsip statis; dan c) Penyusunan
fsarana bantu temu balik, arsip statis. Sarana bantu temu balik, meliputi daftar arsip
statis, dan inventaris arsip, dan guide arsip.
 Preservasi arsip adalah bagian dari pengolahan arsip statis. Pengelolaan arsip statis
adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional.
 Ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta
keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip
2. Pengertian arsip statis
  Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. (UU No. 43/2009 ttg Kearsipan)
 Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan
administrasi/kegiatan organisasi dan mempunyai nilai guna kesejarahan
3. Pengertian Arsip Vital
 Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang
 Kriteria arsip vital: Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat
digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; Sangat dibutuhkan untuk
menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang
digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; Berfungsi sebagai bukti
kepemilikan kekayaan (asset) instansi; Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
 Jenis Kegiatan arsip vital: 1. Kependudukan, 2. Kewilayahan, 3. Kepulauan, 4.
Perbatasan, 5. Perjanjian internasional, 6. Kontrak karya, 7. Masalah pemerintahan
yang strategis. Wajib diberkaskan oleh lembaga pencipta, dan dilaporkan arsipnya
Kepada ANRI.
4. Pengertian Arsip Terjaga
 Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga 1. keutuhan; 2. keamanan;
dan 3. keselamatannya.

B. Penerapan:
Dari materi mata pelatihan PENGELOLAAN ARSIP STATIS yang disampaikan oleh
Bapak HENDRA GUNAWAN, S.IP., M.M (KEPALA BIDANG PENGELOLAAN
ARSIP STATIS), maka kami dapat merumuskan beberapa gagasan terkait penerapan materi
tersebut pada unit kerja kami sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip statis sementara ini belum sampai pada tingkat satuan Pendidikan yang
berfungsi sebagai unit pengolah. Pengelolaan arsip statis pada tingkatan unit kearsipan
yang dalam hal ini ada di tingkat Cabang Dinas Pendidikan
2. Pada satuan Pendidikan belum melaksanakan program arsip vital sementara di dalam
satuan pendidikan terdapat arsip vital, seperti: SK Ijin Operasional dan Pendirian
Sekolah, Piagam pernghargaan Satyalencana, MoU sekolah dengan perguruan tinggi /
DUDI, Buku Induk Siswa, Buku Induk Pegawai
3. Pada satuan Pendidikan tidak etrdapat arsip terjaga dikarenakan sesuai dengan pengertian
arsip terjada adalah arsip yang berhubungan dengan urusan kenegaraan.