LEARNING JOURNAL

Program Pelatihan : PELATIHAN TEKNIS PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS
Angkatan : 1 (satu)
Nama Mata Pelatihan : Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis
Nama Peserta : Tri Sujarwati, S.Pd., M.M.
Nomor Daftar Hadir : 37
Lembaga Penyelenggara : BPSDM Provinsi Jawa Barat
Pelatihan

A. Pokok-Pokok Pikiran Materi Mata Pelatihan:

Pokok pikiran materi mata pelatihan “Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis” yang
disampaikan oleh Bapak Sumrahyadi dapat dideskripsikan sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan kearsipan adalah Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem Kearsipan Nasional yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
2. Kebijakan Nasional Kearsipan tercantum dalam UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 7,
meliputi:
• pembinaan terhadap pencipta arsip pusat dan daerah, lembaga kearsipan propinsi,
kabupaten/kota, dan perguruan tinggi;
• pengelolaan arsip dinamis dan statis.
• pembangunan SKN, SIKN dan pembentukan JIKN.
• organisasi yang terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan;
• pengembangan sdm kearsipan
• pengembangan prasarana dan sarana kearsipan
• penyelenggaraan perlindungan dan penyelamatan arsip
• pelaksanaan sosialisasi kearsipan
• pelaksanaan kerjasama dan pendanaan
3. Pembinaan Kearsipan dilaksanakan secara berjenjang
a. Lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap;
 pencipta arsip tingkat pusat dan daerah
  lembaga kearsipan daerah provinsi
 lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota
 lembaga kearsipan perguruan tinggi
b. Lembaga kearsipan provinsi terhadap;
 pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi
 lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota
c. Lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap;
 pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota
d. Lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap;
 satuan kerja
 civitas akademika
metode pembinaan yang digunakan antara lain :
 Koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional
 Pemberian pedoman dan standar kearsipan;
 Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi dan konsultasi;
 Sosialisasi kearsipan;
 Pengawasan kearsipan;
 Diklat kearsipan;
 Perencanaan, litbang, pemantauan dan evaluasi;
 Akreditasi dan sertifikasi (PP 28/2012, pasal 10)
4. Pengelolaan Arsip
a. Fungsi arsip
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
b. Jenis arsip dinamis
  Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus;
 Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
 Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
c. Tanggung jawab pengelolaan arsip negara
 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip;
 Pengelolaan Arsip Statis (PAS) menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan;
 Pengelolaan Arsip (PAD dan PAS) dilakukan oleh ARSIPARIS.
d. Instrumen wajib dalam pengelolaan arsip dinamis
 Tata naskah dinas
 Klasifikasi arsip
 Jadwal retensi arsip (JRA)
 System klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (SKKAD)
e. Tahapan kearsipan
 Penciptaan arsip
 Pembuatan arsip, harus diregistrasi, didistribusi dengan pengendalian
 Penerimaan arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit pengolah
dengan pengendalian
 Pembuatan dan penerimaan berdasar tata naskah dinas
 Registrasi harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan kearsipan dan
wajib menyimpan serta memelihara
 Penggunaan arsip
 Penggunaan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat;
 Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung jawab pencipta arsip;
 Pimpinan UP bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan, dan penyajian
arsip vital dan aktif;
 Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan dan penyajian
arsip inaktif untuk penggunaan internal dan publik
  Penggunaan berdasarkan kepentingan sistem klasifikasi dan keamanan akses
 Pemeliharaan arsip
 Pemeliharaan meliputi pemeliharaan arsip aktif, vital, inaktif dan terjaga;
 Pemeliharaan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif,
penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip;
 Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip;
 Pemberkasan menghasilan tertatanya fisik dan informasi dalam bentuk daftar
arsip aktif
 Daftar tersebut terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas
 Penyusutan arsip
Adalah pengurangan jumlah arsip dengan cara:
 pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan;
 pemusnahan arsip;
 penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan;

Tujuan dari penyusutan arsip

 menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip;

 menekan biaya pengeluaran serendah mungkin;
 mewujudkan efesiensi dan efektifitas kerja;
 memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan;
 terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna permanen dan sebagai
pertanggungjawaban nasional;
 Penyelamatan dan layan arsip
5. Pengelolaan arsip berbasis TIK
Dampak TIK pada bidang kearsipan
• Penggunaan teknologi informasi untuk pengelolaan kearsipan (internet, LAN)
• Tercipta jenis arsip secara digital
• Perlu sistem dan aplikasi kearsipan digital
• Diperlukan sarana pendukung/infrastruktur yang optimal (server, system keamanan,
data center, cloud) dan dasar hukum sebagai acuan
• Adanya perubahan mindset dari pengelola kearsipan
 Pengelolaan arsip dinamis dengan optimal baik secara manual maupun berbasis TIK (SIKD)
dari tahap penciptaan, penggunaan pemeliharaan dan penyusutan sebagai bahan bukti
pemeriksaan, bukti akuntabilitas dan pertanggungjawaban kegiatan untuk mewujudkan tata
pemerintahan yang efektif, bersih dan terpercaya dan mendukung program RB yang
terintegrasi secara nasional melalui SRIKANDI

Dalam pengelolaan arsip dibutuhkan tenaga pengelola kearsipan (arsiparis) yang handal
sehingga perlu ditingkatkan kuantitas dan kualitas SDM kearsipan dengan diberikan diklat,
bimbingan teknis, uji kompetensi dan sertifikasi sebagai pengakuan terhadap kompetensi
yang dimiliki dan pengembangan kemampuan yang berorientasi pada perkembangan TIK

Penyelamatan dan pemanfaatan arsip yang bernilai guna kesejarahan sebagai memori kolektif
bangsa, identitas dan jati diri bangsa, budaya bangsa, sumber informasi dan sumber
pengetahuan sebagai bahan pengambilan keputusan dalam perumusan kebijakan; kemudahan
untuk diakses publik

B. Penerapan:

Dari paparan materi Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis yang telah disampaikan oleh
Bapak Sumrahyadi dalam kegiatan Pelatihan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Angkatan 1,
maka kami dapat merumuskan beberapa gagasan terkait penerapan materi tersebut pada unit
kerja kami sebagai berikut:
1. Dengan adanya keselarasan pemahaman tentang urgensi arsip sebagai bukti akuntabilitas
suatu manajemen organisasi salah satunya di satuan pendidikan, maka pengelolaan
kearsipan di tingkat satuan pendidikan dapat dilaksnakan dengan baik
2. Praktik pengelolaan arsip dinamis di tingkat satuan pendidikan dibedakan menjadi dua
yakni, proses penciptaan arsip menjadi tanggung jawab tiap bidang manajemen dan
administrasi dan proses pengelolaan arsipnya dilaksanakan oleh arsiparis di tingkat
satuan pendidikan. Pada proses penciptaan arsip, maka arsip dibuat sesuai aturan tata
naskah dinas yang berlaku, dilakukan register arsip untuk kemudian didistribusikan
kepada pengguna. Setelah tahap penggunaan maka dalam rangka efisien manajemen dan
tata administrasi maka perlu dilakukan penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
arsiparis.
3. Kaidah kearsipan merupakan hal baru di tingkat satuan pendidikan, oleh sebab itu
kegiatan fasilitasi kearsipan berupa penyuluhan kearsipan, pendampingan kearsipan dan
dukungan srana prasarana kearsipan perlu dilakukan oleh arsiparis kepada unit pencipta
arsip.