Program Kerja di Unit Kearsipan

2. Penyusunan/revisi 3. Sosialisasi dan

1. Apresiasi Kearsipan
peraturan di bidang Pelatihan Manajemen
Bagi Seluruh Pegawai
kearsipan Arsip Aktif

6. Program Bimbingan dan

Konsultasi, Pendampingan 5. Program Arsip 4. Manajemen
dan pengawasan, serta Vital Penataan Arsip Inaktif
monev di Unit Pengolah

8. Program Penelitian,
9. Program Kerjasama
7. Program Pameran Pemanfaatan informasi
Regional & Internasional
Arsip dan Penerbitan Buku
di Bidang Kearsipan
Dari Arsip

Kembali ke awal kegiatan di setiap tahun 10. Program

Penghargaan Kearsipan
1. Apresiasi Kearsipan Bagi Seluruh
Pegawai
• Tujuan: Menginformasikan dan
menyamakan persepsi
pentingnya arsip serta dampak
hukum yang timbul akibat
pengabaian arsip
• Narasumber dari Arsip
Nasional RI maupun dari
lembaga terkait lainnya yang
dapat memberi pencerahan
tentang pentingnya
pengarsipan yang baik beserta
benefitnya
• Undangan dari seluruh pejabat
dan staf penanggung jawab
kearsipan di lingkungan
organisasi
 2. Penyusunan/Revisi Peraturan dan
Pedoman di Bidang Kearsipan
• Sebagai pedoman dalam pelaksanaan
kegiatan kearsipan
• Menginventarisir peraturan di bidang
kearsipan yang telah dimiliki
• Mengadopsi peraturan dan pedoman
kearsipan yang berlaku
• Membuat petunjuk teknis peraturan
kearsipan di lingkungan organisasi.
Misalnya: Pedoman JRA, SOP/petunjuk
teknis, dll
• Merevisi peraturan yang sudah ada
dengan mengadakan perubahan ataupun
penyesuaian dengan kultur organisasi
maupun peraturan mutakhir tentang
kearsipan
3. Sosialisasi dan Pelatihan
Manajemen Arsip Aktif
• Tujuan: Menyamakan
persepsi penataan arsip
aktif
• Pelatihan penataan
arsip aktif
• Peserta: staf TU,
penanggung jawab
urusan kearsipan
(pengelola central file)
dari masing-masing unit
kerja
4. Manajemen Penataan Arsip Inaktif

• Survey dan pendataan

arsip di unit kerja
• Sosialisasi dan pelatihan
pemindahan arsip ke
Unit Kearsipan
• Perawatan dan
pemeliharaan arsip
• Penyusutan arsip
(pindah, serah, musnah)
• Sosialisasi hasil
penyusutan arsip
 5. Program Arsip Vital
• Melakukan identifikasi terhadap
dokumen/arsip vital;

• Memisahkan dokumen/arsip vital

dengan dokumen/ arsip yang tidak
vital;

• Menyimpan
dokumen/arsip vital dalam lemari besi
tahan api dan ruangan khusus;

• Membuat copy/backup dokumen

/arsip vital dan menyimpannya di
ruang yang terpisah dengan
dokumen/arsip vital yang asli.

• Monitoring dan evaluasi untuk arsip

vital yang sudah tertata baik
 6. Program Bimbingan, Konsultasi, Pendampingan,
serta Pengawasan, Monitoring dan Evaluasi
Kearsipan

• Survey
• Bimbingan dan
Konsultasi
• Pendampingan dan
Pengawasan
• Monitoring
• Evaluasi
7. Program Pameran Arsip
• Menentukan tema
pameran arsip
• Membentuk tim kerja
• Membuat jadwal kerja
• Menyeleksi arsip terkait
dengan suatu tema
• Penyelenggaraan dapat
disesuaikan dengan
acara/kegiatan besar
lembaga baik di dalam
lembaga maupun di luar
lembaga serta dalam dan
luar negeri
8. Program Penelitian, Pemanfaatan informasi
dan Penerbitan Buku Dari Arsip

• Penelitian , pengkajian
sistem, sarana prasarana
dan informasi arsip
• Pemanfaatan informasi
berdasarkan arsip
• Penerbitan naskah
sumber dari arsip yang
tersimpan
• Penerbitan buku di unit
pencipta arsip
 9. Program Kerjasama Regional & Internasional di
Bidang Kearsipan

• Sebagai pembanding
dengan pengelolaan arsip
yang ada
• Sebagai acuan kemajuan
sistem kearsipan
organisasi, khususnya
pengelolaan arsip digital,
bagaimana pengelolaan
arsip inaktifnya, seleksi
(penilaian) untuk usul
serah dan musnah, serta
pemanfaatannya
 10. Program Penghargaan Kearsipan
• Menilai dan memberikan penghargaan kepada
unit pengolah yang secara rutin memindahkan
arsip, menata arsip dengan baik dan mudah
ditemukan
• Lomba tertib arsip bagi unit pengolah dan
pengelola central file teladan (kecepatan dan
ketepatan menata dan menemukan arsip)
• Lomba karya tulis kearsipan berdasarkan arsip,
dll.
• Mengusulkan secara berkala pengembangan
karier pegawai UK dan PCF melalui
keikutsertaan dalam diklat teknis, sekolah
lanjutan di bidang kearsipan, shortcourse
dalam dan luar negeri dan penghargaan insan
kearsipan
 Rincian Implementasi Kegiatan
● Sinkronkan dengan kegiatan instansi pembina (bila
ada)
● Fokus tujuan kegiatan pada pembangunan substansi
lembaga dan pelayanan masyarakat
● Buat kerangka acuan kerja/proposal kegiatan
sedetail mungkin agar jelas maksud, tujuan dan
manfaat dari anggaran yang dibelanjakan
● Libatkan tokoh masyarakat dan lembaga strategis
agar mendapat dukungan otoritas dan figur teladan
● Untuk kegiatan yang bersifat fasilitatif seperti
anggaran, pengadaan sarana dan prasarana,
pengadaan dan pengembangan SDM harus
senantiasa berkoordinasi dengan fungsi unit kerja
terkait.