Praktikum Sistem

Informasi Kearsipan
Disampaikan pada
Perkuliahan Matakuliah Praktik Sistem Informasi Kearsipan
2
HELLO!
Lufi Herawan, S.Kom., M.T.I.
▸ Arsiparis Muda - Arsip Nasional Republik Indonesia
▸ Dosen - Universitas Indonesia
▸ 0812-1029-0592 & lufi.herawan@gmail.com
▸ Tersertifikasi Bidang Kompetensi Pengelolaan Arsip Dinamis (L2)

• Prestasi:
o Arsiparis Teladan ANRI Tahun 2015
o Penerima Beasiswa TPSDM Kominfo S2 Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia 2016 - 2018
o Presenter on International Conference on Urbanism and Religiosity (ICURE). November 2017
o Presenter on International Conference on Information Technology System and Innovation (ICITSI). Oktober 2018
o Author on International Conference on Cybernetics and Intelligent System (ICORIS). Agustus 2019
o Presenter on International Conference on Science and Technology (ICST). September 2020
o Presenter on International Conference on Information Technology System and Innovation (ICITSI). Oktober 2020
o Author on International Conference on Cybernetics and Intelligent System (ICORIS). Oktober 2020
o Author beberapa jurnal kearsipan dalam negeri.

• Kumpulan Karya tulis: https://www.researchgate.net/profile/Lufi_Herawan

3

Tata Tertib Perkuliahan

1. Tidak menggunakan HP didalam kelas, jika dilakukan pembelajaran tatap muka maupun praktek dalam kelas.
2. Tidak boleh membawa makanan dan minuman, jika dilakukan pembelajaran tatap muka maupun praktek
dalam kelas.
3. Izin apabila akan keluar ruangan dan tidak mengganggu proses belajar mengajar, jika dilakukan pembelajaran
tatap muka maupun praktek dalam kelas.
4. Toleransi keterlambatan masuk kelas (online maupun tatap muka) maksimal 30 menit. Lebih dari itu
dianggap tidak masuk.
5. Menggunakan Baju Berkerah pada proses pembelajaran baik online maupun tatap muka.
6. Menghormati dosen maupun teman yang sedang menjelaskan materi, bertanya, menjawab pertanyaan, dan
presentasi dengan tidak berbicara jika tatap muka dikelas. Atau mic dalam kondisi mute sebelum
dipersilahkan untuk berbicara.
7. Mengerjakan semua tugas yang diberikan. Tidak mencontek dan melakukan plagiarisme.
8. Maksimal ketidakhadiran 3 kali (Alpa). Apabila tidak masuk dikarenakan Sakit harap membawa surat dokter.
Apabila tidak masuk dikarenakan Ijin harap menggunakan surat ijin dr orang tua atau tempat kerja. Bagi yang
tidak hadir lebih dari 3 hari tidak dapat mengikuti UAS.
9. Tata tertib yang belum tertuang dapat dituangkan kemudian jika dianggap perlu.
4

Rencana Pembelajaran

Minggu Tujuan Instruksional Khusus Materi

• Kontrak Kuliah;
• Penjelasan SAP;
1 Pengenalan SPBE
• Penjelasan Praktek;
• Pengenalan aplikasi SRIKANDI
• Pengelolaan Arsip Elektronik
2 Penciptaan Arsip melalui alih media arsip • Penciptaan arsip
• Alih Media Arsip
• Organisasi Kearsipan dan instrumen karsipan arsip
3 Organisasi Kearsipan dan instrumen karsipan arsip elektronik
elektronik
4 Pengaturan Sistem Informasi Kearsipan (SRIKANDI) • Pengaturan Sistem Informasi Kearsipan (SRIKANDI)
• Pengurusan Persuratan pada Unit Kearsipan pada
5 Pengurusan Persuratan pada Unit Kearsipan pada SRIKANDI
SRIKANDI
• Pengurusan Persuratan pada Unit Pengolah pada
6 Pengurusan Persuratan pada Unit Pengolah pada SRIKANDI
SRIKANDI
7 Pemberkasan Arsip pada SRIKANDI • Pemberkasan Arsip pada SRIKANDI
8 UTS
5

Rencana Pembelajaran

Minggu Tujuan Instruksional Khusus Materi

• Access to Memory (AtoM)
• Prosedur Menjadi Simpul Jaringan
9 Pengenalan SIKN dan JIKN • Konsep Penyelenggaraan SIKN dan JIKN
• Infrastruktur SIKN dan JIKN
• Implementasi SIKN dan JIKN
• Konsep Penyelenggaraan SIKN dan JIKN;
• Penataan Informasi Kearsipan dalam SIKN dan JIKN.
10 Implemetasi SIKN dan JIKN
• Skema Implementasi SIKN dan JIKN
• Manfaat Keikut Sertaan Sebagai Simpul Jaringan
• Hierarkhi pengelolaan arsip
11 Deskripsi arsip pada aplikasi SIKN
• Deksripsi arsip

12 Pengelolaan arsip pada aplikasi SIKN • Pengelolaan arsip

13 Manajemen Kopi Digital item arsip (pdf) • Manajemen Kopi Digital item arsip (pdf)

14 Keterbukaan informasi publik dan penyimpanan fisik arsip • Keterbukaan informasi publik dan penyimpanan fisik arsip

15 Laporan dan Backup • Laporan dan Backup

16 UAS
6

Unsur Penilaian

No Unsur Penilaian Prosentase

1 Kehadiran dan Sikap 10%
2 Kuis (1-2 kali) 10%
3 Praktek 20%
4 Tugas Kelompok 10%
5 Tugas Pribadi 10%
6 UTS 20%
7 UAS 20%
Total 100%
7

Ketentuan Praktek

Setiap selesai praktek mahasiswa wajib membuat laporan praktek hari itu juga.
Laporan harus di submit pada EMAS UI.
Format Laporan:
1. Cover Laporan, yang berisi (Judul, Logo, NPM dan Nama Mahasiswa, serta
Jurusan dan Tahun)
2. Pendahuluan (BAB I) yang terdiri dari: Latar Belakang, Maksud Tujuan, dan Ruang
Lingkup.
3. Pelaksanaan (BAB II) yang terdiri dari: Waktu dan Tempat Pelaksanaan,
Pelaksana Praktik, Metode Pelaksanaan.
4. Hasil Pelaksanaan (BAB III) yang terdiri dari: Hasil Kegiatan, dan Hambatan dan
Penyelesaian Masalah.
5. Lampiran, yang terdiri dari: Foto maupun Screenshot proses praktek (minimal 2
buah foto) serta lampiran lainnya jika diperlukan seperti Daftar Arsip dll
8

Sistem Informasi
Kearsipan
9

Sistem Informasi Kearsipan

1. Electronic Document Management

System (EDMS or DMS)
2. Electronic Records Management
System (ERMS)
3. Electronic Document and Records
Management System (EDRMS)
4. Electronic Content Management (ECM)
5. Access to Memory (AtoM)
Dasar Hukum
⬡ Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
⬡ Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
⬡ Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik.
⬡ Keputusan MenPANRB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan
Dinamis
⬡ Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan SRIKANDI
⬡ Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik
SRIKANDI

• Aplikasi SRIKANDI pada dasarnya

merupakan integrasi antara pengelolaan
arsip dinamis secara instansional berbasis
digital melalui aplikasi SIKD dan secara
nasional pada kementerian lembaga dan
pemerintah daerah.
 Perbedaan SIKD dengan SRIKANDI
Registrasi
Terintegrasi Pengaturan TTE Penyusutan

Lufi Herawan
Naskah
• Belum terintegrasi. • Pengaturan Admin. • Belum Ada. • Naskah dilakukan scan • Terdapat menu
baru dapat dilakukan Pemberkasan
Unit Kerja, Pengguna registrasi.
• Terdapat menu
Klasifikasi, JRA, SKKAAD, pemindahan,
SIKD Template, Master Referensi,
Daftar Disposisi
pemusnahan,
penyerahan
dan

• Belum ada Pengelolaan

• Terintegrasi. • Pengaturan Admin: • Ada TTE dari BSRE • Registrasi naskah dinas • Arsip Inaktif.
Terdapat menu
Unit Kerja, Jabatan, arsip elektronik born digital Pemberkasan
Pengguna dengan format DOCX.
• Belum terdapat menu
• Pengaturan Arsiparis: • Dapat juga registrasi penyusutan arsip
Klasifikasi, JRA, SKKAAD, naskah dinas hasil scan (Pemindahan,
Template, Master Referensi, format PDF. Penyerahan,
Daftar Disposisi Pemusnahan)

• Pengaturan Penggun: • Belum ada Pengelolaan

Arsip Aktif.
SRIKANDI Penandatangan Naskah
Keluar
Pemeriksa Naskah Dinas
Kontak Tujuan Naskah
Penomoran Naskah
Persyaratan Aplikasi
SRIKANDI
• 1. Persyaratan Proses Bisnis
• 2. Persyaratan Data
• 3. Persyaratan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
• 4. Persyaratan Keamanan
Persyaratan Keamanan SPBE
A. Autentikasi
B. Manajemen Sesi
C. Kontrol Akses
D. Validasi Input
E. Kriptografi pada verifikasi statis
F. Pencatatan Aktivitas (log)
G. Penanganan Kesalahan
H. Proteksi Data  Enkripsi
I. Keamanan Komunikasi
J. Kontrol Kode Berbahaya (Malicious Code)
K. Logika Bisnis (Business Logic)
L. Berkas (File) (4. Berkas pada AUBKD menerapkan tanda tangan elektronik
bersertifikat yang diterbitkan oleh penyelenggaran sertifikasi elektronik
pemerintah)
M. Keamanan Antarmuka Pemrograman Aplikasi (API) dan Layanan Berbasis
Web (Web Sevice)
N. Keamanan Konfigurasi
O. Aplikasi Seluler
Pedoman Penerapan SRIKANDI

Pedoman penerapan Sistem Informasi Kearsipan

Dinamis Terintegrasi selanjutnya disebut Pedoman
Penerapan SRIKANDI adalah serangkaian petunjuk
penerapan sistem informasi kearsipan dinamis
berbasisi elektronik dalam sistem pemerintahan
yang terintegrasi, digunakan secara bagi pakai oleh
lembaga negara dan/atau Pemerintah Daerah.
Indikator Penerapan SRIKANDI
A. Dimensi Teknologi
1. Kualitas Informasi
2. Kualitas Sistem
(Kemudahan Navigasi, ketersediaan, waktu respon, keamanan)
B. Dimensi Organisasi
1. Dukungan Pimpinan
(Penggunaan sistem, evaluasi sistem, dukungan, implementasi)
2. Fasilitasi Penerapan SRIKANDI
(Kemampuan, pemberdayaan akses, pengetahuan, dukungan yang
memadai)
C. Dimensi Sumber Daya Manusia
1. Pelatihan Pengguna SRIKANDI (Tersedia, Didukung, Efektif)
2. Kepercayaan Individu (Self-Efficacy) (Pengalaman, Kemampuan)
3. Penerimaan Pengguna SRIKANDI (Pereived Value of Records) (Arsip
sebagai memori dan arsip sebagai alat bukti)
L. Herawan and D. I. Sensuse, "Analysis of Factors for Adoption and Use of AtoM in Indonesia," 2018 International Conference on
Information Technology Systems and Innovation (ICITSI), Bandung - Padang, Indonesia, 2018, pp. 436-441
L. Herawan, "Factors Affecting the Implementation of SIKD at the National Archives of the Republic of Indonesia", in International
Conference on Science and Technology, 2020.
Penerapan SRIKANDI
A. Sumber Daya
1. Infrastruktur (Jaringan, Server, Komputer Klien, Sistem
Keamanan)
2. Suprastruktur (Kelembagaan, Ketatalaksanaan, Pelaksana,
NSPK)
B. Tahapan Penerapan SRIKANDI
1. Persiapan
2. Bimbingan Konsultasi
3. Pengembangan SRIKANDI
4. Ketersediaan Helpdesk
5. Monitoring dan Evaluasi SRIKANDI
6. Akses SRIKANDI
C. Integrasi dalam SPBE
34

THANKS!
Any questions?
You can find me at lufi.herawan@gmail.com