Pemanfaatan Easy Arsip Layanan

Digitalisasi Kearsipan Dengan

Metode Scaning Barcode
Disusun oleh :
• RADEN SUSETYO Coach Drs. Edison, M.B.A.
• NDH 26
• NIP 197902032002121009 Mentor Galih Priya Kartika Perdhana, A.Md.Im, M.P.A
• Kasi Tikim Kanim Malang
 Metode APKL
No Isu Strategis Metode Keterangan
A P K L
1. Belum memadainya ruang Tidak memenuhi syarat
penyimpanan arsip √ × √ √

2. Pengelolaan Arsip belum memadai Memenuhi syarat

karena masih manual √ √ √ √
3. Belum memadainya jumlah Arsiparis Memenuhi syarat
(JFT Kearsipan) √ √ √ √
4. Belum tersedianya perangkat elektronik Tidak memenuhi syarat
untuk mengelola arsip √ × × √
 Metode USG
No Isu Strategis Metode Keterangan

U S G Total Rank

1. Pengelolaan Arsip belum memadai karena 5 5 5 15 1st

masih manual

2. Penambahan Arsiparis (JFT Kearsipan) 5 5 4 14 2nd

 DIAGRAM FISHBONE
Measurement Money Man
Monitoring Penanggaran dalam Jumlah Arsiparis yang
Tidak dilakukan perihal kearsipan hanya 1 (satu) Orang
Secara berkala masih minim

Pengelolaan
Arsip Belum
Memadai
Karena Masih
manual

Machine Milleau / Lingkungan Metode

Kurangnya Sarana Kurangnya pemahaman Penyusunan
Elektonik untuk pegawai tentang Kerasipan masih
menunjang kegiatan pentingnya kearsipan Secara non digital
Kearsipan
 DAMPAK AKIBAT
N Kriteria Kondisi Saat Ini DAMPAK/AKIBAT Solusi
o

- Kurangnya pemahaman pegawai akan
pentingnya arsip masih rendah
1
Man (SDM)
- Jumlah Asiparis hanya 1 (satu) orang
- Pengelolaan kearsipan menjadi tidak - Melakukan kegiatan sosialisasi
baik, kesulitan dalam mencari arsip kearspan
- Menumpuknya beban kerja pada JFT - Mengajukan pengusulan
Arsiparis penambahan JFT Arsiparis

Measurement - Membuat schedule monitoring secara

2 (Monitoring) - Belum ada monitoring secara berkala - Arsip pengguna layanan yang hilang berkala baik ditingkat Upt, Kanwil dan
Pusat

- Proses pengelolaan kearsipan belum optimal - Belum optimalnya dalam pengelolaan - Pembuatan SOP pengawasan
3 Metode karena belum menggunakan teknologi digital arsip Kearsipan
- Belum tersedia Sop pengawasan kearsipan - Kesulitan dalam pencarian arsip

Milleau / - Adanya penumpukan arsip dengan

- Penyusunan Kearsipan secara digital
4 Lingkungan - Ruangan Arsip yang masih terbatas ruang yang terbatas

- Tidak tersusunnya arsip secara - Pengadaan piranti elektronik

Machine - Kurangnya sarana elektronik untuk menunjang elektronik
5
kegiatan kearsipan

Material - Kesulitan dalam hal penyusunan - Mengajukan penambahan anggaran

- Pengganggaran dalam hal melakukan proses
6 kegiatan kearsipan untuk proses kegiatan kearsipan
 tahapan kegiatan
• Pembentukan SK Tim
Efektif
• Pemantaban dan penguatan
Aksi Perubahan Penyusunan
Arsip dengan Metode QR
Code Arsip tahun 2023
• Monitoring evaluasi
Jangka
Pendek
• Pelaksanaan Tahapan Jangka • Pelaksanaan Tahapan
Menengah Rencana Aksi Jangka Panjang
Perubahan Kegiatan
penyusunan Arsip dengan
Rencana Aksi
QR Code Arsip tahun 2021 Perubahan Kegiatan
dan Tahum 2022 penyusunan Arsip
• Monitoring Evaluasi dengan QR Code arsip
10 tahun terakhir
• Monitoring Evaluasi
Jangka Jangka
Menengah Panjang
Stake Holder

LATEN PROMOTOR
Kasubag TU Kadivim
Kasi Kakanim

Defender
Apathetics
Arsiparis
Pegawai Kanim
Tim Efektif
Malang
Terima Kasih