PENGELOLAAN ARSIP

DALAM MENDUKUNG
PENYELENGGARAAN
SUSANTI
KEARSIPAN PTN Arsiparis Ahli Madya ANRI

Bimbingan Teknis
Penguatan Penyelenggaraan Kearsipan
Perguruan Tinggi

Universitas Airlangga
8 Oktober 2020
Salam
Kenal
Susanti
Arsiparis Ahli Madya
0813-8364-1436
susanti_anri@yahoo.com
PENDIDIKAN
S1 – Ilmu Komunikasi : Universitas Diponegoro
S2 – Sejarah : Universitas Diponegoro

DIKLAT
- Diklat Manajemen Arsip Dinamis
- Diklat Manajemen Arsip Statis
- Diklat TOT Kearsipan
- Diklat Akreditasi Kearsipan
- Diklat Pengawasan Kearsipan
2
 - Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

 Arsip Dinamis

ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

• Frekuensi Jarang digunakan
Arsip Vital
penggunaannya tinggi Berada di UK
• Berada di unit
pengolah/unit kerja

o Persyaratan dasar bagi arsip yang frekuensi

frekuensi penggunaannya
kelangsungan operasional penggunaannya telah
tinggi dan/atau terus
pencipta arsip, menurun
o menerus;
Tidak dapat diperbaharui
o Tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.
 PENGURUSAN SURAT
MENJADI ARSIP

Cap penerimaan di
belakang surat
MASUK Pengarahan:
DIBUKA Kualitas informasi,
pengolah dan
(Kecuali surat keterkaitan
rahasia dan dengan arsip lain.
KELUAR pribadi)
DISTRIBUSI ke UNIT KERJA

CATAT

PROSES

simpan
Surat Pusat
Keluar arsip
 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Caraka / Pos UNIT PENGOLAH
(masuk) Penyimpanan
Arsip Konvensional

d ig i t al
nk o pi
a ia
y am p
Pen si &
tr a komunikasi
e gis n
R n aa kedinasan
Digitasi gu elektronik
e ng rsip
P A
Kontrol Operasi APLIKASI PEMINDAHAN
KEARSIPAN ARSIP INAKTIF
Registrasi
Re
g is
Pe tra
Penyimpanan ng si &
UNIT gu
KEARSIPA Peng Arsip Elektronik Ar naa
urusa s ip n
NSATUAN ns
non-e urat / doku
KERJA l e k t ro men
ni k

Surat Elektronik
Caraka / Pos INTERNET (e-mail) UNIT PENGOLAH
(keluar)
PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

Ruang kerja penuh dengan arsip

Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak
jelas
Tidak ada petugas khusus yang
menangani arsip
Informasi tidak aman
Arsip disimpan sesuai kepentingan
pegawai masing-masing
Arsip tidak bisa ditemukan secara cepat
dan tepat
 SOLUSI
1. Asas pengelolaan arsip
2. Sistem pengelolaan
3. Sarana kearsipan
4. SDM
 ASAS PENGELOLAAN ARSIP

Asas Sentralisasi

ASAS PENGORANISASIAN
ARSIP DINAMIS Asas Desentralisasi

Asas Gabungan
PEMELIHARAAN ARSIP
DINAMIS ??

“ …….kegiatan menjaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatan arsip baik fisik maupun
informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan
dan penyimpanan arsip aktif, penataan dan
penyimpanan arsip inaktif dan alih media arsip.
[ PERATURAN ANRI NO. 9/2018, PS. 1 (1) ] “
PEMELIHARAAN ARSIP
AKTIF…??

“ (1) ….. menjadi tanggung jawab pimpinan unit

pengolah pada tiap pencipta arsip;
(2) ….. dilakukan melalui kegiatan
pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif;

“ [ PERATURAN ANRI NO. 9/2018 Ps.6 ]

“
PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF

……… unit pengolah dapat membentuk

sentral arsip aktif (central file)
Central file dapat dibentuk pada unit
pengolah setingkat eselon II, eselon III atau
satuan kerja mandiri sesuai dengan beban
volume arsip yang dikelola
PEMBERKASAN …??
“ …….. penempatan naskah (item) ke dalam
suatu himpunan yang tersusun secara
sistematis dan logis sesuai dengan
konteks kegiatannya sehingga menjadi
satu berkas karena memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan
masalah dari suatu unit kerja.

[ PP 28/2012, Ps.1 (32) ] “

KETENTUAN PEMBERKASAN
[ PP 28/2012.Ps.41-42 ]
1. Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan
diterima

2. Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip

3. Pemberkasan arsip aktif menghasilkan:

a. Tertatanya fisik arsip
b. Tertatanya informasi arsip
c. Tersusunnya daftar arsip aktif
 PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF

“ Unit pengolah menyampaikan daftar

arsip aktif kepada unit kearsipan
pada tiap pencipta arsip paling lama
6 (enam) bulan setelah pelaksanaan
kegiatan
“
[ PerANRI No. 9/2018.Ps.10 :Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis ]
PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

- Tanggung jawab pimpinan unit pengolah

- Dilakukan terhadap arsip aktif yang sudah
didaftar dalam daftar arsip aktif
 TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
DI CENTRAL FILE (24 CF)
Untuk Menjamin :
• Keamanan arsip aktif;
• Keseragaman dalam pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif;
• Ketersediaan arsip aktif yang utuh,
lengkap, otentik dan reliable;
• Kelancaran penyusutan arsip;
• Bukti akuntabilitas
 SDM (Pengelola)

Pengelolaan Arsip
Prasarana dan Sarana Aktif di CF

Prosedur Penataan
Arsip Aktif

Pelayanan Peminjaman
Arsip
 PENJELASAN PP 28/2012 PASAL 42 AYAT 1 & 2

• Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan

dan penataan arsip untuk mendukung akses dan
pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip

• Klasifikasi arsip wajib dimiliki oleh pencipta arsip;

• Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar penomoran

surat,
• pemberkasan dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip
serta dalam penyusutan arsip.
ARSIPARIS / PENGELOLA ARSIP AKTIF

Pemberkasan arsip yang tercipta dalam

pelaksanaan tugas dan fungsi ;
• Membuat daftar arsip aktif (daftar berkas
dan isi berkas)
• Kompilasi daftar arsip
• Pembuatan daftar informasi publik
• Layanan peminjaman
Proses Penataan Berkas Arsip Aktif

Klasifikasi
Proses
Kode
Indeks

Folder disimpan di
Simpan surat dalam
filing cabinet
berdasarkan urutan folder dalam bentuk
klasifikasi berkas (file)
 SARANA PEMBERKASAN

PERANGKAT KERAS: PERANGKAT LUNAK:

- FILING CABINET - KLASIFIKASI
- - INDEKS
SEKAT/GUIDE - TUNJUK SILANG
- FOLDER
 LANGKAH LANGKAH
PEMBERKASAN
1.Baca/ pelajari arsip/dokumen untuk menentukan masalahnya / pemeriksaan

2. Tentukan/buat indeks untuk menemukan kode

3. Cek uraian kode ke dalam pola klasifikasi

4. Arsip/dokumen dibubuhi kode dan indeks/ penentuan kode

5. Arsip/dokumen yang berkode sama disusun menurut indeks dihimpun dlm 1 berkas

6. Berkas dimasukkan dalam folder

7. Tunjuk silang (apabila ada)

8. Folder diberi label sesuai dengan kode dan indeks berkas

 LANGKAH LANGKAH
PEMBERKASAN
(Lanjutan)

9. Siapkan sekat primer, sekunder, tertier dengan dibubuhi kode

10. Sekat disusun tegak berdiri secara berurut,

11. Folder berisi berkas diletakkan setelah sekat tertier.

12. Membuat daftar arsip aktif

13. Menyimpan berkas dalam filing kabinet dengan susunan berkas dan sekat/guide
sesuai dengan klasifikasi arsip
PENATAAN ARSIP AKTIF
TAB FOLDER
DAFTAR BERKAS

“ DAFTAR YANG MEMUAT

INFORMASI ARSIP
DALAM SATU KESATUAN
MASALAH/URUSAN “
DAFTAR BERKAS sekurang-kurangnya memuat:

1. Unit pengolah;

2. Nomor berkas;

3. Kode Klasifikasi;

4. Uraian informasi arsip;

5. Kurun waktu;

6. Jumlah;

7. Keterangan

[ PP 28/2012. Ps.42 ]
 DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN .....

DAFTAR BERKAS

                         

Pencipta Arsip (K/L) :

               
   
Unit Kerja/Unit Pengolah :
               
   
Nama Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah :
               
   
Jabatan Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah :
               
   
Alamat Unit Kerja/Unit Pengolah :  
             
   
               
         

Lokasi Keterangan

NO KODE TINGKAT
URAIAN INFORMASI BERKAS KURUN WAKTU JUMLAH
BERKAS KLASIFIKASI PERKEMBANGAN No. Filing No. Sangat
No. Laci Biasa Terbatas Rahasia
Cabinet Folder Terbatas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
DAFTAR ISI BERKAS

“ DAFTAR YANG MEMUAT

INFORMASI SETIAP
SATUAN TEKS/ITEM
“
DARI BERKAS
DAFTAR ISI BERKAS sekurang-kurangnya memuat:

1. Nomor berkas;

2. Nomor item arsip;

3. Kode Klasifikasi;

4. Uraian informasi arsip;

5. Tanggal;

6. Jumlah;

7. Keterangan

[ PP 28/2012 Ps.42 ]
 DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN .........

DAFTAR ISI BERKAS

Pencipta Arsip (K/L)

:
Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Nama Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Jabatan Pimpinan Unit Kerja/Unit Pengolah
:
Alamat Unit Kerja/Unit Pengolah
:

Lokasi Keterangan

No. Item Tingkat

NO No. Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Tanggal Jumlah
Arsip Perkembangan No. Filing Sangat
No. Laci No. Folder Biasa Terbatas Rahasia
Cabinet Terbatas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
 PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP
PERMINTAAN INTERNAL
• Mengisi formulir atau buku peminjaman;
• Mengambil arsip ;
• Menempatkan out guide/out sheet
• Menyerahkan arsip kepada peminjam;
• Memeriksa kembali arsip setelah proses peminjaman;
• Memberikan paraf pengembalian;
• Menempatkan kembali arsip ke tempat semula dan mengambil out
indicator
BUKU PEMINJAMAN
NO PEMINJAM JENIS ARSIP KODE TGL PARAF TGL PARAF
ARSIP PINJAM KEMBALI
TANDA KELUAR/OUT INDICATOR

Alat yang dipergunakan untuk menandai adanya arsip

yang keluar dari laci atau filing cabinet. Apabila yang
dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out
guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).
 OUT INDICATOR
NO NAMA JENIS KODE TANGGAL TANGGAL PARAF PARAF
PEMINJAM ARSIP ARSIP PINJAM KEMBALI PEMINJAM KEMBALI

SOSIALISASI SE KEARSIPAN
 DAUR HIDUP ARSIP
PENGGUNAAN
PENCIPTAAN & PENYUSUTAN
PEMELIHARAA
N
o Design Formulir o Sistem Penataan Berkas o JRA
o Tata Naskah Dinas o Pengurusan Surat o Penilaian
o Penggunaan Kertas o Pemindahan
o Kode klasifikasi o Pemusnahan
o Penyerahan Arsip Statis
 PERUNDANGAN
1. UU No 43/2009 : Kearsipan
- pasal 47 ayat 2 : Penyusutan yang dilaksanakan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat,bangsa dan negara.

2. PP N0 28/2012 : Pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan

- Prosedur dan teknik penyusutan

3. Peraturan Kepala ANRI No 37/2016 tentang Pedoman Penyusutan

Arsip
PENYUSUTAN…..

PP 28/2012. Ps.56
1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan;
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan
 PENYUSUTAN ARSIP

“…. kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan
“
[ PERKA ANRI NO. 37/2016 :Pedoman Penyusutan Arsip ]
RUANG LINGKUP PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:

• pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan;
• pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
• penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada
Lembaga Kearsipan.
TUJUAN PENYUSUTAN
1. Memisahkan arsip inaktif dari arsip aktif
2. Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit
kerja yang berbeda dengan kewenangan pengelolaan yang jelas
dan tegas
3. Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab
pengelolaan informasi
4. Memudahkan penilaian
5. Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip
yang bernilai guna
6. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
7. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen
MANFAAT…..
1. Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat
penyusutan, arsip harus dalam keadaan tertata);
2. Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna
yang disimpan;
3. Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat;
4. Biaya pengelolaan arsip menjadi murah;
5. Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui
dengan mudah;
6. Unit kerja (unit pengolah) tidak perlu mengurus arsip yang
tidak secara langsung digunakan untuk mendukung
operasional organisasi sehari-hari.
KETENTUAN UMUM
1. PA dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir
2. PA dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
3. Pemusnahan arsip, musnah fisik dan informasi
4. Setiap pelaksanaan PA harus dibuat daftar arsip, berita
acara, dan dokumen lain yang dibutuhkan sebagaimana
tercantum dalam peraturan……………….
PEMINDAHAN ARSIP
……..
Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan

bentuk dan media arsip.

Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

 penyeleksian Arsip Inaktif;

 Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan

penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016 Ps.5 : PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

PEMUSNAHAN ARSIP
……..
- Tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip.
- Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip:
 Tidak memiliki nilai guna;
 Telah habis retensinyadanberketerangan dimusnahkan
berdasarkan JRA;
 Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
tidak berkaitan dengan Penyelesaian proses suatu perkara.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016.Ps.7 : PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

 PEMUSNAHAN ARSIP

• Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan

prosedur yang benar
• Pemusnahan non arsip (formulir kosong, amplop,
undangan) dapat dilaksanakan di masing-masing unit
pengolah
Prosedur pemusnahan arsip :
• Pembentukan Panitia Penilai Arsip;
• Penyeleksian Arsip;
• Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Oleh Arsiparis Di Unit
Kearsipan;
• Penilaian Oleh Panitia Penilai Arsip;
• Permintaan Persetujuan Dari Pimpinan Pencipta Arsip;
• Penetapan Arsip Yang Akan Dimusnahkan; Dan
• Pelaksanaaan Pemusnahan.

[ PERKA ANRI NO. 37/2016. Ps.8 :PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP ]

PANITIA PENILAI ARSIP
- Pembentukan PPA ditentukan oleh pimpinan pencipta
arsip;
- Bertugas untuk melakukan penilaian terhadap arsip
yang akan dimusnahkan;
- PPA sekurang-kurangnya memenuhi unsur :
 Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
 Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan
sebagai anggota
 Arsiparis (pengelola arsip) sebagai anggota
PENETAPAN ARSIP YANG AKAN
DIMUSNAHKAN
- Ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip setelah
mendapat :
o Pertimbangan tertulis dari PPA;
o Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

- Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan PTN

menjadi tanggungjawab unit kearsipan di lingkungan
PTN
ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
ARSIP

1. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

2. Surat persetujuan dari Kepala ANRI;
3. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
4. Berita Acara pemusnahan arsip;
5. Daftar arsip yang dimusnahkan.
6. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
7. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip (penilaian);
8. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip
(arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
o Wajib disimpan oleh pencipta arsip;
o Diperlakukan sebagai arsip vital;
o BA dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala
ANRI
…. HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMUSNAHAN ARSIP

• Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip

musnah dan tidak dapat dikenali;
• Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari
unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan
dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
• Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar
arsip yang dimusnahkan.
PENYERAHAN ARSIP STATIS

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada

Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang :
• memiliki nilai guna kesejarahan;
• telah habis retensinya; dan/atau
• berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta
Arsip.
PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS
Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:
• penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh Arsiparis di unit
kearsipan;
• penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
• pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta
• Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; dan
• verifikasi dan persetujuan dari kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya.
• penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip; dan
• pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip
kepada kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip
yang akan diserahkan.
ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN

Arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;

Dilaksanakan berdasarkan pertimbangan :
 Nilai informasi arsip;
 Keamanan dan keselamatan arsip statis;
 Aksesibilitas arsip statis;
 Kearsifan lokal.
PERSYARATAN PENYERAHAN ARSIP
STATIS

o Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip

Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala
Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
o Menyampaikan daftar arsip usul serah; dan
o Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai
arsip.
 ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN
PENYERAHAN ARSIP STATIS (WAJIB DISIMPAN DAN
DIPERLAKUKAN SEBAGAI ARSIP VITAL OLEH PENCIPTA ARSIP)
• Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
• Notulen rapat panitia penilai arsip (penilaian);
• Surat pertimbangan dari panitian penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip (arsip yang diusulkan serah dan telah memenuhi
syarat untuk diserahkan
• Surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
• Surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip (autentik,
terpercaya, utuh dan dapat digunakan);
• Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
penyerahan arsip statis;
• Berita Acara penyerahan arsip statis;
• Daftar arsip statis yang diserahkan.
 ARSIP STATIS
DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI

o Arsip yang memiliki nilaiguna kesejarahan dalam berbagai bentuk

dan media yang dihasilkan dari kegiatan di lingkungan Perguruan
Tinggi;
o Bukti keberadaan sebuah Perguruan Tinggi (struktur organisasi dan
tata kerja, pengangkatan Rektor/Wakil Rektor, pendirian Prodi);
o Bukti Kinerja Perguruan Tinggi (kebijakan yang bersifat
mengatur, rencana strategis, MOU)

[ Perka ANRI 29/2011 : Pedoman Penelusuran Arsip Statis di Lingkungan Pencipta Arsip ]
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Proses pengendalian arsip statis secara efisien,

efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip
statis dalam suatu sistem kearsipan nasional.
TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Menjamin keselamatan arsip sebagai

PENGELOLAAN pertanggungjawaban nasional bagi
ARSIP STATIS kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
[ UU 43/2009.Ps.59 ]
LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP STATIS
PENGOLAHAN

PENGELOLAAN
ARSIP STATIS
AKUISISI PRESERVASI

AKSES DAN
LAYANAN
 P E N G E L O L A A N A R S I P S TAT I S PA D A L E M B A G A K E A R S I PA N

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Arsip Statis Arsip Statis

Verifikasi AKUISISI PENGOLAHAN

PRESERVASI

PREVENTIF KURATIF

AKSES & LAYANAN

Publik
 AKUISISI ARSIP
STATIS ?
o Proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaan dari
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

o Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis yang telah diverifikasi

secara langsung (verifikasi arsip yg tercantum dalam JRA) maupun tidak
langsung (verifikasi arsip yg belum tercantum dalam JRA).

o Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung
jawab pengelolaannya.
 AKUISISI ARSIP STATIS ?(lanjutan)
o Akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penarikan arsip statis
oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip maupun serah terima
arsip statis dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
o Akuisisi arsip statis ditetapkan melalui proses penilaian;
o Akuisisi arsip statis dalam keadaaan teratur dan terdaftar sesuai
dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan
aturan asli;
o Akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan;
o Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan
peralihan tanggungjawab pengelolaannya
 PERSYARATAN PENYERAHAN ARSIP STATIS
(PP 28/2012, PASAL 93)

 Wajib dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima dan Daftar Arsip Statis;
 Berita Acara Serah Terima Arsip Statis ditandatangani oleh kepala lembaga
kearsipan, pimpinan pencipta arsip, perseorangan atau pihak yang mewakili;
 Berita Acara Serah Terima Arsip Statis memuat: Waktu serah terima, tempat,
jumlah arsip, tanggungjawab dan kewajiban para pihak, tanda tangan para pihak;
 Daftar arsip statis sekurang kurangnya memuat: pencipta arsip, nomor arsip,
kode klasifikasi dan uraian informasi arsip,kurun waktu,jumlah arsip
statis,keterangan.
 PENGOLAHAN ARSIP STATIS

 Pengolahan arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis
secara sistematis dalam rangka penyusunan sarana bantu penemuan kembali
arsip (finding aids) sehingga arsip dapat ditemukan secara cepat, tepat, dan
lengkap.
 Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan
asli.
 Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
 PENGOLAHAN ARSIP STATIS

Sarana bantu penemuan kembali arsip statis adalah naskah

hasil pengolahan arsip statis yang memuat serangkaian
petunjuk tentang cara untuk menemukan kembali arsip
yang dibutuhkan pengguna arsip, baik berupa guide arsip,
daftar arsip dan inventaris arsip

(Perka ANRI nomor 27 tahun 2011)

 PRINSIP PENGOLAHAN ARSIP STATIS
PRINSIP PENGOLAHAN ARSIP STATIS
1 Asas/Prinsip Asal Usul
Menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta
arsip (Provenance), tidak dicampur dengan arsip yang
berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat
melekat pada konteks * penciptanya.
2. Asas/Prinsip Aturan Asli
Menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya
(original order) atau sesuai dengan peraturan ketika arsip
masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip,
dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan realibilitas arsip.
* Konteks adalah lingkungan administrasi dan sistem yang
digunakan dalam penciptaan arsip (Perka no. 27/2011)
SARANA BANTU TEMU BALIK ARSIP STATIS
(FINDING AIDS)

Primary
Finding Aids

Secondary
Finding Aids
Daftar

FINDING AIDS

Guide

Inventaris
 DAFTAR ARSIP STATIS
Sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang memuat sekurang-
kurangnya uraian informasi deskripsi arsip statis antara lain:
a. Pencipta arsip;
b. Nomor arsip;
c. Kode klasifikasi;
d. Uraian (informasi arsip) skema pengaturan arsip;
e. Kurun waktu;
f. Jumlah arsip; dan
g. Keterangan
Pasal 97, PP 28 Tahun 2012
 INVENTARIS ARSIP
Inventaris Arsip adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang
memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan
pendahuluan dan lampiran;
Judul
Kata Pengantar
Pendahuluan (sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban
teknis penyusunan inventaris, dan daftar pustaka)
Uraian Informasi ( Hasil deskripsi sesuai dengan Skema Pengaturan Arsip)
UNSUR – UNSUR INVENTARIS ARSIP

Lampiran-Lampiran
1. Indeks;
2. Daftar Singkatan;
3. Daftar Istilah Asing;
4.Konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor
arsip pada inventaris lama dan inventaris baru)
IDENTIFIKASI Pencipta Arsip,
ARSIP
Sistem Penataan,
Jenis Arsip,
Kurun Waktu,
Jumlah/Volume,
Kondisi Fisik
 TINGKAT
DESKRIPSI NO
URAIAN
INFORMASI
Kurun
Waktu
PERKEM JUMLAH
BANGAN

ARSIP 1 Peraturan Presiden

Nomor 31 Tahun
2005 tentang
Sekretariat Negara dan
UNSUR – UNSUR DESKRIPSI Sekretariat Kabinet

Bentuk redaksi
1A Naskah Peraturan 1 April 2005 asli 1 sampul
Uraian informasi presiden

Kurun waktu

Tingkat perkembangan
1B Berkas Penyusunan 9 Februari – asli, salinan 2 sampul
10 Mei 2005
Jumlah
GUIDE ARSIP STATIS
o Sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang
memuat uraian informasi mengenai khazanah arsip statis
yang tersimpan di lembaga kearsipan dan uraian
informasi yang disusun secara tematis
o Terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu: guide arsip statis
khazanah dan guide arsip statis tematis
o Khazanah arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah
keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta
arsip dan disimpan di lembaga kearsipan
PRESERVASI
pada DAUR HIDUP ARSIP
Pemusnahan

Penggunaan
& Penyusutan
Penciptaan
Pemeliharaan

Permanen

IS
AM PP.28/2012
IN IS
IPD AT Ps.98 – Ps.100
S T
AR
IPS Definisi/Jenis/Metode – Persyaratan – Legalisasi/Otentikasi
S
AR

80
 P R E S E R VA S I A R S I P S T A T I S
o Preservasi adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak
dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.

o Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan

kelestarian arsip statis.
METODE
PRESERVASI PP.28/2012 Ps.98 (1) UU.43/2009 Ps.63

P R E V E N T I F Ps.98 (2)

1. Penyimpanan
2. Pengendalian Hama Terpadu
3. Reproduksi
4. Perencanaan Menghadapi Bencana

“ .....bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, Melalui penyediaan prasarana

dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip …….
“
K U R AT I F Ps.98 (3)
Perawatan Arsip Statis dengan memperhatikan keutuhan Informasi
yang dikandung dalam Arsip Statis
“ ….bersifat perbaikan terhadap arsip yang mulai/sudah rusak atau
kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia “
arsip…….
KENALI MATERIAL ARSIP

Potensi Penyebab Kerusakan :

1. Sobek

Material : 2. Lengket
3. Basah
1. Kertas 4. Dimakan pengerat
5. Dimakan serangga
2. Kain 6. Korosi Tinta

3. Tinta 7. Terbakar
8. Jamuran
9. Hilang
10. ……
KENALI MATERIAL ARSIP
Material Potensi Penyebab Kerusakan

Panas, medan magnet, jamur

Plastik, pita magnetik
Lembab, hilang, terbakar ….

Plastik Panas, patah, tergores, hilang,

terbakar ….

Panas, sobek, tergores, hilang,

Plastik, Emulsi, Kertas
terbakar, serangga, basah, UV …
 KENALI FAKTOR PERUSAK ARSIP

Pana
s

O ˚

embab
L

‘What an uphill struggle is the work of the tropical

archivist.’
[ Yves Pérotin, French ]
FAKTOR PERUSAK ARSIP
( Berdasarkan asal faktor perusak )

“ INTERNAL

Faktor perusak yang melekat pada fisik arsip

- Bahan/materi penyusun media arsip
- Tinta (unsur penyusun informasi) yang “dituliskan” dalam media arsip

EKSTERNAL

Faktor perusak oleh lingkungan di luar fisik arsip

- Iklim / Cuaca
- Kegiatan Manusia (handling)
- Serangga
 FAKTOR PERUSAK ARSIP ( EKSTERNAL)

“ K I M I A Polusi Udara
Logam korosif

F I S I K A Cahaya Medan
Magnet
Suhu dan kelembaban udara
B I O TA Partikel debu yang terdapat dalam udara
Fungi/Jamur Tikus
B I O L O G I Serangga

M A N U S I A Pemindahan Pencurian
Pembaca dan fasilitas pembaca Dijual
Fotokopi arsip Tidak bisa baca
 “dibuang”
B E N C A N A kebakaran, banjir, gempa bumi, perang.

( sumber : Damage Atlas,2010 )

Contoh Kerusakan :

a c
b
a b c

d
e f
d e f
Sumber : Damage Atlas, 2010
Contoh Kerusakan :

a
b c

d e f

Sumber : Damage Atlas, 2010

PENCEGAHAN

“ FA K T O R K I M I A

• pemasangan AC dan dehumidifier, AC dapat

memungkinkan pengontrolan udara secara baik.

• Penggunaan Silicagel ;

• Penggunaan box/kertas yang bebas asam & lignin.

KEPUTUSAN MENTERI PAN  Standar Kertas Simpan Permanen

No. 71 Tahun 1993
INTERNAL

• BEBAS ASAM DAN BEBAS LIGNIN.

No. 72 Tahun 2003
• PH > 7
• Gramatur MIN 70 G
PENCEGAHAN

“ FA K T O R F I S I K A
• Pencegahan karena cahaya  ditempatkan wadah, diredupkan/dimatikan

• Pencegahan Medan Magnet Pakai Material Non Magnetic (Kayu, Plastik)

• Pencegahan Polutan (partikel debu, air..) AC + Dehumidifier , Tertutup

o Akibat suhu yang terlalu tinggi, maka bahan

arsip akan mengeluarkan uap air sehingga arsip
akan mengkerut/kisut.

o Jika kelembaban yang tinggi maka misalnya

arsip foto akan menyerap uap air sehingga akan
bergelombang dan disukai serangga dan mudah
ditumbuhi jamur.

PerKa ANRI Nomor 23/2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis

PENCEGAHAN

“ FA K T O R B I O TA

• Ruangan Arsip terpisah dengan ruang Manusia

- Tidak ada sisa makanan
- Tidak ada toilet/dapur Mengundang serangga, tikus dll
- Tertutup

• Penggunaan Kamper/Kapur Barus;  mengusir serangga,tikus dll

• Fumigasi ; merupakan tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip
tepat konsentrasi/dosis,
tepat sasaran, Karena beracun
tepat cara pelaksanaan,
tepat waktu pelaksanaan
methyl bromide (CH3Br), phospine (PH3),

PerKa ANRI Nomor 23/2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis

Dilarang makan dan minum di tempat
penyimpanan arsip
PENCEGAHAN

“ FA K T O R M A N U S I A

• Peraturan-peraturan. sanksi
- Larangan Mencoret - Larangan Makan/Minum
- Larangan Membawa Ballpoint  Pensil - Larangan Merokok
- …..

• Sosialisasi / Pembelajaran.

• CCTV / Pengawasan;

• Digitalisasi Layanan  tidak perlu memegang fisik arsip

• Pemasangan RFID pada arsip

PENCEGAHAN

“ FA K T O R B E N C A N A

• Membangun Depot Arsip di lokasi beresiko rendah

- Pinggiran kota  Menghindari Kerusuhan, Polusi, Demo dll

- Jauh dari Sungai, Pantai, Gunung Api dll
• Spesifikasi Bangunan yang anti bencana
- Tahan Gempa

- Tahan Bom
• Kelengkapan Bahaya Kebakaran

- APAR - Sprinkle - Hot Line Pemadam - Water Curtain System

- Sensor - Hydrant - Simulasi Rutin

• Berjarak dengan bangunan lain, dengan pepohonan

“R E S T O R A S I = KURATIF
Tindakan PREVENTIF sudah MAKSIMAL,
Tetap RUSAK / MULAI RUSAK / BERPOTENSI RUSAK  di PERBAIKI

Tujuan utama : memperbaiki/ merawat arsip yang

mulai/sudah rusak dan kondisinya memburuk, sehingga
dapat memperpanjang usia arsip statis
 Prinsip Perbaikan Arsip
“ 1. Tidak menghilangkan, mengurangi, menambah, dan
merubah nilai arsip, sehingga keaslian arsip terjaga;

2. Segera setelah terjadi kerusakan

3. Tidak merusak atau melemahkan arsip sehingga aman bagi arsip

4. Mengganti bahan yang hilang dari arsip menggunakan bahan

yang sama atau mirip dengan yang asli;

5. Sebelum dan sesudah perbaikan harus didokumentasikan

6. Dilakukan oleh ahli

* PerKa ANRI Nomor 23/2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis

 PROSES
PERBAIKAN
ARSIP
“ menetralkan asam

Deasidifikasi Basah
CaCO3, 0,1 % 30mnt
Deasidifikasi Kering
MgO dalam triklorotrifluroetan

* PerKa ANRI Nomor 23/2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis

PRINSIP
PRESERVASI

1. Dilaksanakan dengan mempertahankan autensitisitas dan reliabilitas arsip

2. Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip statis/permanen

3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya

4. Penyimpanan arsip dilakukan pada ruang simpan yang memenuhi syarat dengan suhu
dan kelembaban udara yang stabil

5. Dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi

 SUHU DAN KELEMBABAN

No Media Rekam Jenis Arsip Suhu Kelembaban

1 Kertas peta atau kartografik 20C  2C 50%RH  5%
gambar teknik
grafik atau diagram)

2 Media fotografik Sheet film (klise, slide negatif) <18C  2C 35% RH
hitam putih Cine film (reel film 8mm
16mm, 35mm, 70 mm)
Xrays (hasil foto rontgen)
Microforms (mikrofilm,
mikrofis)
Glass plate photos

3 Media fotografik Sheet film (klise, slide negatif) <5C 35% RH  5%

berwarna Cine film (reel film 8mm
Sheet film 16mm, 35mm, 70 mm)
Cine film
4 Media magnetik Computer tapes and disks 18C  2C 35% RH  5%
(disket)
Kaset video (umatic, betacam,
VHS, SVHS)
Kaset rekaman suara
 AKSES ARSIP STATIS

Akses arsip adalah ketersediaan arsip untuk dimanfaatkan oleh publik sebagai
hasil dari kewenangan hukum dan keberadaan sarana bantu untuk penemuan
kembali arsip yang tersimpan.

Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi

kepentingan pengguna arsip.

Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan,

dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip.

Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum

Akses dilakukan sesuai dengan persyaratan organisasi pencipta

arsip

Pasal 65 (UU No. 43 Tahun 2009)

 PRINSIP AKSES
DAN LAYANAN ARSIP STATIS

1. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan,

arsip statis sudah dapat dibuka (principle of legal authorization)

2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding

aids), baik manual maupun elektronik

3. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan
diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik
4. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan
dan pelestarian, atau terhindar dari resiko kerusakan, kehilangan
dan vandalisme pengguna arsip statis

5. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, dengan pelayanan

paling mendasar, tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan
PNBP
6. Ketersediaan akses arsip statis dilakukan melalui prosedur yang
jelas kepada semua pengguna arsip statis tanpa membedakan
/diskriminasi latar belakang, kebangsaan, usia, kualifikasi atau
kepentingan penelitiannya

7. Prosedur akses harus sesederhana mungkin untuk menjamin

perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan,
pemindahan atau perusakan.
 “
Bidang Administrasi dan Kearsipan Universitas Airlangga selaku
Unit Kearsipan I agar lebih proaktif mengingatkan unit-unit
kerja/unit pengolah/ civitas akademika untuk memindahkan arsip
inaktifnya secara sistemik dan simultan

Bidang Administrasi dan Kearsipan Universitas Airlangga selaku Unit Kearsipan I agar
melaksanakan pemusnahan arsip baik untuk retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun maupun
untuk yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun secara sistemik dan
simultan sesuai ketentuan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan
kearsipan yang berlaku

Bidang Administrasi dan Kearsipan Universitas Airlangga selaku Unit Kearsipan I

pada saat melaksanakan penyerahan arsip statis kepada Bidang Administrasi dan
Kearsipan Universitas Airlangga sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi agar
selanjutnya menyimpan arsip-arsip yang tercipta dari kegiatan tersebut sebagai arsip
vital
 “
Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi Universitas Airlangga agar melakukan penilaian terhadap arsip yang
tersimpan di depo, baik yang ada dalam daftar dengan menggunakan Jadwal
Retensi Arsip setelah ditetapkan oleh Rektor

Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan

Tinggi Universitas Airlangga agar melaksanakan akuisisi arsip statis sesuai
dengan prosedur berdasarkan peraturan perundang-undangan kearsipan yang
berlaku

Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan

Perguruan Tinggi Universitas Airlangga agarmenyusun/membuat sarana
temu balik arsip statis berupa guide arsip statis tematik/khasanah,
inventaris arsip statis, guide arsip kartografi dan kearsitekturan sesuai
peraturan yang berlaku
 “
Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi Universitas Airlangga agar melaksanakan kegiatan preservasi arsip
statis secara preventif yang belum dilaksanakan yaitu: kontrol data khasanah
arsip setiap tahun (stock opname), menggunakan sistem pengkodean warna
yakni: merah untuk preservation copy, hijau untuk duplicating copy, dan biru
untuk reference copy agar memudahkan dalam mengidentifikasi berbagai hasil
reproduksi, membuat berita acara reproduksi, daftar arsip hasil reproduksi dan
legalisasi arsip yang direproduksi (autentikasi) serta perencanaan menghadapi
bencana (disaster planning)

Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

Universitas Airlangga agar melakukan preservasi arsip statis secara kuratif,
terhadap arsip statis yang mengalami kerusakan fisik, untuk menjamin keselamatan
dan kelestarian arsip statis.Preservasi arsip statis secara kuratif sebagaimana
tersebut diatas, agar dilaksanakan berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis
 “ Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi Universitas Airlangga agar melengkapi mekanisme
layanan arsip statis secara tidak langsung (melalui pemanfaatan jaringan
informasi kearsipan)

Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi

Universitas Airlangga selaku lembaga kearsipan, agar memverifikasi secara berkala
arsip statis yang telah memenuhi syarat untuk diserahkan ke lembaga kearsipan.
Apabila, verifikasi dan konfirmasi telah dilakukan kepada pencipta arsip untuk
menyerahkan arsip statis, tetapi belum juga diserahkan maka Unit Kearsipan
Universitas Airlangga wajib membuat Daftar Pencarian Arsip (DPA)
“
Bidang Administrasi dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi Universitas Airlangga agar mengolah arsip
sesuai dengan format pada Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN)

Universitas Airlangga perlu menetapkan kebijakan yang mengatur

pengorganisasian penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya sesuai
kebutuhan, yang mencantumkan secara jelas pembagian tugas dan fungsi serta
kewajiban dari lembaga kearsipan perguruan tinggi, unit kearsipan I, unit
kearsipan II, dan unit pengolah
“
"Gedung arsip Universitas Airlangga agar berada pada lokasi yang memiliki
struktur tanah stabil dan bukan merupakan bekas perkebunan, konstruksi bangunan
depot belum didesain untuk menahan beban dari volume arsip yang tersimpan; agar
melengkapi record center dengan pintu darurat serta alat pelindungan bahaya
kebakaran berupa sprinkler system, heat/smoke detector, fire alarm, alat pengatur
suhu serta alat pengatur kelembaban (dehumidifier); agar menyediakan ruang-ruang
khusus pada gedung record center, di antaranya: ruang khusus layanan arsip inaktif
dan ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual; agar dilengkapi dengan ruang
khusus penyimpanan arsip audiovisual, ruang preservasi, dan ruang laboratorium
dalam rangka pembuktian autentisitas arsip statis. Selain itu, depo arsip statis agar
dilengkapijuga dengan alat pengatur suhu, alat pengatur kelembaban, alat
pembersih udara, alat pengukur intensitas cahaya, dan alat untuk mengukur
kandungan sinar UV; agar dilengkapi dengan lemari arsip kartografi/ kearsitekturan
berupa horizontal filing sesuai standar, rak untuk arsip film dan rak khusus untuk
arsip berbahan magnetik, dan container arsip foto"
 SAVE OUR
ARCHIVES

TERIMA KASIH