Powered by Diklat Petrokimia Gresik

www.e-learning.com
PROFIL PENYUSUN MATERI
Nama Expert : Ardhy Akhmad Al-Ghiffary
Tim Penyusun : 1. Ardhy Rokhmat Dewantara
2. Dedy Dwi Arianto
2. Oryza Dhenda Aprilliawan
TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti materi ini :

01 Peserta mampu memahami peralatan yang digunakan dalam
penyusutan arsip

02 Peserta mampu memahami kegiatan Penyusutan Arsip

(Pemindahan, Pemusnahan dan Penyerahan Arsip)

03 Peserta mampu memahami Instrumen yang digunakan dalam

penyusutan arsip
 GAMBARAN UMUM MATERI
Alur materi dalam modul manajemen kearsipan adalah sebagai
berikut : Materi yg akan dibahas dalam chapter ini

PENGGUNAAN
PENCIPTAAN PENYUSUTAN
& PEMELIHARAAN

• Pengelolaan Surat • Pemberkasan Arsip (Aktif & • Pemindahan Arsip

Masuk Inaktif) • Pemusnahan Arsip
• Penciptaan Naskah • Penyimpanan Arsip • Penyerahan Arsip Statis
Dinas melalui Aplikasi • Peminjaman Arsip
Digital Office (DOF)
• Alih Media Arsip
• Legalisasi Naskah Dinas
• Pembinaan Kearsipan
• Distribusi Surat Intern
dan Ekstern
TUJUAN DARI KONTEN MATERI

01 Peserta mampu menjelaskan peralatan yang

digunakan dalam Penyusutan Arsip

02
Peserta mampu menjelaskan proses kerja
Penyusutan Arsip (Pemindahan, Pemusnahan
dan Penyerahan Arsip)

03 Peserta mampu menjelaskan Instrumen yang

digunakan dalam Penyusutan Arsip
 Scope Materi

1. Pengenalan alat dan area

2. Pengenalan proses perencanaan

3. Risiko dalam proses perencanaan

4. Mitigasi Risiko

5. Produk hasil proses perencanaan

 Pengenalan Alat

Roll O Pack Boks Arsip Mesin Mesin

Pemotong Kertas Pencacah Kertas

Lemari Arsip Dorong untuk Digunakan untuk

Digunakan untuk Digunakan untuk
menyimpan dokumen menyimpan arsip memotong kertas mencacah kertas
dengan kapasitas besar inaktif sehingga dalam kegiatan dalam kegiatan
pada saat pencarian pemusnahan arsip pemusnahan arsip
yang dapat digerakkan
kembali dokumen inaktif supaya arsip inaktif yang bersifat
dengan manual atau rahasia supaya arsip
tersebut akan lebih tidak terbaca
dengan penggerak mudah dan cepat informasinya tidak terbaca
mekanik informasinya
 Pengenalan Area

Luas : 953 m2
Terdiri dari :
- Ruang Penyimpanan I, II, III, IV
- Ruang Usulan Pemusnahan Arsip
- Ruang Pemusnahan Arsip
- Ruang Alih Media Arsip

GEDUNG B UNIT KEARSIPAN

GEDUNG A UNIT KEARSIPAN

Luas : 528 m2
Terdiri dari :
- Ruang Penyimpanan V
- Ruang Arsip Vital
- Ruang Penerimaan Sementara
- Ruang Pemberkasan Arsip
PENGENALAN PENYUSUTAN ARSIP

PEMINDAHAN PEMUSNAHAN PENYERAHAN

Memindahkan arsip inaktif Memusnahkan arsip yang Menyerahkan arsip statis ke

dari Unit Pengolah (Unit tidak bernilai guna sesuai Arsip Nasional Republik
Kerja) ke Unit Kearsipan dengan JRA yang berlaku Indonesia (ANRI)
sesuai dengan JRA yang
berlaku
PENGENALAN PROSES

Unit Penataan Membuat Pengiriman arsip

Pengolah arsip sesuai “Daftar Isi Membuat simpan/musnah
memeriksa dengan Berkas “Daftar
retensi arsip Tahun Pemindahan Pemindahan
berdasarkan penciptaan Arsip Inaktif” Arsip Inaktif”
JRA dan Jenis (FM-13-3208). (FM-13-3209)
Arsip

Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah (Unit Kerja) ke Unit

Kearsipan sesuai dengan JRA yang berlaku
PENGENALAN PROSES

Memeriksa & Pembuatan

Mengevaluasi Daftar Arsip Pembuatan Persetujuan
Usulan Pembuatan Pemusnahan
data Inaktif yang ANRI BA
Musnah ke arsip
berdasarkan masa (untuk arsip Pemusnahan
JRA retensinya Unit Kerja > 10 Th) arsip
habis

Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan JRA yang
berlaku
PENGENALAN PROSES

Memeriksa & Pembuatan Pembuatan

Mengevaluasi Usulan Daftar Arsip
Statis yang Pengiriman
data penyerahan Arsip Statis
berdasarkan arsip statis akan
diserahkan ke ANRI
JRA ke Unit
Pengolah ke ANRI

Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

 Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan, yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip
 Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal
suatu jenis arsip pada unit pengolah. Jangka waktu simpan arsip aktif
dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai
diproses.
 Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal
suatu jenis arsip pada unit kearsipan/pusat arsip. Jangka waktu simpan
arsip inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai
nilaigunanya untuk kepentingan referensi berakhir.
KETERANGAN PADA JADWAL RETENSI ARSIP

MUSNAH
Keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan
karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna
lagi.

PERMANEN
Keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna
sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan
lingkup tugas dan fungsi masing-masing

DINILAI KEMBALI
Keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan
masa berakhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan
penilaian kembali dan pengkajian lagi.
 Risiko dalam Proses Perencanaan
GANGGUAN PERALATAN GANGGUAN EKSTERNAL
• Peralatan yang utama digunakan • Pengiriman arsip secara bersamaan
adalah Roll O Pack, Dos Arsip, Mesin sehingga tempat penerimaan arsip
Pemotong Kertas dan Mesin tidak cukup / full
Pencacah Kertas • Unit Kerja banyak yang tidak mau
• Apabila ada trouble/kerusakan menyerahkan arsip statis ke ANRI.
peralatan harus koordinasi dengan
Unit terkait

GANGGUAN OPERASIONAL K3 PERUSAHAAN

• Terdapat arsip yang dimusnahkan • Bahaya yang ada di Unit Kearsipan
padahal belum waktunya adalah bahaya debu, tangan
dimusnahkan terpotong, dsb.
• Pemindahan arsip kacau / belum
terberkas dengan baik
 Mitigasi Risiko
No Risiko Mitigasi
1 Gangguan Peralatan • Preventive maintenance dan pengecekan Mesin Pemotong
Kertas dan Mesin Pencacah Kertas
• Koordinasi dengan unit terkait
2 Gangguan eksternal • Membuat jadwal pemindahan arsip dengan aturan 2 kali
simpan dan 2 kali musnah per tahun
• Memberikan edukasi ke Unit Kerja yang memiliki arsip statis
untuk keamanan arsip di ANRI serta menyediakan Ruang
Arsip Vital untuk menyimpan arsip statis
3 Gangguan Operasional • Membedakan form pemindahan arsip untuk disimpan dan
dimusnahkan serta
• Selalu melakukan pengecekan fisik arsip dengan daftar arsip
setiap pemindahan arsip.
4 Keselamatan dan • Selalu memakai APD yang sesuai dengan tempat kerja
Kesehatan Kerja • Selalu mengidentifikasi bahaya kerja di area kerja
 Produk Hasil Proses
02
01 Sampah Kertas
Cacahan
Pemindahan Arsip
dilakukan sesuai dengan Sampah Kertas Cacahan diberikan
Jadwal Pemindahan Arsip kepada Yayasan untuk dijual
Simpan dan Musnah
kepada pihak ke 3

03
Arsip
Dokumen Perusahaan
tersimpan dengan baik dan
dapat dicari dengan cepat dan
tepat
TERIMA
KASIH
 Dokumen Pendukung
• PD-02-0013 Pedoman tentang Tata
Kearsipan
• SK Nomor : 0271/TU.01.02/13/SK/2017
Lampiran Tgl. 11 Juli 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip
(JRA) Petrokimia Gresik
• PR-02-1037 Prosedur Penyusutan Arsip
Inaktif

Link Pendukung
• Diisi Dep. Pengembangan SDM