Pengelolaan Kearsipan

Kamis, 15 Juni 2023

UPT Kearsipan
APA ITU ARSIP?

UU No. 43 Th 2009

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Mengapa Arsip Perlu
Dikelola???

Ekspektasi vs Realita
Mengapa Arsip Perlu Dikelola???

• Penciptaan arsip bersifat dinamis selalu

bertambah seiring dengan perkembangan
organisasi
• Keterbatasan ruang sarana penyimpanan arsip
• Terdapat arsip yang bernilai guna dan tidak
bernilai guna
• Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber
informasi
• Arsip merupakan memori kolektif
instansi/bangsa
Sistem Kearsipan yang baik

• Mudah dilaksanakan
• Mudah dimengerti
• Murah/ekonomis
• Tidak makan tempat
• Cocok bagi organisasi/ruang lingkup kantor
• Fleksibel/luwes
• Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan
arsip
• Mempermudah pengawasan
Permasalahan kearsipan

• Arsip belum bisa ditemukan secara cepat

• Hilangnya arsip
• Tidak melakukan penyusutan arsip
• Tata kerja yang tidak up to date
• Peralatan yang tidak memadai
• Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip
• Kurangnya perhatian terhadap kearsipan
JENIS ARSIP BERDASARKAN FUNGSI

ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF

ARSIP INAKTIF

ARSIP
ARSIP VITAL

ARSIP STATIS
 ARSIP AKTIF
• Memiliki frekuensi penggunaan
yang tinggi
• Memiliki fungsi untuk
mendukung pelaksanaan tupoksi
atau kegiatan sehari-hari
• Merupakan bagian penting dalam
pengambilan keputusan
ARSIP INAKTIF
• Memiliki frekuensi penggunaan
telah menurun
• Jarang dipergunakan dalam
pelaksanaan kegiatan sehari-hari
• Sebagai referensi atau rujukan
bagi suatu kantor atau organisasi
untuk menyusun dan
melaksanakan kegiatan
administrasi
 ARSIP VITAL
arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang
ARSIP STATIS
arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
 • Tata Naskah Dinas

PENGELOLAAN ARSIP • Klasifikasi Arsip

DINAMIS

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan

• Jadwal Retensi Arsip
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah.

• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses

Arsip
DAUR HIDUP ARSIP
 • PEMBERKASAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS AKTIF
• PEMBUATAN DAFTAR ARSIP AKTIF

Pengelolaan arsip dinamis aktif adalah proses pengendalian arsip

dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
pada unit kerja secara efisien, efektif, dan sistematis.

• PELAYANAN PENGGUNAAN ARSIP

PEMBERKASAN ARSIP

Kegiatan menata arsip dalam bentuk berkas dan

mengatur berkas dalam tatanan yang sistematis
TUJUAN PEMBERKASAN
ARSIP

• Menyatukan informasi arsip

• Memudahkan temu balik arsip:
- cepat
- tepat
- lengkap
- aman
• Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
PEMBERKASAN ARSIP

• Pemberkasan arsip aktif di UNS dilaksanakan

berdasarkan klasifikasi arsip. (
Peraturan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor
6 Tahun 2020
tentang Klasifikasi Arsip UNS)

• Klasifikasi arsip: Penggolongan dan

pengelompokan arsip atas dasar kesamaan masalah
yang terkandung dalam arsip
 SARANA DAN PRASARANA ARSIP

Perangkat keras meliputi: Perangkat lunak meliputi:

• daftar arsip dinamis aktif. • indeks;

• sekat atau guide; • kode;
• folder; • klasifikasi; dan
• label; • klasifikasi keamanan dan akses
• filing cabinet;
• out indicator; arsip.
• formulir/buku peminjaman
arsip; dan
 Tanda file atau disposisi simpan,
kelengkapan (lampiran), apakah disatukan
PEMERIKSAAN
1 dengan surat atau dipisahkan karena
(INSPECTING) bentuk fisik berbeda

PENENTUAN
2 INDEKS Suatu tanda pengenal berkas/judul berkas

(INDEXING)
Tahapan Pemberkasan
Arsip Realisasidari indexing (pemberian tanda
PENGKODEAN
3 (CODING)
pada kode yang ditentukan)

PEMBERIAN
• ada arsip yang mempunyai keterkaitan
4 TUNJUK SILANG
dengan arsip yang lain
(CROSS • ada pergantian nama (orang,
REFERENCE) organisasi/perusahaan, tempat, dsb.)
• bentuk lampiran surat yang
berbedadengan surat (disket, buku, foto,
dsb.)
 Pengelompokan arsip sesuai
kelompoknya/kesamaan masalah,
5 PENGELOMPOKAN dilakukan jika arsip yang akan di
berkaskan cukup banyak

Penulisan indeks dan kode klasifikasi

PELABELAN
6 (LABELING)
pada kertas yang ditempelkan di laci, tab
guide atau folder
Tahapan Pemberkasan
Arsip PENATAAN/ Menata/memasukkan arsip ke dalam
folder yang disusun secara berurutan ke
7 PENYIMPANAN
dalam map gantung dan diletakkan pada
BERKAS filling cabinet

PEMBUATAN Membuat daftar berkas dan daftar isi

8 DAFTAR ARSIP berkas
 DAFTAR BERKAS ARSIP AKTIF
Unit Pengolah: (a)
KODE ISI INFORMASI/ TINGKAT
NO BERKAS KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN
KLASIFIKASI URAIAN PERKEMBANGAN

1 2 3 4 5 6 7

Keterangan:
(a) unit pengolah : diisi unit kerja, unit pencipta arsip
• nomor berkas : diisi nomor urut folder
• kode klasifikasi : diisi kode klasifikasi yang ada pada arsip
• isi informasi/uraian : diisi informasi arsip secara lengkap
• kurun waktu : diisi tanggal/bulan/tahun terciptanya arsip
• tingkat perkembangan : diisi asli, fotocopy, pertinggal, salinan
• jumlah : diisi jumlah lembaran arsip
• keterangan : diisi sesuai kebutuhan apabila diperlukan
 DAFTAR ISI BERKAS
Unit Pengolah: (a)
NO NO ITEM KODE ISI INFORMASI TANGGAL TINGKAT
JUMLAH KETERANGAN
BERKAS ARSIP KLASIFIKASI /URAIAN SURAT PERKEMBANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

Keterangan:
(a) unit pengolah
• nomor berkas
• nomor item arsip
• kode klasifikasi
• isi informasi/uraian
• tingkat perkembangan
• jumlah
• keterangan
: diisi unit kerja, unit pencipta arsip
: diisi nomor urut folder
: diisi nomor urut sesuai urutan di dalam folder
: diisi kode klasifikasi yang ada pada arsip
: diisi berisi informasi arsip secara lengkap
: diisi asli, fotocopy, pertinggal, salinan
: diisi jumlah lembaran arsip
: diisi sesuai kebutuhan apabila diperlukan
 PROSEDUR PEMINJAMAN
ARSIP
TAHAPAN PEMINJAMAN ARSIP:
• permintaan melalui lisan maupun tulisan;
• pencarian arsip di lokasi simpan;
• penggunaan tanda keluar;
• pencatatan dalam formulir atau buku peminjaman arsip;
• pengambilan atau pengiriman;
• pengembalian dan penyimpanan kembali.
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Formulir atau buku peminjaman arsip sekurang-kurangnya

terdiri:
• nama peminjam;
• unit kerja;
• kode klasifikasi;
• keperluan;
• tanda tangan peminjam;
• tanggal peminjaman;
• tanggal harus kembali;
• jaminan kartu identitas yang berlaku;
• tanggal arsip diterima kembali;
• nama dan tanda tangan petugas peminjam; dan
• nama dan tanda tangan pimpinan unit kerja.
 • PENATAAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP • PENGOLAHAN ARSIP

DINAMIS INAKTIF

Pengelolaan arsip pengelolaan arsip inaktif yang melibatkan unsur

• PEMELIHARAAN ARSIP
organisasi, barang, peralatan dan biaya , agar dapat tercapai tujuan yang
EFEKTIF dan EFISIEN

• PRASARANA DAN SARANA

PENATAAN ARSIP
adalah kegiatan yang dilaksanakan pada Unit
Kearsipan meliputi pengaturan fisik arsip,
penyusunan Daftar Arsip Inaktif,
dan pengolahan informasi arsip
ASAS PENATAAN ARSIP
• Asas Asal Usul (Principle of Provenance)

untuk menjaga arsip terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip dan tidak dicampur dengan
arsip yang berasal dari pencipta arsip lain

• Asas Aturan Asli (Principle of Original Order)

untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip
PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
TERATUR
• Penyeleksan arsip, dilakukan melalui JRA dengan cara melihat kolom retensi aktif

• Menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif yang akan dipindahkan yang
diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip inaktif yang dipindahkan

• Menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip inaktif ke dalam boks arsip

• Memberi label boks arsip dengan keterangan nomor boks, nama unit
pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip

• Penempatan boks dalam rak arsip dan pemberian nomor urut boks disusun
secara lateral

• Pembuatan daftar arsip inaktif sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip atau
finding aids
PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
TIDAK TERATUR
• Penyortiran/pemilahan arsip
• Pemberkasan/pengelompokan/identifikasi arsip
(kesamaan kegiatan/rubriek, kesamaan urusan/dossier,
dan kesamaan jenis/series
• Pendeskripsian arsip
• Manuver fisches/kartu deskripsi sesuai susunan
(musnah/permanen dan masalah/klasifikasi arsip)
• Pengurutan berdasarkan kurun waktu dari tahun
yang tertua sampai dengan tahun termuda
• Pemberian nomor definitif pada kartu deskripsi
• Pembungkusan arsip kategori permanen
• Manuver berkas : penggabungan berkas arsip yang
mempunyai kesamaan masalah
• Penomoran berkas pada berkas/kertas kraf
• Penataan fisik arsip ke dalam boks
• Pelabelan boks arsip
• Penempatan boks arsip
• Pembuatan daftar arsip inaktif
PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF
1. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuki ruangan sentral penyimpanan
arsip.
2. Orang yang dijinkan masuk ruangan sentral ppenyimpanan arsip tidak
diperkenankan membawa tas atau barang lain miliknya.
3. Pintu masuk ruangan sentral penimpanan arsip dan rak-rak dorong harus selalu
terkunci selama tidak dipergunakan, anak kunci dikuasai oleh pejabat yang
ditunjuk.
4. Suhu udara ruangan diatur antara 18,5 – 22,5 derajat celcius.
5. Ac dihidupkan selama 24 jam.
6. Kelembaban udara dalam ruangan diatur antara 30% - 50% relative humidity (rh).
PRASARANA DAN SARANA
Kertas kraf/kising Label boks Boks arsip

Rak arsip
 • Akuisisi Arsip

PENGELOLAAN ARSIP • Pengolahan Arsip

STATIS

Arsip statis yang dikelola UPT Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan

• Preservasi Arsip
Pergurua Tinggi (LKPT) merupakan arsip yang bernilai guna
kesejarahan yang telah diserahkan oleh Unit Kearsipan II

• Layanan Akses
AKUISISI ARSIP
Proses penambahan khazanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang
dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
PENGOLAHAN ARSIP
Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan
Asli (Principal of Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip
yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan
pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan
untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
PRESERVASI ARSIP
Preservasi arsip statis adalah upaya memelihara arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh
serangga, air, sinar matahari, jamur, kutu, dan juga gangguan dari orang-orang disekitarnnya.
LAYANAN AKSES
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal
serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna
arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip,
yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan.
SARANA TEMU BALIK ARSIP STATIS
• Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi
yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu
penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
• Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi
informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah
dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis
penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau
riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap
nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).
• Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai
khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga
kearsipan.