BIMBINGAN TEKNIS

KETATAUSAHAAN DAN PENATAAN

KEARSIPAN DI LINGKUNGAN BAWASLU KAB/KOTA DAN
PANWASCAM

BANDAR LAMPUG, 13 NOVEMBER 2018

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

PROVINSI LAMPUNG
 DASAR HUKUM KEARSIPAN

1. Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun

2009

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no.28

Tahun 2012 Tentang Pelaksanan Undang-undang
No.43 Tahun 2009. Tentang Kearsipan
Kondisi penyimpanan arsip di unit kerja
A mankan informasi
R ahasiakan yg penting
S impan sesuai aturan
I nformasi
P usat ingatan
BEDASARKAN UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN BAHWA :

5
 MEDIA ARSIP
TEKSTUAL (KERTAS)
PETA
FOTO
FILM
KASET
CD/VCD/DVD
 PERMASALAHAN YANG TERJADI ?

Unit Kerja penuh dengan arsip

• Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas , Arsip aktif dan inaktif
masih bercampur di ruang kerja,
Tak ada petugas yg secara khusus menangani masalah arsip,
pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih
didasarkan pada nomor urut agenda.
Informasi tidak aman
• Pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri, dengan
menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi.
• Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-
masing.
Retrieval (pencarian) arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan
tepat.
 TIPE ARSIP BERDASARKAN VOLUMENYA

40

30
inaktif
20
aktif Tak berguna
10
permanen
0

10 % permanen
25 % aktif
30 % inaktif
35 % tak berguna
 ARSIP DINAMIS
Arsip diciptakan &
digunakan langsung untuk
Pelaksanaan TUPOKSI organisasi
(frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus)
( ARSIP AKTIF )

Sebagian kecil arsip disimpan

Arsip disimpan untuk sebagai bahan pertanggungjawaban
referensi dan memori lembaga nasional & memori kolektif
(frekuensi penggunaannya (memiliki nilai guna kesejarahan,
telah menurun) telah habis retensinya, dan
( ARSIP INAKTIF ) berketerangan dipermanenkan)

ARSIP STATIS

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
 PEMBERKASAN ARSIP
TUJUAN :
 Menyatukan informasi arsip,
 Memudahkan temu balik arsip
- cepat
- tepat
- lengkap
- aman
 Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip
ARSIP DI UNIT KERJA setelah diberkaskan dan
ditata dengan baik dan benar
Pemberkasan arsip
dengan KLASIFIKASI

13
TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN

1. Pemeriksaan (Inspecting)
- Tanda perintah file/simpan
- Kelengkapan berkas surat
2. Penentuan Index (Indexing)
3. Pengkodean (Coding)
4. Pengelompokkan kode yang sama
5. Pelabelan (labeling)
6. Penataan berkas
AZAS PENATAAN BERKAS AKTIF

Azas Sentralisasi
Proses pengelolaan arsip aktif yg dilaksanakan
di satu ruangan sentral file untuk seluruh
organisasi
Semua arsip aktif yg telah selesai diproses di
unit kerja diserahkan ke ruang sentral file
Organisasi yg kecil
Jumlah/volume arsipnya sedikit
Lokasi unit kerja berdekatan
Jumlah pegawai sedikit
AZAS PENATAAN BERKAS AKTIF

Azas Desentralisasi
Proses pengelolaan arsip aktif yang
dilaksanakan oleh setiap unit kerja di dalam
setiap organisasi.
Cocok untuk organisasi yg besar dengan
lokasi kantor yg terpencar.
Jumlah pegawai banyak
Volume arsip banyak
 PENATAAN BERKAS
Berkas dapat disusun menurut:
a. kesamaan urusan (dosier)
b. kesamaan masalah (rubrik)
c. kesamaan jenis/transaksi (seri)
 BERKAS KESAMAAN URUSAN
(DOSIER)

• Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan

dihimpun dalam satu berkas.
• Berkas akan mencerminkan kegiatan sejak
awal hingga akhir
- Berkas Proyek Pembangunan Pasar
- Berkas Proyek Renovasi Gedung DPRD
 BERKAS KESAMAAN MASALAH
(Rubrik)

DOKUMEN YANG MASALAHNYA

SAMA DIHIMPUN DALAM SATU
BERKAS
- Berkas Kenaikan Pangkat
- Berkas Pengadaan ATK
 KENAIKAN
MUTASI PANGKAT KENAIKAN
KEPEGAWAI PEGAWAI BERKALA
KEPEGAWAIAN
2017 2016
2017

ORDNER
ORDNER

ORDNER
 BERKAS KESAMAAN JENIS/TRANSAKSI

• Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam

berkas (seri) yang sama :
- Seri Surat Edaran Tahun 2017
- Seri Surat Keputusan 2017
- Seri Surat Tugas 2017
 SARANA PEMBERKASAN

• PERANGKAT • PERANGKAT
KERAS : LUNAK :

- FILING CABINET, - KLASIFIKASI

LEMARI ARSIP, - KODE
FOLDER - INDEKS
- SEKAT/GUIDE, - TUNJUK SILANG
FOLDER
arsip tertib
 GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERTIER

SEKUNDER

PRIMER
 JENJANG MASALAH
• Pokok Masalah - sekat primer (kepegawaian)
• Sub-masalah - sekat sekunder (kenaikan berkala)
• Sub-sub Masalah - sekat tertier (periode april)
• Berkas/surat - folder (daftar pegawai)

- Sekat primer = kode, pokok masalah

- Sekat skunder = kode, sub-masalah
- Sekat tertier = kode, sub-sub masalah
- Folder = kode, indeks berkas
 Berkas
Kepegawaian
Th. 2017
823 KENAIKAN
PANGKAT/PENGANG
-
KATAN

820
MUTASI

800
KEPEGAWAIAN
 FOLDER
8 cm
2 cm

35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

 35,5 cm

24 cm 2 cm

Tab
8 cm

Folder dengan tab disamping

 TAHAPAN PENATAAN BERKAS

• PEMERIKSAAN
memeriksa surat/berkas apakah sudah
siap untuk disimpan, dengan cara :
- lihat disposisi (simpan, file, arsip)
- lihat lampiran surat (apakah
sudah lengkap)
 Membuat Indeks:
Contoh :
• Surat tentang Rencana Kunjungan Anggota
DPRD
• Indeksnya : Kunjungan DPRD
• Kodenya :
Primer : 000 - UMUM
Sekunder : 010 - Urusan Dalam
Tersier : 019 - Protokol
019 - Kunjungan
DPRD
 PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI ARSIP
• Digunakan sebagai dasar penataan arsip
• Disusun dengan kode angka dan subjeknya :
000 - Umum
100 - Pemerintahaan
200 - Politik
300 - Keamanan dan Ketertiban
400 - Kesejahteraan Rakyat
500 - Perekonomian
600 - Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 - Pengawasan
800 - Kepegawaian
900 - Keuangan
 SISTEM ALPHABETIS

① Sistim penyimpanan / pemberkasan

arsip yg didasarkan pada urutan
abjad dari kata tangkap nama baik
itu nama orang maupun nama
badan / organisasi
 SISTEM SUBYEK + ABJAD
C
B
A
PENGABDIAN
B
A
ISTIMEWA
A

REGULER
K.PANGKAT

KEPEG.