KONSEP-KONSEP DASAR

KEARSIPAN

BANU PRABOWO.
ANRI: JAKARTA OKTOBER 2023
Daftar Riwayat Hidup :
• Nama : Banu Prabowo
• Tempat Tgl Lahir : Yogyakarta, 11 Nov 1964
• PNS : Th 1993
• PENDIDIKAN :
– S1 Fisipol UGM 1983, S2 Fisip UI 2003
– Diklat Kearsipan, Diklat ISO 9001: 2008
– May 2011: Training Manajemen arsip Dinamis , Kerjasama ANRI dan Arsip Nasional Australia (Records
Management Training National Archives of The Republic of Indonesia and National Archives of Australia) No
19.08/RMT/36/2011
– Sertifikasi Asesor Akreditasi Lembaga Diklat Kearsipan, No: PK.00.01/105/2021
– Sertifikasi Asesor Kearsipan ANRI Jabatan Fungsional Arsiparis No: PK.00.01/1068/2021
– Tahun 2009-2014: Mengikuti kursus filsafat pada Filsafat Extention Course Di STF Driyarkara, Jakarta
• PENGALAMAN :
– Arsiparis 1993-2007
– Kasubbid manual Arsip 2007-2011,
– Kasubdit Pengol arsib sbl 45(2012-2013),
– Kabid Penataan dan Manual Arsip Pusat Jasa Kearsipan(2013-15)
– Kabid Perencanaan dan Evaluasi Pusdiklat ANRI 2016- 2020
– Pusakre :2020-2022
– Pembinaan Kearsipan Daerah I :2022-sekarang
– Menulis modul kearsipan: Pusdiklat ANRI, UNIVERSITAS TERBUKA (UT)
 Dalam Andragogy yang terpenting adalah:

Albert Einstein mengatakan:

I never teach my pupils, I only attempt to provide the
conditions in which they can learn
(Saya tidak pernah mengajar, Saya hanya berupaya
menciptakan kondisi yang memungkinkan mereka
belajar)
 Setelah mengikuti
Tujuan
Pembelajaran pembelajaran peserta
Umum (TPU) :
diharapkan dapat
menguasai materi
KONSEP KONSEP DASAR
KEARSIPAN
 1. Problem dalam records management

DAFTAR ISI 2. Records management berdasar system

3. Konsep arsip yang autentik
4. Pengertian arsip menurut UU no 43 th2009
5. Karakter arsip
6. Arsip sebagai ilmu
7. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
8. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN SEBAGAI SISTEM
9. RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
10. KEGIATAN KEGIATAN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
11. KONSEP SYSTEM DALAM PAD
12. ORGANISASI KEARSIPAN
I. LATAR BELAKANG:
A. APA PROBLEM DALAM RECORDS MANAGEMENT ? :

UNIT KERJA UNIT KEARSIPAN

PROBLEM DALAM SISTEM KEARSIPAN MENURUT Judith Read, Mary Lea Ginn,
Ph.D ( Records Management, USA, 2007) adalah:
PROBLEM DALAM SISTEM KEARSIPAN
1. PROBLEM MANAJEMEN: tdk ada perencanaan
menyeluruh dlm MANAGEMENT KEARSIPAN , tdk ada
rencana penyusutan,tdk ada standar evaluasi pekerja
2. PROBLEM MANUSIA:
– kurang perhatian akan pentingnya arsip,
– Hoarding of records ( hoarding disorder: gangguan kesehatan
mental kebutuhan yg kuat utk menyimpan suatu brg,meski itu
kurang bernilai). Solusi dlm hoarding of records: : Teori appraisal
– Arsip hanya dianggap masalah menyimpan dan menemukan saja

3. INEFISIEN DLM FILING: file computer tdk dibikin

folder, Overload laci dng folder, misfiles, pemindahan arsip
tanpa ada kewenangan
4. KELEMAHAN DLM PERALATAN: tdk standar,container
simpan arsip yg tdk sesuai,kurangnya penggunaan automasi
5. TDK EFISIEN dlm penggunaan ruangan: kondisi
crowded, layout yg buruk
 Apa Solusi Problem
• TERDIRI ATAS SUB
Kearsipan Diatas ?
Solusinya Adalah: SISTEM SUB SISTEM

RECORDS
MANAGEMENT
BERDASAR:
SISTEM

Bagaiman records management system itu?

B.RECORDS MANAGEMENT SYSTEM

Juridical ORGANISASI
System KEARSIPAN
Archival Standar Nasional
Science dan Internasional
Arsip yang dibuat
dan diterima
ARSIP AKTIF
SISTEM
ARSIP INAKTIF
MANAJEMEN
KEARSIPAN
Informasi ttg
Pencipta ArsiP ARSIP STATIS
(TERMASUK
TUGAS DAN
Sumberdaya PRASARANA
Manusia DAN SARANA
FUNGSI )

Software,
Hardware, TIK
CATATAN :MODEL SISTEM DIATAS DIADAPTASI DARI:

University of Columbia Master of Archival Studies Research

Team dan U.S Departement of Defense Records
Management Task Force dalam Activity And Entity Models,

(GENESIS AND PRESERVATION OF AGENCY’S ARCHIVAL

FONDS, 1996).
 Bagaimana paradigm
Manajemen Sistem adalah:
pengelolaan arsip menurut ISO?
1 Kerangka Kebijakan, Prosedur/
guidelines , dan Sumberdaya utk
mencapai tujuan

PARADIGMA DLM Mengelola Arsip sbg Asset bagi

PENGELOLAAN ARSIP 2 Organisasi (Asset= Value)
ISO 30300:
Management System Arsip Sebagai Alat Bukti:
for Records “Governance, pengembangan yg
3 berkelanjutan, capacity building,
value added” bagi proses bisnis

Arsip dikelola karena “Kebutuhan”,

4
bukan sekedar “efek adm”
C. KONSEP ARSIP YANG AUTENTIK

APAKAH ARSIP AUTENTIK ITU?

PERHATIKAN ARSIP BERIKUT INI ….
Apa Contain
dan Konteks CONTOH UTK MENJELASKAN ARSIP AUTENTIK

dalam Tekt
(yg sdh ter
struktur),
Berikut ini:
Informasi dlm Arsip Perseorangan
Berikut:

1. Apa: Protocol (bagian kepala)

- ijazah(rekaman kegiatan
pengakuan gelar sarjana)
- media: kertas
2.Siapa: t
e
-yang membuat? Lembaga k
-yang menerima? Perseorangan t

3.Mengapa ada ? Sbg bukti

Pemberian dan penerimaan
gelar
4.Bagaimana terciptanya? Eschatocol/ kaki
(PROSES)
- Status jd MHS, kegiatan
kuliah, UJIAN
- KKN, SKRIPSI,UJIAN,wisuda
 Perhatikan contain dan
konteks dalam teks berikut
Informasi dlm Arsip S print
berikut:

1. Apa:
- Surat perintah
- media: kertas, soft copy
2.Siapa:
-yang membuat? Lembaga
-yang menerima? Perseorangan
3.Mengapa ada ? Sbg bukti tugas
ttt sesuai isi sprint
4.Bagaimana terbentuknya?
- Lembaga memiliki fungsi,
kegiatan yang hrs
dilaksanakan
 1.KESIMPULAN “Arsip yang autentik”

• MEMILIKI STRUKTUR, ISI, KONTEKS

SESUAI DENGAN KONDISI PERTAMA
TERCIPTA
• Dicipta sesuai dengan tujuan penciptaan
• DICIPTA OLEH LEMBAGA YANG MEMILIKI
KEWENANGAN /OTORITAS MENCIPTA
 Autentisitas harus dijaga (Pasal 36)

(1) Pembuatan dan penerimaan arsip

harus dijaga autentisitasnya
berdasarkan tata naskah dinas.
(2) Unit pengolah bertanggung jawab
terhadap autentisitas arsip yang
diciptakan.
 Apakah Autentisitas legal,diplomatik ,dan historis
itu?
• DOK YG AUTENTIK SECARA LEGAL: dokumen yg memberikan kesaksian atas
kepemilikan, merupakan representasi dari pihak yang berwenang yang
menjamin tingkat reliabilitasnya
• DOK YG AUTENTIK SECARA DIPLOMATIK: dokumen yg ditulis sesuai dengan
waktu dan tempat pelaksanaan yg ditunjukkan dalam teks, dan ditandatangani
oleh orang yang kompeten menciptakannya
• AUTENTIK SECARA HISTORIS: membuktikan kejadian yang benar-benar
terjadi atau memberikan informasi yg benar sesuai dengan fakta

(Luciana Duranti: Diplomatics: New Uses for an old Science, Archivaria 28

Summer 1989)
 2. Apakah arsip asli itu? ARSIP ORIGINAL/ ASLI
• Pertama: Primitive (dari Bhs
Latin originalis), yaitu: pertama
dalam urutan
• Kedua: Kelengkapan. Untuk
menjadi original, dokumen hrs
sempurna, dalam istilah legal
maupun diplomatic adalah
lengkap, finish, tdk ada
cacat, dpt dilaksanakan
(enforceable).
• Ketiga: ARSIP ORIGINAL ITU ARSIP
sempurna YAITU: ARSIP yg dpt
menghasilkan akibat sesuai dengan
maksud penciptanya, dan
kesempurnaan terdpt pd bentuknya
• keempat: dokumen yg original
adalah dok yg sempurna dan
pertamakali diciptakan dlm bentuk
yg tertentu oleh penciptanya (19)
(Luciana Duranti: Diplomatics: New Uses for an old
Science, Archivaria 28 Summer 1989)
 3. APAKAH ARSIP COPY DAN ASPAL (ASLI TAPI PALSU)?
COPY ASPAL (PSEUDO ORIGINAL)
• Dokumen yg tdk original dan bukan draft • Menunjukkan keberadaannya
• Copi adalah hasil transkrip atau penggandaan elemen yg tdk sesuai dengan
dari dokumen original realitas (bisa disengaja atau lalai)
• Copi tiruan (imitative copy): mereproduksi secara • Aspal (pseudo original): Kopi utk
utuh atau bagian tertentu , tdk hanya isi tapi juga
maksud kejahatan : penjahat
bentuknya. Ini tdk punya validitas hukum,
meniru secara sempurna dokumen
• A simple copy: mentranskripsi isi dari original,
original
dibuat oleh siapa saja tdk punya efek legal
• .(Luciana Duranti: Diplomatics: New Uses for
• Authentic copy: kopi yg sah / disahkan oleh pihak an old Science, Archivaria 28 Summer 1989)
yg berwenang digunakan untuk dasar tindakan,
diakui secara legal. Misal: petikan, salinan,
kutipan
 4.Apakah Draft itu?
• Konsep dari teks yang akan dijadikan definit, bersifat sementara dan
terbuka untuk di koreksi oleh pihak pihak yang memiliki
kewenangan
• Draft tdk punya validitas legal. Dalam konteks diplomatik jika yg
original tdk tersedia , mk hakim bisa memerintahkan draft utk
diautentikasi , shg makna secara legal berarti original (hkm di Inggris)
• DRAFT FINAL YANG SUDAH DISETUJUI BERBAGAI PIHAK YANG
BERWENANG ADALAH DASAR DARI ARSIP ASLI/ORIGINAL
D.Apa Pengertian arsip (MENURUT UU 43 th 2009)
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara (UU No 43 thn 2009)
DOKUMEN PERUSAHAAN
UU No. 8 tahun 1997: Dokumen
Perusahaan
• Data, catatan, dan atau
keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam
rangka pelaksanaan kegiatannya,
baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam
dalam bentuk corak apapun yang
dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
• DOKPERSH TERDIRI ATAS:
DOKUMEN KEUANGAN,
DOKUMEN LAINNYA
DOKUMEN ELEKTRONIK UU No. 11 tahun
2008: Informasi dan Transaksi Elektronik - ITE
• Setiap Informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan
dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,
optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar melalui
Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi
yang memiliki makna atau arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.
 1.ARSIP ITU REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA
ORGANISASI SBG ENTITAS SESUAI
1. SIAPA : yang ORGANISASI LEVEL/ KEWENANGANA:DM
merekam (Mencipta
arsip) ; yang direkam Juridical person: Person Adalah EntitasYang
PERSEORANGAN
Memiliki Kapabilitas Bertindak Secara LegaL
(Terry Eastwood)l
2.APA YANG SEMUA KEGIATAN di ORG, Event penting,
DIREKAM?
KEGIATAN/ PERISTIWA
phenomena, bencana, dsb
ARSIP
Pengelolaan Arsip k
KONVENSIONAL
3.APA ALAT REKAM DAN BERBAGAI BENTUK,
APA BENTUK REKAMAN SESUAI PERKEMB TIK ARSIP AUDIO VISUAL Pengelolaan AV

ARSIP ELEKTRONIK Pengelolaan AE

4.MENGAPA DIREKAM? BUKTI PELAKSANAAN KEHIDUPAN

BERMASY, BERBANGSA, BERNEGARA
 2. ARSIP ITU: REKAMAN KEGIATAN ORG SBG BUKTI PELAKSANAAN FUNGSI,
KEGIATAN

a.REKAMAN c.BUKTI
b.ORGANISASI PELAKSANAAN
KEGIATAN

ALAT REKAM FUNGSI, KEGIATAN,

TRANSAKSI TERCIPTANYA
- Klasifikasi Arsip
BUKTI
-Alat rekam lain

PELAKSANAAN FUNGSI, TERWUJUDNYA

UNTUK MEREKAM KEGIATAN, TRANSAKSI ARSIP YANG:
• AUTENTIK,
• UTUH
TERDAPAT HUBUNGAN • RELIABLE,
ANTARFUNGSI • USEABILITY,
Peristiwa apa ?
3. DIBUAT DAN DITERIMA OLEH ORGANISASI DAN PERSEORANGAN

Catatan: Orang dan Organisasi

TERRY EAST WOOD MENYEBUT MANUSIA
SEBAGAI;

Juridical Person adalah Entitas yang memiliki

kapabilitas bertindak secara legal yang mengelola
Organisasi Sebagai Entitas Administratif
( Toward A Social Theory Of Appraisal, H 72)
 a.ORGANISASI SEBAGAI ENTITAS ADMINISTRATIF

1). LEMBAGA NEG : ARSIP NEGARA

2). LEMBAGA BISNIS : ARSIP PERSH/ BISNIS

3).LEMBAGA SOSIAL/ KEAGAMAAN : ARSIP ORMAS

4). LEMBAGA POLITIK : ARSIP ORPOL
 b.Perseorangan sebagai juridical person, actus humanus

1).Perseorangan dalam entitas Lembaga Neg/Bisnis, Pemda : Personal FILE

2). Perseorangan dalam entitas Keluarga : Family Records, asset

perseorangan (tanah, HAKI, Deposito,dsb)

3). Perseorangan ketika sakit dan dirawat di RS : Medical Records

4). Perseorangan ketika melakukan kejahatan dan di proses hukum:

Arsip Perkara

5). Perseorangan ketika menjadi klien : ARSIP NASABAH BANK, ARSIP

ASURANSI

dsb….
 4. BERBAGAI BENTUK SESUAI PERKEMBANGAN TIK

1. KONVENSIONAL : MEDIA KERTAS,

2. AUDIO-VISUAL : AUDIO, VISUAL, AUDIO- VISUAL
3. ELEKTRONIK : Dibuat dan Diterima Dalam Format
Elektronik atau Arsip Hasil Alih Media (PerANRI NO 6 th 2021)

a. arsip kedinasan, arsip yg dihasilkan dari aplikasi:

olah kata (dokumen word), lembar kerja
(spreadsheet), presentasi, desktop, dsb
b. arsip dari system informasi bisnis: basis data,
system kepeg, keu, pengadaan barang,dsb
c. arsip berbasis web : intranet, extranet, website,
kegiatan/ transaksi dlm jaringan spt:surat

d .pesan elektronik dalam system komunikasi

elektronik, layanan pesan singkat, layanan pesan
multimedia, pertukaran data elektronik, komunikasi
multimedia
 Berbagai bentuk dan media

Arsip Audio visual Arsip Kearsitekturan

Arsip tekstual

Arsip kartografi
Arsip tekstual Arsip elektronik
Arsip foto
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi
 • APLIKASI SRIKANDI:
Arsip – Komitmen : kebijakan penerapan srikandi

elektro – BIMTEK SRIKANDI

– STRUKTUR

nik – KORESPONDENSI
– TTE
– LIVE

• DATABASE
• ALIH MEDIA
 KESIMPULAN: ARSIP ITU REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA
LEMB NEG,PEMDA,LEMB
ORGANISASI PENDIDIKAN,PERSH,ORPOL,ORMASA:DM
1.DIBUAT DAN
Juridical person: Person Adalah Entitas Yang Memiliki
DITERIMA
PERSEORANGAN Kapabilitas Bertindak Secara LegaL (Terry Eastwood) . Arsip
perseorangan mis: Family records, arsip asset,
personal file, medical records, berkas perkara,arsip
nasabah
- SEMUA KEGIATAN di ORGANISASI ,
2.APA YANG - Event penting, phenomena, bencana, dsb
DIREKAM?
KEGIATAN/ PERISTIWA
ARSIP
Pengelolaan Arsip kon
KONVENSIONAL
BERBAGAI BENTUK,
3.APA ALAT REKAM DAN ARSIP AUDIO VISUAL Pengelolaan AV
SESUAI PERKEMB TIK
APA BENTUK REKAMAN
ARSIP ELEKTRONIK Pengelolaan AE

BAHAN AKUNTABILITAS
KINERJA(psl 40 UU 43 2009)

BUKTI PELAKSANAAN KEHIDUPAN PERTANGGUNG JWB AN

4.MENGAPA DIREKAM?
BERMASY, BERBANGSA, BERNEGARA NAS (ARSIP STATIS ( psl 59
UU 43 th 2009))
 E. Apa KARAKTER arsip? ,ARSIP SBG ILMU ?

a.KARAKTER
IMPARTIALITY(jujur,apa adanya), AUTENTIK, UTUH,RELIABLE,
AUTHENTICITY, NATURALNESS,
USEABILITY (ISO 15489)
ARSIP
COHESIVENESS (interrelationship)
(Luciana Duranti, 1994)
 RECORDED INFORMATION Terkait
Dengan Organisasi,
OBYEK KAJIAN Perseorangan
b.ARSIP
TEORI, KONSEP, VARIABEL, PROPOSISI ,
SEBAGAI ILMU ASUMSI, HUKUM, PARADIGMA (LYFE CYCLE,
(Empiris, Obyek Punya EPISTEMOLOGI
RECORD CONTINUUM)
Keserupaan, Obyek
Kajian Tidak Berubah , ILMU TERAPAN: KEMANFAATAN
Determinisme AKSIOLOGI KEMANFAATAN ILMU ILMU ARSIP:
Francis Bacon 1561 : - PENATAAN
ARSIP
knowledge is power. - STORAGE ARSIP
- SISTEM
 MESIU (gun powder) PENGELOLAAN
 Kompas (magnetism) ARSIP
 Percetakan (printing - ALIH MEDIA,
dsb
KEMANFAATAN ILMUARSIP APA?
 ARSIP SEBAGAI ILMU
Filosofi Dewa Yanus: Romawi (Records dan archives)

Yanus dikenal sebagai dewa muka dua (masa lalu dan masa YAD), permulaan dan akhir.
Bangsa Romawi bila ingin melakukan permulaan suatu pekerjaan selalu memohon pertolongan
dewa Yanus. Nama Januari, yaitu bulanyang mengawali kalender Gregorian, berasal dari
bahasa Latin iānuārius yang berarti "bulan Dewa Yanus".
 F.ARSIP DINAMIS DAN STATIS SBG ILMU
BIDANG PARSIMONY/ASUMSI DSR OBYEK KAJIAN:RECORDED EPISTEMOLOGI AKSIOLOGI
“ILMU” MANUSIA SBG: INFORMATION SBG:

KONSEP, VARIABEL, Arsip sbg :

a. ARSIP MAHLUK BAHAN
- PROPOSISI , ASUMSI, - dukungan
DINAMIS BERTANGGUNGJAWAB AKUNTABILITAS TEORI ,HUKUM Litigasi HKm
KINERJA DAN ALAT
( actus humanus) BUKTI HKM YG SAH • Teori life cycle, records
- bahan
-JURIDICAL PERSON continuum pengambilan
• Teori Appraisal policy
(Terry Eastwood) • Records Management - bukti dukung
system
• KLASIFIKASI Jay Kennedy pengawasan
• RECORDS AUDIT: Betty R - Mitigasi risiko
Ricks
MANUSIA SEBAGAI
MEMORI KOLEKTIF
MAHLUK YANG KONSEP, VARIABEL,
MEMILIKI SIFAT: (bahan PROPOSISI ,
Arsip sbg
b. STATIS -sumber primer
pertanggungjawaban ASUMSI,TEORI HUKUM
AMNESIA nasional) sejarah
• Oral History: Dr - bukti memori
Anton Lucas kolektif
• Teori Akuisis:
acquisition policy, a
collecting project, a
documentation
strategy
 • Scelenberg: Appraisal Taxonomi
Teori (primer,sekunder, intrinsic)

penilaian • Terry Cook: Mind over matter : toward a New

Theory of archival appraisal
Arsip • Terry Eastwood: towards a social theory of
appraisal
• Luciana Duranti: The concept of appraisal and
archival theory
• Gerald Ham : functional analysis,arti analisis isi,
analisis konteks, analisis aksesibilitas, analisis
untung rugi
• Frank Boles dan Julia Marks Young, Three model
of Appraisal
 1. Broad Mission : pemahaman tujuan organisasi. Mis : tujuan
TEORI PEMBUATAN akademi: Pendidikan org dewasa utk meningkatkan
KLASIFIKASI ARSIP kualifikasi/kompetensi dan memiliki pandangan/cakrawala
Jay Kennedy , records yang luas. Tujuan PT Honda : Memperoleh profit dan
kelanggengan usaha dengan PRODUKSI MOTOR
management , a guide BERKUALITAS DAN MEWUJUDKAN “heart share” (KEPUASAN
to corporate record PEMBELI)
keeping, Australia,
2. Fungsi : adanya fungsi dimaksudkan untuk mencapai tujuan.
Longman edisi ke-2: Mis: Produksi, MARKETING
1998. CHAPTER 4
3. Aktifitas: mendukung terwujudnya fungsi yg sdh diidentifikas
Records Appraisal and
Disposal, Strategies 4. Transaksi: Tindakan spesifik yang merupakan operasional
and Tools , Pembuatan kegiatan

klasifikasi (hal 66). 5. Proses : hubungan antar fungsi (dng aktifitas melintasi
fungsi) mis: pembayaran tukin, pembuatan kebijakan,
akreditasi ,
6. Membuat Peta : fungsi, aktifitas, proses transaksi
(pengembangan skema klasifikasi)
In tekt activities
Jelaskan apa itu arsip autentik !
---------------------------------------
--------------------------------------
------------------------------------
II. PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
APAKAH

PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN ITU ?
A.Penyelenggaraan Kearsipan adalah Keseluruhan Kegiatan

1. KEBIJAKAN KEARSIPAN

5.PRASARANA, PENYELENGGARA
SARANA,
AN 2. PEMBINAAN
SUMBERDAYA KEARSIPAN
LAINNYA KEARSIPAN

3. PENGELOLAAN
4.SUMBERDAYA ARSIP DALAM SUATU
MANUSIA SISTEM KEARSIPAN
 • Mendinamiskan penyelenggaraan
B.Apa kearsipan sbg “Suatu Sistem yg
Komprehensif dan Terpadu “
TUJUAN • Menjamin Terciptanya Arsip dari kegiatan ORG,
PENYELENG perseorangan
GARAAN • Menjamin ketersediaan arsip otentik,
terpercaya sbg alat bukti yg sah (lihat contoh
KEARSIPAN ijazah diatas)
• Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yg
(Pasal 3 UU NO andal(menangkap semua arsip dr seluruh
43 Tahun 2009) kegiatan)
• Meningkatkan kualitas layanan public dlm
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yg autentik
dan terpercaya
• Menjamin kepentingan neg, hak keperdataan rakyat
• Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sbg bukti
pertanggungjawaban
• Menjamin Keselamatan asset nasional
C.PENYELENGGARAAN ARSIP BERBASIS SISTEM
SISTEM ADALAH SUATU KESATUAN YANG
TERDIRI DARI ELEMEN- ELEMENYANG
SALING BERHUBUNGAN , UNTUK
MEMUDAHKAN ALIRAN INFORMASI, MATERI
ATAU ENERGI UNTUK MENCAPAI SUATU
TUJUAN.
Apakah Mendinamiskan

PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN SBG
SUATU SYSTEM ITU?
(PSL 3 UU NO 43 TH 2009)
 PEMBINAAN PENGELOLAAN ARSIP

KEBIJAKAN KEARSIPAN ASAS PENYELENGGARAAN

OUTPUT
- KESESUAIAN PENYELENGG
INPUT : DNG NSPK
- ARSIP PROSES: - TERCAPAINYA
- PENCIPTA PENYELENGGARAAN TUJUAN
ARSIP KEARSIPAN PENYELENGG

SUMBERDAYA PENDANAAN
MANUSIA

SARANA DAN
PRASARANA,
termasuk TIK

UMPAN BALIK:
AUDIT KEARSIPAN
D.Asas • Kepastian hukum
penyelenggara • Keautentikan
an kearsipan
(psl 4 UU 43 th • Keterpercayaan (Reliabel)
2009) antara • Keutuhan
lain:
• Asal usul (provenance)
• Aturan asli (original order)
• Aksesibilitas
• Akuntabilitas
 E.RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
(PSL 5 ayat 1 UU NO 43 TH 2009)

PENETAPAN PEMBINAAN PENGELOLAAN

SUMBERDAYA
KEBIJAKAN KEARSIPAN ARSIP

• Pembinaan;  SDM
• Nasional • Arsip Dinamis
• Pengelolaan arsip; • Provinsi  Prasarana
• Arsip Statis
• Pembangunan SKN, • Kab/Kota Dan Sarana
(Psl 9 ayat 1 UU No
pembangunan SIKN, • PTN (Psl 8 UU 43)  Sumberdaya
dan pembentukan JIKN; No 43 th lainnya
• Organisasi; 2009)
• Pengembangan sumber
daya manusia; NB:
• Prasarana dan sarana;
Ruang lingkup ayat 1 diatas meliputi
• Pelindungan dan
penyelamatan arsip;
kegiatan yg dilakukan oleh: LN, PEMDA,
• Sosialisasi kearsipan; LEMBAGA PENDIDIKAN, PERSH, ORPOL,
• Kerja sama; dan ORMAS, PERSEORANGAN, LEMBAGA
• Pendanaan. (psl 7) KEARSIPAN
 F.KEGIATAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN di TKT Nasional
(PSL 4 PP NO 28 TAHUN 2012)

PENETAPAN PENGELOLAAN
PEMBINAAN KEARSIPAN
KEBIJAKAN ARSIP

• Pembinaan;
• Pengelolaan arsip;
Tingkat prov, • Arsip
• Pembangunan SKN, TINGKAT NASIONAL Dinamis
kab/kota, PTN Didukung:
pembangunan SIKN, dan • Koordinasi nasional •Arsip Statis
pembentukan JIKN; • Pedoman dan (Psl 9 ayat 1 UU SDM,
• • Koordinasi
Organisasi; standar No 43 tahun Sarpras,
• Pengembangan sumber • Bimbingan, • pedoman 2009) Organisasi,
daya manusia; Supervisi, Konsultasi • Bimbingan,
Pendanaan
• Prasarana dan sarana; • sosialisasi Supervisi,
pasal 4 ayat 2
• Pelindungan dan • Pengawasan Konsultasi
penyelamatan arsip; Kearsipan • Sosialiisasi
• Sosialisasi kearsipan; • diklat • diklat
• Kerja sama; dan • Perencanaan • Perencanaan, Penyelengg Provinsi,
• Pendanaan. ,pengemb , evaluasi
pemantauan, Kab/Ko, PTN merujuk
(psl 7 UU no 43 tahun • Akreditasi,sertifikasi
2009) (Psl 10 PP no 28 evaluasi
th 2012) tkt Nasional (pasal 4
(Psl 11 PP no 28 ayat 3)
th 2012)
G.KEBIJAKAN / PERATURAN KEARSIPAN, berfungsi :

- Sebagai Sumber Acuan dalam

PEMBINAAN KEARSIPAN

- Sumber Dari Prinsip, Kaidah, Standar

Kearsipan yang menjadi Acuan Dalam
PENGAWASAN KEARSIPAN , yaitu:
- UU no 43 th 2009
- PP no 28 th 2012
- Peraturan Lembaga Kearsipan Nasional
(ANRI)
 HUB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAN PAD
(PSL 5 ayat 1 UU NO 43 TH 2009)

Penetapan Pembinaan PENGELOLAAN Sumberdaya

Kebijakan Kearsipan ARSIP

• Nasional  SDM
• Arsip Dinamis
• Provinsi  Prasarana
• Kab/Kota • Arsip Statis Dan Sarana
(Psl 9 ayat 1 UU No 43)
• PTN (Psl 8 UU  Sumberdaya
No 43 th lainnya
2009)

NB:
Ruang lingkup ayat 1 diatas meliputi
kegiatan yg dilakukan oleh: Lemb Neg,
PEMDA, Lembaga Pendidikan, Persh, Orpol,
Ormas, Perseorangan, LEMBAGA
KEARSIPAN
 H.HUB TUJUAN PENYEL KEARSIPAN, PAD, INSTRUMEN, DAN AZAS KEARSIPAN

1. TUJUAN MENJAMIN TERCIPTANYA Menjamin Pengelolaan

MENJAMIN PERLIND KESELAMATAN DAN
PENYELENGGARAAN ARSIP, KETERSEDIAAN Arsip Yg Andal,
NEG, HAK
KEPERDATAAN
KEAMANAN ARSIP,
ARSIP AUTENTIK, KUALITAS LAYANAN
KEARSIPAN PSL 3 UU TERPERCAYA SBG BUKTI
Mendinamiskan Penyel RAKYAT , MENJAMIN PUBLIK
no 43 th 2009 : YG SAH Kearsp Sbg Sistem ASET NAS

2.DICAPAI DENGAN Penetapan Kebijakan, Pembinaan, Penyediaan Sumberdaya

KEGIATAN: Psl 1 UU PENGELOLAAN ARSIP
No 43 2009

3.DIDUKUNG DENGAN: TATA JADWAL

KLASIFIKASI
INSTRUMEN PAD
(psl 40 ayat 4 UU no 43 th
NASKAH ARSIP
RETENSI SKKAD
DINAS ARSIP (JRA)
2009)

AUTENTISITAS, KEUTUHAN, KEMANFAATAN, AKSESIBILITAS,

4.UNTUK MEMENUHI: AKSESIBILITAS,
AZAS PENYELENG KETERPERCAYA KESELAMATAN KEMANFAAAN,
ASAL USUL , DAN KEAMANAN
GARAAN KEARSIP AN PSL AN AKUNTABILITAS KEAMANAN
4 UU 43 th 2009 :
 In tekt activities

• Jelaskan kegiatan penyelenggaraan

kearsipan !
• ----------------------------------------------
• -------------------------------------------------
III. Konsep system dalam
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS (PAD)
A.DAUR HIDUP ARSIP SAMA DENGAN DAUR HIDUP MANUSIA
DAUR HIDUP ARSIP: PENCIPTAAN, PENGGUNAAN,
PEMELIHARAAN,DAN PENYUSUTAN

ARSIP DINAMIS :
- Arsip Yang Digunakan
Secara Langsung
- DALAM KEGIATAN
Pencipta Arsip
- Dan Disimpan Selama
Jangka Waktu Tertentu

(Pasal 1 UU 43 TH 2009)
 B.PAD menurut PP 28 th 2012
3
PENGGUNAAN PENYUSUTAN
& (psl 52- 56)
PEMELIHARAAN
(psl 37, 40)
• Pemindahan arsip
inaktif
 Akses penggunaan Arsip • Pemusnahan
2 aktif , inaktif, vital
(ketersediaan, pengolahan,
• Penyerahan arsip
ke Lembaga
penyajian)
 Pemberkasan, penataan Kearsipan
arsip inaktif, penyimpanan,
alih media

PENCIPTAAN (psl 32-36)

Pembuatan arsip; dan
penerimaan arsip . Registrasi, 57
distribusi

1
 C.TUJUAN • KETERSEDIAAN ARSIP SBG BAHAN
PENGELOLAAN AKUNTABILITAS KINERJA DAN ALAT
ARSIP DINAMIS BUKTI YANG SAH
UNTUK MENJAMIN : • BERDASARKAN SUATU SISTEM YANG:
(PASAL 40 UU N0 43 TH – Andal
2009)
– Sistematis
– Utuh
– Menyeluruh
– Sesuai Dengan NSPK
 • Andal: menangkap (capture) semua arsip dari
seluruh kegiatan yang dihasilkan

D.SISTEM • Sistematis; Penciptaan s/d Penyusutan arsip

merupakan sebuah sistem pengelolaan arsip
HARUS
• Utuh: system pengelolaan arsip dng tindakan
MEMENUHI control spt:PEMANTAUAN AKSES,verifikasi
PERSYARATAN pengguna, otorisasi pemusnahan, PENGAMANAN utk
(psl 3 dan 40 mencegah akses,pengubahan, pemindahan oleh yg
UU no 43 th tdk berhak
2009): • Menyeluruh; dari berbagai kegiatan yang
“ASUMSe” lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit
kerja yang mengelola arsip.

• Sesuai dengan Norma, Standar,

Prosedur, dan Kriteria.
 E.SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
P PRASARANA DAN PENDANAAN
E
SUMBER DAYA
MANUSIA SARANA, TIK TIK K
R E
S
P
Y PENCIPTAAN PENGGUNAAN
A DAN PENYUSUTAN U
( Pembuatan dan ARSIP
R Penerimaan)
PEMELIHARAAN
A
A S
T KEBIJAKAN, ORGANISASI
INSTRUMEN MONITORING A
A PEMBINAAN, PAD MANUAL ,EVALUASI
KEARSIPAN
KEARSIPAN DAN AUDIT N
N

PERSYARATAN :
- ARSIP SEBAGAI BAHAN AKUNTABILITAS KINERJA DAN ALAT BUKTI YANG SAH
- ARSIP YG OTENTIK, UTUH, TERPERCAYA , DAPAT DIGUNAKAN
F.Ruang lingkup PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (UU No 43
thn 2009 psl 9 ayat 2)

ARSIP ARSIP ARSIP

VITAL AKTIF INAKTIF

• FREKUENSI •FREKUENSI
PENGGUNAAN
•ARSIP YG PENGGUNAAN
SUDAH MENURUN
KEBERADAANNYA TINGGI
MERUPAKAN
PERSYARATAN DASAR
KELANGSUNGAN
PENCIPTA ARSIP,
• TDK DPT DIPERBARUI,
•TAK TERGANTIKAN
 ARSIP VITAL
Program Arsip Vital
• Tindakan dan prosedur
yang sistematis dan
terencana yang bertujuan
untuk: memberikan
perlindungan dan
menyelamatkan arsip
vital pencipta arsip
pada saat darurat atau
setelah terjadi musibah
(PP 28 Tahun 2012).
Pemeliharaan arsip vital (psl 50)
Pemeliharaan arsip vital berdsr
program arsip vital, yang meliputi:
 Identifikasi
 Perlindungan dan
pengamanan
 Penyelamatan dan
pemulihan
 KONSEP RISIKO DAN PROGRAM ARSIP VITAL

HAZARD:
MANAJE
PERIL: PERISTIWA
MEN RISIKO
KEADAAN BAHAYA YG DAPAT
LOST:
YG MEMPERBESAR KERUGIAN YANG
KEMUNGKINAN MENIMBULKAN DIDERITA
BENCANA KERUGIAN

•TIDAK ADA PROGRAM • TUNTUTAN HUKUM •KEHILANGAN

ARSIP VITAL ATAS SUATU ASET ASET/ HARTA
•TDK ADA PEMADAM • KEBAKARAN
•Tdk ada antisipasi banjir • BANJIR

MITIGASI RISIKO
MEMILIKI PROGRAM
ARSIP VITAL

• PERIL: ADA TUNTUTAN HUKUM ATAS • TERHINDARNYA

KERUGIAN (Lost)
SUATU ASET, Ada Kebakaran, banjir
In tekt activities

• Jelaskan system pengelolaan asip dinamis !

• ________________________________
• ________________________________
• ________________________________
 • ORGANISASI: kumpulan org
IV. bekerjasama utk mencapai tujuan
ORGANISASI
• KEARSIPAN: hal hal yg
KEARSIPAN
berkenaan dengan arsip
• ORG KEARSIPAN: ORG yang
melakukan pengelolaan arsip
dinamis dan/atau arsip statis
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
ORGANISASI KEARSIPAN

PENGELOLAAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

ARSIP DINAMIS LEMBAGA KEARSIPAN (LK)

PENCIPTA ARSIP Pemerintah (Pusat)

( Lembaga Negara, Pemerintahan
Daerah, Arsip Nasional R.I.
PTN, BUMN, dan BUMD) (LK Nasional)

Pemerintah Daerah Provinsi

UNIT UNIT
PENGOLAH KEARSIPAN Arsip Daerah Provinsi

Satuan kerja pd pencipta Satuan kerja pada Pemerintah Daerah Kab./Kota

arsip yg mempunyai tugas pencipta arsip Arsip Daerah Kab./Kota

dan tanggung jawab yang mempunyai
mengolah semua arsip yg tugas dan Perguruan Tinggi Negeri

berkaitan dng kegiatan tanggung jawab

Arsip Perguruan Tinggi
penciptaan arsip di dalam
ingkungannya. penyelenggaraan
kearsipan.
 ORGANISASI KEARSIPAN MELIPUTI:
• UNIT KEARSIPAN ADALAH
Satuan/Unit Kerja Yang
Memiliki Fungsi Dan Tugas
Melaksanakan Pengelolaan
Arsip Inaktif Yang Berasal
Dari Unit Pengolah Dan
Pembinaan Kearsipan Di
Lingkungan Pencipta Arsip
(Penjelasan pasal 5 PP Nomor 28
tahun 2012).
• LEMBAGA KEARSIPAN:
adalah lembaga yg memiliki fungsi, tugas,
dan tanggung jawab di bidang
PENGELOLAAN ARSIP STATIS dan
PEMBINAAN KEARSIPAN.
• PENGELOLAAN ARSIP STATIS INI
MELIPUTI: AKUISISI ARSIP STATIS,
PENGOLAHAN ARSIP STATIS, PRESERVASI
ARSIP STATIS, DAN AKSES ARSIP STATIS
(pasal 59 UU no 43 tahun 2009).

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Siapa?
PENCIPTA ARSIP:
a. Lembaga negara;
b. Pemerintahan daerah;
c. Perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.(Psl 57 UU)
Melakukan apa?
a. Penciptaan Arsip;
b. Penggunaan dan Pemeliharaan
Arsip;
c. Penyusutan Arsip.(Psl 40 UU)
(Secara Efisisen, Efektif, sistematis)
Untuk apa?
menjamin ketersediaan arsip dalam
penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah (psl 40 UU No 43)
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Siapa?
LEMBAGA KEARSIPAN (psl 16 ,):
a. ANRI;
b. Arsip Daerah Provinsi;
c. Arsip Daerah Kabupaten/Kota;
d. Arsip Perguruan Tinggi.
Melakukan Apa?
Akuisisi
arsip
a. Akuisisi Arsip Statis;
b. Pengolahan Arsip Statis;
c. Preservasi Arsip Statis;
Penyerahan d. Akses Arsip Statis.(psl 59 UU No 43 )
arsip
Untuk apa?
Menjamin keselamatan arsip sebagai
pertanggungjawaban nasional bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.(psl 59 UU No 43)
 Tanggung jawab PENCIPTA ARSIP
Pimpinan Unit Pengolah
• Bertanggung jawab
terhadap autentisitas
arsip yang diciptakan (psl
36 PP)
• ketersediaan, pengolahan,
penyajian arsip vital, dan
arsip aktif(psl 37 PP)
• Penyimpanan arsip aktif (psl
47 PP)
Pimpinan Unit Kearsipan
• Ketersediaan, pengolahan, dan
penyajian arsip inaktif untuk
kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik. (psl 37 PP)
• Penataan arsip inaktif dan pembuatan
daftar arsip inaktif (psl 44 PP)
• Penyimpanan arsip inaktif (psl 47).
• Penyerahan arsip statis ke lembaga
kearsipan (psl 82 PP)
NO RAGAM KONSEP PENCIPTA ARSIP
1 Pencipta Arsip
2 Pencipta Arsip Tingkat Pusat
3 Pencipta Arsip Tingkat Daerah
4 Pencipta Arsip di Lingkungan
Daerah Provinsi
5 Pencipta Arsip di Lingkungan
Daerah Kabupaten/Kota
KETERANGAN
Pihak yg punya otoritas
dan kemandirian
Lembaga negara, BUMN,
PTN,PARPOL, ORMAS, dsb
Provinsi, Kab/kota, BUMD
SKPD, penyelenggara
pemerintahan,Parpol local,
ormas, Persh daerah, persh
swasta
SKPD, penyelenggara
pemerintahan, Ormas, persh
daerah, persh Swasta,
Pemerintahan Desa
 FUNGSI UNIT KEARSIPAN (UU NO
43 TH 2009: PSL 17)

2.PENGE 3.PENGELOL
5. PENYERAHAN
1.PEMBINAAN AAN ARSIP
LOLAAN 4.PEMUSNA ARSIP STATIS
DAN DAN
ARSIP PENYAJIAN HAN ARSIP KE LEMBAGA
EVALUASI KEARSIPAN
INAKTIF INFORMASI

UNIT KERJA PEMINDAHAN MENDAFTAR,

, PENATAAN,
PELAYANAN MELAKSANAK
DI LINGK NYA: ARSIP MENILAI
PEMBUATAN INAKTIF AN ARSIP YANG
PENCIPTAAN, DAFTAR PEMUSNAHAN AKAN
PENGGUNAAN DAN DAN DISERAHKAN
PEMELIHARAAN, MENDOKUMEN
TASIKAN
PENYUSUTAN
In tekt activities

• Jelaskan 2 jenis organisasi kearsipan !

• ________________________________
• ________________________________
• ________________________________
TERIMAKASIH