KEARSIPAN SEBAGAI ILMU

2.1 Dasar Keilmuan

Karakter utama sebuah ilmu adalah kemampuan ilmu itu menjawab tiga

pertanyaan pokok yakni: apakah yang ingin diketahui atau objek kajian (ontologi),

bagaimana cara memperoleh pengetahuan itu (epistemologi), dan apa kegunaan

pengetahuan tersebut (aksiologi).

2.1.1. Ontologis

Dari aspek Ontologi atau obyek kajian ilmu kearsipan adalah Arsip Dinamis

(Records Management) dan Arsip Statis (Archives Management). Objek kajian Arsip

Dinamis dibedakan menjadi dua yakni obyek kajian material dan formal. Obyek kajian

material dari records management adalah "recorded information", sedangkan obyek

kajian formalnya adalah Informasi yang terekam (recorded information) yang terkait

dengan kegiatan organisasi dan perorangan. Records atau arsip dinamis adalah:

recorded information (document) regardless of form or medium created, received and

maintained by an agency, institution,organisation or individual in pursuance of its

legal obligations or on transaction of business. (Peter Walne, 1988:128). Kearsipan

merupakan ilmu terapan yang berkaitan dengan informasi terekam dan penyajian

informasi itu sendiri, yakni bagaimana informasi diciptakan, disimpan, dilacak,

dirawat, dan ditransmisikan.

Adapun obyek kajian formal arsip statis (Archives Management) adalah terkait

dengan apa yang harus diidentifikasi dan dilestarikan dari arsip statis. Fokus dari obyek

kajian arsip statis adalah arsip sebagai hasil dari tata kelola (governance) untuk

dilestarikan sebagai bukti (evidence) dari tata kelola (governance), baik berasal dari

negara/ pemerintah, society, dan private sector. Konsep Archives mengacu pada arsip
 statis yang memiliki nilai abadi untuk tujuan riset, bangunan atau ruang dimana arsip

statis itu disimpan, dan organisasi yang bertanggungjawab menilai, mengakuisisi,

melestarikan, dan membuat arsip statis tersedia untuk digunakan oleh user. (Ellis, 1993:

463):

2.1.2. Epistemologis

Pengetahuan kearsipan diperoleh melalui tiga paradigma perkembangan ilmu

kearsipan yakni, model pra Life Cycle of the Records, model Life Cycle of the Records

dan Records Continuum.

a. Pra Life Cycle

Pelopor Utama adalah Trio Arsiparis Belanda Samuel Muller, Johan Adriaan Feith, dan

Robert Fruin, yang menerbitkan buku Handleiding voor het ordenen en beschrijven van

archieven (Groningen 1898). Buku karangan trio Belanda Muller, Feith dan Fruin, telah

dianggap sebagai "kitab suci ilmu kearsipan” (Bible of Archival Science), terutama

setelah diterjemahkan dalam bahasa Jerman 1905, Italia 1908, Prancis 1910, dan

terjemahan bahasa Inggris 1940. Buku ini memang tidak menghadirkan diskusi teoritik

mengenai karakteristik umum arsip dinamis dan statis tetapi menawarkan dasar

metodologi dan praktik kearsipan. Buku ini merumuskan seperangkat aturan yang dapat

berkontribusi dalam pembentukan standar umum untuk pengaturan dan deskripsi arsip

di lembaga kearsipan (Muller et al 2003: 9). Namun, tiga penulis ini telah membangun

kerangka metodologis dan praktis pada pemahaman tertentu tentang arsip : “an

organic whole, a living organism, which grows, takes shape, and undergoes changes in

accordance with fixed rules. These rules cannot be fixed by the archivist in advance;

he can only study the organism and ascertain the rules under which it was formed”

(ibid:19). Pemahaman ini adalah dasar motodogis dua konsep yakni principle of

provenance dan principle of original order.

b. Model Life Cycle

Karya Theodore R. Schellenberg "Modern Archives: Principles and Technique", yang

diterbitkan 1956 di Chicago dan Melbourne (Edisi bahasa Spanyol: 1958, edisi Jerman:

1960). Agaknya Karya-karya Schellenberg, Modern Archives (1956) dan The

Management of Archives (1965), telah membuka babagan baru Ilmu Kearsipan

terutama di Amerika. Kedua buku Schellenberg tersebut mempunyai pengaruh yang

kuat terhadap munculnya model Life Cycle of Records yakni records, pertama-tama

diorganisir dan secara aktif digunakan oleh penciptanya, kemudian disimpan di records

center karena sudah jarang digunakan, kemudian ketika kegunaan operasional sudah

berakhir dipilih yang bernilai statis dan diserahkan ke lembaga kearsipan atau

dimusnahkan untuk arsip yang tidak bernilai guna. Model ini kemudian berkembang

menjadi the 1st Life Cycle untuk arsip dinamis (records) dan The 2st Life Cycle untuk

arsip statis (archives) Kennedy (1998:9). The 1st Life Cycle meliputi penciptaan,

distribusi, penggunaan, pengelolaan, penyusutan. Adapun The 2st Life Cycle meliputi

akuisisi, deskripsi, preservasi preventif, preservasi kreatif, layanan informasi, dan

layanan sumber arsip. Dalam pendekatan Life Cycle mengenal dikotomi urusan yaitu

tanggung jawab pengelolaan arsip dinamis oleh manajer arsip dinamis dan tanggung

jawab arsip statis oleh manajer arsip statis (Betty R.Ricks,1992:306).

Gambar 2.1 Life Cycle of Records

c. Record Continuum Model (RCM)

Model ini tidak melihat arsip sebagai suatu daur hidup tetapi sebagai suatu hal yang

bersinambungan. Pada pendekatan continuum, arsip-arsip bernilai statis sudah

diketahui sejak awal karena hal tersebut sudah dicakup dalam desain sistem, cara

berpikir dalam kontinum yaitu adanya integrasi antara proses arsip dinamis

(recordkeeping) dan proses arsip statis. Records Continuum Model (Kennedy dan

Schauder, 1998): adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas

sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau

dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti

model Life Cycle of Records. Lengkapnya, RCM adalah: A consistent and coherent

regime of management processes from the time of creation of records (and before

creation, in the design of recordkeeping system), through to the preservation and use

of records as archives. Dalam bahasa Indoneisa yaitu suatu pedoman yang konsisten

dan koheren dalam proses pengelolaan arsip sejak penciptaannya dan sebelum

penciptaan dalam rangka mencapai sistem recordkeeping sampai pada preservasi dan

penggunaan arsip statis. Records Continuum Model ini di kembangkan oleh para

peneliti Records Continuum dari Monash University. Lembaga yang dimotori oleh

Professor Sue McKemmish telah menghasilkan puluhan laporan penelitian. Gagasan

menghadirkan model ini antara lain didorong untuk memadukan dua profesi yang

sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip

dinamis) dan archivist (ahli arsip statis).

 Gambar 2.2 Record Continuum Model (RCM)
Sumber: https://infotech.monash.edu.au/research/group/rcrg/publications/frank-u-rmj-
2001.pdf

2.1.3. Aksiologis

Aksiologi diartikan sebagai kemanfaatan ilmu. Bagaimana ilmu kearsipan bermanfaat

dalam kehidupan sehari-hari manusia. Salah satu contoh bagaimana aksiologi dalam

kearsipan adalah lahirnya ISO 15489 tentang Records Management. Standar ini

memberikan panduan bagaimana pengelolaan arsip dinamis (records management)

distandardisasi dan diaplikasikan di banyak institusi negara maupun swasta di seluruh

dunia. Kemanfaatan Kearsipan terlihat juga dalam layanan jasa komersial pengelolaan

dokumen perusahaan seperti Commercial Records Center, Records Management

Services, Storage Facilities Services dengan memanfaatkan Teknologi Informasi, dan

lain-lain. Selain itu, di banyak negara muncul Biro Jasa Konsultasi yang lebih

terspesialisasi seperti Banking Records Consultant, Medical Records Consultant, Bisnis

Records Consultant, dan lain-lain.