PEMELIHARAAN ARSIP & PENGAMANAN ARSIP

Robby Kennedy

Rizky O Siregar
Juliani Rajgukguk

Zulmi ---

 Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi,

mengatasi, mencegah dan mengambil langkahlangkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam rangka pemeliharaan meliputi :

A. B. C. D. Pengaturan Ruangan Menjaga Kebersihan Ruangan dan Arsip Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip Pemeliharaan arsip itu sendiri

A. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab. Ruangan diatur berkisar antara 65-75 F dan kelembaban udara 50-65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65 %, arsip-arsip akan mudah rusak (rapuh) dalam waktu relative singkat. 2. Ruangan harus terang dan sebaikanya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh-musuh kertas.
1.

3. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. Ventilasi

dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruang sehingga ruangan tidak terlalu lembab. 4. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. 5. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir). 6. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama perusak arsip.

B. Menjaga Kebersihan Ruangan dan Arsip 1. Kebersihan ruangan

Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu. b. Dilarang merokok dan makan didalam ruangan penyimpanan arsip
2. Kebersihan arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut a. Arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner b. Apabila ditemukan arsip yang rusak hendaknya dipisahkan dengan arsip yang kondisinya masih baik

C. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak dan almari arsip 1. Rak arsip 2. Almari arsip : Untuk menjaga arsip di dalam almari agar tetap terpelihara antara lain: a. Disusun agak renggang agar tidak mudah lembab. b. Almari arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabannya c. Arsip di dalam almari diberi kapur barus atau kampher..

D. Pemeliharaan arsip itu sendiri

Pemeliharaan terhadap fisik arsip meliputi :

a. b. c. d. e.

Membersihkan arsip secara berkala. Melaksanakan fumigasi Deasidifikasi kertas Menghilangkan noda Menggelantang kertas

 Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari

kehilangan maupun dari kerusakan. Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal.

 Dalam UUD No. 7 th 1971 Pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai

berikut:

1. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 th 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapatdipidana dengan penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup. Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip milik swasata atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHAP maupun KUHD.

A. Factor Internal
a. Kwalitas kertas
b. Tinta c.

Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas

B. Factor Eksternal
A. Lingkungan Pada tingkat kelembaban lebih 75%, menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak. Hendaknya sushu udara diatur antara 65 F sampai dengan 85 F, agar tingkat kelembaban jangan menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak.

B. Debu Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip.
C. Serangga dan kutu, serta sejenisnya Munculnya/datangnya serangga dan kutu dapat di cegah antara lain dengan: bahankimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengatur kelembaban udara dan lain-lain. D. Jamur dan sejenisnya Tingkat kelembaban di atas 75% menyebabkan tumbuhnya jamur dan

sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas arsip merupakan penghancur kertas yang cepat.