PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP TERKAIT PELAYANAN ARSIP

DI KANTOR UNIT PUSAT KEARSIPAN KEMENTERIAN KEHUTANAN

DISUSUN OLEH :

Bima Wahyu

13030215060052/ A

Dosen Pengampu :

M. Bachrun Effendi, SS, M.HUM

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEARSIPAN

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2019
PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP TERKAIT PELAYANAN ARSIP

DI KANTOR UNIT PUSAT KEARSIPAN KEMENTERIAN KEHUTANAN

Dari beberapa definisi mengenai pelayanan dan kearsipan diatas, dapat disimpulkan bahwa
Pelayanan kearsipan adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu
lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada umum yang dapat digunakan untuk kegiatan
pemerintah, penelitian dan kepentingan umum.

Seiring dengan perkembangan era digital yang makin pesat, Arsip Nasional Republik
Indonesia melakukan pelayanan kearsipan tidak hanya secara langsung di tempat namun juga
melaksanakan pelayanan kearsipan secara tidak langsung (online) melalui website mereka.
Sehingga memudahkan pengguna yang hendak meminjam Arsip namun terkendala oleh jarak
yang sulit dijangkau apabila pengguna datang langsung ke dinas terkait. Melalui pelayanan
tidak langsung (online) pengguna akan semakin dimudahkan apabila akan meminjam arsip
untuk bahan penelitian, referensi, maupun acuan pembelajaran.
Penyelenggara dan seluruh bagian organisasi penyelenggara bertanggung jawab atas
ketidakmampuan, pelanggaran, dan kegagalan penyelenggaraan pelayanan.
Dalarn rangka mempermudah penyelenggaraan berbagai bentuk pelayanan publik,
dapat dilakukan penyelenggaraan sistem pelayanan terpadu. Kementerian kehutanan sebagai
lembaga pemerintah yang memiliki kompleksitas kegiatan bidang kehutanan memerlukan
suatu manajemen arsip dinamis untuk mengelola arsip yang tercipta agar dapat digunakan
secara efektif dan efisien dalam bidang kegiatan sektor kehutanan. Arsip tersebut perlu
dikelola dengan baik, sistematis dan kronologis agar apa bila suatu saat diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat dan akurat serta dapat dipertanggungjawabkan, dari sinilah
perlu adanya pelayanan informasi arsip yang handal dimana arsip dapat disajikan dengan
cepat tepat serta lengkap dalam rangka pengambilan keputusan penentuan kebijakan sebagai
bahan bukti pertanggung jawaban kegiatan oleh pimpinan atau pengguna serta untuk
kepentingan organisasi lainnya.
 Sebagai suatu unit pusat kearsipan yang salah satu tugasnya memberikan layanan kearsipan,
maka petugas dituntut untuk menguasai khasanah arsip serta daftar arsip yang ada untuk
mendukung pelayanan kearsipan yang akan dilakukan. Pelayanan kearsipan dilakukan untuk
menyediakan informasi arsip kepada pengguna baik dari internal maupun ekspternal.

Layanan arsip adalah suatu proses penyediaan informasi yang dimiliki oleh suatu lembaga
kearsipan untuk dapat disajikan kepada umum yang dapat digunakan untuk kegiatan
pemerintah, penelitian dan kepentingan umum.
Pelaksanaan kegiatan layanan arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan dilakukan setiap hari hari
kerja yaitu Senin- Kamis pukul 08.30-16.00 WIB dan pelayanan di hari Jum’at dari pukul
7.30-16.30 WIB dengan dilengkapi pengaturan jadwal piket pelayanan bagi semua arsiparis
yang diatur setiap bulan dengan petugas piket sebanyak 5 orang/ bulan.
Kegiatan layanan arsip yang dilakukan di Kantor Unit Pusat Kearsipan tidak hanya sebatas
peminjaman arsip dan penyediaan informasi kearsipan namun lebih luas lagimeliputi semua
pelayanan yang berkaitan dengan kearsipan seperti konsultasi kearsipan, magang, bimtek dan
lain-lain yang pelaksanaannya disesuaikan dengan petugas piket.

1. Sarana yang digunakan dalam pemberian pelayanan arsip kepada pihak pengguna
antara lain:
a. Formulir Peminjaman
Berdasarkan pada P. 51/Menhut-II/2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian
Kehutanan tanda bukti peminjaman arsip rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan :
1) Lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
2) Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang dipinjam.
3) Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol.
Tanda bukti peminjaman arsip/layanan arsip.
b. Buku Tamu
Setiap pengunjung wajib untuk mengisi buku tamu. Guna buku tamu untuk mengetahui
jumlah pengunjung dalam kurun waktu tertentu dan keperluan pengunjung.
 a. Daftar Arsip
Daftar arsip dapat membantu dalam penemuan kembali. Daftar arsip dapat berupa print out
data SKE dapat juga dilihat pada daftar arsip yang ada di sistemnya.
b. Sistem Kearsipan Elektronik (SKE)
Sistem Kearsipan Elektronik membantu dalam pencarian arsip dan penemuan kembali
dengan cepat dengan menunjukkan ruang lokasi simpan. Out indicator
Out indicator berfungsi untuk memberi tanda di dalam boks bahwa terdapat arsip yang

2. Alur Pelayanan Arsip dalam Proses Peminjaman Arsip

Pelaksanaan layanan arsip dalam proses peminjaman arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan
memiliki alur sebagai berikut :
1) Permohonan peminjaman arsip.
Pengguna arsip dapat memesan arsip via email/surat, telpon atau langsung. Seringkali
permasalahan proses peminjaman arsip terbentur pada masalah jarak dan waktu. Dengan
fasilitas layanan via telpon memungkinkan pengguna bisa memastikan apakah arsip yang
dibutuhkan statusnya “tersedia” di Kantor Unit Pusat Kearsipan.
2) Pemohon mengajukan surat permohonan.
Pemohon harus menyertakan surat permohonan yang ditujukan kepada Biro Umum dengan
tembusan kepada kepala Kantor Unit Pusat Kearsipan saat pengambilan arsip yang akan
dipinjam. Surat permohonan ini bersifat resmi karena Kantor Unit Pusat Kearsipan berada di
bawah Biro Umum Sekreataris Jenderal Kementerian Kehutanan.
3) Pencarian melalui Sistem Kearsipan Elektronik (SKE)
Setelah pengguna arsip mengajukan surat permohonan, Arsiparis melakukan proses pencarian
melalui Sistem Kearsipan Elektronik sesuai surat permintaan dengan tujuan untuk mengecek
data arsip yang dicari serta lokasi simpan arsip tersebut.
4) Pencarian fisik arsip
Selanjutnya jika data arsip yang dimaksud telah ditemukankeberadaannya di Sistem
Kearsipan Elektronik, maka arsiparis bisa langsung mencari fisik arsip ke ruang penyimpanan
arsip.
5) Memasang out indicator
Sebelum arsip diserahkan ke pengguna, arsiparis mengambil fisik arsip tersebut ke lokasi
simpan dengan memasang out indicator sebagai pengganti arsip yang dipinjam. Out
indicator berupa selembar kerta ukuran A4 atau folio yang berisi data peminjam, tanggal dan
paraf. Setelahfisik arsip diambil kemudianmengisi data yang dipinjam di jurnal pelayanan
 sebagai bahan kontrol keluar masuk arsip yang dipinjam.( Format out indicator dapat dilihat
pada lampiran 5 gambar 6)
6) Jangka waktu peminjaman
Jangka waktu peminjamn maksimal 1 (satu) minggu dan maskimal dapat diperpanjang 1x
seminggu. Jika arsip yang dipinjam adalah arsip asli maka peminjam diwajibkan
meninggalkan kartu identitas namun jika arsip yang dipinjam sifatnya penting dan tidak boleh
keluar maka peminjam hanya mendapatkan fotocopy arsip untuk dilegalisir oleh Kepala
Bagian TU atau Biro Umum sesuai dengan kebutuhan pengguna.
7) Mengecek jatuh tempo pengembalian arsip
Agar tertib administrasi arsiparis selalu mengecek tanggal jatuh tempo arsip yang dipinjam.
Bilamana ada arsip yang sudah jatuh tempo maka petugas berhak untuk menagih kepada
pengguna.
8) Pengembalian Arsip
Setelah arsip dikembalikan oleh peminjam maka arsip dikembalikansesuai lokasi semula dan
mencabut out indicator sebagai bukti arsip sudah dikembalikan.

3. Pelaksanaan Kegiatan Pelayanan arsip di Unit Pusat Kearsipan Kementerian

Kehutanan.
Pelayanan arsip dilaksanakan pada jam kerja namun tidak setiap hari ada yang meminta
layanan arsip/meminjam arsip, pada saat dilaksanakan praktik kerja kearsipan ada 2 pihak
yang meminta layanan arsip yaitu:
a. Permintaan pelayanan arsip dari PT. Inhutani V melalui Surat Nomor 87/IHT-V/I-1/2015
Tanggal 11 Maret 2015 tentang data koperasi PT Inhutani V berupa akte pendirian koperasi
karyawan PT. Inhutani V Palembang tahun 1992 (surat permohonan peminjaman arsip
PT.Inhutani V dapat dilihat pada lampiran 7 dan Formulir Peminjaman Arsip a.n Iwa Warsa
dari PT. Inhutani V dapat dilihat pada lampiran 8)
b. Permintaan pelayanan arsip tanggal 23 s/d 26 Maret 2015 dari Direktorat Penggunaan
Kawasan Hutan Direktorat Jenderal Planologi Kehutanan via telpon dan datang langsung a.n
Fatnarul untuk meminjam arsip berupa surat Menteri Kehutanan tentang penggunaan
kawasan hutan sebanyak 47(empatpuluh tujuh) berkas (Daftar arsip yang dipinjam dari
Direktorat Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen Planologi dapat dilihat pada lampiran 9)
namun penulis pada waktu praktek kerja kearsipan hanya melayani arsip sebanyak 4 (empat)
berkas (formulir permintaan arsip/bukti layanan penelusuran arsip dari Direktorat
Penggunaan Kawasan Hutan Ditjen Planologi dapat dilihat pada lampiran 10)
 Daftar arsip penggunaan kawasan hutan dari Ditjen Planologi hasil pelayanan arsip dil
sebagai berikut:

N TAHU
NO. ARSIP PENGGUNA BOKS
O N
S.429/Menhut-
1 Menteri ESDM-PLTP Bedugul 2006 407
VII/2006
S.158/Menhut-
2 PT.Excelcomindo Pratama 2007 410
VII/2007
S.353/Menhut- PT. Aditya Buana Inter (PT.
3 2007 410
VII/2007 ABI)
S.355/Menhut-
4 PT. Mahakam Sumber Jaya 2007 410
VII/2007

Apabila pengguna menginginkan arsip asli maka pengguna diwajibkan meninggalkan tanda
pengenal seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu tanda Mahasiswa (KTM) atau Surat
Izin Mengemudi (SIM). Saat pencarian fisik arsip, pengguna dipersilakan untuk menunggu di
ruang tunggu karena tata letak arsip bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh pihak
eksternal demi keamanan.

A. Permasalahan
DalampelaksanaanPraktikKerjaKearsipan di Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan,
penulis menemukan beberapa permasalahan, yaitu :
1. Kantor Unit Pusat Kearsipan sebagai pusat arsip di Kementerian Kehutanan sudah memiliki
kapasitas gedung yang cukup memadai, namun masih memiliki permasalan pada sarana
penunjang. Kantor Unit Pusat Kearsipan belum memiliki sarana penunjang untuk
mengelola arsip bentuk khusus seperti negatif foto, peta, kartografik sehingga arsip tersebut
tidak terjaga dengan baik. Mesin scaner, plotter saat ini baru tersedia 2 unit dan komputer
sebanyak 15 unit padahal volume arsip yang perlu dientry sangat banyak sehingga untuk
proses entry data para arsiparis menggunakan laptop/netbook masing-masing.
2. Sumber Daya Manusia untuk mengelola arsip belum sebanding dengan volume arsip yang
banyak dan semakin hari semakin menumpuk. Disamping jumlah Sumber Daya Manusia
secara kuantitas yang masih sedikit, permasalahan juga ada pada keahlian dan pengetahuan
arsiparis dalam mengelola arsip dan pelayanan arsip yang masih minim.
3. Ketersediaan anggaran masih sangat minim dalam melakukan sosialisasi/pembinaan
kearsipan karena arsip masih dianggap remeh sehingga anggaran digunakan untuk kegiatan
lain.
4. Kantor Unit Pusat Kearsipan belum memilki Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam
pelayanan informasi arsip sehingga petugas layanan belum melakukan pelayanan secara
optimal.
5. Belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip bagi pemilik arsip. Sehingga proses
pemindahan arsip hanya disertai berita acara pemindahan dan daftar arsip yang isinya masih
global. Hal ini menyebabkantidak dapat ditemukannya arsip secara detail. Selain itu,
pemilik arsip juga hanya melakukan pemindahan arsip dalam bentuk karung dan bercampur
antara arsip dan non arsip.
6. Salah satu alat pelayanan kearsipan yang berupa out indicator dan tanda bukti peminjaman
arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan hanya berupa selembar kertas ukuran A4 atau Folio
yang belum sesuai standar.
7. Belum adanya tanda bukti peminjaman yang sesuai prosedur P.51/Menhut-II/2011, karena
baru sebatas penggunaan formulir peminjaman dan hanya rangkap 1 (satu).

B Kesimpulan
1. Sebagai Pusat Arsip Kementerian Kehutanan yang melaksanakankegiatan pengelolaan arsip
inaktif serta pelayanan arsip kepada pengguna harus didukung dengan sarana prasarana,
anggaran, Sumber Daya Manusia serta prosedur yang baku agar pelaksanaan manajemen
kearsipan dinamis berjalan dengan berkesinambungan.
2. Penulis melihat beberapa permasalahan yang ada di Kantor Unit Pusat Kearsipan
Kementerian Kehutanan terkait pengelolaan arsip inaktif khususnya dalam pelaksanaan
layanan arsip yaitu belum adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelayanan
informasi arsip, belum adanya sarana penunjang layanan arsip, terbatasnya Sumber Daya
Manusia yang mengelola arsip dari segi kualitas dan kuantitas, masih kurang kesadaran akan
pentingnya arsip bagi pemilik arsip, terbatasnya anggaran kegiatan arsip dan penggunaan
outindicator yang kurang tepat.
 DAFTAR PUSTAKA

https://Pelayanan Arsip di Kantor Unit Pusat Kearsipan Kementerian Kehutanan

Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik,

Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan

Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik