2

Arsip dinamis jika dilihat dari kegunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis
aktif atau disebut arsip aktif dan arsip dinamis inaktif atau disebut arsip inaktif.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sebagai
berkas kerja telah menurun (Daryan, 1998:16). Arsip inaktif dikelola dan disimpan karena
dapat menjadi bahan pertanggungjawaban bagi suatu instansi pemerintah, swasta, maupun
perguruan tinggi. Oleh karena itu instansi harus mampu menciptakan suatu menajemen
kearsipan inaktif yang baik agar arsip inaktif dapat ditemukan secara cepat dan tepat apabila
dibutuhkan.

Pengelolaan arsip inaktif pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal,
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal belum dilakukan secara maksimal. Arsip belum
dilakukan dengan maksimal karena hanya ada satu arsiparis yang menanganinya. Pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal masih banyak arsip-arsip yang belum ditangani
secara baik sesuai dengan prosedur kearsipan, sehingga banyak arsip yang hanya disimpan
pada boks arsip tanpa menggunakan sistem. Kondisi seperti itu mengakibatkan banyak arsip
yang menumpuk di Depo Arsip karena belum ada pemusnahan arsip. Sementara ini Depo
Arsip hanya berfungsi sebagai tempat atau gudang penitipan arsip yang berasal dari berbagai
instansi di Kabupaten Tegal. Masalah lain yang dihadapi Depo Arsip Kabupaten Tegal antara
lain penyimpanan arsip yang tidak teratur, belum maksimalnya penggunaan jadwal retensi
arsip, ruang penyimpanan yang memadai tetapi kurangnya sumber daya manusia yang
menangani arsip untuk jumlah arsip yang sangat banyak dan pemeliharaan arsip yang tidak
sesuai dengan prosedur dan serta belum dilakukannya penyusutan arsip.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menangani penataan dan

penyimpanan arsip inaktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tegal sebagai
tugas mata kuliah Praktik Manajemen Arsip Inaktif. Adapun judul laporan praktik ini
“pengelolaan arsip dinamis inaktif izin mendirikan bangunan (IMB) di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal.

Rumusan permasalah yang akan dibahas pada laporan praktik ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana tahap-tahap pengelolaan arsip inaktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal secara manual?
2. Apa saja kendala yang dihadapi selama kerja praktik dan bagaimana cara
penyelesaiannya?
 3

3. Bagaimana pelaksanaan program Microsoft Access di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Tegal?

A. Batasan Pengertian

Untuk mempermudah pemahaman tentang laporan kerja praktik yang berjudul

“Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Izin Mendirikan Bangunan (IMB) di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal”, maka perlu dibuat batasan pengertian yang berkaitan dengan
masalah yang akan dikaji dalam laporan kerja praktik ini. Batasan pengertian yang disusun
sebagai berikut :
1. Penanganan adalah sejumlah langkah atau operasi pengerjaan yang terencana
terhadap informasi agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan (The
Liang Gie, 1996:36).
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikassi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan bernegara (UU No.
43 Tahun 2009 tentang Kerasipan Pasal 1 butir 2).
3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang secara langsung dan tidak terus-menerus
diperlukan dan dipergunakan dalam administrasi sehari-hari serta dikelola oleh
pusat arsip (Basir Barthos, 1990:4).
4. Input Data adalah aktifitas pemberian atau memasukan data kepada komputer, agar
data dapat diterima oleh komputer dengan baik, komputer memiliki peralatan yang
berfungsi untuk hal ini (Jack Fevrian, 2006).
5. Temu Balik adalah alat atau jalan masuk yang langsung digunakan dalam rangka
penemuan kembal arsip (Yayan Daryan, 1989:147).
6. Depo Arsip Inaktif adalah gedung atau ruang penyimpanan arsip inaktif (Bab
Pendahuluan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03
Tahun 2003 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip
Inaktif).
7. Izin Mendirikan Bangunan adalah perizinan yang diberikan oleh Kepala Daerah
kepada pemilik bangunan untuk membangun baru, mengubah, memperluas,
mengurangi, dan/atau merawat bangunan sesuai dengan persyaratan administratif
dan persyaratan teknis yang berlaku. IMB merupakan salah satu produk hukum
 4

untuk mewujudkan tatanan tertentu sehingga tercipta ketertiban, keamanan,

keselamatan, kenyamanan, sekaligus kepastian hukum.

Berdasarkan batasan pengertian yang telah dijabarkan diatas, maka yang dimaksud
dengan “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Izin Mendirikan Bangunan (IMB) di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal “adalah proses atau cara yang dilakukan untuk
memperbaiki penanganan arsip di Depo Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Tegal, agar tidak terjadi penumpukan arsip-arsip di Depo dengan menggunakan program
input data dan temu balik elektronik. Dari tahap awal sampai pembungkusan, kami
menangani arsip IMB dengan rincian jumlah sebagai berikut:

Volume Arsip 1 hari 35 x 3 anak = 105 Arsip

35 x 16 hari = 560 Arsip

Selama 16 hari 560 x 3 anak = 1680 Arsip

B. Tujuan Dan Manfaat

1. Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan kerja praktik mengenai penanganan arsip
inaktif ini adalah:
a. Mengetahui dan melakukan perbaikan dalam pengelolaan arsip inaktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.
b. Mengetahui kendala dan hambatan dalam penanganan arsip inaktif di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.

2. Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari hasil kerja praktik ini adalah :
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan, wawasan, ilmu dan ketrampilan dalam
penanganan arsip inaktif.
2) Menambah pengalaman agar siap dalam menghadapi dunia kerja.
3) Mengetahui kondisi arsip dan kendala-kendala yang dihadapi serta cara
mengatasinya dalam penanganan arsip dinamis inaktif.
 5

4) Menambah Kreatifitas dan berinovasi dalam bidang kearsipan.

b. Manfaat Kerja Praktik Bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Tegal
1) Penanganan arsip dinamis inaktif lebih baik dan tertata berdasarkan
prosedur yang sudah ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Tegal
2) Memberikan kemudahan dalam penemuan kembali arsip inaktif sehingga
lebih efisien.
3) Memberikan gambaran kepada Kasi Kearsipan di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal dalam penanganan arsip inaktif agar lebih
baik lagi.

c. Manfaat Kerja Praktif Bagi Diploma III Kearsipan

1) Menambah Hubungan Kerja sama antara Studi Diploma III Kearsipan
dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.
2) Dapat menjadikan laporan kerja praktik ini sebagai tambahan bahan
pustaka bagi mahasiswa yang akan menyusun laporan kerja praktik.

C. Metode Pengumpulan Data dan Kerja Praktik

1. Pengumpulan Data
Penulisan laporan kerja praktik ini dilakukan dengan cara mengumpulkan
bahan-bahan dan catatan-catatan yang diperlukan dalam kerja praktik di Depo Arsip
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal dengan menggunakan metode
kerja praktik, metode kerja praktik yang dimaksud adalah suatu cara ilmiah untuk
mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu (Sugiyono, 2008:2). Adapun
metode-metode yang digunakan dalam kerja praktik ini adalah :

a. Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah metode pengumpulan data dengan kategori dan klasifikasi
bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah penelitian baik dari sumber
dokumen, buku, majalah, dan lain-lain ( Nawawi, 1991:95). Melalui metode ini
penulis dapat memperoleh pedoman dan petunjuk untuk pembuatan laporan tugas
akhir. Selain itu literatur dapat membantu memecahkan masalah yang berkaitan
 6

dengan penanganan arsip inaktif. Melalui studi pustaka ini penulis dapat
membandingkan antara teori yang ada dalam buku dan praktik di lapangan.
Penulis menggunakan buku-buku dan pedoman yang berkaitan dengan
penanganan arsip dinamis inaktif. Adapun buku-buku dan pedoman yang
digunakan dalam melakukan kegiatan kerja praktik adalah sebagai berikut:
1) Undang-Undang Republik Indonesia Nomer 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
2) Peraturan Bupati Tegal Nomor 35 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pola
Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tegal
3) Peraturan Bupati Tegal Nomor 37 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penataan
Berkas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tegal
4) Amsyah, Zulkifli. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta :PT. Gramedia
Pustaka.
Buku-buku dan pedoman kearsipan ini penulis dapatkan dari Perpustakaan Umum
Kabupaten Tegal, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.

b. Observasi
Observasi adalah cara pengambilan data dengan melakukan pengamatan secara
langsung tanpa menggunakan pertolongan alat standar atau alat bantu
(Moh.Nasir, 1988:212). Dengan melakukan kegiatan observasi ini penulis dapat
mendapatkan informasi secara langsung dan memperoleh data yang riil dan
lengkap tentang kondisi arsip sehingga mempermudah dalam melakukan
penulisan laporan kerja praktik. Adapun tujuan observasi yang dilakukan di
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal adalah :
1) Untuk mengetahui sistem penanganan arsip di Depo Arsip Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.
2) Mengetahi volume arsip inaktif di Depo Arsip Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal.
3) Mengetahui daftar arsip inaktif yang ada di Depo Arsip Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.
4) Mengetahui prosedur penanganan arsip di Depo Arsip Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Tegal.
 7

c. Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan
cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara
dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang di namakan
interview guid(panduan wawancara) (Moh.Nasir ,1988:234). Penulis melakukan
wawancara dengan Tri Tatang Wiryono selaku pembimbing praktik dan Endah
selaku petugas Kearsipan wawancara dilakukan untuk mengetahui sejarah Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal, sistem pengarsipan, jenis arsip
yang akan ditangani, serta sarana dan prasarananya.
2. Metode Kerja Praktik

TAHAP
PERSIAPAN

PERANGKAT PERANGKAT
KERAS (Haedware) LUNAK (Software)

TAHAP
PELAKSANAAN

TAHAP TAHAP
PEMILAHAN PENATAAN

PENDESKRIPSIAN PENATAAN ARSIP

KEDALAM BOKS ARSIP

PEMBUNGKUSAN PEMBERIAN SKAT

PELABELAN
MANOEVER

PENYIMPANAN
PEMBERIAN
BOKS ARSIP KE
NOMER DEFINIF
RAK BESI
 8

INPUT DATA BERUPA

DAFTAR PERTELAAN
ARSIP (DPA)

Bagan 1 : Kerangka Kerja Praktik

Sumber : Diolah dari berbagai buku oleh penulis, 2012

D. Sistematika Penulisan
Sistematika laporan kerja praktik ini digunakan untuk membantu dalam memahami isi
dari sistem laporan praktik ini, maka penulis mempergunakan sistematika laporan sebagai
berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini mengurai mengenai latar belakang, batasan pengertian judul,
permasalahan, tujuan dan manfaat Praktik Kerja Lapangan, metode praktik
kerja, sistematika laporan.
BAB II IDENTIFIKASI
Bab ini berisi tentang Sejarah Singkat Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Tegal, Struktur Organisasi, Mekanisme Pengelolaan Arsip
Inaktif, Kondisi Riil Arsip, Faktor Pendukung dan Penghambat,
KesenjanganAntara Teori dengan Praktik.
BAB III PENATAAN ARSIP PADA DEPO KANTOR DINAS KEARSIPAN
DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN TEGAL
Bab ini berisi membahas tentang Tahap Persiapan,Tahap Penanganan Arsip
Inaktif, Tahap Pemeliharaan Arsip Inaktif, Pembuatan Daftar Pertelaan
Arsip, Pembuatan Program Input Data dan Temu Balik Arsip Inaktif,
Kendala Pada Saat Praktik dan Pemecahannya, Haasil Kerja Praktik di
Depo Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Tegal.
BAB IV PENERAPAN APLIKASI
Bab ini berisikan cara penerapan aplikasi guna menginput data-data arsip
yang menggunakan software microsoft access.
 9

BAB V PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan yang merupakan jawaban dari permasalahan
kerja praktik dan memuat saran dari penulis mengenai penanganan arsip
dinamis inaktif pada Depo Arsip Kantor Data Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Tegal.