Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

            Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh
dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan
gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu,
apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model
matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan
saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan
biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM
menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan
bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya
dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
            Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus
membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan
munculnya pemecahan yang memadai.SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya,
meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka,
cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam
menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang.
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak
semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem
yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
 Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

a) Kurang organisasi yang wajar

b) Kurangnya perencanaan yang memadai
c) Kurang personil yang handal
d) Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh
personil yang terlibat.

Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek
SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama
perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
            Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan
ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan
·         Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian,
mingguan , bulanan, dsb.
·         Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data atau
informasi
·         Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang tidak normal.
·         Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan informasi
yang serupa dnegan maksud untuk diperbandingkan.

Karakteristik sistem informasi manajemen:

·         Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan
hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
·         Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
·         Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi
tidak secara langsung.
 Tujuan sistem informasi manajemen adalah  memenuhi kebutuhan informasi umum
semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM
menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi
model matematika.
     Pengertian Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun
suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
            Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas,
artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan
sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang suatu disket/floppy dapat memuat
atau diisi  sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan
kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar
manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
            Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat
dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan
informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian
teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak
jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
1) Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang
besar dan sangat cepat.
2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3) Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
              Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur pada level
opersional dan manajemen control. SIM juga selalu digunakan untuk perencanaan (for planning
purposes of senior manaajemen staff). Adapun karakteristik SIM yaitu :
1. SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional dan untuk menunjang pengawasan
kegiatan operasional.
2. SIM menggambarkan data- data yang mengalir dalam perusahaan
3. SIM hanya memiliki sedikit kemampuan analisa
4. menyajikan laporan untuk manajer
5. memanfaatkan rangkisan informasi yang diperoleh dari TPS (Transaction Processing System)
6. model datanya sederhana dan menekankan pada informasi intern
7. SIM membantu dalam membuat keputusan dengan menggunakan data yang lampau dan saat ini.
8. Laporan disajikan secara periodic, misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya.
9. Kebutuhan informasi di ketahui dengan tepat dam stabil.
10. SIM membutuhkan analisis yang kuat.

Kemampuan Sistem Informasi Manajemen

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan
memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi
dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan
baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah
mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat
memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah
merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
 3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.

  Tipe – Tipe Sistem Informasi          

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau
mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. Salah satu dimensi TPS
adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan. TPS dapat terus
berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang. Perkembangan bisnis
akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula. Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis
process redesign yaitu sebuah study, analisis, dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk
mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan.

Contoh TPS adalah:

1. Airline reservation Bank deposit

2. Customer returns
3. Inventory procurement
4. Order processing
5. Payroll

2. Management Information System (MIS)

MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi
pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak
sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan informasi yang
detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen
 manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu pengembangan MIS
akan terus dapat berlanjut.

Contoh Management Information System adalah:

1. Budget forecasting and analysis

2. Financial reporting
3. Inventory reporting
4. Material requirement planning
5. Salary analysis

3. Decision Support System (DSS)

Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan
informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya. Jika pengguna DSS
adalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive Information System (EIS). DSS
fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung pengambilan keputusan. DSS
menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-akses data dan menganalisisnya untuk
pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan oleh DSS adalah sebagai
berikut

1. Identifikasi masalah  Identifikasi beberapa alternatif solusi

2. Akses informasi yang dibutuhkan utnuk memecahkan masalah atau pengambilan
keputusan.
3. Analisis beberapa keputusan atau variabel yang akan mempengaruhi keputusan, yang
biasa disebut ”what if-analysis”.
4. Simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan.

4. Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert system adalah suatu
sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetahuan serta
keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan kemudian berpikir dan
bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
 Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver, manajer,
profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan keahlian
yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam sebuah
organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang mereka
masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat mengetahui
pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Berikut adalah contoh dari
penggunaan expert system :
Industri makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang
sudah mendekati masa pensiun

5. Office Automation and Work Group System

Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja,
tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang
membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic message, work
group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic
documents, and work flow management. Office automation system dirancang baik untuk individu
maupun kelompok.
Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user. Sistem ini
dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal information system
adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.

Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah
kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok
kerja. Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook,
IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.

     Perkembangan Sistem Informasi Manajemen

            Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan
perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang
dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat
berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran,
dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media / sarana
pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang
akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk
mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.

            Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen
diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya,
diantaranya adalah Audio, Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis Informasi yang
bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan
jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, Computer, Telepon, Fax, Email, Blog, Website dan
sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam Sistem informasi manajemen
perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran.
Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai
Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem
tersebut.

            Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran yang menggunakan sistem tersebut bisa
kita sebut sebagai pengguna sistem diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau
pemberi informasi dan pemakai atau penerima informasi. Dalam Perkantoran pengelola Sistem
biasa dilakukan oleh personil Technology Information (TI), sedangkan sumber atau pemberi
informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran tersebut begitu juga
untuk penerima informasi. Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi
manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara mendetil karena pengaturannya disesuaikan
dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh
manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.
             Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem  informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi
dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan
mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategisadalah untuk
mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti
kegiatan pengendalianmanajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapaperencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus
penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa
selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. Namun
demikian sistem informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses
perencanaan strategis,misalnya:
a) Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal
y a n g ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
 b) Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data
masalampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.
c) Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam
databasekomputer.
12. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen
dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan atas fungsi yang
dilaksanakan dalam suatuorganisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-
aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan
fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa programkomputer
yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem
fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi,pengendalian operasional,
pengendalian manajemen, dan perencanaanstrategis.

Kelebihan Sistem Informasi Manajemen

Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:
1. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong
operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat
menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi
pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki
industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan
teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat
ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan
baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2.   Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam
perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya
ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang
berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah
membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan
konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi
penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh  perusahaan
penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi
 terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari
penerbangan lain.

3.         Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan

perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam
keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak,
mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end
users.

Kelemahan Sistem Informasi Manajemen

Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga
dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan
oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di
untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat
ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga
mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.
DAFTAR PUSTAKA

Indrayani, Evi dan Humdiana. (2009). Sistem Informasi Manajemen : Mempersiapkan Pekerja
Berbasis Pengetahuan dalam Mengelola Sistem Informasi, Jakarta : Mitra Wacana Media.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2007). Sistem Informasi Manajemen : Mengelola
Perusahaan Digital, Jakarta: Salemba Empat.
Ellitan, Lena dan Anatan, Lina. (2007). Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Praktis,
Bandung: Alfabeta.
http://www.overfans.com/2861/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://supriyaniely.blogspot.com/2012/10/konsep-si-lanjut-sistem-informasi.html
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/01/sistem-informasi-manajemen-perkantoran.html