PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP SERTA METODE YANG DI

GUNAKAN DALAM PENGURUSAN ARSIP YANG ADA PADA

PENGADILAN TINGGI SEMARANG

Laporan Kerja Praktik

Diajukan Sebagai Syarat Tugas Mata Kuliah Praktik Manajemen Arsip Aktif

Disusun Oleh :
Bima Wahyu Widodo (13030215060052)

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2020

1
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam membentuk keterampilan
dan kecakapan seseorang untuk memasuki dunia kerja. Pendidikan yang
dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada pemberian teori dan praktek
dalam skala kecil. Agar dapat memahami dan memecahkan setiap permasalahan
yang muncul di dunia kerja, maka mahasiswa perlu melakukan kegiatan
pelatihan kerja secara langsung di instansi/lembaga yang relevan dengan
program pendidikan yang diikuti. Sehingga setelah lepas dari ikatan akademik di
perguruan tinggi yang bersangkutan, mahasiswa/mahasiswi bisa memanfaatkan
ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh selama masa pendidikan dan masa
pelatihan kerja untuk menerapkannya di dunia kerja yang sebenarnya. Salah satu
program yang dapat ditempuh untuk dapat mewujudkan hal tersebut diatas
adalah dengan melaksanakan praktek kerja lapangan. Bentuk kegiatan yang
dilakukan adalah kerja praktek dengan mengikuti semua aktifitas di lokasi kerja.
Kegiatan praktek kerja lapangan ini merupakan salah satu bentuk kegiatan
pelatihan yang dihadapkan langsung pada praktek kerja sebagai pengaplikasian
kemampuan pendidikan yang diperoleh mahasiswa/mahasiswi baik dari bangku
perkuliahan maupun dari kegiatan lain di luar kuliah. Selain itu, mahasiswa juga
dapat menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan di lapangan mengenai
dunia kerja.

2
B. BATASAN PENGERTIAN

Praktek kerja lapangan adalah kegiatan akademik yang dilakukan oleh mahasiswa
dengan melakukan praktek kerja secara langsung pada lembaga/instansi yang
relevan dengan pendidikan yang diambil mahasiswa dalam perkuliahan. Praktek
kerja lapangan ini diadakan agar mahasiswa/mahasiswi mengenal dunia kerja
yang sebenarnya. Selain itu mahasiswa/mahasiswi dapat langsung mempraktekan
ilmu yang di dapatkan di perguruan tinggi. Kami memilih tempat instansi tersebut
karena dekat dengan lokasi kami dan di intansi tersebut belum mengetahui tentang
bagaimana cara penataan dan pengelolaan arsip dan kurangnya tenaga kerja yang
belum memahami mengenai kearsipan .Kondisi kearsipan yang ada di instansi
kami menengenai penataan arsip sudah cukup baik dikarenakanan sudah
terorganisir,tetapi sumber daya manusia kearsipan buruk dikarenakan merangkap
jabatan dan belum mengerti tentang kearsipan, sarana-prasarana yang ada di
instansi kami sangat buruk dikarenakan di ruangan kekurangan udara dan kotor
serta ruangannya sempit dan berkas di istansi masih berantakan dan boks kurang.

C. TUJUAN PELAKSANAAN

1. Tujuan Pelaksanaan
Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah;

a. Untuk mengetahui kondisi arsip aktif sebelum dan sesudah melaksanakan

magang kerja di Pengadilan Tinggi Semarang.
b. Untuk mengetahui kendala apa saja yang terjadi pada saat magang dan
bagaimana solusinya?
c. Untuk mengetahui sarana dan prasarana arsip yang ada di Pengadilan Tinggi
Semarang?
d. Untuk merawat arsip supaya terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
e. Untuk meningkatkat kemampuan sosialisasi lingkungan kerja
f. Untuk meyelamatkan pertanggung jawaban dan perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan.

3
 D . MANFAAT PELAKSANAAN

2. Manfaat Pelaksana
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan magang kerja
oleh:
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan dan keterampilan, serta menambah pengalaman
kerja secara langsung dalam menangani Arsip aktif.
2) Meningkatkan kreativitas di bidang kearsipan khususnya dalam penataan
dan perawatan arsip aktif.
3) Untuk Mengetahui bagaimana sistem pengarsipan dan mekanisme
penciptaan arsip korespondensi di Pengadilan Tinggi Semarang.
4) Untuk menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan di lapangan
kerja mengenai dunia kerja khususnya tentang arsip
E METODE PENGUMPULAN DATA

Dalam penyusunan praktik kerja, penulis melakukan proses pengumpulan data

sebagai sumber informasi dalam 3 tahap, yaitu Studi Pustaka, observasi, dan
wawancara.

a. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah metode pengumpulan data dengan cara mempelajari
beberapa keputusan yang relevan dengan penelitian dan bertujuan untuk
memperoleh data pendukung guna memperkuat argumentasi (Koentjaraningrat,
1997: 115). Penulis menggunakan beberapa buku penunjang untuk membantu
pelaksanaan kegiatan pustaka yang digunakan antara lain Undang-Undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah
nomor 1 Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa
Tengah, manajemen kearsipan untuk Lembaga negara, swasta, dan perguruan
tinggi.
b. Observasi
Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan pencatatan
secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis menyelidiki secara

4
langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional perusahaan dalam
mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan. Misalnya, pada saat
penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar penulis dapat terlebih dahulu
meneliti dalam kesempurnaan kalimat serta isi dari setiap pokok bahasa agar tidak
memiliki kesalah pahaman. Sarana dan prasarana Arsip yang tergolong cukup
lengkap, dan sudah digunakan sepenuhnya sesuai fungsinya dalam mendukung
kegiatan kearsipan pada instansi tersebut karena tidak ada sumber daya manusia
yang menguasai arsip, dan Pedoman yang digunakan untuk. Arsip aktif pada
Pengadilan Tinggi Semarang.
c. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk
tujuan tertentu dengan mencoba mendapatkan keterangan atau data melalui
bertanya langsung pada orang yang berkompeten mengenai hal tertentu.
(koentjaraningrat, 1997: 129). Setelah proses pengumpulan data dilakukan
kemudian data tersebut dianalisis dan dibuat diberi judul tentang Penataan
Arsip Aktif di Pengadilan Tinggi Semarang. Wawancara dilakukan untuk
menggali informasi yang terkait dengan Sistem penataan arsip aktif sebelum
dan sesudah di Pengadilan Tinggi Semarang, kondisi arsip aktif, tempat
penyimpanan, faktor pendukung dan penghambat.

5
F. SISTEMATIKA PENYUSUNAN LAPORAN

Sistematika penulisan laporan merupakan garis besar yang bertujuan

memudahkan jalannya pikiran dalam memahami secara menyeluruh isi dari
laporan. Adapun sistematika penulisan laporan Magang kerja lapangan
sistematika ini berbagai dalam 5 (Lima) Bab. Bab I Membahas mengenai
pendahuluan yang berisi tentang latar belakang dan permasalahan. Batasan
pengertian, tujuan dan manfaat magang kerja, metode dan sistematika penyusunan
laporan. Bab II Membahas mengenai identifikasi Arsip aktif pada Pengadilan
Tinggi Semarang yang berisi tentang sejarah singkat, struktur organisasi, visi dan
misi, kondisi arsip aktif sebelum magang kerja, Mekanisme kerja serta kondisi
kearsipan pengadilan.
Bab III Membahas mengenai penanganan Arsip Dinamis pada
Pengadilan Tinggi Semarang yang berisi tentang persiapan magang kerja,
pelaksanaan penanganan arsip, kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan praktik
kerja, dan pemecahan serta hasil penanganan. Bab IV Penutup yang berisi tentang
kesimpulan dan saran, kesimpulan merupakan jawaban atas permasalahan yang
telah dirumuskan sedangkan saran berisi tentang masukan dari penulis mengenai
penataan arsip Aktif pada Pengadilan Tinggi Semarang.

6
 BAB II
INDENTIFIKASI PENGADILAN TINGGI SEMARANG

A. SEJARAH PENGADILAN TINGGI SEMARANG

Pengadilan Tinggi selaku salah satu kekuasaan Kehakiman di lingkungan

Peradilan Umum mempunyai tugas dan kewenangan sebagaimana disebutkan
dalam Undang – Undang Nomor 8 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang
– Undang Nomor 2 Tahun 1986 tentang Peradilan Umum dalam Pasal 51 yang
menyatakan : Pengadilan Tinggi bertugas dan berwenang mengadili perkara
pidana dan perkara perdata di Tingkat Banding. Pengadilan Tinggi juga
bertugas dan berwenang mengadili di Tingkat Pertama dan Terakhir, sengketa
kewenangan mengadili antar Pengadilan Negeri di daerah hukumnya.
Disamping tugas dan kewenangan sebagaimana tersebut di atas Pengadilan
juga dapat memberikan keterangan, pertimbangan dan nasehat tentang hukum
kepada Instansi Pemerintah di daerahnya apabila diminta (Pasal 52 ayat 1 UU
No. 8 Tahun 2004). Dan selain tugas dan kewenangan di atas, Pengadilan dapat
diserahi tugas dan kewenangan lain oleh atau berdasarkan Undang – Undang
( Pasal 52 ayat 2 UU No. 8 Tahun 2004 ) Pengadilan Tinggi Jawa Tengah di
Semarang dibentuk berdasarkan Undang-Undang Darurat No. 7 Tahun 1959
tentang Pembentukan Pengadilan Tinggi Jawa Tengah di Semarang dan
Perubahan Wilayah Hukum Pengadilan Tinggi di Surabaya dan Makassar.
Adapun tujuan dibentuknya Pengadilan Tinggi Jawa Tengah di Semarang
adalah untuk meringankan beban tugas dari Pengadilan Tinggi di Surabaya dan
untuk mencegah banyaknya perkara-perkara yang tidak mendapat keputusan
dalam tingkat apel secepat mungkin. Pengadilan Tinggi Jawa Tengah di
Semarang pada awal dibentuk menempati kantor di Jalan Raden Patah

7
 Semarang dengan wilayah hukumnya meliputi wilayah hukum semua
Pengadilan Negeri dalam daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah dan Daerah
Istimewa Jogyakarta.
Oleh karena semakin banyaknya volume perkara yang ditangani dan
membutuhkan tempat yang lebih reprsentatif untuk melayani kebutuhan
masyarakat pencari keadilan, akhirnya pada tahun 1977 Pengadilan Tinggi
Jawa Tengah di Semarang pindah kantor ke Jalan Pahlawan No. 19 Semarang
Anggota terdiri dari :
Ketua 1 orang
Wakil Ketua 1 orang
Hakim 23 orang
Hakim Adhoc Tipikor 2 orang
Panitera/Sekretaris 1 orang
Wakil Sekretaris 1 orang
Wakil Panitera 1 orang
Panitera Muda Pidana 1 orang
Panitera Muda Perdata 1 orang
Plt. Panitera Muda Tipikor 1 orang
Panitera Muda Hukum 1 orang
Kasubag. Umum 1 orang
Kasubag. Keuangan 1 orang
Kasubag. Kepegawaian 1 orang
Panitera Pengganti 30 orang
Staf 22 orang

Wilayah hukum Pengadilan Tinggi Semarang pada saat ini membawahi 35 (tiga
puluh lima) Pengadilan Tingkat Pertama yaitu :

8
NO PENGADILAN NEGRI KLAS

1 Pengadilan Negeri Niaga/HI/Tipikor Semarang Klas IA Khusus

2 Pengadilan Negeri Ungaran Klas IB
3 Pengadilan Negeri Demak Klas II
4 Pengadilan Negeri Purwodadi Klas II
5 Pengadilan Negeri Salatiga Klas II
6 Pengadilan Negeri Kendal Klas IB
7 Pengadilan Negeri Magelang Klas IB
8 Pengadilan Negeri Mungkid Klas II
9 Pengadilan Negeri Temanggung Klas II
10 Pengadilan Negeri Wonosobo Klas II
11 Klas IB
Pengadilan Negeri Kebumen
12 Klas II
Pengadilan Negeri Purworejo
13 Klas IB
Pengadilan Negeri Pati
14 Klas IB
15 Pengadilan Negeri Kudus Klas IB
16 Pengadilan Negeri Jepara Klas II
Pengadilan Negeri Rembang Klas II
17 Klas IB
18 Pengadilan Negeri Blora
Pengadilan Negeri Pekalongan Klas II
19 Klas II
20 Pengadilan Negeri Pemalang
Pengadilan Negeri Batang Klas IB
21 Klas II
22 Pengadilan Negeri Tegal
Pengadilan Negeri Slawi Klas II
23 Klas IA
24 Pengadilan Negeri Brebes
Pengadilan Negeri Surakarta Klas II
25 Klas IB
26 Pengadilan Negeri Boyolali
Pengadilan Negeri Sukoharjo Klas IB
27 Klas IB
28 Pengadilan Negeri Klaten
Pengadilan Negeri Sragen Klas II
29 Klas II
30 Pengadilan Negeri Wonogiri
Pengadilan Negeri Karanganyar Klas IB
31 Klas II
32 Pengadilan Negeri Purwokerto
Pengadilan Negeri Banyumas Klas II
33 Klas II
34 Pengadilan Negeri Purbalingga
Pengadilan Negeri Banjarnegara Klas IB
35
Pengadilan Negeri Cilacap

9
2.1. VISI
Rencana Strategis Pengadilan Tinggi Semarang Tahun 2016 – 2020
merupakan komitmen bersama dalam menetapkan kinerja dengan tahapan-
tahapan yang terencana dan terprogram secara sistematis melalui penataan,
penertiban, perbaikan pengkajian, pengelolaan terhadap sistem kebijakan
dan peraturan perundangan-undangan untuk mencapai efektivas dan
efesiensi. Selanjutnya untuk memberikan arah dan sasaran yang jelas serta
sebagai pedoman dan tolok ukur kinerja Pengadilan Tinggi Semarang
diselaraskan dengan arah kebijakan dan program Mahkamah Agung yang
disesuaikan dengan rencana pembangunan nasional yang telah ditetapkan
dalam Rencana Pembangunan Nasional Jangka Panjang (RPNJP) 2005 –
2025 dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2016 – 2020,
sebagai pedoman dan pengendalian kinerja dalam pelaksanaan program
dan kegiatan Pengadilan dalam mencapai visi dan misi serta tujuan
organisasi pada tahun 2016 – 2020.
Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan
yang diinginkan untuk mewujudkan tercapainya tugas pokok dan fungsi
Pengadilan Tinggi Semarang.
Visi Pengadilan Tinggi Semarang mengacu pada Visi Mahkamah Agung
RI adalah sebagai berikut :
“MEWUJUDKAN PENGADILAN TINGGI SEMARANG YANG
AGUNG”
2.2. MISI
Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan sesuai visi
yang ditetapkan agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan terwujud
dengan baik.
Misi Pengadilan Tinggi Semarang, adalah sebagai berikut :

10
1. Mewujudkan peradilan yang sederhana, cepat, biaya ringan dan
transparasi.
2. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Aparatur Peradilan dalam rangka
peningkatan pelayanan pada masyarakat.
3. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan yang efektif dan efisien.

4. Melaksanakan tertib administrasi dan manajemen peradilan yang efektif

dan efisien.
5. Mengupayakan tersedianya sarana dan prasarana peradilan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.

2.3. TUJUAN DAN SASARAN STRATEGIS

Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka
waktu satu sampai dengan lima tahun dan tujuan ditetapkan mengacu
kepada pernyataan visi dan misi Pengadilan Tinggi Semarang.
Adapun Tujuan yang hendak dicapai Pengadilan Tinggi Semarang adalah
sebagai berikut :
1. Pencari keadilan merasa kebutuhan dan kepuasannya terpenuhi.
2. Setiap pencari keadilan dapat menjangkau badan peradilan.
3. Publik percaya bahwa Pengadilan Tinggi Semarang dan Pengadilan
Negeri di bawahnya memenuhi butir 1 dan 2 di atas.

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan secara terukur, yaitu sesuatu yang
akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu lima tahun kedepan dari
tahun 2016 sampai dengan tahun 2020, sasaran strategis yang hendak
dicapai Pengadilan Tinggi Semarang adalah sebagai berikut :
1. Meningkatnya penyelesaian perkara.
2. Peningkatan aksepbilitas putusan Hakim.
3. Peningkatan efektifitas pengelolaan penyelesaian perkara.
4. Peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap peradilan (acces to
justice).
5. Meningkatnya kualitas pengawasan.

11
B STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Bagan Organisasi Kepanitraan Pengadilan Tinggi Semarang

Bagan 1.1 Struktur Bagan Organisasi Kesekretariatan Pengadilan Tinggi

Semarang

Bagan 1.2 Struktur Bagan Organisasi Kesekretariatan Pengadilan Tinggi

Semarang.

12
C. MEKANISME KERJA
Kepaniteraan Pengadilan Tinggi Tipe A mempunyai tugas melaksanakan
pemberian dukungan di bidang teknis dan administrasi perkara serta
menyelesaikan surat-surat yang berkaitan dengan perkara.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8,
Panitera Pengadilan Tinggi Tipe A menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan koordinasi, pembinaan dan pengawasan pelaksanaan
tugas dalam pemberian dukungan di bidang teknis;
b. pelaksanaan pengelolaan administrasi perkara perdata;
c. pelaksananaan pengelolaan administrasi perkara pidana;
d. pelaksananaan pengelolaan administrasi perkara khusus;
e. pelaksananaan pengelolaan administrasi perkara, penyajian data
perkara, dan transparansi perkara;
f. pelaksanaan administrasi keuangan dalam program teknis dan
keuangan perkara yang ditetapkan berdasarkan peraturan dan
perundang-undangan, minutasi, evaluasi dan administrasi
kepaniteraan;
g. pembinaan teknis kepaniteraan dan kejurusitaan; dan
h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Ketua Pengadilan
Tinggi Tipe A.
Kepaniteraan Pengadilan Tinggi Tipe A, terdiri atas:
a. Panitera Muda Perdata;
b. Panitera Muda Pidana;
c. Panitera Muda Khusus; dan
d. Panitera Muda Hukum.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11,
Panitera Muda Perdata menyelenggarakan fungsi:

13
 a. pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas
perkara banding;
b. pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas
perkara gugatan dan permohonan;
c. pelaksanaan registrasi perkara banding;
d. pelaksanaan registrasi perkara gugatan dan permohonan;
e. pelaksanaan distribusi perkara banding yang telah diregister untuk
diteruskan kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan
Penunjukkan Majelis Hakim dari Ketua Pengadilan Tinggi Tipe A;
f. pelaksanaan distribusi perkara yang telah diregister untuk
diteruskan kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan
Penunjukkan Majelis Hakim dari Ketua Pengadilan Tinggi Tipe A;
g. pelaksanaan penerimaan kembali berkas perkara yang sudah
diputus dan diminutasi;
h. pelaksanaan pengiriman salinan putusan Pengadilan Tinggi Tipe A
beserta berkas perkara bendel A kepada pengadilan pengaju;
i. pelaksanaan penyimpanan berkas perkara yang belum mempunyai
kekuatan hukum tetap;
j. pelaksanaan penyerahan berkas perkara yang sudah mempunyai
kekuatan hukum tetap ke Panitera Muda Hukum;
k. pelaksanaan urusan tata usaha kepaniteraan;
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13,
Panitera Muda Pidana menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas
perkara banding;
b. pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas
perkara pidana;
c. pelaksanaan registrasi perkara banding;
d. pelaksanaan registrasi perkara pidana;

14
 e. pelaksanaan distribusi perkara banding yang telah diregister untuk
diteruskan kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan
Penunjukkan Majelis Hakim dari Ketua Pengadilan Tinggi Tipe A;
f. pelaksanaan distribusi perkara yang telah diregister untuk
diteruskan kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan
Penunjukkan Majelis Hakim dari Ketua Pengadilan Tinggi Tipe A;
g. pelaksanaan penghitungan, penyiapan dan pengiriman penetapan
penahanan, perpanjangan penahanan dan penangguhan penahanan;
h. pelaksanaan penerimaan kembali berkas perkara yang sudah
diputus dan diminutasi;
i. pelaksanaan pengiriman salinan putusan Pengadilan Tinggi Tipe A
beserta berkas perkara bendel A kepada pengadilan pengaju;
j. pelaksanaan penyimpanan berkas perkara yang belum mempunyai
kekuatan hukum tetap;
k. pelaksanaan penyerahan berkas perkara yang sudah mempunyai
kekuatan hukum tetap ke Panitera Muda Hukum;
l. pelaksanaan urusan tata usaha kepaniteraan; dan
m. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Panitera.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15,
Panitera Muda Khusus menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan pemeriksaan dan penelaahan kelengkapan berkas
perkara khusus;
b. pelaksanaan registrasi perkara khusus;
c. pelaksanaan distribusi perkara khusus yang telah diregister untuk
diteruskan kepada Ketua Majelis Hakim berdasarkan Penetapan
Penunjukkan Majelis Hakim dari Ketua Pengadilan Tinggi Tipe A;
d. pelaksanaan penghitungan, penyiapan dan pengiriman penetapan
penahanan, perpanjangan penahanan dan penangguhan penahanan
bagi perkara bidang pidana khusus;
e. pelaksanaan penerimaan kembali berkas perkara yang sudah
diputus dan diminutasi;

15
 f. pelaksanaan pengiriman salinan putusan Pengadilan Tinggi Tipe A
beserta berkas perkara bendel A kepada pengadilan pengaju;
g. pelaksanaan penyimpanan berkas perkara yang belum mempunyai
kekuatan hukum tetap;
h. pelaksanaan penyerahan berkas perkara yang sudah mempunyai
kekuatan hukum tetap ke Panitera Muda Hukum;
i. pelaksanaan urusan tata usaha kepaniteraan; dan
j. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Panitera.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17,
Panitera Muda Hukum menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian data
perkara;
b. pelaksanaan penyajian statistik perkara;
c. pelaksanaan penyusunan dan pengiriman pelaporan perkara;
d. pelaksanaan penataan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip
perkara;
e. pelaksanaan kerja sama dengan Arsip Daerah untuk penitipan
berkas perkara;
f. pelaksanaan penyiapan, pengelolaan dan penyajian bahan-bahan
yang berkaitan dengan transparansi perkara;
g. pelaksanaan penghimpunan pengaduan dan pelayanan masyarakat;
dan
h. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Panitera.
Kesekretariatan Pengadilan Tinggi Tipe A mempunyai tugas
melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi, organisasi,
keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 236,
Kesekretariatan Pengadilan Tinggi Tipe A menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan urusan perencanaan, program dan anggaran;
b. pelaksanaan urusan kepegawaian;
c. pelaksanaan urusan keuangan;

16
 d. pelaksanaan penataan organisasi dan tata laksana;
e. pelaksanaan pengelolaan teknologi informasi dan statistik;
f. pelaksanaan urusan surat menyurat, arsip, perlengkapan, rumah
tangga, keamanan, keprotokolan, hubungan masyarakat, dan
perpustakaan; dan
g. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan dokumentasi serta
pelaporan di lingkungan Kesekretariatan Pengadilan Tinggi Tipe A

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 239,

Bagian Perencanaan dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan bahan pelaksanaan perencanaan dan penyusunan
program dan anggaran;
b. penyiapan bahan pelaksanaan penyusunan formasi, pendataan dan
pengembangan pegawai, pengusulan kenaikan pangkat,
pemindahan dan mutasi, pengusulan pemberhentian dan pensiun
serta pengelolaan Sasaran Kerja Pegawai, administrasi jabatan
fungsional, dan
a. pengurusan ASKES dan disiplin pegawai, serta penyusunan
laporan kepegawaian;
b. penyiapan bahan pelaksanaan penelaahan, penataan, dan evaluasi
organisasi dan tata laksana;
c. penyiapan bahan pelaksanaan pengelolaan teknologi informatika
dan statistik; dan
d. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dokumentasi,
dan pelaporan.
Subbagian Perencanaan Progam dan Anggaran mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perencanaan program dan anggaran, pelaksanaan program dan
anggaran, pemantauan, evaluasi, dokumentasi, serta penyusunan laporan.
Subbagian Kepegawaian dan Teknologi Informasi mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan urusan kepegawaian, organisasi dan tata laksana,

17
pengelolaan teknologi informasi, dan statistik pemantauan, evaluasi, dokumentasi,
serta penyusunan laporan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 244, Bagian
Umum dan Keuangan mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan dan penggandaan;
b. pelaksanaan urusan perawatan dan pemeliharaan gedung, sarana dan
prasarana serta perlengkapan dan perpustakaan;
c. pelaksanaan urusan keamanan, keprotokolan dan hubungan masyarakat;
d. pelaksanaan pengelolaan anggaran, perbendaharaan, akuntansi dan
verifikasi, pengelolaan barang milik negara serta pelaporan keuangan; dan
e. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, serta penyusunan laporan.
Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan urusan surat menyurat, kearsipan dan penggandaan, perawatan dan
pemeliharaan gedung, sarana dan prasarana, perlengkapan, perpustakaan,
keamanan, keprotokolan dan hubungan masyarakat.
Subbagian Keuangan dan Pelaporan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
bahan urusan pengelolaan keuangan, perbendaharaan, akuntasi dan verifikasi,
pengelolaan barang milik negara, dan pelaporan keuangan, serta pelaksanaan
pemantauan, serta penyusunan laporan.
D . KONDISI KEARSIPAN DI PENGADILAN TINGGI SEMARANG

Kondisi kearsipan yang berada di pengadilan tinggi semarang sangat

buruk dikarenakan tidak ada sumber daya manusia Kearsipan yang berkompeten
dan menguasai hal-hal yang berkaitan dengan keasipan.
Volume Arsip Pengadilan Tinggi Semarang sekitar 1500 berkas pertahun baik
berkas perdata maupun pidana.
Berkas yang berada di Pengadilan Tinggi Jawa Tengah 2014-2015
Terdiri dari : Berkas Ganti Rugi = 234 Berkas
Berkas Penyalah Gunaan Hak = 162 Bekas
Berkas Sewa Menyewa = 75 Berkas
Bekas Yayasan = 52 Berkas
Berkas Koprasi = 32 Berkas

18
 Berkas Melawan Hukum = 376 Berkas
Berkas Warisan = 132 Berkas
Berkas Perceraian = 246 Berkas
Berkas Hak Asuh Anak = 132 Berkas
Sistem penyimpanan arsip yang di terapkan Pengadilan Tinggi Semarang yaitu
sistem subyek, sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering disebut
sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek.
Pengadilan tinggi semarang menerapkan Daftar Subyek Berkode, daftar subyek
berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subyek yang dilengkapi
dengan kode dari istilah subyek bersangkutan. kode atau biasa juga disebut notasi
adalah tanda pengenal dari sesuatu istilah subyek .
Sumber daya manusia tentang kearsipan masih sedikit dan buruk merangkap
jabatan dan belum mengerti tentang kearsipan.
sarana-prasarana yang ada di instansi kami sangat buruk dikarenakan :
a. ruangan kekurangan udara
b. kotor
c. berdebu
d. berjamur
e. ruangannya sempit
f. berkas di istansi masih berantakan
g. boks kurang .

Gambar 1.3 Kondisi Map yang berjamur atau sudah tidak layak pakai di
pengadilan tinggi semarang (Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020)

19
 Gambar 1.4 Kondisi Map yang berjamur atau sudah tidak layak pakai di
pengadilan tinggi semarang (Sumber: Dokumentasi Penulis, 2020)

BAB III
HASIL PENANGANAN ARSIP DINAMIS AKTIF

A. HASIL PELAKSANAAN
Dalam pelaksaan praktik penataan arsip ada perbedaan dalam penanganan
penataan kearsipan yaitu tidak adanya kartu kendali tetapi disposisi yang melekat
pada berkas arsip.

Didalam praktik terdapat perbedaan dengan teori yaitu di Pengadilan Tinggi

Semarang tidak menggunakan kartu kendali melainkan disposisi . Praktik
Pengadilan Tinggi Semarang melakukan inovasi yaitu Pelabelan berkas di odner

Langkah-langkah kerja yang kami lakukan di pengadilan tinggi semarang,yaitu ;

a) Survay dan peninjauan lokasi

b) Mengamati kondisi kearsipan
c) Melihat tata kelola kearsipan
d) Pemberian informasi kondisi dan sistem kearsipan
e) Penerimaan berkas perkara
f) Pemilahan berkas
g) Pengisian formulir disposisi
h) Penatan berkas perkara

Sarana penataan berkas perkara :

a) Filing kabinet             

20
 b)  Filing kartu                   
c) Rak arsip                       
d) Folder 
e) Lemari arsip                  
f)  Kartu disposisi   
g) Boks arsip
h) Label           

Langkah-langkah penataan berkas di Pengadilan Tinggi Semarang ;

1. Pemilahan
Memisahkan antara berkas dan non berkas Mengelompokkan arsip
sehingga menjadi berkas dengan kesatuan informasi yang utuh.
2. Pemberian lembaran disposisi
Menuliskan lembaran disposisi yang berisikan indeks,kode surat/berkas,
tanggal, nomor surat, surat serta ringkasan dan kepada siapa berkas di
tujukan
3. Entry Data
Memasukkan seluruh data hasil deskripsi arsip/dokumen ke dalam
program excel
Entry data berkas yang penulis lakukan terdiri dari :

Berkas Ganti Rugi = 234 Berkas

Berkas Penyalah Gunaan Hak = 162 Bekas
Berkas Sewa Menyewa = 75 Berkas
Bekas Yayasan = 52 Berkas
Berkas Koprasi = 32 Berkas
Berkas Melawan Hukum = 376 Berkas
Berkas Warisan = 132 Berkas
Berkas Perceraian = 246 Berkas
Berkas Hak Asuh Anak = 132 Berkas
4. Pemberian nomor definitif pada Folder.

21
 Nomer definitif tersusun berdasarkan skema dan diberikan nomer
5. Penomoran boks sementara .
Penomeran pada boks untuk memudahkan dalan mencari berkas yang akan
dibutuhkan
6. Penataan Boks
Merupakan kegiatan penempatan boks arsip dengan penentuan skema
penyimpanan dari posisi boks sementara menjadi boks definitive dan
Penomoran boks.

Gambar 1.5 pemberian nomor urut berkas yang masih di pinjam untuk
kejadian perkara (Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

7. Pelabelan

Gambar 1.6 Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap folder dan boks
berdasarkan lokasi simpan yang telah ditetapkan. Berkas yang masih di pinjam
untuk kejadian perkara (Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

22
B. KENDALA PENANGANAN DAN PEMECAHAN

Dalam praktik manajemen arsip aktif terjadi banyak kendala di instansi

Pengadilan Tinggi Semarang Antara lain :
1. Kondisi ruangan yang sempit
2. Boks rusak
3. Map berkas yang berjamur
4. Penemuan kembali yang sulit
5. Berkas yang tidak sesuai tempatnya
6. Tidak adanya penyekat antar berkas
Pemecahan yang kami lakukan antara lain :
1. Pemilahan Arsip

Gambar 1.7 Pemilahan arsip

(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)
2. Pengganti map yang sobek dengan map yang baru

23
Gambar 1.8 Pengganti map yang sobek atau rusak dengan map yang baru
(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

3. Pengganti boks pecah dengan boks baru

Gambar 1.9 Pergantian boks yang rusak dengan yang baru

(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

4. Melakukan pelabelan sesuai urutan berkas

Gambar 2.0 Pelabelan arsip sesuai dengan urutan berkas

(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

24
5. pemberian sekat untuk mengetahui klasifikasi antar masing masing berkas

Gambar 2.1 pemberian sekat untuk mengetahui klasifikasi antar masing masing
berkas (Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)
C. HASIL PENANGANAN

25
Gambar 2.3 Hasil Penanganan berkas di urutkan sesuai prosedur, tetapi masih ada
berkas yang masih di pinjam untuk kejadian perkara.
(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

Hasil pelabelan

Gambar 2.4 hasil Pelabelan arsip

(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

Hasil Penataan Berkas

26
 Gambar 2.5 hasil Penataan arsip
(Sumber: Dokumentasi Penulis, Maret 2020)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
Selama melaksanakan kegiatan Kerja Praktik pada kantor Pengadilan
Tinggi Semarang memberikan banyak pengalaman dan pembelajaran
bagaimana kondisi atau kenyataan di lapangan dan banyak manfaat yang
bisa diambil dalam praktik di Pengadilan Tinggi Semarang antara lain
bagaimana cara meningkatkan etos kerja,penataan arsip,prosedur-prosedur
yang dilaksanakan di Pengadilan Tinggi Semarang dam juga bisa
memahami alur bagaimana berkas masuk sampai dengan sampai berkas
sudah inaktif . Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara

27
 teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang
sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. sistem
penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu
tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus
sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan
kembali dengan cepat dan tepat.
B. SARAN
Dalam praktik di Pengadilan Tinggi Negri banyak terjadi masalah dari
penataan berkas arsip, kondisi ruangan, sarana-prasarana yang kurang
memadai, berkas arsip yang berjamur oleh karena itu kami menyarankan
untuk memperbaiki penanganan dan kondisi yang ada di Pengadilan
Tinggi Semarang serta meningkatkan kwalitas dan kwantitas sumber daya
manusia di bidang kearsipan dan semoga Pengadilan Tinggi Semarang
bisa memberikan pelayanan yang baik dalam berbagai aspek
penyelenggaraan.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.pt-semarang.go.id/files/RENSTRA%20PT%20SEMARANG%202015%20-
%202019_2.pdf
https://www.google.co.id/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=peraturan+mahkamah+agung+no+7+tahun+2015

28
DAFTAR INFORMAN
 Nama : Diyono, SH.
Usia : 43 tahun
Pekerjaan : Panitra Muda Perdata
Latar belakang : Prosedur dan tata kelola kearsipan
Wawancara : 6 Januari 2020

29
30