BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian

Tata ruang kantor atau biasa disebut juga layout adalah salah satu penunjang

sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak

sekali terdapat perkantoran dengan skala produktifitas besar, menengah dan kecil

dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem

saling berhubungan dalam menunjang proses kerja. Pada dasarnya tata ruang

kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran.

Menurut Gavinov (2016:5) mengemukakan,

“Kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam
penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit
merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi
atau tata usaha. Sedangkan arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat
kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perusahaan
maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan
serta pendistribusian data.”

Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran modern saat ini.

Peranan tata ruang kantor memberi nilai tambah bagi kelangsungan aktifitas

perusahaan. Menurut Gie dalam Zulkarnain dan Sumarsono (2018:129) “Tata ruang

perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta

pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai.”

Jadi tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan serta penyusunan alat dan

perabot kantor sesuai luas lantai tersedia yang dapat memberikan kepuasan dan

kenyamanan pegawai saat bekerja sehingga kantor tidak hanya sebagai tempat

1
penyimpanan peralatan saja, tetapi juga bisa membuat pegawai maupun tamu yang

datang merasa nyaman dengan ruangan kantor tersebut.

Kantor sebagai pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktifitas

perusahaan berlangsung memerlukan suasana yang baik dan teratur sehingga akan

mendapat kenyamanan, keefektifitas dan keefisienan dalam bekerja. Bila tata ruang

kantor tidak sesuai, maka para karyawan akan merasa bosan dan jenuh dalam

menjalankan aktifitas mereka di dalam kantor. Semangat dan kegairahan bekerja

para karyawan akan menurun dan pada akhirnya tujuan kantor tersebut tidak akan

tercapai sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan. Untuk mencegah

terjadinya hal yang demikian, maka harus diusahakan agar membuat tata ruang

kantor tersebut lebih nyaman, teratur dan menyenangkan. Penyusunan tempat kerja

dan alat perlengkapan kantor yang memadai harus disediakan bukan hanya untuk

menempatkan perabot dan peralatan lain tetapi juga untuk memungkinkan

pergerakan yang mudah dari satu bagian ke bagian lain. Oleh sebab itu, penataan

ruang kantor pegawai harus memperhatikan berbagai aspek yang mengandung

kelancaran kerja

PT Pancakarsa Teknik Prima merupakan perusahaan bergerak dibidang jasa

konstruksi. Dimana perusahaan ini bekerja sama dengan perusahaan lain untuk

menjalankan proyek pembangunan seperti jalan dan jembatan.

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan pada PT Pancakarsa Teknik

Prima ditemukan tata letak kantor terbuka dan tertutup. Pada Bidang Logistik

terletak pada ruangan yang terbuka dan luas, sehingga bisa memperlancar

efektifitas kerja. Dengan keterbatasan ruang yang ada ruang kerja Bidang Logistik

2
ini berdekatan dengan pintu masuk karyawan dan dekat dengan dapur dan tidak

terdapat pembatas antara pintu masuk dan dapur. Dengan ruangan yang luas

menyebabkan tumpukan-tumpukan kertas, kotak boks plastik yang berisi dokumen

atau berkas, lemari serta peralatan kerja lainnya sehingga mengakibatkan

pemandangan ruang yang kurang baik dan kurang rapi.

Ruangan yang dekat dengan dapur menyebabkan para karyawan yang lainnya

bolak-balik melintasi ruangan ini maka karyawan pada Bidang Logistik tidak bisa

konsentrasi saat bekerja yang pekerjaannya membutuhkan konsentrasi penuh dan

sistem keamanan yang kurang apabila karyawan selain di Bidang Logistik

mengambil dokumen penting maka tidak akan diketahui. Berikut dokumentasi

ruangan bagian Bidang Logistik:

Gambar 1. Ruang Kerja Bagian Bidang Logistik PT Pancakarsa Teknik Prima

Sumber : Pengelola data pribadi tahun 2020

3
Gambar 2. Ruang Kerja Bagian Bidang Logistik PT Pancakarsa Teknik Prima
Sumber : Pengelola data pribadi tahun 2020

Gambar 3. Ruang Kerja Bagian Bidang Logistik PT Pancakarsa Teknik Prima

Sumber : Pengelola data pribadi tahun 2020

Berdasarkan pemaparan di atas maka penulis tertarik mengangkat judul

“Penataan Layout Bagian Bidang Logistik Pada PT Pancakarsa Teknik Prima.”

4
B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka rumusan masalah dalam penelitian ini

adalah “Bagaimana cara penataan layout bagian Bidang Logistik pada PT

Pancakarsa Teknik Prima.”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui penataan layout bagian Bidang Logistik pada PT Pancakarsa

Teknik Prima.

2. Mengetahui kendala/masalah dalam penataan layout bagian Bidang Logistik

pada PT Pancakarsa Teknik Prima.

3. Mengetahui solusi layout untuk menunjang kelancaran alur kerja karyawan

bagian Bidang Logistik pada PT Pancakarsa Teknik Prima.

D. Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Mahasiswa

a. Menambah wawasan serta menerapkan kompetensi dan keterampilan

yang dimiliki selama dibangku perkuliahan.

b. Sebagai persyaratan dalam menyelesaikan program studi D-III di Jurusan

Administrasi Bisnis dalam rangka penerapan ilmu yang telah diperoleh

selama mengikuti kuliah di Politeknik Negeri Pontianak.

5
 2. Bagi Jurusan Administrasi Bisnis

a. Dapat mengikat dan menjalin kerja sama yang baik antara pihak

Politeknik Negeri Pontianak dan PT Pancakarsa Teknik Prima.

b. Sebagai bahan penelitian pada Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Pontianak.

3. Bagi Perusahaan

a. Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai informasi bagi PT

Pancakarsa Teknik Prima mengenai layout kantor.

b. Sebagai bahan masukan bagi PT Pancakarsa Teknik Prima dalam upaya

memperlancar efektifitas kerja karyawan.

E. Metode Penelitian

1. Metode Pengumpulan Data

Dalam proses pengumpulan data untuk menjawab tujuan penelitian,

diperlukan sejumlah data. Metode pengumpulan data yang penulis gunakan

dalam penulisan penelitian adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi.

a. Observasi

Observasi yaitu melakukan pengamatan langsung pada tempat penelitian

dilaksanakan. Menurut Raco (2010:112), “Observasi adalah bagian dalam

pengumpulan data. Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari

lapangan.”

6
 Menurut Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2017:203), “Observasi

merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari

pelbagai proses biologis dan psikologis. Dua di antara yang terpenting

adalah proses-proses pengamatan dan ingatan.”

Dari definisi diatas observasi adalah pengumpulan data langsung dari

lapangan secara tersusun dengan cara proses pengamatan dan ingatan

pada objek yang diteliti pada PT Pancakarsa Teknik Prima.

b. Wawancara

Wawancara yaitu melakukan atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan

kepada informan dengan berbagai cara tergantung dari kondisi saat

wawancara dilakukan agar memperoleh data yang diinginkan oleh penulis.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring (2019) “Wawancara adalah

tanya jawab dengan seseorang (pejabat dan sebagainya) yang diperlukan

untuk dimintai keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal, untuk

dimuat dalam surat kabar, disiarkan melalui radio, atau ditayangkan pada

layar televisi.”

Menurut Sugiyono (2017:194) mengemukakan,

“Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila
peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan
permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah
respondennya sedikit/kecil.”

7
 Dari definisi diatas, penulis menyimpulkan bahwa wawancara

merupakan cara mengumpulkan data untuk mengumpulkan permasalahan

yang akan diteliti dengan cara tanya jawab dengan seseorang.

c. Dokumentasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring (2019) “Dokumentasi

adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi

dalam bidang pengetahuan.”

Menurut Siyoto dan Sodik (2015:83), “Metode dokumentasi yaitu

mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip,

buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan

sebagainya.”

Dari pengertian diatas dapat penulis simpulkan bahwa dokumentasi

merupakan pengumpulan, pemilihan, pengolahan informasi yang berupa

catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,

lengger, agenda, dan sebagainya yang terdapat pada PT Pancakarsa Teknik

Prima.

2. Metode Penyajian Data

Penyajian data merupakan salah satu kegiatan dalam pembuatan

laporan hasil penelitian yang telah dilakukan agar dapat dipahami sesuai

dengan yang diinginkan. Penyajian data harus sederhana agar mudah

dibaca, penulis menggunakan metode deskriptif dalam penyajian data.

Menurut Siyoto dan Sodik (2015:1) mengemukakan,

8
 “Metode penelitian kualitatif merupakan metode baru karena
popularitasnya belum lama, metode ini juga dinamakan postpositivistik
karena berlandaskan pada filsafat post positifisme, serta sebagai
metode artistic karena proses penelitian lebih bersifat seni (kurang
terpola), dan disebut metode interpretive karena data hasil penelitian
lebih berkenaan dengan interprestasi terhadap data yang ditemukan di
lapangan.”

3. Analisis Data

Penulis menggunakan analisis data kualitatif yaitu penulis

mengumpulkan dan mengelompokkan data yang penulis dapat selama

penelitian yang dilakukan lalu menceritakan data yang didapat oleh informan

melalui pertanyaan yang diajukan oleh penulis. Menurut Kuntjojo (2009:52),

“Pada penelitian dengan pendekatan kualitatif, fokus masalah penelitian

menuntut peneliti melakukan pengkajian secara sistematik, mendalam, dan

bermakna.”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan penulis mengumpulkan

dan mengelompokkan data dengan metode deskriptif kualitatif lalu

menceritakan data yang telah didapat dan melakukan pengkajian secara

sistematik. Dalam penelititan ini mendeskripsikan dan menjelaskan data-data

yang didapat tidak menggunakan angka atau perhitungan pada saat meneliti

penataan layout pada PT Pancakarsa Teknik Prima.

Proses analisis data kualitatif yang dikemukakan oleh Moleong diatas

sangat rumit dan terjadi tumpang tindih dalam tahapan-tahapannya. Oleh

karena itu, proses analisis data dilakukan malalui tahapan sebagai berikut:

a. Reduksi Data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya dan
membuang yang tidak perlu. Reduksi data bisa dilakukan dengan jalan
melakukan abstraksi. Abstraksi merupakan usaha membuat rangkuman

9
 yang inti, proses dan pernyataan-pernyataan yang perlu dijaga sehingga
tetap berada dalam data penelitian.
b. Penyajian Data
Menurut Miles dan Hubermen bahwa penyajian data adalah sekumpulan
informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan
kesimpulan.
c. Kesimpulan atau Verifikasi
Kesimpulan atau verifikasi adalah tahap akhir dalam proses analisa data.
Pada bagian ini peneliti mengutarakan kesimpulan dari data-data yang
telah diperoleh. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mencari makna data
yang dikumpulkan dengan mencari hubungan, persamaan, atau
perbedaan.

F. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam kegiatan perkantoran tentu pasti adanya administrasi, kalau tidak

ada administrasi maka sistem kerja kantor tersebut akan berantakan. Menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring (2019) “Administrasi sebagai usaha dan

kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara

penyelenggaraan pembinaan organisasi.”

Menurut Gavinov (2016:11) mengemukakan,

“Administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting
dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi.”

Berdasarkan dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi

perkantoran berarti usaha dan kegiatan penetapan cara-cara penyelenggaraan

organisasi dalam kelancaran perkembangan organisasi.

10
2. Fungsi Kantor

Ruang kantor biasanya memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi

personil perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan dan

penyebaran informasi organisasi yang aman. Gavinov (2016:7), terdapat

beberapa fungsi kantor, yaitu:

a. Menerima Informasi
Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk
informasi, seperti surat, panggilan, telepon, pesanan, faktur, dan juga semua
laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi
yang masuk, kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara
lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
b. Merekam Informasi
Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar
informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak
manajemen memintanya. Rekaman atau record semua informasi harus
disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti.
Disamping itu, rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan
sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada
perusahaan.
c. Mengatur informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah
informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal.
Sebagai contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh
pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan
dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang
menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis
didalam kantor.
d. Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang
membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor
memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah
diterima, dihimpin, diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan
dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau
insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.
e. Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi lainnya, kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi
asset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh
kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan
berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima, merekam,

11
 mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi
aset atau harta (informasi atau data), baik tepat penyimpanannya, maupun
isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk
kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang
tidak bertanggung jawab.

3. Perbekalan Kantor

Untuk menunjang kegiatan teknis administratif instansi diperlukan sarana

dan prasarana yang disebut juga sebagai perbekalan kantor. Menurut Kamus

Besar Bahasa Indonesia Daring (2019) “Sarana adalah segala sesuatu yang

dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat; media.”

Sarana-prasarana memang saling berkaitan sehingga untuk mempermudah

membedakan keduanya sarana lebih ditujukan pada benda bergerak seperti

gedung.

Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2018:132) “Perbekalan kantor meliputi

peralatan/perlengkapan kantor (office supplies), mesin-mesin kantor (office

machine), perabot kantor (office furniture), serta interior kantor (office interior).

Berikut adalah penjelasannya:

a. Office supplies adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor agar bisa selesai lebih sepat dan tepat.
Jenisnya sebagai berikut:
 Lembaran, contoh: kertas HVS, folio berrgaris, karton, formulir,
amplop.
 Non-lembaran, contoh: alat tulis kantor, gunting, stapler, stempel,
map karton (ordner), pelubang kertas (perforator), lem, klip, baki
surat, sandaran buku.
 Buku, contoh; buku catatan, kamus, peta, nota, buku telepon, buku
tamu.
 Habis pakai, contoh: kertas, tinta, klip, lem, pena, pensil, penghapus,
isolasi.

12
  Tahan lama, contoh: gunting, staples, stempel, pelubang kertas,
tempat sampah.
b. Office machine adalah alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim,
mengganda, dan mengolah bahan-bahan keterangan yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetic. Contoh: kalkualtor, mesin tik, komputer,
laptop, LCD, printer, scanner, mesin absensi, mesin fotokopi, penghancur
kertas (shredder), telepon, dan faksimile.
c. Office furniture adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu, besi,
baja, atau plastik untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
Contoh: meja, kursi, sofa, brankas, filing cabinet, rak buku, tempat Koran,
dan sebagainya.
d. Office interior adalah benda kantor yang digunakan untuk memperindah
ruangan kantor sehinggan menyenangkan dan membuat nyaman. Contoh:
lukisan, vas bunga, tanaman hias, kipas angin, AC, jam gambar
pemandangan, dan sebagainya.
Rancangan perabotan kantor perlu direncanakan untuk mewujudkan
keserasian ruang kantor serta kenyamanan pegawai dalam bekerja. Oleh
karena itu, perlu diperhatikan pula lebar, dalam, dan tinggi dari perabotan itu
sendiri. Penyusunan perabotan tersebut berkaitan dengan standar ukuran
ruangan kantor, yaitu perkiraan atau taksiran dalam merencanakan ukuran luas
ruangan kantor yang diperlukan bagi setiap unit kerja serta perabotnya seperti
meja-kursi dan lemari arsip.
Standar ruang yang umum dipakai seluas ±5 m2 bagi setiap tata usaha
(bukan kepala) dalam organisasi. Pertimbangan umum yang dipakai untuk
menilai standar ruang ialah sifat pekerjaan yang dilakukan; bentuk ruang dan
kesatuan perabot itu sendiri (meja, kursi, file); serta standardisasi perkantoran
dengan cara menetapkan standar untuk mesin kantor, perabot kantor, alat tulis-
menulis, dan menulis kantor.
Standar mesin kantor merupakan penggunaan mesin-mesin kantor dengan
satu merek agar mempermudah pemeliharaan dan perbaikan (service).
Standardisasi perabot dan alat tulis/formulir kantor menunjuk pada ukuran,
potongan, warna, dan buatan yang sama. Standardisasi menciptakan efesiensi
waktu-tenaga-biaya, mempermudah pegawai mengoperasikan mesin, serta
mengurangi kemungkinan perselisihan antarpegawai dalam penggunaan
perabot kantor.

4. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

Menurut Asriel, dkk (2016:177) “Pada dasarnya dikenal adanya empat jenis

tata ruang kantor, yaitu :

1) Tata ruang kantor berkamar (cubicle type offices).

Adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-
kamar kerja. Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

13
 a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu
terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab
atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar:
a. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga
kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan
perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.
2) Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai
yang bekerja bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisahkan oleh
penyekat.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka:
a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan
warna dan dekorasi.
b. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak
memerlukan biaya tinggi.
c. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan
penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
d. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja,
penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon,
dan lain-lain.
Kerugian tata ruang kantor terbuka:
a. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar
dan intens.
b. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
c. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
d. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai
menjadi tidak rapi.
e. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan
konsentrasi tinggi.
3) Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)
Adalah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan
lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan agar tampilan kantor menjadi nyaman
selayaknya diluar ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berpanorama:
a. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan.
b. Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
c. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.

14
 d. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan
efisiesn sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kerugian tata ruang kantor berpanorama:
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang
kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor
berpanorama. Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian,
maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat
diciptakan tata ruang kantor gabungan.
4) Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang
kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.

5. Prinsip-Prinsip Tata Ruang

Menurut Asriel, dkk (2016:181) “Ada beberapa prinsip yang harus

diperhatikan guna mendesain layour kantor yang efektif, antara lain:

1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi dan pegawai dalam arus

kerja.
2) Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan
meminimalisasi kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking.
3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus
ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan
berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus
ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang.
6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan dan
peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7) Furniture dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang
efisien dari pekerja.
9) Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.
10) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang
tertutup.
11) Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol
suara.
12) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
13) Pekerjaan harus datang dari pegawai bukan sebaliknya.

15
6. Teknik Tata Letak

Langkah awal dalam menata ruang kantor adalah perlu diketahui hubungan

unit yang melaksanakan tata usaha itu dengan unit-unit lainnya dan

memperhatikan sifat pekerjaan. Hal ini perlu diperhatikan dalam menentukan

letak dan susunan yang tepat bagi unit tersebut.

Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2018:138) “Berikut adalah pedoman

dalam menentukan letak:

a. Unit kerja yang bersifat gaduh hendaknya dijauhkan dari unit yang lain.
b. Unit-unit pekerjaannya berhubungan erat dikelompokkan di satu tempat.
c. Unit pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi
tersebut diberi tempat di tengah sehingga unit-unit lainnya dapat mudah
menghubungi.
d. Unit-unit yang tugas pekerjaannya khusus melayani publik hendaknya
diletakkan di tempat yang mudah didatangi oleh publik.

Selain keempat pedoman tersebut, terdapat pula asas-asas tata ruang

untuk menentukan letak dan susunan yang tepat dalam rangka menata ruangan
kantor.
a. Asas jarak terpendek. Proses tata ruang kantor memungkinkan
penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak yang sependek-
pendeknya, yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus. Dalam hal
ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas
pegawai lainnya.
b. Asas rangkaian kerja. Menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan
mereka. Proses pekerjaan harus bergerak maju dan bukan bergerak mundur
atau menyilang.
c. Asas penggunaan segenap ruangan. Menggunakan semaksimal mungkin
ruangan yang ada sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja. Bersifat fleksibel agar tidak
monoton, yaitu memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau
disusun kembali tanpa banyak biaya, waktu, dan tidak mengganggu proses
pekerjaan yang sedang berjalan.
e. Asas integrasi kegiatan. Tata ruang dan peralatan kantor disesuaikan
dengan fungsi ruang yang digunakan. Misalnya peralatan rapat ditaruh di
ruang rapat.

16
 7. Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Menurut Gavinov (2016:46) “Berikut beberapa faktor yang mempengaruhi tata

ruang kantor :

a. Sistem pencahayaan/penerangan
Ada empat jenis pencahayaan :
 Natural lighting : sinar matahari
 Task lighting
 Ambient lighting : lampu – lampu langit
 Accent lighting : daerah – daerah tertentu
Sistem pencahayaan/penerangan ada empat :
 Penerangan direct
 Penerangan semi direct
 Penerangan indirect
 Penerangan semi indirect
b. Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna – warna yang lembut akan cocok dengan
suasana kerja, diantaranya : abu – abu cerah, krem, warna gading (broken
white) dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang
dianjurkan.
Macam – macam warna :
 Warna primer : merah, biru, kuning
 Warna sekunder : warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
 Warna tersier : campuran dari warna primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis :
 Merah : berani, sensual
 Kuning : kehangatan, bercahaya dan cerah
 Hijau : alami
 Biru : harmonis, tenang, lapang
 Putih : orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang
 Merah muda : ceria, romantis
 Oranye : bersahabat, hampir sama dengan merah dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang :
 Ukuran ruang
 Lokasi bangunan
 Lokasi ruangan
 Tipe ruang
 Bentuk ruang
 Tinggi ruang
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
 Kantor lebih menarik dan menyenangkan
 Ruangan tidak terlalu silau akibata cahaya yang berlebihan
 Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang dan gembira

17
  Produktivitas kerja karyawan akan meningkata
 Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang
 Dapat meningkatakan citra yang baik bagi perusahaan
c. Sistem pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedokteran UI
menyatakan “Beban panas berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”.
Suhu udara untuk kondisi bekerja dengan nyaman adalah 25,6℃ .
Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu :
 Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara
otomatis
 Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup
 Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik :
 Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
 Semangat kerja karyawan dapat meningkat
 Kesehatan karyawan lebih terpelihara
 Produktivitas kerja lebih meningkat
 Kualitas kerja menjadi lebih baik
 Memberi kesan yang baik kepada tamu
d. Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang
membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas
menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh :
 Konsentrasi karyawan terganggu
 Semangat kerja karyawan menurun
 Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan
 Karyawan tambah lelah
 Kesalahan kerja banyak terjadi
 Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan :
 Ruangan diberi penyadap suara
 Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam
 Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
 Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian
 Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

18