PENGELOLAAN ARSIP DINAMSI

DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM PONTIANAK

TUGAS AKHIR

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Ijazah Diploma III
Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Pontianak

Oleh :

RAKA MALDINI BARYONO

NIM 3202004066

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
2022

BAB I
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian

Kantor adalah tempat terjadinya suatu proses penyelenggaraan kegiatan

seperti pengumpulan, pencataan, pengolahan, penyimpanan ataupun

pendistribusian data. Informasi yang ada di kantor akan dijadikan sebagai

pengambilan keputusan atau bahan pertimbangan pembuatan keputusan atau

sebagai penentuan tujuan organisasi. Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran

pemerintah ataupun swasta memerlukan data dan informasi, salah satu sumber

informasi adalah arsip.

Menurut Maulana (2005:5), “Arsip adalah suatu metode atau cara yang
direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arpis bagi
individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya
untuk keperluan filling ini dipergunakaan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan
karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.”
Arsip memegang peran penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi
sebagai sumber pusat informasi bagi suatu organisasi. Maka perlu adanya
pengelolaan arsip yang baik, namun masih banyak kantor yang tidak melakukan
penataan arsip dengan baik. Kurangnya penataan arsip akan mengakibatkan arsip
tersebut hanya benilai sebagai tumpukan kertas yang tidak beraturan yang
mungkin tidak mempunyai nilai guna.
Penataan arsip juga diterapkan di Perusahaan Daerah Air Minum Pontianak.
Perusahaan Daerah Air Minum merupakan salah satu unit usaha milik daerah, yang
bergerak dalam distribusi air bersih bagi masyarakat umum. Adapun bagian-bagian
unit yang ada di Perusahaan Daerah Air Minum Pontianak adalah Kepala Bagian
Administrasi Umum dan Program, Kepala Bagian Penjualan, Kepala Bagian
Operasional, Kepala Seksi Administrasi Umum dan Logistik, Kepala Seksi
 Personalia, Kepala Seksi Keuangan dan Aset, Kepala Seksi Perencanaan dan Bina
Program, Kepala Seksi Penjualan, Kepala Seksi Pelayanaan Pelanggan, Kepala Seksi
Penagihan, Kepala Unit Pelayanan Wilayah, Kepala Seksi Produksi dan Perawatan,
dan Kepala Seksi Transmisi dan Distribusi. Berdasarkan dari pengamatan awal yang
penulis lakukan, di Perusahaan Daerah Air Minum Pontianak melakukan
pengelolaan arsip menggunakan
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka perumusan masalah dalam penelitian ini
adalah bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Perusahaan Daerah Air Minum
Pontianak.
C. Tujuan Penelitian
Dalam sebuah penelitian tentu ada namanya tujuan penelitian yang akan
dapat diketahui dari sebuah penelitian. Adapun tujuan dari hasil penelitian
tersebut yaitu:
1. Mendeskripsikan bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Perusahaan
Daerah Air Minum Pontianak.
2. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan arisp dinamis di Perusahaan
Daerah Air Minum Pontianak.
3. Untuk mengetahui solusi terhadap kendala dalam pengelolaan arsip dinamis
di Perusahaan Daerah Air Minum Pontianak.
D. Tujuan Penelitian
1. Bagi Mahasiswa
a. Menerapkan disiplin ilmu yang telah dipelajari ketika berada dibangku
kuliah.
b. Menambah pengetahuan dan wawasandidunia kerja, serta dapat
memanfaatkan ilmu yang didapat ketika melakukan penelitian.
c. Sebagai syarat mahasiswa khususnya penulis untuk mendapatkan gelar
ahli madya di Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Pontianak.
2. Bagi Jurusan

a. Tugas Akhir ini diharapkan dapat bermanfaat bagi jurusan,khususnya dalam

menambah referensi dalam proses pembelajaran.
 b. Sebagai salah satu penilaian belajar pada akhir studi pada Program Studi
Administrasi Bisnis Diploma III (DIII) Politeknik Negeri Pontianak.

3. Bagi Perusahaan

Sebagai masukan positif untuk Stasiun TVRI Kalimantan Barat dalam hal
penataan arsip sesuai dengan kebutuhan dunia kerja.

E. Metode Penelitian
Metode penelitian diperlukan agar penelitian yang dilakukan sesuai dengan
tujuan. Metode penelitian harus mengacu pada cara-cara ilmiah, dalam penulisan
tugas akhir ini metode yang dilakukan terdiri dari:
1.Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis adalah wawancara,
observasi, dan dokumentasi. Menurut Suwartono (2014:41),“Pengumpulan data
adalah berbagai cara yang digunakan untuk mengumpulkan data,
menghimpun,mengambil, atau menyaring data penelitian.”

a. Observasi

Salah satu metode pengumpulan data adalah dengan observasi.

Teknik ini adalah pengamatan dari peneliti terhadap objek penelitiannya.

Menurut Prasetyanigrum dan Ni'matuzahroh (2018:3),“Istilah observasi

berasal dari bahasa latin yang berarti melihat dan memperhatikan. secara luas
observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan fenomena secara akurat,
mencatat fenomena yang muncul dan mempertimbangkan hubungan antara
aspek dalam fenomena tersebut.”
Peneliti melakukan observasi tentang penataan arsip inaktif di Stasiun

TVRI Kalimantan Barat. Observasi ini dilakukan untuk mengamati peristiwa

yang terjadi secara langsung seperti bagaimana cara penataan arsip inaktif yang
dilakukan di Stasiun TVRI Kalimantan Barat dan juga fasilitas yang disediakan
untuk penataan arsip inaktif tersebut. Pada saat observasi penulis menggunakan
alat pengumpulan data dengan Check list Observation.
b. Wawancara

Menurut Riyanto dan Hatmawan (2020:28),"Wawancara adalah teknik

pengumpulan data melalui tatap muka atau tanya jawab antara pengumpul
data(enumerator) atau peneliti dengan narasumber. Untuk kegiatan wawancara
dapat dilakukan dengancara wawancara terstruktur maupun wawancara tidak
terstruktur.”
Wawancara dilakukan menggunakan pedoman wawancara agar pada saat
wawancara pertanyaan yang diajukan oleh penulis lebih terstruktur dan mudah
dipahami. Penulis ingin melakukan wawancara kepada 2 orang karyawan yang
bertugas atau bertanggung jawab untuk penataan arsip inaktif, karena
narasumber tersebut dapat memberikan informasi yang tepat. Melalui proses
wawancara maka hasil data yang diperoleh akan mendukung kebenaran hasil
pengamatan yang dilakukan. Alat yang digunakan berupa hanphone untuk
merekam suara atau merekam video saat wawancara,jika mereka berkenan untuk
direkam suara atau video untuk hasil wawancaranya.

c. Dokumentasi
Metode pengumpulan data dokumentasi dilakukan sebagai bukti otentik dari
hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis.

Menurut Riyanto dan Hatmawan (2020:28), “Dokumentasi adalah data yang

terkumpul atau dikumpulkan dari peristiwa masa lalu. Data dokumentasi dapat
berbentuk tulisan, gambar, karya hasil observasi atau wawancara dan sebagainya.
Data yang diperoleh dari dokumentasi kebanyakan berupa data sekunder dan data
tersebut telah memiliki makna untuk diinterprestasikan.”
Adapun dokumen yang akan didokumentasi seperti penempatan arsip inaktif
digudang,foto atau gambar ruangan penyimpanan arsip inaktif. Sebagai pelengkap
penelitian yang dilakukan oleh penulis dan didapat dari sumber Stasiun TVRI
Kalimantan Barat. Alat yang digunakan adalah handphone, untuk
mendokumentasikan objek tersebut.
2. Metode Penyajian Data
 Penulis melakukan metode penyajian data secara deskriptif. Metode ini
dilakukan agar mempermudah dalam proses pemecahan suatu masalah.

Menurut Danim (2003:52),“Penelitian Deskriptif (descriptive research)

dimaksudkan untuk mendeskripsikan secara sistematis dan akurat suatu situasi
atau area populasi tertentu yang bersifat faktual.Dapat pula diartikan sebagai
penelitian yang dimaksudkan untuk memotret fenomena individual,situasi, atau
kelompok tertentu yang terjadi baru-baru ini. Penelitian ini dimaksudkan untuk
menjelaskan fenomena atau karakteristik individual, situasi, atau kelompok
tertentu secara akurat.”
Penulis menggunakan metode deskriptif karena metode ini menyangkut
suatu pertanyaan yang akan diteliti secara langsung dan data yang ditemukan pada
saat melakukan observasi. Metode ini berhubungan dengan pengumpulan atau
penyajian data sampai memberi informasi yang berguna.
3. Analisis Data
Analisis data merupakan bagian yang sangat penting dalam penelitian,
karena dengan adanya analisis data maka diperoleh suatu temuan pokok masalah.

Menurut Helaluddin dan Wijaya (2019:3),“Penelitian kualitatif merupakan

studi penelitian yang mencoba memahami fenomena-fenomena dalam setting dan
konteks yang natural. Studi ini berlandaskan pada paradigma postposirivisme yang
tidak berupaya untuk membuat perlakuan atau pengkondisian dan atau
memanipulasi fenomena yang di amatinya.”
Analisa data yang penulis lakukan adalah dengan penelitian kualitatif karena

pengolahan data yang dilakukan bersifat uraian dan non-numerik serta metode

pengumpulan datanya dengan cara observasi langsung,wawancara dan juga

dokumentasi.

F. Tinjauan Pustaka
1. Definisi Arsip
Kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan. Menurut Sugiarto (2005:3-4) dalam Ramanda
dan Indrahti (2015:3) arsip adalah “Segala dokumen yang mempunyai manfaat
bagi organisasi sehingga perlu disimpan.
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dalam Undang-Undang
Republik Indonesia tentang kearsipan,arsip adalah

“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berebagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Menurut Rosalin(2017:1) mengemukakan bahwa “Istilah kearsipan berasal
dari kata “arsip". dalam bahasa Yunani arsip berasal dari kata “Archeon” yang
memiliki arti milik sebuah kantor. Asal kata arsip bermula dari banyaknya
dokumen yang diciptaka oleh pemerintahan. Secara sederhana arsip memiliki arti
adalah record, rekam, rekaman, catatan atau berkas yang diciptakan oleh sebuah
organisasi baik organisasi publik maupun privat.”

2. Jenis Arsip
Arsip berdasarkan fungsinya dapat dibedakan menjadi dua, Menurut
Sugiarto (2005:12) dalam Ramanda dan Indrahti (2015:3) yaitu:

1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun
2009 tentang kearsipan, arsip dinamis dibedakan menjadi dua,yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus-
menerus.
b. Arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung.
Dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis disimpan di lembaga
kearsipan, seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), arsip daerah
provinsi, arsip daerah kabupaten atau kota dan arsip perguruan tinggi.
 Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan dalam
Septiyani(2018:4)“Kearsipan dinamis dibagi menjadi dua, salah satunya adalah
arsip inaktif, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun, maksudnya nilai guna arsip tersebut sudah berkurang penggunaannya.”
Menurut Wursanto (1991:11) dalam Septiyani (2018:4) arsip inaktif adalah,
“Arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-
hari.”"Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, tetapi berada di unit kearsipan
organisasi yang bersangkutan.”
Sedangkan menurut Barthos (2003:4) dalam Septiyani (2018:4) Arsip inaktif
adalah “Arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh
pusat arsip."
Berdasarkan beberapa definisi diatas disimpulkan bahwa arsip inaktif ini
adalah jenis arsip yang penggunaanya sudah menurun,tapi tetap mempunyai nilai
guna dan harus tetap di jaga. Walaupun penggunaanya sudah menurun, arsip
inaktif ini masih perlu ditangani secara maksimal terkait dengan ketersediaan
informasi pada saat dibutuhkan.
3. Penataan Arsip
Penataan arsip dengan sistem kearsipan yang baik dapat membantu kegiatan
administrasi disuatu kantor berjalan dengan lancar. Suatu penataan arsip yang baik
mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang akan
besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang.

Menurut Musliichah (2019:58), “Penataan arsip merupakan kegiatan

mengolah fisik dan informasi arsip menjadi satu kesatuan informasi yang
utuh,selanjutnya informasi tersebut dituangkan dalam sebuah daftar arsip. Daftar
arsip ini yang nantinya berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip/finding
oids.”
Adapun tahap atau prosedur pembenahan arsip inaktif menurut
Sattar(2020:43) :
1. Melakukan pemilahan arsip
Memisahkan anatara arsip dan non arsip misalnya blangko kosong, ordner,
sampul, amplop, duplikat, dan lainnya yang tidak termasuk dalam kategori
arsip dan langsung dapat dimusnahkan.
2. Melakukan identifikasi dan pemberkasan
Melakukan identifikasi dan pemberkasan arsip inaktif tidak terstruktur
memerlukan ketelitian dan pengetahuan yang memadai.
3. Pendeskripsian
Pendeskripsian merupakan kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada
setiap berkas arsip. Kartu deskripsi sekurang-kurangnya berisi hal-hal
informasi tentang unit pencipta, nomor sementara, nomor definitive, kode,
indeks, isi,keterangan, dan tahun.
4. Pembuatan skema pengelompokan arsip
Pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
deskripsi.
5. Manuver atau pengelompokan kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses pengabungan kartu deskripsi
yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan
skema.
6. Memberikan nomor definitive pada kartu deskripsi
Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema,diberi nomor
definitive yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
Manuver berkas
7. Proses pemanggilan dan penggabungan berkas yang mempunyai kesamaan
masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.
8. Penomoran berkas
Pemberian nomor definitive/nomor urut pada berkas yang telah tersusun
berdasarkan skema.
9. Memasukkan arsip inaktif ke dalam folderBerkas yang telah tersusun
dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah dan noor urut arsip
inaktif.
10. Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks Berkas yang telah
dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi
label yang mencantumkan informasi kode masalah dan nomor urut arsip
inaktif.
11. Membuat daftar arsip inaktif
 Tahap terakhir adalah membuat daftar arsipinaktif yang berisi : nomor,
uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar arsip inaktif
berfungsi sebagai sarana penemuan kembali, sarana penyusutan, serta
digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna dan retensinya.

4. Sistem Penyimpanan Arsip

Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan
arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa
semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Kegiatan
pokok dalam pengarsipan adalah penyimpanan dan pencatatan.
Menurut Suparjati (2000:13), ada 5 macam sistem penyimpanan arsip yaitu:
a. Penyimpanan secara alfabetis
Penyimpanan secara alfabetis berarti arsip disimpan menurut urutan abjad
nama orang/organisasi yang tertera dalam surat.
b. Penyimpanan menurut pokok soal
Penyimpanan menurut pokok soal berarti arsip disimpan menurut pokok soal
yang menjadi isi arsip, yang kemudian diurutkan secara alfabetis.
c. Penyimpanan menurut wilayah geografis
Penyimpanan menurut wilayah geografis berarti arsip disimpan menurut
urutan abjad nama tempat atau wilayah tertentu.

d. Penyimpanan menurut nomor

Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor
dari yang terkecil hingga yang terbesar.
e. Penyimpanan secara kronologis
Penyimpanan secara kronologis berarti arsip disimpan menurut urutan
tanggal yang tercantum dalam surat. Cara penyimpanan semacam ini
biasanya diterapkan untuk menata arsip yang berhubungan dengan catatan
sejarah, surat perjanjian, kontrak, tagihan, kredit, dan surat-surat lain yang
menyiratkan jangka waktu tertentu.

5. Azas Penyimpanan Arsip

Menurut Musliichah (2019:56), dalam manajemen arsip perlu dirumuskan
azas apa yang akan diterapkan dalam manajemen/pengelolaan arsip tersebut. Ada
beberapa alternative Azas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan yaitu :
 a. Azas Sentralisasi
Pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan secara terpusat/sentral pada
bagian atau unit tertentu.
b. Azas Desentralisasi
Pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan secara tersebar/desentral
pada beberapa bagian atau unit.
c. Azas Gabungan/Kombinasi
Pengelolaan danpenyimpanan arsip pada bagian atau hal tertentu ada yang
terpusat dan ada yang tersebar.

6.Faktor-faktor arsip yang baik

Pengelolaan arsip adalah kegiatan yang penting di suatu organisasi atau
instansi, kegiatan pokok dari pengelolaan arsip adalah menyimpan dan merawat
agar saat diperlukan kembali dapat ditemukan kembali secara cepat. Menurut
Widjaja (1986:103-104) dalam Ramanda dan Indrahti (2015:2) ada beberapa faktor
arsip yang baik, yaitu :
a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
c. Petugas kearsipan memenuhi syarat.
d. Lingkungan kerja kearsipan
Menurut Septiyani(2018:5) faktor-faktor arsip yang baik ada 4
a) Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
Menurut Mulyono (1985:32) dalam Septiyani (2018:5) ada tiga azas
penyimpanan arsip:
1. Azas Sentralisasi
Memusatkan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip
yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak
menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri,walaupun organisasi
tersebut memiliki beberapa unit atau bagian.
2. Azas Desentralisasi
Pengelolaan penyimpanan arsip di tiap-tiap unit kerja menyelenggarakan
kegiatan kearsipan secara sendiri-sendiri. Dalam desentralisasi tidak ada satu
unit khusus yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh
bagi semua arsip organisasi. Tetapi unit kearsipan terdapat pada tiap unit
yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
3. Azas Gabungan
Kombinasi antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Dimaksudkan agar
kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindari. Jadi dalam suatu
organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara sendiri-sendiri
juga ada kegiatan pemusatan arsip.

b) Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.

Dalam kegiatan kearsipan perlu juga fasilitas yang digunakan untuk
melakukan kearsipan. Pengertian fasilitas kearsipan menurut Kamus Administrasi
seperti yang dikutip oleh Widjaja A.W (1993:104) dalam Septiyani (2018:6),
"Peralatan penyimpanan arsip mempunyai andil yang cukup besar terhadap
efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.Peralatan untuk penyimpanan
yang harus disediakan hendaknya memenuhi syarat kualitas maupun kuantitas,
sehingga warkat yang disimpan akan aman dan tidak rusak."
Pemilihan peralatan yang akan digunakan dapat dipilih secara tepat sesuai
dengan kebutuhan. Pemilihan yang tepat memberikan manfaat terhadap
efektivitas dan efisiensi dalam penataan arsip secara umum ataupun pengelolaan
arsip inaktif pada khususnya.

c) Petugas kearsipan memenuhi syarat.

Selain penataan yang benar dan juga fasilitas yang harus dipenuhi, petugas
kearsipan atau arsiparis juga perlu diperhatikan.
Karna itu juga menentukan keberhasilan dalam pengelolaan arsip. Menurut
Zulkifli (1998:199) dalam Septiyani (2018:7),“Personil yang diperlukan untuk
kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh 2 faktor,yaitu bentuk organisasi
yang dipergunakan, besar kecilnya organisasi.”
Petugas kearsipan atau arsiparis harus bekerja profesional,harus bisa
mengambil tindakan yang cepat, tepat dan cekatan.
Menurut Mulyono (1985:30) dalam Septiyani (2018:7),“Petugas kearsipan
harus mempunyai syarat-syarat yang sama dengan petugas unit kerja yang lain,
 yakin harus kuat, terampil, tekun, disiplin, terdidik,dan mampu memegang
rahasia.”
Sedangkan menurut Widjaja (1993:104) dalam Septiyani (2018:7), seorang
petugas kearsipan setidaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Memiliki pengetahuan dibidang
a. Pengetahuan tentang seluk beluk instansi, yaitu organisasi beserta tugas
tugasnya dan pejabat pejabatnya.
b. Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat
dan arsip.
c. Pengetahuan khusus tentang kearsipan.
d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik dan tata kearsipan
yang sedang dijalankan.

2. Kepribadian
Maksudnya memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, keterampilan,
kecekatan, kecerdasan,kejujuran serta loyal dan daapt menyimpan rahasia
organisasi.
Dari penjelasan di atas disimpulkan bahwa persyaratan menjadi petugas
arsip atau arsiparis harus memiliki keterampilan dalam bidang kearsipan tekun
dalam melaksanakan tugas,
kreatif, tidak mudah bosan, sopan santun, ramah, bisa menjaga rahasia
perusahaan, sabar, jujur dan bertanggungjawab.

d) Lingkungan kerja kearsipan

Dari tiga poin di atas, itu semua adalah faktor-faktor yang menentukan
keberhasilan dalam kearsipan. Tapi itu semua juga ditentukan dengan lingkungan
kerja kearsipan,untuk mengelola arsip yang baik diperlukan suasana kerja yang
mendukung. Tanpa adanya suasana kerja yang mendukung maka arsip yang
disimpan dapat rusak, dan arsiparis tidak bisa bekerja dengan optimal.Untuk itu
lingkungan kerja perlu baik juga, maka dari itu kita bisa menciptakan lingkungan
kerja yang mendukung, dapat dilakukan dengan memperhatikan hal-hal yang
mempengaruhi yaitu cahaya,suhu, udara,warna,sertakebersihan lingkungan. Maka
jika semuanya baik, maka akan berpengaruh juga terdapat kinerja arsiparis.
7. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Inaktif
Menurut Sattar (2020:16) : perlengkapan arsip inaktif, adalah sebagai
berikut:

a. Stationary Rack(Stationary Display Rack)

Stationary Rack atau rak konvensional yang terbuat dari bahan baja adalah
yang paling cocok untuk menyimpan bahan arsip inaktif untuk ruang simpan
yang tidak terlalu besar.
b. Tempat penyimpanan Arsip Kartografi, Gambar Teknik, dan Kearsitekturan.
Arsip inaktif jenis kartografi, gambar teknik, dan kearsitekturan memang
jarang sekali tetapi bila terdapat arsip inaktif jenis tersebut, perlu disiapkan
tempat penyimpanan khusus.
c. Roll O'Pack (Mobile File)
Roll O,Pack atau Mobile File adalah lemari arsip yang dapat digeser-geser
sehingga menhemat ruangan penyimpanan hingga 50 persen.
d. Tangga
Tangga digunakan untuk menempatkan dan mengambil boks di rak bagian
atas. Jenis tangga bermacam-macam tergantung pilihan dan disesuaikan
dengan tinggi rak.

e. Kereta Dorong (Trolley)

Digunakan untuk memindahkan boks dari satu tempat ke tempat lainnya
atau dapat juga digunakan untuk mendukung fasilitas layanan arsip inaktif.
f. Alat Pengukur Suhu dan kelembaban
Jenisnya bermacam-macam seperti Hygrothermographs atau
Hygrothermometer,Physchrometers dan Thermometer.
g. AC (Air Conditioner)
AC diperlukan untuk menstabilkan suhu ruangan.
h. Exhaust Fan (Blower)
Exhaust Fan digunakan untuk menghisap debu di ruang penyimpanan. Ada
dua jenis yakni yang dipasang di dinding dan yang dipasang di atap tetapi
yang paling umum digunakan adalah yang menempel di dinding.

Sedangkan menurut Muslichah (2019:61) sarana atau perlengkapan Arsip

Inaktif, adalah sebagai berikut:

a. Folder/kertas pembungkus
b. Boks arsip
c. Rak arsip