BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dalam melakukan kegiatan

administrasi baik bagian umum, pendidikan, kemahasiswaan dan kepegawaian

tentu akan memerlukan persediaan barang. Dengan tersedianya persediaan barang

dalam hal ini alat tulis kantor (ATK) maka diharapkan apa yang dibutuhkan oleh

pegawai, dosen hingga mahasiswa dapat terpenuhi sehingga dapat memperlancar

kegiatan pelayanan kepada pengguna ( pegawai, dosen dan mahasiswa) dan dapat

menghindari terjadinya kekurangan barang. Keterlambatan jadwal pemenuhan

barang yang dipesan pengguna dapat menghambat kegiatan yang akan dilakukan

oleh Fakultas.

Tabel 1.1. Daftar Sub Bagian yang mengajuan barang

No. Nama Sub Bagian

1. Pendidikan

2. Kemahasiswaan

3. Kepegawaian dan Keuangan

4. Umum dan perlengkapan

Pengolahan data persediaan barang, mulai dari pemasukan barang sampai

pengeluaran barang, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh Fakultas dalam

unit ini ialah Sub Bagian Umum, yaitu tidak terkontrolnya stok barang yang ada

1
 2

pada pencarian, pengeditan data serta dalam pembuatan laporan serta dalam

pengolahannya masih menggunakan pengolahan manual dalam hal ini masih

menggunakan Microsoft Excel yang terbagi ke dalam beberapa file. Sehingga baik

dalam pengolahan maupun membuat laporan mengalami kesulitan. Disamping

Pengelolaan barang berupa alat tulis kantor yang masih manual pengelolaan

barang inventaris pun demikian yaitu apabila adanya pemindahan atau

penghapusan barang yang sudah tidak layak pakai dalam pembuatan laporan

mengalami hambatan. Untuk itu diperlukan suatu program aplikasi untuk

menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk mengatasi masalah

ini, penulis membuat suatu program aplikasi sehingga diharapkan mampu

meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

Berdasarkan uraian permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk

menjadikan permasalahan tersebut sebagai bahan penelitian dalam skripsi yang

berjudul “Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang Pada

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran “

1.2. Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan

dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan

masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah

penelitian.
 3

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan data dan informasi yang dituangkan dalam latar belakang penelitian

dapat diindentifikasi masalah sebagai berikut :

a. Sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang

secara tepat waktu
b. Pengolahan data inventaris kantor masih menggunakan manual yaitu berupa

daftar inventaris disetiap ruangan yang dibuatkan dalam file Microsoft Excel

dan apabila ada pemindahan barang atau penghapusan serta membuat laporan

mengalami kesulitan.

c. Pembuatan laporan mengenai persediaan barang memerlukan waktu yang

lama.

d. Sulitnya pencarian data persediaan barang dikarenakan jumlah datanya cukup

besar

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan indentifikasi masalah diatas, dapat dirumuskan masalah-

masalah sebagai berikut

a. Bagaimana sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

b. Bagaimana perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

c. Bagaimana pengujian sistem informasi persediaan barang pada Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

d. Bagaimana implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

 4

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dan tujuan dari penelitian adalah untuk mendeskripsikan arah dari

penelitian yang dilakukan supaya lebih mudah dan terfokus dalam melakukan

penelitian.

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi

guna memberikan solusi diantarannya mempermudah pegawai bagian administrasi

dalam mengolah dan membuat laporan yang dibutuhkan baik oleh pimpinan unit

atau Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

1.3.2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah untuk

menghasilkan perangkat lunak yang mampu :

a) Mengetahui sistem persediaan barang yang sedang berjalan pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

b) Membuat perancangan sistem informasi persediaan barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

c) Melakukan analisis dan pengujian sisten informasi persediaan barang pada

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

d) Melakukan implementasi sistem informasi persediaan barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

 5

1.4. Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian adalah suatu hal yang penting dalam sebuah

penelitian supaya penelitian itu memiliki arti yang bermanfaat bagi pihak-pihak

yang berkepentingan.

1.4.1. Kegunaan Akademis

Adapun kegunaan akademis dari penelitian ini adalah:

a. Mengimplementasikan kemampuan (teknis dan teori) pada data yang

diperoleh selama penelitian.

b. Menambah wawasan mengenai cara pengolahan data barang/gudang.

c. Menambah pengetahuan tentang persediaan barang dan mengetahui masalah-

masalah yang terjadi.

1.4.2. Kegunaan Praktis

Adapun kegunaan praktis dari penelitian ini adalah membantu dalam

pengelolaan data persediaan barang berupa alat tulis kantor dan barang inventaris

sehingga proses-proses yang berkaitan dengan administrasi bagian umum baik

yang ada di Fakultas, Program Diploma III atau Program Magister/Doktor lebih

mudah dalam membuat laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

1.5. Pembatasan masalah

Setelah identifikasi masalah selesai maka penulis menentukan batasan

permasalahan yang diambil antara lain sebagai berikut :

1. Sistem yang dibangun hanya sistem informasi persediaan dan Inventaris

barang pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
 6

2. Penelitian terbatas pada proses persediaan dan Inventaris Barang pada

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNPAD.

3. Data yang diolah diantaranya : data barang, data pengguna dalam hal ini

pegawai atau dosen, dan data rekanan.

4. Pengolahan barang antara lain : pengolahan barang yang diajukan oleh setiap

sub bagian, pengolahan barang yang diterima dari rekanan, barang yang

dikeluarkan oleh petugas bagian umum, dan pengolahan barang yang

dikembalikan oleh pengguna kepada petugas bagian umum.

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran yang beralamat di Jalan Raya Bandung-Smedang Km 21

Jatinangor. Penelitian ini dilakukan mulai bulan Februari sampai dengan Juni

2010. Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan terlihat pada table berikut ini

Tabel 1.2. Jadwal pengerjaan menggunakan metoda Model Waterfall

Feb '2010 Mar' 2010 Apr' 2010 Mei'2010 Jun' 2010

Penerapan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengumpulan Data
1. Observasi
2. Interview
3. Studi Pustaka
4. Dokumen
Requirment
1 Observasi
2 Wawancara
Analisa dan Perencangan
1 Analisa Prosedur
2 Analisa dokumen
3 Perancangan database
4 Perancangan I/O
Design
 7

Pengkodean
Uji Coba Program
Penerapan
Pembuatan Laporan
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling

berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara

bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila

salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi

sebagaimana mestinya.

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang

saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi

output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen

Sedangkan Menurut Azhar (2004:18) “Sistem merupakan kumpulan/group

dari komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan

satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan

tertentu “.

2.1.1. Definisi Sistem

Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam

mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada

komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada

komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan

pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem

terdiri dari beberapa subsistem-subsistem.

7
 8

Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber

antara lain:

1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur atau

jaringan prosedur yang berhubungan untuk menyelesaikan suatu sasaran

tertentu.

2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang saling

berhubungan guna mencapai tujuan.

3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang

berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat

didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen

elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2. Karakteristrik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen

(component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment),

penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem

(process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan

sistem (goal).

1) Komponen system (component)

Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu

fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

 9

2) Batasan system (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3) Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4) Penghubung system (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan

subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya

membentuk satu kesatuan.

5) Masukan system (input)

Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program

komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi

informasi.

6) Pengolahan system (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input

menjadi output.

7) Keluaran system (output)

 10

Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan

masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran system (object ives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan

berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.

2.2. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 7). Informasi ibarat darah yang mengalir di

dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam

suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi

luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden

menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari

proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

2.2.1. Siklus Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan

mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan

berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model.

Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model

pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.
 11

Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi

Kristanto)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu

kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen

input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan

output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan

diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan

umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan

balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali.

Begitu seterusnya.

2.2.2. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of

information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate),

tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

 12

Gambar 2.2 Kualitas Informasi

(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto)

Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2) Tepat pada waktunya

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan

landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan

terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya

nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga

 13

diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan

mengirimkannya.

3) Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya

informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan

perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan

kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok

produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi

relevan untuk akuntan.

2.2.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information)

ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu

informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan

biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang

digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa

kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu

bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk

memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu

pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan

dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

 14

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi

merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan

keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?.

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut

juga dengan processing systems atau information processing systems atau

information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.

Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.4. Pengertian Persediaan

Menurut Baroto (2002, 52), persediaan adalah bahan mentah, barang

dalam proses (work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap,

komponen yang disimpan untuk antisipasi terhadap pemenuhan permintaan. Juga

termasuk barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode

mendatang. Persediaan tersebut dapat berbentuk bahan baku yang disimpan untuk

diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses manufaktur, dan barang

jadi untuk dijual.

Persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi

permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya

ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang

sama yaitu yang disebut “Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan).

 15

Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang

selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam

perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang

bersangkutan

2.5. Arsitektur Aplikasi

Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan

komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.

2.5.1. Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 1). Jaringan komputer merupakan

gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan

teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup

pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan,

untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.

2.5.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer

Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu ;

1) Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam

sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN

seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan

workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai

bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar

informasi.
 16

2) Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN

yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama

dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya

berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan

pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan

dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3) Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang

luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari

kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program

(aplikasi) pemakai.

2.5.3. Topologi Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 21). Memilih jenis kabel yang digunakan

untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan,

namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan

fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga

sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk

membangun sebuah jaringan komputer ( baik home network, ataupun network

kelas raksasa seperti MAN- metropolitan area network).

Ada empat macam topologi jaringan yaitu:

1) Topologi Bus

2) Topologi Star
 17

3) Topologi Ring

4) Topologi Mesh

Dalam sistem informasi persediaan barang ini menggunakan topologi star,

karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :

a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data

mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.

b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang

langsung terhubung ke central node.

c. Keunggulannya adalah jika satu kabel node terputus yang lainnya tidak

terganggu.

d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu

traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.

Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke

dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu aktivitas

jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang mengalami

kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan membuat mati

seluruh jaringan star. Dibawah ini merupakan gambar dari topologi star.
 18

Gambar 2.3 Topologi Star

(Sumber : Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer. Oleh : Dede Sopandi)

2.5.4. Manfaat Jaringan Komputer

Menurut Dede Sopandi (2004 : 4). Manfaat yang didapat dari membangun

jaringan komputer adalah sebagai berikut :

1. Sharing Resources

Sharing resources bertujuan agar seluruh program,

peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang

ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun

pengaruh dari pemakai.

2. Media Komunikasi

Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara

pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim

pesan/informasi yang penting lainnya.

3. Integrasi Data

Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada

komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer

 19

saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab

inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan

demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah

informasi setiap saat.

4. Pengembangan dan Pemeliharaan

Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan

dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan

komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan

peralatan lainnya.

5. Keamanan Data

Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data

jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak

akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap

harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.

6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini

Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka

pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang

tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru,

karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung

diketahui oleh pemakai.

 20

2.6. Pengertian Client Server

Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data

antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal.

CCITT(Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang

sekarang dikenal ITU-T(International Telecommunications Union Telephony),

menyebut terminal sebagai piranti terminal data(data terminal equipment=DTE).

Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan

atau sumber daya (resources) dari komponen sistem lainnya. Server adalah setiap

komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen

sistem lainnya. Sistem client/server dirancang untuk memisahkan layanan basis

data dari client, dengan penghubungnya dengan menggunakan jalur komunikasi

data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya

guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi

sumber daya. http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/jaringan-client-server/18

April 2009.

Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya

aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat

meminta data atau informasi dari server.

2.7. Perangkat Lunak Pendukung

Perangkat lunak pendukung dalam pembuatan perangkat lunak persediaan

barang yaitu diantaranya :

 21

2.7.1 Borland Delphi 7.0

Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan

berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini

terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan

kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya

yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk

merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain

yang berbasis Windows.

Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan

fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam

membuat program.

Borlad Delphi 7.0 merupakan pengembangan dari program Borland Delphi

6.0. lebih banyak keunggulan dan fasilitas baru yang diberikan oleh Borland

Delphi 7.0 dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya.

2.7.2. MySQL

Menurut Bunafit Nugroho (2004:1) mengemukakan bahwa “Mysql” adalah

sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan

datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan standar SQL

(Structure Query Language)”. Dengan menggunakan MySQL server maka data

dapat diakses oleh banyak secara bersamaan sekaligus dapat membatasi akses

para pemakai berdasarkan previllage (hak user) yand diberikan . MySQL

menggunakan bahasa SQL (Structure Query Language) yaitu bahasa standar

pemograman database. MySQL dipublikasikan sejak tahun 1996, tetapi

 22

sebenarnya dikembangkan sejak tahun 1979, MySQL telah memenangkan

penghargaan Linux Journal Reader’s Choice Award selama tiga tahun. MySQL

sekarang tersedia dibawah ijin opensource, tetapi juga ada ijin penggunaan

secara komersial.

Sebagai database yang memiliki konsep database modern, MySQL

memiliki banyak sekali keistimewaan. Berikut ini beberapa keistimewaan yang

dimiliki oleh MySQL :

1. Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sitem operasi di antaranya adalah

seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X server, Solaris, Amiga, HPUX

dan masih banyak lagi.

2. Open Source

MySQL didistribusikan secara open source (gratis), di bawah lisensi GPL.

3. Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan

tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkinkan sebuah

database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan.

4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query

sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan

waktu.

5. Column Types

MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed/unsigned

 23

integer, float, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, year, set

serta enum.

6. Command dan Function

MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah

SELECT dan WHERE dalam query.

7. Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama

host, dan user dengan system perizinan yang mendetail serta password

terencripsi.

8. Stability dan Limits

MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah

records lebih dari 50 juta dan 60 ribu table serta 5 miliar baris. Selain itu, batas

indeks yang dapat di tampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Connectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol

TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).

10. Localisation

MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada clent dengan

menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski demikian, bahasa Indonesia

belum termasuk di dalamnya.

11. Interface

MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan

bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application

 24

Programming Interface).

12. Client dan Tools

MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk

administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertai petunjuk online.

13. Struktur Tabel

MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani

ALTER TABLE, dibandingkan databse lainnya semacam PostgreSQL

ataupun Oracle.

Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :

1) Database

Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan

data, dan mengakses data.

2) Table

Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah

3) Kolom

Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai

sebuah tipe dan nama yang unik.

4) Tipe data

Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih

adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.

5) Stored procedure
 25

Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan

menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di

dalam sebuah procedure.

6) Trigger

Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau

dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di

dalam database.

7) Rule

Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan

aturan.

8) Primary key

Menjamin setiap baris data unik, dapat dibedakan dari data yang lain.

9) Foreign key

Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan

foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.

10) Konstrain

Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh

sistem.

11) Default

Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data,

maka diisi dengan nilai default.

12) View
 26

Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View

dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan

beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.

13) Index

Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat.

14) Fungsi

Kumpulan perintah yang mengandung input atau tidak menggunakan input

baik satu atau lebih dari satu dan mengeluarkan nilai baik berupa skalar

maupun tabular (berbentuk tabel).

 BAB III

OBJEK PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian dilakukan di Perguruan Tinggi Negeri, Untuk melihat lebih jelas

gambaran mengenai objek penelitian di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran yang merupakan lembaga pendidikan tinggi di bidang

ilmu sosial dan ilmu politik, maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan

misi, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dari Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran, didirikan

atas desakan dan tuntutan warga masyarakat Provinsi Jawa Barat ketika itu, yang

mengharapkan Universitas Padjadjaran menumbuhkan keilmuan yang dapat

merespons realitas sosial dan kemanusiaan yang dinamis di Jawa Barat.

Untuk menjawab keinginan tersebut, Presiden Universitas Padjadjaran,

sebutan rektor pada saat itu, mengeluarkan Surat Keputusan No 4/PKUP/1958,

tanggal 28 Februari 1958 tentang pembentukan Panitia Ad-hoc yang bertugas

mempersiapkan pembentukan fakultas. Baru pada tanggal 13 Oktober 1958

prakarsa tersebut direalisasi dengan terbentuknya Fakultas Administrasi Negara

dan Niaga sebagai fakultas yang berada di bawah asuhan Yayasan Pembina

Universitas Padjadjaran. Namun, dua tahun kemudian, berdasarkan Surat

27
 28

Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 66971/UU/60,

tanggal 12 Agustus 1960, dikukuhkan Fakultas Sosial Politik (Sospol) nama

fakultas yang sesuai dengan nomenklatur Kementerian P dan K masa itu sebagai

salah satu fakultas yang berada dalam lingkungan Universitas Padjadjaran.

Sejak tanggal 8 Desember 1983, nama Fakultas Sospol kemudian diubah

menjadi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) melalui SK Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 1574/1/1983.

3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Berikut ini adalah visi dan misi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas

Padjadjaran :

1. Visi

”FISIP UNPAD menjadi lembaga pendidikan tinggi yang memiliki komitmen

terhadap keunggulan bidang ilmu sosial dan ilmu politik.”

2. Misi

a. Melaksanakan pendidikan bidang ilmu sosial dan ilmu politik yang

bermutu untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing secara moral

maupun akademis agar bermanfaat bagi masyarakat.

b. Mengembangkan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat guna

menopang pendidikan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi

komunitas akademik, pemerintah, industri dan masyarakat umum.

c. Melaksanakan manajemen pendidikan dengan menerapkan prinsip

penjaminan mutu (quality assurance).

 29

d. Menerapkan sistem manajemen profesional berbasis transparansi dan

akuntabilitas untuk menciptakan hubungan kelembagaan yang efektif dan

efisien.

e. Menjalin hubungan kerjasama secara berkesinambungan dengan

menerapkan prinsip kesetaraan, kemitraan dan saling percaya.

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Sturktur Organisasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Padjadjaran dalam lingkup Kepala Bagian Tata Usaha dapat dilihat pada gambar

di bawah ini :

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

 30

3.1.4. Deskripsi Tugas

Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh setiap pejabat terdiri atas tugas utama (tugas

pokok) dan tugas penunjang, yaitu tugas-tugas yang bersifat menunjang

pelaksanan tugas utama. Tugas utama adalah tugas-tugas yang tercantum dalam

uraian tugas (job description) yang ada pada setiap jabatan, sedangkan tugas

penunjang tugas pokok adalah kegiatan-kegiatan pejabat di luar tugas pokok yang

pada umumnya bersifat tugas kemasyarakatan.

1. Bagian Tata Usaha

Untuk melaksanakan tugas pekerjaan dalam usaha pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan oleh Universitas Padjadjaran, maka seorang Kepala Bagian Tata

Usaha bertugas melaksanakan administrasi umum, perlengkapan, keuangan,

kepegawaian dan pendidikan fakultas.

Adapun uraian tugas Kepala Bagian Tata Usaha telah diatur oleh

Keputusan Menteri tersebut adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rencana dan program kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan

rencana dan program kerja fakultas sebagai;

b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik

dan kemahasiswaan;

d. Melaksanakan urusan persuratan dan kearsipan;

e. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan;

f. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi;

 31

g. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan

h. Melaksanakan urusan kepegawaian;

i. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan;

j. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat;

k. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni;

l. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;

m. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi;

n. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas;

o. Menyusun laporan Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Pendidikan

Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Padjadjaran, mempunyai tugas utama adalah melakukan administrasi pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Selanjutnya uraian tugas Sub Bagian Pendidikan adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan rencana dan program kerja Bagian

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

akademik

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

d. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian;

 32

e. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

f. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian;

g. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum;

h. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

i. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di

lingkungan fakultas;

j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang pendidikan, penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat;

k. Menyusun laporan Subbagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian

3. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan

Subbagian Umum dan Perlengkapan dalam usaha pencapaian tujuan yang

telah direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan

urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan.

Adapun uraian tugas Sub Bagian Umum dan Perlengkapan adalah sebagai

berikut:

a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan,

kerumahtanggaan dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;

 33

f. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan;

g. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas;

h. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

i. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan,

kerumahtanggaan dan perlengkapan;

j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan,

kerumahtanggaan dan perlengkapan;

k. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan;

l. Menyusun laporan Sub Bagian.

4. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian

Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan

administrasi dibidang keuangan dan kepegawaian fakultas.

Uraian tugas dari Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian adalah sebagai

berikut:

a. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian;

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

keuangan dan kepegawaian;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang keuangan dan

kepegawaian;

d. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan dan

pertanggungjawaban keuangan;
 34

e. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi,

perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian;

f. Mempersiapkan usulan formasi pegawai;

g. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan dan kesejahteraan pegawai;

h. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa;

i. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai;

j. Melakukan penyusunan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar

Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin),

Kartu Isteri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes),

Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan Untuk

Mendapat Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) dan Lembar Pembayaran

Pajak Pembangunan (LP2P);

k. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian;

l. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai;

m. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan dan

kepegawaian;

n. Menyusun laporan Sub Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan

Sub Bagian Kemahasiswaan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah

direncanakan sebelumnya, sudah mempunyai tugas yaitu melaksanakan urusan

Beasiswa, Penalaran, Alumni dan Kegiatan Kemahasiswaan.

Adapun uraian tugas Sub Bagian Kemahasiswaan adalah sebagai berikut:

a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian;

 35

b. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

kemahasiswaan;

c. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kemahasiswaan

dan alumni;

d. Melakukan urusan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan;

g. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan;

h. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan

mahasiswa;

i. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan;

l. Menyusun laporan Subbagian.

3.2. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data

dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara ilmiah berarti kegiatan penelitian itu

didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, antara lain:

a. Rasional

Kegiatan penelitian dengan cara-cara yang masuk akal, sehingga terjangkau

oleh penalaran manusia.

b. Empiris
 36

Cara-cara yang dilakukan dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang

lain dapat mengamati dan mengetahui cara-cara yang digunakan.

c. Sistematis

Proses yang digunakan dalam penelitian menggunakan langkah-langkah

tertentu yang bersifat logis.

Penelitian ini menggunakan metodologi kualitatif dimana peneliti bekerja

dengan informasi-informasi data dan di dalam menganalisanya tidak

menggunakan analisa data statistik. Penelitian kualitatif dapat dipandang juga

sebagai penelitian partisipatif yang desain penelitiannya memiliki sifat fleksibel

atau dimungkinkan untuk diubah guna menyesuaikan dari rencana yang telah

dibuat, dengan gejala yang ada pada tempat penelitian yang sebenarnya.

3.2.1. Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

deskriptif dengan pendekatan studi kasus pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politk Universitas Padjadjaran. Metode deskriptif yaitu suatu metode dengan cara

mengumpulkan data kemudian disusun dan dianalisis untuk memperoleh

gambaran mengenai masalah yang dihadapi pada saat penelitian.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini

dilakukan dengan cara :

3.2.2.1.Sumber Data Primer

Data primer adalah data yang didapatkan berupa teks hasil dari

wawancara dan diperoleh dengan malalui wawancara dengan pihak-pihak yang

 37

bersangkutan dalam penelitian. Dalam melakukan pengumpulan data primer yang

berada pada Sub Bagian Umum, diperlukan adanya interaksi langsung terhadap

pihak Sub Bagian Umum FISIP UNPAD .

3.2.2.2.Sumber Data Sekunder

Data sekunder adalah data-data yang telah tersedia dan dapat diperoleh

oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Dalam

pengumpulan data-data sekunder, bisa didapatkan dari sumber-sumber yang pada

umumnya menggunakan metode analisis substansi dokumen, surat keputusan,

laporan yang sudah terdokumentasikan diantaranya :

1. Bon Permohonan barang

2. Tanda Pengeluaran Barang

3. Daftar alat tulis/Inventaris/rumah tangga

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan dan pengembangan sistem merupakan suatu metode

yang akan digunakan dalam melakukan perancangan sistem informasi.

3.2.3.1.Metode Pendekatan Sistem

Metode Pendekatan yang digunakan adalah Pendekatan perancangan

terstruktur. Pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal 1970.

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik

(techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek di organisasi

dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akam mudah untuk dipelihara, fleksibel,
 38

lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat waktu,

sesuai dengan anggaran biaya pengembangan, dapat meningkatkan produktivitas

dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metoda pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan

menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode yang berfungsi

sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak

S y s te m / I n fo r m a tio n
E n g in e e r in g a n d
M o d e lin g

S o ftw a r e R e q u ir e m e n ts
A n a ly s is

D e s ig n

C o d in g

T e s tin g / V e r ific a tio n

M a in te n a n c e

Gambar 3.2. Metode Pengembangan Waterfall

(Sumber : Software Engineering. Oleh : Roger S. Pressman)

Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut

adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut

Pressman:
 39

1. System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini

diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan

diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat

software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti

hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project

Definition.

2. Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan

diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari

program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti

tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan,

user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem

dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.

3. Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan

diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum

coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang

telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya,

maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari

software.

4. Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah

komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang

dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui

proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang

secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.

 40

5. Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan.

Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus

diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-

benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

6. Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di

dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak

selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada

errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-

fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan

ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada

pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya

3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan

1. Bagan Arus Dokumen atau Flow Map

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin  (2005:62) bagan arus dokumen

menggambarkan tentang pergerakan dokumen yang dipakai dalam suatu sistem.

Bagan tersebut menunjukan tentang dokumen apa saja yang bergerak di dalam

suatu sistem, dan setiap kali dokumen tersebut sampai atau melalui suatu bagian

tertentu akan dapat dilihat perlakuan apa saja yang telah diberikan terhadap

dokumen tersebut.

2. Diagram Konteks

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:64). Diagram konteks adalah

diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu
 41

sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang

menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

3. Data Flow Diagram

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:67). Arus data merupakan

tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang

menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah

dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di

antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa

masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.

4. Kamus Data

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:70). Kamus Data sering disebut

juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan

menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang

mengalir di sistem dengan lengkap.

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD, bersifat

global dan hanya menunjukan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka

kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama arus data

Nama arus data memberikan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

sehingga dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

 42

2. Alias

Alias atau nama lain dari data, untuk menyatakan nama lain dari dari suatu

data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau

data store yang telah ada.

3. Bentuk data

Bentuk data dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam

kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Arus data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.

5. Penjelasan

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data,

penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data

tersebut.

5. Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:169). Proses Normalisasi

merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang

menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada

beberapa kondisi. Bila ada kesulitan pengujian tersebut maka relasi tersebut

dipecahkan pada beberapa table lagi, dengan kata lain perancangan belumlah

mendapat database yang optimal.

 43

Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap

tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. Tahap

normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF).

Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF, karena sudah cukup

memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.

b. Tabel Relasi

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan

hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk

mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi

3 macam hubungan yaitu:

1) One-To-One

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan

hanya ke satu baris data pada tabel ke dua.

2) One-To-Many

Mempunyai pengertian setiap basis data dari tabel pertama dapat dihubungkan

ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.

3) Many-To-Many

Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat

dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.

3.2.4. Pengujian Software

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:351). Pengujian Perangkat Lunak

adalah proses menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak secara

 44

manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah

memenuhi persyaratan atau belum dan untuk menentukan perbedaan antara hasil

yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.

Faktor-faktor pengujian yang dilakukan meliputi:

1) Kebutuhan yang berkaitan dengan penanganan keluhan pelanggan.

2) Pendefinisian spesifikasi fungsional

3) Penentuan spesifikasi kegunaan

4) Penentuan kebutuhan portabilitas

5) Pendefinian antar muka sistem.

Pengujian Black Box

Menurut Al-Bahra Bin Lajamudin (2005:360). Pengujian black-box

berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian,

pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan

serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan

fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif

dari teknik white-box, tetapi mengungkap kelas kesalahan dari pada metode

white-box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori

sebagai berikut :

a. Fungsi yang tidak benar atau hilang,

b. Kesalahan interface,

c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal,

d. Kesalahan kinerja,

e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.

 45

Pada program aplikasi persediaan dan inventarisasi barang ini dilakukan

pengujian dengan kategori-kategori diatas.

 
 BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap,

dokumen, diagram konteks, data flow diagram sistem informasi persediaan

barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Unpad, yang meliputi beberapa modul, diantaranya: modul pengajuan

barang, modul penerimaan barang, modul pengeluaran barang dan modul

pengembalian barang.

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci

dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:

Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan

No Dokumen Uraian

1 Bon Barang Deskripsi : merupakan Bon ajuan ATK/ Barang

Fungsi : sebagai formulir ajuan ATK/barang

Rangkap 1 (satu)

Distribusi : dari Unit Kerja ke Petugas Gudang

46
 47

Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan (Lanjutan)

 
2 Formulir Deskripsi Merupakan Formulir Pengeluaran

Pengeluaran Barang Barang

Fungsi : Sebagai bukti Pengeluaran barang

dari gudang ke Unit Kerja

Rangkap 2 (dua)

Distribusi Dari Gudang ke Unit Kerja

3 Formulir Daftar Deskripsi Setiap barang baik yang masuk dan

Alat keluar dicatat dalam formulir ini

Tulis/Inventaris

Fungsi : Sebagai Alat Kendali keluar masuk

barang dan sisa barang yang ada
secara manual
Rangkap 1 (satu).

Distribusi : Dari Rekanan ke Bagian Umum

hingga ke Unit Kerja

3 Faktur Deskripsi Merupakan Formulir Penerimaan

Barang Masuk

Fungsi : Sebagai Bukti barang masuk dari

rekanan

Rangkap 2 (dua).

Distribusi : Dari Rekanan ke Bagian Umum

 48

4 Surat Pengajuan Deskripsi Merupakan Surat Permohonan

Atk/Barang Atk/Barang

Fungsi : Sebagai bahan untuk pengadaan

atk/barang

Rangkap 3 (tiga).

Distribusi : Dari Unit Kerja ke Bagian Umum

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan menguraikan secara sistematis

aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi, diantaranya:

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map menggambarkan bagaimana prosedur sistem yang

dijalankan berikut prosedur yang berjalan :

1) Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang

a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor/Barang membuat

Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang, dalam Surat

Pengajuan harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis

Kantor/Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal

diperlukan, tujuan/keperluannya. Surat tersebut disampaikan

kepada pimpinan, tembusan kepada sub bagian umum dan arsip.

 49

b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang unit

kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada

Sub Bagian umum apakah barang tersebut tersedia di gudang atau

tidak. Apabila Barang ada, Unit dapat mengambil bon barang di

Sub bagian Umum dan apabila tidak ada unit kerja tersebut dapat

mengajukan ke pimpinan.

c. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan

Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan

Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang Tembusan 2 sebagai

arsip.

d. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut, Sub Bagian Umum menilai

kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat

penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit

kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan

yang dikehendaki.

e. Setelah Surat tersebut di acc pimpanan, Sub Bagian umum

membuat daftar pemesanan atk/barang berdasarkan ajuan dari

setiap uni kerja ke rekanan.

 50

Dibawah ini adalah flowmap Pengajuan ATK/Barang yang sedang

berjalan :

Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan

Surat Pengajuan
Atk/ Barang
Surat Pengajuan
Atk/ Barang Surat Pengajuan
Atk/ Barang

A
Surat Pengajuan
Atk/ Barang
Ada Barang
Tidak

Ya

Buat Bon Acc

Bon Barang
Barang
Ya
Tidak

Bon Barang Buat

Surat

Surat Pengajuan
Atk/ Barang
ditolak
Surat Pengajuan
Atk/ Barang
Surat Pengajuan
ditolak
Atk/ Barang acc

Surat Pengajuan
Buat Atk/ Barang acc
Pesanan atk/
Barang

Surat Pengajuan
Atk/ Barang acc
Surat Pengajuan
Atk/ Baranga cc

Surat
Pemesanan
Atk/ Barang

Surat Pemesanan
Surat Pemesanan
Atk/ Barang
Atk/ Barang

Gambar 4.1 Flowmap Pengajuan ATK/Barang berjalan

Keterangan :
A : Arsip Surat Pengajuan ATK/ Barang (SPAB)
B : Arsip Surat Pemesanan ATK/ Barang (SPAB)
 51

ATK : Alat Tulis Kantor

2) Prosedur Penerimaan ATK/Barang

a. Sub Bagian Umum menerima faktur 2 (dua) rangkap beserta

barang dari rekanan

b. Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa

mencocokannya dengan faktur. Selanjutnya menghitung,

mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-

barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah

sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut.

c. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke dua lembar

faktur, lembar ke 1 (satu) faktur diserahkan ke rekanan sedangkan

faktur lembar ke 2 (dua) diterima oleh sub bagian umum lalu

dimasukan barang tersebut ke gudang dan dicatat di formulir

daftar alat tulis kantor/inventaris dan menyerahkan daftar alat tulis

kantor/inventaris.

d. Selanjutnya bagian umum membuat laporan penerimaan barang 2

(dua) rangkap, lembar 1 diserahkan ke pimpinan dan lebar ke 2

diarsipkan.
 52

Dibawah ini adalah flowmap Penerimaan Atk/ barang yang sedang

berjalan :

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Rekanan Sub Bagian Umum Pimpinan

Faktur
Faktur

Periksa
barang dgn
faktur dan
tanda tangan

Faktur ditanda Faktur ditanda

tangan tangan
A

Mencatat
didaftar alat
tulis/
inventaris

Daftar alat tulis/

inventaris

Buat
Laporan
Penerimaan

Laporan
Laporan Penerimaan
Penerimaan Barang
Barang

Gambar 4.2 Flowmap penerimaan barang berjalan

 53

Keterangan :

A : Arsip Faktur

B : Arsip Laporan Penerimaan Barang

3) Prosedur Pengeluaran ATK/ barang

a. Unit Kerja memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang

disediakan oleh bagian umum.

b. Setelah Bon Barang diisi dan ditandatangani unit kerja, unit kerja

yang memerlukan barang menyerahkan Bon Barang dan diteruskan

ke Sub Bagian Umum yang untuk mendapat persetujuan.

c. Atas dasar Bon Barang yang telah disetujui, unit kerja menyerahkan

barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan

mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada dokumen tersebut.

d. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan

disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Sub Bagian

Umum dan Unit Kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen

TPB (tanda pengeluaran barang)

e. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengarsipkan dokumen TPB lembar

ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke Unit Kerja yang menerima

barang.

f. Sub Bagian Umum mencatat pengeluaran barang di Daftar Alat

Tulis/Inventaris.

Dibawah ini adalah flowmap Pengeluaran ATK/barang yang sedang

berjalan :
 54

Pengeluaran Alat Tulis Kantor / Barang

Sub Bagian Umum Unit Kerja Pimpinan

Bon Barang Bon Barang

Bon Barang terisi Isi dan

dan ditandatangan Tanda
tangan

Bon Barang terisi

dan ditandatangan
Ada Barang
Tidak

Ya
Bon Barang terisi
dan ditandatangan
Mencatat
dTPB

Tanda
Tanda Pengeluaran
Pengeluaran Barang
Barang
A

Mencatat di
DATI

Daftar Alat tulis/

Inventarus (DATI)

Buat Laporan
Barang keluar

Laporan Barang
Laporan Barang Keluar
Keluar

Gambar 4.3 Flowmap pengeluaran atk/barang berjalan

Keterangan :

DATI : Daftar ATK / inventaris

 55

TPB : Tanda Pengeluaran Barang

A : Arsip Tanda Pengeluaran Barang

B : Arsip Laporan Barang Keluar

4) Prosedur Pengembalian ATK/ barang

a. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda

Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum.

b. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang

lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran

Barang.

c. Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan di daftar

alat tulis dan inventaris.

d. Setelah semua tercatat pada daftar alat tulis dan inventaris Sub

Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap,

lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian ATK/barang yang

sedang berjalan :
 56

Pengembalian Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan

Tanda Tanda
Pengeluaran Pengeluaran
Barang Barang

Memeriksa
Barang

Tanda
Pengeluaran
Cocok
Barang Tidak

Ya

Mencatat
di daftar
alat tulis/
inventaris

Daftar Alat tulis/

inventaris

Membuat
laporan
Barang
Kembali

Laporan Barang
Laporan Barang Kembali
Kembali

Gambar 4.4 Flowmap Pengembalian atk/barang berjalan

Keterangan:

A: Arsip Laporan Barang Retur

 57

4.1.2.2. Diagram Konteks

Tanda pengeluaran Barang 2

Surat Pengajuan ATK Bon Barang ACC

UNIT KERJA Bon Barang SUB BAG
UMUM
Surat Pengajuan Barang

Surat Pengajuan ATK disetujui

Tanda pengeluaran Barang 1 Sistem
Surat Pengajuan Barang disetujui
Faktur Persediaan dan
inventaris Daftar Alat Tulis/inventaris
Barang Bon Barang Terisi

Faktur ditanda tangan

REKANAN

Gambar 4.5 Diagram konteks persediaan dan inventarisasi barang

yang sedang berjalan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas

Pimpinan, sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas
Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum. Data yang mengalir dari tiap
entitas yaitu sebagai berikut :

1. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang dan atau Bon

Barang terisi yang telah disetujui dikirim kepada Sistem, Setelah
mengalami proses yang berjalan system memberikan form
Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh SPB disetujui selanjutnya
ke Sub Bagian umum.
2. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Kepada Unit
Kerja untuk diisi.
 58

3. Rekanan memberikan faktur, bukti penerimaan barang ke system dan

menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di
tanda tangani.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang sedang berjalan

S u r a t P e n g a ju a n A T K / B a r a n g
U n it K e r ja Sub bag um um
B o n B a ra n g

1 .0
P e n g a ju a n
B a ra n g S u ra t P B A c c

Bon Barang ACC

B o n B a r a n g te r is i

A r s ip P e r s e d ia a n
Tanda Pengeluaran Barang

A T K d a n B a ra n g
D a ta B a r a n g

D a ta P e r s e d ia a n

4 .0 3 .0
P e n g e lu a r a n P e m e r ik s a a n
B a ra n g D a ta B a r a n g

D a ta P e n g e lu a r a n B a r a n g A r s ip
P e n g e lu a r a n

R ekanan
F a k tu r

2 .0
P e n e r im a a n
B a ra n g
Faktur yang di Tandatangan

D a ta B a ra n g
A r s ip P e r s e d ia a n A T K
d a n B a ra n g
Data Persediaan

5 .0 C e ta k
L a p o ra n

D e ta il P e n g e lu a r a n

Gambar 4.6. DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan

 59

a. DFD Level 1 Proses 1

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diberjalan
:  

Pengajuan ATK/Barang Pengajuan Barang dicek Sub Bag

Unit Kerja umum

Pengajuan disetujui

Lap. Pangajuan Barang

1.1 1.2.
Verifikasi Kartu Enry
Persediaan Pengajuan
Data persediaan

Data Persediaan ATK

dan Barang

1.3
Data Pengajuan Cetak
Pengajuan
Barang
Arsip Surat
Pengajuan

Detail pengajuan

Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 1 Yang Berjalan

b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 2 yang diberjalan :
R ekanan Faktur

2.1
Terim a B arang
m asuk

Data Penerim aan

Barang
2.3
Sim pan 2.2
Barang M asuk Data Barang yang dierim a C ek
P enerim aan

Arsip Persediaan A TK
dan B arang
Data Barang M asuk

Gambar 4.8. DFD Level 1 Proses 2 Yang Berjalan

 60

c. DFD Level 1 Proses 4

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diberjalan :

Bon Barang
U nit Kera S ub bag um um

Tanda Pengeluaran Barang

4.1
Data Barang Keluar C ek Data Barang Persediaan
P ersediaan
B arang
A rsip P ersediaan A TK
dan Barang
Data persediaan D ata
P ersediaan

4.2 4.3
C atat C etak
Pengeluaran P engeluaran
B arang Data Pengeluaran Barang B arang

Tanda Pengeluaran Barang

Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses 4 Yang Berjalan

d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diberjalan :

U n it K e r ja T a n d a P e n g e lu a ra n B a ra n g 2

5 .1
C e k R e tu r
B a ra n g

D a ta R e tu r B a ra n g

5 .3 5 .2
S im p a n T e r im a B a r a n g
B a ra n g R e tu r D a ta B a ra n g y a n g d ire tu r R e tu r

D a ft a r A T K /
B a ra n g
D e ta il B a ra n g R e tu r

Gambar 4.10. DFD Level 1 Proses 5 Yang Berjalan

 61

4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem

informasi yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

khususnya pada Sub Bagian Umum, maka dapat diketahui kelemahan-

kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan tersebut di

gambarkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang berjalan

No Masalah Rencana Pemecahan

1. Pencatatan barang masuk dan keluar masih Dibuat sistem pencatatan

menggunkan lembar kendali yang masih kendali barang secara otomatis

manual yaitu menggunakan form daftar

barang / inverntaris

2. Pengelolaan data Persediaan barang dan Dibuat sistem pengolahan data

inventaris masih menggunakan Ms. Excel yang dapat mengelolan barang

secara otomatis

3. Pembuatan laporan–laporan yang Dibuat sistem pengolahan data

menyangkut pengolahan data barang dan yang dapat memberikan output

inventarisasi masih menggunakan Ms. Excel berupa laporan yang

dibutuhkan unit Kerja/kasubag

umum secara otomatis

Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Persediaan dan

Inventarisasi Barang di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

 62

Universitas Padjadjaran menjadi terkomputerisasi diharapkan

kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam mengolah data-

data pengolahan persediaan dan inventarisasi barang di atas dapat

dikurangi.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan adalah suatu bagian dari metodologi pengembangan

pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahapan analisis

yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Sistem

adalah tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan

sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum

dilakukannya pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman.

Berdasarkan uraian diatas perancangan sistem merupakan tahapan

setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari

kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun

implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang

dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen

perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan

produk (perangkat lunak) yang mampu :

 63

1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang

dihasilkan) dan efesiensi (mengurangi biaya operasional) dalam

pengolahan data administrasi.

2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.

4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem

teknologi informsi.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang akan dibuat

mampu mengolah data pengajuan barang, pemasukan barang, dan

pengeluaran barang. Dan pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan

terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan

data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah

penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang terdiri dari

beberapa prosedur yang merubah sistem manual menjadi otomatisasi.

 64

4.2.3.1 Flow Map

1). Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor

a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor membuat Surat

Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang (SPAB), dalam Surat
Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang harus dinyatakan keterangan
tentang jumlah Alat Tulis Kantor//Barang yang diminta, satuan,
spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya.
b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor//Barang dari
unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu
kepada Sub Bagian umum//Barang apakah atk/barang tersebut
tersedia di gudang atau tidak.
c. Sub Bagian Umum dari unit kerja yang bersangkutan mengetahui
Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang dan meneruskan ke
Pimpinan untuk meminta persetujuan.
d. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan
Alat Tulis Kantor Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum,
sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 2 sebagai
arsip.
e. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut lembar ke 1, Sub Bagian Umum
menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat
penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit
kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan
yang dikehendaki
f. Sub Bagian Umum Mencatat Item ATK/Barang yang diajukan

kedalam database lalu mencetak daftar ajuan ATK/Barang dan

diserahkan ke Pimpinan serta rekanan.

 65

Dibawah ini adalah flowmap Pengajuan ATK/barang yang diusulkan

Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja Sub Bagian Umum Pimpinan Rekanan

Surat Pengajuan
Atk/ Barang
Surat Pengajuan
Atk/ Barang Surat Pengajuan
Atk/ Barang

A Cek Stok Barang

Surat Pengajuan
Tidak Atk/ Barang
Ada Barang

Ya

Cetak Bon Barang

Bon Barang
Acc

Bon Barang Tidak

Ya

Surat Pengajuan Surat Pengajuan

Atk/ Barang Atk/ Barang acc

Surat Pengajuan
Atk/ Barang acc
Database

  Input Ajuan

  Cetak Daftar Ajuan

 
Daftar Ajuan Atk/
  Barang
Daftar Ajuan Atk/
Barang
  Daftar Ajuan Atk/
Barang
B
 

Gambar 4.11. Flowmap Pengajuan atk/barang yang diusulkan

Keterangan :
 66

A: Arsip Pengajuan ATK/Barang

B: Arsip Daftar Ajuan ATK/Barang

2). Prosedur Penerimaan ATK/Barang

a. Rekanan mengirimkan atk/barang yang dipesan bersama dengan

faktur rangkap 2 (dua).

b. Sub Bagian Umum memeriksa kesesuaian daftar atk/barang yang

ada difaktur dengan daftar barang ajuan yang ada di database,

apabila sesuai maka selanjutnya pemeriksaaan fisik atk/barang yaitu

mencocokannya dengan faktur, Lalu menghitung, mengukur,

menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang

persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai

dengan dokumen-dokumen tersebut. Setelah memeriksa kemudian

menandatangani ke 2 lembar faktur, lembar ke 2 diserahkan kepada

rekanan, sedangkan lembar ke 1 (satu) Faktur di arsipkan oleh

bagian umum.

c. Selanjutnya berdasarkan lembar ke 1 (satu) Faktur, Sub Bagian

Umum menginputkan ke dalam database dan mencetak Laporan

Penerimaan Barang (LPB) dalam rangkap 2 (dua) dengan mencatat

jumlah, satuan, dan penjelasan masing-masing.

d. Jika hanya dilakukan penerimaan sebagian, petugas umum harus

menyebutkan dalam LPB jumlah yang dipesan dan yang diterima

 67

sampai pengiriman yang terakhir untuk menghindari penerimaan

lebih atau kurang.

e. Jika diantara barang-barang yang diterima terdapat barang-barang

yang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan maka penerimaan harus

dianggap sebagai penerimaan sebagian. Dalam hal rekanan tidak

dapat lagi memenuhi penerimaan maka pembayaran atas dasar pada

jumlah dan kualitas barang yang diterima.

f. Sub Bagian Umum mencetak laporan Penerimaan Barang (LPB) 2

lembar dan menandatanganinya

g. lembar ke 1 sampaikan ke pimpinan dan dan lembar ke 2 sebagai

arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Penerimaan ATK/barang yang

diusulkan
 68

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Rekanan Sub Bagian Umum Pimpinan

Faktur
Faktur

Cek Barang

Faktur Cocok
Tidak

Ya

Tanda
tangan
Faktur

Faktur ditanda Faktur ditanda

tangan tangan

Database

Input item barang

Cetak Laporan
Penerimaan
Barang

Laporan
Laporan Penerimaan
Peneriman Barang Barang

Gambar 4.12. Flowmap Penerimaan atk/barang yang diusulkan

 69

A: Arsip Faktur yang telah ditanda tangan

B: Arsip Laporan Penerimaan Barang

3) . Prosedur Pengeluaran atk/barang

a. Unit Kerja yang memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB)

yang disediakan oleh bagian umum dan setelah di isi lalu diserahkan

kembali ke sub bagian umum untuk diproses selanjutnya.

b. sub bagian umum memeriksa ketersediaan barang tersebut di

database.

c. Setelah memeriksa sub bagian umum menyiapkan barang sesuai

dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah

barang yang dikeluarkan pada tanda pengeluaran barang..

d. sub bagian umum menginputkan data pengeluaran barang ke dalam

database dan mencetak TPB (tanda pengeluaran barang) dan cetak

Laporan Barang Keluar ke Pimpinan .

e. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan

disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Bagian umum

dan unit kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen TPB

(tanda pengeluaran barang)

f. Selanjutnya sub bagian umum mengarsipkan dokumen TPB lembar

ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke unit kerja.

 70

Dibawah ini adalah flowmap Pengeluaran ATK/barang yang

diusulkan :

Pengeluaran Alat Tulis Kantor / Barang

Sub Bagian Umum Unit Kerja Pimpinan

Bon Barang Bon Barang

Bon Barang terisi Isi dan

dan ditandatangan Tanda
tangan

Bon Barang terisi

Cek Stock Barang dan ditandatangan

Tidak Bon Barang terisi

Ada Barang dan ditandatangan

Ya

Input Item Brg

Keluar

Cetak Laporan
Barang Keluar

Database
Laporan Barang
Laporan Barang
Keluar
Keluar

Cetak Tanda
Pengeluaran
Barang A

Tanda
Tanda Pengeluaran
Pengeluaran Barang
Barang

Gambar 4.13. Flowmap Pengeuaran atk/barang yang diusulkan

 71

Keterangan :

A: Arsip Laporan Barang Keluar

B: Arsip Tanda Pengeluaran Barang

4). Prosedur Pengembalian ATK/ barang

e. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda

Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum.

f. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang

lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran

Barang.

g. Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan ke dalam

database..

h. Setelah semua tercatat ke dalam database Sub Bagian umum

membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke

pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian ATK/barang yang

diusulkan :
 72

Gambar 4.14. Flowmap Pengembalian atk/barang yang diusulkan

Keterangan :

A : Arsip Tanda Retur Barang

B : Laporan Barang Retur

TPB : Tanda Pengeluaran Barang

 73

4.2.3.2. Diagram Konteks

Surat Pengajuan ATK

UNIT KERJA Bon Barang , Tanda pengeluaran Barang 2 Bon Barang ACC
SUB BAG
UMUM
Surat Pengajuan Barang

Surat Pengajuan ATK disetujui

Bukti Retur,Tanda pengeluaran Barang 1
Sistem Persediaan
dan inventaris Barang
Bon Barang Terisi

Faktur ditanda tangan

REKANAN

Gambar 4.15. Diagram konteks persediaan dan inventarisasi

barang yang diusulkan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas

Petugas Bagian umum dan Pimpinan sedangkan untuk entitas luarnya yaitu

entitas Unit Kerja, entitas Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum Umum.

Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :

a. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang atau Bon

Barang terisi yang telah disetujui oleh kepala sub bagiannya kepada

Sistem, Setelah mengalami proses yang berjalan system memberikan

form Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh Surat Pengajuan

Barang disetujui selanjutnya ke Kasubag umum.

b. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Acc Kepada Unit

kerja.
 74

c. Rekanan memberikan faktur, bukti penerimaan barang ke system

dan menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah

di tanda tangani.

d. Sub Bagian Umum menerima Surat Pengajuan ATK dan Bon

Barang yang telah disetujui, menerima Bon Baran terisi oleh Unit

Kerja yang mengajukan, dan Menerima Laporan Penerimaan

Barang.

e. Sub Bagian Umum menerima tanda penerimaan barang dari unit

kerja sebagai pengantar untuk mengembalikan barang, lalu unit kerja

yang mengembalikan barang tersebut menerima bukti pengembalian

barang dari subag umum.

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang diusulkan

 75

Gambar 4.16. DFD Level 0 Yang diusulkan

 76

a. DFD Level 1 Proses 1

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan

Pengajuan ATK/Barang Pengajuan Barang dicek Sub bag

Unit Kerja umum

Pengajuan disetujui

Lap. Pangajuan Barang

1.1 1.2.
Verifikasi Kartu Enry
Persediaan Pengajuan
Data persediaan

Persediaan

1.3
Data Pengajuan Cetak
Pengajuan
Barang
Pengajuan

:
Detail pengajuan

Gambar 4.17. DFD Level 1 Proses 1 Yang diusulkan

b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan :

R ekanan F a k tu r

2 .1
T e r im a B a r a n g
m asuk

D a ta P e n e rim a a n
B a ra n g
2 .3
S im p a n 2 .2
B a ra n g M a su k D a ta B a ra n g y a n g d ie rim a Cek
P e n e rim a a n

P e rs e d ia a n
D a ta B a ra n g M a s u k

Gambar 4.18. DFD Level 1 Proses 2 Yang diusulkan

 77

c. DFD Level 1 Proses 4

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diusulkan :

Bon Barang
Unit Kera Sub bag umum

Tanda Pengeluaran Barang

4.1
Data Barang Keluar Cek Data Barang Persediaan
Persediaan
Barang
Pengeluaran

Persediaan

4.2 4.3
Catat Cetak
Pengeluaran Pengeluaran
Barang Data Pengeluaran Barang Barang

Tanda Pengeluaran Barang

Gambar 4.19. DFD Level 1 Proses 4 Yang diusulkan

d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5

yang diusulkan
 78

Unit Kerja Tanda Pengeluaran Barang 2

Pengembalian 5.1
Cek Retur
Barang

Detail Barang Retur

Data Retur Barang

5.3 5.2
Simpan Terima Barang
Barang Retur Data Barang yang diretur Retur

Persediaan
Detail Barang
 

Gambar 4.20. DFD Level 1 Proses 5 Yang diusulkan

4.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di

dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan

dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.

1. Kamus data Pengajuan

Nama Arus Data : Data Pengajuan

Alias : -
 79

Bentuk Data : Surat Pengajuan

Arus Data : Entitas Kasubag umum - Proses 1.2

Proses 1.2 File Pengajuan

Deskripsi : Merupakan Surat Pengajuan ATK/ Barang
Periode : -
Struktur data : No_Ajuan,No_Surat_Ajuan,Tgl_Ajuan,Kode_Un
it,Jenis_Keperluan,
Kode_Barang,Jumlah_Barang,Satuan

2. Kamus data Persediaan

Nama Arus Data : Data Persediaan

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : File Persediaan – Proses 1.2

Rekanan - Proses 2.1

Proses 2.1 – Proses 2.2

Proses 2.2 – Proses 2.3.

Proses 2.3. – File Persediaan

File Persediaan – Proses 4.1

Deskripsi : Merupakan data Persediaan

Periode : -

Struktur data : No_Faktur, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk,

Kode_Rekanan, Kode_Petugas, Kode_Barang,

 80

Hargasatuan, Satuan, Thn_Anggaraan, Periode,

Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Jumlah_Sedia

3. Kamus data Pengeluaran

Nama Arus Data : Data Pengeluaran

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Unit Kerja - Proses 4.1

File Persediaan – Proses 4.1

Proses 4.1. – Proses 4.2

Proses 4.2 – File Pengeluaran

Deskripsi : Merupakan Bon Keluar ATK/ Barang

Periode : -

Struktur data : Notransaksi, Kode_Petugas, Kode_Unit,

Tgl_Keluar,Kode_Barang, Satuan, Jumlahkeluar

 
 81

4. Kamus data Pengembalian

Nama Arus Data : Data Pengembalian

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Unit Kerja - Proses 5.1

Proses 5.1. – Proses 52

Proses 5.2 – File Pengembalian

Deskripsi : Merupakan Dokumen Pengembalian atk/barang

Periode : -

Struktur data : Noretur, Notransaksi, Kode_Petugas,

Nip_Pegawai, Tgl_Keluar, Satuan,
Jumlahkembali

5. Kamus data Barang

Nama Arus Data : Data Barang

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Rekanan – Proses 2.1

Proses 2.1 – Proses 2.2

Proses 2.2 – Proses 2.3.

Proses 2.3. – File Persediaan

Deskripsi : Merupakan data Barang Masuk

 82

Periode : -

Struktur data : Kode_Barang,Nomor, Nama_Barang, Type,

Merk, Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan,

Stokminimal, Stokakhir

6. Kamus data Rekanan

Nama Arus Data : Data Rekanan

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Rekanan – Proses 2.1

Proses 2.1 – File Rekanan

Deskripsi : Merupakan data rekanan

Periode : -

Struktur data : Kode_Rekanan, Nama_Rekanan,

Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan,

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp,

No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup, Bidang_Usaha,

Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp

 
 83

7. Kamus data Unit Kerja

Nama Arus Data : Data Unit Kerja

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Unit Kerja – Proses 4.1

Proses 4.1– Proses 4.2

Deskripsi : Merupakan data Unit kerja

Periode : -

Struktur data : Kode_Unit, Nama

8. Kamus data Pegawai

Nama Arus Data : Data Pegawai

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Entitas Unit Kerja – Proses 1.1

Deskripsi : Merupakan data Pegawai

Periode : -

Struktur data : NIP_Pegawai,Nama_Pegawai,

Jabatan,Kode_Unit

9. Kamus data Stok Opname

Nama Arus Data : Data stok opname

Alias : -
 84

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Proses 3.0 – File Persediaan

Deskripsi : Merupakan Kegiatan Stok opname Barang

Periode : -

Struktur data : No_so, tgl_so,keterangan, Kode_Barang, Satuan,

harga, jumlah,baik,rusak,hilang

4.2.3. Perancangan Basis Data

Perancangan Basis Data ini dibuat dengan tujuan untuk

mengidentifikasi isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah digunakan

pada database.

4.2.4.1. Normalisasi

Normalisasi bertujuan untuk mengatur data kedalam kelompok-

kelompok sehingga masing-masing kelompok hanya menangani bagan

kecil. Bentuk normalisasi dari sistem informasi persediaan dan intventarisasi

barang adalah sebagai berikut.

1) Bentuk Unnormalisasi

Tabel Persediaan: {Kode_Barang,Nomor, Nama_Barang, Type, Merk,

Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir,

Kode_Rekanan, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan,

 85

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup,

Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp, Kode_Unit,

Nama_Unit, Nama_Pegawai, Nip, No_Ajuan, No_Surat_Ajuan,

Tgl_Ajuan, Kode_Unit, Jenis_Keperluan,

Kode_Barang,Jumlah_Barang,Satuan, No_Faktur, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk,

Kode_Rekanan, Kode_Petugas, Kode_Barang, Hargasatuan, Satuan,

Thn_Anggaraan, Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Jumlah_Sedia, Notransaksi, Kode_Petugas, Kode_Unit,

Tgl_Keluar,Kode_Barang, Satuan, Jumlahkeluar, Noretur, Notransaksi,

Kode_Petugas, Nip_Pegawai, Tgl_Kembali, Kode_Barang,Satuan,

Jumlahkembali, Nip_Petugas, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang,

Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran,

Pengembalian, Laporan, Jabatan1, Jenisbrg, Kategori, Pegawai, No_so,

tgl_so,keterangan, Kode_Barang, Satuan, harga, jumlah,baik,rusak,hilang

2) Bentuk Normal Pertama (1st NF)

Tabel Persediaan: {Kode_Barang, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk,

Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir,

Kode_Rekanan, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan,

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup,

Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp, Kode_Unit,

Nama_Unit, Nama_Pegawai, Nip, No_Ajuan, No_Surat_Ajuan,

Tgl_Ajuan, Jenis_Keperluan,Jumlah_Barang, Satuan, No_Faktur,

 86

Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Petugas, Hargasatuan, Satuan,

Thn_Anggaraan, Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Jumlah_Sedia, Notransaksi, Tgl_Keluar, Satuan, Jumlahkeluar, Noretur,

Nip_Pegawai, Tgl_Kembali, Satuan, Jumlahkembali, Nip_Petugas, Jabatan,

Password, Namapetugas, Barang, Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan,

Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian, Laporan, Jabatan, Jenisbrg,

Kategori, Pegawai, No_so, tgl_so,keterangan, baik,rusak,hilang}

3) Bentuk Normal Kedua (2nd NF)

Tabel Barang:

{Kode_Barang*, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis, Kategori,

Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir}

Tabel Rekanan :

{Kode_Rekanan*, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan,

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup,

Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp}

Tabel Unit Kerja :

{Kode_Unit*, Nama_Unit, Nama_Pegawai, Nip}

Tabel Petugas :
 87

{Nip_Petugas*, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas,

Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian,

Laporan, Jabatan, Jenisbrg, Kategori, Pegawai }

Tabel Pengajuan :

{No_Ajuan*, No_Surat_Ajuan, Tgl_Ajuan, Jenis_Keperluan, Kode Barang

, Jumlah_Barang, Satuan,}

Tabel Persediaan :

{No_Faktur*, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Petugas, Hargasatuan, Satuan,

Thn_Anggaraan, Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Kode_Barang, Jumlah_Sedia}

Tabel Pengeluaran :

{Notransaksi*, Tgl_Keluar, Satuan, Kode_Barang, Jumlahkeluar

No_Ajuan }

Tabel Pengembalian :

{Noretur*, Notransaksi, Kode_Petugas, Nip_Pegawai, Tgl_Kembali,

Kode_barang,Satuan, Jumlahkembali}

Tabel Stokopname :

{no_so*, tgl_so, Keterangan  no_so, no_urut, Kode_Barang, Harga, Satuan,

Jumlah, Baik, Rusak, Hilang}

 88

4) Bentuk Normal Ketiga (3nd NF)

Tabel Barang:

{Kode_Barang*, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis, Kategori,

Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir}

Tabel Rekanan :

{Kode_Rekanan*, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan,

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup,

Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp}

Tabel Unit Kerja :

{Kode_Unit*, Nama_Unit}

Tabel Pegawai:

{NIP_Pegawai*, Nama_Pegawai, Jabatan, Kode_Unit **}

Tabel Petugas :

{Nip_Petugas*, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas,

Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian,

Laporan, Jabatan1, Jenisbrg, Kategori, Pegawai }

Tabel Pengajuan :
 89

{No_Ajuan*, No_Surat_Ajuan, Tgl_Ajuan, Kode_Unit**,

Jenis_Keperluan,}

Tabel Pengajuan_Detail :

{No_Ajuan*, Kode_Barang* , Jumlah_Barang, Satuan,}

Tabel Persediaan :

{No_Faktur*, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Rekanan**, Kode_Petugas**)

Tabel Persediaan_Detail :

{No_Faktur*, Kode_Barang*, Hargasatuan, Satuan, Thn_Anggaraan,

Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa, Jumlah_Sedia}

Tabel Pengeluaran :

{Notransaksi*, Kode_Petugas**, Kode_Unit**, Tgl_Keluar, Satuan,

Jumlahkeluar, No_Ajuan **}

Tabel Pengeluaran_Detail :

{Notransaksi*, Kode_Barang*, Satuan, Jumlahkeluar}

Tabel Pengembalian :

{Noretur*, Notransaksi, Kode_Petugas, Nip_Pegawai, Tgl_Kembali,}

Tabel Pengembalian_Detail :
 90

{Noretur*, Kode_barang*,Satuan, Jumlahkembali}

Tabel Stokopname :

{no_so*, tgl_so, Keterangan}

Tabel Stokopname_detail :

{no_so**, no_urut, Kode_Barang**, Harga, Satuan, Jumlah, Baik, Rusak,

Hilang}

Keterangan :

* : Primary Key

** : Foreign Key

4.2.4.2. Relasi Tabel

Table relasi merupakan gambaran dari kelompok penyimpanan

data yang ada pada sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi

Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dan

menunjukan hubungan antar kelompok beserta tribut yang dimilikinya

setelah proses normalisasi. Hal ini bertujuan untuk membantu mengetahui

semua kelompok penyimpanan data yang terdapat pada sistem informasi

persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Padjadjaran. Adapun hasil relasi table beserta atribut

yang terdapat di dalamnya dapat dilihat pada gambar 4.17. dibawah ini.
 91

Persediaan Rekanan
Persediaan_Detail
PK No_Faktur PK Kode_Rekanan

Nam a_Rekanan
Tgl_Faktur Pem ilik_Rekanan
No_Faktur
Tgl_M asuk Alam at_Rekanan
Kode_Barang
Kode_Rekanan No_Telp_Rekanan
Hargasatuan No_Fax_Rekanan
Kode_Petugas
Satuan Npwp
Thn_Anggaraan No_Tdp
Periode Tgl_Tdp
Petugas Siup
Tahun_Peroleh
Bidang_Usaha
Kondisi PK Kode_Petugas Sub_Bidang
No_Sppa Nam a_Cp
Jumlah_Sedia Petugas Notelp_Cp
Nip_Petugas
Jabatan
Password Pengeluaran
Login
Level PK Notransaksi
Barang
Kode_Petugas
PK Kode_Barang NIP_Pegawai
Pengeluaran Detail
Tgl_Keluar
Nama_Barang No_Ajuan
Type
M erk Notransaksi
Jenis Kode_Barang Pegawai
Hargasatuan Satuan PK NIP_Pegawai
Satuan Jumlahkeluar
Stokminimal Jabatan Unit Kerja
Stokakhir Nam a
Kode_Unit PK Kode_Unit
Pengajuan_Detail
Nama_Unit

Pengem balian_Detail No_Ajuan Stokopnam e_detail

Kode_Barang
Jumlah_Barang
No_Retur Satuan Pengajuan no_so
Kode_Barang no_urut
Satuan PK No_Ajuan Kode_barang
Jum lah_Kem bali Pengem balian Harga
Satuan
PK No_Retur
No_Surat_Ajuan Jum lah
Tgl_Ajuan Baik
Jenis Barang NoTransaksi NIP_Pegawai Rusak
PK Jenis Kode_Petugas Jenis_Keperluan Hilang
NIP_Pegaw ai
Kodekategori Tgl_kem bali  
Jenisbarang stokopnam e
Kategori
PK no_so
PK Kodekategori
tgl_so
Nam akategori Keterangan

Gambar 4.21 Relasi Tabel

 92

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram

Perancangan ERD bertujuan untuk mengetahui atau

menggambarkan entitas sebagai penyimpana data dan relasi antar entitas

tersebut. Adapun entitiy relationship diagram (ERD) yang terdapat pada

sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dapat dilihat pada gambar

4.18. di bawah ini.

Kode_Petugas Nama_Petugas

Petugas
1
Tgl_Keluar
NoTransaksi
Pengeluaran

No_Faktur
Kode_Rekanan Kode_Barang
N
1 N
Rekanan Persediaan Barang N No_Retur
N
Nama_Barang
Nama_Rekanan Tgl_Faktur
Pengembalian
No_Ajuan Pengajuan

Tgl_Kembali
Tgl_Ajuan

1
Unit Kerja
1

Kode_Unit Nama_Unit

Gambar 4.22 Entitiy Relationship Diagram

 93

4.2.4.4. Struktur File

Struktur file adalah penggambaran tentang file-file dalam tabel

sehingga dapat dilihat bentuk file-file tersebut baik field-fieldnya, tipe

datanya serta ukuran dari data tersebut. Berikut ini adalah struktur file pada

Pengembangan sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang

di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

1) Struktur File Barang

Tabel 4.3. Struktur File Barang

No Filed Name Type Size Key

1 Kode_Barang Varchar 10 Primary Key

2 Nama_Barang Varchar 50

3 Type Varchar 35

4 Merk Varchar 35

5 Jenis Varchar 35

6 Kategori Varchar 35

7 Hargasatuan Float 8

8 Satuan Varchar 25

9 Stokminimal Int 4

10 Stokakhir Int 4
 94

2) Struktur File Pegawai

Tabel 4.4. Struktur File Pegawai

No Filed Name Type Size Key

1 Nip_Pegawai Varchar 21 Primary Key

2 Jabatan Varchar 35

3 Nama_Pegawai Varchar 35

4 Kode_Unit Varchar 6 Foreign Key

3) Struktur File Unit Kerja

Tabel 4.5. Struktur File Unit Kerja

No Filed Name Type Size Key

1 Kode_Unit Varchar 6 Primary Key

2 Nama_Unit Varchar 35

4) Struktur File Rekanan

Tabel 4.6. Struktur File Rekanan

No Filed Name Type Size Key

1. Kode_Rekanan Varchar 6 Primary Key

2. Nama_Rekanan Varchar 50

 
 95

Tabel 4.6. Struktur File Rekanan (lanjutan)

No Filed Name Type Size Key

3. Pemilik_Rekanan Varchar 50

4. Alamat_Rekanan Varchar 100

5. No_Telp_Rekanan Varchar 12

6. No_Fax_Rekanan Varchar 12

7. Npwp Varchar 22

8. No_Tdp Varchar 22

9. Tgl_Tdp Date 8

10. Siup Varchar 22

11. Bidang_Usaha Varchar 55

12. Sub_Bidang Varchar 35

13. Nama_Cp Varchar 35

14. Notelp_Cp Varchar 22

5) Struktur File Petugas

Tabel 4.7. Struktur File Petugas
No Filed Name Type Size Key

1. Nip_Petugas Varchar 20 Primary Key

2. Jabatan Varchar 35

3. Password Varchar 10
 96

Tabel 4.7. Struktur File Petugas (lanjutan)

No Filed Name Type Size Key

4. Namapetugas Varchar 50

5. Barang Enum [y/n]

6. Petugas Enum [y/n] 

7. Unit_Kerja Enum [y/n] 

8. Rekanan Enum [y/n] 

9. Pengajuan Enum [y/n] 

10. Persediaan Enum  [y/n] 

11. Pengeluaran Enum  [y/n] 

12. Pengembalian Enum  [y/n] 

13. Laporan Enum  [y/n] 

14. Jabatan Enum  [y/n] 

15. Jenisbrg Enum  [y/n] 

16. Kategori Enum  [y/n] 

17. Pegawai Enum  [y/n] 

 97

6) Struktur File Persediaan

Tabel 4.8. Struktur File Persediaan

No Filed Name Type Size Key

1. No_Faktur Varchar 15 Primary Key

2. Tgl_Faktur Date 8

3. Tgl_Masuk Date 8

4. Kode_Rekanan Varchar 6 Foreign Key

5. Kode_Petugas Varchar 6 Foreign Key

7) Struktur File Persediaan Detail

Tabel 4.9. Struktur File Persediaan Detail

No Filed Name Type Size Key

1. No_Faktur Varchar 15 Foreign Key

2. Kode_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. Hargasatuan Float 8

4. Satuan Varchar 25

5. Thn_Anggaraan Int 4

6. Periode Int 4

7. Tahun_Peroleh Int 4

8. Kondisi Varchar 25

9. No_Sppa Varchar 25

10. Jumlah_Sedia Float 4

 98

8) Struktur File Pengajuan

Tabel 4.10. Struktur File Pengajuan
No Filed Name Type Size Key

1. No_Ajuan Varchar 6 Primary Key

2. No_Surat_Ajuan Varchar 8

3. Tgl_Ajuan Date 8

4. Kode_Unit Varchar 6 Foreign Key

5. Jenis_Keperluan Int 50

9) Struktur File Pengajuan Detail

Tabel 4.11 Struktur File Pengajuan Detail

No Filed Name Type Size Key

1. No_Ajuan Varchar 15 Foreign Key

2. Kode_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. Jumlah_Barang Float 8

4. Satuan Varchar 25
 99

10) Struktur File Pengeluaran

Tabel 4.12. Struktur File Pengeluaran

No Filed Name Type Size Key

1. Notransaksi Varchar 10 Primary Key

2. Kode_Petugas Varchar 6 Foreign Key

3. Kode_Unit Varchar 6 Foreign Key

4. Tgl_Keluar Date 8

5. No_Ajuan Varchar 6

11) Struktur File Pengeluaran Detail

Tabel 4.13. Struktur File Pengeluaran Detail

No Filed Name Type Size Key

1. Notransaksi Varchar 10 Foreign Key

2. Kode_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. Satuan Varchar 35

4. Jumlahkeluar Int 4
 100

12) Struktur File Pengembalian

Tabel 4.14. Struktur File Pengembalian

No Filed Name Type Size Key

1. No_Retur Varchar 10 Primary Key

2. Notransaksi Varchar 10

3. Kode_Petugas Varchar 6 Foreign Key

4. Nip_Pegawai Varchar 6 Foreign Key

5. Tgl_Kembali Date 8

13) Struktur File Pengembalian Detail

Tabel 4.15. Struktur File Pengembalian Detail
No Filed Name Type Size Key

1. No_Retur Varchar 10 Foreign Key

2. Kode_Barang Varchar 10 Foreign Key

3. Satuan Varchar 35

4. Jumlahkeluar Int 4

14) Struktur File Stokopname

Tabel 4.16. Struktur File Stokopname

No Filed Name Type Size Key

1. No_so Varchar 15 Primary Key

2. Tgl_so Date 8
 101

3. Keterangan Varchar 200

15) Struktur File Stokopname Detail

Tabel 4.17. Struktur File Pengembalian Detail
No Filed Name Type Size Key

1. No_so Varchar 15 Foreign Key

2. No_urut Int 10

3. Kode_Barang Varchar 10 Foreign Key

4. Harga Float

5. Satuan Int 4

6. Jumlah Int 4

7. Baik Int 4

8. Rusak Int 4

9. Hilang Int 4

4.2.4.5. Kodifikasi

Pengkodean merupakan suatu inisialisasi kode yang

bersifat unik atau tidak boleh ada yang sama. Hal ini dilakukan

utuk memudahkan dalam mengidektifikasi perbedaan dari

suatu data sehinggan tidak terdapat redudansi atau pengulangan

data yang sama. Adapun pengkodean yang terdapat pada

sistem informasi persediaan dan Inventaris barang yaitu :

 102

XXX XXX XXXX

No Urut

Jenis Barang

Kategori Barang
Contoh : 1010010002

101 : Kategori Barang

001 : Jenis Barang

0002 : No Urut

1) Kode Nomor Induk Pegawai

XXXX XX XX XXXX XX X XXX

No Urut

Jenis Kelamin

Bulan Pengangkatan

Tahun Pengangkatan

Tanggal Lahir

Bulan Lahir
 
Tahun Lahir
 103

Contoh : 197507222008101002

1975 : Tahun Lahir Pegawai

07 : Bulan Lahir Pegawai

22 : Tanggal Lahir Pegawai

2008 : Tahun Pengangkatan Pegawai

10 : Bulan Pengangkatan Pegawai

1 : Jenis Kelamin Pegawai

002 : No Urut Pengangkatan Pegawai

  / XX
XXXX X XXXX / XX / XXXX

 
Tahun

 
Perihal Surat

  Fakultas

Jabatan
 

  Kode Unpad

 
No Urut
 104

Contoh : 0002/H6.6.FISIP/PP/2010

0002 : No urut

H6 : Kode Unpad

6 : Jabatan

FISIP : Fakultas

PP : Perihal

2010 : Tahun

4.2.5. Perancangan Antar Muka

Pada sub bab ini akan menjelaskan tentang perancangan program

sistem informasi persediaan dan Inventaris barang yang dibangun meliputi

perancangan input dan perancangan output yang ada pada program aplikasi

sistem informasi persediaan dan Inventaris barang Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. Hal ini dilakukan untuk

mempermudah pengguna dalam mengetahui proses input dan output yang

terdapat pada program aplikasi sistem informasi persediaan dan Inventaris

barang
 105

4.2.5.1. Struktur Menu

Dalam memberikan kemudahan baik kepada pengguna maupun

kepada pihak yang membutuhkan, maka dirancang suatu program dengan

memberikan berbagai macam kemudahan dan memberikan informasi yang

cepat dan akurat. Untuk rancangan menu utama adalah sebagai berikut.

Gambar 4.23 Struktur Menu

4.2.5.2. Perancangan Input

Perancangan input yaitu desain yang dirancang untuk menerima

masukan dari pengguna sistem. Rancangan input ini harus dapat
memberikan kejelasan bagi pengguna baik dari bentuk maupun masukan-
masukan yang harus diisi. Perancangan input berguna untuk media
pencatatan data yang merupakan sumber data untuk pengolahan data.
 106

1) Tampilan Form Barang

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Barang. Adapun
rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: B a ra n g ::.. - X
T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

J e n is H a rg a S a tu a n
K o d e B a ran g S a tu a n
N a m a B aran g S to k M in im a l
Type S to k A k h ir
M e rk

P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.24 Rancangan Form Barang

2) Tampilan Form Petugas

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Petugas. Adapun
rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: P e tu g a s ::.. - X
T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

A kses M enu
N IP
Baran g P e r s e d ia a n
N a m a P e tu g a s Petu g as P e n g e lu a r a n
U n it K e r j a P e n g e m b a lia n

  J a b a ta n
P assw o rd
Rekan an
Pe n g a ju an
Lap o ran
J e n is B a r a n g
Kateg o ri Peg aw ai

P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.25 Rancangan Form Petugas

 107

3) Tampilan Form Pegawai

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Pegawai. Adapun

rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: P e g a w a i ::.. - X

Tam bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

  N IP
N am a P egaw ai
J a b a ta n

U n it K e rja
 

  P e n c a ria n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.26 Rancangan Form Pegawai

4) Tampilan Form Jabatan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Jabatan. Adapun

rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: J a b a ta n ::.. - X

Tam bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

K o d e J a b a ta n
N a m a J a b a ta n

P e n c a ria n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a rk a n

Gambar 4.27. Rancangan Form Jabatan

 108

5) Tampilan Form Jenis Barang

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Jenis Barang.
Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

  ..:: J e n is B a r a n g ::.. - X

T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

K o d e K a te g o ri

N om or

J e n is

P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.28. Rancangan Form Jenis Barang

6) Tampilan Form Jenis Kategori
Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Kategori. Adapun
rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: K a te g o ri ::.. - X

T a m b a h E d it S im p a n B a ta l H a p u s K e lu a r

K o d e K a te g o ri
N a m a K a te g o ri

P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e rd a a rk a n

Gambar 4.29. Rancangan Form Kategori

 109

7) Tampilan Form Unit Kerja

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data unit kerja.
Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: U n it K e r ja :: .. - X
 
T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus K e lu a r

K o d e U n it
N a m a U n it

P e n c a r ia n D a t a
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.30 Rancangan Form Unit Kerja

8) Tampilan Form Rekanan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data rekanan. Adapun
rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..::R ekanan::.. - X

T am bah S im pan E dit B atal H apus K eluar

K ode R ekanan N o TD P
  N am a P em ilik Tgl T D P

N am a P erusahaan SIU P
A lam at B idang U saha
N o T elp Sub B idang

N o F ak N am a K ontak Person
N PW P N o Telp C P

P encarian D ata
P encarian B erdaarkan

Gambar 4.31. Rancangan Form Rekanan

 110

9) Tampilan Form Pengajuan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data pengajuan
atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: Pengajuan ::.. - X

 
Tambah Edit Simpan Batal Hapus Keluar

No Ajuan Cari Data

  No Surat Ajuan Browse

Tgl Ajuan

NIP Pegawai
  Jenis Keperluan

 
Hapus Item Barang
Pencarian Data
  Pencarian Berdaarkan

Gambar 4.32. Rancangan Form Pengajuan

10) Tampilan Form Persediaan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data persediaan
atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut
.. :: P e r s e d ia a n ::.. - X
T am b ah E d it S im p a n B a ta l H ap u s K e lu a r

N o F a k tu r C a ri D a ta
T g F a k tu r B ro w s e

T g l M asu k
K o d e R e k an an

H a p u s Ite m B a ra n g
P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e rd a a rk a n

Gambar 4.33. Rancangan Form Persediaan

 111

11) Tampilan Form Pengeluaran

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data pengeluaran
atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

.. :: P e n g e lu a r a n ::.. - X
T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus C e ta k K e lu a r

N o T ra n sa k si C a ri D a ta
N o A ju a n B ro w s e
N IP P eg a w ai

T g l K e lu a r

H a p u s Ite m B a ra n g
P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.34. Rancangan Form Pengeluaran

12) Tampilan Form Pengembalian

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data pengembalian
atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut
..:: P e n g e m b a lia n ::.. - X
T am bah E d it S im p a n B a ta l H apus C e ta k K e lu a r

N o R e tu r C a r i D a ta
N o T ran ask asi B ro w s e

N IP P eg aw ai
T g l K e m b a li

H a p u s I te m B a r a n g
P e n c a r ia n D a ta
P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.35. Rancangan Form Pengembalian

 112

13) Tampilan Form Stok Opname

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data stokopname
atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

Gambar 4.36. Rancangan Form Stokopname

4.2.5.3. Perancangan Output

Perancangn output merupakan keluaran yang dihasilkan setelah

pengolahan data untuk kemudian dicetak

1. Daftar Rekanan
Perancangan Daftar rekanan merupakan laporan daftar rekanan yang
bekerja sama / tunjuk untuk menyediakan barang-barang yang dipesan.
 113

LAPORAN DATA REKANAN

Kode Nama Pemilik Alamat No Tlp No CP No CP
Rekanan Rekanan Rekanan Rekanan Fax
               
               
               

Gambar 4.37. Rancangan daftar Rekanan

2. Daftar Pegawai
Perancangan daftar pegawai merupakan laporan pegawai yang ada di
lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran
UNPAD.

DAFTAR PEGAWAI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNPAD

KODE UNIT : ……….. , ……………………………………………….. 

 
NIP Nama Jabatan
     
     
     

Gambar 4.38. Rancangan daftar pegawai

 114

3. Daftar Unit Kerja

Perancangan daftar unit kerja merupakan laporan unit kerja yang ada di

lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

UNPAD.

DAFTAR UNIT KERJA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNPAD

 
KODE Nama Unit Kerja
   
   
   
   

Gambar 4.39. Rancangan daftar unit kerja

4. Daftar Barang

Perancangan daftar barang merupakan laporan stok barang yang ada di

lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

UNPAD.

DAFTAR BARANG
No Kode Barang Nama Barang Stok Min Stok Akhir
         
         
         
         
         
         
         

Gambar 4.40. Rancangan daftar barang

 115

5. Daftar stok alert barang

Perancangan daftar stok alert barang merupakan laporan stok barang

yang sudah minim yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Padjadjaran UNPAD.

DAFTAR BARANG STOK ALERT

No Kode Barang Nama Barang Stok Min Stok Akhir
         
         
         
         
         
         

TotalTotal
Data :xx data:
Data

Gambar 4.41 Rancangan daftar stok alert barang

6. Laporan barang masuk

Perancangan laporan barang masuk merupakan laporan penerimaan

barang setelah barang diterima dari rekanan.

LAPORAN BARANG MASUK

No Faktur : xxxxx
Tgl Faktur : xxxxx
Nama Rekanan
 
: xxxxx
Kode Nama Barang Satuan Harga satuan Jumlah
Barang
         
         

Gambar 4.42. Rancangan laporan penerimaan barang

 116

7. Laporan Pengajuan barang

Perancangan laporan pengajuan barang merupakan laporan pengajuan

barang dari unit-unit kerja yang melakukan pengajuan.

LAPORAN PENGAJUAN BARANG

NIP : xxxxx Tgl ajuan : xxxx

Nama Pegawai : xxxxx No Surat Ajuan : xxxx
Unit Kerja : xxxxx
Jenis Keperluan : xxxxx

Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah

       
       
       

Gambar 4.43. Rancangan laporan Pengajuan barang

8. Laporan Pengeluaran barang

Perancangan laporan pengeluaran barang merupakan laporan

pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

LAPORAN BARANG KELUAR

No Transaksi : xxxxx
Nip Pegawai : xxxx
Nama Pegawai : xxxx
Tgl Keluar : xxxx
Unit Kerja : xxxx 
No Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah
         
         

Gambar 4.44. Rancangan laporan pengeluaran barang

 117

9. Laporan Tanda Pengeluaran barang

Perancangan laporan tanda pengeluaran barang merupakan laporan

tanda pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran Bandung,…………………..
No Barang Keluar . : xxxxxxxxx Kepada : xxxxxxx

TANDA PENGELUARAN BARANG

No Nama Barang Banyaknya Satuan Keterangan
         
         
         
         
Barang Diterima :
Tgl : …….. Penanggungjawab gudang
Oleh :

………………………………..                                   ……………………….                            

Gambar 4.45. Rancangan tanda pengeluaran barang

10. Laporan barang retur

Perancangan laporan barang retur merupakan laporan barang retur dari

dari pegawai masuk ke gudang.

LAPORAN BARANG RETUR

No.Retur : xxxxxx
Nip Pegawai : xxxxxxxxxx
Nama Pegawai : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tgl Retur : xx/xx/xxxx
 
Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah

       
                                                                                            

Gambar 4.46. Rancangan laporan barang retur

 118

11. Tanda Retur barang

Perancangan Tanda Retur Barang merupakan bukti penerimaan barang

barang yang diretur dari pegawai ke petugas gudang.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran

Bandung, …………….
No.Barang Retur : xxxxxxxx Kepada : Petugas Gudang

TANDA RETUR BARANG

No Nama Barang Banyaknya Satuan Keterangan
         
         
                                                                                            
Barang diterima oleh : diserahkan oleh:

…………… ……………………..

Gambar 4.47. Rancangan tanda retur barang

 119

12. Kartu Barang Invetaris

Perancangan Kartu Barang Invetaris merupakan Kartu Kendali barang

Invetaris yang berada disetiap unit kerja .

Kementerian Pendidikan Nasional

Logo Universitas Padjadjaran
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Bagian : xxxxxxxx
Ruangan : xxxxxxxx
KARTU BARANG INVENTARIS
No Nama Type/Mer Kuan Kon- Th.Per- Keterangan
Barang k titas disi olahan
             
             
                                                                                            
Penanggungjawab Barang Bandung,............
Inventaris ruangan : Kepala Bagian ...............

…………… ……………………..

Gambar 4.48. Rancangan Barang Inventaris

 120

13. Laporan Stok Opname

Perancangan Laporan Stok Opname merupakan Laporan Stok Opname

setiap periode untuk mengupdate barang yang ada.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Padjadjaran

No SO : xxxxxxxx
Tgl SO : xxxxxxxx
Keterangan :
LAPORAN STOK OPNAME
No Nama Stok Satuan Baik Rusak Hilang
Barang Akhir
             
             
                                                                                            
Diperiksa oleh Penanggungjawab Gudang

Gambar 4.49. Rancangan Laporan Stok Opname

4.2.5.4. Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsitektur jaringan yang akan digunakan dalam

aplikasi Pengembangan Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi

Barang ini menggunakan topologi star, keuntungan dari pemakaian

topologi ini adalah :

a. Mudah dalam instalasi dan pengkabelan.

b. Tidak ada gangguan dalam jaringan, pada saat memasang

peralatan ataupun melepas peralatan.

c. Mudah untuk mendeteksi kesalahan.

d. Mudah untuk melepas peralatan.

 121

Gambar 4.50. Perancangan Arsitektur Jaringan (Topologi Star)