BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada perkembangan kehidupan manusia di era globalisasi seperti sekarang ini,

teknologi informasi telah berkembang begitu pesat. Peran teknologi

mempunyai kaitan yangerat dalam bidang ilmu komputer. Teknologi

informasi sangatlah berperan penting dalam proses perpindahan informasi dari

satu tempat ke tempat yang lainnya dan tidak lagi membutuhkan waktu yang

lama, bahkan interaksi secara lisan maupun tertulis tidak harus dilakukan

dengan secara langsung karena sudah bisa memanfaatkan teknologi informasi.

Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk

mendukung aktivitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung

efektifitas dan efesiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun

instansi pemerintah, aktivitas komunikasi memegang peranan yang sangat

penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi

berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Teknologi Informasi pada saat sekarang ini memegang peran penting dalam

kehidupan bermasyarakat, baik dalam bidang sosial maupun ekonomi.

Teknologi komputer dalam penggunaan sistem informasi merupakan suatu

sarana media informasi yang diperlukan untuk melakukan pengelolaan data

secara cepat dan efisien. Dengan dukungan komputerisasi, Di mana dengan

sistem ini dapat memudahkan pegawai dalam pengelolaan surat masuk dan

1
surat keluar ataupun dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan

cepat sehingga terlihat lebih efektifitas dan efisiensi waktu kerja.

Demikian halnya dengan Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada

kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong masih

dilakukan secara manual dengan mengelompokkan dokumen-dokumen yang

sejenis yaitu surat masuk dan surat keluar. Dengan menggunakan

penyimpanan dokumen secara manual belum optimal. Dengan cara manual

itu masih sering timbul permasalahan-permasalahan yang membuat data sulit

dikelola dengan baik. Salah satu yang jadi permasalahannya yang terjadi

adalah sering terjadi kesulitan dalam mencari atau mendapatkan akses kembali

data arsip yang akan dibutuhkan karena harus mencari satu persatu pada buku

induk, petugas kesulitan dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk

memberikan informasi yang dibutuhkan.

Penelitian yang selaras dengan penelitian ini adalah Penelitian yang dilakukan

oleh Riswandi Ishak, Setiaji, Fajar Akbar, dan Mahmud Safudin yang berjudul

“Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis

Web Menggunakan Metode Waterfall”.Persamaan penelitian terdahulu

dengan yang penulis teliti adalah terletak pada metode pengembangan sistem

yang menggunakan metode air terjun (waterfall).Penelitian yang dilakukan

oleh Raden Erwin Gunadhi Rahayu, Ade Sutedi dan Valentiana Anggun

Rahayu yang berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Online Desa

Menggunakan Metode Rational Unified Proces Berbasis Web”.Persamaan

2
 penelitian terdahulu dengan yang penulis teliti adalah terletak pada metode

pengujian yang menggunakan metode Blackbox Testing.

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis melakukan studi dengan judul

“Rancang BangunSistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar Berbasis Web di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten

Rejang Lebong”.

1.2 Identifikasi Masalah

1. Belum adanya Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong.

2. Perlu adanya Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong

perkembangan teknologi informasi.

1.3 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Perancangan Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang

Lebong ?

2. Bagaimana cara mengaplikasikan Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan

Surat Keluar berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten

Rejang Lebong ?

3
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dapat diketahui bahwa dalam mewujudkan

pengelolaan surat yang baik terdapat banyak kendala. Mengingat keterbatasan

waktu, biaya, dan tenaga, maka penelitian hanya membahas beberapa, yakni :

1. Sistem pengelolaan surat ini hanya bisa digunakan di lingkungan kerja

Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong.

2. Sistem pengelolaan surat ini hanya bisa diakses secara online atau

website.

3. Sistem pengelolaan ini hanya digunakan oleh pengelola arsip pada bidang

Sekretariat di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang

Lebong.

4. Data yang digunakan adalah data surat masuk dan surat keluar yang ada

di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong.

5. Pada penelitian ini hanya membahas fitur dasar Sistem Informasi

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Dinas Komunikasi Dan

Informatika Kabupaten Rejang Lebong seperti : login dan pengelolaan

surat masuk.

1.4 Tujuan Penelitian

Berdasarkan Rumusan Masalah, maka tujuan penelitian ini adalah :
1. Membangun sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar

yang dapat menyampaikan informasi secara detail, jelas dan mudah

dipahami.

4
 2. Dengan adanya sistem informasi ini dapat memudahkan dalam mengelolah

surat masuk dan surat keluar serta dapat menghasilkan informasi yang

dibutuhkan dengan cepat sehingga terlihat lebih efektifitas dan efisiensi

waktu kerja.

3. Membangun sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar

sesuai dengan prosedur proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar

yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang

Lebong.

1.5 Manfaat Penelitian

1.5.1 Manfaat untuk peneliti
a. Diajukan sebagai satu syarat untuk memperoleh gelar Strata 1

Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Teknik Universitas Pat

Petulai.

b. Penelitian ini dilakukan dengan menerapkan teori-teori yang telah

diperoleh dibangku kuliah serta materi yang didapat dan dapat

mengimplementasikannya.

1.5.2 Manfaat untuk Instansi

a. Dapat membantu pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas

Komunikasi dan Informatika berjalan dengan baik maka dibuat

prosedur pengelolaan secara terperinci.

b. Dapat mempermudah kendala-kendala yang dihadapi berupa belum

memiliki pedoman, kurang pegawai, keterlambatan surat, tidak

terdapat alat pengganda serta pengarsipan yang kurang baik.

5
1.6 Sistematika Penelitian
BAB I PENDAHULUAN : Dalam bab ini berisi Latar Belakang, Identifikasi

Masalah, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat

Penelitian dan Sistematika Penelitian.

BAB II KAJIAN PUSTAKA : Dalam bab ini berisi tentang Literatur,

Penelitian Relevan dan Kerangka Berfikir.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN : Dalam bab ini berisi tentang

Metode Penelitian, Metode Pengumpulan Data, Metode Pengembagan Sistem,

Tempat dan Waktu Penelitian, Alat dan Bahan, Analisis Kebutuhan dan

Sistem , Metode Pengujian Sistem dan Perancangan Sistem.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN : Dalam bab ini berisi tentang

gambaran umum, hasil penelitian, pembahasan dan pengujian sistem.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN : Dalam bab ini berisi tentang

kesimpulan dan saran.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

6
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Literatur
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut (Tukino,2018) merupakan sebuah rangkaian jaringan kerja

dari berbagai elemen-elemen yang saling berhubungan guna untuk

mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian dapat disimpulkan

sistem merupakan kumpulan beberapa yang memiliki keterkaitan

dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai suatu tujuan dari sistem.

Pengertian sistem menurut (Erawati,2019) sistem adalah jaringan

proses kerja yang saling terkait dan berkumpul guna untuk mencapai

sebuah tujuan serta melakukan kegiatan.

Dari pernyataan diatas mengenai pengertian sistem dapat

disimpulkan bahwa sistem adalah gabungan dari kumpulan elemen,

komponen variabel yang saling berhubungan satu sama lainnya guna

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut John W Satzinger, Robert B Jackson, dan Stephen D Burd

(2012:5), perancangan sistem adalah sekumpulan aktivitas yang

menggambarkan secara rinci bagaimana sistem akan berjalan. Hal itu

bertujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai

dengan kebutuhan pengguna.

7
 Menurut Diana dan Lilis Setiawati (2011:48) menjelaskan bahwa

perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang

dilakukan untuk mengubah spesifikasi logis menjadi desain yang

dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan perancangan sistem merupakan

merancang, menggambar dan mendesain secara rinci suatu sistem

yang baik, yang berupa langkah-langkah operasi dalam proses

pengolahan data dan proses untuk mendukung operasi sistem untuk

menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai.

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah sekumpulan pesan atau data atau fakta yang telah

diproses dan diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan sesuatu

yang bisa dipahami dan memberikan manfaat bagi penerimanya.

Menurut (Tukino, 2020) informasi adalah hasil dari pemrosesan data

yang relevan dan memiliki manfaat bagi penggunanya.

Dari berbagai pendapat berdasarkan peneliti mengenai pengertian

informasi dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan kegiatan

proses pengambilan keputusan. Karena informasi harus benar-benar

bebas dari kesalahan-kesalahan yang menyesatkan dan informasi itu

sendiri itu mengandung nilai penuh yakni keakuratan, tepat waktu

dan relevan.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

8
 Menurut (Jonny Seah, 2020) sistem informasi merupakan gabungan

dari berbagai komponen teknologi informasi yang saling bekerja

sama dan menghasilkan suatu informasi guna untuk memperoleh

satu jalur komunikasi dalam organisasi atau kelompok.

Pengertian sistem informasi menurut (Wahyudi & Ridho,n.d.,2020)

merupakan sejumlah komponen yang dimana komponen itu saling

berhubungan satu sama lainnya guna untuk mencapai sebuah tujuan

yang diharapkan.

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen

yang mengelola data supaya data yang diolah dapat dijadikan

sebagai informasi yang bermakna dan dapat membantu mencapai

tujuan organisasi.

2.1.5 Pengertian Surat

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang digunakan

sebagai sarana informasi dan komunikasi kepada pihak lain baik atas

nama pribadi atau instansi. Surat juga dibutuhkan sebagai suatu

sarana komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan informasi

tanpa harus bertemu. Dengan adanya surat maka seseorang, instansi

atau organisasi diharapkan dapat menyampaikan informasi secara

lengkap, sesuai dan dapat dipercaya.

Surat menurut Suryani dalam jurnal (Wiguna, Ramaniyar, &

Kusnita, 2016) “surat adalah secarik kertas atau lebih berisi

percakapan (bahkan komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang

9
 kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun

organisasi/lembaga/instansi. Jadi,surat adalah sebuah alat untuk

berkomunikasi secara tertulis dengan menggunakan persyaratan

khusus yang khas sesuai dengan aturan surat-menyurat”

Menurut Yose Rizal dalam jurnal (Masykur & Atmaja 2015) “ surat

adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan

pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada

pihak yang lain”

2.1.6 Surat Masuk, Surat Keluar

2.1.6.1 Surat Masuk
Menurut Ida Nuraida dalam jurnal (Pendidikan, Perkantoran,

& Dinamis, n.d.) Surat masuk adalah surat yang masuk ke

dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu

instansi/perusahaan berasal baik instansi/perusahaan lain atau

dari bagian lain instansi/perusahaan yang sama.

2.1.6.2 Surat Keluar

Menurut Jurnal Arie Veronica, Sukadi (2014) Surat keluar

adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,

berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, atau lembaga

untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga

lain.

2.1.7 Arsip

10
 Menurut (Amsyah, 2005) menyatakan “Arsip adalah setiap

catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam

bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada

kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan

uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah

atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan

atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik

mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih

mudah dicari apabila diperlukan kembali.

2.1.8 Perl Hypertext Preprocessor (PHP)

Gambar 2.1 Logo Perl Hypertext Preprocessor (PHP)

PHP adalah bahasa scripting yang dijalankan di bagian server, atau

biasa disebut dengan bahasa server side. Artinya semua sintaks PHP

akan dijalankan di sisi server bukan di sisi client dan browser hanya

menampilkan hasil yang telah diproses dari server saja.

2.1.9 Hypertext Markup Language (HTML)

11
 Gambar 2.2
Hypertext Markup Language (HTML)

HTML adalah bahasa markup yang digunakan untuk menampilkan

halaman website ke dalam browser. HTML berisi serangkaian kode

program yang merupakan dasar dari representasi visual dari sebuah

halaman website. Di dalam HTML terdapat sekumpulan tag-tag

tertentu, dimana tag tersebut digunakan untuk melakukan format

terhadap informasi yang dimaksud. Mayoritas website semuanya

menggunakan HTML sebagai kerangka Dari website.

2.1.10 XAMPP

Gambar 2.3
XAMPP

XAMPP adalah sebuah software web server Apache yang

didalamnya sudah tersedia beberapa fitur yang melingkupi bahasa
pemrograman PHP dan juga database server MySQL

2.1.11 Desain Perancangan Sistem

2.1.8.1 UML (Unified Modeling Language)

12
 Menurut (Wahyudi & Ridho, 2019) UML (Unified Modeling

Language) Merupakan sebuah bahasa pemrograman visual

standar untuk pemodelan yang banyak dipakai didalam dunia

kerja industri guna untuk mendefinisikan requirement,

pembuatan analisis desain serta, menggambarkan arsitektur

dalam pemrograman yang berorientasi pada objek.

Berdasarkan buku Teknik Perancangan Arsitektur Sistem

Informasi Menurut Sulianta (2017) menyatakan bahwa UML

Unified Modeling languageadalah diagram-diagram yang

sudah memiliki kriteria yang sesuai dalam membangun sebuah

perangkat lunak.

2.1.8.2 Flowchart

Tabel 2.1
Simbol Flowchart

Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari

langkah-langkah dan urutan prosedur suatu program,. Biasanya

13
 mempengaruhi penyelesaian masalah yang khususnya perlu

dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Indrajani (2011:22)

2.1.8.3 Use Case Diagram

Tabel 2.2 Simbol Use Case Diagram

Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2014:155) berpendapat

use case diagrammerupakan pemodelan untuk kelakuan

(behavior) sistem informasi yang akan dibuat, use case

diagramdigunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada

di dalam sistem dan yang berhak menggunakan fungsi-fungsi

tersebut.

Menurut Nugroho (2010:93) bahwa use case diagram

merupakan suatu sarana untuk melakukan pengorganisasian

spesifikasi kebutuhan pengguna dengan cara yang mudah

untuk dikelola dan dimengerti oleh para pengguna.

14
 Dengan demikian use case diagram adalah gambaran secara

ringkas siapa yang menggunakan sistem dan apa saja yang bisa

dilakukannya.

2.1.8.4 Activity Diagram

Tabel 2.3Simbol Activity Diagram

Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2014:161) diagram

aktivitas atau activity diagram adalah menggambarkan aliran

kerja atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau

menu yang ada pada perangkat lunak. Diagram aktivitas

menggambarkan aktifitas sistem bukan apa yang dilakukan

oleh aktor.

Nugroho (2010:62) berpendapat bahwa diagram aktivitas atau

activity diagrammerupakan bentuk khusus dari state machine

yang bertujuan memodelkan komputasi-komputasi dan aliran

15
 kerja yang terjadi dalam sistem/perangkat lunak yang sedang

dikembangkan.

Dengan demikian diagram aktivitas atau activity

diagramadalah menggambarkan aktivitas sistem bukan apa

yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh

sistem.

2.1.8.5 Sequence Diagram

Menurut Rosa A.S dan M.Shalahuddin, 2014:165) Diagram

sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang

dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk

menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-

objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-

metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek

itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat

skenario yang ada pada use case.

2.2 Penelitian Relevan

Beberapa penelitian yang relevan dengan penelitian ini adalah :

1. Penelitian yang dilakukan oleh Raden Erwin Gunadhi Rahayu, Ade

Sutedi dan Valentiana Anggun Rahayu yang berjudul “Sistem

Informasi Pengelolaan Surat Online Desa Menggunakan Metode

Rational Unified Proces Berbasis Web”. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa pengelolaan sistem informasi surat online desa

16
 berbasis webini dapat membantu pekerjaan aparatur pemerintahan di

Desa Mekarsari dan juga memudahkan penduduk desa dalam

memperoleh informasi tentang pelayanan.

Persamaan penelitian terdahulu dengan yang penulis teliti adalah

terletak pada metode pengujian yang menggunakan metode Blackbox

Testing.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Riswandi Ishak, Setiaji, Fajar Akbar,

dan Mahmud Safudin yang berjudul “Rancang Bangun Sistem

Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Menggunakan

Metode Waterfall”. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa

menggunakan sistem informasi surat masuk dan surat keluar pada SMA

Negeri 207 dapat membantu dalam pencarian surat dan media

penyimpanan surat lebih terstruktur dan memberikan kemudahan.

Persamaan penelitian terdahulu dengan yang penulis teliti adalah

terletak pada metode pengembangan sistem yang menggunakan metode

air terjun (waterfall).

3. Penelitian yang dilakukan oleh Nirsal dan Syafriadi yang berjudul

“Analisis Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat pada

Universitas Cokroaminoto Palopo” Hasil Penelitian ini menunjukkan

bahwa dengan sistem informasi ini dapat memberikan solusi lebih cepat

dalam proses persuratan dan pengarsipan yang dilakukan secara

konvensional.

17
 Persamaan penelitian terdahulu dengan yang penulis teliti adalah

terletak pada perangkat lunak yang digunakan dalam mengembangkan

sistem, yaitu : Xampp dan MySQL.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Handy Nur, Ihda Setiaji Nugroho,

Muhammad Rizki Eka Saputra, Nanang Suhaemi dan Aries Saifudin

yang berjudul “Pengujian Black Box pada Aplikasi Sistem Pengarsipan

Surat Menggunakan Teknik Equivalence Partitions” Hasil penelitian

ini menunjukkan melalui pengujian ini dapat mencari kesalahan atau

cacat dari suatu sistem dan menguji seberapa jauh kemampuan dari

sistem tersebut.

Persamaan penelitian terdahulu dengan yang penulis teliti adalah

terletak pada pengujian sistem yang menggunakan Black Box.

2.3 Kerangka Berpikir

Meracang Sistem
Mempelajari
Pengumpulan Data dan Menganalisa Menganalisa
Sistem Berjalan
Kebutuhan SIstem
Usulan

Dekripsi :

1. Pengumpulan Data, pada tahapan ini peneliti melakukan wawancara

langsung ke Staf Agendaris yang bertugas menangani proses

18
 pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan,

masalah yang sedang dihadapi pada saat pengelolaan surat masuk dan

surat keluar yang masih secara manual.

2. Mempelajari dan Menganalisa Sistem yang Berjalan, pada tahapan ini

peneliti mempelajari sistem yang sedang berjalan pada proses

pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk mengetahui gambaran

dari keseluruhan.

3. Menganalisa Kebutuhan Sistem, pada tahapan ini peneliti melakukan

analisa kebutuhan sistem yang diusulkan dengan mengacu ke sistem

yang sedang berjalan.

4. Merancang Sistem Usulan, berdasarkan urutan tahapan yang

sebelumnya peneliti merancang sistem usulan sesuai dengan

kebutuhan serta permasalahan yang berkaitan dengan proses

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Dinas Komunikasi dan

Informatika Kabupaten Rejang Lebong.

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Pada penelitian ini penulis menggunakan metode kualitatif dimana penelitian

tentang riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis

proses dan yang ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Landasan teori yang

dimanfaatkan sebagai pemandu agar penelitian sesuai dengan fakta yang

dilapangan.

19
 Adapun kegunaan penelitian kualitatif menurut Moleong (2017:6) penelitian

kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena

tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian seperti perilaku, persepsi,

motivasi, tindakan dan lain-lain secara holistik dan dengan cara deskripsi

dalam bentuk kata-katadan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah

dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.

Metode kualitatif hanya mendeskripsikan data apa adanya dan menjelaskan

data kejadian dengan kalimat-kalimat penjelasan secara kualitatif. Informasi

yang dikumpulkan harus tetap objektif dan tidak dipengaruhi oleh pendapat

peneliti sendiri.

3.2 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan suatu informasi

yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan penelitian. Pengumpulan data dalam

penelitian ini menggunakan metode-metode sebagai berikut :

a. Studi Literatur

Mempelajari proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang baik

dan mengumpulkan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengelolah

bahan penelitian.

b. Wawancara

Teknik Pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung

kepada petugas pengelolaan surat. Wawancara dilakukan kepada Ibu

Kartika Apriani selaku Staf Agendaris pada tanggal 25 Juni 2023. Proses

wawancara bertujuan untuk mendapatkan data-data yang dalam yang

20
 dibutuhkan dalam membangun sistem informasi pengelolaan surat masuk

dan surat masuk, data surat keluar, klasifikasi surat , data pegawai bagian,

dan data stafSub Bagian Ekspedisi dan Arsip.

c. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan cara melihat atau mengamati secara

langsung an di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang

Lebong pada tanggal 9 Januari 2022. Peneliti mengamati bagaimana

proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

3.3 Metode Pengembangan Sistem

Dalam penelitian ini, metode pengembangan sistem yang akan digunakan

yaitu metode Waterfall. Metode Waterfall merupakan model klasik yang

sederhana dengan aliran sistem yang linier output dari setiap tahap merupakan

input bagi tahap berikutnya (Kristantio,2004)

Gambar 3.1 Metode Waterfall

Berdasarkan gambar diatas, prosedur penelitian yang akan dilakukan antara

lain :

21
1. Analisa

Langkah ini adalah analisis terhadap kebutuhan sistem. Dalam sebuah

penelitian tahap pengumpulan data bisa dilakukan dengan cara wawancara

atau study literatur. Seorang sistem analis akan menggali informasi

sebanyak-banyaknya dari usersehingga akan tercipta sebuah komputer

yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Pada

tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau sebagai

data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan sistem.

2. Desain

Pada proses desain akan menerjemahkan kebutuhan ke sebuah

perancangan perangkat lunak sebelum dibuat coding. Tahapan ini akan

menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen

inilah yang akan digunakan programer untuk melakukan aktivitas

pembuatan sistem.

3. Coding dan Testing

Coding adalah terjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh

komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh

user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam

mengejarkan suatu sistem. Setelah pengkodean selesai maka akan

dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing ini

sendiri adalah untuk menemukan kesalahan yang ada pada sistem dan

kemudian bisa diperbaiki.

4. Penerapan

22
 Dalam tahap ini, bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem.

Setelah melakukan analisa,design dan pengkodean maka sistem yang

sudah jadi akan digunakan oleh user.

3.4 Tempat dan Waktu Pengumpulan Data

Penelitian ini berlangsung di Dinas Komunikasi dan Informatika yang terletak

di Jl S Sukowati No.52 Komplek Perkantoran Pemkab Rejang Lebong 39114.

Penelitian ini dilakukan di bagian Sekretariat Dinas Komunikasi Dan

Informatika. Alasan peneliti memilih Dinas Komunikasi dan Informatika

Kabupaten Rejang Lebong sebagai tempat penelitian karena masalah-masalah

yang akan diteliti dapat ditemukan dilokasi tersebut. Selain itu, lokasi

penelitian ini mudah dijangkau oleh peneliti. Adapun penelitian ini

dilaksanakan dari pengajuan judul dan seminar proposal, hingga penelitian ini

siap untuk diuji skripsikan.

3.5 Alat dan Bahan

Perangkat keras yang digunakan :

1. Laptop Lenovo Thinkpad X250

2. Ram 4.00 GB

3. SSD 256 GB

4. Processor 2.90 GHz

5. Resolusi Monitor1366 x 768 pixels

Kebutuhan Perangkat Lunak yang digunakan :

1. Xampp

23
 2. MySQL

3.6 Analisis Kebutuhan dan Analisis Sistem

3.6.1 Analisa Kebutuhan Sistem
Suatu sistem membutuhkan data masukan (input), proses yang

dilakukan oleh sistem informasi pengelolaan surat mendapatkan output

atau keluaran, sehingga dapat dibuat dalam pemodelan UML (Unified

Modeling Language). Tahap Pemodelan dalam analisis UML antara

lain adanyya pembuatan activity diagram usecase diagram, class

diagram, entity realtion diagram, dan sequence diagram.

Kebutuhan data yang digunakan untuk membangun sistem informasi

pengelolaan surat, yaitu :

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No Proses Masukan Keluaran Antarmuka
1 Login Username dan Informasi Halaman Login
password login
2 Input Data Nomor masuk, Informasi Halaman input data
Surat nomor surat, surat surat masuk, halaman
Masuk asal, perihal, masuk tambah daftar surat
tanggal masuk, dan daftar masuk, halaman ubah
tanggal surat, surat data surat masuk dan
lampiran, masuk halaman hapus urat
tembusan, masuk.
pilih map,
pilih
klasifikasi,
pilih sifat,
keterangan,
image
3 Disposisi Pilih kepala Informasi Halaman disposisi
Surat bidang, disposisi surat, halaman
keterangan surat dan tambah data disposisi,
disposisi halaman halaman simpan
disposisi disposisi.

24
 surat
4 Input data No keluar, no Informasi Halaman input data
surat keluar surat keluar, surat surat keluar, halaman
tujuan, perihal, keluar tambah daftar surat
tanggal surat dan daftar keluar, halaman ubah
keluar, tanggal surat data surat keluar dan
surat surat, keluar halaman hapus surat
lampiran keluar.
tembusan,
pilih map,
pilih
klasifikasi,
pilih sifat,
keterangan,
image.
5 Pengaturan Nama Informasi Halaman pengaturan
pengguna pengguna, data pengguna, halaman
tambah pengguna tambah data
username, pengguna, halaman
tambah ubah data pengguna,
password, pilih halaman hapus data
level. pengguna.
6 Klasifikasi Nama Informasi Halaman pengaturan
surat klasifikasi klasifikasi klasifikasi, halaman
surat menu klasifikasi,
halaman ubah data
klasifikasi, halaman
hapus data klasifikasi
7 Sifat Surat Nama sifat Informasi Halaman pengaturan
surat sifat surat sifat surat, halaman
menu sifat surat,
halaman ubah data
sifat surat, halaman
hapus data sifat surat.

3.6.2 Analisa Sistem

Analisa sistem adalah tahapan yang paling awal dari pengembangan

sistem yang menjadi pondasi dalam menentukan keberhasilan sistem

informasi yang dihasilkan. Tahapan ini sangat penting karena

menentukan bentuk sistem yang akan dibangun.

A. Analisa Sistem yang sedang berjalan

25
Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dinas

komunikasi dan informatika kabupaten rejang lebong masih

menggunakan cara manual. Berikut adalah uraian proses dari

kegiatan pengelolaan surat yang sedang berjalan di dinas

komunikasi dan informatika kabupaten rejang lebong :

a. Staf Agendaris datang langsung ke kantor untuk menerima

surat masuk atau mengirim surat keluar.

b. Kemudian, staf agendaris membuat disposisi surat dan

diberikan kepada pimpinan.

c. Setelah selesai di disposisi staf agendaris mencatat surat masuk

dan surat keluar di buku agenda serta diberikan nomor dan

kode surat.

1. Diagram Use Case

Use case atau diagram use case digunakan untuk mengetahui

fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan

siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. Adapun

use case diagram pada sistem informasi pengelolaan surat

masuk dan suratkeluar yang sedang berjalan adalah sebagai

berikut :

26
 Gambar 3.2 Use case diagram yang sedang berjalan
2. Definisi Aktor dan Deskripsinya
Aktor merupakan orang, proses atau sistem lain yang akan

berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar

sistem informasi yang akan dibuat. Berikut adalah deskripsi

pendefinisian aktor pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat

Masuk dan Surat Keluar.

Tabel 3.2Definisi Actor dan Deskripi

No Aktor Deskripsi
1 Admin Pihak yang bertugas mengelola data
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2 User Pihak yang bertugas untuk menerima
disposisi surat yang diinstruksikan oleh
pimpinan.
3 Pimpinan Pihak yang bertugas mengintruksikan
disposisi surat.

B. Analisa Sistem Yang Di Usulkan

Pada analisa sistem yang diusulkan sistem yang dibangun yaitu

sistem berbasis website karena dapat memudahkan pengguna dalam

mengakses aplikasi dimanapun dan kapanpun dengan cara pengguna

27
 harus memilikibrowser yang dapat dijalankan pada sistem operasi.

Penggunaan website pada sistem pengelolaan surat masuk dan surat

keluar sangat membutuhkan database. Database merupakan tempat

penyimpanan data surat masuk dan surat keluar yang memiliki peran

penting dalam sistem yang akan dibangun, sebelum sistem

menampilkan menu-menu yang akan menampilkan proses

pengelolaan surat.

3.7 Metode Pengujian Sistem

Pengujian merupakan bagian yang terpenting dalam siklus pengembangan

perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga

mengetahui kelemahan dari sebuah sistem.Rencana pengujian sistem yang

digunakan dalam penelitian ini adalah pengujian BlackBox. Pengujian

BlackBox adalah pengujian yang dilakukan untuk mengamati hasil inputdan

output dari perangkat lunak tanpa mengetahui struktur kode dari perangkat

lunak. Pengujian ini dilakukan di akhir pembuatan perangkat lunak untuk

mengetahui apakah perangkat lunak dapat berfungsi dengan baik. Untuk

melakukan pengujian, penguji tidak harus memiliki kemampuan menulis kode

program. Metode blackbox testing merupakan salah satu metode yang mudah

digunakan karena hanyamemerlukan batas bawah dan batas atas daru data

yang diharapkan.

Tabel 3.3 Rencana pengujian Login Akun Admin

Kelas uji Detail pengujian Jenis pengujian

28
 Login admin Verifikasi data login Black box
admin dengan
memasukan username
dan password
Login user Verifikasi data login Black box
dengan memasukkan
username dan password

3.8 Perancangan
Proses perancangan sistem dilakukan setelah kebutuhan sistem telah dipenuhi,

sehingga peneliti dapat mengetahuhi proses daalam mengelola data surat

masuk dan surat keluar. Perancangan sistem ini meliputi flowchart, use case

diagram, perancangan activity diagram, class diagram, sequence diagram,

ERD dan perancangan antarmuka atau interface.

3.8.1 Flowchart

29
 Gambar 3.3 Flowchart

Pembahasan :

1. Admin memasuki halaman login

2. Admin mengakses localhost/surat

3. Admin menginput username dan password pada form login

4. Jika data username dan password salah atau tidak di input maka

akan muncul tampilan eror dan menampilkan tampilan input data

usernam dan password

5. Sistem menampilkan tampilan dashboard

30
 6. Admin memilih menu input data surat masuk dan klik tambah lalu

isi formulir yang tertera pada menu tambah data surat masuk

7. Jika data selesai dininput maka klik tambah, tapi apabila menginput

tidak selesai maka akan kembali pada menu tampilan isi formulir

surat.

8. Jika data yang diinput sudah lengkap maka akan menampilkan data

surat masuk.

9. selesai

3.8.2 Use Case Diagram

Use case diagram merupakan diagram yang menjelaskan tentang

interasksi yang terjadi oleh aktor dan sistem dengan memberikan

penjelasan yang singkat dan mudah dipahami.

Gambar 3.4Use Case sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar

1. Definisi Aktor

31
 Tabel 3.4Definisi Aktor
No Actor Deskripsi
1 Admin Pihak yang bertugas melakukan dan
memiliki akses untuk mengelolah data
surat masuk dan surat keluar.
2. Pimpinan Pihak yang bertugas melakukan disposisi
surat serta mengintruksikan surat.
2 User Pihak yang bertanggung jawab pada surat
masuk dan surat keluar yang sudah di
disposisikan dari pimpinan

2. Definisi Use Case

Tabel 3.5Definisi Use Case

No Use Case Deskripsi

1 Merupakan proses yang dilakukan oleh

Admin, User dan Pimpinan agar dapat
Login
mengakses menu yang ada pada website
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2 Merupakan menu yang dapat
memberikan kemudahan membaca
Dashboard
informasi dengan cepat dari database
yang dihubungkan.
3 Merupakan proses pengelolaan surat
Surat Masuk dan yang dilakukan oleh Admin yang dimana
Surat Keluar dapat dilihat,menambah, mengubah dan
menghapus data surat masuk.
4 Merupakan proses dimana admindapat
melihat, menambah mengubah dan
Pengguna
menghapus data pengguna.

5 Merupakan proses dimana admin dapat

Klasifikasi melihat, menambah, mengubah dan
menghapus data dari klasifikasi surat.
6 Merupakan proses dimana admin dapat
Sifat Surat melihat, menambah, mengubah dan
menghapus data dari sifat surat.
7. Meupakan proses dimana admin dapat
melihat, menambah, mengubah,
Lemari
menyimpan dan menghapus data dari
Lemari
8. Meupakan proses dimana admin dapat
Rak melihat, menambah, mengubah,
menyimpan dan menghapus data dari Rak

32
 9 Meupakan proses dimana admin dapat
melihat, menambah, mengubah,
Map
menyimpan dan menghapus data dari
Map
10 Merupakan proses memutuskan koneksi
Logout
ke sistem.

3. Skenario Use Case

Skenario use case merupakan narasi tentang aktivitas dalam suaru
use case diagram.

Tabel 3.6 Skenario Use Case Login

Identifikasi

Nama Use Case Login

Actor Admin, User dan Pimpinan

Tujuan Memudahkan admin untuk

mengakses website Sistem
Informasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat
Keluar.
Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka localhost/surat

2. Menginput username dan

Password
3. Validasi data login
dengan username dan
passwowrd yang ada
di database
4. Memberikan hak akses
ke halaman dashboard
5. Masuk ke halaman dashboard

33
 Tabel 3.7 Skenario Use Case Halaman Dashboard
Identifikasi

Nama Use Case Dashboard

Actor Admin,User dan Pimpinan

Tujuan Memudahkan untuk melihat

informasi tentang surat

Skenario

Admin,User dan Pimpinan Reaksi Sistem

1. Membuka menu dashboard

2. Menampilkan menu
dashboard yang berisi
tentang informasi
mengenai surat.

Tabel 3.8 Skenario Use Case Surat Masuk pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Surat Masuk

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menginput data surat masuk

Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat masuk

2. Menampilkan menu
surat masuk yang berisi
daftar surat masuk.

34
3. Memilih tambah pada daftar
surat masuk
4. Menampilkan Formulir
Surat
5. Input data surat masuk dengan
lengkap lalu klik tambah
6. Mengecek kelengkapan
data surat masuk. (Jika
belum lengkap tidak
bisa menyimpan data
surat masuk)

Tabel 3.9 Skenario Use Case Surat Masuk padaUser

Identifikasi

Nama Use Case Surat Masuk

Actor User

Tujuan Membantu user untuk

melihat surat masuk yang
telah di disposisikan
Skenario

User Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat masuk

2. Menampilkan menu
surat masuk
3. Klik Detail

4. Menampilkan Formulir
Surat Masuk

Tabel 3.10 Skenario Use Case Surat Masuk pada Pimpinan

35
 Identifikasi

Nama Use Case Surat Masuk

Actor Pimpinan

Tujuan Memudahkan pimpinan

untuk mendisposisi surat.

Skenario

Pimpinan Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat masuk

2. Menampilkan menu
surat masuk yang berisi
daftar surat masuk.
3. Klik Disposisi

4. Menampilkan Formulir
Surat Masuk
5. Input data pilih kepala bidang
dan keterangan surat
6. Mengecek kelengkapan
data surat masuk. (Jika
belum lengkap tidak
bisa menyimpan data
surat masuk)

Tabel 3.11 Skenario Use Case Surat Keluar pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Surat Keluar

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menginput data surat keluar

Skenario

36
 Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat masuk

2. Menampilkan menu
surat keluar yang berisi
daftar surat keluar.
3. Memilih tambah pada daftar
surat keluar
4. Menampilkan Formulir
Surat
5. Input data surat keluar dengan
lengkap lalu klik tambah
6. Mengecek kelengkapan
data surat keluar. (Jika
belum lengkap tidak
bisa menyimpan data
surat keluar)

Tabel 3.12 Skenario Use Case Surat Keluar pada User

Identifikasi

Nama Use Case Surat Keluar

Actor User

Tujuan Membantu user untuk

melihat surat keluar yang
telah di disposisikan
Skenario

User Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat keluar

2. Menampilkan menu
surat keluar
3. Klik Detail

4. Menampilkan Formulir
Surat keluar

37
 Tabel 3.13 Skenario Use Case Surat Keluar pada Pimpinan
Identifikasi

Nama Use Case Surat Keluar

Actor Pimpinan

Tujuan Memudahkan pimpinan

untuk mendisposisi surat.

Skenario

Pimpinan Reaksi Sistem

1. Membuka menu surat keluar

2. Menampilkan menu
surat keluaryang berisi
daftar surat keluar.
3. Klik Disposisi

4. Menampilkan Formulir
Surat keluar
5. Input data pilih kepala bidang
dan keterangan surat
6. Mengecek kelengkapan
data surat mkeluar. (Jika
belum lengkap tidak
bisa menyimpan
datasurat keluar)

Tabel 3.14 Skenario Use Case Pengguna pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Pengguna

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menambahkan data

38
 pengguna
Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu pengguna

2. Menampilkan menu
pengguna yang berisi
daftar pengguna
3. Menginput data pengguna

4. Mengecek kelengkapan
data pengguna. (Jika
belum lengkap tidak
bisa menambah
datapengguna)

Tabel 3.15 Skenario Use Case Klasifikasi pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Klasifikasi

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menambahkan data
klasifikasi surat
Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu klasifikasi

2. Menampilkan menu
klasifikasi yang berisi
daftar klasifikasi
3. Menginput data klasifikasi
yang berupa nama klasifikasi
4. Mengecek kelengkapan
data klasifikasi. (Jika

39
 belum lengkap tidak
bisa menambah data
klasifikasi)

Tabel 3.16 Skenario Use Case Sifat pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Sifat

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menambahkan data sifat
surat
Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu sifat

2. Menampilkan menu sifat

yang berisi daftar sifat
3. Menginput data sifat yang
berupa nama sifat
4. Mengecek kelengkapan
data sifat. (Jika belum
lengkap tidak bisa
menambah data sifat)

Tabel 3.17 Skenario Use Case Lemari pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Lemari

Actor Admin

40
Tujuan Memudahkan admin untuk
menambahkan data lemari

Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu sifat

2. Menampilkan menu
lemari yang berisi daftar
lemari
3. Menginput data lemari yang
berupa nama lemari
4. Mengecek kelengkapan
data lemari. (Jika belum
lengkap tidak bisa
menambah data lemari)

Tabel 3.18 Skenario Use Case Rak pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Rak

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menambahkan data rak

Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu sifat

2. Menampilkan menu
lemari yang berisi daftar
lemari
3. Menginput data lemari yang
berupa pilih lemari dan nama

41
 rak
4. Mengecek kelengkapan
data rak. (Jika belum
lengkap tidak bisa
menambah data rak)

Tabel 3.18 Skenario Use Case Map pada Admin

Identifikasi

Nama Use Case Map

Actor Admin

Tujuan Memudahkan admin untuk

menambahkan data map

Skenario

Admin Reaksi Sistem

1. Membuka menu Map

2. Menampilkan menu map

yang berisi daftar map
3. Menginput data lemari yang
berupa pilih lemari,pilih rak
dan map
4. Mengecek kelengkapan
data map. (Jika belum
lengkap tidak bisa
menambah data map)

3.8.3 Activity Diagram

Activity diagram menjelaskan alur kerja sistem yang menyesuaikan

alur proses pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang

Lebong. Activity Diagram adalah rancangan tampilan awal yang akan

42
dikembangkan oleh peneliti. Terdapat 5 activity diagram yang sesuai

dengan use case.

Berikut ini rancangan activity diagram yang terdapat di dalam sistem

informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

a. Activity diagram halaman login

Pada halaman login menjelaskan alur proses yang bagaimana

admin, user dan pimpinan dapat masuk ke dalam sistem informasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan cara mengisi

username dan password terlebih dahulu.

Gambar 3.5Activity Diagram Halaman Login

43
Gambar 3.6 Activity Diagram Halaman Login User

Gambar 3.7Activity Diagram Halaman Login Pimpinan

44
b. Activity diagram halaman input data Surat Masuk

Pada halaman input data surat masuk menjelaskan alur dalam

mengelola data surat masuk yang meliputi data surat masuk,

menambah data surat masuk baru, mengubah data surat masuk,

menghapus data.

Gambar 3.8Activity Diagram Halaman Input Data Surat Masuk

45
c. Activity diagram Disposisi Surat Masuk

Pada proses disposisi surat pimpinan langsung mengisi dan

mengintruksikan kepada kepala bidang yang terkait.

Gambar 3.9Activity Diagram Halaman Disposisi Surat Masuk

d. Activity Diagram Input Data Surat Keluar

Pada halaman input data surat keluar menjelaskan alur dalam mengelola

data surat masuk yang meliputi data surat keluar, menambah data surat

keluar baru, mengubah data surat keluar, menghapus data.

46
 Gambar 3.10Activity Diagram Halaman Input Data Surat Keluar

3.8.4 Class Diagram

Mengambarkan struktur yang ada didalam sistem. Class diagram

merepresentasikan sesuatu yang ditangani oleh sistem. Dengan melihat

karateristik sistem surat masuk dan surat keluar beserta proses-proses yang

terjadi, maka dapat dibuat class diagramnya sebagai berikut :

47
 Gambar 3.11Class Diagram

3.8.5 Sequence Diagram

Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan interkasi yang terjadi

antar objek dan waktu yang berurutan. Kegunaan sequence diagram untuk

menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara objek dan objek yang

lainnya.

Berikut adalah sequence diagram yang ada pada sistem informasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar :

Sequence Diagram Login Admin

48
Gambar 3.12Sequence Diagram Halaman Login Admin

Gambar 3.13Sequence Diagram Halaman Login User

49
 Gambar 3.14Sequence Diagram Halaman Login Pimpinan

3.8.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan sebuah model yang digunakan untuk merancang basis

data yang berfungsi untuk menunjukkan hubungan relasi antar tabel.

Terdapat 9 entitas pada sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Entitas admin digunakan untuk menyimpan data pegawai yang sudah

diberikan hak askes masuk ke sistem. Entitas pengguna digunakan untuk

menyimpan data-data pengguna. Entitas surat masuk digunakan untuk

menyimpan data surat masuk. Entitas disposisi surat digunakan untuk

menyimpan data disposisi. Entitas pimpinan digunakan untuk menyimpan

data pegawai yang sudaah diberikan akses masuk ke sistem. Entitas surat

keluar digunakan untuk menyimpan data surat keluar. Entitas user

digunakan untuk menyimpan data pegawai yang sudah diberikan akses

50
 masuk ke sistem. Entitas klasifikasi digunakan untuk menyimpan data

klasifikasi surat. Entitas sifat digunakan untuk menyimpan data sifat surat.

Gambar 3.15Entity Relationship Diagram

3.8.7 Perancangan antarmuka atau interface

Perancangan antarmuka merupakan suatu langkah dalam sebuah sebuah

website yang dirancang sesuai dengan kebutuhannya.

1. Rancangan Halaman Login

Rancangan di halaman login admin, user dan pimpinan diminta untuk

memasukkan username dan password untuk dapat masuk kedalam

sistem.

51
 Gambar 3.16 Rancangan Halaman Login

2. Rancangan Halaman Dashboard

Halaman dashboard akan tampir dashboard yang terdapat informasi

tentang jumlah surat masuk, jumlah surat keluar, jumlah surat masuk

yang sudah di disposisi, jumlah suart keluar yang sudah di disposisi.

Gambar 3.17 Rancangan Tampilan Dashboard

52
3. Rancangan Tampilan Input Data Surat

Menu surat pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat

keluar terdiri dari beberapa menu desain tampilan surat masuk dan

desain tampilan surat keluar.

a. Desain tampilan surat masuk

Merupakan desaian tampilan menu dari data surat masuk, pada

tabel surat masuk terdapat beberapa proses yaitu tambah data,

detail, edit dan hapus surat

Gambar 3.18 Rancangan Halaman Input Data Surat Masuk

b. Desain Tampilan Surat Keluar

Merupakan desain tampilan menu dari data surat keluar, pada

tabel surat keluar terdapat beberapa proses yaitu tambah data

surat, detail dan hapus surat.

53
 Gambar 3.19 Rancangan Tampilan Input Data Surat Keluar

4. Rancangan Tampilan Data Pengguna

Desain tampilan menu dari data pengguna yang dapat mengakses surat,

mendisposisi surat dan meverisikasi surat. Pada tabel pengguna

terdapat proses tambah nama pegawai, tambah username, tambah

password, pilih level, menghapus dan mengedit data pengguna.

Gambar 3.20 Rancangan Tampilan Data Pengguna

54
5. Rancangan Tampilan Pengaturan Klasifikasi
Menu klasifikasi pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

surat keluar berfungsi untuk melakukan proses tambah nama

klasifikasi surat, mengedit dan menghaous data klasifikasi.

Gambar 3.21 Rancangan Tampilan Pengaturan Klasifikasi

6. Rancangan Tampilan Pengaturan Sifat Surat

Menu sifat pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat

keluar berfungsi untuk melakukan proses tambah nama sifat surat,

mengedit dan menghapus data sifat surat.

55
 Gambar 3.22Rancangan Tampilan Pengaturan Sifat

7. Rancangan Tampilan Lemari

Menu tampilan pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

surat keluar berfungsi untuk menyimpan surat, pada menu lemari

dalam sistem saling berkaitan dengan map dan rak. Pada menu lemari

melakukan proses tambah nama lemari, mengedit dan menghapus data

lemari.

Gambar 3.23 Rancangan Tampilan Lemari

56
8. Rancangan Tampilan Rak
Menu tampilan rak pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

surat keluar berfungsi untuk menyimpan surat, pada menu rak dalam

sistem saling berkaitan dengan lemari dan map. Pada menu lemari

melakukan proses tambah nama rak, mengedit dan menghapus data

rak.

Gambar 3.24 Rancangan Tampilan Rak

9. Rancangan Tampilan Map

Menu tampilan map pada sistem informasi pengelolaan surat masuk

dan surat keluar berfungsi untuk menyimpan surat, pada menu map

dalam sistem saling berkaitan dengan lemari dan rak. Pada menu

lemari melakukan proses tambah nama map, mengedit dan menghapus

data map.

57
Gambar 3.25 Rancangan TampilanRak

58
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang begitu

pesat telah mengiringi proses perubahan tatanan dunia dari yang bersifat

terbatas menjadi tanpa batas. Pesatnya informasi global kini tidak hanya

merambah di wilayah perkotaan saja, tetapi sampai ke pelosok pedesaan

sehingga mendorong terjadinya perubahan dalam kehidupan masyarakat.

Meski demikian perubahan tersebut masih menyebabkan adanya

kesenjangan dalam bidang komunikasi dan informasi yang disebabkan

oleh beberapa hal.

Dinas Komunikasi dan Informatikaadalahsebuah instansi

pemerintah yang mempunyaitugasmelaksanakanurusan

pemerintahan di bidang komunikasi da informatika serta bidang

statistik dan persandian yang menjadi kewenangan daerah dan

tugas lain yang diberikan kepada daerah.

Untuk Dinas Komunikasi dan InformatikaKabupatenRejang

Lebongterletak di Jalan S.SukawatiNo.52Kecamatan Curup

Propinsi Bengkulu . Kantor Diskominfo ini

terletaksatukompleksdenganKantorPemdaKabupatenRejangLeb

ong.

Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejang Lebong sebagai

Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang membidangi komunikasi dan

59
informatika dibentuk dengan harapan dapat memenuhi tuntutan

masyarakat dalam rangka memberikan pelayanan bidang Komunikasi dan

Informatika sehingga penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan

akuntabel sesuai dengan era keterbukaan informasi dapat tercapai.

Dengan upaya pemerataan informasi dan pemenuhan hak publik di bidang

Komunikasi dan Informatika yang dilaksanakan Dinas Komunikasi dan

Informatika maka diharapkan masyarakat akan lebih partisipatif

memanfaatkan komunikasi dan informatika, yang pada gilirannya dapat

meningkatkan kesejahteraan masyarakat serta implementasi e-government

dalam rangka terwujudnya reformasi birokrasi di Kabupaten Rejang

Lebong

Terselenggaranyagoodgovernancemerupakanpersyaratanbagi

setiap pemerintahan untuk mewujudkan aspirasi masyarakat dan

mencapai tujuan serta cita-cita bangsa bernegara.

Penelitian yang dilakukan di Dinas Komunikasi dan Informatika

yang bertujuan untuk merancang suatu Sistem Informasi yang

dapat membantu mempermudah dalam pengelolaann sistem

surat masuk dan surat keluar berbasis web.

4.1.1 Visi Misi

Adapun visi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Rejan

Lebong yaitu :

“ Mewujudkan Clean Government dan Good Governance

melalui Teknologi Komunikasi dan Informatika dalam mendukung
Rejang Lebong menuju Kabupaten IDAMAN

60
 (Indah, Damai, berAkhlaq, Makmur, Aman dan Nyaman) ”
Dengan misi sebagai berikut :

1. Meningkatkan kapasitas layanan informasi, memberdayakan

potensi masyarakat dan kerjasama Lembaga Komunikasi dan

Informatika

2. Mewujudkan Profesionalisme Aparatur layananan komunikasi

informatika yang profesional dan memiliki integritas moral

yang tinggi yang didukung oleh sarana dan prasarana

3. Mendorong peningkatan tayangan dan informasi edukatif untuk

mendukung pembangunan karakter masyarakat Kabupaten

Rejang Lebong.

4. Mengembangkan sistem Komunikasi dan Informatika yang

berbasis kemampuan lokal yang berdaya saing tinggi dan

ramah lingkungan.

5. Meningkatkan pembinaan, pengawasan dan pengendalian

terhadap pengusahaan, penyelenggaraan jasa pos, dan

telekomunikasi.

6. Mengembangkan infraktruktur teknologi informasi komunikasi

(TIK) melalui pengembangan aplikasi berbasis elektronik,

muatan layanan publik, standarisasi dan pemanfaatan jaringan

TIK dalam rangka peningkatan pelayanan publik.

61
4.2 Hasil dan Pembahasan

4.2.1 Hasil

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada sistem informasi

pengelolaan surat masuk dan surat keluar hasil akhir dari semua

kegiatan dan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang telah

dilakukan merupakan penerapan dari rancangan-rancangan yang

telah diuraikan pada bab sebelumnya. dalam proses membangun

sistem, peneliti menggunakan Xampp sebagai servernya. Database

yang digunakan dalam membangun sistem adalah Mysql dengan

phpMyAdmin sebagai antarmuka. Berikut hasil dari rancang bangun

sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di dinas

komunikasi dan informatika kabupaten rejang lebong yang telah

dirancang oleh peneliti

4.2.2 Pembahasan
1. Halaman Login

Gambar 4.1 Halaman Login

62
 Pada halaman login surat masuk dan surat keluara ada beberapa

fitur yang dapat di akses oleh Admin,User dan Pimpinan dengan

memasukkan username dan password.

2. Halaman Dashboard

Gambar 4.2 Halaman Dashboard

Pada halaman dashboard sistem informasi pengelolaan surat

masuk dan surat keluar di dinas komunikasi dan informatika

kabupaten Rejang Lebong ada header pada dashboard yang

bertuliskan simsurat, dan terdapat beberapa menu input data

surat, dan pengaturan untuk pengguna serta menu klasifikasi

surat, sifat surat dan lemari rak map surat.

63
3. Halaman Input Data Surat Masuk

Gambar 4.3 Halaman Input Data Surat Masuk

Pada halaman surat masuk ada beberapa fitur yang dimana

admin akan mengisi nomor masuk, nomor surat, asal surat,

tujuan, perihal, tanggal masuk, tanggal surat, lampiran,

tembusan, pilih map, pilih klasifikasi, pilih sifat, keterangan,

disposisi yang akan di intruksikan oleh pimpinan dan file foto

surat yang nantinya akan di upload.

4. Halaman Input Data Surat Keluar

Gambar 4.4 Halaman Input Data Surat Keluar

64
 Pada halaman surat masuk ada beberapa fitur yang dimana

admin akan mengisi nomor keluar, nomor surat, tujuan, perihal,

tanggal keluar, tanggal surat, lampiran, tembusan, pilih map,

pilih klasifikasi, pilih sifat, keterangan, dan file foto surat yang

nantinya akan di upload.

5. Halaman Data Surat Masuk

Gambar 4.5 Halaman Data Surat Masuk

Pada halaman data surat masuk berisikan nomor register,

tanggal, keterangan, tembusan, disposisi serta tindakan atau opsi

yang dimana admin dapat mengubah, dan mengahapus surat

masuk

65
6. Halaman Pengaturan Pengguna

Gambar 4.6 Halaman Pengaturan Pengguna

Pada halaman pengaturan pengguna ada beberapa fitur yang

nantinya admin akan mengisi nama pengguna, username,

password serta pilih level.

7. Halaman Daftar Klasifkasi

Gambar 4.7 Halaman Data Klasifkasi

66
 Pada halaman pengaturan klasifikasi ada fitur yang harus

admin input yaitu tambah nama klasfikasi.

8. Halaman Daftar Sifat

Gambar 4.8 Halaman Pengaturan Sifat

Pada halaman pengaturan sifat ada fitur yang harus admin

input yaitu tambah nama sifat.

4.3 Pengujian Sistem

Pengujian padasistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar

berbasis web ini dilakukan dengan menggunakan Blackbox. Adapun tabel

pengujian yang dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

1. Kelas Uji Login Admin

Berikut ini adalah tabel pengujianlogin akun staf agendaris untuk

pengecekkan user yang telah terdaftar

67
 Tabel 4.1 Kelas Uji Login Admin
Kasus dan Hasil Uji Login Admin ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Username : admin Dapat Login dan Dapat Berhasil
Password : admin masuk ke halaman melakukan
dashboard login dengan
benar dan
sesuai yang di
harapkan

Kasus dan Hasil Uji Login Admin ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Username : admin Tidak dapat login Admin tidak Tidak

Password : bebas dan menampilkan dapat login Berhasil
pesan kesalahan jika salah
“login gagal username atau
silahkan coba lagi” password

2. Kelas Uji Coba Login User

Berikut ini adalah tabel pengujian login user untuk pengecekkan user
yang telah terdaftar
Tabel 4.2 Kelas Uji Login User
Kasus dan Hasil Uji Login User ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Username : kabid1 Dapat Login dan Dapat Berhasil
Password : kabid1 masuk ke halaman melakukan

68
 dashboard login dengan
benar dan
sesuai yang di
harapkan

Kasus dan Hasil Uji Login User ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Username : kabid1 Tidak dapat login Kepala bidang Tidak

Password : bebas dan menampilkan tidak dapat Berhasil
pesan kesalahan login jika
“login gagal username atau
silahkan coba lagi” passwod salah

3. Kelas Uji Coba Input Data Surat Masuk

Berikut ini adalah tabel pengujian memasukkan beberapa data surat
masuk ke database.

Tabel 4.3 Kelas Uji Login Data Surat Masuk

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Isi formulir surat Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
masuk halaman formulir sesuai dengan
surat masuk yang
diharapkan

Klik tombol Data surat masuk Tombol Berhasil

tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharakan

69
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
Surat halaman formulir sesuai dengan
data surat masuk yang diharakan
sebelumnya
Klik Tombol Menampilkan file Tombol detail Berhasil
Detail surat masuk sesuai dengan
yang
diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Isi formulir surat Tidak dapat Admin tidak [ ] Diterima

masuk menyimpan data dapat [ ] Ditolak
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses input
out this field” data surat
masuk

70
4. Kelas Uji Coba Input Data Surat Keluar
Berikut ini adalah tabel pengujian input data surat keluar

Tabel 4.4 Kelas Uji Login Data Surat Keluar

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Isi formulir surat Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
keluar halaman formulir sesuai dengan
surat keluar yang
diharapkan
Klik tombol Data surat keluar Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharakan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
Surat halaman formulir sesuai dengan
data surat keluar yang diharakan
sebelumnya
Klik Tombol Menampilkan file Tombol detail Berhasil
Detail surat keluar sesuai dengan
yang
diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Isi formulir surat Tidak dapat Admin tidak Tidak

keluar menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses input
out this field” data surat
masuk

71
5. Kelas Uji Coba Pengaturan Pengguna
Berikut adalah tabel pengujian memasukan data pengguna

Tabel 4.5 Kelas Uji Login Data Surat Data Pengguna

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Isi data pengguna Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
halaman daftar sesuai dengan
pengguna yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharapkan dan
menampilkan
data pengguna
yang sudah
ditambahkan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
halaman formulir sesuai dengan
data data pengguna yang diharakan
sebelumnya
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

72
 Isi data pengguna Tidak dapat Admin tidak Tidak
menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses data
out this field” pengguna

6. Kelas Uji Coba Pengaturan Klasifikasi

Berikut adalah tabel pengujian memasukan daftar klasifikasi

Tabel 4.6Kelas Uji Login Data Surat Daftar Klasifikasi

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Tambah nama Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
klasifikasi halaman daftar sesuai dengan
klasifikasi yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharapkan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
halaman data sesuai dengan
klasifikasi yang
sebelumnya diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

73
 Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Tambah nama Tidak dapat Admin tidak Tidak

klasifikasi menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses daftar
out this field” klasifikasi

7. Kelas Uji Coba Pengaturan Sifat Surat

Berikut adalah tabel pengujian memasukan daftar sifat surat

Tabel 4.7Kelas Uji Login Data Surat Sifat Surat

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Tambah nama Dapat masuk ke Pengisian Berhasill
Sifat halaman daftar sesuai dengan
Sifat yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhassil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang

74
 diharapkan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
halaman data sifat sesuai dengan
sebelumnya yang
diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Tambah nama Tidak dapat Admin tidak Tidak

klasifikasi menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses daftar
out this field” sifat

8. Kelas Uji Coba Pengaturan Lemari

75
Berikut adalah tabel pengujian memasukan daftar lemari

Tabel 4.8Kelas Uji Login Data Surat Daftar Lemari

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Tambah nama Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
lemari halaman daftar sesuai dengan
lemari yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharapkan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
halaman data sesuai dengan
lemari sebelumnya yang
diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Tambah nama Tidak dapat Admin tidak Tidak

lemari menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses daftar
out this field” lemari

76
9. Kelas Uji Coba Pengaturan Rak
Berikut adalah tabel pengujian memasukan daftar rak

Tabel 4.9Kelas Uji Login Data Surat Daftar Rak

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Tambah nama rak Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
halaman daftar rak sesuai dengan
yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharapkan
Klik tombol Edit Menampilkan Tombol edit Berhasil
halaman data rak sesuai dengan
sebelumnya yang
diharapkan
Klik Tombol Menampilkan Tombol hapus Berhasil
Hapus pesan peringatan sesuai dengan
“yakin dihapus” yang
diharapkan

Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

77
 Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Tambah nama Tidak dapat Admin tidak Tidak

lemari menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses daftar
out this field” rak

10. Kelas Uji Coba Pengaturan Map

Berikut adalah tabel pengujian memasukan daftar map

Tabel 4.10Kelas Uji Login Data Surat Daftar Map

Kasus dan Hasil Uji ( Data Normal)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Pemilihan
Dapat memilih
Memilih rak yang sesuai dengan
daftar rak yang Berhasil
ingin digunakan yang
diinginlkan
diharapkan
Tambah nama map Dapat masuk ke Pengisian Berhasil
halaman daftar map sesuai dengan
yang
diharapkan
Klik tombol Data pengguna Tombol Berhasil
tambah tersimpan kedalam tambah sesuai
database dengan yang
diharapkan

78
 Kasus dan Hasil Uji ( Data Salah)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan kesimpulan

Memilih rak yang Tidak dapat Admin harus Tidak

ingin digunakan menyipan data melanjutkan
pemilihan rak Berhasil

Tambah nama map Tidak dapat Admin tidak Tidak

menyimpan data dapat Berhasil
dan menampilkan melanjutkan
pesan “please fill proses daftar
out this field” map

11. Hasil pengujian

Berdasarkan hasil pengujian dengan kasus sample uji yang telah

dilakukan memberikan bahwa perangkat lunak ini dapat digunakan

dengan baik tingkat keberhasilan pengujia masing-masing adalah

79
100% maka hasil dari pengujian blacbox dapat disimpulkan bahwa

sistem dapat berjalan dengan baik.

80
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang sudah di lakukan pada bab-bab sebelumnya,

maka dapat ditarik kesimpulnnya sebagai berikut :

1. Dengan dibuatnya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat

keluar dapat membantu staf agendaris dalam meningkatkan efektifitas dan

efesiensi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2. Dengan memanfaatkan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

surat keluar yang terkomputerisasi tersebut dapat menyimpan banyak data

atau dokumen secara terkomputerisasi dan akurat.

3. Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat

membantu staf agendaris untuk menjalankan kegiatan sesuai dengan

prosedur dan peraturan. Selain itu, membantu mengurangi resiko human

error dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan sistem

ini juga menghasilkan laporan-laporan secara cepat, tepat dan akurat.

5.2 Saran

1. Bagi pembaca, hasil penelitian ini diharapkan dapat menambahkan

wawasan pengetahuan terkait dengan sistem informasi pengelolaan surat

masuk dan surat keluar.

2. Peneliti berharapsistem informasi yang telah dibangunbisa di kembangkan

dengan menambahkan fitur pemberitahuan (notifications)jika ada data

81
disposisi surat yang dikirim pada divisi atau Dinas Komunikasi dan

Informatika Kabupaten Rejang Lebong dan status pemberitahun untuk

data surat yang sudah dibaca atau belum.

82