BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pengiriman barang merupakan jasa pelayanan untuk mengirim dan

menerima barang dari satu kota ke kota lainnya maupun keluar negri dengan

waktu tertentu. Pengiriman dilakukan menggunakan transportasi di darat, laut,

dan udara. Pengiriman dapat berupa barang, dokumen dan lainnya. Dengan

adanya jasa pengiriman jarak yang sangat jauh dapat sampai ketujuan.

Kantor Pos adalah bagian dari lembaga pemerintah untuk sarana

komunikasi bagi masyarakat. Awal berdiriya kantor pos telah melayani

pengiriman pesan berupa surat serta pengiriman uang. Dengan perkembangan

teknologi saat ini kantor pos juga menerima western union, pembayaran listrik,

telepon dan lain-lain. Dengan berkembangnya teknologi pada zaman sekarang

ini seperti adanya gadget, internet dan lainnya membuat penyampaian pesan

begitu mudah dan praktis, sebelum teknologi berkembang sangat modern

kantor pos adalah jasa pengiriman yang sangat penting karena komunikasi

hanya bisa melalui surat-menyurat dan sangat membantu masyarakat. Dengan

seiringnya mengikuti yang serba canggih kantor pos pun menggunakan jasa

pelayanan dengan berbasis teknologi seperti adanya system informasi

pengolahan data pengiriman dan penerimaan barang.

1.2 Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

a. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengambilan barang yang

berjalan saat ini di PT. Pos Indonesia

1
 2

b. Untuk mengetahui permasalahan serta memberikan solusi terhadap

sistem yang diterapkan.

c. Merancang sistem informasi pengabilan surat dan barang pada PT.

Pos Indonesia agar lebih optimal

2. Manfaat

1. Manfaat untuk penulis

Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D3)

Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Tasikmalaya pada

Universitas Bina Sarana Informatika.

2. Manfaat untuk objek penelitian

a. Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan

b. Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat dalam

membantu dan memudahkan proses pengambilan barang

3. Manfaat untuk pembaca

Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem

informasi pengambilan barang sehingga lebih optimal.

1.3. Metode Penelitan

Waterfall adalah suatu proses perangkat lunak yang berurutan ,

dipandang sebagai terus mengalir kebawah (seperti air terjun) melewati

fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi dan pengujian.

1.3.1. Analisa Penelitian

 3

Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan laporan

Praktik Kerja Lapangan ini, maka penulis ini menggunakan beberapa

metode sebagai sarana untuk membantu serta memudahkan penulis

dalam menyusun laporan.

1.3.2. Metode pengumpulan data

1. Observasi

Observasi dilakukan dengan dengan cara pengamatan langsung ke

lokasi sumber informasi terkait untuk memperoleh informasi yang

dibutuhkan penulisan.

2. Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara

mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada narasumber

yang terkait dengan permasalaha.

3. Studi pusaka

Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun

catatan perkuliahan sebagai bahan referensi yang berkaitan dengan

masalah yang di bahas.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis, membahas tentang Perancangan Sistem Informasi

SIPERAT pada PT. Pos Indonesia Tasikmalaya. Agar penulisan Tugas Akhir ini mencapai sasaran

maka ruang lingkup pembahasan meliputi :

1. Pengambilan barang pada client yang sudah kontrak dengan kantor pos
 4

2. Verifikasi pengambilan barang dengan cara cap dan juga web dari petugas kurir

3. Petugas kurir meng input data barang ke web yang sudah ke komputerisasi

4. Pengiriman resi kepada client dan admin kantor pos melalui aplikasi web

5. Pengiriman barang dari admin ke petugas pengiriman barang

 5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Menurut (Supriati et al., 2018) ”Sistem dapat didefinisikan dengan cara

mengumpulkan, memproses, menympan, menganalisis, menyebarkan informasi

untuk tujuan tertentu. Seperti sebuah sistem informas terdiri atas input (data,

intruksi) dan output (laporan, kalkulasi)”.

Menurut(Ma’ruf, 2016) (Destiningrum & Adrian, 2017) sistem adalah

kumpulan dari obyek-obyek seperti manusia, resources, konsep, dan prosedur

yang ditunjukan untuk melakukan fungsi tertentu atau memnuhi suatu tujuan.

2.2. Pengertian Sistem dan Informasi

Menurut (Hidayatullah & Arief, 2016)“Sistem Informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.

Sedangkan (Sutopo et al., 2016)”. Berpendapat bahwa Sistem Informasi

Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi

yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi yang akurat dan efektif.

2.2.1. Karakteristik Sistem

Menurut (Farell et al., 2018) sistem memiliki karakteristik atau sifatsifat

tertentu, yang mencirikan hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem

[2].
 6

Komponen

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan

bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat

berupa sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.

1. Batasan sistem (boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luar dinamakan dengan batasan sistem. Batasan sistem

ini memungkinkan sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan juga

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

2. Lingkungan luar sistem (environment)

Apapun yang berada di luar batas dari sistem dan mempengaruhi sistem

tersebut dinamakan dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar yang

9 bersifat menguntungkan wajib dipelihara dan yang merugikan harus

dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sistem.

3. Penghubung sistem (interface)

Media penghubung diperlukan untuk mengalirkan sumber-sumber daya

dari sub sistem ke sub sistem lainnya dinamakan dengan penghubung

sistem.

4. Masukkan sistem (input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem dinamakan dengan masukan

sistem (input) dapat berupa perawatan dan masukan sinyal. Perawatan ini

berfungsi agar sistem dapat beroperasi dan masukan sinyal adalah energi

yang diproses untuk menghasilkan keluaran (output).

5. Keluaran sistem (output)

 7

Hasil dari energi yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dinamakan dengan keluaran sistem (output). Informasi

merupakan contoh keluaran sistem.

6. Pengolah sistem

Untuk mengolah masukan menjadi keluaran diperlukan suatu pengolah

yang dinamakan dengan pengolah sistem

7. Sasaran sistem

Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat menentukan input

yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan

2.2.2. Pengertian Sistem Informasi

Menurut (Bayu Kristiawan dan Sukadi, 2016) “Sistem informasi dapat

diartikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik

secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data

yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan

informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan pada

berbagai tingkatan manajemen.” Dikutip dari (Yunahar Heriyanto, 2018)

2.2.3. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Menurut McLeod (2001) sistem informasi manajemen adalah sebagai

sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai

dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membetuk suatu entitas

organisasi formal perusahaan atau sub unit dibawahnya. Dikutip oleh (Yulia &

Rochmawati, 2017)

2.3. Teori Pendukung

 8

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model

sistem yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :

A. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari

model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga merupakan gambaran yang

merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang lain dan dari objek di dunia

nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas.

Menurut Wahana Komputer dalam (Asworowati, Ananta, & Wijayanti,

(2018:177), “pada dasarnya ERD (Entity Relationship Diagram) adalah sebuah

diagram yang secara konseptual memetakan hubungan antar penyimpanan pada

diagram DFD di atas”. ERD ini digunakan untuk melakukan permodelan terhadap

struktur data dan hubunganya.

B. Logical Record Structure (LRS)

Menurut Tabrani dalam (Mulyanto & Khasanah 2018:54) bahwa Logical

Record Struture dibentuk dengan nomor dari tipe record digambarkan oleh

kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRS dan

ERD adalah nama tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan.

Sedangkan menurut (Lingga & Hasugian, 2018) Tabel-tabel yang

terbentuk dari hasil antar himpunan entitas yang merupakan representasi dari

struktur record-record merupakan pengertian LRS secara sederhana

C. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Language adalah bahasa untuk menspesifikasi,

memvisualisai, membangun dan mendokumentasikan artifact (bagian dari

 9

informasi yang digunakan untuk dihasilkan oleh proses pembuatan perangkat

lunak.

Menurut (A.S & Shalahuddin, 2015) “UML adalah salah standar bahasa

yang banyak digunakan didunia industri untuk mendefinisikan requirement,

membuat analisis & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam

pemrograman berorientasiobjek”. UML muncul karena adanya kebutuhan

pemodelan visual untuk menspesifikasi, menggambarkan, membangun dan

dokumentasi dari sistem perangkat lunak UML merupakan bahasa visual untuk

pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan

diagram dan teks-teks pedukung.

Terkait dengan pembahasan, maka diagram UML yang digunakan hanya 5

diagram, yaitu : Activity Diagram, Use case Diagram, Class Diagram, dan

Sequence Diagram.

1. Diagram aktifitas (Activity Diagram)

Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau

aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis

2. Use Case Diagram

Merupakan pemodelan untuk kelakuakn (behavior) sistem

informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui

fungsi apa saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja

yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut.

3. Diagram Kelas (Class Diagram)

 10

Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap

kelas di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan

aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan

4. Sequence Diagram

Menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan

diterima antar objek.

 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.Tinjauan Perusahaan

PT Pos Indonesia (PERSERO) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

Pengiriman Barang, Surat dan Uang.

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di

bidang jasa kurir, logistik, dan transaksi keuangan. Nama Pos Indonesia (Persero) secara

resmi digunakan pada tahun 1995, setelah sebelumnya menggunakan nama dinas PTT

(Posts Telegraaf end Telefoon Diensts) pada Tahun 1906; kemudian berubah menjadi

Djawatan PTT (Pos Telegraph and Telephone) pada tahun 1945; kemudian berubah status

menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) di tahun 1961; dan

menjadi PN Pos & Giro di tahun 1965, serta kemudian menjadi Perum Pos dan Giro di

tahun 1978.

Dalam sejarahnya, Pos Indonesia merupakan salah satu BUMN tertua di

Indonesia. Keberadaannya di Nusantara berawal dari perusahaan dagang Hindia

Belanda atau Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC) yang mendirikan

Kantor Pos pada tanggal 26 Agustus 1746 di Batavia (Jakarta) dengan maksud

untuk memudahkan pengiriman surat, terutama dalam kegiatan perdagangan.

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perubahan gaya hidup,

serta trend liberalisasi bisnis jasa pos membuat Pos Indonesia mengalami

pergeseran bisnis yang sangat signifikan. Seperti juga dialami

banyak perusahaan pos di dunia, Pos Indonesia sempat mengalami penurunan

10
 11

kinerja usahanya di tahun 2000 – 2007. Bisnis suratpos di tahuntahun tersebut

menurun drastis. Penggunaan pesan singkat melalui telepon selular dan internet

menggantikan peran surat pos individu. Demikian juga persaingan kiriman barang

dengan para perusahaan kurir swasta membuat pangsa pasar Pos Indonesia tergerus.

Pasang surut mewarnai perjalanan panjang dua setengah abad Pos

Indonesia. Masa-masa keemasan industri perposan ada di tahun-tahun 1970

hingga 1980-an. Masyarakat pengguna jasa pos sangat setia memanfaatkan

layanan pos. Namun pesatnya perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi, perubahan gaya hidup, serta trend liberalisasi bisnis jasa pos

membuat Pos Indonesia mengalami pergeseran bisnis yang sangat signifikan.

Seperti juga dialami

banyak perusahaan pos di dunia, Pos Indonesia sempat mengalami penurunan

kinerja usahanya di tahun 2000 – 2007. Bisnis suratpos di tahuntahun tersebut

menurun drastis. Penggunaan pesan singkat melalui telepon selular dan internet

menggantikan peran surat pos individu. Demikian juga persaingan kiriman barang

dengan para perusahaan kurir swasta membuat pangsa pasar Pos Indonesia

tergerus.

menunjukkan potensi bisnis Pos Indonesia masih terbuka lebar. Kajian

Management Research Center UI pun menyebutkan Pos Indonesia memiliki

potensi besar di tiga bisnis intinya, yaitu bisnis surat dan paket, bisnis logistik, dan

bisnis jasa keuangan.

Penopang pendapatan Pos Indonesia masih ada di bisnis suratpos dan jasa

keuangan. Kendati volume pengiriman surat individu tengah menurun, namun

 12

volume pengiriman surat bisnis dan kiriman korporasi terus meningkat. Sumber

pendapatan terpenting lainnya adalah jasa pembayaran, jasa pengiriman uang, dan

pengiriman paket.

Di tahun 2013 ini, manajemen Pos Indonesia melanjutkan program

transformasi yang telah dicanangkan sebelumnya. Fokus bisnis Pos Indonesia

tidak lagi hanya di bisnis surat, paket dan jasa keuangan, tapi juga

mengoptimalkan sumber-sumber bisnis baru, seperti logistik, properti, dan

asuransi. Agar lebih focus dan lincah di tengah persaingan yang semakin ketat,

Pos Indonesia membentuk perusahaan induk yang memayungi sejumlah anak

perusahaan, antara lain yaitu PT Pos Logistik Indonesia, PT Pos Properti

Indonesia, dan PT Bhakti Wasantara Net. Di samping itu perusahaan juga terus

mengembangkan dan menyiapkan bisnis-bisnis baru antara lain di bidang jasa

keuangan, lini bisnis retail, city courier, e-commerce, kargo udara, serta asuransi.

Saat ini dapat dikatakan bahwa Pos Indonesia masih tetap sebagai salah satu

perusahaan jasa dengan jaringan distribusi yang terbesar di Indonesia. Jumlah

kantor pos lebih dari 4.000 kantor dengan sebarannya di 24.000 titik layanan dan

telah mencakup 100 persen kota dan kabupaten di Indonesia serta telah

menjangkau hampir seluruh kecamatan di tanah air. Pos Indonesia juga didukung

oleh armada layanan bergerak sebanyak 418 unit, 10.523 unit kendaraan truk dan

mobil dinas, 19.502 karyawan, 3.729 unit kantor pos online, serta 24.674 unit

point of sales.

Lebih dari 90 perusahaan kini menjalin kemitraan dengan Pos Indonesia.

Mereka berasal dari berbagai sektor, seperti jasa keuangan, perbankan, listrik, air
 13

minum, pajak, hingga zakat. Tak hanya perusahaan domestik, entitas bisnis dari

perusahaan global seperti UPS, Cardig International, dan Western Union pun telah

menjadi mitra utama Pos Indonesia. Bahkan bagi Western Union, Pos Indonesia

merupakan agen yang terpenting dan terbesar di Asia Pasifik. Untuk itu perbaikan

internal senantiasa dilakukan manajemen Pos Indonesia di setiap lininya.

Setidaknya ada empat bidang utama yang menjadi fokus pembenahan, yaitu

manajemen sumber daya manusia dan organisasi, sistem keuangan, kapabilitas

infrastruktur, dan strategi marketing.

Pos Indonesia telah menerapkan sistem akuntansi berbasis enterprise resource

planning yang akan menjadi backbone pencatatan transaksi bisnis perusahaan.

Sedangkan dari segi perbaikan infrastruktur, PT Pos Indonesia setiap tahunnya

mengalokasikan pengembangan teknologi informasi setidaknya di atas 50 milyar

rupiah, yang mana saat ini perusahaan sudah berhasil menghubungkan secara

virtual lebih dari 3.700 kantor dan 6.200 agen. Era baru PT Pos Indonesia

terhampar di depan mata. Kepemimpinan perusahaan di tahun 2013 ini

melanjutkan keberhasilan di tahun-tahun sebelumnya untuk terus bergerak ke

masa depan PT Pos Indonesia yang lebih cerah.

 14

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

PT. Pos Indonesia Tasikmalaya

Gambar III.1.Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Pemegang Saham

- Melakukan suatu hal atau lebih yang mengakibatkan terjadinya pengungkapan

tabir perusahaan

- Menjadi penanggung pribadi berdasarkan perjanjian penanggung pribadi

sehubungan dengan transaksi pemberian fasilitas kredit oleh bank kepada

perusahaan yang bersangkutan berdasarkan perjanjian kredit atau pinjaman

tertentu
 15

2. Dewan Komisaris

Memberikan saran dan bimbingan untuk Direksi. Setiap anggota Dewan

Komisaris bertindak secara independen dalam menjalankan tugas dan

tanggung jawabnya ke Perusahaan. Tidak satupun dari Komisaris yang

memiliki hubungan keluarga, keuangan, manajemen dan hubungan dengan

anggota lain dari Dewan Komisaris atau dengan Direksi. Dewan Komisaris

bertanggun jawab ke pemegang saham.

3. Direktur Utama

Memberi laporan kepada Dewan Direksi/ Board Of Director (BOD).

Direktur bertanggung jawab atas kerugian PT yang di sebabkan Direktur tidak

menjalankan ke pengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran

dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun

2007 Tentang Perseroan Terbatas.

4. Direktur Jasa dan Paket

Direktur Jasa dan Paket bertanggung jawab atas Jasa Pengiriman dan Paket

Pengiriman yang terjadi di perusahaan. Direktur Jasa dan Paket memiliki

bawahan SVP Penjualan dan SVP Operasi yang bertugas memantau Penjualan

dan Operasional apa saja yang terjadi di perusahaan

5. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan bertanggung jawab atas

pengembangan dan arah bisnis dari perusahaan yang dapat menghasilkan profit

bagi perusahaan. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan memiliki bawahan

SVP Pengembangan Teknologi Informasi dan SVP Jasa Keuangan yang

 16

bertugas mengembangkan teknologi bagi perusahaan dan memantau kondisi

keuangan bisnis perusahaan

6. Direktur Ritel dan Properti

Direktur Ritel dan Properti bertanggung jawab atas hasil penjualan dan

properti perusahaan. Direktur Ritel dan Properti memiliki bawahan SVP Ritel

dan SVP Properti yang bertugas memantau jumlah pemasukan dan property

yang ada pada perusahaan.

7. Direktur Keuangan

Direktur Keuangan bertanggung jawab atas kondisi dan manajemen kas

keuangan yang terjadi di perusahaan. Direktur Keuangan memiliki bawahan

VP Akuntansi, VP Manajemen Keuangan, dan VP Treasury dan Pajak.

8. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum bertanggung jawab atas kualitas

dari sumber daya manusia yang ada di perusahaan dan bertanggung jawab

perekrutan pegawai baru di perusahaan.

9. Direktur Keuangan

Direktur Keuangan bertanggung jawab atas kondisi dan manajemen kas

keuangan yang terjadi di perusahaan. Direktur Keuangan memiliki bawahan

VP Akuntansi, VP Manajemen Keuangan, dan VP Treasury dan Pajak.

10. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum bertanggung jawab atas kualitas

dari sumber daya manusia yang ada di perusahaan dan bertanggung jawab

perekrutan pegawai baru di perusahaan.

 17

3.2.Prosedur Sistem Berjalan

Sistem Berjalan pengambilan barang PT. Pos Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Petugas kurir mengambil barang ke client yang dituju

2. Petugas kurir memberikan bukti pengambilan barang dengan cap ke buku

pengambilan barang yang disediakan client

3. Petugas kurir kembali ke kantor pos kemudian menginput alamat tujuan barang

yang tadi sudah diambil dari client

4. Petugas kurir mencetak resi pengiriman barang yang sudah di input data

5. Petugas kurir memberikan bukti resi pengiriman barang kepada client dan

admin kantor pos untuk ke tahap pengiriman barang

6. Admin memberikan data berbentuk resi kepada petugas pengiriman barang

7. Petugas pengiriman barang mengirim barang yang sudah admin pos berikan

8. Barang sudah dikirim ke alamat tujuan

 18

3.3.Activity Diagram

Gambar III.1 Activity diagram

 19

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Nama Dokumen : Bukti Kiriman

Fungsi : Sebagai bukti pengambilan surat

Sumber : Pengirim

Tujuan : Penerima

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengiriman

3.4. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Nama Dokumen : Bukti Terima Kiriman

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : PT. POS

Tujuan : Pengirim

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap setelah melakukan Pengiriman

 20

3.5.Permasalahan Pokok

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, maka diidentifikasikan

sejumlah permasalahan yang selalu ada pada sistem berjalan yaitu “Petugas kurir

pengambilan barang barang harus bolak balik ke client untuk pengambilanbarang

dan pengiriman resi“

3.6.Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan diatas, penulis berusaha untuk menemukan

pemecahan masalah yaitu membuat aplikasi berbasis web yang akan memudahkan

petugas kurir untuk pengiriman resi pada saat pengambilan barang tanpa harus

bolak balik menemui client,

 BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

4.1.1. Analisa Kebutuhan Sistem

A. Kebutuhan pengguna

Dalam hal analisa kebutuhan terdapat 1 pengguna saja yang dapat

berinteraksi dalam lingkungan sistem yaitu: Admin, yang akan dikelola

oleh kurir selaku orang yang mengambil barang , kemudian kurir

membutuhkan beberapa informasi antara lain yaitu :

1. Menentukan berat barang

2. Harga barang

3. Nama barang

4. Alamat yang akan dituju

5. Id barang

B. Kebutuhan Sistem

1. Sistem hanya memiliki 1 hak ases login yaitu hanya admin

2. Sistem berisi Menu yang dapat memilih client yang akan

dimasukan datanya

3. Petugas dapat mengupdate data, dan mengolah hasil laporan

4. Pengguna web dapat login dan logout

4.1.2. Rancangan Use Case Diagram

21
 22

Gambar IV .I. Use case diagram

4.1.3. Rancangan diagram aktifitas

 23

Gambar IV.2. Diagram aktifitas

4.1.4. Rancangan dokumen usulan

Dibawah ini merupakan rancangan dokumen usulan yang

diperlukan dalam sistem pengambilan barang :

A. Dokumen Masukan

Nama Dokumen : Bukti Kiriman

 24

Fungsi : Sebagai bukti pengambilan barang

Sumber : Pengirim

Tujuan : Penerima

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pengambilan barang

B. Dokumen Pengeluaran

Nama Dokumen : Bukti Terima Kiriman

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman

Sumber : PT. POS

Tujuan : Pengirim

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pengambilan barang

4.1.5. Rancangan prototype

1. Halaman Login

Halaman login adalah halaman awal yang harus diakses oleh pengguna website

dengan memasukan Username dan Pasword untuk bisa masuk ke Halaman

Beranda
 25

Gambar IV.3 Halaman login

2. Beranda

Beranda adalah tempat dimana petugas memilih dimana tempat data yang akan

dimasukan ketika sesudah membawa barang

 26

Gambar IV.4 Beranda

3. Tampilan data client

Disini petugas bisa melihat data client dan dapat menambahkan barang

Gambar IV.5. Tampilan data client

4. Tampilan tambah barang

Disini adalah tempat petugas melakukan penambahan barang

 27

Gambar IV.6. Tampilan tambah barang

5. Tampilan cetak PDF

Gambar IV.7. Tampilan PDF

4.2. Perancangan perangkat lunak

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

 28

Gambar IV.8. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.9. Logical Record Structure

4.2.3. Spesifikasi File

Spesifikasi File yang digunakan dalam perancangan program ini terdiri dari satu

database dan 3 tabel.

1. Name : Kurir
Fungsi : Mengambil barang
Jenis : int
Primary key : id_pegawai

No Nama Field Jenis Ukuran Keterangan

1 Id_pegawai int Primary key
2 Nama_pegawai Varchar 50
3 Tgl_lahir_pegawai date
4 Alamat_pegawai text
5 Id_barang int Index key
Tabel IV.1 kurir
 29

2. Name : Barang
Fungsi : Memasukan Jenis Paket/Barang yang akan dikirim
Jenis : int
Primary Key : id_barang
No Nama Field Jenis Ukuran Keterangan
1 Id_barang int Primary key
2 Nama_barang Varchar 50
3 Harga_barang Varchar 50
4 Berat_barang Int
Tabel IV.2 Barang

3. Name : Client
Fungsi : Memberi barang ke kurir
Jenis : int
Primary Key : id_client
No Nama Field Jenis Ukuran keterangan
1 Id_client int Primary key
2 Nama_client Varchar 50
3 Alamat_barang text
Tabel IV.3 Client

4.2.4. Class Diagram/Class Model

 30

4.2.5. Sequence Diagram

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan software

5. Kebutuhan Keterangan

Sistem Operasi Windows 7 Ultimate 32-bit

Processor Intel Celeron 1.50 GHz
RAM 4 GB
Hardisk 700 GB
Monitor 14”LCD
Keyboard 101/102 key
Printer Laser Jet
Mouse Standard
Software Jenis Program : Website
Bahasa Pemrograman : PHP,Javascript
Database Server : MySQL
Tabel IV.4 Spesifikasi Hardware dan Software

4.3. Jadwal Implementasi

 31

WAKTU
NO KEGIATAN
BULAN 1 BULAN 2 BULAN 2
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain sistem
Desain perangkat
4
lunak
5 test sistem
evaluasi dan
8
oprasional
 BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada rumusan masalah sebelumnya dan berdasarkan hasil

penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan mengenai pengambilan barang

di,PT. Pos Indonesia Tasikmalaya maka penelitian ini dapat disimpulkan

sebagai berikut:

1. Pada proses sistem yang berjalan saat ini untuk pengambilan barang

masih menggunakan manual

2. Pada proses pengambilan barang terkadang petugas selalu

menginggalkan cap untuk verikasi barang yang sudah di ambil di client

yang mengakibatkan menghambat pada verifikasi

3. Dengan sistem berbasis web ini dapat memudahkan kurir dalam

pengambilan barang dan pengiriman resi agar petugas kurir tidak bolak

balik kepada client

4. Dengan adanya sistem berbasis web juga dapat mempersingkat waktu

pengambilan barang

5.2. Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada PT. Pos Indonesia

Tasikmalaya dalam pengambilan surat berbasis web ini terdapat beberapa saran

yang dapat dijadikan masukan untuk sistem yang lebih baik sebagai berikut :

1. Dalam proses pengambilan barang diperlukan kriteria-kriteria yang

dengan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi.

32
 33

2. Melakukan pengembangan terhadap sistem agar sistem informasi dapat

dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja secara optimal

33