1

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pemanfaatan teknologi informasi (TI) berbasis komputer pada pengelolaan
perguruan tinggi telah diterapkan oleh sebagian besar perguruan tinggi di
Indonesia, baik itu perguruan tinggi negeri maupun perguruan tinggi swasta.
Keunggulan TI berbasis komputer dalam mengelola data secara cepat dan akurat
merupakan alasan utama mengapa teknologi komputer digunakan oleh pengelola
perguruan tinggi. Dampak positif yang diperoleh tidak hanya sebatas pada
peningkatan mutu layanan akademik saja tetapi juga berdampak pada makin
meningkatnya mutu sarana dan prasarana penunjang kegiatan akademik, misalnya
sarana perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan di perguruan tinggi yang
menggunakan TI berbasis komputer akan memberikan keunggulan dibandingkan
dengan pengelolaan perpustakaan yang belum menggunakan TI berbasis
komputer, contohnya, akses anggota perpustakaan terhadap informasi buku sangat
fleksibel dari sisi waktu dan tempat, pengelolaan data peminjaman dan
pengembalian buku lebih mudah dan cepat, serta berbagai manfaat lainnya.
Sarana perpustakaan di PT. JKL dikelola oleh suatu unit yang disebut Unit
Perpustakaan. Salah satu fungsi Unit Perpustakaan PT. JKL adalah menyediakan
layanan peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota perpustakaan. Bentuk
sistem peminjaman dan pengembalian buku di Unit Perpustakaan PT. JKL masih
dikelola secara manual, yaitu setiap aktifitas peminjaman dan pengembalian buku
dicatat pada sebuah buku log (buku catatan harian peminjaman dan pengembalian
buku) . Model sistem peminjaman dan pengembalian buku di Unit Perpustakaan
PT. JKL yang masih manual ini memiliki berbagai kelemahan, diantaranya
memboroskan waktu karena untuk setiap aktifitas peminjaman dan pengembalian
buku perlu dituliskan (direkam) secara detail pada buku sehingga jika terdapat
banyak anggota perpustakaan yang hendak meminjam atau mengembalikan buku
maka pasti terjadi antrian, begitu juga ketika anggota perpustakaan mau
mengetahui informasi ketersediaan buku yang hendak dibaca ataupun dipinjam
 2

maka tidak ada informasi yang akurat yang dapat diberikan oleh pengelola Unit
Perpustakaan, dan berbagai kelemahan lainnya.
Masalah pada sistem peminjaman dan pengembalian buku pada Unit
Perpustakaan PT. JKL yang masih manual sebagaimana yang telah diuraikan
sudah tidak dapat dipertahankan lagi karena kinerja sistem yang manual tidak
akan menghasilkan produk informasi sebagaimana yang dibutuhkan oleh
pengguna perpustakaan (pengelola dan anggota). Untuk dapat mengatasi masalah
tersebut, maka diusulkan sebuah solusi yaitu menggunakan pendekatan penerapan
TI berbasis komputer, baik dari sisi hardware maupun software karena
keunggulan komputer dalam memproses data dan menghasilkan informasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna dapat dilakukan secara cepat dan akurat.

1.2. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis selama kegiatan Kerja
Praktek (PK) di Unit Perpustakaan PT. JKL, maka dapat diidentifikasi masalah
pada sistem peminjaman dan pengembalian buku adalah sebagai berikut :
1. Sistem masih manual dan hanya menggunakan aplikasi komputer Ms.Excel
untuk menyimpan data stok buku, jurnal, laporan KP dan TA.
2. Anggota perpustakaan tidak dapat memperoleh informasi yang akurat tentang
ketersediaan buku yang akan dipinjam.
3. Setiap aktifitas peminjaman dan pengembalian buku ditulis pada buku log
sehingga jika terjadi kesalahan penulisan akan dihapus menggunakan tipex
untuk ditulis ulang kembali.
4. Pengelola perpustakaan kesulitan untuk mengolah data peminjaman dan
pengembalian buku untuk menghasilkan beberapa informasi penting, misalnya
laporan frekuensi peminjaman dan pengembalian buku dalam sebulan, laporan
tentang buku yang bertopik apa yang paling sering dipinjam, dan berbagai
laporan lainnya.
 3

1.3. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dikaji dalam penulisan Laporan KP
ini adalah bagaimana merancang sistem peminjaman dan pengembalian buku
yang berbasis komputer pada perpustakaan PT. JKL ?

1.4. Batasan Masalah

Ruang lingkup dari masalah yang akan diteliti pada penulisan Laporan KP
ini adalah sebagai berikut :
1. Objek penelitian adalah pengolahan data perpustakaan di PT. JKL. sistem
peminjaman dan pengembalian buku yang berbasis manual menjadi berbasis
komputer dengan menggunakan software development.
2. Metode perancangan yang digunakan adalah metode waterfall.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic 6.
4. Basis data yang digunakan adalah Ms. Access 2010.

1.5. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan aplikasi komputer berbasis
desktop yang akan digunakan untuk mengganti sistem berbasis manual pada
sistem pengolahan data buku di Unit Perpustakaan PT. JKL.

1.6. Kegunaan Penelitian

Kegunaan yang diharapkan dari implementasi sistem yang akan dibangun
adalah sebagai berikut :
1. Membantu pengelolaan data perpustakaan yang berbasis aplikasi komputer.
2. Tersedianya informasi yang sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan (anggota
dan pengelola perpustakaan).
 4

BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi

Teori mengenai sistem informasi telah banyak dibahas dalam berbagai

literatur oleh para pakar dan berikut ini beberapa pengertian mengenai sistem
informasi yang penulis kutip dari beberapa sumber tertulis :
1. Menurut Wilkinson, Sistem informasi adalah kerangka kerja yang
mengoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah
masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran
perusahaan (1).
2. Sistem informasi sebagai kumpulan dari berbagai prosedur di dalam
perusahaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, sedangkan
teknologi informasi (software meupun hardware) adalah alat bantu untuk
mencapai tujuan tersebut, (2)
3. Sistem Informasi adalah gabungan dari empat bagian utama. Keempat bagian
tersebut mencakup perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware),
infrastruktur, dan sumber daya manusia (SDM) yang terlatih. Keempat bagian
ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah
data menjadi informasi yang bermanfaat, (3).
Dari beberapa pendapat para pakar diatas, maka dapat diketahui bahwa
sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.
 5

2.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mengandung komponen- komponen seperti berikut (1):

1. Perangkat keras, yang mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan
printer.
2. Perangkat lunak, yaitu peranti- peranti lunak yang memungkinkan perangkat
keras memproses data.
3. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan
pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
4. Orang, yakni semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan
sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basis data, yaitu kumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan
dengan penyimpanan data.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu sistem penghubung yang
memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh
sejumlah pemakai.

2.3. Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan sistem informasi adalah segala aktifitas yang berjalan dalam

suatu sistem informasi secara rutin untuk mencapai sasaran – sasaran yang telah
direncanakan (4). Kegiatan sistem informasi terdiri dari :
1. Masukan
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses.
2. Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data diolah untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah.
3. Keluaran
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
4. Penyimpanan
Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
 6

5. Kontrol
Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.

2.4. Analisis Sistem

Tahap analisis sistem digunakan untuk membuat keputusan berdasarkan

hasil analisa terhadap sistem yang diteliti. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem terdiri dari (4):
1. Deteksi masalah (Problem Detection)
Merupakan tahapan awal untuk mengenali masalah yang terdapat dalam
sistem yang sedang berjalan/beroperasi.
2. Penelitian/investigasi awal (Initial Investigation)
Merupakan proses pemantapan atau penunjukan masalah yang sebenarnya
sehingga dapat dimengerti sistemnya secara mendalam.
3. Analisa kebutuhan sistem (Requirement Analysis)
Merupakan tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas
pemakai sistem (end user).
4. Mensortir kebutuhan sistem (Generation of Sistem Alternatives)
Merupakan jawaban untuk pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem
saat ini dengan sistem yang mendekati ideal. Pembuatan berbagai alternativ
untuk memecahkan masalah sistem informasi.
Untuk mencapai tujuan analisis sistem, maka dalam proses analisa sistem
harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut (4) :
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai
dengan yang telah didefenisikan pada tahap analisis sistem.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan
transaksi manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen.
 7

4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang detail

untuk masing-masing komponen dan sistem informasi yang meliputi data dan
informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-
orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan pengendalian internal.

2.5. Perancangan Sistem

Tahapan perancangan atau desain sistem memiliki tujuan untuk

merancang sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi
calon pengguna sistem.
Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak
merupakan upaya untuk mengontruksi sebuah sistem yang memberikan kepuasan
akan spesifikasi kebutuhan fungsional dan memenuhi target (6).
Rancangan sistem adalah kegiatan untuk merancang suatu sistem yang
dilakukan untuk menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Rancangan
sistem merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendesain suatu sistem
yang mempunyai tahapan-tahapan kerja yang tersusun secara logis berdasarkan
bahan atau data yang dikumpulkan (7). Kegiatan yang dilakukan dalam tahap
perancangan sistem terdiri dari :
1. Perancangan keluaran (output)
Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran-keluaran yang akan
digunakan oleh sistem.
2. Perancangan masukan (input)
Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data masukan yang akan
digunakan untuk mengoperasikan sistem. Pada tahapan ini perlu juga
ditentukan format data masukan agar sesuai dengan kebutuhan sistem.
3. Perancangan file
Perancangan file diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas
(menggunakan ERD dengan memilih salah satu versi). Setelah itu melakukan
uji normalisasi dari 1-NF sampai ke 5-NF, minimal sampai ke bentuk
normalisasi ke-3 (3-NF).
 8

2.6. Metode Waterfall

Model pengembangan sistem perangkat lunak metode waterfall sering

juga disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik
(classic life cyccle). Model waterfall merupakan pendekatan alur hidup perangkat
lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean,
pengujian, dan tahap pendukung (6).
Berikut adalah tahapan-tahapan dalam pembangunan perangkat lunak
dengan metode waterfall (6) :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Merupakan tahap awal berupa pengumpulan informasi tentang kebutuhan
perangkat lunak yang dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan
kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa
yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap
ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Tahapan ini merupakan proses multi langkah yang fokus pada desain
pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur
perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini
mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke
representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap
selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu
didokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Tahapan ini merupakan proses translasi hasil desain perangkat lunak ke dalam
program perangkat lunak.. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai
dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Merupakan tahapan yang berfokus pada pengujian perangkat lunak dari segi
logik dan fungsional serta memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal
ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran
yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
 9

5. Pendukung atau pemeliharaan

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan
ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya
kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau karena
perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Tahap
pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi pengembangan mulai dari
analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi
tidak untuk membuat perangkat lunak yang baru.

2.7. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan tools untuk menggambarkan perancangan sistem secara

terstruktur. DFD menampilkan kegiatan sistem lengkap dengan komponen-
komponen yang menunjukkan secara jelas file-file yang dipakai, unsur sumber
atau tujuan data, serta aliran data dari satu proses ke proses yang lainnya. Simbol
yang digunakan dalam versi De Marco dan Sarson adalah sebagai berikut (7) :
1. External Entity
External entity digambarkan dengan simbol bujursangkar dan diberi nama
sebagai identitas. External entity merupakan sumber atau tujuan dari aliran
data dari atau ke sistem.

Anggota

Gambar 2.1. Simbol Entitas Luar (7)

2. Data Flow
Data flow merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan
garis panah yang menghubungkan komponen dari sistem dan diberi nama dari
data yang mengalir. Data flow ini mengalir diantara proses, data store dan
 10

menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau
hasil proses sistem.

Gambar 2.2. Simbol Arus Data (7)

3. Process
Process merupakan sesuatu yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat
mengolah data atau aliran masuk menjadi aliran data keluar. Berfungsi
mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau
beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap
proses memilki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau
beberapa data keluaran. Digambarkan dalam bentuk lingkaran.

Gambar 2.3. Simbol Proses (7)

4. Data Sore
Merupakan komponen yang berfungsi unutk menyimpan data atau file simbol
dari berkas ini dapat digambarkan dengan segi empat terbuka dan
penggambarannya adalah sebagai berikut:

Gambar 2.4. Simbol Penyimpanan Data (7)

2.8. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan rancangan database

dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-
entitas dan menentukan hubungan antar entitas (8). Proses ini memungkinkan
 11

analis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan
dan diambil secara efisien. Ada tiga macam relasi antara dua file (8) yaitu:
1. Relasi One to One
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu
(1:1). Relasi one to one dapat diilustrasikan pada gambar di bawah ini :

Anggota 1 1 Nomor
Memiliki

Gambar 2.5. Relasi One to One (8)

2. Relasi One to Many

Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak
atau dapat pula sebaliknya (1:M atau M:1). Relasi one to one dapat
diilustrasikan pada gambar di bawah ini :

Anggota
1 M Buku
Meminjam

Gambar 2.6. Relasi One to Many (8)

3. Relasi Relasi Many to Many
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding
banyak (M:M). Relasi many to many dapat diilustrasikan pada gambar di
bawah ini :

M M
Anggota Mengembalikan Buku
 12

Gambar 2.7. Relasi Many to Many (8)

2.9. Pemrograman Visual Basic 6.0

Pemrograman visual adalah metode pembuatan program dimana

programmer membuat koneksi antara objek-objek dengan cara membuat gambar,
menunjuk, dan mengklik pada diagram dan ikon dengan pengkodean syntax
program. Salah satu pemrograman visual yang sering digunakan kalangan
programmer dalam perancangan aplikasi adalah Microsoft Visual Basic 6 untuk
pengembangan/membangun aplikasi yang berbasis windows. Beberapa
kemampuan atau manfaat dari Microsoft Visual Basic 6 (9), diantaranya :
1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows
2. Untuk membut objek-objek pembantu program, seperti kontrol ActiveX, file
Help, aplikasi Internet dan sebagainya.
3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran
EXE yang bersifat executeable (dapat langsung dijalankan)

2.10. Basis Data

Basis data adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Database merupakan salah
satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis
dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. Penyusunan basis
data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan
diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database
Management System) (2).
Basis data yang sudah tersedia dalam suatu media penyimpanan tidak
akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang
berbasis database. Perangkat lunak ini biasa disebut dengan Database
 13

Management Sistem (DBMS). DBMS merupakan koleksi terpadu dari basis data
dan program-program komputer (utilitas) yang digunakan untuk mengakses dan
memelihara basis data. Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan suatu
lingkungan yang mudah dan efisien untuk penggunaan, penarikan, dan
penyimpanan data dan informasi. Pengelolaan manajemen basis data meliputi hal-
hal berikut (8) :
1.1.1. Pendefinisian struktur penyimpanan.
2.1.1. Penyediaan mekanisme untuk manipulasi informasi.
3.1.1. Penyediaan keamanan dalam penarikan dan penyimpanan data
dan informasi.
Terdapat banyak jenis aplikasi DBMS yang dikenal dalam studi ilmu
komputer, salah satu yang cukup dikenal adalah Microsoft Office Access. Aplikasi
DBMS yang akan menjadi acuan penulis dalam perancangan database ini adalah
Microsoft Office Access 2010.

2.11. Metode Pengujian Sistem Black box

Pengujian adalah satu set akifitas yang direncanakan dan sistematis untuk
menguji atau mengevaluasi kebenaran yang diinginkan. Pengujian perangkat
lunak adalah sebuah aktifitas yang terdiri atas sekumpulan langkah yang terkait
dengan verifikasi dan validasi. Metode Black box testing tergolong pada
pengujian validasi, yaitu menguji perangkat lunak dari segi spesifikasi fungsional
tanpa menguji desain dan kode program. Pengujian Black box dimaksudkan untuk
mengetahui apakah fungsi-fungsi, masukan, dan keluaran dari perangkat lunak
sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan (6).
 14

BAB 3
METODELOGI PENELITIAN

3.1. Rancangan Penelitian

Berikut tahapan-tahapan yang dirancang untuk membangun aplikasi
Sistem Informasi Perpustakaan PT. JKL :
1. Analisa sistem yang berjalan
2. Mendefinisikan kebutuhan pengguna dan sistem perangkat lunak (aplikasi)
3. Mendesain sistem mennggunakan DFD dan ERD
4. Merancang aplikasi (coding)
5. Pengujian dan integrasi aplikasi

3.2. Metode Pengumpulan Data

Untuk menganalisa sistem yang berjalan dan kemudian mendefinisikan
kebutuhan pengguna maupun kebutuhan perangkat lunak aplikasi yang akan
dibangun maka dilakukan pengumpulan data dengan metode berikut :
1.1. Metode Observasi Lapangan
Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mengamati
secara langsung di lokasi penelitian terkait sistem peminjaman dan
pengembalian buku pada Unit Perpustakaan PT. JKL. Data yang diperoleh dari
metode observasi digunakan untuk mendefinisikan kebutuhan pengguna
 15

aplikasi (User Requirement) dan kebutuhan minimal sistem untuk dapat

mengoperasionalkan aplikasi (Minimum System Requierement)
2.1. Metode Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan berkomunikasi
secara langsung kepada end user aplikasi untuk memperoleh data yang
diperlukan dalam merancang : sistem basis data, model visual antar muka
aplikasi yang user friendly, data input dan output yang diharapkan oleh end
user.

3.1. Metode Studi Kepustakaan

Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mempelajari
sekumpulan teori yang bersumber dari buku, internet, dan sumber tertulis
lainnya yang relevan dengan topik penulisan proposal penelitian.

3.4. Sistem Berjalan

Sistem yang sedang berjalan merupakan gambaran alur sistem informasi
yang selama ini diterapkan dalam sistem peminjaman dan pengembalian buku
pada Unit Perpustakaan PT. JKL. Desain sistem yang sedang berjalan
digambarkan dengan simbol flowchart sebagaimana terlihat pada gambar 3.1.
 16

Kepala Perpustakaan Anggota Perpustakaan

 17

Mulai

Mencari judul
buku untuk
dibaca atau
akan dipinjam

T
Baca
Ada atau
Y
? Pinjam
?

Memb
aca
buku
Menyimpan
buku yang P
telah dibaca
pada rak buku

Mengajuk
Mencatat
an
peminjam
peminjam
an buku
an buku

Meneri
ma
buku

Mencatat
Mengembali
pengembal
kan buku
ian buku

Selesai

Gambar 3.1. Flowchart sistem yang berjalan

Keterangan :
 18

a. Anggota Perpustakaan ke perpustakaan untuk membaca atau meminjam buku

dengan cara mencari judul buku sesuai yang dibutuhkan.
b. Kepala Perpustakaan memberikan petunjuk cara mencari judul buku
berdasarkan nama-nama rak buku di perpustakaan guna memudahkan.
c. Jika judul buku yang dicari tidak ada, maka dapat mencari judul buku yang lain
yang masih terkait atau judul buku yang berbeda. Tetapi jika ada, maka
Anggota Perpustakaan dapat membaca atau meminjam buku tersebut.
d. Jika Anggota Perpustakaan hanya menggunakan buku untuk dibaca, maka
setelah selesai membaca, buku dikembalikan lagi ke rak buku.
e. Jika Anggota Perpustakaan hendak meminjam buku, maka buku yang akan
dipinjam diajukan ke Kepala Perpustakaan untuk dicatat secara tertulis
transaksi peminjaman buku.
f. Setelah Kepala Perpustakaan mencatat transaksi peminjaman buku, maka buku
diberikan ke Anggota Perpustakaan.
g. Anggota Perpustakaan mengembalikan buku yang dipinjam kepada Kepala
Perpustakaan untuk dicatat tertulis data transaksi pengembalian buku.
h. Anggota Perpustakaan mengembalikan buku ke rak buku.

3.5. Perangkat Pengolahan Data

3.5.1. Perangkat Lunak
Merupakan perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun
aplikasi yang rinciannya dapat dilihat pada Tabel 3.2 berikut :
Tabel 3.1 Perangkat lunak yang digunakan
No Jenis Perangkat Lunak Spesifikasi
1. Developer software Microsoft Visual Basic 6
2. Database Ms. Office Access 2010
3. Report design Crystal Report 8
4. Sistem Operasi Windows 7,8
 19

3.5.2. Perangkat Keras

Merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membangun aplikasi
yang rinciannya dapat dilihat pada Tabel 3.3 berikut :
Tabel 3.2 Perangkat keras yang digunakan
No Jenis Perangkat Keras Spesifikasi
1. Laptop Core i3 1,9 GHz
2. RAM 2 GB
3. HDD 500 GB
2. Printer Canon Ip 2770

3.6. Lokasi dan Jadwal Penelitian

Lokasi penelitian bertempat di Perpustakaan PT. JKL yang beralamat di Jl.
Xyz. Sedangkan rencana jadwal penelitian dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.3 Jadwal Penelitian
Bulan-Tahun 2018
No Uraian Kegiatan Maret April
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Wawancara dan Observasi
2. Pengumpulan data dan analisa
masalah
3. Bimbingan Penulisan KP

Lanjutan Tabel 3.3 Jadwal Penelitian

Bulan-Tahun 2018
No Uraian Kegiatan Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4
4. Desain sistem
5. Implementasi sistem
6 Ujian KP
7. Revisi KP
 20

BAB 4
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

4.1. Perancangan Sistem

Hasil analisa kebutuhan sistem informasi peminjaman dan pengembalian
buku pada Unit Perpustakaan PT. JKL digambarkan dalam bentuk rancangan
diagram alir data (Data Flow Diagram) yang akan menjelaskan secara detail
entitas, proses-proses, aliran data dan penyimpanan data apa saja yang ada dalam
sistem usulan yang baru.
4.1.1. Sistem Usulan
Untuk menggambarkan rancangan Data Flow Diagram dari sistem usulan,
maka terlebih dulu dilakukan identifikasi terhadap arus data input maupun output,
entitas luar dan proses yang akan ada dalam sistem usulan. Berikut hasil
identifikasi yang dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Identifikasi Input Output dari dan ke Entitas Luar terhadap Proses

No Entitas Luar Input Output

1. Kepala Perpustakaan Login
Anggota Laporan Data
Anggota
Buku Laporan Data Buku
Peminjaman Buku Nota Peminjaman
Buku
Pengembalian Buku Pengembalian Buku
 21

A. Diagram Konteks
Berikut rancangan sistem usulan dalam model Data Flow Diagram (DFD)
Diagram Konteks.

Login 0
Sistem Informasi
Anggota Peminjaman dan
Pengembalian
Buku Buku Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
Stimik Sepnop
Peminjaman_Buku Jayapura
Pengembalian_Buku

Lap_Data_Buku

Lap_Data_Anggota

Kepala Perpustakaan Nota_Peminjaman_Buku

Gambar 4.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan gambar 4.1 :
Kepala Perpustakaan memasukkan data login untuk mengakses sistem aplikasi.
Jika login sukses maka Kepala Perpustakaan sebagai admin dapat memasukkan
data anggota, data buku, data peminjaman buku, dan data pengembalian buku.
Selain memasukkan data-data tersebut, Kepala Perpustakaan dapat juga
mencetaknya sesuai keperluan maupun jika diminta oleh Ketua PT. JKL dan
pihak internal lainnya.
 22

B. Diagram Berjenjang
Pada rancangan diagram berjenjang ini terdiri dari enam diagram level nol dan empat diagram level satu sebagaimana yang
terlihat pada gambar 4.2.

0
SI
Peminjaman dan
Pengembalian
Buku Pada
Perpustakaan
STIMIK Sepnop

1.P 2.P 3.P 4.P 5.P 6.0

Melakukan Membuat Membuat Membuat Membuat Mencetak
login data data buku data data data laporan
anggota peminjaman pengembali
buku an buku

6.1.P 6.2.P 6.3.P

Mencetak Mencetak Mencetak
laporan data laporan data nota
anggota buku peminjaman
buku

Gambar 4.2 Diagram Berjenjang Sistem Usulan

 23

C. Diagram Level Nol

Diagram level nol (0) mendefinisikan penguraian setiap proses-proses
yang berlangsung dalam sistem. Berikut rancangannya pada gambar 4.3 :

1.P
Melakukan
Login Login Login
login

2.P
Membuat
data Anggota
anggota Anggota
Anggota

3.P
Kepala Buku Membuat
Buku Buku
Perpustakaan data buku

Buku Anggota
Peminjaman_Buku
Peminjaman_Buku
4.P
Membuat
data Peminjaman
peminjaman
Pengembalian_Buku buku

Peminjaman_Buku
5.P
Membuat
data
pengembali
an buku Pengembalian_Buku

Pengembalian

Nota_Peminjaman_Buku 6.0
Mencetak
Lap_Daftar_Buku data laporan Peminjaman_Buku
Buku
Lap_Daftar_Anggota
Anggota

Gambar 4.3 Diagram Level Nol Sistem Usulan

 24

Keterangan gambar 4.3 :

1. Kepala Perpustakaan mengakses sistem aplikasi dengan melakukan login

terlebih dulu. Data masukan login akan divalidasi dan jika benar maka data
login akan disimpan pada tabel Login.
2. Kepala Perpustakaan membuat data anggota perpustakaan dengan
memasukkan biodata Anggota dan keluarannya berupa data anggota akan
tersimpan di tabel Anggota.
3. Kepala Perpustakaan membuat data buku perpustakaan dengan memasukkan
data Buku dan keluarannya berupa data Buku akan tersimpan di tabel Buku.
4. Kepala Perpustakaan membuat data transaksi peminjaman buku dengan
memasukkan data transaksi peminjaman buku dan keluarannya berupa data
transaksi peminjaman buku akan tersimpan di tabel Peminjaman. Tabel
Anggota dan Tabel Buku akan saling berkoneksi dengan tabel Peminjaman
selama proses pembuatan data transaksi peminjaman buku.
5. Kepala Perpustakaan membuat data transaksi pengembalian buku dengan
memasukkan data transaksi pengembalian buku dan keluarannya berupa data
transaksi pengembalian buku akan tersimpan di tabel Pengembalian. Tabel
Peminjaman dan Tabel Pengembalian akan saling berkoneksi selama proses
pembuatan data transaksi pengembalian buku.
6. Kepala Perpustakaan mencetak laporan berdasarkan data anggota, data buku,
data transaksi peminjaman buku. Luaran dari proses cetak data laporan terdiri
dari Laporan Daftar Anggota, Laporan Daftar Buku, dan Nota Peminjaman
Buku.
 25

D. Diagram Level Satu Proses 6.0

Proses 6.0 merupakan proses cetak data laporan. Pada proses ini akan
mencetak data Laporan Daftar Anggota, Laporan Daftar Buku, Laporan
Peminjaman Buku dan Laporan Pengembalian Buku. Rancangan
diagramnya seperti gambar 4.4 berikut :

6.1.P
Mencetak
Lap_Daftar_Anggota laporan data Anggota Anggota
anggota

6.2.P
Mencetak
Lap_Daftar_Buku laporan data Buku Buku
buku

Kepala
Perpustakaan 6.3.P
Mencetak
nota Peminjaman_Buku Peminjaman
peminjaman
buku
Nota_Peminjaman_Buk
u

Gambar 4.4 Diagram Level Satu Proses 6.1.P, 6.2.P, dan 6.3.P
Keterangan gambar 4.4 :
1. Kepala Perpustakaan mencetak Laporan Daftar Anggota.
2. Kepala Perpustakaan mencetak Laporan Daftar Buku.
3. Kepala Perpustakaan mencetak Nota Peminjaman Buku.

4.1.2. Pemodelan Basis Data ERD

Berikut ini pemodelan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk
perancangan sistem basis data sebagaimana terlihat pada gambar 4.5 :
 26

Nama Penulis

Status No ISBN/ISSN
No Anggota Penerbit

Nama Anggota Judul

Program Studi Jenis
Thn Terbit

HP Kode Pustaka Jumlah

Alamat

Stok

Anggota Pustaka

1
M

No Anggota Kode Pustaka

Melakukan Tgl Pinjam Tgl Wajib Kembali

Dipinjam

M
M

Peminjaman

Melakukan

No Anggota M Keterangan

Tgl Kembali Kode Pustaka

Gambar 4.5. Rancangan pemodelan ERD

Pengembalian

Keterangan gambar 4.5 :

1. Entitas Anggota memiliki relasi ke entitas Peminjaman dengan kardinalitas
Many to Many. Entitas Anggota diperlukan untuk menyimpan data anggota
 27

perpustakaan, sedangkan entitas Peminjaman diperlukan untuk menyimpan

data transaksi peminjaman pustaka oleh anggota perpustakaan.
2. Entitas Pustaka memiliki relasi ke entitas Peminjaman dengan kardinalitas
Many to Many. Entitas Pustaka diperlukan untuk menyimpan data pustaka
(buku, jurnal, dan karya tulis ilmiah mahasiswa), sedangkan entitas
Peminjaman diperlukan untuk menyimpan data transaksi peminjaman pustaka.
3. Entitas Peminjaman memiliki relasi ke entitas Pengembalian dengan
kardinalitas One to Many. Entitas Pengembalian diperlukan untuk menyimpan
data pengembalian pustaka berdasarkan data transaksi peminjaman pustaka
dari entitas Peminjaman.
Berdasarkan pemodelan basis data dengan ERD diatas maka berikut
konversinya dalam bentuk tabel-tabel :
1) Tabel Anggota
Kunci Utama : No Anggota
Kunci Tamu :-
Jumlah Atribut :6
Relasi ke Tabel : Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data anggota perpustakaan
Tabel 4.1 Tabel Anggota
No Field Name Data Type Field Size
1 No Anggota Text 10
2 Nama Anggota Text 50
3 Status Text 9
4 Program Studi Text 20
5 Alamat Text 50
6 HP Text 12

2) Tabel Pustaka
Kunci Utama : Kode Pustaka
Kunci Tamu :-
 28

Jumlah Atribut :9
Relasi ke Tabel : Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data pustaka
Tabel 4.2 Tabel Pustaka
No Field Name Data Type Field Size
1 Kode Pustaka Text 10
2 Jenis Text 10
3 No ISBN-ISSN Text 15
4 Judul Text 100
5 Nama Penulis Text 70
6 Penerbit Text 50
7 Tahun Terbit Text 4
8 Jumlah Number Single
9 Stok Number Single

3) Tabel Peminjaman
Kunci Utama :
Kunci Tamu : No Anggota, Kode Pustaka
Jumlah Atribut :4
Relasi ke Tabel : Pengembalian, Anggota, Pustaka
Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman pustaka
Tabel 4.3 Tabel Peminjaman
No Field Name Data Type Field Size
1 No Anggota Text 10
2 Kode Pustaka Text 10
3 Tgl Pinjam Date/Time Short Date
4 Tgl Wajib Kembali Date/Time Short Date

4) Tabel Pengembalian
Kunci Utama :
Kunci Tamu : No Anggota, Kode Pustaka
 29

Jumlah Atribut :4
Relasi ke Tabel : Peminjaman
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengembalian pustaka
Tabel 4.4 Tabel Pengembalian
No Field Name Data Type Field Size
1 No Anggota Text 10
2 Kode Pustaka Text 10
3 Tgl Wajib Kembali Date/Time Short Date
4 Tgl Kembali Date/Time Short Date
5 Keterangan Text 20

4.2. Perancangan Antarmuka Sistem

Merupakan perancangan tampilan input sistem aplikasi yang akan menjadi
acuan dalam pengembangan software. Tujuan perancangan antarmuka adalah
untuk menyediakan rancangan form-form sistem aplikasi yang dapat dipahami
secara mudah pengoperasiannya oleh pemakai sistem.
4.2.1. Rancangan Antarmuka Form Login
Antarmuka form Login dirancang untuk pertama kali loading saat aplikasi
dijalankan (running). Terdiri atas dua isian data yang wajib diisi dengan tepat
value-nya dan mempunyai dua tombol untuk login dan batal login.

Form Login

Input Data Login

Nama Pengguna :

Kata Sandi :

Login Batal

Gambar 4.6. Rancangan antarmuka form Login

4.2.2. Rancangan Antarmuka Form Menu

Antarmuka form Menu Aplikasi dirancang untuk loading jika user mengisi
data login dengan benar. Terdiri atas dua menu bar yaitu File dan Laporan. Pada
 30

masing-masing menu mempunyai sub menu dan dapat dipilih user sesuai
kebutuhan. Selain menu bar, terdapat juga delapan tombol menu yang diletakkan
pada posisi tengah dari form Menu yang memiliki fungsi yang sama dengan sub-
sub menu pada dua menu bar.

APLIKASI PERPUSTAKAAN PT. JKL

FILE LAPORAN

Data Data
Data Anggota Data Pustaka Peminjaman Pengembalian
Pustaka Pustaka

Laporan Data Laporan Data Laporan Data Laporan Data

Anggota Pustaka Peminjaman Pengembalian

Gambar 4.7. Rancangan antarmuka form Menu

4.2.3. Rancangan Antarmuka Form Data Anggota
Antarmuka form Data Anggota dirancang untuk masukan data anggota.
Terdiri atas tujuh isian data yang wajib diisi dan mempunyai enam tombol
perintah, lima tombol untuk memproses data masukan dan satu tombol untuk
menutup form Data Anggota.

Form Data Anggota

Input Data Anggota

Tombol

Nomor Anggota
Tambah Simpan
Nama Anggota
 Tgl Registrasi Cari Edit

Status
TI SI Tutup
Hapus
Program Studi Form 31
Alamat

Nomor HP

Gambar 4.8. Rancangan antarmuka form Data Anggota

4.2.4. Rancangan Antarmuka Form Data Pustaka

Antarmuka form Data Pustaka dirancang untuk masukan data pustaka.
Terdiri atas sembilan isian data yang wajib diisi dan mempunyai enam tombol
perintah, lima tombol untuk memproses data masukan dan satu tombol untuk
menutup form Data Pustaka.

Form Data Pustaka

Input Data Pustaka

Tombol

Kode Pustaka Tambah Simpan

Jenis
 No ISBN/ISSN Cari Edit

Judul
Tutup
Hapus
Nama Penulis Form 32
Penerbit

Tahun Terbit

Jumlah

Stok

Gambar 4.9. Rancangan antarmuka form Data Pustaka

4.2.5. Rancangan Antarmuka Form Data Peminjaman Pustaka
Antarmuka form Data Peminjaman Pustaka dirancang untuk masukan data
transaksi peminjaman pustaka. Terdiri atas sepuluh isian data yang wajib diisi dan
mempunyai enam tombol perintah, lima tombol untuk memproses data masukan
dan satu tombol untuk menutup form Data Peminjaman Pustaka.

Form Data Peminjaman Pustaka

Input Data Peminjaman Pustaka

Tombol

Nomor Pinjaman Tambah Simpan

Nomor Anggota
 Nama Anggota Cari Edit

Kode Pustaka
Tutup
Hapus
Judul Pustaka Form 33
Stok Lama Stok Baru

Jumlah Pinjam

Tgl Pinjam

Tgl Wajib Kembali

Gambar 4.10. Rancangan antarmuka form Data Peminjaman Pustaka

4.2.6. Rancangan Antarmuka Form Data Pengembalian Pustaka
Antarmuka form Data Pengembalian Pustaka dirancang untuk masukan
data transaksi pengembalian pustaka. Terdiri atas tigabelas isian data yang wajib
diisi dan mempunyai enam tombol perintah, lima tombol untuk memproses data
masukan dan satu tombol untuk menutup form Data Pengembalian Pustaka.

Form Data Pengembalian Pustaka

Input Data Pengembalian Pustaka

Nomor Pinjaman Tombol

 Nama Anggota

Kode Pustaka Cari Edit

34
Judul Pustaka
Tutup
Hapus
Jumlah Pinjam Stok Lama Stok Baru Form

Tgl Wajib Kembali

Tgl Kembali

Denda

Keterangan

Gambar 4.11. Rancangan antarmuka form Data Pengembalian Pustaka

4.2.7. Rancangan Antarmuka Form Laporan Data Anggota Perpustakaan
Antarmuka form Laporan Data Anggota Perpustakaan dirancang untuk
keluaran (output) data anggota perpustakaan. Terdiri atas empat tombol opsi data
dan mempunyai dua tombol perintah, satu tombol untuk memproses data keluaran
berupa laporan dan satu tombol untuk menutup form.

Laporan Data Anggota Perpustakaan

Pilih Kriteria Status Anggota

Cetak
Mahasiswa
Laporan
Dosen
Staf Batal
Semua

Gambar 4.11. Rancangan antarmuka form Laporan Data Anggota Perpustakaan

4.2.8. Rancangan Antarmuka Form Laporan Data Pustaka

Antarmuka form Laporan Data Pustaka dirancang untuk keluaran (output)
data koleksi pustaka. Terdiri atas sembilan tombol opsi data dan mempunyai dua
 35

tombol perintah, satu tombol untuk memproses data keluaran berupa laporan dan
satu tombol untuk menutup form.
Laporan Data Pustaka

Pilih Kriteria Jenis Pustaka

o Buku
o Jurnal
o Prosiding Cetak
Laporan
o Laporan KP
o Proposal TA
Batal
o Tugas Akhir
o Majalah
o Koran
o Semuanya

Gambar 4.12. Rancangan antarmuka form Laporan Data Pustaka