RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

DI KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN NEGARA DAN LELANG (KPKNL)

SERPONG
DIREKTORAT JENDERAL KEKAYAAN NEGARA
Dyah Agustina Murtafiah (8)
Kelas VII B, Prodip IV Akuntansi Khusus, STAN, Tangerang Selatan
I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan infrastruktur yang vital bagi suatu institusi
yang

dibangun

dalam

rangka

memenuhi

kebutuhan

informasi

pegawainya. Hal inilah yang menjadi pertimbangan Kepala KPKNL Serpong

dalam merencanakan tersedianya ruang perpustakaan di gedung kantor
baru yang sedianya akan digunakan pada pertengahan tahun 2015 ini.
Mencermati mekanisme pengelolaan perpustakaan di KPKNL Serang
yang masih berada dalam satu wilayah Kantor Wilayah DJKN Banten,
kegiatan pencatatan buku baru ataupun

pencatatan data peminjaman

dan pengembalian buku masih dilakukan secara manual menggunakan

buku agenda. Hal ini tentu saja mempersulit anggota perpustakaan untuk
memperoleh

informasi

mengenai

penelusuran

suatu

buku

dan

mempersulit pegawai yang menangani administrasi perpustakaan dalam

mengelola data buku, data peminjaman dan pengembalian buku serta
pelaporan kepada pejabat berwenang, dalam hal ini kepala subbagian
umum.
Berdasarkan uraian di atas, Penulis tertarik untuk merancang
sebuah

sistem

memberikan
dihadapi

bila

informasi

solusi

perpustakaan

terhadap

pengelolaan

yang

kesulitan-kesulitan

perpustakaan

diharapkan

dapat

administrasi

dilakukan

secara

yang

manual,

sekaligus memberikan contoh bagaimana sistem informasi perpustakaan

KPKNL Serpong kelak dapat dikelola dengan baik.
B. Kerangka Pemikiran

Sistem yang akan di bangun adalah sistem informasi perpustakaan

di mana terdapat fasilitas penginputan data buku, data peminjam,
transaksi peminjaman dan pengembalian buku, pencatatan denda akibat
keterlambatan pengembalian hingga cetak laporan. Sistem akan dibangun
menggunakan PHP (Hypertext Pre-processor) dan MySQL.
Dengan adanya sistem ini diharapkan User akan mendapatkan
beberapa keuntungan seperti :
1. Membantu petugas untuk mencetak laporan per periode;
2. Mempermudah input data buku dan data peminjam. Data langsung
tersimpan dalam database;
3. Meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan data;
4. Proses peminjaman dan pengembalian buku menjadi lebih cepat dan
efisien;
5. Sistem pembayaran denda akibat keterlambatan pengembalian buku
akan berlaku secara optimal.
C. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Informasi
Sistem
organisasi

informasi

yang

didefinisikan

merupakan

sebagai

kombinasi

dari

suatu

sistem

orang-orang,

dalam
fasilitas,

teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi
rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan
menyediakan suatu dasar informasi untuk pengembalian keputusan yang
cerdik (Jogiyanto, 2005).
2. Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung atau
bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi yang
disusun

dan

diatur

sedemikian

rupa

sehingga

mudah

dicari

dan

dipergunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pembaca (Sutarno,

2003).
3. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto HM (2005:794), Data Flow Diagram digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika

tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik,

dimana data tersebut akan disimpan. Dengan kata lain, Data Flow
Diagram adalah suatu model untuk menggambarkan aliran data dan
proses dalam mengolah data pada suatu sistem.
4. Flowchart
Menurut Jogiyanto (2005:795), Flowchart merupakan bagan (chart)
yang menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem
secara logika. Sedangkan Al- Bahra (2005:263) menyebutkan bahwa
flowchart

adalah

bagan

bagan

yang

mempunyai

arus

yang

menggambarkan langkahlangkah penyelesaian suatu masalah.

5. Entity Relationship Diagram (ERD)
Al-Bahra (2005:142) menerangkan bahwa diagram relasi entitas
merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang
disimpan dalam sistem secara abstrak.
6. Bahasa Pemrogaman
PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. Merupakan
bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan diproses di
server. Hasilnya dikirim ke client, tempat pemakai menggunakan browser.
Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk Web dinamis. Artinya,
PHP dapat membuat tampilan berdasarkan permintaan user. Misalnya
menampilkan isi database ke halaman web.
MySQL merupakan software sistem manajemen database (Database
Management

Systems/DBMS)

yang

sangat

populer

di

kalangan

pemrogaman web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan

script PHP dan Perl (sidik, 2005). Software database ini kini telah tersedia
pula pada platform sistem operasi windows.

II. PEMBAHASAN
A. Context Diagram

Context Diagram merupakan Data Flow Diagram yang digunakan

untuk menggambarkan proses kerja sistem secara umum. Context
Diagram pada sistem informasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut :

Entitas luar yang berinteraksi dengan aplikasi adalah:

1. Admin memiliki peran antara lain:
a. Menentukan hak akses untuk user yang menggunakan sistem,
apakah user berperan sebagai Petugas, Kepala Perpustakaan,
ataupun Admin lainnya, jika admin sistem lebih dari satu.
b. Dapat menghapus hak akses user terhadap sistem
c. Dapat mencetak laporan tentang user-user mana saja yang
menggunakan sistem.
2. Petugas memiliki peran antara lain :
a. Menginput data master buku, bacaan, dan anggota.
b. Mengelola peminjaman dan pengembalian buku melalui sistem.
c. Melihat dan Mencetak laporan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku.
Perpustakaan, dalam hal ini dapat dijabat oleh Kepala

3. Kepala

Subbagian Umum, memiliki peran antara lain : memiliki akses untuk

melihat dan mencetak laporan data master buku, bacaan, anggota,
serta transaksi peminjaman dan pengembalian.
4.

Anggota Perpustakaan memiliki peran antara lain :

a. Mendaftarkan

diri

nya

menjadi

anggota

perpustakaan

lewat

Petugas.
b. Meminjam dan mengembalikan buku.
c. Membayar denda jika terlambat mengembalikan buku.
Anggota

perpustakaan

tidak

berinteraksi

langsung

lewat

sistem,

melainkan diperantarai oleh petugas.

B. Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan dari tahap ini adalah mengetahui kebutuhan apa saja yang
dibutuhkan untuk membangun sistem ini :
1. Kebutuhan Fungsional (Functional Requirement)
Kebutuhan fungsional ini menggambarkan kebutuhan apa saja yang
berkaitan dengan sistem. Kebutuhan sistem informasi perpustakaan ini
minimal dapat menangani proses berikut :
a. Manajemen user
b. Pemeliharaan data anggota
c. Pemeliharaan data koleksi
d. Sirkulasi, yaitu transaksi peminjaman dan pengembalian
e. Menampilkan berita/pengumuman/informasi perpustakaan
f. Download koleksi digital
g. Resensi sebuah buku
h. Penelusuran koleksi
i. Usulan pertambahan koleksi
j. Pembuatan laporan.
2. Kebutuhan Nonfungsional (Nonfunctional Requirement)
Kebutuhan nonfungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti
perilaku

yang

dimiliki

mengimplementasikan

aplikasi

oleh
ini

sistem
maka

tersebut.
dibutuhkan

Untuk
beberapa

komponen pendukung diantaranya yaitu perangkat keras dan perangkat

lunak.
Minimum perangkat keras yang dibutuhkan :
1. Processor
: Intel Core 2 Duo
2. Memory
: 1 GB
3. Hard disk
: 160 GB
Perangkat lunak yang dibutuhkan :
1. Sistem Operasi
: Windows XP, Windows 7
2. Web Server
: Apache
3. Browser
:Mozilla, Chrome
4. Bahasa Pemrograman : HTML, PHP, Java Script
5. Tool
: Notepad++
6. DBMS
: MySQL

C. Desain Sistem
1. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
DFD Level 1 Sistem informasi perpustakaan ini, menampilkan
entitas, proses, data store dan aliran data yang menunjukan alur jalannya
data didalam sistem :

Proses DFD Level 1 :

Nama
Hak Akses

Deskripsi
Berisi proses pengolahan data hak akses tentang siapa-

Pengolahan

siapa saja yang berhak mengakses sistem.

Berisi proses pengolahan data master system, yaitu

Master

data buku, anggota, bacaan dan petugas.

Peminjaman

Berisi proses pengolahan data peminjaman buku.

Nama
Laporan

Deskripsi
Berisi proses pembuatan dan pencetakan laporan

Aliran data DFD Level 1 :

Nama
User
Buku
Anggota
Bacaan
Petugas
Pinjam

Data
Data
Data
Data
Data
Data

seluruh
seluruh
seluruh
seluruh
seluruh
seluruh

Deskripsi
user yang bisa mengakses sistem
buku
anggota
Bacaan
petugas
transaksi peminjaman dan pengembalian

buku.

2. Entity Relationship Diagram (ERD)-Basic Relational Model

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan relasi antara
entitas-entitas yang berkaitan dalam sistem informasi perpustakaan pada
KPKNL Serpong :

ALAMAT

NIP

NIP
NIP

Keterangan entitas pada ERD :

N
o
1

Nama

Deskripsi

Atribut

Anggota

Menyimpan
data-data
anggota
perpustakaan

Buku

Menyimpan
Data-data
Buku

Bacaan

Menyimpan
data-data

- nip
- nama
- jenis_kelamin
- alamat
- no_telepon
- no_stanbuk
- judul
- pengarang
- penerbit
- tahun edisi
- stock
- no_bacaan
- Judul

Primary
Key
nip

no_stanb
uk

no_bacaa
n

Foreign
Key

bacaan

Petugas

User

Pinjam

Menyimpan
data-data
petugas yang
berinteraksi
dengan
sistem
Menyimpan
data-data hak
akses sistem

Menyimpan
data-data
transaksi
peminjaman
dan
pengembalian
buku
serta
denda

- deskripsi
- jenis
(Jurnal,
Majalah)
- no_petugas
nama_petugas
- jenis_kelamin
- alamat
- no_telepon
- username
- password
- status
(Admin,
Petugas,
Kepala
Perpustakaan)
- no_stanbuk
- nip
- tgl_pinjam
- tgl_kembali
- tgl_terima
- denda
- no_petugas

no_petug
as

usernam
e

no_stanb
uk

- nip
no_petugas

3. Flowchart Aplikasi
Desain bagan alir aplikasi (flowchart aplikasi) pada sistem informasi
perpustakaan pada KPKNL Serpong :

4. Rancangan Database
Berikut

ini

adalah

perancangan

database

sistem

informasi

perpustakaan pada KPKNL Serpong. Dalam perancangan database ini

terdapat enam database yang dirancang berdasarkan ERD yang telah
dibuat.

Tabel-tabel

dibawah

ini

menjelaskan

deskripsi

tabel

yang

dirancang pada database berdasarkan ERD di atas :

a. Tabel Data Anggota
Nama Field
nip
nama
jenkel
alamat
no_telepon

Type
Varchar
Varchar
Enum
Varchar
Varchar`

Width
15
40
100
13

Keterangan
NIP Pegawai (*)
Nama Pegawai
Jenis Kelamin Pegawai
Alamat Pegawai
No. Telepon yang Bisa
Dihubungi

b. Tabel Data Bacaan

Nama Field
no_bacaan
judul
tanggal
deskripsi
jml_eksemplar
jenis
pdf

Type
Varchar
Varchar
Date
Varchar
Integer
Enum
Varchar

Width
15
50

50

Keterangan
ID Bacaan (*)
Judul Bacaan
Tanggal Bacaan
Deskripsi Bacaan
Stock Yang Tersedia
Bisa Jurnal atau majalah
File PDF Bacaan (Jika ada)

Nama Field
Type
no_stanbuk
Varchar
judul
Varchar
pengarang
Varchar
penerbit
Varchar
tahun_edisi
Varchar
stock
Integer
pdf
Varchar
d. Tabel Data Petugas

Width
15
50
40
40
4
2
50

Keterangan
ID Buku (*)
Judul Buku
Pengarang Buku
Penerbit Buku
Tahun Dikeluarkannya Buku
Stock yang Tersedia
File PDF Buku (Jika ada)

Width
15
30

Keterangan
Nomor Induk Pegawai (*)
Nama Petugas
Jenis Kelamin Petugas
Alamat Petugas
No. Telepon yang Bisa
Dihubungi

100
3

c. Tabel Data Buku

Nama Field
no_petugas
nama
jenkel
alamat
no_telepon

Type
Varchar
Varchar
Enum
Varchar
Varchar

50
15

e. Tabel Data Pinjam

Nama Field
no_stanbuk
nip

Type
Varchar
Varchar

tgl_pinjam
tgl_kembali

Date
Date

tgl_terima
denda

Date
Integer

no_petugas

Varchar

15

f. Tabel Data User

Nama Field
Type
Username
Varchar
Password
Status

Varchar
Enum

Width
15
15

Width
15
30

Keterangan
ID Buku yang Dipinjam (*)
NIP pegawai yang Meminjam
(**)
Tanggal Peminjaman Buku
Tanggal Buku Harusnya
Dikembalikan
Tanggal Buku Diterima
Denda jika Tanggal Terima
lewat Dari Tanggal Kembali
NIP milik petugas ketika
peminjaman buku (**)
Keterangan
Nomor Pegawai Perpustakaan
(*)
Password Ketika Login
Status Pegawai (Admin,
Petugas, Kepala Perpustakaan)

Ket : (*) Primary Key

(**) Foreign Key

III. KESIMPULAN DAN SARAN

Dari penjelasan perancangan sistem informasi perpustakaan pada
KPKNL Serpong, dapat disimpulkan bahwa :
1. Sistem informasi ini dapat digunakan sebagai tool yang sangat berguna
untuk mengelola perpustakaan KPKNL Serpong sehingga pekerjaan
menjadi lebih efisien dan informasi yang disampaikan akan lebih akurat.
2. Sistem informasi ini membantu petugas untuk mengelola laporan
secara terkomputerisasi.

Saran yang dapat Penulis sampaikan :

1. Perlu dilakukan pelatihan kepada pegawai perpustakaan KPKNL Serpong
yang menggunakan sistem informasi ini nantinya.
2. Perlu dilakukan backup data secara rutin untuk menghindari kehilangan
data pada saat komputer mengalami kerusakan atau terkena virus.
3. Tampilan halaman user dapat dibuat lebih indah dengan animasi
maupun tampilan gambar dan sebagainya, agar user lebih nyaman
dalam menggunakan sistem ini.
4. Agar sistem ini dapat berjalan lebih baik, sebaiknya browser yang
digunakan ialah jenis browser mozilla ataupun chrome versi update.
IV. DAFTAR PUSTAKA
Iskandar (2008). Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan
Politeknik Bengkalis Berbasis Web dengan Menggunakan PHP dan SQL
Server. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Industri dan
Teknologi [SNIT] 2008 Bengkalis.
Rivaldi, M. (2014). Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan.
Riau: Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim.
Sari,

Fatma

Leli

(2013).

Rancang

Bangun

Sistem

Informasi

Manajemen Perpustakaan Pada The Frontier Aceh. Banda Aceh: STMIK

UBudiyah Indonesia.
Sofyan, Marwadi (2010). Rivaldi, M. (2014). Rancang Bangun Sistem
Informasi Perpustakaan Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan
Konstruksi (Pusbin KPK) Departemen Pekerjaan Umum (DPU). Jakarta:
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.