ANALISIS, PERANCANGAN, DAN IMPLEMENTASI SISTEM

PERPUSTAKAAN SMK BINA HARAPAN

Naskah Publikasi

diajukan oleh
Dyah Siska Galih Prakasiwi
07.11.1788

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS, DESIGN AND IMPLEMENTATION OF LIBRARY SISTEM IN
SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA

ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

PERPUSTAKAAN PADA SMK BINA HARAPAN
YOGYAKARTA

Dyah Siska Galih Prakasiwi

07.11.1788
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT
In the computer world, one medium that can be used for a variety of
needs iscomputerized, a system in the processing of the data used as a source of
information that can be used as an appropriate decision makers.
SMK Bina Harapan Yogyakarta is one of the schools who want the ease
of borrowingand repayment process of circulation of books and lending transactions and
reports onlibrary fines. Services that have been done manually can be overcome with
theapplication programs that can help expedite the processing and can improve
the quality of the service to produce a report quickly, accurately, effectively and more
efficiently. Information system design of the library data processing is
designed to process data effectively and efficiently in every process of
borrowing and repayment is done, in addition to optimizing the use of existing computers.
In this study,researchers tried to analyze those issues and the result is a
library system can display the report in the form
of officer reports,member reports, category reports,publisher reports, report author, report
title, report the circulation of books and reports

Keywords: analysis, design, implementation , system libraries,

 1. PENDAHULUAN
SMK Bina Harapan Yogyakarta adalah salah satu sekolah yang menginginkan
adanya kemudahan proses sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku dan
1
transaksi peminjaman serta la poran denda. Pelayanan yang selama ini
dilakukan secara manual dapat diatasi dengan adanya program aplikasi yang
dapat membantu memperlancar proses pengolahan serta dapat meningkatkan
kualitas dalam pelayanannya sehingga menghasilkan laporan yang
cepat,akurat,efektif dan lebih efisien. Dalam dunia komputer, salah satu media
yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah komputerisasi, sebuah
sistem dalam pengolahan data yang digunakan sebagai sumber informasi yang
dapat dijadikan bahan pengambil keputusan yang tepat. Oleh karena itu “
ANALISIS, PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PERPUSTAKAAN
PADA SMK BINA HARAPAN YOGYAKARTA” dirancang dan disusun sebagai
judul dalam skripsi ini. Perancangan sistem informasi dari pengolahan data
tersebut dirancang agar dapat mengolah data secara efektif dan efisien dalam
setiap proses peminjaman maupun pengembalian yang dilakukan, selain itu
untuk mengoptimalkan pemakaian komputer yang sudah ada di SMK Bina
Harapan Yogyakarta.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi
Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel –
variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu
sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem
di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan –
laporan yang diperlukan.
Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya
antara lain :
1. Batasan (boundary)
2. Lingkungan (environment)
3. Masukan (input)
4. Keluaran (output)
5. Komponen (component)

1
Hanif Al Fatta. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Hal 5.
 6. Penghubung (Interface)
7. Penyimpanan (storage)
3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis kelemahan sistem
Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES (
Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).
3.2 Analisis kebutuhan sistem
3.2.1 Analisis fungsional sistem

a. Sistem dapat menampilkan fitur sesuai dengan hak akses.

b. Sistem dapat melakukan entry data yang berhubungan dengan
pendataan buku.

c. Sistem harus dapat menginputkan data anggota dan data petugas

perpustakaan.
d. Sistem dapat menampilkan dan melakukan pencatatan data anggota dan
petugas perpustakaan.
e. Sistem dapat melakukan pencatatan transaksi peminjaman dan
pengembalian buku.
3.2.2 Analisis non-fungsional sistem
1. Kebutuhan perangkat keras.
 Memori PC V-Gen 2 GB PC 5300 / PC 6400
 Intel Pentium 4 2.8 Ghz
 Toshiba 2.5'' 250 GB Sata
 Monitor Samsung 18.5'' B1930 Wide
 Casing VenomRx ASP (NO PSU) w/ Acrylic Side Window + 2
Fan
 Keyboard Keyboard Logitech K100 (PS2)
 Mouse Optic Logitech USB / PS2
 DVD-RW Lite-On 24x Sata (OEM)
2. Kebutuhan perangkat lunak.
 Windows XP Profesional
 Visual Basic 6.0
 SQL Server 2000
3. Kebutuhan pengguna
Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan
analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan
 kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses,
komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian
bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang
diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan
oleh komputer.
3.3 Analisis kelayakan sistem
Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam
keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem
tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa
kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan
pengembangan sistem tersebut.
 Kelayakan teknis
Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat
lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Dari yang
sebelum – sebelumnya, sudah banyak yang menerapkan sistem
informasi perpustakaan di sekolah – sekolah tertentu. Dari uraian tersebut
maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan
sistem ini layak untuk dikerjakan.
 Kelayakan operasional
Sumber daya manusia untuk menjalankan sistem belum siap untuk
mengoperasikan sistem informasi perpustakaan ini karena sumber daya
manusia tersebut belum terbiasa menjalankan / mengoperasikan aplikasi
komputer Maka dari itu, perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya
manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan
sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana
mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional
sistem ini dikatakan layak.
 Kelayakan hukum
Sistem perpustakaan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang
berlaku di Indonesia terutama dala hal perijinan pemakaian aplikasi
sistem. Dalam sistem perpustakaan ini perangkat lunak yang digunakan
bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari
uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem perpustakaan ini
dikatakan layak.
 Kelayakan ekonomi

Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat.
 a. Komponen Biaya
1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri
dari:
 Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem,
 Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras.
Hardware dan software tidak disediakan oleh pembuat sistem.
2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari:
 Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem
 Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik).
b. Komponen Manfaat
Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud
(intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang
berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam
perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang.
Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang
sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
4. Perancangan sistem
4.1 Perancangan proses
 Flowchart
 Data Kategori Data Setting Data Setting
Data User Data Siswa Data Penerbit Data Pengarang Data Judul Buku Data Buku Data Sirkulasi
Buku Denda Libur

Input Data Input Data Input Data Input Data Input Data Input Data Input Data Input Data
Input Data User Input Data Buku
Siswa Kategori Buku Penerbit Pengarang Judul Buku Sirkulasi Setting Denda Setting Libur

Pengolahan Pengolahan Pengolahan

Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan
Data Kategori Data Setting Data Setting
Data User Data Siswa Data PEnerbit Data Pengarang Data Judul Buku Data Buku Data Sirkulasi
Buku Denda Libur

Judul Buku
Pengarang

Sirkulasi

Sirkulasi
Kategori

Penerbit

Setting

Setting
Denda
Siswa

Detail
Buku

Buku
User

libur
Olah Data Olah Data Olah Data Olah Data Olah Data
Olah Data Olah Data Olah Data
Laporan Laporan Laporan Laporan Judul Laporan
Laporan User Laporan Siswa Laporan Buku
Kategori Buku Penerbit Pengarang Buku Sirkulasi

Laporan Laporan Laporan Laporan Judul Laporan Judul Laporan

Laporan User Laporan Siswa
Kategori Buku Penerbit Pengarang Buku Buku Sirkulasi

Gambar 1 Flowchart
 DFD level 0
Data petugas
Data anggota
Data kategori buku
Data pengarang
Sistem Informasi Data penerbit
Operator Data Sirkulasi Admin
Perpustakaan Data judul buku
Data buku
Data sirkulasi
Data setting denda
Data setting libur

Pembuatan Laporan

Gambar 2 DFD level 0

Keterangan
Admin :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses
informasi
Operator :Entitas yang diharuskan melakukan login sebelum mengakses
informasi
Kepala sekolah : Entitas luar login yang menerima berbagai laporan.
Data anggota : Data anggota buku perpustakaan
Data penerbit : Data penerbit buku
Data Pengarang : Data pengarang buku
Data kategori buku : Data kategori buku perpustakaan
Data Judul buku : Data judul buku
Data Buku : Data-data buku perpustakaan
Data Setting Denda : Data Pengaturan Denda
 Data Setting Libur : Data pengaturan denda pada saat hari libur
Data Petugas : Data Pengguna Program
Data Sirkulasi : Data-data peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan
Laporan-laporan : Laporan-laporan sirkulasi buku perpustakaan.
4.2 Perancangan basis data
 ERD
Kode_penerbit Nama_penerbit

penerbit
1

memiliki

Kode_kategori Kategori Kode_pengarang Nama_pengarang

n
Kategori
memiliki Judul buku memiliki pengarang
buku 1 n n 1
1
Kode_pengarang
jumlah

No_ISBN Kode_penerbit

Kode_kategori Judul_buku

memiliki

n
NIS Nama Alamat
Detail
Buku memiliki
1 n sirkulasi
n
Anggota No_ISBN
1 Kode_buku Kode_sirkulasi

Kode_buku
Status buku

melakukan

n
1
Sirkulasi memiliki
n
Tanggal_harus_dikembalikan 1
1
1
melakukan Petugas
Kode_sirkulasi

Tanggal_peminjaman

Denda
Nama_petugas
Tanggal_kembali NIP
NIS

berisi

berisi

n
Setting_libur n
Setting denda

Kode_libur Ket_libur Kode_denda

Lama_pinjam

Denda
Tanggal

Gambar 3 ERD
4.3 Perancangan interface
 Perancangan form utama

PETUGAS MASTER DATA BUKU SIRKULASI CETAK

Judul Buku
Data Anggota
Data Petugas Kategori Buku Laporan Anggota
Data Buku Pengembalian
Penerbit Laporan Buku
Peminjaman
Logout Pengarang Laporan Sirkulasi
Buku

SMK Bina Harapan Sinduharjo

Jl Kaliurang km 9,7 Gentan Sinduharjo Ngaglik Sleman Yk

Gambar 4 rancangan form utama

5. Implementasi dan Pembahasan
5.1 Pemrograman
 Pembuatan database
Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database
terdapat table, view, stored procedure dan trigger.
 Pembuatan form / interface
Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program
aplikasi.
 Pembuatan tabel
Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record
sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda
data valuenya.
5.2 Tes program
 Syntax error
 Run time error
 Logical error
5.3 Instalasi sistem
Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem.
Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu
dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software
(system requirement).
5.4 Tes sistem
 White box testing
White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul
untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan menganalisis apakah
ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang
tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris – baris
program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek
satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
 Black box testing
Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan
(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing,
cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi
unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan
proses yang diinginkan.
5.5 Pelatihan
Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem
informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam
pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan
dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses
data, menampilkan laporan. Personil yang dilatih sebagai calon
pengoprasian sistem baru adalah petugas perpustakaan.
5.6 Konversi sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru

supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem
yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi
parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama
dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan
sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar
sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama.
5.7 Pemeliharaan
Pemeliharaan sistem pada aplikasi perpustakaan ini tergolong mudah,
karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya
semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman
program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih
dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan
pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data
secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file
back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau
beberapa file yang telah terbentuk.
5.8 Manual program
Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam
penggunaan sistem yang diusulkan penulis.
1. Form login
Form login adalah form yang diproses pertama kali untuk menuju form
menu utama dalam sistem perpustakaan ini, form login berfungsi untuk
membatasi siapa saja yang dapat mengakses data – data yang ada
pada aplikasi.
 Gambar 5 Form Login
2. Form Menu Utama
Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user.

Gambar 6 Form Menu Utama

3. Form Data User
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, dan
menghapus data petugas.

Gambar 7 Form Data User

4. Form Data Siswa
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data anggota/siswa.
 Gambar 8 Form Data Anggota
5. Form Data Kategori Buku
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data kategori buku.

Gambar 9 Form Data Kategori Buku

6. Form Data Pengarang
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data pengarang.

Gambar 10 Form Data Pengarang

7. Form Data Penerbit
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data penerbit.
 Gambar 11 Form Data Penerbit
8. Form Data Judul Buku
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data judul buku.

Gambar 12 Form Data Judul Buku

9. Form Data Buku
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data buku.

Gambar 13 Form Data Buku

10. Form Data Sirkulasi
Dalam form ini terdapat 2 sirkulasi yaitu :
 Sirkulasi Peminjaman

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data peminjaman.

Gambar 14 Form Data Peminjaman

 Sirkulasi Pengembalian
Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,
menghapus, menambah data pengembalian. Apabila ada anggota/siswa
mengalami keterlambatan dalam pengembalian buku maka dikenakan
denda.

Gambar 15 Form Data Pengembalian

6. Penutup
6.1 Kesimpulan
Untuk membuat Sistem Informasi Perpustakaan dilakukan dengan tahap
identifikasi, analisis, perancangan, implementasi, uji coba dan pemeliharaan.
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program, hingga tahap implementasi sistem perpustakaan SMK Bina Harapan
Yogyakarta, maka secara garis besar penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut :
 Pembuatan sistem informasi perpustakaan dapat untuk memudahkan proses
peminjaman atau pengembalian pada SMK Bina Harapan Yogyakarta
 Sistem Informasi Perpustakaan dapat menampilkan laporan perpustakaan
yang berupa laporan petugas, laporan anggota, laporan kategori buku,
laporan penerbit, laporan pengarang, laporan judul buku, laporan buku dan
laporan sirkulasi.
6.2 Saran
Dalam penerapan sistem perpustakaan ini penulis memberikan saran, antara lain
 Hal penting yang perlu diperhatikan dengan adanya sistem baru adalah
melakukan perawatan terhadap perangkat lunak dan perangkat keras dengan
baik sehingga sistem bisa berjalan dengan baik.
 Seiring berkembangnya organisasi dan teknologi maka akan terjadi pula
peningkatan kebutuhan sehingga menyebabkan sistem yang sudah berjalan
pada saatnya nanti tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak yang terkait.
Maka dari itu pada saatnya nanti sistem juga perlu dilakukan evaluasi dan
pengembangan lebih lanjut.
 Sistem yang baru masih kurang sempurna sehinga dibutuhkan
pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem sirkulasi data
perpustakaan yang lebih baik lagi.
 DAFTAR PUSTAKA

Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi
Yogyakarta.

Anonim. 2002. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat lanjut.
Semarang: Andi

Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta:Andi Yogyakarta.

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Yogyakarta.

Mangkulo, Hengky Alexander. 2003. Aplikasi Database menggunakan ADO VB 6.0 dan
SQL Server 2000. Surabaya: Elex Media Komputindo.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem
Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta.