MAKALAH

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SECARA UMUM

(PENDEKATAN TERSTRUKTUR) DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI SECARA RINCI

Disusun guna untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Sistem Informasi (PSI)

Dosen Pengampu : Mutammimul Ula, S.Kom., M.Cs

Di Susun Oleh :

Ardiansyah 200180167

Rizki Ubudiawan 200180151

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
DAFTAR ISI

A. PERANCANGAN SISTEM.......................................................................................................................4
1. 1. Kategori perancangan sistem.......................................................................................................4
2. Rapid application development (RAD).............................................................................................5
3. Konsep Perancangan Terstruktur\.................................................................................................10
4. Contoh Sistem Informasi yang dikembangkan dengan Pendekatan Struktur................................11
5. Alat-alat untuk Perancangan Pendekatan Terstruktur...................................................................18
B. KONSEP PERANCANGAN SECARA RINCI.............................................................................................20
1. Perancangan Output......................................................................................................................20
2. Perancangan Input.........................................................................................................................20
3. Perancangan proses sistem...........................................................................................................21
4. Perancangan Data Base Sistem......................................................................................................22
5. Perancangan Kontrol Sistem..........................................................................................................25
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat

yang Allah berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah
Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira
besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI SECARA UMUM (PENDEKATAN TERSTRUKTUR) DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SECARA RINCI”.
Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena
itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: Pak MUtammimul Ula,
S.Kom.,M.Cs. selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan dukungan, kasih dan
kepercayaan yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini
bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.
Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan,
namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi.
Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.

Lhoksemawe 17 November 2021

 A. PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah proses perancangan untuk merancang sistem atau memperbaiki
sistem yang telah ada sehingga sistem menjadi lebih baik serta dapat mengerjakan pekerjaan
secara efektif dan efisien, proses rancangan bisa berupa rancangan input, rancangan output,
rancangan file.
1. 1. Kategori perancangan sistem

 Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

 Untuk memberi gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.

1.1 Memahami kategori perancangan Global

Untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-based) membutuhkan pemeriksaan
secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum. Beberapa
tipe perubahan yang umum adalah :

 Output yang lama yaitu dari laporan berbentuk tabel setiap bulannya menjadi layar grafik
berwarna 2 atau 3 dimensi
 Proses baru dibuat
 Input diambil dari peralatan scan daripada dengan pensil dan kertas
 Database hirarki lama diubah ke database relasional baru dengan standar bahasa query
 Kontrol yang bervariasi diinstal, termasuk UPS (Uninterruptible Power Systems), DRP
(Disaster Recovery Plans), peralatan enkripsi dan peralatan kontrol akses biometri
 Platform teknologi baru yang menggabungkan seluruh topologi jaringan organisasi
(komputer dan peralatannya) yang mendukung
Membutuhkan beberapa tim proyek yang langsung ditunjuk dari CIO. Lembar kerjanya berisi
semua komponen desain umum berikut deskripsi masing-masing secara umum. Beberapa
alternatif diberikan ke user untuk di review dan diketahui. Setelah direview, alternatif beberapa
aspek dapat digabungkan untuk dibuat gabungannya. Beberapa diantaranya dapat diterima atau
dapat ditolak.
1.2 Memahami kategori perancangan Group
Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini
memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat.
Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki pengetahuan tentang bekerja pada
sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan perhatian ke perancangan desain sistem
tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan
untuk platform teknologi, khusus untuk group local (LAN).
 1.3 Memahami kategori perancangan Lokal
Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua, untuk aplikasi
khusus tambahan. User memiliki PC dan ia direncanakan untuk memiliki sistemnya. Profesional
sistem umumnya dipakai untuk bekerjasama dengan user menganalisis mendesain, mengevaluasi
sistem yang berbeda, memilih satu dan mengimplementasikan dengan menggunakan jaringan
dan pendukungnya.

2. Rapid application development (RAD)

RAD dipopulerkan oleh James Martin. RAD merupakan menggabungkan elemen-elemen
yang bekerja sama, sehingga dampak keseluruhanya lebh besar dibandingkan dengan jumlah
dampak per individu.
2.1 Kunci Elemen RAD

a. Joint Application Development (JAD)

JAD (Joint Application Development) adalah Teknik Joint Application Development (JAD)
merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar
pengembangan sistem informasi sukses. Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau
penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau
lebih tahap-tahapan (metode).
Teknik Join Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara
pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan:
• Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat
mendukung penerapan prototyping.
• Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham.
• Melibatkan kerjasama tim projek, pengguna dan pengurusan.
• Dapat mengurangkan scope creep hingga 50%.
• Teknik yang sangat berguna.
Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi,
manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai,
teknik yang dibuthkan dan unsur rancangan eksternal. Tujuan JAD adalah memberi kesempatan
kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem
informasi.
Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan
sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

 Kebutuahan user. user adalah orang dalam perusahaan. Analisi sistem atau ahli sistem
adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat
 sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap
kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga
keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat
keberhasilan pengembangan sistem informasi.
 Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem
informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk
memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang
menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
 Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun
tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi
keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses
perancangan dan pengembangan sistem informasi.
 User merasa terancam. Banyak user menyadari bahwa penerpan sistem informasi
komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan
kemampuan yang dimilikinya tidak relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatn
user dalam proses perancangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari
kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi dengan
komputer.
 Meningkatkan alam demokrasi. User terlibat secara langsung dalam mengambil
keputusan yang berdampak terhadap mereka.
Teknik JAD merupakan teknik yang melengkapi teknik analisis dan perancangan sistem
dengan menekankan pengembangan partisipatif diantara system owners, users, designers, and
builders. Selama sesi JAD untuk perancangan sistem, system designer akan mengambil peran
sebagai facilitator untuk beberapa workshop yang ditujukan untuk menyelesaikan problem
problem perancangan.
Memperkecil Masalah dalam sesi JAD
• Kurangkan dominasi
• Galakkan penglibatan menyeluruh
• Agenda merry-go-round
• Konflik tidak selesai
• Hindari ketegangan
JAD (Joint Application Development/Design) merupakan salah satu teknik manajemen
dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi (SI) dalam konteks proyek. Porsi terbesar
dan terumit dari proses implementasi SI adalah justru pada proses transisinya, karena terkait
banyak aspek tidak hanya di sisi teknologi tapi harus memahami sisi sosial, manajerial dan SDM.
Implementasi SI
Masalah terbesar dari implementasi SI adalah untuk mengetahui kebutuhan dari user, apalagi
dengan karakter proyek :
• Sistem yang melibatkan multi-organisasi/divisi (penggunanya dari beberapa role dan
divisi)
• Bisnis proses yang kompleks
• Kebutuhan yang sangat spesifik dan customized.
Dengan karakter proyek yang semacam ini, tidak cukup bagi seorang system analyst (SA)
menentukan kebutuhan hanya dengan teknik wawancara, observasi ataupun kuesioner. Banyak
kasus ditemui, bahwa pada akhirnya apa yang kita dapatkan dari proses analisa kebutuhan di
awal proyek, tidak match dengan kebutuhan sesungguhnya dari pengguna sistem, sehingga
sistem akhirnya tidak dapat digunakan dengan baik.
Masalah lain adalah di sisi waktu. Teknik-teknik seperti itu seringkali sangat time
consuming, sangat membutuhkan waktu yang lama. Sering juga tim developer dihadapkan
situasi bahwa tidak semua stakeholder proyek memiliki kepedulian yang sama dengan yang lain.
Seorang manajer tidak mengetahui kebutuhan detail dari staf-staf operasional, sementara itu staf
operasional mungkin juga tidak memahami sepenuhnya spirit, goal dari SI.
JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna
dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam
bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam
bentuk workshop-workshop atau forum diskusi.
Penggunaan workshop dikarenakan teknik JAD ini bukanlah sekedar rapat-rapat yang biasa
dilakukan dalam sebuah proyek dan melibatkan seluruh stakeholder proyek. JAD adalah tim
yang nantinya akan membuat rancangan dan mengawasi, memonitor bersama jalannya proyek.
Secara garis besar yang perlu terlibat adalah :
• Sponsor. Sponsor ini berarti project owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam
organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem
informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen
yang kuat akan implementasi SI yang dilakukan.
• Business Users. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan
representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di
lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user
adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit
dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau
operator senior.
• System Analyst (Tim Developer). Person/tim ini yang akan in-charge dari sisi teknologi
dan proses engineeringnya.
 • System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. Perannya lebih seperti
konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual dan berbasis
pengalaman.
• Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap
aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator
harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-
stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.
• Tentu saja, setelah penyusunan tim JAD, diperlukan strategi yang tepat dalam melakukan
workshop-workshop, sehingga proses dilakukan lebih efektif. Yang jelas, teknik ini
sudah terbuktif efektif dalam menyelesaikan masalah-masalah implementasi SI.

Contoh JAD
Misalnya mengelola dan mengupdate content web dan SIG penataan ruang PU agar tetap
operasional dan mengembangkan portal penataan ruang melalui pembuatan aplikasi pelengkap
untuk menjadi portal yang mempunyai fungsi utama mengkomunikasikan data spasial kepada
stakeholder penataan ruang.
Dalam pelaksanaan pengembangan sistem ini, akan dilakukan secara Joint Application
Development (JAD), konsultan akan bekerjasama dengan tim pengelola portal Penataan Ruang,
sehingga ahli teknologi kepada Ditjen Penataan Ruang Departemen PU dapat dilakukan secara
lancar.
Adapun urutan-urutan kegiatan JAD yang ditawarkan adalah sebagai berikut:
• Proyek diawali
• Analisis Sistem
• Perancangan Sistem
• Review
• Pengembangan Sistem
• Pengujian Sistem (IT Test & User Acceptance Test)
• Pelatihan
• Implemenatsi Sistem
• Proyek Selesai
Kelebihan dan Kekurangan mengunakan Join Application Development (Jad)
• Kelebihan:
Hemat waktu, jika dibandingkan dengan interview secara tradisional.
Kecepatan pengembangan sistem.
Meningkatkan kepemilikan pengguna sistem.
 Pembuatan ide yang kreatif dapat ditingkatkan.

• Kekurangan:
1. JAD memerlukan blok waktu yang besar untuk menjadi tersedia bagi semua
partisipan sesi.
2. Jika persiapan tidak lengkap, sesi tidak akan berjalan dengan baik.
3. Jika tidak lanjut laporan tidak lengkap, sesi bisa jadi tidak sukses.
4. Budaya dan keahlian organisasi bisa jadi tidak kondusif terhadap sesi JAD.

b. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams

• Terdiri dari 3 atau 4 profesional sistem yang memiliki kemampuan dan motivasi.
• Tim proyek yang kecil lebih produktif dibandingkan dengan tim proyek untuk sistem
yang lebih besar.

c. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams

Digunakan oleh tim SWAT untuk menambah produktifitas dan kualitas kerja dari
membangun sistem.
• Menambah disiplin
• Mengurangi kesalahan dan kekosongan desain
• Mengurangi kerja sistem yang berulang

d. Prototyping
Bekerja dengan JAD dimana user ditunjukkan dengan apa yang akan mereka dapatkan dan
meresponnya. CASE memfasilitasi prototyping untuk membuat desain layar, model-model yang
bervariasi dan dialog yang cepat serta untuk memodifikasinya saat berinteraksi dengan user.
Dengan RAD, penyusunan prototyping tidak dibuang, tetapi menjadi bagian dari desain
sistem akhir. Pendekatannya mencapai aturan 80:20, 80% permintaan user dapat dipenuhi
dengan 20% desain sistem. Tim SWAT bekerja di akhir dari sistem. Pengalaman user membantu
tim SWAT dalam mendefinisikan perubahan-perubahan yang tidak terbayangkan.
Macam dari aturan 80:20 ini untuk membangun sistem adalah teknik kotak waktu DuPont
(time box technique) dimana proyek sistem harus diselesaikan tidak lebih dari 90 hari.
Pendekatan ini lebih ke teknik manajemen proyek. Jika melebihi 90 hari berarti kehilangan
kesempatan bisnis dan akan melebihi estimasi waktu dan uang.
 3. Konsep Perancangan Terstruktur\
Perancangan Terstruktur adalah aktivitas mentransformasikan suatu hasil analisis ke dalam
suatu perencanaan untuk dapat diimplementasikan (diotomasikan).
3.1 Elemen Perancangan Terstruktur

1. Modul
Modul merupakan sebuah instruksi atau sekumpulan instruksi program yang terdiri dari :
input(masukan), output(keluaran), fungsi, mekanisme dan data internal. Contoh : Foxpro / Pascal
(Procedure, function), COBOL (Program, section,paragraph), FORTRAN (subroutine).
2. Bagan terstruktur (Structured Chart)
Menggambarkan partisi sistem ke dalam : modul-modul, organisasi, dan komunikasi.
Keuntungannya ; Menggunakan gambar, Dapat dipartisi, Fleksibel, Input sangat berguna pada
implementasi, Membantu pemeliharaan (maintenance) dan modifikasi.
3. Strategi Perancangan
Mentransformasikan hasil analisis (DFD) menjadi Bagan Terstruktur, untuk diimplementasi.
DFD memperlihatkan aliran data dan informasi dari sistem. Jika dalam suatu DFD aliran datanya
ditentukan oleh suatu data item, misalnya ‘T’ yang mempunyai nilai/ karakteristik tertentu,
kemudian nilai ini akan mempengaruhi / menentukan arah aliran data (men-trigger arah), maka
titik proses dimana terjadi percabangan arah aliran data tsb disebut titik pusat transaksi
4. Optimasi dari perancangan (Design Heuristic)
Langkah- langkah Dalam Strategi Perancangan Terstruktur
 Rancangan dimulai dari diagram rinci (tingkat diagram setelah nol)
 Tentukan sifat dari information flow
 Transaction flow
 Transformation flow
 Jika transaction
 Tentukan pusat transaksi
 Tentukan arah sesuai nilai transaksi
 Buat bagan awal (first cut)
 Jika transformation :
 Tentukan aliran masukan ( afferent)
 Tentukan aliran keluaran (efferent)
 Tentukan pusat transformasi
 Buat bagan awal (first cut)
 Perbaiki (refine) bagan terstruktur
 Buat interface dan diagram akses data
  Review bersama analis dan programmer. Jika masih diperlukan perbaikan kembali ke
1. Selain itu buat rancangan rinci
 Buat rancangan rinci.

4. Contoh Sistem Informasi yang dikembangkan dengan Pendekatan Struktur

4.1 Transaction Processing Systems (TPS)

Pengertian TPS
Sistem Pemrosean Transaksi (Transaction Processing System) disingkat TPS adalah
sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu
organisasi. Sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah
sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional
organisasi dilakukan.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan
sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi
manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Sejarah TPS
Sistem pemrosesan transaksi pertama adalah sistem American Airlines SABRE, Yang
mulai beroperasi pada tahun 1960. Dirancang untuk memproses hingga 83.000 transaksi per hari,
sistem berlari pada dua IBM 7090 komputer. SABRE bermigrasi ke IBM System / 360 komputer
pada tahun 1972, dan menjadi produk IBM pertama sebagai Program control Airline (ACP) dan
kemudian sebagai Transaction Processing Facility (TPF). Selain penerbangan TPF digunakan
oleh bank-bank besar, perusahaan kartu kredit, dan jaringan hotel.
Hewlett-Packard sistem Non Stop (sebelumnya Tandem NonStop) adalah hardware dan software
sistem yang dirancang untuk Online Transaction Processing (OLTP) diperkenalkan pada tahun
1976. Sistem yang dirancang untuk proses transaksi dan memberikan tingkat ekstrem
ketersediaan dan integritas data.
Karakteristik TPS

 Jumlah data yang diproses sangat besar

 Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal
(meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)
 Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya
 Kapasitas penyimpan (basis data) besar
 Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar
 Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu
  Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data
diformat dalam suatu standar
 Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga
pada keluaran
 Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)
 Memerlukan kehandalan yang tinggi
 Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan
permintaan terhadap basis data
Tujuan TPS

 Mencatat setiap transaksi yang terjadi;

 Mempercepat proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan;
 Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu;
 Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan.

4.2 Informatic Management Systems

IMS berfungsi untuk mendukung tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan
untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan.
Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi,
dunia perhotelan juga mengaplikasikan sistem informasi manajemen tersebut diantaranya
menggunakan Program Aplikasi / Software Reservasi Hotel Sederhana VB.Net Sistem reservasi
hotel dapat diartikan juga sebagai sistem pengolahan data tamu hotel meliputi pengolahan data
diantaranya data kamar, data check in, data check out, dan juga sebagai manipulasi data,
penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk pengambilan keputusan yang dilakukan
manusia dengan dibantu suatu alat yang berupa mesin komputer.
Sistem ini terbatas pada pengelolaan informasi mengenai :

 Pemesanan kamar yang ada pada hotel (check in)

 Tagihan yang dilakukan pada saat check out, meliputi tagihan sewa kamar yang meliputi
Tipe Kamar, Fasilitas (Extrabed, Fitness, Coffee Break, Laundry) dan Diskon (Hari besar,
Weekend, Member).
 Merekapitulasi hasil penjualan hotel
 Memverifikasi Arsip Data Komputer (ADK) pada
 Membuat laporan / jurnal penjualan per accounthotel.
 Menyimpan arsip-arsip secara digital
 4.3 Knowledge Work Systems
Knowledge Work System adalah aplikasi komputer yang dirancang untuk membantu
“pekerja pengetahuan” (profesional yang menggunakan informasi sebagai input utama mereka
dan yang utama produk informasi yang distilasi) untuk menangkap dan mengatur informasi
pekerjaan aktivitas, dan untuk belajar, memprioritaskan , dan melaksanakan tugas-tugas mereka
lebih efisien dan efektif. KWS mengintegrasikan metode dan teknologi dari disiplin ilmu
manajemen informasi, alur kerja, penjadwalan kerja, agen perangkat lunak, dan pengukuran
kerja menjadi “Dukungan Kinerja Lingkungan.” KWS meningkatkan produktivitas dengan
memberikan informasi tugas spesifik yang diperlukan, dan dengan berasosiasi semua alat
otomatis, agen perangkat lunak, dan referensi dokumen multimedia yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tugas tertentu.
KWS adalah “groupware” dirancang untuk digunakan oleh kelompok kerja kolaboratif.
Proses dapat ditugaskan di seluruh organisasi untuk mendukung manajemen matrixed. Pekerja
pengetahuan dapat menetapkan tugas-tugas untuk diri mereka sendiri, untuk pekerja pengetahuan
lain, atau sekelompok pekerja pengetahuan. KWS meningkatkan koordinasi workgroup dengan
memungkinkan pekerja pengetahuan untuk mengambil dan memperbarui tonggak, penyelesaian
tugas, dan informasi prioritas status.
Peran knowledge worker
a. Menjaga organisasi tetap upto
b. date dalam pengetahuan sesuai
c. dengan perkembang
d. an dunia luar
e. baik dalam teknologi, ilmu
f. pengetahuan, konsep sosial dan
g. seni budaya
h. Bertindak sebagai konsultan
i. internal dalam areanya baik untuk
j. perubahan maupun peluang
k. Bertindak sebagai change agents :
 melakukan evaluasi, inisialisasi,
 mengusulkan proyek perubahan

4.4 Office Automation Systems (OAS)

Office automation System ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi
formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan
office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja.
Namun, saat ini penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi
kantor dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /
Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja,
tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Tujuan dari office automation system ialah :

 Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi

 Menaikkan produktifitas
 Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di
luar organisasi
 Mengurangi penghentian kerja
 Pengurangan biaya peralatan

Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor.
Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :

 Manajer
 Profesional
 Sekretaris
 Pegawai Administratif

Aplikasi Office Automation

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara
cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak
diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang
harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan
kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali
menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah
manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.
5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan.
Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio converencin ialah:

 Ada moderator
 Jumlah peserta maksimal 6 orang
 Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
 Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
 Rekaman hasil konferensi harus disimpan
 Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
 Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta
hadir tepat waktu.

6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan
para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah.
Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:

 One-way video and audio

Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan

 way video and two-way audio

Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang
ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.

 Two-way video and audio

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.

7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik
bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri
dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer
converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen
pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim
pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang
tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas
atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses
pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau
beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital.
Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu
masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
 Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan, dan warta
 Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
 Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
Fungsi Dan Pengguna OAS (Office Automation System)
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara
luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang
membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic message, work
group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic
documents, and work flow management. Office automation system dirancang baik untuk
individu maupun kelompok.
Personal information system dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari single user.
Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas individu. Contoh dari personal
information system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s
PerfectOffice, dll.
Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah
kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok
kerja. Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook,
IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.
Dalam suatu pembuatan sistem informasi kita harus mengabungkan dan menyatukan
semua kegiatan dalam suatu kesatuan proses. Berikut adalah contoh tahapan proses pembuatan
sistem informasi :
Contoh dari Office Automation System (OAS)
OAS yaitu aplikasi teknologi informasi yang di desain untuk meningkatkan produktifitas
pekerjaan di kantor dengan dukungan koordinasi dan aktivitas komunikasi.Electronic Mail,
komunikasi surat menyurat melalui elektronik / internet.Voice Mailing System, komunikasi
suara yang dapatdisimpan dalam memori dengan menggunakan telepon ataukomputer.
Voice Information Services, adalah alat yang berguna untukmemberikan jawaban tentang
informasi yang dibutuhkanoleh pemakai telepon. Informasi yang diberikan hanyalah informasi
yang telah disediakan, dimana pemakai dituntuoleh menu yang berupa suara pula. Contoh no.109
untukinformasi tagihan telepon.Fax Information Services, mirip voice inf.services,
tetapiinformasi yang dikirirm dalam bentuk fax. FIS juga dapatmengunakan komputer.Video
Conference, adalah fasilitas untuk berbicara denganlebih dari satu orang lawan bicara melalui
video, baik dalambentuk full motion (gerak penuh) maupun freeze frame(gbr.beku).
 5. Alat-alat untuk Perancangan Pendekatan Terstruktur
Alat –Alat perancangan sistem yang digunakan adalah:
1. Spesifikasi proses
Spesifikasi Proses menggambarkan kejadian di dalam setiap bubble pada level terbawah pada
data flow diagram. Spesifikasi proses mendefinisikan kegiatan yang harus dilakukan untuk
mengubah input menjadi output (Edward Yourdon, Modern Structured Analysis, hal. 203).
Sepsifikasi proses digunakan untuk mendeskripsikan proses yang terjadi pada level yang paling
dasar dalam DFD. Model ini berfungsi mendeksripsikan apa yang dilakukan ketika masukan
ditransformasi menjadi keluaran.
2. Hierachy Plus Input,Proses Output(HIPO)
Menurut Jogiyanto HM dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi (2005:787) HIPO
(Hierarchy plus Input-Process-Output) adalah alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem.
Menurut Praptiningsih (2010:3), “HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output) adalah alat
bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi
diagram dimana didalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output”
Jadi, HIPO adalah alat yang digunakan sebagai dokumentasi program dan sebagai alat desain
dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan system.

 Merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM.

 Sebenarnya merupakan alat dokumentasi program.
 Sekarang banyak digunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan system
 Berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem digambarkan oleh fungsi
utamanya
 Structure chart
Structure chart berfungsi untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari
sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul.Structure chart
juga menunjukkan hubungan elemen data dan elemen konrol antara hubungan
modulnya.Structur chart dapat memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang
dari elemen data,elemen kontol,mobul dan hubungan antar modul.
 Diagram Warnier-Orr (W/O)
Diagram Warnier / Orr (juga dikenal sebagai konstruksi logis dari sistem program /)
adalah semacam hirarki diagram alur yang memungkinkan deskripsi dari organisasi data
dan prosedur. Mereka awalnya dikembangkan di Prancis oleh Jean-Dominique Warnier
dan di Amerika Serikat oleh Kenneth Orr. Metode ini membantu desain struktur program
dengan mengidentifikasi hasil output dan pengolahan dan kemudian bekerja mundur
 untuk menentukan langkah-langkah dan kombinasi dari masukan yang diperlukan untuk
memproduksinya. Metode grafis sederhana yang digunakan dalam Warnier / Orr diagram
membuat tingkatan dalam sistem jelas dan pergerakan data yang di antara mereka hidup.
 Diagram Jackson
Jackson’s System Develpoment (JSD) membangun suatu model dari dunia nyata (real
world) yang menyediakan subyek-subyek permaslahan dari system. Disamping alat-alat
berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat
beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua
metodologi yang ada. Alat alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikan sebagai
berikut :
 Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)
 Bagan alir sistem(system flowchart)
 Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :
 Bagan alir logika program (program logic flowchart)
 Bagan alir program computer terinci (detailed computer program flowchart)
 Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)
 Bagan alir proses (process flowchart)
 Gantt chart
 B. KONSEP PERANCANGAN SECARA RINCI

1. Perancangan Output
Perancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan
atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang
membutuhkannya.
Tipe output dapat dibedakan :

 Eksternal

Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai

Contoh : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

 Internal

Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai

Contoh : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll.
Yang harus diperhatikan dalam perancangan output :

 Tipe output (Eksternal, Internal)

 Isi output (keterangan atau informasi)
 Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)
 Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum :

 Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru

 Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
 Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan
Output)

2. Perancangan Input
Merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang
terjadi dari transaksitransaksi yang dilakukan oleh organisasi.Formulir adalah perangkat penting
untuk mengendalikan aliran kerja dan digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi
sering juga disebut Dokumen Dasar.
Tujuan dari Perancangan Input adalah :
 Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data
Untuk mencapai keakuratan yang tinggi
Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu :
o Data capture / Penangkapan data
o Data preparation / Penyiapan data
o Data entry / Pemasukan data

Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 tahapan utama, yaitu data
capture, data preparation dan data entry.Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung
terdiri dari 2 tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.
Tipe Input
 Eksternal
Pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi
Contoh : faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll
 Internal Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 7
Pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem
Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll
Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah :
 Tipe input
 Fleksibel format
 Kecepatan
 Akurat
 Metode verifikasi
 Mudah dikoreksi
 Keamanan
 Mudah digunakan
 Kompatibel dengan sistem yang lain
 Biaya yang ekonomis

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum :

 Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru
 Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat
 Menentukan parameter dari Input

3. Perancangan proses sistem

Tujuan dari Perancangan Proses Sistem adalah :

  Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang
benar
 Untuk mengawasi proses dari sistem
Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan :
 Sistem Flowchart
 DFD
 dll

Proses
o Real Time
o Batch
o Online
o Offline

Desain perancangan proses sistem ini adalah

 Global-based system (semua sistem diubah menjadi online)
 Grup- based system (hanya sebagian sistem yang diubah menjadi online)
 Local- based system (hanya disambungkan dengan subsistem lainnya melalui LAN atau
wan)

4. Perancangan Data Base Sistem

Perancangan Database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan
untuk mendukung berbagai rancangan sistem.
Perancangan sistem terjadi pada dua tingkat, yaitu:
1. Pada tingkat pertama,
perencanaan sistem, analisis dan rancangan umum dilaksanakan untuk menetapkan
kebutuhan pemakai. Tingkat perancangan database ini melibatkan tahap front-end, bebas
dari perancangan database tertentu atau Database Management System (DBMS).
2. Pada tingkat kedua
rancangan umum, seperti diagram entitas relasi tingkat tinggi, ditransformasikan (atau
didekomposisikan) ke dalam perancangan database rinci untuk sebuah DBMS tertentu
yang akan digunakan untuk mengimplementasikan sistem total.

Tiga model database yang cukup dikenal adalah:

a. Model hierarkikal
Model database hirarki disebut juga model pohon, karena hubungan antar simpul
digambarkan seperti struktur pohon (tree-structured) yang dibalik dengan pola hubungan
orang tua – anak (parent – child). Simpul yang paling atas disebut akar (root) dan paling
bawah disebut daun. Setiap simpul digambarkan dengan lingkaran atau kotak. Simpul
yang berada di atas simpul lainnya disebut orang tua, sedangkan yang berada di
bawahnya di sebut anak, dimana seorang orang tua bisa mempunyai satu anak (jenis
hubungan satu ke satu, one to one) atau mempunya beberapa anak (jenis hubungan satu
ke banyak, one to many). Tapi satu anak hanya boleh punya satu orang tua (jenis
hubungan satu ke satu, one to one). Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :

Pada gambar diatas, simpul A disebut akar dan juga bertindak sebagai orang tua dengan
anak simpul A, B dan C. Simpul E, F, I dan J disebut daun, dimana E dan F merupakan
anak dari simpul B serta simpul I dan J merupakan anak dari simpul H.

Dalam aplikasi nyatanya, dapat anda lihat dalam hubungan antara dosen dengan
matakuliah yang diasuh serta mahasiswanya. Perhatikan gambar berikut :

Kelemahan utama dari model database hirarki adalah ketidakmampuannya dalam

mengelola hubungan banyak ke banyak (many to many), sehingga apabila ada jenis
hubungan ini pada model database, maka banyaknya redundansi database tidak dapat
terelakkan lagi.Misalnya pada contoh diatas, mahasiswa merupakan anak dari simpul
matakuliah, dengan pilihan ini, maka mahasiswa yang sedang cuti (istirahat kuliah)
menjadi tidak tertangani, karena yang disimpan hanyalah data mahasiswa (anak) yang
mengambil matakuliah (orang tua), akibatnya ada data yang hilang.

Keunggulan model database ini terletak pada keteraturan struktur yang ditunjukkannya
dan hanya sangat cocok untuk sistem yang keterkaitan atau hubungan antara recordnya
mengikuti struktur hirarki.Karena keterbatasan pemakaiannya dan adanya kelemahan
yang cukup mendasar, penggunaan model database ini dalam pengelolaan sistem
 database sudah ditinggalkan.Simpul B disebut anak dari simpul A, tapi disisi lain simpul
B juga merupakan orang tua dengan anak simpul E dan F.

b. Model jaringan
Model database jaringan merupakan pengembangan dari model database hirarki, dimana
kelemahan yang ada pada model database hirarki yaitu ketidakmampuannya dalam
mengelola hubungan banyak ke banyak (Many to Many) telah dapat diatasi dengan
model database jaringan ini.
Dalam model ini, data di representasikan sebagai koleksi record dan hubungan antar
record direpresentasikan sebagai pointer.
Oleh karena itu, model database jaringan mampu menyatakan hubungan :
– Satu ke Satu (One To One, 1 : 1), satu orang tua punya satu anak.
– Satu ke Banyak (One To Many, 1 : M) Satu orang tua punya beberapa anak,
– Banyak ke Banyak (Many To Many, N : M), beberapa anak punya beberapa orang tua.

Kelemahan dalam model database ini adalah lebih kompleks dan sulitnya dalam proses
query, begitu juga halnya dalam manipulasi data yang harus dilaksanakan dengan
menelusuri data pointer pada setiap recordnya.

Kelebihan model database ini adalah dari segi efisiensi penyimpanan data, karena tidak
adanya data yang duplikat (redundansi) dan akses yang cepat karena langsung
memanfaatkan pointer ke alamat fisik data.Karena kompleksitas yang tinggi, apalagi
diterapkan pada sistem database yang begitu kompleks, maka model database ini tidak
tepat lagi untuk digunakan.

Saat ini, model database jaringan sudah jarang sekali dipakai, kecuali untuk keperluan
penelitian (research) saja.

c. Model relasional
Model database relasi merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini,
karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling penting adalah
kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan database.
Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri
dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom disebut item
data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan (relationship) sedemikian rupa
menggunakan field-field kunci (key field) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data.
 5. Perancangan Kontrol Sistem

Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan

dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem.
Ancaman Sistem
a. Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan)
b. Perangkat lunak yang bersifat merusak / menipu (Salami Technique,Trojan Horse, Logic
Bomb, Worm, Virus)
c. Penyadapan
d. Pengaksesan yang tidak sah
e. Perubahan / kehilangan database
f. Kegagalan landasan teknologi

Jenis Kontrol
a) Pencegahan
b) Pendeteksian
c) Pengkoreksian
Daftar Pustaka

https://repository.uksw.edu/bitstream/123456789/19131/2/BOOK_Purwanto_Perancangan
%20SIA_Bab%20I.pdf
http://diahirwandi.blogspot.com/2016/04/perancangan-sistem.html
http://kaze-akira.blogspot.com/2011/11/perancangan-terstruktur-dan-perancangan.html
https://hanifsky.blogspot.com/2012/05/model-pengembangan-berorientasi.html
https://glints.com/id/lowongan/rapid-application-development-adalah/#.YYDAK2BBy01