ANALISIS PENERAPAN APLIKASI OUTLOOK PADA PT PENGUIN FER

Nama : Christhoper Andrew Ng

NPM : 210810048
Dosen : Hermaya Ompusunggu, S.E., M.Ak.

PROGRAM STUDI akuntansi

FAKULTAS ilmu sosial & Humaniora
UNIVERSITAS PUTERA BATAM
2023/2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas limpahan Tuhan Yang Maha Esa atas hikmah dan karunia-Nya sehingga
Penulisan Proposal ini dapat diselesaikan dengan baik dengan judul “ANALISIS
PENERAPAN APLIKASI OUTLOOK PADA PT PENGUIN FERRY JASA

Penulis sangat berterima kasih kepada Ibu Hermaya selaku dosen mata kuliah Metodologi
Penelitian yang telah memberikan tugas untuk membuat proposal ini, dimana tugas ini
sangat bermanfaat untuk menambah wawasan bagi penulis. Penulis berharap tugas ini juga
dapat menambah pengetahuan dan wawasan bagi pembaca.

Penulis menyadari bahwasannya tugas mandiri ini masih jauh dari sempurna, oleh karena
itu kritik dan saran penyusun harapkan dari pembaca demi perbaikan di masa yang akan
datang.

Terima Kasih.

Batam, 20 Desember 2022

Christhoper Andrew
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..........................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................4

1.1 Latar Belakang.........................................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah....................................................................................................5

1.3 Tujuan.......................................................................................................................5

1.4 Batasan Masalah.......................................................................................................6

BAB II KAJIAN PUSTAKA................................................................................................7

2.1 Aplikasi Outlook......................................................................................................7

2.2 Penerapan Aplikasi Outlook.........................................................................................9

BAB III METODE PENELITIAN....................................................................................33

3.1 Desain Penelitian....................................................................................................33

3.2 Populasi..................................................................................................................33

3.3 Jenis dan Sumber Data...........................................................................................33

3.4 Metode Pengumpulan Data....................................................................................33

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persepsi penggunaan Aplikasi Outlook
dalam pendistribusian surat masuk di PT Penguin Ferry Jasa. Pada persepsi
kebermanfaatan, aplikasi ini dinilai dapat mempercepat pekerjaan, efektif, bermanfaat,
meningkatkan kinerja penggunanya serta meningkatkan produktivias penggunanya.
Namun, dalam pemanfaatannya aplikasi Outlook memiliki beberapa kelemahan
diantaranya, susah dilakukan pelacakan surat masuk yang telah di distribusikan, jaringan
internet internal kantor yang tidak stabil, dan belum adanya tempat penyimpanan seperti
Google Drive, Cloud, dan lain-lain.

Teknologi informasi adalah alat buatan manusia untuk manajemen elektronik,

penggunaan dan pemanfaatan informasi. Perkembangan teknologi informasi ke dalam
bentuk digital menciptakan suatu produk baru yang disebut aplikasi. Aplikasi IT adalah
program yang dibuat untuk memudahkan pengguna dalam mencari, mengelola, menyimpan
dan memelihara informasi media elektronik. Tujuan dari penerapan teknologi informasi
adalah untuk memudahkan pengguna dalam mengakses dan mengelola informasi sehingga
nilai informasi dapat tersalurkan dengan cepat dan akurat. Setiap otoritas harus dapat
mengelola sumber data dengan baik sehingga sumber data tersebut tersedia saat
dibutuhkan.

Penggunaan aplikasi teknologi informasi dalam proses pengarsipan juga telah

diterapkan, misalnya dalam pengelolaan arsip dinamis aktif. Pengelolaan arsip dinamis
aktif meliputi penerimaan, pengelolaan, pendistribusian, penyimpanan dan pelestarian arsip
sehingga nilai informasi yang terkandung dalam arsip dapat terjaga dan digunakan secara
benar dan tepat guna. Kegiatan pencatatan memerlukan suatu sistem atau program yang
menggabungkan standar, standar, prosedur, dan kriteria kearsipan yang mudah diterapkan
pada berbagai media seiring dengan perkembangan teknologi. Tujuan dari kegiatan ini
adalah untuk dapat menyimpan arsip dan menyajikan informasi tentang otoritas atau
organisasi dan menyediakan bahan arsip untuk keperluan penelitian. Perkembangan

4
teknologi informasi dalam pengelolaan perkantoran semakin berkembang dan maju.
Beberapa instansi menggunakan teknologi informasi sebagai alat untuk mencapai
tujuan/visi dan misi instansi tersebut. Dalam hal ini, teknologi informasi yang digunakan
berupa aplikasi.

Aplikasi (juga dikenal sebagai aplikasi) adalah subkategori perangkat lunak komputer
yang menggunakan kemampuan langsung komputer untuk melakukan tugas yang diminta
oleh pengguna. Umumnya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang
mengintegrasikan berbagai fungsi komputer tetapi tidak menggunakan fungsi tersebut
secara langsung untuk kepentingan pengguna. Contoh penerapannya adalah: Pengolah kata,
spreadsheet, dan pemutar media.

Beberapa aplikasi yang dibundel terkadang disebut sebagai "bundel". Contohnya

adalah Microsoft Office dan Open Office yang menggabungkan aplikasi pengolah kata,
spreadsheet dan beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi dalam paket biasanya memiliki
antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan, membuat setiap aplikasi lebih mudah
dipelajari dan digunakan. Dalam kebanyakan kasus, mereka memiliki kemampuan untuk
berinteraksi satu sama lain untuk kepentingan pengguna. Misalnya, spreadsheet dapat
dimasukkan ke dalam dokumen pengolah kata meskipun dibuat dalam aplikasi spreadsheet
terpisah.

Sesuai dengan yang sudah di jelaskan diatas, penulis berpikir perlu untuk melakukan
penelitian mendalam mengenai “ANALISIS PENERAPAN APLIKASI OUTLOOK
PADA PT PENGUIN FERRY JASA”

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa itu Aplikasi Outlook?

2. Bagaimanakah penerapan Aplikasi Outlook pada perusahaan?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui tentang Aplikasi Outlook

2. Untuk mengetahui penerapan Aplikasi Outlook pada perusahaan.

5
1.4 Batasan Masalah
Penelitian ini hanya berbatas pada ruang lingkup PT Penguin Ferry Jasa.

6
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Aplikasi Outlook

Perkembangan teknologi informasi dalam bidang administrasi perkantoran semakin
berkembang dan maju. Beberapa instansi menggunakan teknologi informasi sebagai alat
untuk mencapai tujuan / visi misi instansi. Dalam hal ini teknologi informasi yang
digunakan berupa aplikasi. Aplikasi sendiri merupakan suatu program komputer yang
dibuat untuk mengerjakan dan melaksanakan tugas khusus dari user. Aplikasi merupakan
rangkaian kegiatan atau perintah untuk di eksekusi oleh komputer (Wardana, 2010: 16)

Dari penjabaran diatas dapat dikatakan bahwa aplikasi merupakan sebuah program
komputer yang dibuat untuk membantu memudahkan pekerjaan penggunanya. Aplikasi
dalam penggunaannya menggunakan media komputer untuk memproses setiap intruksi
(instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer
dapat memproses input menjadi output (Jogiyanto, 1999: 12).

Aplikasi pengelolaan arsip sendiri harus memiliki karakteristik yang handal, utuh,
sesuai peraturan, menyeluruh dan sistematik agar dapat dioperasionalkan secara efisien
bagi penggunanya (Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005: 122-123). Transformasi
perubahan yang bersifat dinamis dan mampu menempatkan diri dalam konteks memajukan
dengan segenap potensi visi misi dalam tata kelola dan pengorganisasian sebuah instansi
menjadi lebih baik, serta melakukan perubahan dalam sebuah organisasi dengan melakukan
tindakan dalam rangka menyusun kembali konsep-konsep demi terwujudnya organisasi
atau instansi yang lebih baik dan efisien (Husna, 2019: 4).

Aplikasi Outlook merupakan sebuah program personal information manager dari

Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan
untuk mengirim dan membaca surat elektronik (email), program ini juga memiliki fungsi
kalender, jadwal kerja, catatan dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft
Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender dan jadwal
bersama.

7
 Seiwert dan Holger menjelaskan bahwa Outlook Web applications merupakan sebuah
program yang didesain untuk meningkatkan keahlian manajemen waktu, memudahkan dan
meningkatkan produktivitas dalam mengelola surat elektronik dan pekerjaannya (2011: 16-
17). Outlook Express merupakan sebuah versi kecil Outlook yang disediakan secara bebas
oleh Microsoft, bersama dengan penjelajah Web Internet Explorer. Outlook Express
digantikan dengan Windows Mail dalam Windows Vista. Salah satu tujuan Microsoft
adalah membuat program e-surat yang mudah digunakan. Namun, karena banyak lubang
keamanan dalam Outlook, program ini sering digunakan untuk memasukan virus, misalnya
lewat attachment e-mail. Dalam menggunakan aplikasi Outlook menggunakan email
perusahaan ataupun perorangan.

Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-
lain (Amsyah, 2003: 3). Setiap arsip yang diciptakan oleh sebuah lembaga ataupun
organisasi merupakan sebuah rekaman informasi administratif sebagai bentuk perwujudan
untuk menjalankan visi serta misinya. Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut
archief, dalam bahasa Inggris disebut archieve yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu “ta
archia” yang berarti catatan.

Arsip sendiri berdasarkan fungsinya dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip
statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan, Arsip statis
merupakan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan dipermanenkan.
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa. Arsip dinamis
merupakan dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,
pengawasan serta keperluan lainnya (Barthos, 2005: 4). Arsip dinamis dilihat dari frekuensi
penggunaannya terbagi dari tiga jenis, yaitu arsip dinamis aktif. Arsip dinamis semi aktif
dan arsip dinamis inaktif.

8
2.2 Penerapan Aplikasi Outlook
Outlook mengelola email, kalender, kontak, tugas, daftar kerja, semuanya dalam satu
tempat. Organisasi tersebut dimulai dengan akun email Anda. Dari sana Anda bisa mulai
bekerja dengan email, mengubahnya menjadi tugas atau janji, dan menyimpan informasi
tentang orang berinteraksi dengan Anda dalam kontak sehingga Anda tidak harus
mengingat alamat email atau nomor telepon. Mari kita mulai langkah-langkah cepat dari
beberapa tugas dasar.

a) Langkah pertama adalah menyiapkan akun Outlook. ‘

Setelah itu Anda dapat menerima dan mengirim email, menggunakan kalender,
membuat kontak, dan mengerjakan tugas Outlook.

Penginstalan bekerja secara otomatis jika Anda menggunakan versi Outlook yang
lebih lama di komputer yang sama. Jika tidak, penyetelan akun otomatis akan dimulai saat
pertama kali Anda memulai Outlook dan memandu Anda melalui proses tersebut.

Anda akan dimintai nama, alamat email, dan kata sandi Anda. Ini biasanya cukup,
tetapi jika konfigurasi otomatis gagal, Outlook akan meminta informasi tambahan, mis. B.
setelah nama server email Anda. Jika Anda tidak memiliki informasi ini, penyedia email
Anda dapat memberi Anda informasi tersebut.

Jika Anda ingin menambahkan akun email lain nanti, saat Anda sudah siap, pilih File >
Tambahkan Akun untuk memulai Penyetelan Akun Otomatis.

b) Bilah Alat Akses Cepat

9
 Cara mudah untuk beralih di antara fitur terbaik Outlook untuk email, kalender,
orang, dan tugas. Selain tab dan pita standar, bilah alat berisi berbagai alat dan opsi untuk
membantu Anda menggunakan dan mengelola berbagai Perspektif.

Biasanya, pintasan muncul di bagian bawah jendela Outlook, sesuai dengan

pengaturan yang dipilih, baik nama tombol (gambar kiri) atau ikon yang terkait dengan
nama fungsi (gambar kanan).

Mengubah apa yang muncul di bilah akses cepat

Anda bisa mengontrol tombol (atau ikon) mana yang muncul di bilah akses cepat dan
bahkan dalam urutan yang mereka muncul dengan cara berikut:

1. Pilih Opsi > Navigasi Lainnya.

2. Dalam kotak dialog Opsi Navigasi, lakukan hal berikut:

10
  Untuk mengubah jumlah tombol atau ikon yang muncul pada bilah, tambah
atau kurangi pengaturan default 4 untuk Jumlah maksimum item yang
terlihat.

 Untuk menampilkan ikon dan bukan nama, centang kotak Navigasi Ringkas.

 Untuk menyusun ulang daftar tombol atau ikon, pilih item dalam kotak
Tampilan dalam urutan ini, lalu pilih Pindah ke Atas atau Pindah ke Bawah.

3. Pilih OK.

Jika anda tidak menyukai perubahan yang dibuat atau ingin mengubah setelan
menjadi seperti awal, maka dapat anda menggunakan tombol Reset.

c) Email

Email menghubungkan Anda dengan orang di dalam dan di luar organisasi Anda. Anda
dapat menambahkan tanda tangan dan lampiran elektronik ke pesan email.

Membuat pesan email baru:

11
1. Dari folder email apa pun (seperti Kotak Masuk), pilih Email Baru.

Shortcut untuk pembuatan email adalah dengan menekan tombol Ctrl+N.

2. Jika beberapa akun email dikonfigurasi di Microsoft Outlook, tombol Dari akan
muncul dan akun yang akan mengirim pesan ditampilkan. Untuk mengganti akun,
klik Dari, lalu pilih akun.

3. Dalam kotak Subjek, ketikkan subjek pesan.

4. Masukkan alamat email atau nama penerima dalam kotak Kepada, Cc, atau Bcc.
Pisahkan beberapa penerima dengan titik koma.

Selagi mengetikkan nama penerima, Outlook akan menyarankan nama orang yang
sebelumnya pernah dikirimi email. Orang-orang yang terakhir dikirimi email akan
tercantum sebagai Orang Terakhir, dan yang jarang dikirimi email akan muncul

12
 sebagai Saran Lain. Anda dapat memilih nama dari daftar, mengetikkan nama
lengkap atau alamat email, atau mengklik Kepada, Cc, atau Bcc untuk memilih
satu atau beberapa nama dari buku alamat.

Untuk memilih nama penerima dari daftar dalam Buku Alamat, klik Kepada, Cc,
atau Bcc, lalu klik nama yang diinginkan. Untuk menampilkan kotak Bcc untuk
pesan ini dan semua pesan berikutnya, klik Opsi, lalu dalam grup Perlihatkan
Bidang, klik Bcc.

5. Klik Lampirkan File untuk menambahkan lampiran. Atau klik Lampirkan Item
untuk melampirkan item Outlook, seperti pesan email, tugas, kontak, atau item
kalender.

Jika font yang dipakai tidak sesuai dengan yang diiinginkan, maka tampilannya
dapat diubah. Ada baiknya juga memeriksa ejaan dalam pesan sebelum mengirim.

6. Setelah selesai membuat pesan, klik Kirim.

d) Menambahkan tanda tangan email ke lampiran

Buatlah tanda tangan pribadi yang muncul di bagian bawah pesan Anda. Tanda tangan bisa
mencakup teks, gambar Kartu Nama Elektronik Anda, logo, atau bahkan tanda tangan
Anda.

Cara membuat tanda tangan adalah dengan langkah berikut:

1. Dalam pesan baru, pilih Tanda tangan >Tanda Tangan.

13
2. Pada tab Tanda Tangan Email, pilih Baru.

3. Ketik nama lalu pilih OK.

4. Di bawah Pilih tanda tangan default, lakukan hal berikut:

 Dalam daftar Akun email, pilih akun email untuk dikaitkan dengan tanda
tangan tersebut.

 Dalam daftar Pesan baru, pilih tanda tangan yang ingin ditambahkan secara
otomatis ke semua pesan email. Jika Anda tidak ingin menandatangani
pesan email secara otomatis, Anda bisa mengabaikan opsi ini karena (tidak
ada) adalah nilai default.

 Dalam daftar Balasan/pesan diteruskan, pilih tanda tangan yang ingin

ditambahkan secara otomatis (tanda tangan otomatis) ketika Anda membalas
atau meneruskan pesan. Jika tidak, terima opsi default (tidak ada).

14
 5. Di bawah Edit tandatangan, tulis tanda tangan Anda. Anda bisa mengubah font,
warna font, dan ukuran, serta perataan teks. Jika Anda ingin membuat tanda tangan
yang lebih kokoh dengan poin, tabel, atau batas, gunakan Word untuk memformat
teks Anda, lalu salin dan tempel tanda tangan ke dalam kotak Edit tanda tangan .
Anda juga dapat menggunakan salah satu templat siap pakai kami untuk tanda
tangan Anda. Unduh templat di Word, kustomisasi templat dengan informasi
pribadi Anda, lalu salin dan tempelkan ke dalam kotak Edit tanda tangan.

6. Pilih OK untuk menyimpan tanda tangan baru Anda dan kembali ke pesan Anda.
Outlook tidak menambahkan tanda tangan baru Anda ke pesan yang Anda buka di
Langkah 1, bahkan jika Anda memilih untuk menerapkan tanda tangan ke semua
pesan baru. Anda harus menambahkan tanda tangan secara manual ke pesan satu
ini. Semua pesan yang akan datang akan menambahkan tanda tangan secara
otomatis. Untuk menambahkan tanda tangan secara manual, pilih Tanda tangan dari
menu Pesan lalu pilih tanda tangan yang baru saja Anda buat.

Menambahkan logo atau gambar ke tanda tangan Anda

Jika Anda memiliki logo perusahaan atau gambar untuk ditambahkan ke tanda tangan
Anda, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Buka pesan baru lalu pilih Tanda tangan > Tanda Tangan.

2. Dalam kotak Pilih tanda tangan untuk diedit , pilih tanda tangan yang ingin Anda
tambahkan logo atau gambar.

3. Pilih ikon Gambar , temukan file gambar Anda, lalu pilih Sisipkan.

4. Untuk mengubah ukuran gambar Anda, klik kanan gambar, lalu pilih Gambar.
Pilih tab Ukuran dan gunakan opsi untuk mengubah ukuran gambar Anda. Untuk
mempertahankan proporsi gambar, pastikan kotak centang Kunci rasio aspek tetap
dicentang.

5. Setelah selesai, pilih OK, lalu pilih OK lagi untuk menyimpan perubahan ke tanda
tangan Anda.

15
Menyisipkan tanda tangan secara manual

Jika Anda tidak memilih menyisipkan tanda tangan untuk semua pesan atau balasan dan
pesan diteruskan baru, tanda tangan masih dapat disisipkan secara manual.

1. Dalam pesan email Anda, pada tab Pesan , pilih Tanda Tangan.

2. Pilih tanda tangan Anda dari menu fly-out yang muncul. Jika Anda memiliki lebih
dari satu tanda tangan, Anda bisa memilih tanda tangan apa pun yang telah Anda
buat.

e) Meneruskan atau membalas pesan email

Berikut adalah langkah-langkah untuk meneruskan atau membalas pesan email:

1. Pada pita atau panel baca, pilih Balas, Balas Semua, atau Teruskan.

2. Tulis Pesan yang diinginkan

Jika balasan atau terusan terbuka di Panel Baca dan Anda ingin membuka balasan di
jendela baru (sehingga Anda bisa melakukan hal-hal seperti mengubah font), klik
tombol Pop Out seperti gambar di bawah.

16
 3. Penerima dapat ditambahkan atau dihapus di kotak Kepada, Cc, dan Bcc.

 Menambahkan penerima Klik Kepada, Cc atau Bcc, lalu pilih penerima.

Anda juga bisa mengetik nama atau alamat email penerima di kotak.

 Menghapus penerima Klik nama lalu tekan Delete.

4. Periksa baris subjek. Baris subjek untuk Balasan diatur secara otomatis untuk
memperlihatkan "RE:" di depan subjek pesan asli. Anda bisa mengubah ini hanya
dengan mengetik dalam kotak subjek atau Anda bisa membiarkannya apa adanya.
Pesan yang diteruskan memiliki "FW:" di depan subjek asli.

5. Klik Kirim.

Balas hanya mengirim pesan baru ke pengirim asli. Lampiran tidak disertakan.

Balas semua mengirim pesan baru ke pengirim asli dan semua penerima lainnya di
baris Kepada dan Cc. Lampiran tidak disertakan.

Teruskan memungkinkan Anda mengetikkan sekumpulan penerima yang benar-

benar baru. Lampiran apa pun yang disertakan dalam pesan asli secara otomatis disertakan
saat Anda meneruskan pesan.

Saat Anda membalas pesan, lampiran tidak disertakan karena Anda akan mengirim
kembali lampiran yang sama persis ke orang yang mengirimkannya kepada Anda. Tidak
ada cara untuk mengubah perilaku ini. Setelah mengklik Balas atau Balas Semua, Anda
dapat melampirkan versi baru file asli atau file lain yang ingin disertakan. Jika Anda perlu
mengirim pesan dengan lampirannya ke individu lain, gunakan opsi Teruskan.

Sebelum Anda mengklik Balas Semua, pertimbangkan apakah semua orang perlu
melihat balasan Anda, terutama jika pesan dikirim ke banyak orang atau daftar distribusi.
Biasanya lebih baik mengklik Balas, lalu tambahkan hanya orang-orang yang benar-benar
ingin Anda sertakan. Atau, jika Anda memutuskan mengklik Balas Semua, hapus orang-
orang yang tidak perlu melihat pesan Anda.

Jika Anda ingin meneruskan dua pesan atau lebih ke penerima yang sama dengan satu
pesan, pilih pesan yang ingin Anda sertakan dalam daftar pesan. Klik pesan pertama, lalu
tahan tombol Ctrl saat Anda memilih pesan tambahan. Setelah memilih semua pesan yang

17
ingin diteruskan, klik Teruskan di Pita Outlook utama untuk membuat pesan baru dengan
pesan lain yang disertakan sebagai lampiran.

Anda bisa meminta Outlook membuka semua balasan dan terusan secara otomatis di
jendela baru (bukan di panel Baca).

1. Pilih Opsi> File

2. Pilih Email, lalu gulir ke bawah ke bagian Balasan dan terusan

3. Centang kotak centang Buka balasan dan terusan di jendela baru

4. Klik OK.

Berikut adalah langkah-langkah untuk meneruskan email sebagai lampiran:

1. Pilih email dalam daftar pesan

2. Pada Pita Outlook utama, pilih Lainnya > Teruskan sebagai lampiran.

f) Membuka atau menyimpan lampiran pesan email

Anda dapat membuka lampiran dari panel baca atau dari pesan yang terbuka. Setelah
membuka dan melihat lampiran, Anda bisa menyimpannya. Jika pesan mempunyai lebih
dari satu lampiran, Anda bisa menyimpannya sebagai grup atau satu per satu.

Membuka lampiran

 Klik ganda lampiran.

Menyimpan lampiran

1. Pilih lampiran dalam panel baca atau buka pesan.

18
 2. Di tab Lampiran, dalam grup Tindakan, pilih Simpan Sebagai. Anda juga dapat
mengklik kanan lampiran, lalu memilih Simpan Sebagai.

g) Menginstal Outlook untuk iOS atau Android

Jika Menggunakan Outlook untuk iOS atau Outlook untuk Android,draf Anda
akan disinkronkan secara otomatis ke perangkat seluler. Dari sana, Anda bisa
menyelesaikan pesan yang sudah Anda mulai di komputer Anda,
menambahkan lampiran dengan mudah dari foto atau kamera, atau menggunakan Office
Lens untuk mengambil gambar catatan dari papan tulis dalam rapat.

h) Kalender

Membuat janji kalender

Di Outlook Rapat, janji tidak sama dengan rapat. Janji adalah aktivitas yang Anda
jadwalkan di kalender, yang tidak melibatkan mengundang orang lain atau memesan
sumber daya, seperti ruang konferensi atau perlengkapan.

 Di folder Kalender, pilih Janji Baru. Anda juga bisa mengklik kanan waktu yang
diblok di kisi kalender Anda, lalu pilih Janji Baru.

19
 Shortcut untuk membuat janji adalah dengan menekan Ctrl+Shift+A

Menjadwalkan rapat

Dalam Outlook, rapat menyertakan orang lain dan bisa mencakup sumber daya
seperti ruang konferensi. Anda akan mendapatkan respons ke permintaan rapat di Kotak
Masuk Anda.

 Di folder Kalender, pilih Rapat Baru.

Shorcut Untuk membuat permintaan rapat baru dari folder mana pun di Outlook,
tekan Ctrl+Shift+Q.

Mengatur pengingat

Pengingat pop-up di jendela pemberitahuan sehingga Anda tidak melewatkan tenggat

waktu penting. Anda bisa mengatur atau menghapus pengingat untuk hampir semua hal di
Outlook, termasuk pesan email, janji, dan kontak.

Untuk janji atau rapat

 Buka Janji atau Rapat,lalu di kotak daftar Pengingat, pilih jumlah waktu yang Anda
inginkan agar pengingat muncul sebelum rapat atau janji muncul. Untuk
menonaktifkan pengingat, pilih Tidak Ada.

20
Untuk pesan email, kontak, dan tugas

 Pilih Tindak Lanjut > Menambahkan Pengingat.

Anda bisa membenderai pesan email secara cepat seperti item yang harus dikerjakan
dengan menggunakan pengingat. Pengingat ini membuat pesan muncul di To-Do Tugas dan
dalam folder Tugas, tetapi tidak menambahkan pengingat secara otomatis. Klik kanan
bendera di daftar pesan untuk menambahkan pengingat. Atau, jika Anda mempunyai pesan
yang terbuka, pilih Tindak Lanjut > Tambahkan Pengingat.

i) Orang

Orang adalah nama wadah untuk orang-orang—dan perusahaan—yang membentuk kontak

bisnis dan pribadi Anda. Siapa yang Anda tambahkan sebagai kontak benar-benar bebas
dan satu-satunya batasan yang mungkin berlaku seperti siapa yang dapat atau tidak dapat
Anda tambahkan adalah batasan yang Anda atau perusahaan terapkan. Perusahaan Anda,
misalnya, mungkin memiliki aturan tentang korespondensi dengan alamat email eksternal
tertentu.

j) Membuat kontak

Kontak bisa sesederhana nama dan alamat email, atau Anda bisa menyertakan, misalnya,
detail seperti alamat jalan, beberapa nomor telepon, gambar, dan ulang tahun. Anda akan
21
menemukan Kontak Anda di bawah opsi Orang di bilah pintasan di sudut kiri bawah
Outlook kiri bawah.

 Di Orang, pilih Kontak Baru.

Shortcut untuk membuat kontak dari folder mana pun di Outlook, tekan
Ctrl+Shift+C.

Anda bisa merekam dan menata informasi tentang orang dengan menyimpan kontak
baru di buku alamat Anda. Kontak adalah seperti kartu elektronik yang menyimpan
informasi kontak seseorang. Kontak bisa sesering nama dan alamat email, atau
menyertakan informasi selengkapnya seperti alamat jalan, beberapa nomor telepon, dan
gambar profil.

Anda memegang kontrol atas informasi yang ditambahkan—dan diperbarui serta

dihapus—ke kartu Kontak.

22
Setelah menyimpan seseorang sebagai kontak, Anda dapat mengetikkan beberapa huruf
pertama nama mereka ke dalam email, dan Outlook akan mengisi alamat email mereka
untuk Anda. Atau dengan beberapa klik, Anda bisa menghubungi orang itu tanpa harus
mencari nomor telepon mereka.

k) Mendapatkan daftar kontak dalam buku Outlook Anda

Menyimpan salinan kontak di buku alamat merupakan praktik yang baik. Dalam Outlook
2013 atau Outlook 2016 untuk Windows, Anda dapat mengunduh file nilai yang dipisahkan
koma (.csv) dari kontak ke perangkat Anda dan membukanya di Excel.

1. Buka Outlook, pilih File > Buka & Ekspor > Impor/Ekspor.

23
2. Di Panduan Impor dan Ekspor, pilih Ekspor ke file > Berikutnya.

3. Pilih Nilai yang Dipisahkan Koma, lalu di halaman Ekspor ke File,pilih Kontak
sebagai folder tujuan ekspor untuk akun Anda.

Sebelum melanjutkan, pastikan folder Kontak yang Anda pilih dilampirkan ke akun
email Anda. Hal ini sangat penting terutama jika Anda melakukan langkah-langkah
ini dari komputer orang lain.

4. Pilih Berikutnya > Telusuri, lalu masuk ke lokasi tempat Anda ingin menyimpan
file nilai yang dipisahkan koma (.csv).

24
 5. Ketik nama file, lalu pilih OK > Berikutnya.

6. Pilih Selesai untuk memulai proses ekspor.

Membuka file .csv kontak Anda

File comma-separated value (.csv) dari kontak yang diekspor biasanya dibuka dalam format
Excel.

1. Telusuri lokasi tempat Anda menyimpan file .csv, lalu buka file.

2. Konfirmasikan bahwa kontak Anda tercantum dalam file.

Mungkin terdapat sel kosong. Hal ini normal.

3. Tutup file tanpa melakukan perubahan apa pun untuk menghindari potensi masalah
dalam mengimpor file di perangkat lain yang memiliki versi Outlook atau layanan
email berbeda.

l) Tugas

Membuat Tugas

anyak orang menyimpan daftar kerja—di kertas, dalam lembar bentang, atau dengan
kombinasi metode kertas dan elektronik. Dalam Outlook, Anda bisa menggabungkan
berbagai daftar menjadi satu, mendapatkan pengingat, dan melacak kemajuan tugas.

1. Buka Outlook, dan pada tab Beranda, di grup Baru, pilih Item Baru.
25
 2. Pilih Tugas, isi formulir tugas sesuai kebutuhan, lalu pilih Simpan & Tutup.

Shortcut untuk membuat tugas baru, tekan Ctrl+Shift+K.

Tetapkan Tugas

Untuk menetapkan tugas, berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan:

1. Pilih Ikon Tugas di bilah akses cepat Outlook di bilah akses cepat atau Tugas di
bilah navigasi.

2. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

 Pilih Ikon tugas baru pada pita atau tekan Ctrl+Shift+K untuk membuat tugas.
Atau

 Membuka tugas yang sudah ada.

3. Pilih Tetapkan Tugas.

4. Dalam formulir tugas, lakukan hal berikut:

 Dalam kotak Kepada, masukkan nama atau alamat email.

 Tambahkan Subjek ,pilih Tanggal mulai dan Tanggal jatuh tempo, lalu atur Status
dan Prioritas sebagaimana diperlukan.

26
  Terima atau kosongkan pilihan default dari kedua kotak centang: Menyimpan
salinan tugas ini yang diperbarui di daftar tugas saya dan Mengirimi saya laporan
status saat tugas ini selesai.

 Jika diperlukan, ketik pesan di blok konten di bawah kotak centang.

5. Jika Anda menginginkan tugas berulang, pilih Pengulangan pada pita, pilih opsi
yang Anda inginkan dalam kotak dialog Pengulangan Tugas, lalu pilih OK.

Jika Anda menetapkan tugas berulang, salinan tugas tersebut tetap ada di daftar
tugas Anda, tetapi tidak pernah diperbarui. Jika Anda memilih kotak centang Kirimi
saya laporan status ketika tugas ini selesai, Anda menerima laporan status untuk
setiap kemunculan tugas yang sudah selesai.

6. Pilih Kirim.

Outlook bisa melacak kemajuan tugas yang ditetapkan untuk satu orang. Jika Anda
ingin beberapa orang mengerjakan sebuah tugas, bagi tugas menjadi bagian-bagian yang
lebih kecil atau tugas tugas ditetapkan satu per satu. Misalnya, untuk melacak laporan yang
akan ditulis oleh tiga penulis, buat tiga tugas terpisah dan tetapkan setiap tugas individu
kepada penulis yang tepat.

Menerima atau menolak tugas yang ditetapkan

Saat tugas dibuat dan ditetapkan untuk Anda, tugas itu muncul di Kotak Masuk Anda.

27
  Di panel baca, pilih Terima atauTolak.

 atau

 Buka tugas, pilih Terima atau Tolak pada pita, dan terlepas dari opsi yang Anda
pilih, pilih Edit respons sebelum mengirim atau Kirim respons sekarang ,lalu pilih
OK.

Tugas yang diterima muncul Outlook daftar tugas Anda.

Jika Anda membuka tugas, Anda dapat Membalas, Membalas semua, atau
Teruskan ke orang yang menetapkan tugas kepada Anda dan orang lain sebagaimana
diperlukan. Anda juga dapat menyertakan komentar dalam blok pesan.

Menampilkan tugas

1. Buka Outlook, dan di bilah akses cepat, pilih Ikon Tugas di bilah akses cepat
Outlook.

2. Di daftar Daftar Tugasatau Tugas, klik ganda item untuk menampilkan formulir
lengkap.

Anda bisa mengubah cara Anda menampilkan tugas kapan saja.

 Pada tab Beranda, di grup Tampilan Saat Ini, pilih tampilan berbeda.

28
Mencetak tugas

Anda bisa memilih cara Anda menampilkan tugas Anda, lalu berdasarkan apa yang
Anda pilih untuk dicetak, dalam format apa—Gaya Tabel atau Gaya Memo—tugas itu
dicetak. Jika Anda memilih satu tugas untuk dicetak, misalnya, maka satu-satunya
pengaturan cetak yang tersedia adalah Gaya Memo. Tapi jika Anda memilih daftar seperti
daftar To-Do, format cetak Gaya Tabel juga ditawarkan.

1. Pilih Ikon Tugas di bilah akses cepat Outlook bilah akses cepat.

2. Pilih tugas tunggal di salah satu folder Anda—Daftar Tugas atau Daftar tugas—
atau pilih folder.

3. Pilih File > Cetak, lalu pilih format (jika tersedia) di bawah pengaturan.

Mencetak pesan email, kontak, atau item kalender

Dalam Outlook, Anda dapat mencetak item seperti pesan email, kontak, item
kalender, atau tampilan yang lebih besar, seperti kalender, buku alamat, atau daftar konten
untuk folder Email.
29
 1. Pilih item atau folder dalam Outlook yang ingin Anda cetak.

2. Pilih File > Cetak.

m) Mencetak item Outlook

1. Pilih email, kalender, kontak, atau item tugas untuk dicetak.

2. Pilih File > Cetak untuk melihat pratinjau item yang telah Anda pilih untuk dicetak.

Anda juga dapat menggunakan Ctrl+P di Windows atau Cmd+P di macOS untuk
mencetak item.

3. Pilih printer yang ingin Anda gunakan jika belum dipilih.

30
4. Tekan Opsi Cetak untuk mengubah pengaturan cetak sesuai kebutuhan.

 Bagian Printer

Pilih printer, cetak ke file, atau klik Properti untuk mengatur orientasi tata
letak dan mengubah opsi kertas/output.

 Bagian Gaya cetak

Tipe item Outlook yang berbeda memiliki opsi gaya cetak yang berbeda. Gaya
Tabel dan gaya Memo adalah dua opsi yang paling umum. Klik Pengaturan
Halaman untuk memilih font lain, mengubah properti format dan kertas
tertentu, atau menambahkan header atau footer. Jika ingin menyimpan gaya
kustom sendiri, klik Tentukan Gaya dan edit gaya khusus Anda.

 Bagian Rentang halaman

Mencetak semua halaman untuk item yang dipilih atau menentukan halaman
yang akan dicetak

 Bagian opsi cetak

31
 Anda dapat memilih apakah akan mencetak lampiran apa pun.

 Bagian salinan

Atur jumlah halaman dan jumlah salinan yang akan dicetak, dan tunjukkan
apakah salinan akan disatukan.

5. Pilih Cetak.

Mencetak satu kontak

1. Klik Orang atau ikon Orang di bagian bawah jendela Outlook.

Jika Orang atau ikon Orang tidak terlihat, Anda mungkin menggunakan Email
Windows 10.

2. Di panel folder, di bawah Kontak Saya, klik folder kontak yang berisi kontak yang
ingin Anda cetak.

3. Klik ganda kontak tersebut untuk membukanya.

4. Klik File > Cetak.

5. Pratinjau kontak yang dicetak akan muncul di sebelah kanan. Jika formatnya sudah
sesuai keinginan dan Anda ingin mencetak semua halaman, klik Cetak. Atau,
lanjutkan ke Langkah 6.

6. Klik Opsi Cetak untuk menampilkan kotak dialog opsi Cetak.

 Di bawah Gaya cetak, klik Tentukan Gaya > Edit untuk mengubah font,
bidang, opsi kertas, serta opsi header dan footer. Setelah membuat perubahan,
klik OK, kemudian Cetak.

32
  Pada kotak dialog Cetak, di bawah Rentang halaman, ketik nomor halaman
atau rentang nomor halaman yang ingin dicetak, lalu klik Cetak.

Mencetak beberapa atau semua kontak dalam buku alamat

Untuk mencetak beberapa kontak dan bukan semua daftar kontak, filter terlebih
dahulu guna menampilkan kontak yang diinginkan saja. Setelah difilter, langkah-langkah
pencetakannya sama seperti saat Anda mencetak semua kontak, sebagaimana diuraikan di
sini. Untuk informasi tentang memfilter daftar kontak, lihat Menggunakan filter pencarian
bawaan Outlook.

1. Klik Orang atau ikon Orang di bagian bawah jendela Outlook.

2. Di panel folder, di bawah Kontak Saya, klik folder kontak berisi kontak yang ingin
dicetak.

3. Klik File > Cetak.

4. Pratinjau kontak yang dicetak akan muncul di sebelah kanan. Jika formatnya sudah
sesuai keinginan dan Anda ingin mencetak semua halaman, klik Cetak. Atau,
lanjutkan ke Langkah 5.

5. Klik Opsi Cetak untuk menampilkan kotak dialog opsi Cetak.

 Di bawah Gaya cetak, klik Tentukan Gaya > Edit untuk mengubah font,
bidang, opsi kertas, serta opsi header dan footer. Setelah membuat
perubahan, klik OK, kemudian Cetak.

 Pada kotak dialog Cetak, di bawah Rentang halaman, ketik nomor halaman
atau rentang nomor halaman yang ingin dicetak, lalu klik Cetak.

Saat Anda menggunakan File > Cetak untuk menampilkan tampilan Cetak, yang
berisi pengaturan printer dan pratinjau cetak, jendela saat ini mungkin bergeser ke latar
belakang, di belakang jendela utama Outlook. Anda bisa meminimalkan jendela Outlook
utama untuk membawa Tampilan cetak kembali ke latar depan.

33
 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Desain Penelitian
Riset ini direncanakan dan juga dilaksanakan dibutuhkan design penelitian, rancangan
penelitian yang telah diciptakan secara keseluruhan yang meliputi berbagai program
program penelitian. Berikut adalah kerangka penelitian

LATAR BELAKANG RUMUSAN MASALAH TUJUAN

HASIL PENELITIAN METODE KAJIAN PUSTAKA

3.2 Populasi
Penelitian ini hanya dilakukan di satu lokasi yaitu PT Penguin Ferry Jasa.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yaitu data yang
dikumpulkan secara langsung dari sumber utamanya.

3.4 Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data ini dilaukukan dengan berbagai cara
seperti survei dan observasi langsung yang telah dilakukan oleh peneliti pada PT Penguin
Ferry Jasa.

34