PEMROGRAMAN BERORIENTASI OBJEK LANJUT

SISTEM INFORMASI PEMBUATAN

SURAT RESMI ORGANISASI
(Dosen: Muhammad Nugraha, M. Eng)

PROPOSAL UTS
untuk memenuhi sebagai prasyarat menyelesaikan mata kuliah
Pemrograman Berorientasi Objek Lanjut

disusun oleh
Muhamad Azis
201904020

PRODI TEKNOLOGI REKAYASA PERANGKAT LUNAK

POLITEKNIK ENJINERING INDORAMA
PURWAKARTA
GENAP 2021
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan

rahmat dan inayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan laporan uts yang
berjudul Sistem Informasi Pembuatan surat resmi organisasi

Terima kasih saya ucapkan kepada bapak/ibu yang telah membantu saya baik
secara moral maupun materi. Terima kasih juga saya ucapkan kepada teman-teman
seperjuangan yang telah mendukung saya sehingga saya bisa menyelesaikan tugas
ini tepat waktu.

Saya menyadari, bahwa laporan uts yang saya buat ini masih jauh dari kata
sempurna baik segi penyusunan, bahasa, maupun penulisannya. Oleh karena itu,
saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pembaca
guna menjadi acuan agar penyusun bisa menjadi lebih baik lagi di masa mendatang.

Semoga laporan uts ini bisa menambah wawasan para pembaca dan bisa
bermanfaat untuk perkembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan.

Purwakarta, 27 April 2021

Penyusun
Muhamad Azis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar belakang .......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 1
1.3 Kajian Terdahulu ...................................................................................... 1
BAB II DESAIN DAN PERANCANGAN SISTEM ............................................. 4
2.1 Desain Database ERD Crowfoot .............................................................. 4
2.2 Tabel Fisik (Physical Design) .................................................................. 4
2.3 Use case diagram ...................................................................................... 6
2.4 Activity Diagram ...................................................................................... 9
2.5 Class Diagram ........................................................................................ 10
2.6 Desain Rencana tampilan UI / Mockup ................................................. 11
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 13
4.1 Kesimpulan ............................................................................................. 13
4.2 Saran ....................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 14

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pembuatan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam
proses administrasi, dalam hal ini surat sangat berguna untuk sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan
tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.
Saat ini banyak orang merasa kesulitan dalam proses pembuatan surat karena
harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat surat dengan format yang
benar dan mencari kata-kata yang benar, bahkah dari pengetahuan dalam
pembuatan surat.
Untuk itu diperlukan suatu sistem yang tersedia template surat yang sudah
ada dan dapat digunakan oleh pengguna, pengguna hanya perlu mengisi formulir
dan surat akan mencetak secara otomatis. Dari masalah itu maka di buatlah sistem
informasi pembuatan surat resmi organisasi berbasis web dan desktop

1.2 Rumusan Masalah

Adapun hal-hal yang menjadi rumusan masalah pada laporan ini , yaitu :
Bagaimana cara membuat sistem informasi pembuatan surat resmi organisasi,
yang bisa digunakan oleh orang yang memiliki pengetahuan sedikit tentang
pembuatan surat. Serta bagaiamana cara membuat surat dengan cepat tanpa harus
memikirkan format dan isi kata-kata yang benar.

1.3 Kajian Terdahulu

Penelitian terdahulu ini menjadi salah satu acuan penulis dalam melakukan
penelitian sehingga penulis dapat memperkaya teori yang digunakan dalam
mengkaji penelitian yang dilakukan. Dari penelitian terdahulu, penulis tidak
menemukan penelitian dengan judul yang sama seperti judul penelitian penulis.
Namun penulis mengangkat beberapa penelitian sebagai referensi dalam
memperkaya bahan kajian pada penelitian penulis. Berikut merupakan penelitian
terdahulu berupa beberapa jurnal terkait dengan penelitian yang dilakukan penulis.

1
 Tabel 1.1 Kajian Terdahulu
No Nama Peneliti Judul Penelitian Hasil Penelitian
1 Alexander Pembuatan aplikasi Aplikasi surat menyurat ini dapat
Rosyanto, 2010 surat menyurat mempercepat proses surat-menyurat,
elektronik berbasis web membantu menyimpan surat agar mudah
di pemerintahan kota di kendalikan dan membantu menyimpan
yogyakarta surat agar mudah di temukan (Alexander
Rosyanto, 2010).
Perbedaan : Penelitian yang dilakukan oleh Alexander Rosyanto, 2010. Membahas
mengenai pembuatan aplikasi surat-menyurat dilingkungan pemerintahan kota Yogyakarta
dan aplikasi hanya bisa digunakan di lingkungan internal, berbeda dengan penelitian
penulis yang membahas mengenai aplikasi surat-menyurat yang bisa digunakan siapa saja
yang berhubungan dengan organisasi.
2 Yuliana Cahyati1, Sistem E-Surat Pada Dengan adanya sistem pencatatan surat
2
Hari Murti , 2018 Government Resource baik itu surat masuk, keluar serta
Management System pembuatan draf berbasis website, admin
Provinsi Jawa Tengah akan mudah untuk melakukan pencatatan
Berbasis Framework dan dapat mengetahui surat surat masuk
Codeigniter yang sudah ditindak lanjuti dan belum
ditindak lanjuti serta data dapat diakses
dimana saja. (Yuliana Cahyati1, Hari
Murti2, 2018).
Perbedaan : Penelitian yang dilakukan oleh Yuliana Cahyati1, Hari Murti2, 2018. Membuat
sebuah aplikasi sistem informasi khusus menangani surat dan laporan pada Government
Resource Management System, berbeda dengan penelitian penulis yang membahas
mengenai aplikasi surat-menyurat yang bisa digunakan oleh berbagai organisasi.
3 Ahmad Ridwan Rancang Bangun Sistem informasi yang dibangun dapat
1,
Atmala Siti Sistem Informasi Surat mempermudah pegawai dalam mengurus
Ramadhani2, 2020 Menyurat Di surat perjalanan dinas dan pengelolaan
Kementerian Agama perjalanan dinas sesuai dengan tujuan
Kabupaten Kampar pemerintah yang terus meningkatkan
kinerjanya dengan terus melakukan
pembaruan dan penerapan teknologi
informasi. (Ahmad Ridwan Atmala1, Siti
Ramadhani2, 2020).
Perbedaan : Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Ridwan Atmala1, Siti Ramadhani2,
2020. Membahas mengenai surat pengajuan perjalanan dinas dan cuti yang bisa digunakan

2
 oleh lingkungan internal, berbeda dengan penelitian penulis yang membahas mengenai
aplikasi surat-menyurat yang bisa digunakan oleh berbagai organisasi.
4 Iis Oktaviani¹, Asri Pengembangan Aplikasi surat yang dapat membantu
Mulyani², 2016 Aplikasi Surat Perintah kinerja dalam memberikan pelayanan
Perjalanan Dinas yang memuaskan dalam pembuatan surat
(Sppd) Beserta Rincian perjalanan dinas dan rincian biaya
Perjalanan Dinas Di perjalanan dinas tersebut di Badan
Badan Koordinasi Koordinasi Pemerintahan dan
Pemerintahan Dan Pembangunan Wilayah IV Kabupaten
Pembangunan Wilayah Garut Provinsi Jawa Barat.
IV Kabupaten Garut (Iis Oktaviani¹, Asri Mulyani², 2016).
Perbedaan : Penelitian yang dilakukan oleh Iis Oktaviani¹, Asri Mulyani², 2016. Membahas
mengenai pembuatan surat perjalanan dinas dan rincian biaya perjalanan dinas, berbeda
dengan penelitian penulis yang membahas mengenai aplikasi surat-menyurat yang bisa
digunakan oleh berbagai organisasi.
5 Eko Yulianto, Kesalahan Penulisan Penelitian ini bertujuan untuk
2016 Tata Bahasa Pada Surat menganalisis kesalahan penulisan tata
Resmi Organisasi bahasa pada surat resmi organisasi
Mahasiswa mahasiswa. (Eko Yulianto, 2016).
Perbedaan : Penelitian yang dilakukan oleh Eko Yulianto, 2016. Membahas mengenai
kesalahan penulisan tata bahasa pada surat resmi organisasi mahasiswa, berbeda dengan
penelitian penulis yang membahas mengenai pembuatan aplikasi surat resmi organisasi.
Sumber: Hasil kajian penulis, 2021

3
 BAB II
DESAIN DAN PERANCANGAN SISTEM

2.1 Desain Database ERD Crowfoot

Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang
ada dalam sistem informasi pembuatan Surat resmi organisasi. Entity Relationship
Diagram dapat dilihat pada gambar 2.1 .

Gambar 2.1 Entity Relationship Diagram

2.2 Tabel Fisik (Physical Design)

Physical Design merupakan hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam
perancangan database. Pada physical design ini ditentukan nama field yang sesuai
dengan database, tipe data dan Panjang. Dari permodelan system dalam bentuk ER-
Diagram, terdapat 6 tabel yang di buat, yaitu tbl_user, tbl_surat, tbl_kop,
tbl_pembuka, tbl_isiSurat, dan tbl_penutup. Rancangan masing-masing tabel
adalah sebagai berikut :

4
a. Tabel tbl_user
Tabel 2.2 tbl_user
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_user Varchar 6 Primary Key Not Null
nama_user Varchar 100 Not Null
password_user Varchar 50 Not Null
Email_user Varchar 50 Not Null
level_user Varchar 50 Not Null

b. Tabel tbl_surat
Tabel 2.3 tbl_surat
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_surat Varchar 6 Primary Key Not Null
tempatTerbit_surat Varchar 100 Not Null
tglTerbit_surat Date Not Null
noSurat_surat Varchar 50 Null
perihal_surat Varchar 100 Null
lampiran_surat Varchar 50 Not Null
penerima_surat Varchar 100 Not Null
tgl_surat Date Not Null
waktu_surat Time Not Null
tempat_surat Varchar 100 Not Null
acara_surat Varchar 100 Null
ttdKetua_surat Varchar 100 Not Null
ttdSekretaris_surat Varchar 100 Null
id_kop Varchar 6 Foreign Key Not Null
id_pembuka Varchar 6 Foreign Key Not Null
id_isiSurat Varchar 6 Foreign Key Not Null
id_penutup Varchar 6 Foreign Key Not Null
id_user Varchar 6 Foreign Key Not Null

c. Tabel tbl_kop
Tabel 2.4 tbl_kop
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_kop Varchar 6 Primary Key Not Null
namaInstansi_kop Varchar 100 Not Null
jenisInstansi_kop Varchar 100 Null
alamat_kop Varchar 100 Null

5
 telp_kop Numeric Null
website_kop Varchar 50 Null
email_kop Varchar 50 Null
logo1_kop Varchar 50 Null
logo2_kop Varchar 50 Null

d. Tabel tbl_pembuka
Tabel 2.5 tbl_pembuka
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_pembuka Varchar 6 Primary Key Not Null
isi_pembuka Varchar 100 Not Null

e. Tabel tbl_isiSurat
Tabel 2.6 tbl_isiSurat
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_isiSurat Varchar 6 Primary Key Not Null
jenis_isiSurat Varchar 50 Not Null
isi1_isiSurat Varchar Not Null
isi2_isiSurat Varchar Null

f. Tabel tbl_penutup
Tabel 2.7 tbl_penutup
Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan
id_penutup Varchar 6 Primary Key Not Null
isi_penutup Varchar Not Null

2.3 Use case diagram

Use case diagram merupakan diagram yang menggambarkan hubungan
antara aktor dengan system atau suatu analisis untuk menggambarkan fungsi-fungsi
apa saja yang disediakan sistem.
terdapat 2 aktor yaitu admin dan user kedua aktor memiliki peran yang
berbeda di dalam sistem. Gambar 2.2 menjelaskan mengenai apa yang harus
dilakukan admin dan user dalam sistem pembuatan surat, Gambar 2.3 menjelaskan
mengenai apa yang harus dilakukan admin dalam sistem mengelola user,

6
 Gambar 2.2 Diagram use case sistem pembuatan surat

Gambar 2.3 Diagram use case admin mengelola data user

7
Di bawah ini adalah deskripsi dari aktor :
Table 2.8 Deksripsi aktor
No Aktor Deskripsi
1 Admin Pihak yang memiliki wewenang sebagai pengelola data
user seperti membuat akun user, cari akun user, ubah data
user, dan hapus data user.
Individu ini juga memiliki wewenang dalam sistem
pembuatan surat.
2 User Pihak yang memiliki peran dalam proses membuat surat,
mengedit surat, menghapus surat, mencetak surat,
melihat surat, mencari surat, menyimpan surat,
download surat, edit profile, membuat akun , dan login.

Di bawah ini adalah deskripsi dari setiap use case :

Tabel 2.9 Deskripsi use case
No Nama use case Deskripsi
1 Login Use Case ini digunakan untuk aktifitas masuk ke
aplikasi untuk mendapatkan hak akses, pemberian hak
akses kepada masing-masing aktor.
2 Membuat akun Use case ini menggambarkan kejadian dimana admin
atau user membuat akun baru dalam sistem .
3 Edit profile Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk merubah profile pengguna seperti
nama.
4 Membuat surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk membuat surat baru.
5 Mengedit surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk merubah isi dari surat yang telah di
buat.
6 Menghapus surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk menghapus surat.

8
 7 Mencetak surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk mencetak surat yang telah di buat
pengguna.
8 Melihat surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk melihat surat yang telah di buat.
9 Mencari surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk mencari surat yang telah di buat.
10 Menyimpan surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk menyimpan surat.
11 Download surat Use Case dimiliki oleh aktor admin dan user
digunakan untuk mendownload surat yang telah di
buat oleh pengguna.
12 Mengelola data Use Case dimiliki oleh aktor admin digunakan untuk
user mengelola seluruh data user.
13 buat akun user Use Case dimiliki oleh aktor admin digunakan untuk
membuat akun baru user.
14 Cari akun user Use Case dimiliki oleh aktor admin digunakan untuk
mencari akun user yang ada di sistem.
15 Ubah data user Use Case dimiliki oleh aktor admin digunakan untuk
mengubah data user yang terdapat di sistem.
16 Hapus data user Use Case dimiliki oleh aktor admin digunakan untuk
menghapus data user yang terdapat di sistem.

2.4 Activity Diagram

Activity diagram, yaitu diagram yang dapat memodelkan proses-proses yang
terjadi pada sebuah sistem. Runtutan proses dari suatu sistem digambarkan secara
vertikal.
Dari activity diagram, dapat di jelaskan bahwa dalam sistem informasi
pembuatan surat resmi organisasi menggambarkan proses pembuatan surat, dimulai
dari user memilih jenis surat, mengisi form surat, klik buat surat, lalu memilih untuk
menyimpan surat atau mendownload surat.

9
 Gambar 2.4 Activity Diagram

2.5 Class Diagram

Diagram kelas menggambarkan kelas-kelas dalam sebuah sistem dan
hubungannya antara satu dengan yang lain, serta dimasukkan pula atribut dan
operasi.

Gambar 2.5 Class diagram

10
2.6 Desain Rencana tampilan UI / Mockup

Gambar 2.6 Halaman Login

Gambar 2.7 Halaman Beranda

11
 Gambar 2.8 Halaman File Surat

Gambar 2.9 Halaman Pembuatan surat

12
 BAB III
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari hasil perancangan dan pembuatan sistem informasi
pembuatan surat resmi organisasi ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan sarana untuk membuat surat menjadi lebih cepat dan efisien.
2. Memberikan sarana untuk membuat surat lebih mudah oleh pengguna yang
awam dalam hal membuat surat.
3. Menghasilkan aplikasi berbasis web dan desktop yang bisa di gunakan untuk
membuat surat.

4.2 Saran
Dalam aplikasi masih terdapat kekurangan, sehingga dalam kinerjanya masih
belum maksimal. Berikut saran-saran yang dapat penulis sampaikan diantaranya :
1. Belum lengkap template surat yang di sediakan, dimana sebaiknya lebih di
lengkapkan lagi.
2. Masih belum adanya halaman tentang masalah jenis-jenis surat, sehingga
pengelompokan suratnya masih belum ada.

13
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Yuliana Cahyati, Hari Murti. (2018). “Sistem E-Surat Pada Government
Resource Management System Provinsi Jawa Tengah Berbasis Framework
Codeigniter”. Universitas Stikubank. [ Diakses 1 Mei 2021 ].
[2] Ahmad Ridwan Atmala, Siti Ramadhani. (2020). “Rancang Bangun Sistem
Informasi Surat Menyurat Di Kementerian Agama Kabupaten Kampar”.
Jurnal Intra Tech. UIN Sultan Syarif Kasim Riau. [ Diakses 1 Mei 2021 ].
[3] Riska Wini Astuti, Fithri Selva Jumeilah. (2020). “Perancangan Layanan E-
Surat Dinas Komunikasi dan Informatika OKU Timur”. Universitas Islam
Negeri Raden Fatah Palembang. [ Diakses 1 Mei 2021 ].
[4] Iis Oktaviani, Asri Mulyani. (2016). “Pengembangan Aplikasi Surat Perintah
Perjalanan Dinas (Sppd) Beserta Rincian Perjalanan Dinas Di Badan
Koordinasi Pemerintahan Dan Pembangunan Wilayah IV Kabupaten
Garut”. Jurnal Algoritma. Sekolah Tinggi Teknologi Garut. [ Diakses 1 Mei
2021 ].
[5] Kartikasari, S. W. (2011). “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan
Surat Keluar Pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman KanakKanak Dan
Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku”. [ Diakses 1 Mei 2021 ].
[6] Didin Agus Priyadi , Endah Wiji Lestari. (2018). “ Perancangan Sistem
Informasi Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari
Kutowinangun Kebumen Berbasis Desktop”. Jurnal Teknik computer amik
BSI. Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika (AMIK BSI). [ Diakses 2 Mei 2021 ].
[7] Eko Yulianto. (2016).“Kesalahan Penulisan Tata Bahasa Pada Surat Resmi
Organisasi Mahasiswa“.Universitas Indraprasta PGRI. [ Diakses 2 Mei
2021].

14