RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB

(STUDI KASUS: KELURAHAN PERHENTIAN MARPOYAN)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana

Komputer pada Program Studi Sistem Informasi

oleh:
ACC laporan Kp 14
Jan 2022
HADIUL BAGASTA
11950314736
Medyantiwi R

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIH KASIM RIAU
PEKANBARU
2022
 LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB
(STUDI KASUS: KELURAHAN PERHENTIAN MARPOYAN)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

oleh:

HADIUL BAGASTA
11950314736

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

di Pekanbaru, pada tanggal 20 Desember 2021

i
 LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB
(STUDI KASUS: KELURAHAN PERHENTIAN MARPOYAN)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

oleh:

HADIUL BAGASTA
11950314736

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

Program Studi Sistem Informasi
di Pekanbaru, pada tanggal 14 Januari 2022

Pembimbing Kerja Praktek

MEDYANTIWI RAHMAWITA, ST., M.Kom

NIP. 2007018501

Mengetahui,

Ketua Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau
Pekanbaru, pada tanggal 14 Januari 2022

EKI SAPUTRA, S.Kom., M.Kom

NIP.198307162011011008
ii
 ABSTRAK

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di

kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan
tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Dalam sebuah
instansi dibutuhkan pengelolaan surat yang baik agar surat dapat terjaga keutuhan
informasinya, untuk itu diperlukan sebuah arsip untuk penyimpanan surat-surat
tersebut. Dispenda merupakan organisasi atau instansi yang berada di bawah
pemerintah daerah yang masih menggunakan pengarsipan surat secara manual, hal
ini menyebabkan kurang efektifnya pegawai dalam melakukan pengarsipan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka diperlukannya Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang memudahkan pegawai dalam
menjalankan tugasnya dalam hal pengelolaan arsip surat. Dengan adanya Sistem
Informasi Pengarsipan Surat ini diharapkan dapat membantu pegawai dalam
mengelola arsip surat, mendisposisi surat, mencari, dan mencetak kembali
dokumen yang telah diunggah. Sistem ini dibangun menggunakan metode
perancangan Object Oriented Analytic Diagram (OOAD).
Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengarsipan Surat, Object Oriented Analytic
Diagram (OOAD)

iii
 ABSTRACT

A letter is a communication tool between a person and someone he wants, which

contains writing, statements, news, hopes, and responses in accordance with the
wishes of the author of the letter. In an agency, good management of letters is
needed so that the integrity of the information can be maintained, for that we need
an archive for the storage of these letters. Dispenda is an organization or agency
under the local government that still uses manual filing, this causes employees to
be less effective in filing. To overcome these problems, it is necessary to have an
Information System for Archiving Incoming and Outgoing Letters that makes it
easier for employees to carry out their duties in terms of managing mail archives.
With this Mail Filing Information System, it is hoped that it can assist employees
in managing mail archives, disposing of letters, searching for, and reprinting
uploaded documents. This system was built using the Object Oriented Analytic
Diagram (OOAD) design method.
Key Word: Information Systems, Mail Filing, Object Oriented Analytic
Diagrams (OOAD).

iv
 KATA PENGANTAR

‫الر ِحي ِْم‬

َّ ‫الرحْ َم ِن‬
َّ ِ‫ْــــــــــــــــــم هللا‬
ِ ‫ِبس‬

Assalamu‟alaikum Wr. Wb

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan puji syukur atas kehadirat Allah
SWT, karena dengan Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyusun dan
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini yang berjudul “Rancang Bangun
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web
(Studi Kasus : Kelurahan Perhentian Marpoyan)”. Shalawat dan salam tidak
lupa pula penulis ucapkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, dengan
mengucapkan “Allahumma Sholli Ala Sayyidina Muhammad, Wa‟ala Alihi
Sayyidina Muhammad”.
Penulis menyadari bahwa laporan Kerja Praktek yang telah dibuat ini masih
jauh dari kata sempurna dan masih banyak kekurangan baik dari segi teknis
maupun konsep penyusunannya. Oleh karena itu, penulis dengan terbuka
menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan laporan Kerja
Praktek ini.
Tidak lupa pula pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses kerja praktek hingga
akhirnya terselesaikan laporan Kerja Praktek ini. Terima kasih tersebut penulis
ucapkan kepada :
1. Bapak Prof. Dr. H. Hairunnas, M.Ag., selaku Rektor Universitas Islam
Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
2. Bapak Dr. Hartono, M.Pd., selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
3. Bapak Eki Saputra, S.Kom., M.Kom selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
4. Ibu Siti Monalisa, S.T., M.Kom selaku Sekretaris Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
v
 5. Ibu Medyantiwi Rahmawita, ST., M.Kom selaku pembimbing Kerja
Praktek yang telah banyak meluangkan waktu, memberikan motivasi dan
masukan terhadap penulis, serta memberikan arahan dan bimbingan yang
sangat berharga sehingga Laporan Kerja Praktek ini dapat terselesaikan
dengan baik.
6. Ibu Rice Novita, S.Kom., M.Kom Selaku Pembimbing Akademik yang
selalu memberikan arahan dan masukan selama perkuliahan.
7. Ibu Yanuarti Widya A.S.STP sebagai pembimbing yang telah
mengizinkan penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek di Instansi
tersebut.
8. Teristimewa untuk Ayahanda dan Ibunda penulis, yang selalu
mendo‟akan, dan terus memberi semangat kepada penulis.
9. Kepada saudara-saudara penulis yang terus memberikan semangat dan
motivasi kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Kerja
Praktek.
10. Para Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknologi Sultan Syarif Kasim Riau yang memberikan ilmu yang
bermanfaat serta memberikan semangat untuk meraih cita-cita dan masa
depan yang cerah.
11. Kepada teman-teman seperjuangan Satu Kontrakan. Terimakasih telah
mendukung penulis untuk menyelesaikan Kerja Praktek ini.
12. Kepada Mutiara Rahmadani, muhamad irvandra, Ariq hendrian.
Terimakasih atas motivasi dan arahannya.
13. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu,
yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek dan
menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.
Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dan
diterima oleh Allah SWT, Aamiin. Penulis menyadari bahwa penulisan laporan

vi
Kerja Praktek yang telah dibuat ini masih belum sempurna dan masih banyak
kekurangan baik dari segi teknis maupun penyusunannya.
Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran yang membangun demi
kesempurnaan laporan Kerja Praktek ini. Akhirnya, penulis berharap laporan kerja
praktek ini bermanfaat.

Pekanbaru, Januari 2022

Hormat Saya,

Hadiul Bagasta

vii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI ............................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI ............................................... ii
ABSTRAK ............................................................................................................ iii
ABSTRACT .......................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................v
DAFTAR ISI ....................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xi
DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................................1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................2
1.3 Batasan Masalah ....................................................................................2
1.4 Tujuan Kerja Praktek ............................................................................3
1.5 Manfaat Kerja Praktek ..........................................................................3
1.6 Sistematika Penulisan............................................................................4
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................6
2.1 Profil Instansi ........................................................................................6
2.1.1 Sejarah ............................................................................................... 6
2.1.2 Visi .................................................................................................... 6
2.1.3 Misi ................................................................................................... 6
2.1.4 Struktur Organisasi ........................................................................... 7
2.2 Sistem Informasi ...................................................................................7
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 7
2.2.2 Komponen Sistem Informasi ............................................................ 8
2.3 Arsip ......................................................................................................9
2.4 Surat ......................................................................................................9
2.4.1 Prosedur Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar ..................... 11
viii
 2.5 Website ................................................................................................11
2.6 Model Perancangan Object Oriented Analist Design (OOAD) ..........12
2.6.1 Unified Modeling Language (UML) ............................................... 12
2.6.2 Diagram UML Yang Digunakan ..................................................... 12
2.7 Metode Pengembangan Sistem Model Waterfall ................................18
2.8 PHP......................................................................................................19
2.9 MySQL ................................................................................................19
2.10 Sublime Text .......................................................................................20
BAB III TUGAS DAN KERJA PRAKTEK ......................................................21
3.1 Waktu dan Tempat Kerja Praktek .......................................................21
3.1.1 Jadwal Kerja Praktek....................................................................... 21
3.1.2 Uraian Tugas Kerja Praktek ............................................................ 21
3.2 Menentukan Data Yang Diperlukan ....................................................22
3.3 Metodologi Kerja Praktek ...................................................................22
3.3.1 Tahap Perencanaan.......................................................................... 23
3.3.2 Tahap II Pengumpulan Data ........................................................... 24
3.3.3 Tahap III Analisa dan Perancangan ................................................ 25
3.3.4 Tahap IV Pengkodingan dan Implementasi .................................... 26
3.3.5 Tahap V Pembuatan Laporan .......................................................... 27
BAB IV ANALISA DAN HASIL ........................................................................28
4.1 Analisa dan Perancangan ....................................................................28
4.1.1 Analisa Sistem Yang Berjalan ........................................................ 28
4.2 Rencana Sistem Usulan .......................................................................34
4.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional ...................................................... 35
4.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional .............................................. 35
4.2.3 Use Case Diagram ........................................................................... 37
4.2.4 Activity Diagram ............................................................................. 47
4.2.5 Class Diagram ................................................................................. 50
4.2.6 Squence Diagram ............................................................................ 51

ix
 4.2.7 Perancangan Database .................................................................... 55
4.2.8 Perancangan Struktur Menu ............................................................ 57
4.2.9 Perancangan Interface (Antar Muka) .............................................. 58
4.3 Hasil ....................................................................................................70
4.3.1 Implementasi Sistem ....................................................................... 70
4.3.2 Pengujian sistem Blackbox.............................................................. 84
BAB V PENUTUP ................................................................................................87
5.1 Kesimpulan..........................................................................................87
5.2 Saran ....................................................................................................87
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

x
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi .............................................................................. 7

Gambar 4.1 Aliran Surat Masuk Kantor Lurah Perhentian Marpoyan ................. 30
Gambar 4.2 Aliran Surat Keluar Kantor Lurah Perhentian Marpoyan ................. 33
Gambar 4.3 Use Case Diagram Usulan................................................................. 39
Gambar 4.4 Activity Diagram Login .................................................................... 48
Gambar 4.5 Activity Diagram Input Data Surat Masuk ....................................... 48
Gambar 4.6 Activity Diagram Input Data Surat Keluar ....................................... 49
Gambar 4.7 Activity Diagram Cetak Laporan ...................................................... 50
Gambar 4.8 Class Diagram ................................................................................... 51
Gambar 4.9 Sequence Diagram Login .................................................................. 52
Gambar 4.10 Sequence Diagram Mengelola Data Surat Masuk........................... 53
Gambar 4.11 Sequence Diagram Mengelola Data Surat Keluar........................... 54
Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan ............................................................ 55
Gambar 4.13 Perancangan System Kantor Lurah Perhentian Marpoyan ............. 58
Gambar 4.14 Interface login ................................................................................. 59
Gambar 4.15 Interface Home ................................................................................ 59
Gambar 4.16 Interface lnput Surat Masuk ............................................................ 60
Gambar 4.17 Interface Input Surat Keluar ............................................................ 61
Gambar 4.18 Interface Input User ......................................................................... 62
Gambar 4.19 Interface Tambah Surat Masuk ....................................................... 63
Gambar 4.20 Interface Tambah Surat Keluar ....................................................... 64
Gambar 4.21 Interface Tambah User .................................................................... 65
Gambar 4.22 Interface Tambah Surat Masuk ....................................................... 66
Gambar 4.23 Interface Edit Surat Keluar .............................................................. 67
Gambar 4.24 Interface Tampilan Profile .............................................................. 68
Gambar 4.25 Interface Cetak Surat Masuk ........................................................... 69
Gambar 4.26 Interface Cetak Surat keluar ............................................................ 70
Gambar 4.27 Halaman Login ................................................................................ 71
xi
Gambar 4.28 Halaman Manu Utama .................................................................... 72
Gambar 4.29 Halaman Input Surat Masuk ............................................................ 73
Gambar 4.30 Halaman Data Surat Masuk............................................................. 74
Gambar 4.31 Halaman Edit Surat Masuk ............................................................. 75
Gambar 4.32 Halaman Input Surat Keluar ............................................................ 76
Gambar 4.33 Halaman Data Surat Keluar............................................................. 77
Gambar 4.34 Halaman edit Surat Keluar .............................................................. 78
Gambar 4.35 Halaman Tampilan Profile .............................................................. 79
Gambar 4.36 Halaman Input Users ....................................................................... 80
Gambar 4.37 Halaman Data User ......................................................................... 81
Gambar 4.38 Halaman Edit User .......................................................................... 81
Gambar 4.39 Halaman Cetak Laporan .................................................................. 82
Gambar 4.40 Halaman Cetak Laporan Surat Masuk ............................................ 83
Gambar 4.41 Halaman Cetak Laporan Surat keluar ............................................. 84

xii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol-simbol Use Case Diagram ........................................................ 14

Tabel 2.2 Simbol-simbol Activity Diagram .......................................................... 17
Tabel 2.3 Simbol-simbol Class Diagram.............................................................. 17
Tabel 3.1 Jadwal Kerja Praktek ............................................................................ 21
Tabel 3.2 Metodologi Kerja Praktek ..................................................................... 23
Tabel 4.1 Format surat masuk Kantor Lurah Perhentian Marpoyan ..................... 29
Tabel 4.2 Formar Buku Arsip surat keluar Kantor Lurah Perhentian Marpoyan . 31
Tabel 4.3 Deskripsi Aktor ..................................................................................... 38
Tabel 4.4 Daftar Use Case .................................................................................... 39
Tabel 4.5 Skenario Use Case Login ...................................................................... 40
Tabel 4.6 Skenario Use Case Data Surat Masuk. ................................................. 41
Tabel 4.7 Skenario Use Case Surat Keluar ........................................................... 43
Tabel 4.8 Skenario Use Case Lihat Laporan Surat ............................................... 43
Tabel 4.9 Skenario Use Case Cetak Laporan ........................................................ 45
Tabel 4.10 Skenario Use Case Logout .................................................................. 46
Tabel 4.11 File Admin .......................................................................................... 56
Tabel 4.12 Surat Masuk ........................................................................................ 56
Tabel 4.13 Surat Keluar ........................................................................................ 57
Tabel 4.14 Pengujian Sistem Blackbox ................................................................. 78

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi sekarang ini, kebutuhan akan informasi semakin tinggi dan
terus berkembang, sehingga berbagai macam perusahaan, mulai dari perusahaan
kecil, menengah, dan atas sudah melakukan perubahan seperti system yang
terkomputerisasi didalam perushaannya, sehingga dapat bersaing dan
meningkatkan kualitas kerja yang sangat profesional. Di dunia kerja saat ini
teknologi menjadi pokok utama dalam melakukan segala aktifitas pekerjaan
dengan menggunakan sumber daya ada yaitu komputer dan jaringan internet.
Perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengelola arsip secara
web masih minim diterapkan, dalam berbagai instansi, atau dibidang–bidang yang
berhubungan dengan kearsipan masih sedikit yang mengaplikasikan tekonologi
ini. Dalam hal ini system informasi diperlukan untuk mengelola informasi yang
teliti, cepat dan tepat (Simamorang, 2018).

Arsip pada dasarnya merupakan kumpulan–kumpulan data yang disimpan

sebagai dokumen atau acuan apalabila suatu waktu saat data tersebut akan
dipergunakan kembali oleh suatu organisasi data tersebut dapat dipergunakan
kembali oleh suatu organisasi data tersebut masih dapat dipergunkan. Secara fisik
arsip mengandung unsur-unsur struktur, isi dan konten baik itu arsip kertas
maupun film. Dalam perkembangan zaman media penyimpanan arsip berubah
dari objek yang bersifat fisik menjadi data dalam bentuk software virtual yang
dapat dijangkau secara lebih mudah (F.Novemli, 2020)

Kantor Lurah Perhentian Marpoyan merupakan instansi Pemerintah Daerah

Pekanbaru. Berdasarkan Observasi secara langsung oleh peneliti di Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan dalam kegiatan surat-menyurat masih bersifat manual.
Informasi dan data yang tersimpan dimana saja menyulitkan para petugas Kantor
Lurah Perhentian Marpoyan untuk mencari informasi arsip surat masuk dan surat
keluar yang terdahulu. Untuk itu diperlukan sistem informasi agar informasi arsip

1
surat tersebut dapat lebih mudah diakses dan dikelola dengan baik, dimana
informasi arsip surat tersebut dapat mempermudah pencarian surat, hanya bisa
diakses oleh petugas yang bertanggung jawab, serta mencegah adanya manipulasi
data.

Berdasarkan keterangan singkat dari Ibu Yanuarti Widya, A.S.STP Selaku Ibu
Lurah pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, beliau mengatakan bahwasanya
apabila ada surat masuk maka akan dicatat langsung dengan nomor indeks surat
dan keterangan surat pada buku agenda surat masuk secara manual, lalu surat
tersebut disimpan didalam buku arsip dan di masukan kedalam sebuah lemari
khusus arsip surat, dan juga surat setelah dicatat biasanya akan dimasukan dalam
file komputer yang sifatnya masih acak.

Dari uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membangun sebuah sistem
informasi pengarsipan surat sehingga permasalahan yang terpapar diatas dapat
diselesaikan untuk itu penulis mengangkatnya menjadi materi Laporan Kerja
Praktek dengan judul “Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berbasis Web Pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan diatas, rumusan masalah dalam penelitian kerja

praktek ini adalah bagaimana merancang dan membangun sistem informasi
pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan.

1.3 Batasan Masalah

Dalam perancangan dan penulisan laporan kerja praktek ini, pembahasan

masalah memiliki beberapa batasan permasalahan, antara lain:

2
 1) Kantor Lurah Perhentian Marpoyan sebagai objek studi kasus kerja
praktek.
2) Pengarsipan surat masuk dan surat keluar Kantor Camat Lurah Perhentian
Marpoyan.
3) Perancangan sistem informasi surat menyurat berbasis web menggunakan
metode waterfall hingga tahap pengujian.
4) Sistem informasi ini dirancang dengan metode OOAD dan menggunakan 4
diagram Unified Modelling Languange (UML) yaitu Use Case Diagram,
Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.
5) Sistem ini dibangun berbasis web dengan menggunakan bahasa
pemograman PHP dan HTML serta menggunakan database MySQL.
6) System informasi ini di rancang untuk pegawai instansi sebagai user, kasu,
dan kepala instansi sebagai admin.

1.4 Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan pelaksanaan kerja praktek adalah :

1. Merancang dan membuat Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Surat Keluar di Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.
2. Untuk Mempermudah Pegawai Melakukan Pengarsipan Surat masuk dan
Surat keluar di Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

1.5 Manfaat Kerja Praktek

Adapun manfaat penulis melakukan kerja praktek ini adalah :

1. Dapat mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada

Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.
2. Dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam penyimpanan surat

3
 3. Dapat menghasilkan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang
bisa menyimpan data surat masuk dalam waktu yang lama dan akan aman
didalam sebuah database komputer.
4. Dapat memudahkan pegawai dalam mencari dan mencetak kembali surat
masuk dan surat keluar.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini dibagi menjadi 5 (lima) bab.
Berikut penjelasan tentang masing-masing bab:

BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis memaparkan tentang latar belakang,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, tempat dan
waktu pelaksanaan serta sistematika penulisan laporan kerja
praktek.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan beberapa teori yang berkaitan dengan
penelitian, teori yang bersifat umum dan berkaitan dengan topik
penelitian hingga teori yang bersifat khusus dalam kaitan proses
pembuatan sistem informasi.

BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK

Bab ini menjelaskan mengenai gambaran dari pelaksanaan kerja
praktek yang akan dilakukan kurang lebih selama satu bulan.

BAB IV ANALISA DAN HASIL

Pada bab ini menguraikan beberapa analisis yang dibutuhkan
dalam membangun sistem informasi

BAB V PENUTUP

4
Bab ini berisikan kesimpulan mengenai hasil dari perancangan
aplikasi yang telah dibuat, dan saran dari pembaca apabila ingin
mengembangkan aplikasi ini lebih lanjut.

5
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Profil Instansi

2.1.1 Sejarah

Kelurahan Perhentian Marpoyan adalah salah satu kelurahan di

Kecamatan Marpoyan Damai Pekanbaru, Riau, Indonesia. Kelurahan ini
dibentuk pada Tahun 2016 dari gabungan wilayah Maharatu, Marpoyan
Damai, Pekanbaru dalam pemekaran wilayah di Kota Pekanbaru. Kelurahan
ini memilki kode wilayah 14.71.09.1006. Kelurahan perhentian marpoyan
memiliki ± 14.265 km2 / 4.34 km. Dan sudah terdata jumlah penduduk
mencapai kisaran 18.184 Ribu jiwa. Kecamatan Marpoyan Damai memiliki 5
(lima) Kelurahan, yang pertama Kelurahan Sidomulyo Timur, Tangkerang
Barat, Tangkerang Tengah¸ Wonorejo, dan Perhentian Marpoyan.

Wilayah Kelurahan PerhentianMarpoyan merupakan daerah

pengenmbangan sehingga tidak heran bertambah penduduknya yang sangat
pesat. Untuk mendukung kebuthan perekonomiannya di masyarakat
Perhentian Marpoyan, masyarakat menciptakan berbagai macam peluang
usaha. Sebagian masyarakat Perhentian Marpoyan bekerja sebagai Pegawai
Negeri Sipil sebanyak 30%, Wiraswasta, Pedagang, Buruh harian lepas, dan
masih banyak lainnya.

2.1.2 Visi

Visi dari Kelurahan Perhentian Marpoyan adalah “Terwujudnya

Kelurahan Perhentian Marpoyan yang lebih maju dan sejahtera”.

2.1.3 Misi

Misi dari Kelurahan Perhentian Marpoyan adalah sebagai berikut:

1. Mewujudkan pelayanan prima dalam pelayanan publik

2. Meningkatkan kinerja pemerintahan Kelurahan Perhentian
Marpoyan yang efisien dan produktif bagi masyarakat

6
 2.1.4 Struktur Organisasi

Kelurahan Perhentian Marpoyan dipimpin oleh seorang Lurah yang

bertanggung jawab di Kelurahan Perhentian Marpoyan. Lurah dibantu oleh
Sekretaris Lurah, Kasi Pemerintahan, Kasi Pembangunan, Kasi Pemberdayaan
Masyarakat, Staff Kelurahan serta RT dan RW setempat. Struktur organisasi
Kelurahan Perhentian Marpoyan dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.2 Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan

menjadi satu untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem berasal dari bahasa latin
(systema) dan bahasa yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran
informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering

7
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi,
dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuann tertentu
(Simangunsong, 2018).

2.2.2 Komponen Sistem Informasi

1. Komponen Input/ Masukan

Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi.
Komponen ini merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi.
Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam
dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan
untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi, yang selanjutnya
data tersebut dimasukkan kedalam sistem informasi (data entry).

2. Komponen Model
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang
diambil dari basis data yang diolah melalui model-model tertentu.

3. Komponen Output/ Keluaran

Output adalah produk yang dihasilkan dari ssitem informasi yang
berguna bagi para pemakainya.

4. Komponen Teknologi
Komponen teknologi merupakan komponen penting dalam sistem
informasi. Tanpa ada teknologi yang mendukung, maka sistem
informasi tidak akan dapat menghasilkan inormasi yang tepat waktu.

5. Komponen Basis Data

8
 Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras
computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

2.3 Arsip

Menurut kamus besar bahasa indonesa arsip/ar-sip/dokumen (surat, akta dan

sebagiannya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagiannya), atau bergambar foto, film,
dan sebagiannya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas),
elektronik (pita, kaset, pita video, disket computer, dan sebagiannya), biasanya
dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk
referensi, untuk pembakuan, pengaturan, dan pengawetan yang diperlukan supaya
bahan arsip dapat dikenal dan disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yang
dirusak dan di ubah (Simangunsong,2018).

2.4 Surat

Menurut wursanto (dalam Kurnia Adhi Saputra, 2014) surat adalah sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, penerimaan, buah
pikiran dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti.

Surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Sihotang, Informatika, & Utara,
2018).

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh

suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal, yaitu: sarana
Pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan; alat bukti tertulis; alat
pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja (Vironica & Sukadi, 2013).

9
 Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian
surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang
lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu
berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan (Arifin, Latif, & Putri,
2020).

Berdasarkan studi kepustakaan dan observasi yang dilakukan oleh peneliti,

telah menemukan kasus yang sama dilakukan oleh peneliti lain sebelumnya
mengenai pendataan surat masuk dan surat keluar pada instansi yang berbeda
dengan metode yang berbeda.

Penelitian yang dilakukan oleh Sinta Mariyani pada tahun 2014 melakukan
Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Penelitian yang dilakukan oleh Redha Hidayatullah pada tahun 2013, untuk
membuat Sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP) Perwakilan Provinsi Aceh
Berbasis Web.

Penelitian lain juga dilakukan oleh Defi Angreini tahun 2013 dengan judul :
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Kecamatan Pringkuku. 10 Penelitian ini menghasilkan aplikasi yang digunakan
untuk pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Pringkuku.

Penelitian lain juga dilakukan oleh Nurul Hamidah pada tahun 2012 untuk
membuat Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Ponorogo dengan PHP dan MySQL.

10
 Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah agar dapat mengelolah
surat masuk dan surat keluar dengan komputerisasi dan agar kesulitan cara manual
yang selama ini sering terjadi dapat diminimalkan.

2.4.1 Prosedur Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar

Prosedur menurut Moekijat (dalam Suryatama, 2017) adalah suatu

rangkaian tugas–tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan–
urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu
pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan bagian penting dalam
tiap perusahaan.

Menurut kamus besar bahasa indonesia (KBBI) pengelolaan

mempunyai beberapa arti sebagai berikut:

1. Proses, cara, perbuatan mengelola.

2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga
orang lain.
3. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan
organisasi.
4. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat
di pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.

2.5 Website

Website merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi dewasa ini. Secara
umum website dapat diartikan sebagai sebuah halaman yang tersedia dalam
sebuah server yang dapat diakses menggunakan jaringan internet dimana
didalamnya berisi bermacammacam informasi dari suatu konten tertentu. Sebuah
halaman web yang tampil pada jejaring, umumnya dibuat melalui serangkaian

11
plain text yang dikenal dengan istilah HTML (Hyper Text Markup Language) atau
XHTML (eXtensible HyperText Markup Languange) (Herliana & Rasyid, 2016).

2.6 Model Perancangan Object Oriented Analist Design (OOAD)

Menurut Rosa dan Salahuddin (2011), Object Oriented Design (OOD) adalah
perantara untuk memetakan spesifikasi atau kebutuhan sistem yang akan dibangun
dengan konsep berorientasi objek ke desain pemodelan agar lebih mudah
diimplementasikan dengan pemrograman berorientasi objek. OOA dan OOD
seringkali memiliki batasan yang samar, sehingga biasanya disebutkan langsung
menjadi OOAD (Firdaus, 2016).

2.6.1 Unified Modeling Language (UML)

Sukamto dan Shalahuddin (2013:133) mendefinisikan bahwa “UML

adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industry untuk
mendefinisikan requirement, membuat analisis & desain, serta
menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek (OOP)”
(Amin, 2017). Sunguk lee (2012) menyatakan UML adalah bahasa pemodelan
standar dengan anotasi grafis yang kaya, dan serangkaian diagram yang
komprehensif dan elemen dan digunakan untuk menentukan,
memvisualisasikan, memodifikasi, membangun dan mendokumentasikan
artefak yang berorientasi objek sistem intensif dalam pengembangan
perangkat lunak (Manuhutu & Uktolseja, 2018).

2.6.2 Diagram UML Yang Digunakan

a. Use Case Diagram

Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara

sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram
12
secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan
dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu.
Use case secara naratif digunakan untuk tekstual menggambarkan
sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi (Rochman, Tullah, &
Rahman, 2019).

Tujuan utama permodelan use case adalah:

Memutuskan dan mendiskripsikan kebutuhan–kebutuhan fungsional

sistem.

1. Memberikan deskripsi jelas dan konsisten dari apa yang

seharusnya dilakukan, sehingga model use case digunakan
diseluruh proses pengembangan untuk komunikasi dan
menyediakan basis untuk pemodelan berikutnya yang mengacu
sistem harus memberikan fungsionalitas yang dimodelkan para
use–case.
2. Menyediakan basis untuk melakukan pengujian sistem yang
memverifikasi sistem. Menguji apakah system telah memberikan
fungsionalitas yang diminta.
3. Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsionalitas
menjadi kelas–kelas dan operasi–operasi aktual di sistem. Untuk
menyederhanakan perubahan dan ekstensi ke sistem dengan
mengubah model use case dan kemudian melacak use case yang
dipengaruhi ke perancangan dan implementasi sistem.

Syarat penamaan use case adalah nama didefenisikan sesederhana

mungkin dan dapat dipahami, ada dua hal utama pada use case yaitu
pendefenisian apa yang disebut aktor dan use case.

13
 1. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi
dengan sistem informasi yang akan di buat diluar sistem informasi
yang akan dibuat sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah
gambar orang tapi aktor belum tentu orang.
2. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.

Tabel 2.1 Simbol-simbol Use Case Diagram

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

Menspesifikasikan himpuan peran yang

1 Actor pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan

use case.

Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada

suatu elemen mandiri (independent) akan

2 Dependency mempengaruhi elemen yang bergantung

padanya elemen yang tidak mandiri
(independent).

Hubungan dimana objek anak (descendent)

3 Generalization berbagi perilaku dan struktur data dari objek

yang ada di atasnya objek induk (ancestor).

Menspesifikasikan bahwa use case sumber

4 Include
secara eksplisit.

Menspesifikasikan bahwa use case target

5 Extend memperluas perilaku dari use case sumber

pada suatu titik yang diberikan.

14
 Apa yang menghubungkan antara objek satu
6 Association
dengan objek lainnya.

Menspesifikasikan paket yang menampilkan

7 System
sistem secara terbatas.

Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang

8 Use Case ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu

hasil yang terukur bagi suatu actor.

Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang

bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang
9 Collaboration
lebih besar dari jumlah dan elemen–elemennya
(sinergi).

Elemen fisik yang eksis saat aplikasi

10 Note dijalankan dan mencerminkan suatu sumber

daya komputasi.

b. Activity Diagram

Menurut Hofmeister, Nord, & Soni (1999) Activity Diagram

merupakan teknik untuk menjelaskan business process, menjelaskan teks
use case dalam notasi grafis dengan menggunakan notasi yang mirip flow
chart, meskipun terdapat sedikit perbedaan notasi (Anofrizen, 2017).

Diagram aktivitas berguna untuk sebagai berikut:

1) Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang

digambarkan merupakan proses bisnis sistemyang didefenisikan.

15
2) Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface
dimana setiap aktivitas di anggap memiliki sebuah rancangan antar
muka tampilan.
3) Rancangan tampilan dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan
sebuah pengujian yang perlu di defenisikan kasus ujinya.

16
Tabel 2.2 Simbol-simbol Activity Diagram

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

Memperlihatkan bagaimana masing masing kelas

1 Activity
antarmuka saling berinteraksi satu sama lain.

State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari

2 Action
suatu aksi.

3 Initial Node Bagaimana objek dibentuk atau diawali.

Actifity Final Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan.

4
Node

c. Class Diagram

Menurut Rational Software Corporation (1997) Class diagram

merupakan diagram paling umum yang dijumpai dalam pemodelan
berbasis UML. Di dalam Class diagram terdapat class dan interface
beserta atribut–atribut dan operasinya, relasi yang terjadi antar objek,
constraint terhadap objek–objek yang saling berhubungan dan inheritance
untuk organisasi class yang lebih baik. Class diagram juga terdapat static
view dari elemen pembangun sistem. Pada intinya Class diagram mampu
membantu proses pembuatan sistem dengan memanfaatkan konsep
forward ataupun reverse engineering (Anofrizen, 2017).

Tabel 2.3 Simbol-simbol Class Diagram

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

Package merupakan sebuah

1 Package
bungkusan dari satu atau lebih kelas.

17
 2 Operasi Kelas pada struktur system.

Relasi antar kelas dengan makna

Asosiasi berarah/
3 umum, asosiasi biasanya juga disertai
Directed asosiasi
dengan multiplicity.

Relasi antar kelas dengan makna

4 Generalisasi generalisasi spesialisasi

(umumkhusus).

Kebergantungan/ Relasi antar kelas dengan makna

5
Defedency kebergantungan antar kelas.

2.7 Metode Pengembangan Sistem Model Waterfall

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak yaitu metode air
terjun (waterfall). Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013:28), metode waterfall
adalah “metode yang menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara
sekuensial atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian dan
pendukung (support)” (Suryadi & Zulaikhah, 2019).

Adapun tahapan dalam metode waterfall yaitu:

a) Analisa
Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di
dalam mempelajari sesuatu serta mengevaluasi suatu bentuk
permasalahan yang ada.

b) Desain

18
 Desain merupakan kegiatan dalam penggambaran, perencanaan, dan
perancangan atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah di
dalam sistem menjadi kesatuan dan berfungsi dengan baik.

c) Pengkodean
Pengkodean merupakan upaya dalam pengimplementasian desain
menjadi perangkat lunak.

d) Pengujian
Pengujian merupakan upaya dalam menelusuri lebih lanjut terhadap
perangkat lunak yang telah dibuat untuk mendapatkan informasi
mengenai kualitas perangkat lunak yang sedang diuji.

2.8 PHP

Menurut Hirin dan Virgi (dalam Junidar, 2012) PHP atau kependekan dari
Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa pemrograman open source yang
sangat cocok atau dikususkan untuk pengembangan Web dan dapat ditanamkan
pada skrip HTML.

PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis

halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat
mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian
PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun
(Junidar, 2012).

2.9 MySQL

Menurut Hirin dan Virgi (dalam Junidar, 2012) MySQL adalah salah satu
perangkat lunak sistem manajemen basis data (database) SQL atau sering disebut
dengan DBMS (Database Management System).
19
 Serta menurut Achmad Solichin (dalam Junidar, 2012) tidak seperti PHP atau
Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh komunitas umum,
dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing–masing,
MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu
MySQL AB.

2.10 Sublime Text

Sublime Text adalah aplikasi editor untuk kode dan teks yang dapat berjalan
diberbagai platform operating system dengan menggunakan teknologi Python
API. Terciptanya aplikasi ini terinspirasi dari aplikasi Vim, Aplikasi ini sangatlah
fleksibel dan powerfull.

Sublime Text mendukung berbagai bahasa pemrograman dan mampu

menyajikan fitur syntax highlight hampir di semua bahasa pemrogramman yang
didukung ataupun dikembangkan oleh komunitas seperti: C, C++, C#, CSS, D,
Dyland, Erlang, HTML, Groovy, Haskell, Java, JavaScript, Latex, Lisp, Lua,
Markdown, MATLAB, Ocaml, Perl, PHP, Python, R, Ruby, SQL, TCL, Textile
and XML. Biasanya bagi bahasa pemrogramman yang didukung ataupun belum
terdukung secara default dapat lebih dimaksimalkan atau didukung dengan
mengunakan add–ons yang bisa didownload sesuai kebutuhan user.

20
 BAB III
TUGAS DAN KERJA PRAKTEK

3.1 Waktu dan Tempat Kerja Praktek

Adapun tempat dan pelaksanaan kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

Waktu : Tanggal 1 Oktober s/d 31 Oktober 2021

Tempat : Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

3.1.1 Jadwal Kerja Praktek

Berikut adalah jadwal pelaksanaan kerja praktek ini terhitung 1 (satu)

bulan (30 hari), seperti pada tabel 3.1 dibawah ini:

Tabel 3.1 4 Jadwal Kerja Praktek

Minggu ke-
No Jenis Kegiatan
1 2 3 4

1 Perkenalan dengan lingkungan kerja

2 Pengumpulan data

3 Analisa dan perancangan sistem

4 Implementasi sistem

5 Penyusunan laporan

3.1.2 Uraian Tugas Kerja Praktek

Tugas Kerja Praktek ini dikerjakan di sebuah Kantor Lurah Perhentian

Marpoyan di Pekanbaru yang beralamatkan di Berlian 1, Kecamatan
Marpoyan Damai dalam kurun waktu 30 hari dihitung sejak 1 Oktober 2021
s/d 31 Oktober 2021. Kegiatan yang dilakukan disusun dalam proses
perencanaan kerja, rencana tersebut adalah :

1. Kegiatan pada minggu pertama dilakukan agenda proses

perkenalan dengan pegawai dan pembimbing kerja praktek di

21
 tempat kerja. Perkenalan dilakukan pada tanggal 1 Oktober 2021
mulai dari memperkenalkan diri kepada para pegawai.
2. Pada Minggu kedua dilakukan proses pengamatan alur dan
prosedur kerja, identifikasi tugas, khususnya di bidang bagian
umum.
3. Pada minggu ketiga dilakukan proses pengumpulan data yaitu
dengan melakukan teknik pengumpulan seperti observasi dan
wawancara.
4. Selanjutnya pada minggu keempat yaitu melakukan analisa
kebutuhan sistem yang diperlukan dari data yang diperoleh

3.2 Menentukan Data Yang Diperlukan

Adapun data yang dikumpulkan pada saat kerja praktek adalah sebagai
berikut:

1. Data Primer
Data Primer adalah data yang diambil secara langsung dari sumber aslinya,
melalui narasumber yang tepat dan dapat dijadikan data pembuatan
laporan. Data primer tersebut adalah:

a. Visi, Misi dan Struktur Organisasi Kantor Lurah

b. Kegiatan yang berlangsung

2. Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diambil melalui jurnal, e-book dan juga
buku-buku referensi dari berbagai penulis.

3.3 Metodologi Kerja Praktek

Adapun metodologi kerja praktek ini dapat dilihat pada Tabel 3.2 berikut :
22
Tabel 3.2 5 Metodologi Kerja Praktek

Tahapan Kegiatan Hasil

Mulai

Tahap 1. Identifikasi Masalah Proposal

Perencanaa 2. Menentukan Tujuan
n

II
Data Hasil
1. Melakukan Observasi Observasi
Tahap 2. Melakukan Wawancara Wawancara dan
Pengumpulan 3. Studi Pustaka Studi Pustaka
Data

III 1. Evaluasi Sistem Lama Hasil Analisa dan

Perancangan
2. Analisa Sistem Lama
Tahap Analisa 3. Analisa Sistem Baru
4. Perancangan Sistem Baru
Dan Hasil

IV 1. Melakukan Pengkodingan Sistem Informasi

Arsip Surat
2. Implementas&i Pengujian Sistem menyurat
Tahap
Implementasi

V
Melakukan Dokumentasi Laporan Kerja
Praktek
Tahap Kerja Praktek dan Penulis
Pembuatan
Laporan Laporan

Selesai

3.3.1 Tahap Perencanaan

Langkah Pertama adalah menetapkan masalah yang akan dipecahkan

adapun langkah-langkah dalam perencanaan sebagai berikut:

1. Mulai

23
 Merupakan tahapan awal dalam setiap kegiatan yang akan
dilakukan.

2. Menentukan Topik Penelitian

Topik penelitian ditentukan dari uraian masalah dan kendala yang
didapat dari observasi secara langsung di Kantor Lurah Perhentian
Marpoyan

3. Menentukan Masalah
Setelah observasi dilakukan untuk mendukung pencapaian kerja
praktek maka selanjutnya dilakukan penentuan masalah agar bisa
mendapat masalah yang lebih fokus untuk dipecahkan.

4. Menentukan tujuan Kerja Praktek

Selanjutnya adalah penentuan tujuan dari kerja praktek ini agar
tujuan dalam penulisan Laporan Kerja Praktek lebih Jelas.

5. Menentukan Metode Penelitian

Agar hasil dari penelitian ini sesuai harapan maka dibutuhkan
penentuan metode penelitian untuk mendukung penelitian ini.

3.3.2 Tahap II Pengumpulan Data

Tahap ini adalah tahap penulis melaksanakan Kerja Praktek, pada

tahap ini yang dilakukan adalah:

1. Observasi
Penulis Melakukan pengamatan di Kantor Lurah Perhentian
Marpoyan secara langsung dengan peninjauan ke kantor Lurah
Perhentian Marpoyan.

2. Wawancara
24
 Penulis melakukan wawancara langsung dengan Lurah Perhentian
Marpoyan untuk mengajukan beberapa pertanyaan terkait surat
menyurat

3. Studi Pustaka
Studi Pustaka dilakukan dengan cara mengambil literature yang
berkaitan dengan materi. Pada tahapan pengumpulan data studi
pustaka Penulis mengambil beberapa referensi dari buku, jurnal, e-
book dan internet.

3.3.3 Tahap III Analisa dan Perancangan

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam tahap analisa dan

perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1. Analisa Sistem Lama

Pada tahap analisa sistem lama atau sistem yang berjalan, penulis
melihat langsung bagaimana proses pengarsipan surat yang
berlangsung di Kantor Lurah. Surat masuk dari instansi lain
diterima oleh Lurah Perhentian Marpoyan. Surat masuk tersebut
akan dicatat secara manual kedalam sebuah buku agenda surat
masuk dan surat keluar oleh Staff yang ada di bagian umum.
Sementara surat yang diterima itu disimpan di dalam sebuah lemari
arsip.

2. Analisa sistem baru

Pada tahap analisa sistem baru penulis mengambil usulan
berdasarkan masalah dan kendala yang sudah dilakukan di analisa
sistem yang berjalan (sistem lama), sehingga penulis mempunyai
usulan sistem baru berupa :
25
 a) Penyimpanan data surat menggunakan database.
b) Pencarian data untuk mengurangi penumpukan data.

3. Perancangan Interface
Pada tahap ini penulis membuat perencangan interface yang
merupakan desain dari fitur yang telah diusulkan pada analisa
sistem baru yang menghasilkan perancangan sebagai berikut :

a) Perancangan interface halaman login

b) Perancangan interface halaman utama
c) Perancangan interface kelola data surat masuk
d) Perancangan interface kelola data surat keluar
e) Perancangan interface kelola indeks surat
f) Perancangan interface cetak laporan surat masuk
g) Perancangan interface cetak laporan surat keluar

4. Database
Pada tahap ini penulis melakukan rancangan database berdasarkan
perancangan interface yang telah ditentukan yaitu membuat
struktur tabel, record, field dan erd.

3.3.4 Tahap IV Pengkodingan dan Implementasi

Dalam tahap pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan

surat keluar ini terdapat pengodingan dan pendesain web. Menggunakan
bahasa pemrograman PHP, MySQL dan Database. Implementasi yaitu tahap
dimana sistem siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya sesuai dari
kebutuhan dari instansi, sehingga dapat diketahui sistem yang dibuat benar–
benar dapat memecahkan masalah.

26
3.3.5 Tahap V Pembuatan Laporan

Tahap terakhir adalah melakukan penulisan laporan. Kegiatan yang

dilakukan diantaranya melakukan konsultasi terhadap pembimbing kerja
praktek, melakukan dokumentasi hasil kerja praktek, selesai.

Penelitian sebagai bahan dari laporan kerja praktek ini dilakukan

dengan menggunakan penelitian deskriptif yaitu metode penelitian yang
bertujuan menggambarkan secara sistematis dan akurat mengenai data–data
yang ada dengan cara mengumpulkan dan mengklasifikasikan data yang
diperoleh, kemudian dianalisis dengan teori yang telah dipelajari.

27
 BAB IV
ANALISA DAN HASIL

4.1 Analisa dan Perancangan

Kedalam komponen-komponen yang bertujuan untuk mengidentifikasi,

mengetahui dan memahami serta melakukan proses evaluasi yang baik atas
permasalahan yang terjadi. Kegiatan analisa sistem dilakukan untuk mendapatkan
gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada intansi
tersebut. Sehingga mengurangi kesalah pahaman antara sistem analis dengan user.
Setelah gambaran sistem didapatkan maka akan diuraikan bagaimana perencanaan
sistem usulan yang diharapkan memenuhi kebutuhan para pengguna sistem.

4.1.1 Analisa Sistem Yang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan di Kantor Lurah Perhentian Marpoyan,

masih menggunakan proses manual yang dimulai dari diterimanya surat
masuk oleh bagian umum hingga akhirnya surat diarsipkan bagian yang
menerima surat. pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan menggunakan sarana pencatatan, yaitu buku agenda
(buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar). Untuk lebih jelasnya
akan dijelaskan dibawah ini.

1. Buku Agenda
Buku agenda di Kantor Lurah Perhentian Marpoyan disebut atau diberi
nama buku agenda bulanan. Buku agenda digunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar dimana buku agenda ini terdiri dari dua buku, yaitu
buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda surat
masuk digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk di Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan (tidak termasuk surat undangan). Sedangkan buku
agenda surat keluar digunakan untuk mencatat semua surat yang dikeluarkan
atau yang dikirim oleh Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, baik itu surat
dinas maupun surat undangan yang dikeluarkan atau dikirim.

28
 2. Pengelolaan Surat Masuk
a. Format Buku Agenda Surat Masuk Kelurahan Perhentian Marpoyan

Tabel 4.1 Format surat masuk Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

Nomor NO JENIS TANGGAL

NAMA KETERANGAN RT/RW ALAMAT
Berikut INDEX SURAT SURAT

MUTIARA SURAT
1 15 N1 09/03 JL.BENGKALIS 09/12/2021
RAHMADANI PERNIKAHAN

AHLI SURAT AHLI JL.PALING MULIA

2 14 IPAN 09/03 14/12/2021
WARIS WARIS N0.90

Sumber : Staff dan Kepegawaian Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.

Keterangan:

Buku arisp surat masuk yaitu buku yang digunakan untuk mencatat atau
mendaftar surat yang masuk di Kantor Lurah Perhenrtian Marpoyan. Buku ini
berisi kolom-kolom yang harus diisi sesuai dengan keterangan yang ada pada
kolom. Keterangan yang harus diisi pada kolom antara lain : 1) nomor berikut ini
sebagai nomor urut pada buku surat masuk; 2) nomor index untuk mengisi nomor
surat pada surat masuk, 3) jenis surat, diisi sesuai sura tapa yang mau dibuat ; 4)
Nama ; 5) Keterangan, diisi isi surat yang diterima secara ringkas; 6)RT/RW; 7)
Alamat; 8) Tanggal surat.

3. Prosedur Pengelolaan Surat masuk

Berikut adalah aliran surat masuk Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.

29
 Flowchart Surat Masuk

Staff Sekretaris Lurah Devisi Tertentu

Mulai

Menerima Surat

Pembukuan Surat

Menyerahkan Surat Surat

Memberikan Surat Menerima Surat

Mengecek
Surat

Surat diserahkan
Kedevisi yang Memberikan Surat
berwenang

Menerima Surat

Surat diperiksa

Menyerahkan Surat
Menerima Surat
kebagian Umum

Arsip Surat

Selesai

Gambar 4.1 Aliran Surat Masuk Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

Keterangan gambar pada aliran surat masuk Kantor Lurah Perhentian
Marpoyan:

1. Surat datang serta membawa berkas persyaratan diterima oleh Staff

dan Kepegawaian.

30
 2. Kemudian surat diterima sesuai dengan surat yang ingin dibuat,
yaitu surat masuk pembuatan ktp, surat nikah, surat ahli waris,
surat kepindahan penduduk, surat keterangan tidak mampu, surat
kematian, surat skck.
3. Selanjutnya surat dicek oleh Staff dan Kepegawaian.
4. Kemudian surat akan dicatat dalam buku arsip, Keterangan-
keterangan yang perlu dicatat antara lain: nomor urut surat, no
index surat masuk, jenis surat, nama, keterangan, rt/rw, alamat.
5. Setelah itu surat dimintakan tanda tangan ke Sekretaris Lurah
sebagai bukti bahwa surat di cek.
6. Kemudian surat di bawa ke Lurah untuk di tanda tangani sebagai
bukti bahwa surat sudah naik dan diketahui oleh Lurah.
7. Langkah terakhir, surat diterima oleh Staff, Kemudian surat
tersebut dikembalikan lagi ke bagian Kepegawaian untuk
diarsipkan serta diberikan kepada orang yang bersangkutan (yang
membuat surat).

4. Pengelolaan Surat Keluar Kantor Lurah Pehentian Marpoyan.

a. Format Buku Agenda Surat Keluar Kelurahan Marpoyan.

Tabel 4.2 Formar Buku Arsip surat keluar Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

Nomor berikut TUJUAN PERIHAL DIKETAHUI NO SURAT TANGGAL

KIRIM

31
Sumber: Staff dan Kepegawaian Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, 2022.

Keterangan:

Buku Arsip surat keluar yaitu buku yang digunakan untuk mencatat atau
mendaftar surat yang dikeluarkan oleh Kantor Lurah Perhentian Marpoyan. Buku
ini berisi kolom-kolom yang harus diisi sesuai dengan keterangan yang ada pada
kolom. Keterangan yang harus diisi pada kolom antara lain : 1) nomor urut dan
mengisi surat keluar pada hari itu.;2) no surat, sesuai dengan surat keluar pada
buku arsip.; 3) tujuan, ditujukan kepada instansi yang ingin dituju.; 4) Perihal,
keterangan surat yang akan dibuat; 5) diketahui, surat diketahui oleh Lurah dan
dikirim lansung atas nama Lurah.

5. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Berikut adalah aliran surat keluar Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.

32
 Flowchart Surat Keluar

Devisi Tertentu Staff Lurah Pegawai

Mulai

Meminta Pembuatan
Pembuatan Surat Keluar
Surat

Surat Keluar Menerima Surat

Mengecek
Surat

Menandatangani Surat

Menerima Surat Memberikan Surat

Membuat salinan Surat

Keluar Untuk pengarsipan

Menerima Surat
Surat Keluar

Menyerahkan Surat
kebagian Umum

Selesai

Gambar 4.2 Aliran Surat Keluar Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

Keterangan gambar pada aliran Surat Keluar Kantor Lurah Perhentian

Marpoyan:

1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi

dari Lurah
2. Bagian Staff kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk
33
 mendapatkan persetujuan.
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh Lurah kemudian
diserahkan ke bagian Staff untuk mendapatkan nomor surat.
5. Konsep surat diserahkan kepada Staff atau Kepegawaian dan siap
untuk diketik.
6. Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah
akan dikembalikan kepada Staff untuk diketik ulang, tetapi
apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris
akan menandai dengan paraf kecil dikonsep surat.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada Lurah yang
memberikan instruksi untuk ditandatangani
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke
bagian Staff dan Kepegawaian untuk dicatat buku agenda. Surat
keluar kemudian dicap dan diperiksa kelengkapannya seperti
lampiran dan sampul surat. Surat asli dikirimkan, sedangkan
tembusan diserahkan ke bagian arsip.
9. Tembusan surat oleh Arsipa dicatat dalam buku arsip kemudian
diarsipkan dilemari arsip.

4.2 Rencana Sistem Usulan

Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dari sistem

yang sedang berjalan. Adapun gambaran dari sistem yang diusulkan ialah, sistem
telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, keamanan data terjaga,
mempermudah dan mempercepat dalam pembuatan laporan dan pengarsipan surat
masuk dan surat keluar. Dan terdapat pencetakan laporan pengarsipan surat dan
bisa dikontrol oleh Bagian staf pengarsipan. Berikut analisis kebutuhan yang
akan dibangun:
34
4.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional bertujuan untuk menyatakan layanan

kepada sistem tentang keharusannya sehingga sistem dapat berprilaku dan
bereaksi terhadap masukan maupun situasi tertentu. kebutuhan fungsional
merupakan gambaran detail tentang fungsi dan fitur pada sistem yang sedang
dikembangkan (Melinda etal., 2018). Berikut ini adalah analisis kebutuhan
fungsional dari sistem yang akan dibangun:
a. Kebutuhan Fungsional Search and View
Sistem akan memungkinkan pengguna untuk dapat melakukan pencarian
dan menampilkan data surat masuk dan surat keluar. Sistem dapat
menampilkan menu dashboard, transaksi surat, cetak laporan, users.

b. Kebutuhan Fungsional Input, update dan delete data

1. Sistem diharapkan memiliki kemampuan penginputan data yang ramah
bagi penggunanya, sehingga dengan adanya sistem yang baru bisa
membuat pengguna merasa lebih terbantu.
2. Sistem diharapkan dapat memudahkan pengguna dalam pengubahan
data yang terdapat pada sistem baru, sehingga dengan adanya fitur ini
membuat pekerjaan menjadi lebih efisien Sistem dapat menghapus data
yang tidak digunakan lagi.

c. Kebutuhan Fungsional Report

Sistem dapat memungkinkan pengguna dalam percetakan laporan surat
masuk surat keluar setiap saat jika dibutuhkan.

4.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional menjelaskan tentang batasan fungsi

dan layanan yang diberikan sistem. Kebutuhan non-fungsional ini mencakup
35
hardware dan software yang digunakan. Berikut ini adalah analisis kebutuhan
non fungsional dari sistem yang akan dibangun:

a. Hardware
Kebutuhan perangkat keras (Hardware) merupakan analisa kebutuhan
aplikasi yang digunakan untuk mengetahui secara jelas perangkat yang
dibutuhkan untuk mendukung proses pengembangan dan penggunaan dari
aplikasi aplikasi yang akan dibuat. Berikut penjelasannya:
1) Kebutuhan perangkat keras (Hardware) pengembangan :
a) RAM : 4 GB
b) Processor : Intel (R) Celero(R) CPU N3350 @ 1.10GHz
c) Hardisk : 500 GB
d) System type : 64-Bit Operating System
e) Hardisk
f) Layar LCD 15 inc
g) Printer untuk mencetak laporan

2) Kebutuhan perangkat keras minimal penggunaan :

a) RAM : 2 GB
b) Processor : Intel Dual Core
c) Hardisk : 500 GB
d) System Type : 64 – Bit Operating System

b. Software

Kebutuhan perangkat lunak (software) yaitu program yang diperlukan

untuk melakukan proses intruksi atau menjalankan perangkat keras. Agar
aplikasi dapat dibuat dan diimplementasikan sesuai perancangan, maka

36
diperlukan suatu perangkat lunak. Adapun spesifikasi software yang
dibutuhkan aplikasi adalah:

1) Kebutuhan perangkat lunak pengembangan :

a) Web local XAMPP 3.3.0
b) Text editor VS code
c) Browser Chrome
d) Sistem operasi Windows 10

2) Kebutuhan perangkat lunak minimal penggunaan :

a) Web local XAMPP 3.6.0
b) Browser
c) Sistem operasi Windows 7

Sistem baru yang diusulkan ini berbasis website dan menggunakan

database dalam penyimpanan data-data yang terkait dengan sistem ini,
pada tahap perancangan sistem ini akan memberi gambaran mengenai
sistem usulan serta menjelaskan tentang rancangan kerja sistem yang
diusulkan. Deskripsi sistem yang diusulkan menggunakan Diagram
Unified Modelling Language (UML). Adapun diagram UML yang
digunkan diantaranya use case diagram, activity diagram, sequence
diagram, Class diagram.

4.2.3 Use Case Diagram

Diagram Use case menyajikan interaksi antara use case dan actor.
Dimana actor dapat berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi
dengan sistem yang sedang dibangun. Use case menggambarkan
fungsionalitas sistem atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sistem
dari pandangan pemakai atau pengguna. aktor yang terlibat atau yang
37
 berinteraksi terhadap sistem informasi surat masuk dan surat keluar kantor
kecamatan berbais web. Ada beberapa aktor yang terlibat didalam sistem
pengarsipan surat yakni Staff dan kepegawaian sebagai admin, dan pegawai
sebagai user. Adapun deskripsi aktor yang terlibat pada sistem dapat diliat
pada Tabel 4.3 berikut:

Tabel 4.3 Deskripsi Aktor

No Aktor Deskripsi
Aktor yang mengelola surat masuk, surat keluar tetapi tidak
1. Pegawai
bisa mengelola disposisi
Staff dan Aktor yang bisa mengakses disposisi dan bisa melakukan
2.
kepegawaian. segalanya disistem.

Setelah diidentifikasi aktor dan tugasnya terhadap sistem, maka berikut

merupakan penggambaran sistem dalam bentuk use case. Berikut dapat dilihat
pada gambar 4.3 dibawah ini.

38
 Kelola Surat Masuk

Kelola Surat Keluar

Lihat Surat Masuk

User

Login

Lihat Surat Keluar

Admin
Cetak Laporan

Logout

Gambar 4.3 Use Case Diagram Usulan

1. Deskripsi Use Case Diagram

Berikut ini merupakan deskripsi dari masing-masing use case yang berada
pada sistem informasi Pengarsipan Surat Kantor Lurah Perhentian Marpoyan,
yaitu terlihat pada Tabel 4.4 berikut:

Tabel 4.4 Daftar Use Case

1. Login Use case ini menggambarkan user masuk ke dalam sistem.

2. Kelola surat Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan dalam melakukan
pengelolaan data surat masuk, seperti menambahkan,
menghapus, serta mengedit data surat masuk.

3. Kelola Surat Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan dalam melakukan
pengelolaan data surat keluar, seperti menambahkan,
menghapus, serta mengedit data surat keluar.

4. Lihat Surat Masuk Use case ini untuk melihat data surat masuk yang telah di-
input oleh admin.

39
 5. Lihat Surat Keluar Use case ini untuk melihat data surat masuk yang telah di-
input oleh admin.

6. Liat laporan Use case ini untuk melihat laporan arsip surat yang telah di-
input oleh admin.

7. Cetak Laporan Use case yang mengambarkan pencetakan laporan yang

dilakukan oleh admin ataupun user.

8. Logout Use case ini untuk keluar dari sistem.

2. Skenario Use case Login

Use case Login terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.5 Skenario Use Case Login

Use case : Login

Deskripsi : Use case ini menangani akses user sebelum masuk kedalam halaman utama
setiap user yang memiliki hak akses Login.

Aktor : Admin, User

Kondisi Awal : Menampilkan form Login

Kondisi Akhir : Menampilkan menu utama

Skenario Normal

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1. Use case ini dimulai ketika Admin

melakukan Login,dengan menginputkan
username, dan password

2. Sistem melakukan verifikasi Login dan

40
 menjalankan proses redirect

3. Sistem menampilkan halaman menu

utama

Skenario Gagal Login

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1 Use case ini dimulai ketika Admin

. melakukan Login ,dengan menginputkan
username,dan password.

2. Sistem melakukan verifikasi Login

3. Sistem menampilkan pesan Login tidak

valid , dikarnakan username dan
password keliru.

3. Skenario mengelola data surat masuk

Use case mengelola data surat masuk seperti tabel dibawah ini:

Tabel 4.6 Skenario Use Case Data Surat Masuk.

Use Case : Mengelola data surat masuk

Deskripsi : Use case ini untuk menangani data surat masuk yang di input

Aktor : Admin, User

Kondisi Awal : Sistem menampilkan halaman yang berisi form input data surat

Kondisi Akhir : Data surat yang telah di input dan tersimpan pada database

41
Skenario Normal

1. Use case di mulai ketika actor

membuka menu surat masuk

2. Sistem menampilkan form input data

surat masuk dengan menu edit dan
delete

3. Actor melakukan input data surat

masuk dan upload file surat masuk
sesuai dengan form yang terdapat
pada system

4. Data surat tersimpan pada database

Skenario Gagal Input Data Surat Masuk

1. Use case dimulai ketika actor

membuka menu surat masuk

2. Sistem menampilkan form input data

surat masuk dengan menu edit dan
delete

3. Actor melakukan input data surat

masuk dan upload file surat masuk
sesuai dengan form yang terdapat
pada system

4. Sistem menampilkan form data surat

masuk kosong atau belum terisi

4. Skenario mengelola data surat keluar

Use case mengelola data surat keluar seperti tabel dibawah ini :
42
Tabel 4.7 Skenario Use Case Surat Keluar

Use Case : Mengelola data surat keluar

Deskripsi : Use case ini untuk menangani data surat keluar yang di input

Aktor : Admin, User

Kondisi Awal : Sistem menampilkan halaman yang berisi form input data surat

Kondisi Akhir : Data surat yang telah di input dan tersimpan pada database

Skenario Normal

1. Use case di mulai ketika actor

membuka menu surat keluar

2. Sistem menampilkan form input data

surat keluar dengan menu edit dan
delete

3. Actor melakukan input data surat

keluar dan upload file surat keluar
sesuai dengan form yang terdapat
pada system

4. Data surat tersimpan pada database

Skenario Gagal Input Data Surat Keluar

5. Skenario Use Case lihat laporan surat

Use case lihat laporan surat akan terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.8 Skenario Use Case Lihat Laporan Surat

43
Use Case : Lihat Laporan

Deskripsi : Use case ini untuk melihat laporan arsip yang telah di input oleh
Admin

Aktor : Admin, User

Kondisi Awal : Sistem menampilkan menu laporan surat

Kondisi Akhir : Laporan surat terlihat berupa tabel dalam bentuk pdf

Skenario Normal

1. Use case di mulai ketika actor

membuka menu laporan arsip

2. Sistem menampilkan menu view

laporan

3. Actor memilih laporan surat masuk

atau surat keluar

4. Sistem menampilkan laporan surat

berdasarkan menu yang di pilih
actor dalam bentuk pdf

Skenario Gagal lihat Laporan Surat

1. Use case dimulai ketika actor

membuka menu laporan surat

2. Sistem menampilkan menu view

laporan

3. Actor memilih laporan surat masuk

atau surat keluar

44
 4. Sistem gagal menampilkan view
laporan surat

6. Skenario Use Case cetak laporan

Use case cetak laporan akan terlihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 4.9 Skenario Use Case Cetak Laporan

Use Case : Cetak Laporan

Deskripsi : Use case ini untuk cetak laporan surat yang telah di susun oleh system .

Aktor : Admin, User

Kondisi Awal : Sistem menampilkan tabel laporan arsip

Kondisi Akhir : Laporan arsip surat yang telah di cetak

Skenario Normal

1. Use case ini di mulai ketika actor

membuka menu laporan arsip
untuk di cetak
1. Sistem menampilkan laporan
surat melalui pdf
2. Admin melakukan pencetakan
laporan surat

Skenario Gagal Cetak Laporan

1. Use case dimulai ketika actor
membuka menu cetak laporan
45
 surat

2. Sistem menampilkan menu

laporan surat masuk dan surat
keluar
3. Admin memilih laporan surat
masuk atau surat keluar
4. Sistem gagal mencetak laporan
surat

2. Skenario Use Case Logout

Use case Logout akan terlihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 4.10 Skenario Use Case Logout

Use Case : Logout

Deskripsi : Use case ini menangani akses user sebelum keluar dari sistem.

Aktor : Admin , user

Kondisi Awal : Menampilkan form Logout

Kondisi Akhir : Menampilkan form Login

Skenario Normal

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1. Use case ini dimulai ketika Admin

melakukan Logout

46
 2. Sistem melakukan verifikasi Logout
dan menjalankan proses redirect

3. Sistem menampilkan “Anda Berhasil

Logout”

4.2.4 Activity Diagram

Proses sistem informasi pengarsipan surat menyurat pada Kantor

Lurah Perhentian Marpoyan akan diterangkan pada Activity Diagram. Sebuah
activity diagram memiliki elemen-elemen:
1) Sebuah keadaan awal (start state) dan keadaan akhir (end state).
2) Aktivitas-aktivitas yang menggambarkan satu tahapan dalam workflow
tersebut.
3) Transisi yang menggambarkan keadaan apa yang mengikuti suatu keadaan
lainnya.
4) Keputusan (decision), elemen yang menyediakan pilihan alur dalam
workflow.
5) Batang penyelaras (synchronization bar) memperlihatkan sub alur paralel.
6) Swimlane yang menjelaskan pemeran bisnis yang bertanggung jawab
terhadap aktivitas yang dikandungnya.

Berikut dijelaskan mengenai activity diagram Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan.

1. Activity Diagram Login

Activity diagram login Sistem Informasi Pengarsipan dapat dilihat
pada gambar 4.4 berikut:

47
 Gambar 4.4 Activity Diagram Login

2. Activity Diagram Input Data Surat Masuk

Activity Diagram input data surat masuk Sistem Informasi
Pengarsipan dapat dilihat pada Gambar 4.5

Gambar 4.5 Activity Diagram Input Data Surat Masuk

48
3. Activity Diagram Input Data Surat Keluar
Activity Diagram input data surat keluar Sistem Informasi
Pengarsipan dapat dilihat pada gambar 4.6

Gambar 4.6 Activity Diagram Input Data Surat Keluar

4. Activity Diagram Cetak Laporan
Activity diagram cetak laporan Sistem Informasi Pengarsipan dapat
dilihat pada gambar 4.7

49
 Gambar 4.7 Activity Diagram Cetak Laporan

4.2.5 Class Diagram

Class Diagram merupakan diagram yang menunjukkan class-class

yang ada pada sistem dan hubungannya secara logic. Class diagram yang
dibuat pada tahap design ini, merupakan deskripsi lengkap dari class-class
yang ditangani oleh sistem, dimana masing-masing class telah dilengkapi
dengan atribut dan operasi-operasi yang diperlukan. Class diagram sistem
informasi pengarsipan surat dapat dilihat pada gambar.

50
 Gambar 4.8 Class Diagram

Berdasarkan class-class yang ditangani oleh sistem, dimana masing-

masing class telah dilengkapi dengan atribut dan operasi-operasi yang
diperlukan.

4.2.6 Squence Diagram

1. Sequence Diagram Login

Squence Diagram Login Sistem Informasi Pengarsipan dapat dilihat

pada gambar 4.9

51
 Gambar 4.9 Sequence Diagram Login

2. Sequnce Diagram Mengelola Data Surat Masuk

Sequence Diagram mengelola data surat masuk Sistem Informasi

Pengarsipan dapat dilihat pada gambar 4.10

52
 Gambar 4.10 Sequence Diagram Mengelola Data Surat Masuk
3. Sequence Diagram Mengelola Data Surat Keluar

Sequence Diagram mengelola data surat keluar Sistem Informasi

Pengarsipan dapat dilihat pada gambar 4.11

53
 Gambar 4.11 Sequence Diagram Mengelola Data Surat Keluar

4. Sequence Diagram Laporan

Sequence Diagram laporan Sistem Informasi Pengarsipan dapat

dilihat pada gambar 4.12

54
 Gambar 4.12 Sequence Diagram Laporan

4.2.7 Perancangan Database

Perancangan database adalah perancangan basis data yang akan

digunakan pada sistem, didasari oleh data instansi. Perancangan ini bertujuan
agar tiap field data yang memiliki relasi dapat terhubung pada tabel di
database, sehingga proses pengaksesan data akan terorganisir dengan lebih
baik. Berikut adalah detail perancangan serta relasi yang ada pada database
sistem informasi pengarsipan surat menggunakan pendekatan object-oriented.

1. File admin

Nama Database : SIAS

Nama File : user
Field Kunci : id

55
Tabel 4.11 File Admin

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1 Id Int 5 Primary key
2 Username Varchar 50 Username
3 Password Varchar 50 Password
4 Fullname Varchar 30 Nama Panjang
5 Level Enum („admin‟,‟user‟) Level
6 jenis_kelamin Varchar 20 Jenis kelamin
7 Foto Varchar 500 Gambar

2. File Surat Masuk

Nama Database : SIAS

Nama File : surat_masuk
Field Kunci : id_suratmasuk

Tabel 4.12 Surat Masuk

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1 Id Int 10 Id Arsip Surat Masuk
2 no_agenda Int 5 No Agenda
3 Nama Varchar 20 Nama
4 jenis_surat Varchar 30 Jenis Surat
5 tanggal_surat Date Tanggal Surat
6 rt_rw Int 5 rt_rw
7 Keterangan Varchar 30 Keterangan
8 File Varchar 50 File
9 User Varchar 50 Pengguna

3. File Surat Keluar

56
 Nama Database : SIAS
Nama File : surat_keluar
Field Kunci : id_suratkeluar

Tabel 4.13 Surat Keluar

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1 Id Int 10 Id Arsip Surat Keluar
2 no_agenda Varchar 10 No Agenda
3 Tujuan Varchar 20 Tujuan
4 No_surat Int 30 No surat
5 tanggal_kirim Date Tanggal Keluar Surat
6 Perihal Varchar 50 Perihal
7 Pengirim Varchar 20 Pengiriman
8 File Varchar 250 File

4.2.8 Perancangan Struktur Menu

Struktur menu dibuat sebagai gambaran mengenai skema program

yang akan dirancang. Berikut ini adalah struktur menu perancangan system
informasi pengarsipan surat pada Kantor Camat Siak Hulu terlihat pada
Gambar 4.13

57
 Sistem Informasi
Pengarsipan Surat

Menu Utama

Surat Masuk Surat Keluar Cetak Laporan

View View Print

Input Input

Edit Edit

Delete Delete

Download Download

Gambar 4.13 Perancangan System Kantor Lurah Perhentian Marpoyan

4.2.9 Perancangan Interface (Antar Muka)

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat, maka akan di-

design suatu perancangan aplikasi yang mencakup perancangan input serta
output sistem. Perancangan ini akan menjadi acuan bagi pihak yang akan
mengembangkan dan menggunakan sistem.

1. Interface Login

Interface login untuk username dan password ke dalam system pengarsipan pada
Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada gambar berikut

58
 Gambar 4.14 Interface login

2. Interface Home

Interface home untuk melihat tampilan home pada system pengarsipan

pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada gambar berikut

Gambar 4.15 Interface Home

59
3. Interface input Surat Masuk

Interface surat masuk untuk melihat tampilan form input surat masuk pada
system pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat
pada gambar berikut.

Gambar 4.16 Interface lnput Surat Masuk

4. Interface input Surat Keluar

Interface surat masuk untuk melihat tampilan form input surat masuk pada
system pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat
pada gambar berikut

60
 Gambar 4.17 Interface Input Surat Keluar

5. Interface Input User

Interface Input User untuk melihat tampilan form surat masuk pada system
pengarsipanpada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada
gambar berikut.

61
 Gambar 4.18 Interface Input User
6. Interface Tambah Surat Masuk

Interface Tambah Surat Masuk untuk Menambah Surat Masuk di tampilan

form Tambah Surat Masuk pada system pengarsipan pada Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada gambar berikut:

62
 Gambar 4.19 Interface Tambah Surat Masuk

7. Interface Tambah Surat Keluar

Interface Tambah Surat keluar untuk Menambah Surat Keluar di tampilan

form Tambah Surat Masuk pada system pengarsipan pada Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada gambar berikut:

63
 Gambar 4.20 Interface Tambah Surat Keluar
8. Interface Tambah User

Interface Tambah User untuk Menambah User di tampilan form Tambah

Surat Masuk pada system pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian
Marpoyan, dapat dilihat pada gambar berikut:

64
 Gambar 4.21 Interface Tambah User
9. Interface Edit Surat Masuk

Interface Edit Surat Masuk untuk Mengedit isi dalam form Input Surat
Masuk pada system pengarsipan pada kantor Lurah Perhentian Marpoyan,
dapat dilihat pada gambar berikut.

65
 Gambar 4.22 Interface Tambah Surat Masuk

10. Interface Edit Surat Keluar

Interface Edit Surat Keluar untuk Mengedit isi dalam form Input Surat
Keluar pada system pengarsipan pada kantor Lurah Perhentian Marpoyan,
dapat dilihat pada gambar berikut

66
 Gambar 4.23 Interface Edit Surat Keluar

11. Interface Tampilan Profile

Interface Tampilan Profile untuk Menampilkan isi dalam Tampilan Profile

pada system pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat
dilihat pada gambar berikut

67
 Gambar 4.24 Interface Tampilan Profile

12. Interface Cetak Surat Masuk

Interface Cetak Surat Masuk untuk Menampilkan isi Form dalam Cetak
Surat Masuk untuk menampilkan hasil dalam bentuk excel/print, pada Sistem
pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada
gambar berikut

68
 Gambar 4.25 Interface Cetak Surat Masuk

13. Interface Cetak Surat Keluar

Interface Cetak Surat Keluar untuk Menampilkan isi Form dalam Cetak
Surat Keluar untuk menampilkan hasil dalam bentuk excel/print, pada Sistem
pengarsipan pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, dapat dilihat pada
gambar berikut

69
 Gambar 4.26 Interface Cetak Surat keluar

4.3 Hasil

4.3.1 Implementasi Sistem

Berdasarkan hasil analisa dan rancangan yang dilakukan sebelumnya

maka dihasilkanlah sebuah sistem informasi pengarsipan surat masuk dan
surat keluar pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan Jumlah halaman web
yang terdapat pada sistem ini adalah 11 halaman. Berikut ini adalah
screenshoot dari hasil sistem pengarsipan surat yang telah dibangun.

1. Halaman Login

70
 Gambar 4.27 Halaman Login

Halaman Login merupakan tampilan pertama saat menjalankan sistem dan

juga merupakan tampilan halaman Login untuk admin. Sebelum masuk
kehalaman utama sistem admin diminta untuk memasukkan username dan
password agar bisa Login.

2. Halaman Menu Utama

71
 Gambar 4.28 Halaman Manu Utama

Berdasarkan gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa pada halaman utama

sistem pengarsipan surat pada Kantor Lurah Perhentian Marpoyan terdapat
beberapa link menu yaitu Dashboards, Surat Masuk, Surat Keluar, Cetak
Laporan. Di menu Cetak Laporan terdapat submenu yaitu Surat Masuk dan
Surat Keluar. Di pojok kanan atas terdapat menu Logout, dan disetiap halaman
nantinya menu ini akan terus ada. Halaman utama sebagai halaman sambutan
kepada pengunjung sistem, menampilkan kata sambutan ARSIP Kantor
(Sistem Informasi Arsip Surat Kantor Lurah).

3. Halaman Input Surat Masuk

72
 Gambar 4.29 Halaman Input Surat Masuk

Halaman input surat masuk ini merupakan tampilan form input data surat
masuk. Halaman ini berfungsi untuk menambahkan data baru dari Surat
Masuk. Dimana didalamnya berisikan nomor index, alamat pengirim.

4. Halaman Data Surat Masuk

73
 Gambar 4.30 Halaman Data Surat Masuk

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan data surat masuk yang
telah di inputkan sebelumnya. Pada halaman ini pula admin dapat
menambahkan data surat masuk baru, mengedit data surat masuk yang telah di
inputkan sebelumnya, menghapus data surat masuk, dan melakukan pencarian
terhadap data surat masuk berdasarkan isi data surat, jenis surat, atau tanggal
surat.

5. Halaman Edit Surat Masuk

74
 Gambar 4.31 Halaman Edit Surat Masuk

Halaman edit surat masuk ini merupakan tampilan form edit data surat
masuk. Halaman ini berfungsi untuk mengubah data yang sudah ada dari
halaman Surat Masuk. Dimana didalamnya berisikan nomor index, alamat
pengirim.

6. Halaman Input Surat Keluar

75
 Gambar 4.32 Halaman Input Surat Keluar

Halaman input surat keluar ini merupakan tampilan form input data surat
keluar. Halaman ini berfungsi untuk menambahkan data baru dari surat keluar.
Dimana didalamnya berisikan nomor index, no surat, perihal, tanggal kirim,
pengirim, tujuan, dan file surat. Lalu simpan untuk menyimpan data surat
keluar.

7. Halaman Data Surat Keluar

76
 Gambar 4.33 Halaman Data Surat Keluar

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan data surat keluar yang
telah di inputkan sebelumnya. Pada halaman ini pula user dapat menambahkan
data surat keluar yang baru, mengedit data surat keluar yang telah di inputkan
sebelumnya, menghapus data surat keluar, dan melakukan pencarian terhadap
data surat keluar berdasarkan no index, no surat, atau tanggal surat.

8. Halaman Edit Surat Keluar

77
 Gambar 4.34 Halaman edit Surat Keluar

Halaman edit surat keluar ini merupakan tampilan form edit data surat
keluar. Halaman ini berfungsi untuk mengubah data yang sudah dari halaman
data surat keluar. Dimana didalamnya berisikan nomor index, no surat,
perihal, tanggal kirim, pengirim, tujuan, dan file surat. Lalu simpan untuk
menyimpan data surat keluar.

9. Halaman Tampilan Profile

78
 Gambar 4.35 Halaman Tampilan Profile

Pada Halaman tampilan profile ini merupakan tampilan Form pada data
User yang telah Login sebelum nya. Halaman ini berfungsi untuk
menampilkan data Profile user yang mana di dalam form ini dapat
menampilkan data Nama lengkap, Username, level dan Jenis kelamin.

10. Halaman Input Users

79
 Gambar 4.36 Halaman Input Users

Halaman input User ini merupakan tampilan form input User. Halaman ini
berfungsi untuk manambahkan data User baru. Dimana didalamnya berisikan
Username, nama lengkap, level, password dan jenis kelamin, user juga dapat
langsung menginput Foto Profile

11. Halaman Data Users

80
 Gambar 4.37 Halaman Data User

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan data Users yang
sebelumnya sudah di input. Pada halaman ini pula user dapat menambahkan
Users baru dan mengedit atau Menghapus data User yang telah di Input.

12. Halaman Edit Users

Gambar 4.38 Halaman Edit User

81
 Halaman Edit User ini merupakan tampilan form edit User. Halaman ini
berfungsi untuk mengubah data yang sudah ada dari halaman data user.
Dimana didalamnya berisikan Username, nama lengkap, level dan jenis
kelamin serta user juga dapat langsung mengubah tampilan foto Profile.

13. Halaman Cetak Laporan

Gambar 4.39 Halaman Cetak Laporan

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan cetak laporan, dimana
user dapat mencetak laporan surat masuk dan laporan surat keluar dalam
bentuk file pdf.

14. Halaman Cetak Laporan surat masuk

82
 Gambar 4.40 Halaman Cetak Laporan Surat Masuk

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan cetak laporan surat
masuk, dimana user dapat mencetak laporan surat masuk dalam bentuk file
pdf.

15. Halaman Cetak Laporan surat keluar

83
 Gambar 4.41 Halaman Cetak Laporan Surat keluar

Pada halaman ini user dihadapkan pada tampilan cetak laporan surat
keluar, dimana user dapat mencetak laporan surat masuk dalam bentuk file
pdf.

4.3.2 Pengujian sistem Blackbox

Tabel 4.14 Pengujian Sistem Blackbox

No Yang di uji Masukan Hasil yang Diharapkan Hasil uji

84
 Ketika pengguna
menginputka user
Username = name admin dan
admin@admin.com password sesuai
Password= password dengan data yang ada
pada database maka
pengguna berhasil
masuk kedalam
sistem dan dapat
mengelola sistem

1 Login Sukses

Ketika pengguna
menginputka user
name admin dan
password (tidak
sesuai dengan data
Username! = yang ada pada
admin@admin.com database) maka ada
Password!= password pemberitahuan
username dan
password salah

Mengelola
menambahkan, Ketika ditambahkan
menghapus dan atau dihapus melalui
Data Input Surat
2 mengedit data Surat menu, database Sukses
Masuk
Masuk berubah sesuai
dengan yang diubah

Mengelola Ketika ditambahkan

menambahkan, atau dihapus melalui
Kelola Data Surat
3 menghapus dan menu, database Sukses
Keluar
mengedit data Surat berubah sesuai
Keluar dengan yang diubah

85
 Ketika ditambahkan
Mengelola
atau dihapus melalui
menambahkan,
4 Kelola Data User menu, database Sukses
menghapus dan
berubah sesuai
mengedit data User
dengan yang diubah

86
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kerja praktek saya tentang Perancangan Sistem Informasi

Pengarsipan Kantor Lurah Perhentian Marpoyan, maka dapat diambil kesimpulan
sebagai berikut:

1) Dengan adanya Sistem Informasi Pengarsipan, dapat membantu staff

dalam mengelola data-data surat yang ada pada Kantor Lurah Perhentian
Marpoyan dengan waktu yang lebih cepat.
2) Dengan adanya Sistem Informasi Pengarsipan ini, dapat meminimalisir
tingkat kesalahan dalam mengarsipkan surat dan mengelola masalah-
masalah dalam penginputan data.
3) Data dapat dengan mudah diarsipkan dengan aman, terintegrasi dan
terorganisasi dengan baik.
4) Dengan adanya Sistem Pengarsipan maka instansi tidak akan mengalami
kesulitan mengupdate data-data terbaru yang ada pada Kantor Lurah
Perhentian Marpoyan.

5.2 Saran

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan maka didapatkan hal-hal yang
perlu diperhatikan serta memberikan saran-saran sebagai berikut:

1) Sistem Informasi pengarsipan ini belum terkoneksi dengan internet, hanya

diimplentasikan pada bagian umum dan kepegawaian.
2) Data-data yang sudah lama sebaiknya di backup guna menghindari
kehilangan data bila terjadi kerusakan pada sistem atau pada perangkat
keras.

87
 DAFTAR PUSTAKA

Dani Anggoro, Umar, M. D., Vinanty, E., & Dananjaya, D. (2015). Rancangan
Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Guru Dan Pegawai Pada Koperasi
Smk Manggala Tangerang. Seminar Nasional Teknologi Informasi Dan
Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) Yogyakarta, 28 Maret 2015,
2015(Sentika), 213–222.

Farell, G., Saputra, H. K., & Novid, I. (2018). Rancang Bangun Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp). Jurnal
Teknologi Informasi Dan Pendidikan (JTIP), 11(2), 56–62.

Peranginain, kasiman. (2006). aplikasi web dengan php dan mysql. Informatika.

Putra, D. W. T., & Andriani, R. (2019). Unified Modelling Language (UML)

dalam Perancangan Sistem Informasi Permohonan Pembayaran Restitusi
SPPD. Jurnal TeknoIf, 7(1), 32. https://doi.org/10.21063/jtif.2019.v7.1.32-39

Rahmayu, M. (2016). Vol 4 No 2 - Tahun 2016 Jurnal Evolusi - evolusi.bsi.ac.id.

Rancang Bangun Sistem Informasi Pada Rumah Sakit Dengan Layanan
Intranet Menggunakan Metode Waterfall Mulia.

SIHOTANG, H. T. (2019). Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web

Pada Pengadilan Tinggi Medan. 3(1), 6–9.
https://doi.org/10.31227/osf.io/bhj5q

Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis

Web. Jurnal Mantik Penusa, 2(1), 11–19.

Sulistiyo, A. H., Rofiah, N., & Nugrahati, F. (2018). Rancang Bangun Sistem
 Informasi Pengarsipan Data Biro Kerjasama dan Humas (BKH) Berbasis
Web Pada BKH UNIPMA. 316–323.

Syaputri, A. W., & Novita, R. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengarsipan Data Pasien di Klinik Utama Kasih Bunda Perawang. 5(1), 62–
68.

Vironica, A., & Sukadi. (2013). Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2
Nawangan. Speed - Sentra Penelitian Engineering Dan Edukasi.

Wahana Komputer. (2015). Membangun Sistem Informasi dengan Java Net Beans
dan MySQL. In Jurnal Administrasi Pendidikan UPI.
LAMPIRAN A
A. Surat Permohonan Kerja Praktek
B. Surat Keterangan Selesai Kerja Praktek
C. Dokumentasi