PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA

BARU PADA SMK PARAMARTA

TANGERANG SELATAN

TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga

ROPI KRISNA SAPUTRA

NIM : 12174715

Program Studi Manajemen Informatika

Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika
Jakarta
2020
ii
iii
iv
v
 KATA PENGANTAR

Bersyukur kepada tuhan yang maha esa atas semua nikmat dan karunianya kami

dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) dengan judul : “PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU PADA SMK

PARAMARTA TANGERANG SELATAN”,. yang merupakan salah satu syarat

kelulusan program studi sistem informasi fakultas teknologi informasi Universitas

Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan dan dalam menyelesaikan laporan ini kami sebagai penulis
telah banyak menerima bimbingan, penghargaan, petunjuk dan saran dari
beberapa pihak. Untuk itu kami menyampaikan ucapan terimakasihyangkepada:

1. Rektor Universitas Bina SaranaInformatika

2. Wisti Dwi Septiani M,Kom selaku dosen pembimbing tugasakhir

3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi

Informasi Universitas Bina SaranaInformatika

4. Ibu Dini Nurlaela, M.Kom selaku dosen penasehatakademik

5. Dra.Hj.R.Hiliasih, M.Pd kepala sekolah SMKPARAMARTA

Akhir penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membantu,meskipun dalam laporan ini semua masih banyak kekurangan. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun kami harapkan.

Jakarta, 07 Juli 2020

Penulis

vi
 ABSTRAK

ROPI KRISNA SAPUTRA (12174715), “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENDAFTARAN SISWA BARU PADA SMK PARAMARTA TANGERANG
SELATAN”

Perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru adalah suatu sistem informasi
pendaftaran yang menghasilkan berbagai informasi yang dapat berguna untuk mendukung
kegiatan pendaftaran siswa baru. Sistem informasi pendaftaran siswa baru merupakan dari
sistem informasi pendaftaran, yang dikembangkan untuk mengumpulkan, mengolah dan
menyimpan data calon siswa sehingga data tersebut dapat dilihat kembali untuk
diserahkan sebagai suatu informasi untuk sekolah tersebut. Wujud dari pengembangan
sistem informasi penerimaan siswa baru ini adalah pembuatan aplikasi komputer yang
mampu mewakili suatu sistem informasi yang sudah dirancang keseluruhan. Aplikasi
sistem informasi pendaftaran siswa baru yang dihasilkan mampu mengelola data calon
siswa dan meliputi data transaksi pembayaran, daftar ulan atau pembayaran pendaftaran
siswa baru, pembayaran seragam sekolah. Hasil dari perancangan aplikasi sistem
informasi penerimaan siswa baru ini menunjukan bahwa peranan aplikasi komputer dalam
sistem informasi sangat penting sebagai pendaftaran siswa baru dalam meningkatkan
kualitas kegiatan disekolah tersebut. Untuk menangani hal tersebut, maka dibuatlah
sebuah aplikasi khusus yang digunakan untuk mengelola dan mencatat berbagai transaksi
masuknya calon siswa pada SMK PARAMARTA TANGERANG SELATAN. Aplikasi
ini dibangundengan diharapkan dapat membantu pencatatan data administrasi pada SMK
PARAMARTA berbasis web, sehingga dapat lebih meningkatkan efektivitas kerja serta
menyediakan informasi dengan cepat dan akurat.

Kata Kunci: Perancangan Sistem Informasi, Sistem Informasi, Pendaftaran Siswa

vii
 Abstract

ROPI KRISNA SAPUTRA (12174715), "PLANNING THE REGISTRATION INFORMATION

SYSTEM FOR NEW STUDENTS IN SMK PARAMARTA SOUTH TANGERANG"

The design of a new student registration information system is a system of registration information
that generates various information that can be useful to support new student registration activities.
The new Student Registration information system is a system of registration information,
developed to collect, process and store prospective students ' data so that the data can be viewed
again to be submitted as information for the school. The development of this new student
information system is the creation of a computer application that is capable of representing an
information system that has been designed in its entirety. New Student Registration Information
system applications that are produced are able to manage prospective student data and include
payment transaction data, List of Ulan or new student registration payments, school uniform
payments. The result of the application design of the new admissions information system shows
that the role of computer applications in information systems is very important as the enrollment
of new students in improving the quality of the activities in the school. To handle this, it is a
special application that is used to manage and record a variety of entry transactions for
prospective students in the SOUTH SMK PARAMARTA TANGERANG. The application is
expected to assist the recording of administration data on the Web-based SMK PARAMARTA, so
that it can improve the effectiveness of the work and provide information quickly and accurately.

Keywords: Information systems design, information systems, Student Registration

viii
 DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas akhir ...................................................... ii
Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ................................................... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir .......................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ....................................................................... v
Kata Pengantar .................................................................................................. vii
Lembar Abstraksi .............................................................................................. viii
Daftar Isi ............................................................................................................... x
Daftar Simbol ..................................................................................................... xii
Daftar Gambar ................................................................................................... xiii
Daftar Tabel ....................................................................................................... xiv
Daftar Lampiran ................................................................................................xv
BABI PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1
1.2. Tujuan dan Manfaat............................................................................ 4
1.3. Metode Penelitian ................................................................................ 5
1.4. Ruang Lingkup .................................................................................... 8
BABIILANDASANTEORI ................................................................................ 9
2.1. Konsep Dasar Sistem ........................................................................... 9
2.2. Peralatan Pendukung .......................................................................... 19
BABIII ANALISISSISTEM BERJALAN ........................................................... 27
3.1. Tinjauan Perusahaan ........................................................................... 27
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan ...................................................... 28
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................. 27
3.2. Prosedur Sistem Berjalan .................................................................... 30
3.3. Activity Diagram.................................................................................... 32
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan ........................................................... 33
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran................................................... 33
3.6. Permasalahan Pokok ........................................................................... 34

ix
 3.7. Pemecahan Masalah .................................................................... 35
BABIVPERANCANGAN SISTEM USULAN ................................................. 37
4.1. Tahapan Perancangan Sistem............................................................. 37
4.1.1. Analisis Kebutuhan ...................................................................... 37
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case .................................................... 39
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas .................................................... 41
4.1.4. Rancangan Dokumen SistemUsulan .......................................... 42
4.1.5. RancanganPrototype..................................................................... 44
4.2. Perancangan Perangkat Lunak .......................................................... 52
4.2.1. Entity Relationship Diagram(ERD) ............................................ 52
4.2.2. Logical Record Structure(LRS) ................................................... 53
4.2.3. Spesifikasi File ............................................................................. 54
4.2.4. Class Model /Class Diagram ........................................................ 59
4.2.5. Sequence Diagram........................................................................ 60
4.2.6. Spesifikasi HardwaredanSoftware .............................................. 63
4.3. Jadwal Implementasi .......................................................................... 64
BABVPENUTUP ................................................................................................. 65
5.1. Kesimpulan ........................................................................................... 65
5.2. Saran ..................................................................................................... 66
DaftarPustaka .............................................................................................. 67
Daftar Riwayat Hidup ................................................................................ 68
Surat Keterangan Riset/PKL (WAJIB) .................................................... 69
Lampiran-lampiran .................................................................................... 70

x
DAFTAR SIMBOL

xi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 3.1.2.Struktur Organisasi .............................................................................. 29

Gambar 2. 3.3. Activity Diagram prosedur setrukur PSB ............................................ 32
Gambar 3. 4.1.2. Tmpilan diagram Use Case ................................................................. 39
Gambar 4. 4.1.3. Rancangan Activity Diagram ............................................................. 41
Gambar 5. 4.1.5. Tmpilan Beranda Pendaftaran........................................................... 44
Gambar 6. 4.1.5. Tmpilan peminatan Kejurusan .......................................................... 45
Gambar 7. 4.1.5. Tmpilan Data Calon Siswa ................................................................. 46
Gambar 8. 4.1.5. Tmpilan Data Orang Tua(Ayah)........................................................ 47
Gambar 9. 4.1.5. Tmpilan Data Orang Tua(Ibu) ........................................................... 48
Gambar 10. 4.1.5. Tmpilan Data Wali siswa .................................................................. 49
Gambar 11. 4.1.5. Tmpilan Data siswa berhasil ............................................................ 50
Gambar 12. 4.1.5. Tmpilan Data Siswa Selesai Daftar .................................................. 51
Gambar 13. 4.1.5. Entity relationsip diagram(ERD) ..................................................... 52
Gambar 14. 4 .1.5. Logical record structur(LRS) .......................................................... 53
Gambar 15. 4.1.5. Class model /Class diagram .............................................................. 59
Gambar 16. 4.2.5.Secuence Petugas ................................................................................ 60
Gambar 17. 4.2.5. Tmpilan Secuence Calon Siswa ........................................................ 61
Gambar 18. 4.2.5. Tmpilan Secuence OrangTua(Wali) ................................................ 62

xii
 DAFTAR TABEL

Tabel IV .1. Tabel Use Case Diagram Prosedur Penerimaan Siswa Baru .................. 40
Tabel IV .2. Spesifikasi Tabel admin............................................................................... 54
Tabel IV.3.Spesifikasi Tabel Siswa .................................................................................. 55
Tabel IV.4.Spesifikasi Tabel orang tua ........................................................................... 56
Tabel IV.5.Spesifikasi Tabel Formulir ............................................................................ 57
TabelIV.6.Jadwal Implementasi ...................................................................................... 64

xiii
 DAFTAR LAMPIRAN

Daftar Riwayat Hidup ................................................................................... 68

Dokumen Surat Keterangan Riset................................................................ 69
Dokumen Masukan Sistem Berjalan ............................................................ 70
Dokumen Keluaran Sistem Berjalan............................................................ 71
Dokumen Masukan Sistem Usulan ............................................................... 72
Dokumen Keluaran Sistem Usulan .............................................................. 74

xiv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi sudah menjadi fasilitas utama pada kehidupan

ini, karena memberikan manfaat perubahan dalam manajemen organisasi.

Untuk lembaga pendidikan yang sudah maju diteknologi informasi tidak

hanya sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja kerja dari

waktu ke waktu, tetapi sebagai sarana utama untuk bersaing.

Menurut(Eurostat, 2015)Penerimaan siswa baru merupakan salah satu

proses yang ada di instansi pendidikan seperti sekolah yang berguna untuk

menyaring calon siswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh

sekolah tersebut untuk menjadi siswa didiknya.Pada umumnya proses

penerimaan siswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, tes seleksi,

dan pengumuman penerimaan siswa.

Paragraph 3 Menurut, (Pasaribu, 2017) pendaftaran siswa baru

merupakan salah satu peroses yang ada diinstansi pendidikan seperti sekolah

yang berguna untuk menyaring calon siswa uang terpilih sesuai keriteria

yang ditentukan oleh sekolah tersebut untuk menjadi siswa didiknya

SMK PARAMARTA informasinya masih menggunakan manual pada

sistem penerimaan siswa/siswinya, yang masih mengantri untuk mengisi

1
 2

formulir dan datanya masih diolah dalam bentuk menggunakan media kertas

dengan menggunakan tulisan tangan, Microsoft excel dan Microsoft word,

maka akan tetapi SMK PARAMARTA ini belum menggunakan program

aplikasi.Oleh karena itu,penulis memilih SMK PARAMARTA sebagai

tempat riset/penelitian.

Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, SMK PARAMARTA

akan menghadapi kendala perosesnya. memakan waktu lama, adanya antrian

panjang, berkas masih menggunakan kertas dengan menggunakan tangan,

dan penyimpanan masih menggunakan arsip. untuk mendapatkan informasi

yang actual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh peroses

penggumpulan dan penggolahan data masih dilakukan dengan secara

manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat

dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya dan waktu

yangefisien.

Kemajuan teknologi informasi di SMK PARAMARTA tidak akan

berjalan tanpa adanya sumber daya manusia yang berkualitas. Ketersediaan

teknologi informasi dan pemanfaatan di SMK PARAMARTA masih

sederhana dan terbatas.Kemajuan teknologi informasi di SMK

PARAMARTA tidak akan berjalan tanpa adanya sumber daya manusia

yang berkualitas. Ketersediaan teknologi informasi dan pemanfaatan di

SMK PARAMARTA masih sederhana dan terbatas.

 3

dengan menggunakan tulisan tangan, Microsoft excel dan Microsoft word,

maka akan tetapi SMK PARAMARTA ini belum menggunakan program

aplikasi.Oleh karena itu,penulis memilih SMK PARAMARTA sebagai

tempat riset/penelitian.

Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, SMK PARAMARTA

akan menghadapi kendala perosesnya. memakan waktu lama, adanya antrian

panjang, berkas masih menggunakan kertas dengan menggunakan tangan,

dan penyimpanan masih menggunakan arsip. untuk mendapatkan informasi

yang actual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh peroses

penggumpulan dan penggolahan data masih dilakukan dengan secara

manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat

dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya dan waktu

yangefisien.

Kemajuan teknologi informasi di SMK PARAMARTA tidak akan

berjalan tanpa adanya sumber daya manusia yang berkualitas. Ketersediaan

teknologi informasi dan pemanfaatan di SMK PARAMARTA masih

sederhana dan terbatas.

Pada umumnya peroses prndaftaran siswa baru dilakukan melalui

tahap pengantrian pendaftaran, mengisi formulir,tes seleksi dan

pengumuman penerimaan siswa, dalam penelitian ini penerapannya

dilakukan secara manual atau sudah terkomputerisasi tetapi menggunakan

Microsoft excel. Dan akan tetapi jika hanya saja menggunakan Microsoft
 4

exel akan bisa kehilangan jika komputer eror, windows update, mudah pula

terkena virus dan komputer rusak. Dikarenakan SMK PARAMARTA masih

menggunakan sistem manual.

1.2 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan tugas akhir (TA) ini adalah :

a. untuk memudahkan dan mengetahui SMK PARAMARTAdalam

pengelolahan data-data yang ada didalamsekolah.

b. Merncang system infirmasi pendftaran siswa baru pada sekolah

smk paramarta agar mendapatkan informasi yg cepat, tepat

danakurat.

c. Untuk memudahkan administrasi sekolah, Mengecek data siswa yang

baru daftar/masukdan menyimpan datanya yang sudah membayar

administrasi.

d. Meningkatkan kualitas sekolah yang tadinya masih memakai arsip dan

mencatat dengan menggunakan kertas yang manual dalam pendaftaran

sekolah

e. Untuk mengurangi antrian pendaftaran calon siswabaru

 5

f. untuk persyaratan kelulusan serta untuk memenuhi nilai Tugas akhir

(TA) pada semester 6 Program Diploma 3 (D.III) pada Universitas

Bina SaranaInformatika.

Adapun manfaat dari penulisan Tugas akhir (TA) ini adalah

a. Meningkatkan kualitas pelayanan.

b. Mempermudah dalam pengolahan data pendaftaran.

c. Memudahkan calon siswa/siswi mengisi formulir agar tidak mengantri.

d. Memudahkan petugas melihat data calon siswa/siswi yangmasuk.

e. Mempermudah untuk calon siswa/siswi dalam pemilihan jurusan.

1.3 Metode Penelitian

Metode pemelitian merupakan langkah penting untuk mendapatkan

data yang akurat dalam penulisan laporan tugas akhir (TA) ini, untuk

memperoleh data yang akuran ada beberapa metode penelitian sebagai saran

untuk mempermudah penyusunan penelitian ini. Berbagai macam metode

penelitian sebagai berikut :

1.3.1 Metode pengembangan perangkat lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini

menggunakanmetode

Waterfall yaitu model yang menyediakan pendekatan alur hidup

perangkat lunaksecara
 6

sekuensial atau terurut dimulai dari Analisa kebutuhan perangkat lunal,

desain, pengkodean,

pengujian dan tahap pendukung menurut (sukamto & shalahuddin, 2015:28).

1. Analisa Kebutuhan PerangkatLunak

Pada proses ini penulis melakukan tahapan pengumpulan kebutuhan-

kebutuhan dari semua elemen sistem perangkat lunak yang akan di bangun

untuk kebutuhan mendata, mengupdate jumlah yang ada persediaan yang

menspesifikasikan data tersebut oleh pengguna.

2. Desain

Penulis melakukan sebuah proses untuk mendefinisikan sesuatu yang akan

dikerjakan, dan didalamnya melibatkan gambaran mengenai website serta

detail komponen dengan menggunakan struktur navigasi ERD (Entity

Relationship Diagram) dan LRS (Logical Relationship Structure) dalam hal

ini penulis mendesain perancangan antar muka halaman admin, dan database.

3. Pengumpulan KodeProgram

Pada tahap ini melakukan sebuah pengkodean setelah mendesain

menggunakan Bahasa pemrograman HTML (hypertext Markup Language),

CSS (Cascading Style Sheet), PHP (Hypertext Preprocessor) dan Javascript.

Desain harus ditranslasikan ke dalam program serta akan menghasilkan

program yang sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.

4. Pengujian

Selanjutnya penulis melakukan pengujian pada perangkat lunak yang telah

dibuat dengan menggunakan metode Black Box Testing. Hal ini dilakukan

untuk
 7

meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan

sesuai dengan yang diinginkan.

5. Pendukung (support) atau pemiliharaan(Maintenance)

Tahap selanjutnya adalah melakukan pemeliharan dengan kegiatan yang

dilakukan secara berulang-ulang sesuai kebutuhan agar tampilan web sesuai apa

yang dibutuhkan oleh pengguna.

1.3.2 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penulisan ini diperlukan suatu penelitian dilapangan.

Penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data, fakta ataupun

informasi-informasi yang dibutuhkan. Berikut ini merupakan teknik-

teknik pengumpulan data yang dipergunakan:

1. Metode Observasi

Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke

lokasi sekolah SMK PARAMARTA sumber informasi terkait untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan dalampenulisan.

2. Metode Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara

mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada Kepala sekolah dan

guru-guru ditempat, narasumber yang terkait dengan permasalahan.

3. Metode Studi Pustaka

 8

Penelitian ini bertujuan untuk mengumpulkan data dengan

memperlajari cara kerja serta mencari informasi yang diperlukan yang

berkaitan dengan penyusunan Tugas Akhir ini.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam dalam laporan ini, penulis ingin membahas tentang

perancangan sistem informasi pendaftaran siswa baru pada SMK

PARAMARTA, maka penulis akan membuat batasan permasalahan

meliputi proses alur pendaftaran, mengisi formulir, pengumuman hasil,

dan pengelolaan data, system yang akan dibuat siswa dapat mengisi data

diri, mengisi data orangtu atau wali, dan memilih jurusan yang

diminatinya.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar sistem

Dalam era globalisasi dan semakin semakin meningkatnya sistem

informasi perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam

perusahaan serta semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi

besar, sehingga hampir semua perusahaan sudah dan mungkin wajib

menggunakan sistem, baik sistem yang sifatnya manual maupun yang

sifatnya sudah terkomputerisasi. Sistem secara umum dapat didefinisikan

sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling

berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1. PengertianSistem

Menurut (Mulyani, 2017), sistem adalah perancangan sistem. Pada

umumnya ada 2 (dua) metode pokok yang paling sering digunakan dalam

pengembangan sistem yaitu metode terstruktur dan berorientasi objek.

Terdapat perbedaan paradigma yang cukup signifikan diantara kedua

metode tersebut baik dalam melakukan analisis maupun perancangan

Menurut (Jogiyanto, 2017), Pengertian Sistem Sistem merupakan

kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling

bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan

dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapaisuatu

9
 10

tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit. Dari pengertian

di atas dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan sumber daya yang

saling terkait untuk mencapai suatutujuan

Definisi sistem menurut (Mulyadi, 2016), Sistem adalah suatu

jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk

melaksanakan kegiatan pokokperusahaan.

2.1.2. KarakteristikSistem

Menurut (Abidin, 2014) Model umum sebuah sistem adalah

merupakan beberapa kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki

keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut maksud dari suatu sistem

adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang

sempit dari pengertian diatas dapat diartikan bahwa sistem

adalahsekumpulan sistem yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan

adapun karakteristik yang dimaksud sebagaiberikut:

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang berkerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistemtersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.Setiapsubsistem

memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu subsistem dapat

mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan “Supra Sistem”.
 11

2. Batas Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara

sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu

kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar

sistem.Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga

merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan

luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara.Sedangkan lingkungan luar

yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu

kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem

yang mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan

luar sistem.penghubung sistem atau interface. Penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke

subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan

untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan

demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satukesatuan.

 12

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem,

yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal

input).

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menajadi keluaran

yag berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang

lain.Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah

informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan

untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input

bagi subsistemlainnya.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem

ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang

dibutuhkan oleh pihakmanajemen.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi

sistem tida ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

 13

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan

komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap

kasus yang terjadi didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat

diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem

menurut (Hutahaean, 2017) diuraikan sebagai berikut :

1. Klasifikasi sistem sebagai:

a. Sistem abstrak (abstractsystem)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-

ide tidak tampak secara fisik.

b. Sistem fisik (physicalsystem)

Sistem fisik adalah sistem yang ada secarafisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai:

a. Sistem alamiyah (naturalsystem)

Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

b. Sistem buatan manusia (human madesystem)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine

sistem)
 14

3. Sistem klasifikasi sebagai:

a. Sistem tertentu (deterministicalsystem)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku

yang sudah dapat diprediksikan, sebagai keluaran sistem yang dapat

dirmalkan.

b. Sistem tak tentu (probalisticsystem)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat diprediksikan karena mengandung unsure probalistik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai:

a. Sistem tertutup (closesystem)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak

terhubung dengan lingkungan luar. Secara teoristis sistem tertutup,

yang ada hanya relativaley closed system.

b. Sistem terbuka (opensystem)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output

dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka

terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali

yangbaik.
 15

2.1.4. Pengertian Informasi

Menurut (Hutahaean, 2017) mengemukan bahwa “informasi adalah

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih beruguna dan lebih berarti bagi

penerimanya”. Sedangkan, menurut (Romney & Steinbart, 2015)

mengemukakan bahwa “informasi merupakan data yang sudah diolah yang

ditunjukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang

membutuhkan”.

Informasi yang berkualitas yang memiliki keriteria-keriteria tertentu.

Menurut (Romney & Steinbart, 2015) mengemukan bahwa keriteria

informasi yang terdiri dari :

1. Relevan informasi harus bisa dikatakan relevan apabila informasi yang

termuat didalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan

membantu mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini,

dan memperediksi masa depan, serta menegaskan atau mengoreksi hasil

evaluasi mereka dimasalalu.

2. Andal informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan

kesalahan material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat

diverifikasi.

3. Langkah informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup

semua informasi yang dapat mempengaruhi pengambilankeputusan.

4. Tepat waktu informasi dijelaskan tepat waktu sehingga dapat

berpengaruh dan berguna dalam pengambilankeputusan.

 16

5. Dapat dipahami informasi yang disajikan dalam bentuk serta istilah

yang disesuaikan dengan batas pemahaman parapengguna.

6. Dapat diverifikasi informasi yang disajikan dan yang disesuaikan

dengan batas pemahaman parapengguna.

7. Dapat diverifikasi informasi yang disajikan dapat diuji, dan apabila

pengujian dilakukan lebih dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya

tetap menunjukan simpulan yang tidak berbedajauh.

8. Dapat diakses informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan

format yang dapatdigunakan.

2.1.5. Pengertian Sistem Informasi

Perkembangan zaman yang semangkin canggih ini membuat sistem

dapat dikombinasikan dengan teknologi.Penggabungan antara sistem

dengan teknologi untuk menghasilkan informasi ini bisa disebut dengan

sisteminformasi.

Menurut (Hutahaean, 2017) sistem informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang dibutuhkan”.

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi

antara beberapa komponen (manusia, teknologi informasi, peroses kerja dan

lain-lain) yang saling berhubungan atau berinteraksi untuk melakukan

pengolahan data menjadi informasi dalam suatu organisasi.

 17

Komponen-komponen yang membangun sistem informasi dinamakan blok

bangunan(building blok). Blok bangunan ini mirip dengan karakteristik

sistem yang telah diuraikan sebelumnya. Penjelasan dari blok bangunan

yang membangun sistem informasi (Hutahaean, 2017),yaitu:

1. Blok masuskan (inputblock)

Blok masukan merupakan blok yang bertugas dalam input data agar

masuk kedalam sistem informasi. Blok masukan bertugas dalam

merekam data ang akan dimasukan, blok masukan berugas dalam

merekam data yang akan dimasukan, biasanya berupa dokumen-

dokumen dasar.

2. Blok model (modelblock)

Blok model tertentu dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematika yang memproses data input dan data yang tersimpan

dibasis data dengan cara yang sudah ditetukan untuk menghasilkan

keluaran yang diinginkan.

3. Blok keluaran (outputblock)

Sistem informasi menghasilkan keluaran (output) yaitu informasi yang

berkualitas dan berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

semua pemakai sistem

4. Blok teknologi (technologyblock)

Teknologi digunakan merupakan kotak alat dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima unput, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan

 18

keluaran berupa informasi dan membantu pengendalian dari sistem

secara menyeluruh. Blok teknologi terdiri dari unsur utama:

a. Teknis (human waer atau brainware)

b. Perangkat lunak(software)

c. Perangkat keras(hardware)

5. Blok basis data (data baseblock)

Basis data (database) merupakan media untuk menyimpan data yang

saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diprangkat lunak

untuk memanipulasi

6. Blok kendali (controlblock)

Sistem informasi memiliki control untuk menggulangi gangguan-

gangguan terhadap sistem apabila terlanjur terjadi kesalahan maka

dapat langsung diantisipasi atau diatasi.

2.1.6. Penerimaan Siswa Didik Baru

Menurut (Eurostat, 2015)Penerimaan siswa baru merupakan salah satu

proses yang ada di instansi pendidikan seperti sekolah yang berguna untuk

menyaring calon siswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh

sekolah tersebut untuk menjadi siswa didiknya. Pada umumnya proses

penerimaan siswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, tes seleksi,

dan pengumuman penerimaan siswa.

(Aliyyah et al., 2019), menyatakan penerimaan peserta didik baru

merupakan salah satu kegiatan yang pertama kali dilakukan dalam sebuah

lembaga pendidikan, yang tentunya penerimaan peserta didik baru tersebut

 19

melalui penyeleksian yang telah ditentukan oleh pihak lembaga pendidikan

kepada calon peserta didik baru. Penerimaan peserta didik dalam sebuah

lembaga pendidikan merupakan hal yang sangat penting, karena dengan

adanya penerimaan peserta didik yang dikelola secara profesional akan

memberi keuntungan sekolah dalam bidang pendaftaran yang nantinya akan

menjadi peserta didik dalam lembaga pendidikan tersebut. Dengan adanya

peserta didik pada lembaga pendidikan tersebut. Dengan adanya peserta

didik yang masuk menjadi peserta didik baru secara otomatis operasional

sekolah akan memberikan keuntungan, dan proses belajar mengajar yang

akan dilaksanakan akan berjalan dengan lancar, karena pembelajaran

merupakan satu kesatuan antara peserta didik dan tenaga pendidik.

2.2. Peralatan Pendukung

Apapun beberapa pendukung yang digunakan untuk merancang model

sistem yang baru pada peulisan laporan iniadalah :

2.2.1. Uniflef Modelling Language (UML)

Menurut (Sukamto & Shalahuddin, 2015)” UML (unifiled modelling

language) adalah salah satu standard bahasa yang banyak digunakan didunia

industry untuk mendefinisikan requirement, membuat analisa dan desain,

serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasikan objek.

Menurut (Sukamto & Shalahuddin, 2015) UML ini terdiri dari

beberapa diagram namun hanya beberapa diagram yang digunakannya:

 20

1. Activity diagram

Diagram aktifitas atau activity diagram menggambarkan workflow

(aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau

menu yang ada pada perangkat lunak (Sukamto & Shalahuddin,2015)

Menurut (Sukamto & Shalahuddin, 2015) diagram aktifitas juga banyak

digunakan untuk mendefinidikan hal-hal berikut:

a. Rancangan proses bisnisdimana setiap urutan aktivitas yang

digambarkan merupakan proses bisnis sistem yangdidefinisikan

b. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface

dimana setiap aktifitas dianggap memiliki sebuah rancangan antara

muka tampilan.

c. Rencana pengujian dimana setiap aktifitas dianggap memerlukan

sebuah pengujian yang perlu didefinisikan kamusujian.

d. Rancangan menu yang ditampilkan pada prangkatlunak.

2.2.2. Entity Relationship Diagram(ERD)

Entity relationship diagram (ERD) merupakan salah satu

model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data yang

mempunyai hubungan antar relasi dan digunakan beberapa notasi dan

simbol untuk menggambarkan model struktur data dan hubungan

antardata.

Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:53) “ERD adalah

bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data

relasional. Jika menggunakan OODMBS maka perancangan ERD

 21

tidak perlu dilakukan”. Menurut (Lubis ,2016:31) mengemukakan

bahwa “ERD menjadi salah satu pemodelan data konseptual yang

paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data

bertipe relasional”.

Dapat disimpulkan bahwa entity relationship diagram (ERD)

adalah salah satu bentuk pemodelan basis data dengan diagram

konseptual yang mempunyai tipe relasional dalam memetakan

hubungan antar data.

Simbol yang terdapat pada entity relationship diagram (ERD)

sering disebut dengan komponen. Simbol pada entity relationship

diagram (ERD) menurut Chen dalam buku (Sukamto dan

Shalahuddin, 2015:50) disajikan ke dalambentuk tabel.

 22

2.2.3. Logical Record structure (LRS)

Menurut (Friyadie dan Taufik, 2017) “Sebelum table terbentuk dari

field atau atribut entitas secara fisik atau level internal, maka harus

dibuatkan suatu bentuk relational model yang secara logicatau level

externaldan konsep, dari pernyataan tersebut dibutuhkan yang disebut

dengan Logical Record Structure(LRS)”.

Berdasarkan pengertian menurut para ahli di atas dapat disimpulka LRS

 23

(Logical Record Structure) dibutuhkan sebelum tabel dibentuk dari

fieldatau attribut entitassecara fisik atau level external dan konsep. LRS

sendiri merupakan representasi dari struktur record-record pada tabel-

tabel yang terbentuk dari hasil kelas antar himpunan entitas pada

diagram E-R.

2.2.4. Pengkodean

Pengkodean atau struktur kode yaitu suatu teknik dalam

merancang kode program yang telah tersusun dari aturan-aturan yang

dibuat dengan berdasarkan elemen-elemen tertentu.

Menurut (Shatu, 2016:106) mengemukakan bahwa “kode

memudahkan proses pengolahan data karena dengan kode, data akan

lebih mudahdiidentifikasi”.

Maka dari itu struktur kode merupakan teknik untuk

menyusun kode untuk setiap data agar data tersebut bersifat unik yang

terdiri dari himpunan karakter dan symbol yang digunakan untuk

mengidentifikasikan objek tertentu agar data lebih mudah di

identifikasi.

Dalam pembuatan sebuah kode-kode yang baik memiliki

persyaratan-persyaratan tertentu atau faktor-faktor yang perlu

dipertimbangkan. Faktor-faktor pertimbangan (Shatu, 2016:107)

dalam pembuatan kode yaitu :

1. Kode yang disusun perlu disesuaikan dengan metode prosesdata.

 24

2. Setiap kode harus mewakili hanya satu itemsehingga tidak

membingungkan.

3. Kode yang disusun harus memudahkan pemakai untuk

mengingatnya.

4. Kode yang disusun harus flaksibel, dalam arti memungkinkan

dilakukan perluasan tanpa perubahanmenyeluruh.

5. Setiap kode harus menggunakan jumlah angka dan huruf yang

sama.

6. Kode yang Panjang perlu dipotong-potong (chunking) untuk

memudahkanmengingat.

7. Dalam kode yang Panjang perlu diberi kode yang merupakan check

digit, yaitu untuk mengecek kebenarankode.

 BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Sekolah SMK PARAMARTA didirikan pada tanggal 14 maret tahun

2001 Sekolah ini lahir dan diresmikan oleh Prof. Drs. Sukardianto, Drs.

Kusman,, Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia pada tahun

2009. Dengan diharapkan masyarakat Jombang Ciputat Tangerang Selatan

dan Sekitarnya dapat memperoleh akses pendidikan yang baik dan harapan

dimasa mendatang mereka hidup sejahtera dan terbatas dari kemiskinan,

pengangguran danketerbelakangan.

Sekolah yang lahir dan tumbuh dari keinginan masyarakat yang

membutuhkan akses pendidikan berkualitas. Pada angkatan I(pertama)

Tahun Pelaajaran 2001-2002 menerima siswa baru sebanyak 26 orang.

Pada Tahun Pelajaran 2003-2004, SMK PARAMARTA telah meluluskan

sebanyak 26 siswa dengan nilai sangat memuaskan. Pada Tahun Pelajaran

2004-2005 tercatat jumlah siswa sebanyak 135 siswa yang terdiri dari kelas

X (sepuluh) 48 siswa, kelas XI (sebelas) 58 siswa dan Kelas XII (duabelas)

29 siswa dengan kompetensi keahlian Marketing dan Administrasi

Perkantoran

Nilai SMK PARAMARTA adalah keberadaannya beada pada akar

rumput yaitu ditengah-tengah rakyat dan berinteraksi dengan pluralitas

27
 26

masyarakat dan bersentuhan langsung dengan fasilitas yang bernuansa alam

pedesaan berupa udara segar, sehingga terasa tenang, aman dan nyaman

untuk proses belajar mengajar bagi siswa dan guru.

Keberadaan SMK PARAMARTA sangat dibutuhkan bagi masyarakat

sekitarnya khususnya di dareah Jombang Ciputat Tangerang Selatan dan

daerah sekitarnya guna memberikan pelayanan pendidikan berkualitas

untuk semua sehingga masyarakat mendapatkan haknya sebagai warga

negara dalam mendapatkan pendidikan yang layak sesuai dengan amanat

Undang-Undang Dasar 1945 dan Undang- Undang no. 20 tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional yakni dengan mengoptimalkan peranan

yayasan, donatur, dunia usaha dan dunia industri yang tertuang dalam

tanggung jawab sosialnya dalam bentuk CSR (Corporate Social

Responcibility)

3.1.2. Struktur Organisasi danFungsi

Struktur organisasi merupakan suatu pola tetap yang menunjukkan

hubungan antara kedudukan peranan dalam suatu lingkungan kerjasama.

Struktur organisasi diperlukan untuk mengetahui secara jelas bagaimana

hubungan antara unit-unit yang terdapat dalam suatu organisasi, serta

bagaimana tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

Bentuk struktur organisasi yang dipakai pada sekolah dan Konsultasi

Belajar SMK PARAMARTA berbentuk lini atau baris yang merupakan

bentuk organisasi yang paling sederhana. Hal ini dapat dilihat dari adanya

hubungan pemilik instansi dengan karyawan/staf yang masihrelatif

 27

langsung melalui garis wewenang. Hal ini dapat diwujudkan dalam

wewenang dan tanggungjawab sebagai karyawan/staf kepada pemiliknya

sebagaimana terlihat dalam struktur organisasi.

Yayasan

kepala sekolah

Wakil kepsek

Tata usaha Kasir

Kaprodi Ap Kaprodi KA Kaprodi MK Kaprodi MM

Wali kelas X Wali kelas X Wali kelas X Wali kelas X

Wali kelas XI Wali kelas XI Wali kelas XI Wali kelas XI

Wali kelas XII Wali kelas XII

Sumber: SMK PARAMARTA

Gambar 1. 3.1.2. StrukturOrganisasi

 28

Fungsi :

1. Yayasan : Mempercayakan pengelolaan pelaksanaan praktek

pendidikan terbaik kepada kepalasekolah danguru.

2. Kepalasekolah : menyusun pelaksanaan kegiatan baik kegiatanbelajar

mengajar dan ekstrakulikuler maupun pelatihan para guru dan setaf

serta mengawasi kegiataan yang dilakukan didalam maupun diluar

lingkungansekolah.

3. Wakil kepsek : membantu kepala sekolah dalam melaksanakan tugas

dankewajibannya

4. Tata usaha : mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan

administrasisekolah

5. Kasir : mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan

sekolah.

6. Kaprodi : merencanakan programstudy.

7. Wali kelas : bertanggung jawab dalam pelaksanaankelas.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan yang diambil pada sekolah SMK

PARAMARTA dalam Sistem Penerimaan Siswa Baru, secara umum

melewati proses sebagai berikut:

 29

1. Proses Pendaftaran

Calon siswa datang ke sekolah Paramarta. Bagian admin pendaftaran

siswa baru menjelaskan tentang Sekolah bimbingan belajar, biaya

administrasi, jam belajarnya sekolah,jurusan yg ada disekolah misalnya

seperti administrasi (AP) akutansi (AK), Setelah itu bagian admin

pendaftaran siswa baru memberikan formulir pendaftaran kosong kepada

calon siswa, calon siswa mengisi data pada formulir pendaftaran tersebut

dengan benar.Calon siswa juga menyerahkan pas foto 3x4 sebanyak 2

buah kepada admin pendaftaran siswa baru. Setelah diisi, formulir

pendaftaran dikembalikan kebagian admin pendaftaran siswa baru.Admin

pendaftaran akan menempelkan 1 pas foto di formulir pendaftaran,

memeriksa dan menandatangani formulir, setelah ditandatangani formulir

pendaftaran dan satu pas foto diarsip,

2. Proses Pembayaran

Setelah formulir ditandatangani, setiap calon siswa berkewajiban untuk

membayar biaya pendaftaran, sebesar Rp200.000,00 dan biaya angsuran

pertama atau bisa langsung lunas. Tata usaha (TU) menerima

pembayaran dari siswa dan membuat kwitansi sebanyak 2 rangkap,

(kwitansi warna putih untuk calon siswa dan biru muda), sebagai bukti

pembayaran. Kwitansi warna putih diberikan kepada calon siswa, yang

menjadi bukti bahwa calon siswa itu telah resmi menjadi siswa disekolah.

Kwitansi warna biru muda (copy kwitansi), disimpanuntuk

 30

Digunakan sebagai bukti pembayaran. Tata usaha (TU) akan membuat

data siswa dengan melihat arsip formulir pendaftaran kemudian diarsip.

3. Proses Pembuatan Laporan

Admin membuat laporan data calon siswa dengan melihat data calon

siswa dan diserahkan kepada kepala sekolah untuk di Acc.

3.3. Activity Diagram

act activ ity diagram

CALON SISWA Admin Tata usaha (TU) kepala sekolah

START

Datang kesekolh
memberikan formulir

mengisi formulir
Terima berkas
pendaftaran

memberi biodata
memv alidasi formulir
siswa

melakukan registrasi
pembayaran

menerima register
pendaftaran

membuat laporan calon

siswa baru

menerima dan
mengesahkan
(ACC)

Selesai

Gambar 2. 3.3. Activity Diagram prosedur setrukur PSB

 31

3.4. Spesifikasi DokumenMasukan

Dokumen masukan adalah dokumen yang berasal dari lingkungan

dalam maupun lingkungan luar suatu instansi/perusahaan, yang mana

dokumen itu akan di olah dalam suatu proses agar menghasilkan keluaran

yang diinginkan. Berikut dokumen tersebut adalah:

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Sebagai bahan masukan datasiswa

Sumber : CalonSiswa

Tujuan : Tata Usaha(TU)

Frekuensi : Setiap siswa baru yang mendaftar

Jumlah : Satu Lembar

Media :Kertas

Bentuk : LampiranA-1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah dokumen perusahaan berupa dokumen-

dokumen yang mendukung proses kegiatan manajemen yang menghasilkan

pencatatan atau laporan. Berikut dokumen keluaran tersebut:

1. NamaDokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai Bukti Pembayaran

Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Calon Siswa

Frekuensi : Setiap siswa baru yang sudah mendaftar

 32

Jumlah : Satu lembar

Media :Kertas

Bentuk : LampiranB-1

2. Nama Dokumen : Data Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui datasiswa

Sumber : Tatausaha

Tujuan : File Data Siswa

Frekuensi : Setiap terjadi pendataan siswa

Jumlah : Tidak tentu

Media : Soft copy

Bentuk : Lampiran B-2

3. NamaDokumen : Laporan Data Calon Siswa

Fungsi : Untuk laporan Data Siswa Kepada pihak sekolah

Sumber : Tata usaha

Tujuan : kepada pihak sekolah

Frekuensi : Sebulan sekali

Jumlah : Tidak Tentu

Media :Kertas

Bentuk : Lampiran B-3

3.6. Permasalahan Pokok

Setelah melihat prosedur penerimaan siswa baru yang dilakukan di

SMK PARAMARTA ditemukan berbagai macam hambatan yang

 33

mengurangi efisiensi tata usaha dalam melakukan pekerjaannya. Adapun

hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Karena SDM yang menangani masih sedikit dan pengisian formulir

dengan tulisan tangan membutuhkan waktu lama jadi perosesnya

menyebabkan antrian sehingga suasana kurang kindusif. Penerimaan siswa

baru memakan waktulama.

2. Belum efisiennya dalam pencatatan data karena masih dilakukan secara

manual. Selain itu juga serig terjadi kerusakan data dan kehilangandata.

3. Hilangnya data calon siswa baru dikarnakan banyak arsip-arsip yang

tercampur.

4. Keterlambatan dalam mengelola data karena masihmenggunakan

Microsoft excel dan Microsoft word.

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi hambatan-hambatan pada sitem berjalam

penerimaan siwa baru, penulis penulis mengajukan alternative pemecahan

masalah dengan cara menerapkan sistem baru yang berbasis komputerisasi.

Alternative pemecahan masalah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya sistem manual yang dijalankan oleh SMK PARAMARTA

diubah menjadi sistemkomputerisasi.

2. Perlu diadakannya duplikat data atau back updata.

Dengan alternative pemecahan masalah diatas sehingga dapatdiperoleh

keuntungannya sebagai berikut:

 34

1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien, sehingga

menghasilkan suatu informasi yang tepat akurat tentang data-data

yangada.

2. Penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban

dalam hal pemecahandata

3. Meminimalkan resiko kehilangandata.

 BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan perancangan sistem

4.1.1. Analisa kebutuhan

Sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web dimana calon

siswa baru dan panitia penerimaan siswa baru tidak bertatap muka

secara langsung . calon siswa baru melakukan pendaftaran secara

online. Berikut ini spesifikasi kebutuhan dari sistem tersebut

A. Halaman Calon Siswa

1. Calon siswa dapat mengelola data peribadi.

2. Calon siswa dapat melihat hasil tes observasi.

3. Calon siswa dapat melihat pengumuman.

4. Calon siswa dapat mengisi data orang tua

5. Calon siswa dapat memiih jurusan.

35
 36

B. Halaman admin

1. Dapat melakukan login.

2. Dapat mengelola data formulir.

3. Dapat mengelola data soaltes.

4. Dapat mengelola kontak kami.

5. Dapat mengelola data informasi.

6. Dapat mengelola pengaturan.

7. Dapat mengelola laporan.

8. Dapat melakukan logout.

 37

4.1.2. Rancangan diagram UseCase

ucUseCaseModel

SISTEM PENERIMAAN SISWA

passw ord
user name

«include» «include»
Login

mengisi
formulir

Uploade
dokumen

«include»
«include» ijazah

foto
CalonSiswa Admin

Tes

hasil

Logout

Gambar 3. 4.1.2. Tmpilan diagram Use Case

 38

Deskripsi Use Case Diagram Prosedur Penerimaan Siswa Baru

Use Case Name Peneriman siswa baru usulan

Requirements Pengunjung dapat melakukan pendaftaran

Goal Petugas dapat melihat,mengelola data calon siswa

Pre-conditions Pengunjung telah login/masuk

Post-conditions Pengunjung telah melakukan pendaftaran

Failed end condition Gagal melakukan pendaftaran atau tidak jadi mendaftar

Primary Actors Petugas dan pengunjung

Main Flow / Basic Path 1. Petugas memilih data calonsiswa

2. System menampilkan data calon siswa

3. Petugas melihat data calon siswa

4. System akan menampilkan data calon siswa.

5. Pengunjung (orang tua siswa/wali) dapat mengelola datadan

mengisi data

6. Petugas dapat mengelola data calon siswa

Alternate Flow System memberikan akses login

Tabel 1. 4.1.2. Tabel Use Case Diagram Prosedur Penerimaan Siswa

Baru
 39

4.1.3. Rancangan Diagram Aktifitas

uc Use Case Model

PENGUNJUNG/CALON SISWA PETUGAS ADMIN

Mulai

login request

tampil menu proses

mengisi formulir proses

menu upload simpan data

upload dokumen
proses

tampil menu hasil kelola data formulir dan

simpan data
dokumen pembayaran

mendapat informasi
memberi informasi
pembayaran
pembayaran

lunas

T
Y

melakukan pembayaran
administrasi

selesai

Gambar 4. 4.1.3. Rancangan Activity Diagram

 40

4.1.4. Rancangan dokumen sistem usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini terdapat beberapa dokumen yang

meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran ada pun spesifikasinya

adalah sebagai berikut :

A. Dokumen masukan

1. Nama dokumen : Calon Siwa

Fungsi : melihat cara mendaftar

Sumber :Calon siswa

Tujuan :Admin

Media :Tampilan

Frekuensi : calon siswa

Bentuk :Lampiran C1

2. Nama dokumen : siswa

Fungsi : mengisi data

Sumber :siswa

Tujuan :Admin

Media :Tampilan

Frekuensi : siswa yang mendaftar

Bentuk : lampiran C2

3. Nama dokumen : orang tua atau wali

Fungsi : mengisi data orang tua atau wali

Sumber :siswa

Tujuan :Admin
 41

Media :tampilan

Frekuensi : bio data orang tua atau wali

Bentuk : lampiran C3

4. Nama dokumen :formulir

Fungsi : untuk mengisi biodata calon siswa

Sumber :Petugas

Tujuan :Admin

Media :Tampilan

Frekuensi : siswa yang sudah mengisi data

Bentuk : Lampran C4

B. Dokumen keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada system usulan

adalah :

5. Nama dokumen : Admin

Fungsi : Mengelola data siswa

Sumber :Admin

Tujuan :admin

Media :Folder

Frekuensi : calon siswa yang sudah masuk datanya

Bentuk : Lampiran D1
 42

4.1.5. Rancangan prototype

1. Tampilan Beranda Pendaftaran

Gambar 5. 4.1.5. Tmpilan Menu Utama

 43

2. Tampilan Peminatan kejurusan

Gambar 6. 4.1.5. Tmpilan peminatan Kejurusan

 44

3. Tampilan Data Calon Siswa

Gambar 7. 4.1.5. Tmpilan Data Calon Siswa

 45

4. Tampilan Keterangan Untuk Orang Tua(Ayah)

Gambar 8. 4.1.5. Tmpilan Data Orang Tua (Ayah)

 46

5. Tampilan Keterangan Untuk Orang Tua(Ibu)

Gambar 9. 4.1.5. Tmpilan Data Orang Tua (Ibu)

 47

6. Tampilan Keterangan Untuk Wali Calon Siswa

Gambar 10. 4.1.5. Tmpilan Data Wali siswa

 48

7. Tampilan Pendaftaran Peserta Didik baru Berhasil

Gambar 11. 4.1.5. Tmpilan Data siswa berhasil

 49

8. Tampilan selesai Calon Siswa Mendaftar

Gambar 12. 4.1.5. Tmpilan Data Siswa Selesai Daftar

 50

4.2. Perancangan perangkat lunak

4.2.1. Entity relationship diagram (ERD)

erd menginput

Jeni s
Kel ami n Agama
* Nomor
T anggal Induk
Lahi r * Si swa
Nasi onal
(NISN) *

T empat
Lahi r
Asal
Sekol ah

Nama
Lengkap

Al amat
T empat
T i nggal

user_name i d_admi n

Cal on si swa
Nomor
password T el pon
M m

emai l admi n
Nama
1 mengi si Ayah
memperoses

mengi nput
T empat
T anggal
Lahi r
m
i d_petugas
m 1 memperoses
Orang T ua Atau Wal i Pendi di kan
T erakhi r
1
Petugas

Pekerj aan
Password
Penghasi l an

User_Name Nomor
nama Al amat
T el pon
emai l

Gambar 13. 4.1.5. Entity relationsip diagram (ERD)

 51

4.2.2. Logical record structur (LRS)

class Package1

pendaftaran

- agama_siswa: varchar
- alamat_ayah`: varchar
- alamat_email: varchar
- alamat_ibu: varchar
- alamat_siswa: varchar
- alamat_wali:varchar Admin
- alat_transportasi: varchar
- email: int
- asal_sekolah:varchar
- id_admin: int**
- file_ppdb: text
- nama: int CalonSiswa
- id: PRI.int
- passworsd: int
- id_formulir: int** - agama: varchar
- status: int
- jenis_kelamin: varchar - alamat: text
- user_name: int
- kip: varchar - id_siswa: int**
- nama_ayah: varchar - Jenis_kelamin: varchar
- nama_ibu: varchar - nama_lengkap: varchar
- nama_siswa: varchar - no_induk_siswa_nasional: varchar
- nama_wali: varchar - No_telpon: varchar
- nik: varchar - ttl_siswa: text
- nisn: varchar
- nomor_form: int
- nomor_kip: varchar
- nomor_seri_ijazah_smp: varchar
- nomor_telpon_ayah: varchar
- nomor_telpon_ibu: varchar
- nomor_telpon_siswa: varchar
- nomor_telpon_wali: varchar
- nomor_ujian_nasional: varchar
- pekerjaan_ayah: varchar
- pekerjaan_ibu: varchar
- pekerjaan_wali: varchar
- peminatan: varchar
- pendidikan_ayah: varchar
- pendidikan_ibu: varchar
- penghasilan_ayah: varchar
- penghasilan_ibu: varchar
- penghasilan_wali: varchar
- ppdb_tahun: text
- skhun: int
- status_siswa: int
- tanggal_lahir_ayah: varchar
- tanggal_lahir_ibu: varchar
- tanggal_lahir_siswa: varchar
- tanggal_lahir_wali: varchar
- tanggal_registrasi: varchar
- tempat_lahir_ayah: varchar
- tempat_lahir_ibu: varchar
- tempat_lahir_siswa: varchar
- tempat_lahir_wali: varchar

Gambar 14. 4.1.5. Logical record structur (LRS)

 52

4.2.3. Spesifikasi file

1. Spesifikasi File Tabel petugas

Nama database :admin

Nama file : Table Admin

Akronim :Petugas.myd

Tipefile :File master

Aksesfile :random

PanjangRecord :85 Byte

Kuncifield :id_Admin

Tabel IV.2

Spesifikasi Tabel Admin

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan

1 Id Admin id_Admin Integer 10 Primary key

2 Nama Nama Varchar 25

3 Email petugas Email_petugas Varchar 25

4 Username Username_petugas Varchar 15

5 Password Password Varchar 10

 53

2. Spesifikasi File Tabelpendaftar

Nama database :siswa

Namafile :table siswa

Akronim :siswa.myd

Tipefile :file master

Aksesfile :random

PanjangRecord :116 Byte

Kuncifield : id_siswa

Tabel IV.3

Spesifikasi Tabel Siswa

No Elemen Data Nama Field Type Size eterangan

1 Id siswa Id_siswa Integer 11 Primary key
2 Nama siswa Nama_siswa Varchar 25
3 pat tanggal lahir empat_tgl_lahir Varchar 15
4 Jenis kelamin Jenis_kelamin Enum
5 Agama Agama Enum
6 Nisn Nisn Varchar 20
7 Asal sekolah Asal_sekolah Text
8 Nik Nik Varchar 30
9 Alamat siswa Alamat_siswa Text --
10 Nomor telpon No_telpon_siswa Varchar 20
siswa
11 nggal registrasi anggal_registrasi Text
 54

3. Spesifikasi File Table orang tua/wali

Nama database : orangtua_wali

Namafile : tabel orangtua/wali

Akronim :orangtua_wali.myd

Tipefile : file master

Aksesfile :random

PanjangRecord :55 Byte

Kuncifield :id_orangtua_wali

Tabel IV.4

Spesifikasi Tabel orangtu

No lemen Data Nama Field Type Size Keterangan

1 Id orangtua id_orangtua_wali Integer 10 Primary key

wali
2 Nama wali Nama_wali Varchar 25

3 pat tgl lahir Tempat_tgl_lahir Text

4 pendidikan Pendidikan Enum

5 Pekerjaan Pekerjaan Enum

6 Alamat Alamat Text --

7 omor telpon No_telpon Varchar 20

 55

4. Spesifikasi File Formulir

Nama database :formulir

Namafile : tabel formulir

Akronim :formulir_pendaftaran.myd

Tipefile : file master

Aksesfile :random

PanjangRecord :317 Byte

Kuncifield : fid_formulir

Tabel IV.5

Spesifikasi Tabel Formulir

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan

1 Id formulir Id_formulir Integer 10 Primary key

2 Permintaan Permintaan Enum

3 nama siswa nama_siswa Varchar 25

4 empat tgllahir Tempat_tgl _lahir Text

5 Jenis kelamin Jenis_kelamin Enum

6 Agama Agama Enum

7 Nisn Nisn Varchar 20

8 Asal sekolah Asal_sekolah varchar 25

9 Nik Nik Varchar 20

10 Alamat siswa Alamat_siswa Text --

11 Nomortelpon No_tlp_siswa Varchar 20

siswa
 56

12 ggal registrasi Tgl_registrasi Date

13 Nama ayah Nama_ayah Varchar 20

14 empat tgllahir Tempat_tgl_lahir Varchar 25

ayah
15 Pendidikan Pendidikan Enum

16 Pekerjaan Pekerjaan Enum

17 Alamat Alamat Text --

18 Nomor telpon No_tlp Varchar 20

19 Nama ibu Nama_ibu Varchar 25

20 empat tgllahir Tempat_tgl_lahir Varchar 25

21 Pendidikan Pendidikan Enum

22 Alamat Alamat Text --

23 Pekerjaan Pekerjaan Enum

24 Nomor telpon No_tlp Varchar 16

25 Nama wali Nama_wali Varchar 25

26 empat tgllahir Tempat_tgl_lahir Varchar 25

27 Pendidikan Pendidikan Enum

28 Pekerjaan Pekerjaan Enum

29 Alamat Alamat Text --

30 Nomor telpon No_tlp Varchar 16

 57

4.2.4. Class Model / Class Diagram

class Package1

pendaftaran

- agama_siswa: varchar
- alamat_ayah`: varchar
- alamat_email: varchar
- alamat_ibu: varchar
- alamat_siswa: varchar
- alamat_wali:varchar Admin
- alat_transportasi: varchar
- email: int
- asal_sekolah:varchar
- id_admin: int**
- file_ppdb: text
- nama: int CalonSiswa
- id: PRI.int
- passworsd: int
- id_formulir: int** - agama: varchar
- status: int
- jenis_kelamin: varchar - alamat: text
- user_name: int
- kip: varchar - id_siswa: int**
- nama_ayah: varchar + forget password(): int - Jenis_kelamin: varchar
- nama_ibu: varchar + login(): int - nama_lengkap: varchar
- nama_siswa: varchar - no_induk_siswa_nasional: varchar
- nama_wali: varchar - No_telpon: varchar
- nik: varchar - ttl_siswa: text
- nisn: varchar
- nomor_form: int + back():int
- nomor_kip: varchar + next(): int
- nomor_seri_ijazah_smp: varchar
- nomor_telpon_ayah: varchar
- nomor_telpon_ibu: varchar
- nomor_telpon_siswa: varchar
- nomor_telpon_wali: varchar
- nomor_ujian_nasional: varchar
- pekerjaan_ayah: varchar
- pekerjaan_ibu: varchar
- pekerjaan_wali: varchar
- peminatan: varchar
- pendidikan_ayah: varchar
- pendidikan_ibu: varchar
- penghasilan_ayah: varchar
- penghasilan_ibu: varchar
- penghasilan_wali: varchar
- ppdb_tahun: text
- skhun: int
- status_siswa: int
- tanggal_lahir_ayah: varchar
- tanggal_lahir_ibu: varchar
- tanggal_lahir_siswa: varchar
- tanggal_lahir_wali: varchar
- tanggal_registrasi: varchar
- tempat_lahir_ayah: varchar
- tempat_lahir_ibu: varchar
- tempat_lahir_siswa: varchar
- tempat_lahir_wali: varchar

+ back():int
+ next(): int

Gambar 15. 4.1.5.Class model / Class diagram

 58

4.2.5. Sequence diagram

1. Sequence petugas

sdUseCaseModel

Petugas
menulogin menu utama formulir dokumen inputhasil

1 login()

2 tampil menu utama()

3kelola data formulir()

4keloladatadok umen
siswa()

5 hasil input()

logout

Gambar 16. 4.2.5. Secuence Petugas

 59

2. Sequence Calon Siswa

sd Use Case Model

calonsiswa
beranda menuutama formulir biodata siswa hasil
1 mulai
keberanda
()

2 Tampilan menu utama

()

3 Menu formulir()
4 isi
biodata()

5 Menu hasil
()

6
selesai
()
logout

Gambar 17. 4.2.5. Tmpilan Secuence Calon Siswa

 60

3. Sequence Orang Tua(Wali)

sd Use Case Model

orangtuaatauwali
beranda menuutama formulir biodata hasil
orangtua/wali

1 login()

Tampilan menu utama()

3 Menu formulir()

isi form()

5Menuhasil
()

logput

Gambar 18. 4.2.5. Tmpilan SecuenceOrang Tua (Wali)

 61

4.2.6. Spesifikasi hardware dan software

Menjelaskan tentang kebutuhan hardware dan software yang

akan digunakan untuk dapat menjelaskan sistem usulan. Kebutuhan

hardware tersebut meliputi :

1. Spesifikasi Hardware

a. Server

1) Laptop

a) Processor Intel Pentium Corei3

b) RAMDDR22GB

c) Harddisk 500GB

2) Mouse

3) Keyboard

4) LCD

2. Spesifikasi File

a. Server

1. Windows7

2. Sistem Operasi yang umum digunakan seperti:

 62

Microsoft Windows atau Linus,dll.

3. Aplikasi bundle web server seperti : Xampp, php2triad

yang terdiri dari beberapa komponen,yaitu:

a) Aplikasi PHPServerv3.2.1

b) Aplikasi MySQLServerv3.2.1

c) Aplikasi phpMyAdmin4.2.11
4.3. JadwalImplementasi
Tabel IV.8
Jadwal Implementasi

Waktu
No. Kegiatan
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

Persiapan
Data
1
Awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
Desain
Perangkat
4
Lunak
Pembuatan&
Tes
5 Progra
m
6 Tes sistem
7 Pelatihan
Evaluasi &
8 Operasional
 BAB V

PENUTUP

5.1. KESIMPULAN

Pada penelitian ini penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Komputerisasi sistem pendaftaran siswa pada SMK Paramarta ini

memberikan kemudahan bagi calon siswa untuk dapat melakukan

pendaftaran tanpa harus datang ke sekolah.

2. Sistem informasi membuat proses pendaftaran siswa menjadi lebih

efisien dan efektif juga mengurangi antrian yang terjadi saat

pengambilan dan pengisian formulir pada sistem berjalan.

3. Dengan adanya sistem informasi pendaftaran siswa pihak SMK

Paramarta dapat lebih mudah dalam mengelola pendafataran seperti

pengecekan pembayaran atau administrasi.

4. Dengan memanfaatkan teknologi komputer berupa sistem

komputerisasi ini dapat mempermudah sekolah dalam membuat

laporan pendaftaran siswa baru dan laporan pembayaran.

65
 64

5.2. SARAN

Dari kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dengan

sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Penerimaan Siswa baru ini perlu ditunjang dengan

peralatan yang bagus agar berjalan dengan baik dan meminimalisir error.

2. Penggunan komputer yang bagus tepat akan sangat membantu dalam

melakukan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi dan

pengarsipan.

3. Perlu dilakukan back up databasesecara berkala untuk menghindari

resiko kehilangan data

 DAFTAR PUSTAKA

Sukamto & Shalahuddin, M. (2015). Pemodelan dan UML. In Rekayasa

Perangkat Lunak.

Abidin. (2014). Desain Sistem Pembelajaran dalam Konteks Kurikulum 2013.

Bandung: Refika Aditama.

Aliyyah, R. R., Humaira, M. A., Mulyadi, D., Widyasari, Rasmitadila, & Ulfah, S.
W. (2019). Acquiring and developing outstanding teachers candidate: A
comparative study from state and private elementary school. International
Journal of Scientific and Technology Research.

Eurostat. (2015). Oil and petroleum products - a statistical overview. Eurostat

UNECE. https://doi.org/10.3112/SPEED.V3I3.1258

Hutahaean, J. (2017). Konsep Sistem Informasi. Jurnal Administrasi Pendidikan.

Jogiyanto. (2017). Konsep Dasar Sistem Informasi. Konsep Dasar Sistem

Informasi.

Mulyadi. (2016). Pengertian sistem menurut mulyadi. In Sistem Akuntansi.

Mulyani, S. (2017). Metode Analisis dan Perancangan Sistem. In Metode Analisis

dan Perancangan Sistem. https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Pasaribu, J. S. (2017). Penerapan Framework YII pada Pembangunan Sistem

PPDB SMP BPPI Baleendah Kabupaten Bandung. Jurnal Ilmiah Teknologi
Terapan, 3(2), 154–163.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2015). Informasi menurut Romney dan

Steinbart (2015:4). In Sistem Informasi Akuntansi.

67
DAFTAR RIWAYAT HIDUP

68
SURAT KETERANGAN RISET

69
 LAMPIRAN 1

Dokumen Masukan Sistem Berjalan

70
 LAMPIRAN 2

Dokumen Keluaran Sistem Berjalan

71
 LAMPIRAN 3

Dokumen Masukan Sistem Usulan

72
Dokumen Masukan Sistem Usulan

73
 LAMPIRAN 4

Dokumen Keluaran Sistem Usulan

74
Dokumen Keluaran Sistem Usulan

75