SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR BERBASIS WEB

(Studi Kasus: Badan Kepegawaian Daerah Riau)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

pada Program Studi Sistem Informasi

oleh:

NUR ASIAH

11950321575

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2022
 LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR BERBASIS WEB
(Studi Kasus: Badan Kepegawaian Daerah Riau)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

oleh:

NUR ASIAH

11950321575

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

di Pekanbaru, pada tanggal 12 November 2021

Pekanbaru, 12 November 2021

i
 LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR BERBASIS WEB

(Studi Kasus : Badan Kepegawaian Daerah Riau)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

oleh:

NUR ASIAH

11950321575

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

Program Studi Sistem Informasi

di Pekanbaru, pada tanggal 19 Januari 2022

Pembimbing Kerja Praktek

Pekanbaru,05 Januari 2022

Dosen Pembimbing
Nesdi Evrilyan Rozanda, S.Kom, M.Sc
NIP. 197104072000031001
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

Pekanbaru, pada tanggal 19 Januari 2022

Eki Saputra, S.Kom., M.Kom

NIP.198307162011011008

ii
 ABSTRAK
Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem
pengarsipan surat masuk dan surat keluar sangat penting untuk menunjang
perkembangan organisasi dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikarenakan
dengan adanya suatu sistem pengarsipan pada suatu organisasi, maka dapat
mempercepat suatu proses kerja dan dapat memudahkan dalam mengelola surat
serta menjadikan surat lebih teratur dan rapih. Penyimpanan arsip secara fisik
menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah
dan penyimpan yang sangat besar. Kerja praktek ini akan membuat sistem
pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web dan memudahkan setiap
devisi untuk mencari surat serta membantu staff dalam mengelola surat. Petugas
administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login
user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, menghapus dan
menyimpan surat masuk dan keluar serta mengunduh surat berdasarkan pencarian.
Sistem ini dibangun menggunakan metode waterfall.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengarsipan Surat, Waterfall

iii
 ABSTRACT
In an organization, the use of information technology including the filing system
for incoming and outgoing mail is very important to support the development of
the organization in terms of operational activities. This is because with the
existence of a filing system in an organization, it can speed up a work process and
can make it easier to manage letters and make letters more organized and neat.
Physical archive storage creates obstacles in the search process and requires very
large processing and storage space. This practical work will create a web-based
filing system for incoming and outgoing mail and make it easier for each division
to find letters and assist staff in managing mail. Administrative officers can access
this archival application by entering the correct user login, can add, edit, delete
and save incoming and outgoing mail and download mail based on search. This
system was built using themethod waterfall.
Keywords : Information System, Mail Filing, Waterfall

iv
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena dengan Rahmat dan
Karunia-nya dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini yang
berjudul Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Berbasis Web shalawat dan salam tidak lupa pula mengucapkan kepada
Rasulullah Muhammad SAW, dengan mengucapkan “Allahumma Sholli Ala
Saidina Muhammad, Wa’ala Alihi Saidina Muhammad”.

Penulisan dan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dengan
adanya bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini saya
mengucapkan banyak terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. H. Hairumas, M. Ag., Rektor Universitas Islam Negeri

Sultan Syarif Kasim Riau.
2. Bapak Dr. Hartono, M.Pd., Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN
Suska Riau, Pekanbaru.
3. Bapak Eki Saputra, S.Kom, M.Kom, Ketua Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
4. Ibu Siti Monalisa, ST, M.Kom, Sekretaris Program Studi Sistem Informasi
selaku koordinator Kerja Praktek Program Studi Sistem Informasi Fakultas
Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
5. Nesdi Evrilyan Rozanda, S.Kom, M.Sc, selaku Dosen Pembimbing Kerja
Praktek yang telah berkenan membimbing dan meluangkan waktu, tenaga
dan pikiran guna mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Laporan
Kerja Praktek ini.
6. Zul Anshari, S.Sos, M.Si, selaku pembimbing instansi yang telah berkenan
meluangkan waktunya dan mengizinkan saya melaksanakan Kerja Praktek
di Badan Kepegawaian Daerah Riau tersebut.

v
 7. Segenap pegawai Dinas BKD Riau Pekanbaru yang telah membantu
selama pelaksanaan kerja praktek.
8. Ayah dan Ibu beserta keluarga yang telah mencurahkan semua kasih
sayang, do’a dan memberikan dukungan kepada penulis sehingga penulis
bisa menyelesaikan Laporan Kerja Praktek.
9. Segenap Dosen dan Karyawan Program Studi Sistem Informasi Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
10. Kepada teman-teman Yelfi Dwi Anahyu, Syahrani Fitri Aulia dan
Norhafiza penulis yang dari awal mengkonsep kegiatan dan menuangkan
ide-ide yang bagus serta memberi motivasi dan membantu penulis.
11. Kepada keluarga besar SIF E 19, terimakasih selama ini telah mendukung
dan memberi motivasi kepada penulis.
12. Kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu
yang banyak membantu dan memotivasi penulis.

Semoga kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dan diterima oleh
Allah SWT, Amiin.

Saya menyadari bahwa penulisan Laporan Kerja Praktek yang telah dibuat
ini masih belum sempurna dan masih banyak kekurangan baik dari segi teknis
maupun penyusunannya. Oleh karena itu untuk kritik dan saran yang membangun
demi kesempurnaan Laporan Kerja Praktek ini bisa dikirimkan ke e-mail :
asyah.naeaty85@gmail.com. Semoga laporan kerja praktek ini bermanfaat.

Wassalamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Pekanbaru, 19 Januari 2022

Nur Asiah

vi
 DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI ........................................................................ ii
LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI ........................................................ iii
ABSTRAK ...................................................................................................................... iv
ABSTRACT ..................................................................................................................... v
KATA PENGANTAR .................................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah .................................................................................................... 2
1.4 Tujuan Kerja Praktek ............................................................................................ 2
1.5 Manfaat Kerja Praktek .......................................................................................... 2
1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................................ 3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Profil Instansi ............................................................................................................ 4
2.1.1 Sejarah BKD Riau...................................................................................... 5
2.1.2 Visi ............................................................................................................. 5
2.1.3 Misi ............................................................................................................ 5
2.1.4 Struktur Organisasi ................................................................................... 6
2.2 Sistem ..................................................................................................................... 6
2.3 Informasi ................................................................................................................ 6
2.4 Sistem Informasi..................................................................................................... 7
2.5 Arsip ...................................................................................................................... 7
2.6 Surat........................................................................................................................ 8
2.7 Database ................................................................................................................. 8
2.8 Website ................................................................................................................... 8
2.9 Xampp .................................................................................................................... 8
2.10 PHP ....................................................................................................................... 9

vii
 2.11 MySQL ................................................................................................................. 9
2.12 Metode Waterfall .................................................................................................. 9
BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK
3.1 Waktu dan Tempat Kerja Praktek ........................................................................ 11
3.1.1 Jadwal Kerja Praktek ............................................................................... 11
3.1.2 Uraian Kerja Praktek................................................................................ 12
3.2 Metodologi Kerja Praktek .................................................................................... 13
3.2.1 Tahap Perencanaan .................................................................................. 13
3.2.2 Tahap Pengumpulan Data ........................................................................ 14
3.2.3 Analisis dan Hasil .................................................................................... 15
3.2.4 Tahap Implementasi ................................................................................. 15
3.2.5 Tahap Penulisan Laporan ......................................................................... 16
BAB IV ANALISA DAN HASIL
4.1 Analisa Sistem ...................................................................................................... 17
4.1.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan ..................................................... 17
4.2 Rencana Sistem yang Usulan ............................................................................... 17
4.2.1 Use Case Diagram.................................................................................... 18
4.2.2 Activity Diagram ..................................................................................... 27
4.2.3 Class Diagram .......................................................................................... 31
4.2.4 Perancangan Database ............................................................................. 31
4.2.5 Perancangan Interface .............................................................................. 34
4.3 Hasil...................................................................................................................... 38
4.3.1 Implementasi ............................................................................................ 38
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 44
5.2 Saran ..................................................................................................................... 44
DAFTAR PUSTAKA

viii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ........................................................................................ 6
Gambar 2.2 Siklus Metode Waterfall................................................................................ 9
Gambar 4.1 Usecase Diagram ......................................................................................... 18
Gambar 4.2 Activity Diagram Login .............................................................................. 27
Gambar 4.3 Activity Diagram Kelola Surat Masuk ........................................................ 28
Gamvar 4.4 Activity Diagram Kelola Surat Keluar ........................................................ 29
Gambar 4.5 Activity Diagram Kelola User..................................................................... 30
Gambar 4.6 Class Diagram ............................................................................................. 31
Gambar 4.7 Login ........................................................................................................... 34
Gambar 4.8 Dashboard.................................................................................................... 35
Gambar 4.9 Surat Masuk................................................................................................. 36
Gambar 4.10 Tambah Data Surat Masuk ........................................................................ 36
Gambar 4.11 Surat Keluar............................................................................................... 37
Gambar 4.12 Tambah Data Surat Keluar ........................................................................ 38
Gambar 4.13 Halaman Login .......................................................................................... 39
Gambar 4.14 Halaman Dashboard .................................................................................. 39
Gambar 4.15 Halaman Kelola Surat Masuk ................................................................... 40
Gambar 4.16 Halaman Tambah Data Surat Masuk ........................................................ 40
Gambar 4.17 Halaman Kelola Surat Keluar ................................................................... 41
Gambar 4.18 Halaman Tambah Data Surat Keluar ........................................................ 41
Gambar 4.19 Halaman Tambah Disposisi ...................................................................... 42
Gambar 4.20 Halaman Manajemen User ........................................................................ 42
Gambar 4.21 Halaman Tambah User .............................................................................. 43

ix
 DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jadwal Kerja Praktek ...................................................................................... 11
Tabel 4.1 Identifikasi Actor ............................................................................................ 19
Tabel 4.2 Defenisi Use Case ........................................................................................... 19
Tabel 4.3 Skenari Use Case Login .................................................................................. 20
Tabel 4.4 Skenari Use Case Kelola Data User ................................................................ 21
Tabel 4.5 Skenario Use Case Kelola Data Surat Masuk ................................................. 22
Tabel 4.6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar ......................................................... 23
Tabel 4.7 Skenario Use Case Kelola Disposisi Surat ..................................................... 25
Tabel 4.8 Skenario Use Case Cetak Disposisi Surat ....................................................... 26
Tabel 4.9 Data Surat Masuk ............................................................................................ 32
Tabel 4.10 Data Surat Keluar .......................................................................................... 32
Tabel 4.11 Data User....................................................................................................... 33
Tabel 4.12 Data Disposisi ............................................................................................... 33
Tabel 4.13 Data Klasifikasi ............................................................................................. 34

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip adalah rekaman peristiwa yang dibuat dan diterima oleh
lembaga pemerintahan, swasta dan perseorangan dengan mengikuti
perkembangan teknologi dalam bentuk media untuk pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Priansa, dkk
(2013:161). Pada kantor pemerintah maupun swasta sudah banyak
melaksanakan penyimpanan arsip, baik secara manual ataupun secara
sistematis. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pekerjaan pegawai di
perusahaan atau instansi yang terkait. Karena arsip adalah bukti kongkrit
dan rekaman dari segala kegiatan dan transaksi yang terjadi di perusahaan
atau instansi. Hal tersebut dikarenakan oleh manusia selalu memerlukan
catatan atau rekaman dari setiap pekerjaan yang dilakukan sekaligus arsip
merupakan alat bantu untuk mengingat segala keperluan instansi atau
perusahaan baik keperluan administrasi maupun kepentingan yang otentik
dari data tersebut.
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya sebagai sarana
pemberitahuan, alat bukti tertulis, alat pengingat buku historis, dan
pedoman kerja. Kegiatan persuratan pada suatu perusahaan atau instansi
adalah hal yang penting karena dapat menunjang perkembangan
perusahaan atau instansi dari sisi administrasi. Informasi-informasi penting
maupun rahasia terkait dengan suatu instansi terkandung didalamnya.
Pada saat ini aktivitas surat menyurat yang sedang berjalan pada Badan
kepegawaian daerah (BKD) Riau mulai dari penerimaan, pengarsipan
hingga verifikasi untuk surat-surat dinas keluar masih memiliki beberapa
kendala dalam pengelolaan surat menyurat seperti: (1) kesalahan dalam

1
pencatatan; (2) tidak semua surat terformatkan; (3) hilangnya surat masuk;
(4) tulisan tangan disposisi kadang sulit untuk dibaca.
Untuk mengatasi permasalahan yang telah diuraikan, diperlukan
adanya sebuah sistem informasi untuk merekap dan mencatat surat laporan.
Tidak hanya itu, sistem juga bisa membuat disposisi surat sesuai laporan
yang di tulis tangan, kemudian sistem juga bisa mencetak laporan sesuai
dengan tanggal yang dibutuhkan.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis memberi usulan dengan
merancang sistem informasi dengan melakukan kerja praktek dan menulis
kerja praktek ini dengan judul “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk
Dan Surat Keluar Pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Riau”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dapat diambil rumusan masalah, yaitu
bagaimana sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar
pada Badan Kepegawaian Daerah(BKD) Riau.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam kerja praktek ini yaitu:
1. Pembahasan kerja praktek ini berfokus pada pengarsipan surat di
bidang umum Badan Kepegawaian Daerah Riau
2. Perancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar pada
BKD Riau dengan menggunakan PHP dan My Sql.
3. Metode yang digunakan adalah metode waterfall
1.4 Tujuan Kerja Praktek
Membangun sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar berbasis web.
1.5 Manfaat Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan Kerja Praktek tersebut terdapat beberapa manfaat
dari penggunaan sistem, yaitu sebagai berikut:
 Menimalisir resiko kerusakan terhadap informasi surat masuk
dan surat keluar seperti pencatatan surat masuk dan keluar yang
masih menggunakan buku agenda.

2
  Mempermudah petugas dalam pembuatan laporan, dengan
adanya sistem ini akan mempermudah pegawai dalam membuat
laporan karena telah terarsipkan di dalam sistem.
 Dapat membantu mengawasi/mengontrol surat masuk dan surat
keluar
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan kerja praktek ini terdiri dari lima bab, dengan sistematika
penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab yang berisikan deskripsi pokok yang menguraikan latar
belakang,rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek,
manfaat kerja praktek dan sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II TEORI
Bab ini berisi teori yang digunakan dalam penelitian ini. Secara
garis besar membahas tentang profil BKD, Sistem Informasi, Arsip,
Surat, Website, PHP, My SQL dan Metode waterfall.
BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK
Bab ini akan membahas tentang metodologi yang digunakan dalam
penyusunan Tugas Kerja Praktek yaitu (1) Tahap Perencanaan; (2)
Tahap Pengumpulan Data; (3) Analisa dan Hasil; (4) Tahap
Dokumentasi
BAB IV ANALISA DAN HASIL
Bab ini membahas analisis aplikasi, hasil analisa, perancangan
sistem, dan perancangan interface sampai adanya sistem pengarsipan
surat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang dihasilkan dari pembahasan tentang
sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis
web yang telah dilaksanakan dan beberapa saran sebagai hasil akhir
dari penelitian yang dilakukan.

3
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Profil Instansi

Nama : Badan Kepegawaian Daerah Riau
Alamat : Jl.Cut Nyak Dien, Jadirejo, Kec.Sukajadi, Kota Pekanbaru
2.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Riau
Badan Kepegawaian daerah (BKD) Provinsi Riau sudah beberapa kali
mengalami perubahan nama. Sebelumnya bernama Badan Administrasi dan
Diklat Pegawai (BADP) Provinsi Riau. Kemudian dengan dikeluarkannya
Peraturan Daerah Nomor 08 Tahun 2008 , maka Badan Administrasi dan
Diklat Pegawai (BADP) Provinsi Riau berganti nama menjadi Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Riau yang mengacu pada Peraturan
Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Riau merupakan
perangkat daerah yang memiliki wewenang tugas dan tanggung jawab pada
bidang kepegawaian yang merupakan organisasi pendukung dalam
peningkatan Sumber Daya Aparatur Pemerintah di daerah. Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Riau di bentuk dengan Peraturan
Daerah Nomor 08 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat,
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah
Provinsi Riau, yang tertuang dalam Bab XIV pasal 36 Peraturan daerah ini
tentang Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Riau.
Kemudian pada tahun 2014 BKD berubah nama menjadi Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah yang di singkat dengan
(BKP2D) Provinsi Riau di bentuk dengan Peraturan Daerah Provinsi Riau
Nomor 03 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi
Riau.
Selanjutnya pada tahun 2016 BKP2D berubah nama menjadi Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) dengan dikeluarkan peraturan Daerah Provinsi

4
Riau Nomor 94 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas
dan fungsi, serta tata kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Riau
2.1.2 Visi
Menjadikan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Riau sebagai pusat
pembinaan dan pengembangan Aparatur yang profesional dan sejahtera
menuju visi Riau 2025.
2.1.3 Misi
1. Meningkatkan mutu sumber daya manusia (SDM) Aparatur
Pemerintah Daerah Provinsi Riau.
2. Mengembangkan sistem manajemen SDM pegawai Negeri Sipil
yang sesuai dengan tatakelola Pemerintah yang baik (good
governance)
3. Meningkatkan kapasitas kelembagaan BKD Provinsi Riau untuk
mewujudkan pelayanan prima.
2.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kerangka intruktif dan koordinatif
yang terdapat pada sebuah organisasi dan memiliki fungsi tertentu. Struktur
organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang
dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan
dan dikoordinasikan (Robin dan Coulter, 2007). Struktur organisasi berfungsi
sebagai alat untuk membimbing kearah efisiensi dalam penggunaan pekerja
dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi
(Ivancevich, etal, 2014). Berikut struktur organisasi Badan Kepegawaian
Daerah Riau:

5
 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada BKD Riau

2.2 Sistem
Secara umum, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen
yang berintekrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu-kesatuan
(Mulyanto, 2009).
2.3 Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih
berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)
yang nyata (fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan (Jogiyanto, 2008)
2.4 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan
merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

6
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan
informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya (Ferdinand, 2012).
2.5 Arsip
Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka, gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media
computer piringan dan kertas fotocopy.
Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-
naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau
organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara
sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila
diperlukan kembali (Saputra dan Famukhit, 2014)
2.6 Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan. Surat ialah sehelai kertas
atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang
hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain. Surat masuk
adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan,
baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir
(pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar ialah
surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lemabaga lain.
Surat berfungsi sebagai berikut:

7
  Wakil dari pengiriman atau penulisan
 Bahan pembuktian
 Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
 Alat pengukur kegiatan organisasi
 Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan
atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya utuk
melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

Umumnya nomor surat terdiri dari:

- Kode nomor surat

- Nomor urutan surat yang dikeluarkan
- Nama lembaga yang mengeluarkan surat
- Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi)
- Tahun berjalan

Format penomoran surat keluar

- Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah kode nomor surat)

- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
- Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (Sket) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (Speng) : 15

8
 Jadi, saat menulis nomor detikers harus mengikuti kode-kode diatas untuk
setiap jenis surat. Misalnya nomor 02 sebagai nomor untuk penginformasian
undangan. Kode surat ini di letakkan pada bagian paling awal setelah “ Nomor
…(diisi kode surat)

2.6.1 Jenis-jenis surat

a. Surat niaga/dinas/resmi

Surat-surat ini tidak mempunyai ciri rahasia atau pribadi, dan berasala dari
institusi atau pun pribadi yang ditujukan kepada instansi/niaga perusahaan

b. Surat pribadi

Surat yang dibuat oleh perseorangan dan juga ditujukan kepada

perseorangan, selaku individu di kantor

c. Surat rahasia

Surat rahasia biasanya ditujukan kepada seseorang yang memiliki jabatan

tertentu. Surat rahasia hanya boleh dibaca oleh orang yang namanya tertera
pada alamat surat.

Umumnya nomor surat terdiri dari:

- Kode nomor surat

- Nomor urutan surat yang dikeluarkan
- Nama lembaga yang mengeluarkan surat
- Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi)
- Tahun berjalan

Format penomoran surat keluar

- Surat Keputusan (SK) : 01 (ini adalah kode nomor surat)

- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04

9
 - Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (Sket) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (Speng) : 15

Jadi, saat menulis nomor detikers harus mengikuti kode-kode diatas untyk setiap
jenis surat. Misalnya nomor 02 sebagai nomor untuk penginformasian undangan.
Kode surat ini di letakkan pada bagian paling awal setelah “ Nomor …(diisi kode
surat)

2.6.2 Prosedur Pencatatan Surat

a. Buku Agenda

Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari

surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file. Walaupun dibuku agenda tidak tercantum nomor
file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari
surat, terutama petunjuk tanggal surat diterma ataupun nomor surat, dan lain-
lain.

b. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman,

atau pendistribusian surat. Data yang dicatat yaitu nomor urut, tujuan surat, isi
surat dan paraf penerima. Setiap unit kerja biasanya mempunyai ekspedisi

c. Prosedur kartu kendali

10
 Pada proses pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan
kartu-kendali, surat masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa
dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu-kendali,
surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan
lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu-kendali pada pencatatan dan
pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari buku agenda
dan buku ekspedisi.

2.7 Database
Database adalah sekumpulan data dan prosedur yang memiliki struktur
sedemikian rupa, sehingga mudah dalam menyimpan, mengatur dan menampilkan
data (Oktavian, 2013)
2.8 Website
Website adalah fasilitas di internet yang menampilkan informasi dalam
bentuk teks, gambar, dan suara secara multimedia yang sangat interaktif
2.9 Xammp
Xampp merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat
lunak kedalam satu buah paket. Dengan menginstal XAMPP, sehingga tidak perlu
lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP, dan MySQL
secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasinya secara
otomatis. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang
terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah
bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan perl. Nama XAMPP
merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL,
PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU (General Public License) dan
bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani
tampilan halaman web yang dinamis. PHP MyAdmin adalah sebuah aplikasi
dimana orang-orang dapat mengontrol data merekam dan isi web mereka untuk
ditampilkan dalam sebuah website yang mereka buat (Sugiarto:2009)
2.10 PHP

11
 PHP (Hypertext Preprocessor) yaitu bahasa pemrograman web server-side
yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML
dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah
script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis (up to date) (Anhar :
2010)
2.11 MySQL
My SQL adalah salah satu software sistem manajemen database (DBMS)
Structured Query Language (SQL) yang bersifat open source. SQL adalah bahasa
standar untuk mengakses database dan didefinisikan dengan standar ANSI/ISO
SQL.
2.12 Metode Waterfall
Menurut Ladjamudin (2006), model ini diperoleh dari proses engineering
lainnya. Model ini menawarkan cara pembuatan perangkat lunak secara lebih
nyata. Langkah-langkah yang penting dalam model ini adalah:

Gambar 2.2 Siklus Metode Waterfall

1. Penentuan dan analisis spesifikasi
Jasa, kendala dan tujuan dihasilkan dari konsultasi dengan
pengguna sistem. Kemudian semuanya itu dibuat dalam bentuk
yang dapat dimengerti oleh user dan staf pengembang.

12
2. Desain sistem dan perangkat lunak
Proses desain sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi
system perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut
menghasilkan sebuah arsitektur sistem keseluruhan. Desain
perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkat
lunak dalam bentuk yang mungkin ditransformasi ke dalam satu
atau lebih program yang dapat dijalankan.
3. Implementasi dan ujicoba unit
Selama tahap ini desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah
program lengkap atau unit program. Uji unit termasuk pengujian
bahwa setiap unit sesuai spesifikasi.
4. Integrasi uji coba sistem
Unit program diintegrasikan dan di uji menjadi sistem yang lengkap
untuk menyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah
dipenuhi. Setelah ujicoba, sistem disampaikan ke costomer.
5. Operasi dan pemeliharaan
Normalnya, ini adalah phase yang terpanjang. Sistem dipasang dan
digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang
tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi
unit system dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru
ditemukan.

13
 BAB III
TUGAS KERJA PRAKTEK

3.1 Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan pada:
Tanggal : 11 Oktober 2021 – 12 November 2021
Tempat : Badan Kepegawaian Daerah Riau
3.1.1 Jadwal Kerja Praktek
Kerja praktek dilaksanakan selama satu bulan, dengan rincian
pengerjaan seperti tabel dibawah.
Waktu Pelaksanaan
Kegiatan Kerja
No Oktober November
Praktek
1 2 3 4 1 2 3 4
Perkenalan dan adaptasi
1
dengan lingkungan
Memahami kinerja pada
2
perusahaan
3 Pengumpulan data
Tahap Analisa dan
4
Perancangan
5 Tahap Implementasi
Tahap Dokumentasi
6
Laporan

Tabel 3.1 Jadwal Kerja Praktek

Berdasarkan tabel dapat diperoleh keterangan sebagai berikut:

1. Perkenalan dan adaptasi dengan lingkungan
Tahap pertama yang dilalui adalah tahap perkenalan dengan
kepala bagian umum dan pegawai sub bagian umum pada Badan
Kepegawaian Daerah .
2. Memahai kinerja pada perusahaan
Mempelajari dan memahami tugas dan pekerjaan yang ada
di sub bagian umum pada badan kebagawaian daerah khususnya
kegiatan surat menyurat dimana dalam pencatatan surat masih
menggunkan buku agenda.

14
 3. Pengumpulan data
Mengumpulkan semua data-data yang diperlukan dalam
pembangunan sistem informasi yang akan dibuat dan data-data
lainnya yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan.
4. Tahap Analisa dan Perancangan
Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah
tahap analisa dan perancangan sistem yang akan dibangun
berdasarkan data-data yang telah di dapatkan.
5. Tahap Dokumentasi Laporan
Pada tahap pembuatan laporan yang dilakukan adalah
menganalisa permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang
berjalan di instansi kemudian merancang serta mengusulkan
sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan instansi.
3.1.2 Uraian Kerja Praktek
Tugas kerja praktek ini dilaksanakan pada Ruangan Umum dan
Kepegawaian di Badan Kepegawaian Daerah Riau yang beralamatkan
Jl.Cut Nyak Dien, Jadirejo, Kec.Sukajadi, Kota Pekanbaru. Dalam kurun
waktu selama satu bulan atau selama 31 hari kerja dan terhitung mulai
tanggal 11 Oktober 2021 – 12 November 2021.
BKD Riau memiliki lima hari kerja setiap pekan, yaitu mulai hari
senin sampai Rabu mulai dari pukul 08.00 s/d 16.00 WIB dan pada kamis
s/d Jum’at mulai pada pukul 08.00 s/d 16.30 WIB.
Pada minggu pertama dilakukan proses perkenalan dan adaptasi
kepada lingkungan badan Kepegawaian Daerah khususnya bagian umum
dan melakukan pengamatan prosedur kerja khususnya dalam melakukan
disposisi surat.
Pada minggu kedua dan ketiga melakukan permintaan dan
pengecekan penyuratan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD),
sekaligus mengamati apa saja yang dilakukan setiap harinya dan
mengumpulkan data dengan melakukan wawancara kepada beberapa

15
 pegawai yang bekerja di sub bagian umum Badan Kepegawaian Daerah
untuk mendapatkan data alur kegiatan operasional penyuratan.
Pada minggu ke-empat melaporkan hasil sistem pengarsipan surat
yang di usulkan kepada salah satu staff Badan Kepegawaian Daerah Riau.
Pada minggu ke-empat ini sekaligus memberikan solusi terhadap
permasalahan yang terjadi pada sistem di BKD dan pengambilan foto-
foto sebagai dokumentasi kegiatan kerja praktek yang akan digunakan
sebagai bahan pembuatan laporan kerja praktek.
3.2 Metodologi Kerja Praktek
3.2.1 Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan ini merupakan tahap pengumpulan informasi

awal untuk mengidentifikasi, merumuskan dan menentukan tujuan dari
pemecahan masalah dengan mempertimbangkan pengetahuan berdasarkan
literatur yang ada. Adapun tahapan dalam perencanaan adalah sebagai
berikut:
a) Identifikasi Masalah
Sebagai langkah awal dalam kerja praktek ini, maka
masalah yang ingin diselesaikan/diteliti harus
diidentifikasikan secara jelas untuk menghindari kerancuan
yang dapat timbul, serta menentukan studi kasus seperti apa
dan bagaimana yang akan digunakan. Masalah yang
diangkat yaitu sistem informasi pengarsipan surat masuk
dan surat keluar di Badan Kepegawaian Daerah Riau
b) Perumusan Masalah dan Tujuan Penelitian
Setelah masalah teridentifikasi, untuk mendukung
pencapaian sasaran kerja praktek, maka selanjutnya
dilakukan perumusan masalah. Agar permasalahan lebih
fokus dan tidak terjadi penyimpangan dan penentuan tujuan
dari kerja praktek, sehingga tujuan dalam penulisan lebih
terarah.

16
 c) Studi Pustaka
Kegiatan studi pustaka adalah acuan penulis untuk
melanjutkan penulisan dalam laporan kerja praktek ini.
Karena dengan melakukan studi pustaka, penulis
mendapatkan informasi untuk mendukung penulisan yang
berkaitan dengan topik sistem informasi pengarsipan surat
masuk dan surat keluar.
d) Menentukan Data Yang Diperlukan
Kegiatan selanjutnya adalah menentukan data yang
diperlukan agar mempermudah penulis dalam melakukan
analisis.
3.2.2 Tahapan Pengumpulan Data
Tahap ini merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap
perencanaan, yaitu setelah data ditentukan maka selanjutnya adalah
mengumpulkan data tersebut. Tahap pengumpulan dan pengolahan data ini
dilakukan untuk memperoleh bahan penelitian sesuai dengan tujuan kerja
praktek yang telah ditetapkan. Tahapannya adalah sebagai berikut:
a) Meneliti Prosedur Yang Dilalui Pegawai
Kegiatan ini penulis meneliti dan memahami secara
lebih rinci tentang proses-proses apa saja yang dilalui oleh
pegawai dalam pengarsipan surat laporan mulai dari surat
itu dibuat oleh bidang yang terkait isi surat sampai surat
tersebut tersimpan didalam penyimpanan, dan sampai
ketangan pegawai bidang yang sesuai dengan tujuan isi
surat. Karena hal ini nantinya akan dijadikan sumber
informasi pada saat analisa.
b) Pengumpulan data dari Observasi, Wawancara, dan Studi
Pustaka. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu:
1. Obersvasi
Penelitian ini melakukan observasi yang
merupakan pengamatan secara langsung proses

17
 surat menyurat di Badan Kepegawaian Daerah Riau.
Observasi ini dimaksudkan agar penulis
memperoleh gambaran umum tentang penerapan
sistem informasi kearsipan surat dan memahami
permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya.
Adapun hasil observasi yang didaatkan adalah
proses pencatatan surat masuk masih menggunakan
buku agenda, dan jika bagian lain ingin melihat
surat yang mereka masukkan, mereka harus datang
langsung ke bagian umum.
2. Wawancara
Penulis melakukan tanya jawab (wawancara)
langsung kepada pihak yang terkait dari Kantor
Kepegawaian Daerah Riau, dimana penulis
melakukan wawancara untuk mendapatkan
informasi tentang masalah yang ada dalam
pembahasan penelitian ini.
3. Studi kepustakaan
Pengumpulan data dan penggalian sebuah
informasi dilakukan dengan cara membaca, menulis,
dan memahami cara kerja sistem dan bahan-bahan
yang dibutuhkan dalam penyusunan Laporan Kerja
Praktek dari buku ataupun melalui jaringan internet.
3.2.3 Tahap Analisa dan Perancangan.
Setelah data diolah menjadi sebuah informasi, tahap selanjutnya
adalah tahap analisa dan perancangan. Dimana tahapan ini merupakan
tahapan inti dari penulisan laporan kerja praktek ini. Penulis menganalisa
prosedur bagaimana surat masuk mulai dari penerimaan di bagian
pelayanan hingga surat tersebut sampai ketangan bidang yang dituju sesuai
isi surat tersebut. Sebagai output dari analisa, adapun pointnya adalah

18
bagaimana sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis
web di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Riau
3.2.4 Tahap Implementasi

Setelah melakukan perancangan sistem, berikutnya adalah tahap

implementasi. Implementasi sistem merupakan tahapan dalam menerapkan
sistem yang telah dibangun, dimana nantinya akan diketahui kualitas dari
sistem yang dirancang, apakah suudah dapat berjalan dengan baik dan
sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

3.2.5 Tahap Penulisan Laporan

Dalam tahap ini merupakan tahapan terakhir dalam kegiatan kerja

praktek. Tahapan ini melakukan pendokumentasian dan perangkuman
serangkaian proses pelaksanaan kegiatan yang dimulai dari perencanaan
hingga selesai. Kemudian direalisasikan melalui laporan kerja praktek.

19
 BAB IV

HASIL DAN ANALISA

4.1 Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan
yang terjadi serta kebutuhan yang dapat diusulkan perbaikannya.
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam
tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu
pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Langkah pertama yang harus
dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah
yang terjadi (identify)

4.1.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak terlibat di

Badan Kepegawaian Daerah Riau, didapati kesimpulan permasalahan
yaitu pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih dicatat ke dalam
buku agenda. Permasalahan ini yang akan dijadikan sebagai usulan
perancangan dalam sebuah sistem. Adapun permasalahan tersebut yaitu:

1. Penginputan surat masuk dan surat keluar Badan Kepegawaian Daerah

Riau masih menggunakan buku agenda.
2. Seringnya terjadi kesalahan dalam penulisan di buku besar
3. Sulitnya melihat disposisi surat, apabila ingin melihat disposisi surat
harus datang ke bagian tata usaha terlebih dahulu dan menanyakan
surat tersebut.
4.2 Rencana Sistem yang Usulan

Dari permasalahan yang ada maka diusulkan sebuah sistem yang mampu
membantu kinerja dari pegawai pelayanan dalam menginputkan surat masuk

20
dan surat keluar sehingga lebih efektif dan efesien. Dan juga mempermudah
dalam melacak posisi surat dan juga disposisi surat dari direksi.

4.2.1 Use Case Diagram

Usecase adalah sebuah penggambaran dari interaksi pengguna dengan

sistem yang menunjukkan hubungan antara pengguna. Dimana usecase
mempresentasikan dengan urutan langkah yang sangat sederhana,
sehingga mudah untuk dibaca.

Ada beberapa fungsi utama dari usecase yaitu:

a. Dapat memperlihatkan berdasarkan urutan aktivitas proses yang

ada pada sistem.
b. Menggambarkan proses bisnis dan juga aktivitas yang ada didalam
sistem.

Gambar 4.1 Usecase Diagram

21
1. Identifikasi Actor

Pada analisis yang dilakukan maka diketahui bahwa pada sistem ini
terdapat dua actor, yaitu super admin dan calon siswa

Actor Deskripsi
Super Admin Orang yang memiliki hak akses penuh
terhadap sistem
Pengguna Biasa Orang yang bertugas melakukan
pengelolaan pengarsipan surat masuk dan
surat keluar

Tabel 4.1 Identifikasi Actor

2. Defenisi Usecase
ID Nama Use Case Deskripsi
UC-01 Login Melakukan verifikasi pengguna
sebagai super admin dan calon
siswa
UC-02 Kelola data user Menggambarkan super admin
mengelola data pengguna seperti
menginputkan, menghapus dan
delete
UC-03 Kelola data surat Menggambarkan user mengelola
masuk surat masuk
UC-04 Kelola data surat Menggambarkan user mengelola
keluar surat keluar
UC-05 Isi disposisi Menggambarkan super admin
menginput disposisi surat ke sistem
UC-06 Cetak disposisi Menggambarkan user mencetak
surat disposisi
UC-07 Cetak laporan surat Menggambarkan admin mencetak
surat masuk dan surat keluar dalam
jangka waktu tertentu

22
 Tabel 4.2 Defenisi Use Case

3. Skenario Use Case

Skenario use case menyatakan urutan pesan dan tindakan tunggal yang
ada pada sistem. Berikut gambaran skenario use case yang ada:

a. Skenario Use Case Login

Nama Usecase : Login
Actor : super admin dan pengguna biasa
Pre-Condition : Actor masuk ke halaman login
Post Condition : 1. Actor berhasil login
2. Sistem menampilkan halaman beranda
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
1. Actor
memasukkan
password dan
username
2. Klik tombol
login
3. Memverifikasi username
dan password yang
dimasukkan oleh actor
4. Menampilkan halaman
beranda
SKENARIO ALTERNATIF GAGAL LOGIN
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
1. Memasukkan
username dan

23
 password
2. Memverifikasi username
dan password yang
dimasukkan oleh actor
3. Masukan tidak valid, system
akan menampilkan
pemeberitahuan kesalahan.

Tabel 4.3 Use Case Login

b. Skenario Use Case Kelola Data User
Nama Usecase : Kelola data user
Actor : super admin
Pre-Condition : Actor masuk ke halaman login
Post Condition : 1. Actor berhasil login
2. Menampilkan menu manajemen user
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor masuk ke menu
manajemen user
Sistem menampilkan menu edit dan
delete
Actor memilih menu
tambah user, edit atau
delete user

Sistem akan menyimpan data yang

telah dikelola actor
SKENARIO ALTERNATIF GAGAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM

24
Usecase masuk ke
menu manajemen user
Sistem menampilkan menu edit
dan delete
Actor memilih menu
tambah user, edit atau
delete user
Data gagal di simpan

Tabel 4.4 Skenario Use Case Kelola Data User

c. Skenario Use Case Kelola Data Surat Masuk
Nama Usecase : Kelola Data Surat Masuk
Actor : super admin
Pre-Condition : Actor masuk ke halaman login
Post Condition : 1. Actor berhasil login
2. Menampilkan menu data surat masuk
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor masuk dan
memilih menu surat
masuk
Sistem menampilkan menu tambah
data, edit, disposisi, print dan delete
Actor memilih menu
tambah data, edit,
disposisi, print atau
delete user

Sistem akan menyimpan data yang

telah dikelola actor

25
 SKENARIO ALTERNATIF GAGAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Usecase masuk dan
memilih surat masuk
Sistem menampilkan menu tambah
user, edit, disposisi, print dan
delete
Actor memilih menu
tambah user, edit,
disposisi, print atau
delete user
Data gagal di simpan

Tabel 4.5 Skenario Use Case Kelola Data Surat Masuk

d. Skenario Use Case Kelola Surat Keluar
Nama Usecase : Kelola Data Surat keluar
Actor : super admin
Pre-Condition : Actor masuk ke halaman login
Post Condition : 1. Actor berhasil login
2. Menampilkan menu data surat keluar
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor masuk dan
memilih menu surat
keluar
Sistem menampilkan menu tambah
data, edit, disposisi, print dan delete
Actor memilih menu
tambah data, edit,

26
disposisi, print atau
delete user

Sistem akan menyimpan data yang

telah dikelola actor
SKENARIO ALTERNATIF GAGAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Usecase masuk dan
memilih surat keluar
Sistem menampilkan menu tambah
user, edit, disposisi, print dan
delete
Actor memilih menu
tambah user, edit,
disposisi, print atau
delete user
Data gagal di simpan

Tabel 4.6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar

e. Skenario Use Case Kelola Disposisi Surat
Nama Usecase : Kelola disposisi surat
Actor : super admin
Pre-Condition : 1. Actor masuk ke halaman login dan
memilih menu disposisi

Post Condition : 1. Actor berhasil login

2. Menampilkan menu tambah tujuan
disposisi, isi disposisi dan sifat surat yang telah ditambahkan
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM

27
Actor masuk ke menu
disposisi
Sistem menampilkan menu tambah
tujuan disposisi, isi disposisi dan sifat
surat
Actor melakukan input
tujuan disposisi, isi
disposisi dan sifat surat

Sistem akan menyimpan data yang

telah di inputkan
SKENARIO ALTERNATIF GAGAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor masuk dan
memilih menu
disposisi
Sistem menampilkan menu tambah
tujuan disposisi, isi disposisi dan
sifat surat
Actor melakukan input
tujuan disposisi, isi
disposisi dan sifat surat
Data gagal di simpan

Table 4.7 Skenario Use Case Kelola Disposisi Surat

f. Skenario Use Case Cetak Disposisi Surat
Nama Usecase : cetak disposisi surat
Actor : super admin
Pre-Condition : Actor masuk ke halaman login
Post Condition : 1. Actor berhasil login

28
 2. Menampilkan daftar surat yang telah di
input
SKENARIO NORMAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor masuk ke menu
dashboard dan
memilih menu print
Menampilkan lembar yang akan di
print
Actor melakukan print
lembar disposisi

Sistem melakukan print lembar

disposisi
SKENARIO ALTERNATIF GAGAL
AKSI ACTOR REAKSI SISTEM
Actor berada di menu
dashboard dan
memilih menu print
Sistem menampilkan lembar yang
akan diprint
Actor melakukan print
lembar disposisi
Disposisi gagal di print

Tabel 4.8 Skenario Use Case Cetak Disposisi Surat

4.2.2 Activity Diagram

Activity diagram merupakan rancangan aliran aktivitas atau aliran

kerja dalam sebuah sistem yang akan dijalankan. Activity diagram

29
digunakan untuk mendefinisikan atau mengelompokkan aliran tampilan
dari sistem tersebut.

Activity diagram memiliki komponen dengan bentuk tertentu yang

dihubungkan dengan tanda panah. Dimana tanda panah tersebut mengarah
keurutan aktivitas yang terjadi dari awal hingga akhir proses.

1. Activity diagram login

Gambar 4.2 Activity Diagram Login

Keterangan Activity Diagram Login

Actor Deskripsi
Super admin dan - Actor memilih menu login
pengguna biasa - Actor menginputkan username dan
password
- Actor masuk ke halaman utama

2. Activity Diagram Kelola Surat Masuk

30
 Gambar 4.3 Activity Diagram Kelola Surat Masuk

Keterangan activity diagram kelola surat masuk

Actor Deskripsi
Super admin dan pengguna - Actor masuk ke dashboard
biasa - Actor memilih menu surat masuk
- Actor melakukan kelola data surat
masuk
- Kemudian sistem akan melakukan
verifikasi dan data akan tersimpan
dalam database.

3. Activity Diagram Kelola Surat Keluar

31
 Gambar 4.4 Activity Diagram Kelola Surat Keluar

Keterangan activity diagram kelola surat keluar

Actor Deskripsi
Super admin dan pengguna - Actor masuk ke dashboard
biasa - Actor memilih menu surat keluar
- Actor melakukan kelola data surat
keluar
- Kemudian sistem akan melakukan
verifikasi dan data akan tersimpan
dalam database.

4. Activity Diagram Kelola User

32
 Gambar 4.5 Activity Diagram Kelola User

Keterangan activity diagram kelola user

Actor Deskripsi
Super admin - Actor masuk ke dashboard
- Actor memilih menu user
- Actor melakukan kelola data user
- Kemudian sistem akan melakukan
verifikasi dan data akan tersimpan
dalam database.

4.2.3 Class Diagram

Class diagram adalah visual dari struktur sistem program pada

jenis-jenis yang dibentuk. Class diagram juga merupakan alur jalannya
database pada sebuah sistem maupun program.

33
 Gambar 4.6 Class Diagram

4.2.4 Perancangan Database

Perancangan database adalah perancangan basis data yang akan

digunakan kepada sistem. Perancangan tabel ini bertujuan untuk
mempermudah mengetahui field-field yang dibutuhkan dalam pembuatan
tabel yang berkaitan dengan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan
surat keluar.

Berikut ini adalah perancangan database pada sistem pengarsipan

surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawaian Daerah Riau.

1. Tabel data surat masuk

Database surat masuk digunakan untuk menyimpan data surat masuk.

Terdapat beberapa field dalam tabel surat masuk yaitu id_surat, no_agenda,
no_surat, asal_surat, isi, kode, indeks, tgl_surat, tgl_terima, file,
keterangan dan id_user.

34
Primery Key : id_surat
No File name Tipe data Size Keterangan
1 id_surat Int 10 Id surat
2 no_agenda Int 10 Nomor agenda
3 No_surat Varchar 50 Nomor surat
4 Asal_surat Varchar 250 Asal surat
5 Isi Mediumtext - Isi surat
6 Kode Varchar 30 Kode surat
7 Indeks Varchar 30 Keterangan
8 Tgl_surat Date - Tanggal surat
9 Tgl_terima Date - Tanggal diterima
10 File Varchar 250 Upload file
11 Keterangan Varchar 250 Keterangan surat
12 Id_user Tinyint 2 Id user

Tabel 4.9 Surat Masuk

2. Tabel data surat keluar

Database surat keluar digunakan untuk menyimpan data surat keluar.

Terdapat beberapa field dalam tabel surat keluar yaitu id_surat, no_agenda,
tujuan, no_surat, isi, kode, tgl_surat, tgl_catat, file, keterangan dan id_user

Primery Key : id_surat

No File name Tipe data Size keterangan
1 Id_surat Int 10 Id surat
2 No_agenda Int 10 Nomor agenda
3 Tujuan Varchar 250 Tujuan surat
4 No_surat Varchar 50 Nomor surat
5 Isi Mediumtext - Isi surat
6 Kode Varchar 30 Kode surat
7 Tgl_surat Date - Tanggal surat
8 Tgl_catat Date - Tanggal dicatat
9 File Varchar 250 File
10 Keterangan Varchar 250 Keterangan
surat
11 Id_user Tinyint 2 Id user

Tabel 4.10 Surat Keluar

3. Tabel data user

35
 Database user digunakan untuk menyimpan data user. Terdapat
beberapa field dalam tabel user yaitu id_user, username, password, nama,
nip dan admin.

Primery Key : id_user

No File Name Tipe Data Size Keterangan
1 Id_user Tinyint 2 Id user
2 Username Varchar 30 Username user
3 Password Varchar 35 Password user
4 Nama Varchar 50 Nama user
5 Nip Varchar 25 Nip pegawai
6 admin Tinyint 1 Admin

Tabel 4.11 User

4. Tabel data Disposisi

Terdapat beberapa field dalam tabel disposisi yaitu id_disposisi, tujuan,

isi_didposisi, sifat, batas_waktu, catatan, id_surat dan id_user.

Primery Key : id_disposisi

No File Nama Tipe Data Size Keterang An
1 Id_disposisi Int 10 Id disposisi
2 Tujuan Varchar 250 Tujuan surat
3 Isi_disposisi Mediumtext - Isi disposisi surat
4 Sifat Varchar 100 Sifat surat
5 Batas_waktu Date - Waktu surat
6 catatan Varchar 250 Catatatn
tambahan
7 Id_surat Int 10 Id surat
8 Id_user Tinyint 2 Id pengguna

Tabel 4.12 Disposisi

5. Tabel data klasifiksi

Terdapat beberapa field dalam tabel klasifikasi yaitu id_klasifikasi,

kode, nama, uraian, id_user.

Primery Key : id_klasifikasi

No File name Tipe data Size Keterangan
1 id_klasifikasi Int 5 Id klasifikasi

36
2 kode Varchar 30 Kode surat
3 nama Varchar 250 Nama
pengirim
4 uraian Mediumtext - Uraian
5 id_user Tinyint 2 Id user

Tabel 4.13 Klasifikasi

4.2.5 Perancangan Interface (Antarmuka)

1. Tampilan Login

Rancangan tampilan di halaman login seperti pada gambar 4.7, user

harus mengisikan username dan password sebelum masuk ke dalam sistem.

Aplikasi Arsip Surat

Badan Kepegawaian
Daerah Riau

Username

Password

Login

Gambar 4.7 Login

2. Tampilan Dashboard

Rancangan halaman dashboard atau halaman utama dapat dilihat pada

gambar 4.8.

37
 Beranda Transaksi Surat Agenda Surat Galeri File Referensi Pengaturan Nur Asiah

Badan Kepegawaian Daerah Riau

Jl. Cut Nyak Dien, Jadirejo, Kec. Sukajadi, Kota Pekanbaru, Riau

Selamat Datang Nur Asiah

Anda login sebagai Super Admin. Anda memiliki akses penuh terhadap sistem

Jumlah Surat Masuk Jumlah Surat Keluar

Disposisi

Jumlah Klasifikasi Surat

Jumlah Pengguna

Gambar 4.8 Dashboard

3. Tampilan surat masuk

Rancangan surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.9. dalam tabel
terdapat tombol ubah data untuk mengubah data surat masuk, tombol
hapus untuk menghapus data surat masuk, tombol print untuk mencetak
lembar disposisi surat dan tombol disposisi.

Beranda Transaksi Surat Agenda Surat Galeri File Referensi Pengaturan N ur Asiah

Surat Masuk Tambah Data Ketik dan tekan enter mencari data...

No Agenda Isi Ringkas Asal Surat No Surat Tindakan

Kode File Tgl Surat

xxx xxx xxx xxx Edit Disp Print Hapus

xxx xxx xxx xxx Edit Disp Print Hapus

xxx
xxx xxx xxx
Edit Disp Print Hapus

38
 Gambar 4.9 Surat Masuk

4. Tampilan halaman tambah data surat masuk

Rancangan tambah data surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.10

Beranda Transaksi Surat Agenda Surat Galeri File Referensi Pengaturan N ur Asiah

Tambah Data Surat Masuk

No Agenda Kode Klasifikasi

1

Indeks Berkas
Asal Surat

Tanggal Surat
No Surat
2

Keterangan
Isi Ringkas

File Upload file/scan surat masuk

Simpan Batal

Gambar 4.10 Tambah Data Surat Masuk

5. Tampilan surat keluar

Rancangan halaman surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.11.

terdapat tabel yang berisikan data surat keluar. Dalam tabel terdapat
tombol ubah data untuk mengubah data surat dan tombol hapus untuk
menghapus data surat keluar.

39
 Beranda Transaksi Surat Agenda Surat Galeri File Referensi Pengaturan N ur Asiah

Surat Keluar Tambah Data Ketik dan tekan enter mencari data...

No Agenda Isi Ringkas Tujuan No Surat Tindakan

Kode File Tgl Surat

xxx xxx xxx xxx Edit Hapus

xxx xxx xxx xxx Edit Hapus

xxx
xxx xxx xxx
Edit Hapus

Gambar 4.11 Surat Keluar

6. Tampilan halaman form tambah surat keluar

Rancangan tambah data surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.12

Beranda Transaksi Surat Agenda Surat Galeri File Referensi Pengaturan N ur Asiah

Tambah Data Surat Keluar

No Agenda Kode Klasifikasi

1

2
No Surat
Tu juan Surat

Tanggal Surat Keterangan

Isi Ringkas
Upload file/scan surat keluar
File

Simpan Batal

Gambar 4.12 Tambah Data Surat Keluar

40
4.3 Hasil

Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat ini dibuat

menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan
database MySQL (My Structure Query Language) yang digunakan untuk
merancang tampilan, melakukan proses penyimpanan data dan informasi.
Tampilan sistem yang dibangun berupa antarmuka untuk memudahkan
pengguna menggunakan sistem.

1. Tampilan Halaman Login

Halaman ini akan menampilkan antarmuka form login. Setiap user harus
mengisi username dan password. Jika data yang diinput sesuai maka akan
masuk ke halaman utama. Sistem informasi surat memiliki dua user yaitu
super admin dan pengguna biasa yang memiliki hak akses masing-masing
dalam mengelola data. Setiap user harus melakukan login sebelum masuk ke
halaman utama.

Gambar 4.13 Tampilan Halaman Login

41
2. Tampilan halaman Dashboard

Tampilan halaman dashboard atau halaman utama dapat dilihat pada

gambar 4.14

Gambar 4.14 Dashboard

3. Tampilan Halaman Kelola Surat Masuk

Tabel data surat masuk menampilkan data-data surat masuk yang

tersimpan pada database. Ada beberapa tombol yaitu tambah data, edit, hapus
dan disposisi.

42
 Gambar 4.15 Kelola Surat Masuk
4. Tampilan halaman tambah data surat masuk

Berikut ini tampilan halaman tambah data surat masuk seperti yang terlihat
pada gambar 4.16

Gambar 4.16 Tambah Data Surat Masuk

5. Tampilan halaman kelola surat keluar

Tabel data surat keluar menampilkan data-data surat keluar yang tersimpan
pada database. Ada dua tombol yaitu edit dan delete. Untuk menampilkan

43
form edit surat keluar silahkan klik tombol edit dan jika ingin menghapus data
surat maka klik tombol delete.

Gambar 4.17 Kelola Surat Keluar

6. Tampilan Halaman Tambah Data Surat Keluar

Berikut tampilan halaman tambah data surat keluar, seperti yang terlihat
pada gambar 4.18

Gambar 4.18 Tambah Data Surat Keluar

7. Tampilan Halaman Tambah Disposisi

44
 Berikut ini tampilan halaman tambah disposisi, seperti yang terlihat pada
gambar 4.19

Gambar 4.19 Tambah Disposisi

8. Tampilan Halaman manajemen user

Berikut tampilan halaman manajemen user, seperti yang terlihat pada

gambar 4.20

Gambar 4.20 Manajemen User

9. Tampilan Halaman Tambah User

45
 Gambar 4.21 Tambah User

Adapun daftar surat masuk pada Badan Kepegawaian Daerah Riau adalah sebagai
berikut:

1. Surat Masuk
- Pengembalian mahasiswa yang sudah lulus an.Wahyu Setia
- Pengembalian jabatan pelaksana an.Nasmadi, MT
- Penyampaian surat keputusan kepala Biro Administrasi Pimpinan Setda
- Pelekatan gelar guru di lingkungan Disdik Provinsi Riau an.Herwati, S.Pd,
M.Pd
- Usulan pengangkatan kembali jabatan fungsional guru di lingkungan
Disdik Provinsi Riau an. Iman Doni Lesmana, S.Pd
- Hasil selesksi peserta MTQ Korpri an. Susi Erawati, dkk
- Usulan pengangkatan kembali Jabfung an. Afrizal, S.TP
- Dan lain-lain
2. Surat Keluar
- permohonan izin kegiatan
- permohonan tenaga medis
- dan lain-lain

46
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pelaksanaan kerja praktek di Badan Kepegawaian

Daerah Riau dapat disimpulkan:

1) Pengarsipan surat yang berjalan pada Badan Kepegawaian

Daerah Riau masih menggunakan buku agenda dengan adanya
sistem yang dibuat dapat membantu user dalam melakukan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2) Dengan adanya aplikasi ini dapat membantu dalam pencarian
surat masuk dan surat keluar, menimalisir tingkat kesalahan
dalam mengarsipkan surat dan mengelola masalah-masalah
dalam penginputan data surat.
3) Pengarsipan surat pada Badan Kepegawaian Daerah Riau
menggunakan metode waterfall serta teknik perancangan
berbasis UML (Unified Modelling Language)
5.2 Saran

Implementasi sistem yang telah dibangun masih memiliki kekurangan

yang tentunya dapat dikembangkan kembali agar sistem dapat digunakan
sebaik mungkin. Saran yang dapat dilakukan di masa yang akan datang
yaitu:

1) Untuk kedepannya diharapkan perancangan prototype

pengarsipan pengarsipan surat ini bisa dilanjutkan dan menjadi
sistem yang terintegrasi.
2) Diharapkan sistem ini dapat diimplementasikan secara total
supaya dapat dianalisa lebiih lanjut tentang kendala-kendala
yang terjadi dalam penerapannya.

47
3) Sistem pengarsipan surat ini masih dibangun menggunakan
PHP untuk kedepannya diharapkan dapat menambahkan
keamanan yang lebih baik lagi.

48
 DAFTAR PUSTAKA

Robin dan Coulter (2007), Pengertian Sistem Informasi, Penulis : Susanti,

Pendidikan Administrasi Perkantoran, 2020

Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan

Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya
Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran
(JPAP), 8(2), 241-251.

Yusti, I. (2016). Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Php Dan Mysql Di
Institut Seni Indonesia Padangpanjang. Jurnal Sains dan Teknologi: Jurnal
Keilmuan dan Aplikasi Teknologi Industri, 16(1), 41-54.

Nusa, S. Y., & Utama, G. D. P. (2016). Perancangan Sistem Informasi Pendataan

Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi Kota
Tangerang Selatan. Insan Pembangunan Sistem Informasi dan Komputer
(IPSIKOM), 4(1).

Suhandono, E., Sari, Y., & Putra, Y. H. (2019). Analisis Dan Perancangan Sistem
Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Penanggulangan
Kebakaran Dan Penyelamatan Kota Jakarta Utara. Jurnal Asiimetrik:
Jurnal Ilmiah Rekayasa & Inovasi, 73-80.

Rafidah, I. (2019). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di
Kecamatan Ngemplak Yogyakarta.

Hartono, E., & Wardani, N. W. (2019). Sistem Pengarsipan Surat Masuk Surat
Keluar Digital Berbasis Web. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komputer,
5(2).

Witanti, W., Pinasty.,& Saputri, I.V.(2020, April). Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Kecamatan Batujajar. In
Seri Prosiding Seminar Nasional Dinamika Informatika (VOL 4, No.1).

49
Amalia, R, & Huda, N. (2020). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan
Surat Keluar Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi,
Banyuasin. Jurnal Media Informatika, 4(2), 363-368.

Fadriany, F., Assidiq, M,.& Khairat, U.L.(2020, May). Sistem Informasi

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Sulawedi Berbasis Web. In journal
Peqguruang: Conference Series (VOL.2, No.1, pp.69-74).

50
 LAMPIRAN A
DAFTAR PERTANYAAN DAN WAWANCARA

Pertanyaan :

3. Bagaimana proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Badan
Kepegawaian Daerah Riau ya bu?
4. Apa saja jenis surat yang ada di BKD
5. Apakah masih terdapat kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini
pak?
6. Apakah sebelumnya ada sistem yang dibuat oleh mahasiswa yang
berhubungan dengan surat menyurat?

Jawaban :

1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawaian Daerah
Riau dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan
buku agenda. Langkah pengelolaan surat masuk pada Badan Kepegawaian
Daerah Riau yaitu mulai dari penerimaan surat, pengecekan asal surat,
pengecekan lampiran surat (jika ada), mencatat surat tersebut dibuku agenda
surat masuk, surat ditanda tangan oleh kepala bagian umum kemudian
dinaikkan kepada Kepala Sub Bagian untuk proses terakhir yaitu
penindaklanjutan. Langkah pengelolaan surat keluar pada kantor Badan
Kepegawaian Daerah Riau yaitu: pembuatan konsep surat, konsep surat
dimintakan persetujuan kepada pimpinan, setelah konsep disetujui langsung
diketik, surat digandakan dan segera dimintakan tanda tangan kepada
pimpinan, pencatatan pada buku agenda surat, pemberian nomor surat dan
cap dinas, penyampulan surat, surat siap dikirim.
2. Surat masuk ada surat resmi atau surat dinas, surat rahasia. Sedangkan untuk
surat keluar ada surat dinas, surat rahasia dan surat penting.
3. Sistem yang sedang dijalankan sekarang belum semua surat terformatkan.
Dan ketika bagian lain ingin melihat atau mengarsipkan surat mereka harus
 datang langsung ke bagian umum untuk melihat surat yang mereka
masukkan apakah sudah sampai kepada Kepala Sub Bagian (KASUBAG).
4. Sebelumnya sudah ada sistem yang dibuat mahasiswa namun pada Badan
Kepegawaian Daerah belum menggunakannya karena rasanya masih kurang
dan belum sesuai dengan kantor ini.
 LAMPIRAN B

Surat Keterangan Selesai Kerja Praktek

Penilaian Pelaksanaan Kuliah Praktek
 LAMPIRAN C
FOTO PENGENDALIAN SURAT

Buku Pengendalian Surat Masuk

Buku Pengendalian Surat Keluar
LAMPIRAN D

DOKUMENTASI