LAPORAN KERJA PRAKTIK

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI

PENGINDEKSAN DOKUMEN DAN ARSIP DI DINAS
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP BERBASIS WEB
MENGGUNAKAN TEKNOLOGI OCR

Oleh:
ULFA MARIA AINI
2020/2017020028

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN IMAM BONJOL PADANG

2023
 LAPORAN KERJA PRAKTIK

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI

PENGINDEKSAN DOKUMEN DAN ARSIP DI DINAS
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP BERBASIS WEB
MENGGUNAKAN TEKNOLOGI OCR

Diajukan Untuk memenuhi Sebagian dari persyaratan Penyelesaian

Mata Kuliah Kerja Praktik (KP)

Oleh:
ULFA MARIA AINI
2017020028

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN IMAM BONJOL PADANG

2023
 HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Penyelesaian Kerja Praktik (KP)

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Imam Bonjol Padang

Disusun Oleh:
Ulfa Maria Aini
2017020028
Program Studi Sistem Informasi

Diperiksa dan Disahkan Oleh:

Kasubag. Umum dan Pembimbing Lapangan
Kepegawaian
Dinas Pepustakaan dan Arsip
Sumatera Utara

Ernawati Lubis, S.Sos Zulaikha Lubis, SE

Nip.198611101990032001 Nip.197803132010012001

i
 HALAMAN PENGESAHAN FAKULTAS

Laporan ini Disampaikan Untuk Memenuhi Sebagian dari Persyaratan

Penyelesaian Kerja Praktik Prodi Sistem Informasi – Fakultas Sains dan
Teknologi – Universitas Islam Negeri Imam Bonjol Padang
Semester VI (Enam)

Oleh
ULFA MARIA AINI
2017020028
Program Studi Sistem Informasi

Diperiksa dan Disahkan Oleh:

Dosen Pembimbing

Novia Lestari, M.Kom

NIP. 199011012020122024

Ketua Program Studi Sistem Informasi

Aulia Arham, M.Eng

NIP. 199007182018011002

ii
 KATA PENGANTAR

﷽
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat serta karunia-Nya, Shalawat serta salam yang
senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada pihak Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan kegiatan
kerja praktik di sana.

Penyusunan laporan ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih

sebanyak-banyaknya kepada :
1. Orang tua dan keluarga serta teman-teman yang telah memberikan do’a,
semangat, dukungan, serta motivasi selama melakukan studi.
2. Bapak Aulia Arham, M. Eng selaku ketua program studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi UIN Imam Bonjol Padang.
3. Ibu Novia Lestari, M. Kom selaku dosen pembimbing Kerja Praktik yang
telah memberikan dukungan, arahan dan masukan selama pelaksanaan
Kerja Praktik.
4. Bapak Ibu dosen Fakultas Sains dan Teknologi yang telah memberikan
pelajaran dan materi kuliah sehingga penulis bisa menerapkan materi
tersebut pada pelaksanaan hingga pembuatan laporan Kerja Praktik ini
dapat diselesaikan.
5. Ibu Ernawati Lubis, S.Sos sebagai Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian.
6. Ibu Zulaikha Lubis, SE, selaku pembimbing lapangan yang telah
membimbing penulis selama melaksanakan Kerja Praktik.
7. Seluruh pegawai dan karyawan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi
Sumatera Utara yang telah banyak membantu.
8. Teman teman Kerja Praktik seperjuangan Dinas Perpustakaan dan Arsip

iii
 Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
memberikan banyak bantuan sehingga laporan ini dapat diselesaikan.
Laporan kerja praktik ini berisi tentang kegiatan yang telah dilakukan oleh
penulis selama melaksanakan kegiatan kerja praktik di Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara. Tujuan dari kegiatan kerja praktik ini adalah untuk
memperoleh pengalaman dan pengetahuan dalam merancang sistem informasi
untuk optimalisasi pengindeksan dokumen dan arsip di Dinas Perpustakaan dan
Arsip berbasis web menggunakan teknologi OCR.

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca
untuk perbaikan di masa yang akan datang. Akhir kata, penulis berharap laporan
kerja praktik ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat menjadi referensi yang
berguna dalam pengembangan sistem informasi di Dinas Perpustakaan dan Arsip.

Padang, 23 Mei 2023

Penulis,

Ulfa Maria Aini

2017020028

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN PERUSAHAAN ............................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN FAKULTAS .................................................................................. ii
KATA PENGANTAR .................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI .................................................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................................... vii
DAFTAR TABEL........................................................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................ 1
1.1 Gambaran Umum .......................................................................................................... 1
1.1.1 Sejarah berdiri ...................................................................................................... 1
1.1.2 Lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara .................... 2
1.1.3 Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ......... 2
1.1.4 Logo Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ....................... 3
1.2 Gambaran Khusus ......................................................................................................... 4
1.3 Struktur Organisasi ....................................................................................................... 4
1.4 Tujuan ............................................................................................................................ 5
1.5 Ruang Lingkup .............................................................................................................. 6
1.5.1 Manfaat Kerja Praktek ........................................................................................ 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................................... 7
2.1 Perancangan ................................................................................................................... 7
2.2 Sistem Informasi ............................................................................................................ 7
2.3 Optimalisasi .................................................................................................................... 8
2.4 Pengideksan .................................................................................................................... 8
2.5 Dokumen......................................................................................................................... 8
2.6 Arsip................................................................................................................................ 8
2.7 Perpustakaan ................................................................................................................. 9
2.8 Website ........................................................................................................................... 9
2.9 Unifed Modeling Language (UML) ............................................................................. 10
2.9.1 Use Case Diagram ............................................................................................... 10
2.9.2 Activity Diagram ................................................................................................. 11
2.9.3 Sequence Diagram .............................................................................................. 12
2.10 Wireframe .................................................................................................................... 13
2.11 Mockup ......................................................................................................................... 14
2.12 Optical Character Recognition (OCR) ........................................................................ 14

v
BAB III PEMBAHASAN.............................................................................................................. 16
3.1 Kegiatan Selama Kerja Praktik (KP) ........................................................................ 16
3.2 Analisis Kebutuhan Perancangan .............................................................................. 17
3.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna ........................................................................... 20
3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem ................................................................................ 20
3.3 Perancangan UML (Unifed Modeling Language) ..................................................... 21
3.3.1 Use Case Diagram ............................................................................................... 21
3.3.2 Activity Diagram ................................................................................................. 25
3.3.3 Sequence Diagram .............................................................................................. 33
3.4 Perancangan Wireframe ............................................................................................. 38
3.5 Perancangan Mockup .................................................................................................. 56
BAB IV PENUTUP ....................................................................................................................... 71
4.1 Kesimpulan................................................................................................................... 71
4.2 Saran ............................................................................................................................. 72
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... 73
LAMPIRAN ................................................................................................................................... 74

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ......................................... 2

Gambar 1. 2 Logo Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ............................... 3
Gambar 1. 3 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ....... 5
Gambar 3. 1 Proses SDLC Waterfall ............................................................................................. 18
Gambar 3. 2 Use Case Diagram Scanning Dokumen dan Arsip .................................................. 22
Gambar 3. 3 Activity Diagram Registrasi Petugas ........................................................................ 26
Gambar 3. 4 Activity Diagram Login............................................................................................. 27
Gambar 3. 5 Activity Diagram Login............................................................................................. 28
Gambar 3. 6 Activity Diagram Mengelola Dokumen dan Arsip ................................................... 29
Gambar 3. 7 Activity Diagram Tambah Petugas ........................................................................... 30
Gambar 3. 8 Activity Diagram Edit Petugas ................................................................................. 31
Gambar 3. 9 Activity Diagram Membuat laporan ......................................................................... 32
Gambar 3. 10 Sequence Diagram Registrasi ................................................................................. 33
Gambar 3. 11 Sequence Diagram Login ....................................................................................... 34
Gambar 3. 12 Sequence Diagram Scan ......................................................................................... 35
Gambar 3. 13 Sequence Diagram Edit .......................................................................................... 36
Gambar 3. 14 Sequence Diagram Filter ........................................................................................ 37
Gambar 3. 15 Wireframe Registrasi Petugas ................................................................................ 38
Gambar 3. 16 Wireframe Login ..................................................................................................... 39
Gambar 3. 17 Wireframe dashboard Admin ................................................................................. 40
Gambar 3. 18 Wireframe Scan (Admin) ........................................................................................ 41
Gambar 3. 19 Wireframe Scan (Admin) ........................................................................................ 41
Gambar 3. 20 Wireframe Scan (Admin) ........................................................................................ 42
Gambar 3. 21 Wireframe Scan (Admin) ........................................................................................ 42
Gambar 3. 22 Wireframe Kelola (Admin) .................................................................................... 43
Gambar 3. 23 Wireframe Kelola (Admin) ..................................................................................... 43
Gambar 3. 24 Wireframe Kelola Edit (Admin) ............................................................................. 44
Gambar 3. 25 Wireframe Kelola Edit (Admin) ............................................................................. 44
Gambar 3. 26 Wireframe Kelola Filter (Admin) ........................................................................... 45
Gambar 3. 27 Wireframe Sistem OCR........................................................................................... 46
Gambar 3. 28 Wireframe Sistem Petugas ...................................................................................... 47
Gambar 3. 29 Wireframe Sistem Pencarian .................................................................................. 48
Gambar 3. 30 Wireframe Membuat Laporan ................................................................................ 49
Gambar 3. 31 Wireframe Dashboard Petugas .............................................................................. 50
Gambar 3. 32 Wireframe Scan (Petugas) ...................................................................................... 51
Gambar 3. 33 Wireframe Scan (Petugas) ...................................................................................... 51
Gambar 3. 34 Wireframe Scan (Petugas) ...................................................................................... 52
Gambar 3. 35 Wireframe Kelola (Petugas) ................................................................................... 53
Gambar 3. 36 Wireframe Kelola Edit (Petugas) ........................................................................... 54
Gambar 3. 37 Wireframe Kelola Edit (Petugas) ........................................................................... 54
Gambar 3. 38 Wireframe Kelola Filter (Petugas) ......................................................................... 55
Gambar 3. 39 MockUp Registrasi Petugas .................................................................................... 56
Gambar 3. 40 MockUp Login ........................................................................................................ 57
Gambar 3. 41 MockUp Dashboard Admin .................................................................................... 58
Gambar 3. 42 MockUp Dashboard Petugas .................................................................................. 59
Gambar 3. 43 MockUp Scan (Admin) ........................................................................................... 60
Gambar 3. 44 MockUp Scan2 (Admin) ......................................................................................... 60
Gambar 3. 45 MockUp Scan (Admin) ........................................................................................... 61

vii
Gambar 3. 46 MockUp Scan (Admin) ........................................................................................... 61
Gambar 3. 47 MockUp Kelola (Admin) ......................................................................................... 62
Gambar 3. 48 MockUp Kelola (Admin) ......................................................................................... 62
Gambar 3. 49 MockUp Kelola (Admin) ......................................................................................... 63
Gambar 3. 50 MockUp Sistem ....................................................................................................... 64
Gambar 3. 51 MockUp Membuat Laporan ................................................................................... 65
Gambar 3. 52 MockUp Scan (Petugas) ......................................................................................... 66
Gambar 3. 53 MockUp Scan (Petugas) ......................................................................................... 66
Gambar 3. 54 MockUp Scan (Petugas) ......................................................................................... 67
Gambar 3. 55 MockUp Kelola (Petugas) ....................................................................................... 68
Gambar 3. 56 MockUp Kelola (Petugas) ....................................................................................... 68
Gambar 3. 57 MockUp Kelola (Petugas) ....................................................................................... 69

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Simbol Use Case Diagram ............................................................................................ 10

Tabel 2. 2 Simbol Activity Diagram ............................................................................................... 12
Tabel 2. 3 Simbol Sequence Diagram ............................................................................................ 13
Tabel 3. 1 Penjelasan Aktor ........................................................................................................... 22
Tabel 3. 2 Penjelasan Use Case ..................................................................................................... 23

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumentasi Kerja Praktik ....................................................................................... 74

Lampiran 2 LOG BOOK ................................................................................................................ 76
Lampiran 3 CV Pembimbing Kerja Praktik .................................................................................. 81
Lampiran 4 Surat Perintah Tugas ................................................................................................. 83
Lampiran 5 Surat Pengajuan Kerja Praktik ................................................................................. 84
Lampiran 6 Surat Tanda Terima Kerja Praktik ............................................................................ 85
Lampiran 7 Konsultasi Dosen Pembimbing .................................................................................. 86

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum

1.1.1 Sejarah berdiri
Pada awalnya BPAD-SU bernama Perpustakaan Negara Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri
Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No.09103/S/1956 tanggal 23 Mei
1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978
nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor
0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat
eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan
terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga
lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah
Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) nomor 11 tahun 1989
tepatnya tanggal 8 Maret 1989dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI
Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990.
Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997
dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal
23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Daerah sampai pada
diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah,
Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan, Arsip
Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun
2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 8 tahun
2008 bertambah fungsi perpustakaan dan Arsip dengan tugas baru yang secara
filosofis merupakan satu induk keilmuan yaitu melakukaan pengelolaan
dokumentasi sehingga bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU) dan sesuai dengan Peraturan Gubernur
Sumatera Utara Nomor 38 Tahun 2016 Tanggal 27 Desember 2016 Badan

1
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara berganti
nama nama menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Gambar 1. 1 Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

1.1.2 Lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera

Utara
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara terletak di
Jl. Brigjen Katamso No. 45 K Sei Mati, A U R, Kec. Medan Maimun, Kota
Medan, Sumatera Utara 20159.

1.1.3 Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Sumatera Utara
VISI
Visi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara adalah: “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan,
Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”

2
 MISI
Misi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara adalah:
1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam,
karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya
budaya bangsa.
2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar
arsip.
3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip
yangberbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan
menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
4. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua
jenisperpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD,
Swasta dan masyarakat.
5. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik.

1.1.4 Logo Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

Gambar 1. 2 Logo Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

3
1.2 Gambaran Khusus
Dengan adanya kegiatan Kerja Praktik (KP) ini penulis dapat memperoleh
pengetahuan dan ilmu baru serta akan memiliki pengalaman baru secara langsung
didunia kerja. Oleh karena itu, penulis berharap mampu memahami sehingga
dapat menambah wawasan mengenai perkembangan teknologi dan komunikasi
dari instansi maupun perusahaan yang berkembang saat ini.

Kegiatan Kerja Praktik di Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera

Utara memberikan pengalaman berharga bagi penulis. Selama praktik kerja,
penulis terlibat dalam berbagai kegiatan, seperti pengolahan data, pengelolaan
arsip, dan pelayanan publik. Penulis belajar tentang tata kelola kepemerintahan
yang bersih, efektif, dan efisien. Selain itu, penulis juga belajar tentang teknologi
informasi dan sistem manajemen perpustakaan dan arsip. Kegiatan praktik kerja
ini membantu penulis untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan
yang diperlukan dalam dunia kerja.

Penulis bekerja sama dengan staf dan pegawai Dinas Perpustakaan dan
Arsip untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan. Selama praktik kerja,
penulis membuat laporan kerja praktik yang berisi gambaran khusus tentang
kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja. Laporan kerja praktik ini akan
menjadi bukti bahwa penulis telah menyelesaikan praktik kerja dengan baik dan
memenuhi persyaratan untuk mendapatkan nilai akhir.

1.3 Struktur Organisasi

Organisasi adalah suatu badan usaha atau kelompok orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan, setiap perusahaan
besar maupun perusahaan kecil pasti memiliki struktur organisasi. Struktur
organisasi ini sangat penting bagi perusahaan karena adanya struktur organisasi
akan tergambar posisi atau jabatan seseorang, kepada siapa pekerjaan itu di
pertanggung jawabkan.

4
 Struktur organisasi adalah bagian penting untuk proses kelola dan
management di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Gambar 1. 3 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari Kerja Praktik ini diantaranya yaitu :
1. Penulis dapat langsung menerapkan disiplin ilmu yang diperoleh selama di
bangku perkuliahan.
2. Penulis mampu memahami tata kelola kepemerintahan yang bersih, efektif,
dan efisien, serta teknologi informasi dan sistem manajemen Dinas
Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
3. Untuk melakukan pengolahan data, pengelolaan arsip, pelayanan publik,
dan perancangan sistem informasi menggunakan teknologi OCR.
4. Untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan
dalam dunia kerja dan dapat membuat laporan kerja praktik tentang
perancangan sistem informasi untuk mengoptimalkan pengindeksan
dokumen dan buku di Dinas Perpustakaan dan Arsip menggunakan
teknologi OCR.
5
1.5 Ruang Lingkup
Penyusunan laporan Kerja Praktik ini dilakukan pada Dinas Perpustakaan
dan Arsip Sumatera Utara. Adapun ruang lingkup permasalahan yang dipelajari
selama kerja praktik adalah sebagai berikut :
1. Permasalahan dalam pengolahan data arsip yang masih menggunakan sistem
manual dan belum optimal, sehingga membutuhkan perancangan sistem
informasi untuk mengoptimalkan pengindeksan dokumen dan buku di Dinas
Perpustakaan dan Arsip menggunakan teknologi OCR.
2. Arsip dalam bentuk textual sangat rentan hilang dan mudah rusak, karena
arsip cenderung disimpan dalam tempat yang tidak aman dan terbuat dari
bahan kertas yang mudah rusak.
3. Dengan kemajuan teknologi, hal ini dapat diatasi dengan mengubah arsip
textual menjadi digital dengan bantuan computer.
4. Selama praktik kerja, penulis belajar tentang pengolahan data, pengelolaan
arsip, pelayanan publik, dan merancang sistem informasi menggunakan
teknologi OCR.

1.5.1 Manfaat Kerja Praktek

1. Bagi institusi
a. Terbentukanya hubungan yang baik antara UIN Imam Bonjol
Padang dengan perusahaan yang memberi kerja praktik bagi
mahasiswa UIN Imam Bonjol.
b. UIN Imam Bonjol dapat menghasilkan mahasiswa/mahasiswi
yang memiliki kompetensi yang siap pakai untuk kerja di
dunia global.
2. Bagi perusahaan.
a. Hasil laporan dapat menjadi masukan bagi peningkatan dan
kemajuan perusahaan.
b. Dapat menjalankan fungsi sosial terutama dalam pendidikan
dan pembinaan tenaga kerja.

6
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perancangan
Perancangan adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud
tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Perancangan dapat dilihat dari berbagai
aspek, seperti perancangan fisik atau pembangunan kota, perancangan
kreasi untuk mendapatkan hasil akhir, atau perancangan strategi tindakan
yang sesuai dan terbaik untuk organisasi. Dalam perancangan, terdapat tiga hal
yang harus diperhatikan, yaitu aktivitas dengan maksud tertentu, sasaran pada
pemenuhan, dan tujuan yang ingin dicapai (vetran 2015).

Kesimpulannya, Perancangan adalah suatu proses yang melibatkan

pembuatan keputusan untuk mencapai tujuan tertentu dengan merancang
strategi tindakan yang sesuai dan terbaik untuk organisas. Perancangan juga
melibatkan proses pembuatan keputusan, yaitu membuat pilihan atas pelan
tindakan.

2.2 Sistem Informasi

Menurut (Rokhman, 2021) Sistem Informasi adalah suatu sistem yang
terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk
mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.

Menurut (Setiawan, 2017), sistem informasi adalah seperangkat komponen

yang saling berhubungan serta memiliki fungsi untuk memproses, mengumpulkan,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan.

Sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat

teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mengatur
jaringan komunikasi yang penting, proses transaksi tertentu dan rutin, membantu

7
manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar untuk
pengambilan keputusan yang tepat (Suarez 2015).

2.3 Optimalisasi
Optimalisasi adalah proses pencarian solusi yang terbaik, tidak
selalu keuntungan yang paling tinggi yang bisa dicapai jika tujuan pengoptimalan
adalah memaksimumkan keuntungan, atau tidak selalu biaya yang paling kecil
yang bisa ditekan jika tujuan pengoptimalan adalah meminimumkan
biaya. Optimalisasi diartikan sebagai pengoptimalan, yaitu proses, cara,
pembuatan untuk menghasilkan yang paling baru.

2.4 Pengideksan
Pengindeksan adalah proses penyimpanan dan pengaturan konten
dokumen atau halaman website yang ditemukan oleh mesin pencari selama proses
crawling. Mesin pencari akan menganalisis konten dokumen atau halaman
website dan menambahkannya ke dalam database mereka

2.5 Dokumen
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan setiap benda yang memiliki
keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk
keperluan tertentu. Jenis-jenis dokumen dapat dibedakan berdasarkan beberapa
hal, yakni dari kepentingan, fungsi, bentuk fisik, dan sifatnya.

Berdasarkan kepentingannya, dokumen terdiri dari dokumen pribadi,

dokumen niaga, dokumen sejarah, dan dokumen pemerintah. Berdasarkan
fungsinya, jenis dokumen meliputi dokumen dinamis dan dokumen statis.
Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan menjadi dokumen literal
dan dokumen korporil. Sedangkan berdasarkan sifatnya, dokumen dapat
dibedakan menjadi dokumen tekstual dan dokumen nontekstual.

2.6 Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen atau benda-benda yang disimpan untuk
kepentingan masa depan. Arsip dapat berupa dokumen terrulis, foto, rekaman
suara atau benda-benda fisik lainnya yang memiliki nilai sejarah atau informasi

8
penting. Arsip dapat disimpan di berbagai tempat seperti pepustakaan, museum
atau arsip nasiona (Khaeruddin 2022)l.

2.7 Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu unit kerja atau badan yang mengelola bahan-
bahan pustaka, baik berupa buku maupun bukan berupa buku, seperti dokumen
dan arsip, dan menyimpannya untuk digunakan oleh masyarakat atau orang
yang memenuhi syarat. Perpustakaan memiliki peran penting dalam memberikan
pelayanan informasi kepada pengguna. Selain itu, perpustakaan juga dapat
melakukan promosi untuk meningkatkan kesadaran masyarakat tentang layanan
yang disediakan oleh perpustakaan. Sebagai sarana dan wahana untuk
melestarikan hasil budaya manusia (ilmu pengetahuan, teknologi, dan budaya)
melalui aktivitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi. Sebagai agen
perubahan (agent of changes) dan agen kebudayaan serta pusat informasi dan
sumber belajar mengenai masa lalu, sekarang dan masa akan datang, selain
itu juga dapat menjadi pusat penelitian, rekreasi dan aktivitas ilmiah
lainnya. Tujuan pendirian perpustakaan yaitu untuk menciptakan
masyarakat terpelajar dan terdidik, terbiasa membaca, budaya tinggi serta
mendorong terciptanya pendidikan sepanjang hayat.

2.8 Website
World Wide Web atau WWW juga dikenal dengan WEB adalah suatu
sistem informasi yang terdiri dari berbagai halaman web yang saling terhubung
dan dapat diakses melalui internet yang memungkinkan pengguna untuk
mengakses informasi, berkomunikasi, dan berinteraksi dengan berbagai layanan
dan aplikasi yang tersedia di internet . Salah satu contoh penggunaan web adalah
dalam pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan, di mana perpustakaan dapat
memanfaatkan web untuk memudahkan pengguna dalam mengakses informasi
dan layanan perpustakaan(Modjanggo 2018).

9
2.9 Unifed Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa spesifikasi standar yang
digunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan membangun sistem
perangkat lunak (Suarez 2015). UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang
memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi
mereka dalam bentuk baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan
mekanisme efektif untuk berbagi dan mengkomunikasikan rancangan mereka
dengan yang lain.

UML dapat digunakan sebagai alat transfer ilmu tentang sistem

aplikasi yang akan dikembangkan dari developer satu ke developer lainnya serta
berfungsi sebagai bridge atau jembatan penerjemah antara pengembang sistem
dengan pengguna.

2.9.1 Use Case Diagram

Use case diagram mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu
atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Dengan kata lain, use
case diagram digunakan untuk mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang terdapat di
dalam sistem dan siapa saja yang berhak mengakses fungsi tersebut (Setiawan,
Sujaini, and Pn 2017).

Tabel 2. 1 Simbol Use Case Diagram

Simbol Keterangan

Setiap sesuatu yang mewakili

manusia, pengguna, atau perangkat
Aktor yang terhubung dengan use case untuk
menjadi berperan dalam keberhasilan
suatu sistem

Merupakan fungsi umum dari sebuah

sistem. Di use case inilah terjadi
Use Case

10
 interaksi antara aktor dan sistem.
Dengan begitu, sistem dan aktor
mengetahui kenapa sistem ini harus
dibuat.

Sebagai penghubung interaksi antara

Association aktor dan sistem. Digambarkan dengan
garis hubung antara aktor dan use
case.

Menggambarkan aktor yang dapat

Generalisasi berperan didalam sistem. Dimana

salah satu diantara aktor dan sistem
dapat menambahkan komponen yang
lain.

Menggambarkan hubungan antara 2

use case yang berbeda, yang mana
salah satunya akan memanggil yang
lain.

Menggambarkan bahwa ada fungsi

tambahan dari use case lain apabila
kondisi nya dapat terpenuhi.

2.9.2 Activity Diagram

Activity diagram atau diagram aktivitas ini menggambarkan
rangkaian aliran dari aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu
yang ada pada perangkat lunak (Rosa & Shalahuddin, 2018). Dapat dilihat pada
Tabel 2.2 dibawah ini, penjelasan mengenai simbol dan keterangannya yang
terdapat pada setiap activity diagram sebuah sistem, yaitu:

11
 Tabel 2. 2 Simbol Activity Diagram

Simbol Keterangan

Status Awal merupakan asosiasi

yang memberikan petunjuk bahwa

Status Awal aktivitas sistem telah dimulai.

Aktivitas yang dilakukan oleh

sistem, diawali dengan kata kerja.
Aktivitas

Digunakan apabila ada aktivitas

yang memiliki lebih dari satu
pilihan.
Percabangan

Aktivitas yang dilakukan lebih dari

Penggabungan satu, nanti akan digabungkan
menggunakan penggabungan.

Status Akhir merupakan asosiasi

yang memberikan petunjuk bahwa
aktivitas sistem telah selesai.
Status Akhir

Untuk memisahkan antara

organisasi bisnis dengan aktivitas
Swimlane lainnya.

2.9.3 Sequence Diagram

Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek pada use
case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan
dan diterima antar objek. Dalam menggambarkan sequence diagram perlu
memperhatikan objek-objek yang terlibat di dalam use case beserta metode-
12
metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu(Setiawan, Sujaini,
and Pn 2017). Dapat dilihat pada tabel 2.3 yang menjelaskan simbol-simbol dan
keterangan dari sequence diagram.

Tabel 2. 3 Simbol Sequence Diagram

Simbol Keterangan

Tampilah sebuah antarmuka yang

saling berhubungan.
Lifeline

Komunikasi yang terjadi antara

objek yang memproses informasi

Message yang didapat dari aktivitas yang

terjadi.

Sebuah pesan yang disampaikan

kepada objek itu sendiri, untuk
Message to self menunjukkan proses aktivitas yang
terjadi.

Menunjukkan suatu objek yang

sudah menjalankan proses,
Return Message
kemudian dikembalikan lagi
kepada objek tersebut.

2.10 Wireframe
Wireframe adalah sebuah kerangka untuk menata suatu item di laman
website atau aplikasi. Pembuatan wireframe biasanya dilakukan sebelum
pembuatan produk. Item yang berkaitan seperti teks, gambar, layouting, dan
sebagainya. Wireframe biasanya ditugaskan kepada ahlinya yaitu, UI designer.

13
Untuk melakukannya, seorang UI designer menggunakan kertas coretan atau
software khusus untuk wireframing. Wireframe hanya menampilkan lembaran
yang terdiri dari kotak-kotak dan garis-garis untuk mengatur tata letak berbagai
elemen pada website atau aplikasi.

2.11 Mockup
Mockup selain disebut sebagai visualisasi sebuah konsep desain, bisa juga
disebut sebagai gambaran nyata rancangan produk, atau preview sebuah ide yang
terlihat seperti wujud aslinya (Segara, 2019). Anda bisa melihat seperti apa
preview dari rancangan halaman web yang akan dibuat. Hal ini akan persis seperti
aslinya, hanya saja masih belum memakai aplikasi web dan ini dalam bentuk
layout. Mockup ini sendiri bisa dibuat dengan cara manual dengan mengandalkan
kertas, cat warna, dan pena. Akan tetapi, juga bisa dibuat secara lebih modern
dengan mengandalkan aplikasi seperti CorelDraw, Adobe Photoshop,
Marcomedia Freehand, Adobe Illustrator, dan sebagainya. Bahkan, bisa juga
memakai aplikasi khusus untuk mockup desain website.
Web designer yang sudah berpengalaman akan menampilkan gambaran
visual seperti konsep asli desain web, sehingga ini akan memberi kemudahan
untuk Anda. Anda tak akan kesulitan lagi untuk membayangkan seperti apa
konsep halaman web yang Anda pesan dan inginkan.

2.12 Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) adalah sebuah sistem komputer
yang dapat membaca huruf, baik yang berasal dari sebuah pencetak (printer atau
mesin ketik) maupun yang berasal dari tulisan tangan. OCR adalah aplikasi yang
menerjemahkan gambar karakter (image character) menjadi bentuk teks dengan
cara menyesuaikan pola karakter per baris dengan pola yang telah tersimpan
dalam database aplikasi. Hasil dari proses OCR adalah berupa teks sesuai dengan
gambar output scanner dimana tingkat keakuratan penerjemahan karakter
tergantung dari tingkat kejelasan gambar dan metode yang digunakan . OCR

14
dibagi menjadi beberapa tahap yaitu, data capture, preprocessing, segmentasi,
normalisasi, pengenalan, dan post processing (Gede et al. 2022).

AIM. Inc dalam artikelnya berjudul Optical Character Recognition pada

tahun 2000 menjelaskan, OCR banyak digunakan untuk mengkonversi buku-buku
dan surat ke dalam bentuk file elektronik, misalnya dalam bentuk PDF dan lain
sebagainya, untuk mengkomputerisasi sistem pencatatan misalnya di kantor, atau
untuk mempublikasi teks pada website.

15
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kegiatan Selama Kerja Praktik (KP)

Pelaksanaan Kerja Praktik (KP) terhitung mulai tanggal 02 Januari 2023
sampai dengan tanggal 24 Februari 2023 di Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas yang diberikan selama pelaksanaan Kerja
Praktik diantaranya:
a. Minggu Pertama, per-tanggal 02-06 Januari 2023
 Bertemu dengan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian serta
memperkenalkan diri
 Ikut meeting bersama dengan pembimbing lapangan untuk
mendengarkan arahan tentang kebijakan dan prosedur pengelolaan
arsip.
 Mengamati sistem penyimpanan arsip di Dinas Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Sumatera Utara.
 Melakukan pengecekan arsip statis sesuai dengan daftar arsip statis
serta membuat label box arsip statis sesuai dengan daftar arsip statis.
b. Minggu Kedua, per-tanggal 09-13 Januari 2023
 Belajar tentang penyusunan berkas arsip statis sesuai dengan nomor
dan daftar arsip statis.
 Membuat label box arsip statis sesuai dengan daftar arsip statis.
c. Minggu Ketiga, per-tanggal 16-20 Januari 2023
 Belajar tentang penyusunan berkas arsip statis sesuai dengan nomor
dan daftar arsip statis.
 Membuat label box arsip statis sesuai dengan daftar arsip statis.
d. Minggu Keempat, per-tanggal 24-27 Januari 2023
 Menerima arahan dan bimbingan dari pustakawan deposit.
 Belajar tentang alih media Koran.
e. Minggu Kelima,per-tanggal 30 Januari – 03 Februari 2023

16
  Belajar tentang pengindeksan koran.
 Membantu pustakawan dalam menyeleksi koran.
f. Minggu Keenam, per-tanggal 06-10 Februari 2023
 Menerima arahan dan bimbingan dari Kepala Bidang Pengolahan.
 Melakukan pengecekan ulang data buku.
 Membantu mendistribusikan buku ke layanan fiksi, layanan anak,
deposit, layanan umum, dan layanan referensi.
 Memasang Date Due Slip sekaligus memberikan label.
g. Minggu Ketujuh, per-tanggal 13-17 Februari 2023
 Menerima arahan dan bimbingan dari Kepala Bidang Layanan.
 Membantu petugas perpustakaan mengatur buku, peminjaman, dan
pengembalian buku oleh pengunjung.
 Melakukan pengecekan kondisi buku-buku yang ada di rak, mengatur
kelas bacaan, dan mengatur pembaruan koleksi buku.
h. Minggu Kedelapan, per-tanggal 20-24 Februari 2023
 Mengagendakan Surat Masuk pada buku catatan dan aplikasi
SISUMAKER dan mendisposisikan surat masuk.
 Menyelesaikan laporan kegiatan harian Kerja Praktek dan
menyerahkan laporan harian kepada Supervisor untuk ditanda tangani.

3.2 Analisis Kebutuhan Perancangan

Sebelum membuat perancangan sistem, penulis telah melakukan
wawancara dengan pihak perusahaan ditempat kerja praktik. Dari hasil wawancara
tersebut didapatkan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk membuat
Perancangan Sistem Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan Arsip di
Dinas Perpustakkaan dan Arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi OCR.
Metode yang akan digunakan pada pengembangan sistem ini adalah
Metode System Development Life Cycle (SDLC). Metode SDLC merupakan
metode pengembangan sistem perangkat lunak yang disebut pengembangan
waterfall dimana disetiap prosesnya akan dilakukan secara berurut yang menurun

17
dari perencanaan, analisis, perancangan/ desain, implementasi, testing, dan
maintance. Namun karena keterbatasan waktu, proses pembuatan Sistem
Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan arsip di Dinas Perpustakaan
dan arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi OCR ini hanya sampai proses
desain sistem. Waterfall pada SDLC ini berupa proses-proses pada gambar.
sebagai berikut :

Gambar 3. 1 Proses SDLC Waterfall

Tahapan-tahapan yang ada pada model waterfall secara umum

digambarkan pada Gambar 3.1. Adapun penjelasan mengenai tahapan-tahapan
yang ada pada model waterfall (Sukamto & Salahuddin, 2016) adalah sebagai
berikut :

1) Requirement Analysis
Adalah proses pengumpulan kebutuhan yang dilakukan secara
intensif untuk mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat
dipahami seperti apa yang dibutuhkan oleh user.
18
 Pada tahap ini pengembang sistem diperlukan suatu komunikasi
yang bertujuan untuk memahami software yang dibutuhkan pengguna dan
batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui
wawancara, survey atau diskusi.

2) System Design
Adalah proses multi langkah yang berfikus pada desain pembuatan
perangkat lunak termasuk strutur data, arsitektur perangkat lunak,
representasi antar muka dan prosedur pengodean. Proses ini berfokus pada
struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail
algoritma prosedural.

3) Implementation
Pada tahap ini terjadi proses menerjemahkan perancangan desain ke
bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan kode kode
bahasa pemrograman. Kode program yang dihasilkan masih berupa
modulmodul kecil yang nantinya akan digabungkan pada tahap berikutnya.

4) Integration & Testing

Adalah fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan
fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini
dilakukan untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan keluaran yang
dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah
dibuat dan dilakukan pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah
software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan fungsi pada
software terdapat kesalahan atau tidak.
5) Operation & Maintenance
Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang
sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan
termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada

19
 langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan
jasa sistem sebagai kebutuhan baru.

3.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh
penulis pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, dapat
disimpulkan bahwa beberapa kebutuhan pengguna yang diperlukan dalam
perancangan sistem adalah kemudahan dalam pengunggahan dokumen dan arsip,
kemudahan dalam pencarian dokumen dan arsip, kecepatan dalam pengindeksan
dokumen dan arsip, keamanan data, dan tampilan antarmuka yang user-friendly.
Selain itu, kebutuhan teknis dan perangkat lunak untuk menjalankan system yang
dirancang dapat berjalan dengan optimal.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk memenuhi tujuan sebuah sistem, dibutuhkan suatu sistem
pendukung atau alat bantu yang berupa perangkat keras, perangkat lunak, dan
manusianya itu sendiri. Oleh karena itu diperlukan kerja sama yang baik antara
kesatuan dari alat bantu tersebut, sehingga sistem yang direncanakan akan
menghasilkan informasi yang berguna sesuai yang diharapkan oleh pengguna.
1. Perangkat Lunak (Software)
Berikut adalah daftar perangkat lunak yang digunakan dalam
perancangan sistem dan penyusunan laporan kerja praktik ini :
a. Operating System Windows 10
b. Website Draw.IO
c. Website Figma
d. Website balsamiq.com

2. Perangkat Keras (Hardware)

Untuk menjalankan sistem perangkat lunak yang digunakan
maka dibutuhkan perangkat keras yang mendukung untuk

20
 melancarkan melancarkan proses pembuatan fisik dari komputer yang
terdiri dari unit masukan, pengolahan dan unit keluaran. Perangkat
keras yang dimaksud disini adalah seperangkat alat atau elemen
elektronik yang dapat membantu sistem yang digunakan sehingga
program yang diusulkan oleh penulis dapat bekerja dengan baik.
Dalam pembangunan sistem digunakan laptop Asus dengan spesifikasi
sebagai berikut :
a. Processor Intel CORE i3
b. RAM (Random Access Memory) 4 GB
c. System Type 64-bit operating system

3.3 Perancangan UML (Unifed Modeling Language)

3.3.1 Use Case Diagram
Pada bagian ini, Use Case Diagram menggambarkan hubungan
antara aktor dan use case secara keseluruhan yang dapat dilakukan oleh aktor
terkait yang ada didalam sistem yang akan dibuat. Use case digunakan untuk
mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sistem dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi itu. Gambar 3.2 Use Case Diagram Scanning
Dokumen dan Arsip dibawah ini :

21
 Gambar 3. 2 Use Case Diagram Scanning Dokumen dan Arsip

a) Penjelasan Aktor

Berikut ini adalah penjelasan aktor pada Perancangan Sistem

Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan Arsip di Dinas
Perpustakaan dan Arsip Menggunakan Teknologi OCR yang dapat dilihat
pada Tabel 3.3 Penjelasan Aktor dibawah ini

Tabel 3. 1 Penjelasan Aktor

No Aktor Deskripsi
1 Admin Admin yaitu karyawan intern yang bekerja di Unit ICT
dan bertanggung jawab udalam mengelola sistem secara
keseluruhan, seperti mengatur hak akses petugas,

22
 mengelola database, dan melakukan backup data.

2 Petugas Petugas adalah karyawan yang bertanggung jawab

dalam mengelola dokumen dan arsip, seperti
mengunggah dokumen, melakukan pencarian dokumen,
melakukan pengindeksan dokumen dan arsip.
3 Sistem Sistem bertanggung jawab untuk mengambil dokumen
dari database, melakukan proses OCR pada dokumen,
menyimpan hasil OCR ke dalam database, melakukan
proses indeksasi pada dokumen, menyimpan hasil
indeksasi ke dalam database, membuat laporan sesuai
dengan format yang dipilih oleh pengguna, menyimpan
laporan ke dalam database, dan menampilkan laporan ke
objek printer untuk dicetak.

b) Penjelasan Use Case

Berikut ini adalah penjelasan aktor pada Perancangan Sistem Informasi
Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan Arsip di Dinas Perpustakaan dan
Arsip Menggunakan Teknologi OCR yang dapat dilihat pada Tabel 3.2
Penjelasan Use Case dibawah ini

Tabel 3. 2 Penjelasan Use Case

No Use Case Deskripsi

1 Registrasi Use case "Registrasi" mencakup aktivitas
pendaftaran petugas baru ke dalam system. Petugas
yang ingin mendaftar harus mengisi form
pendaftaran yang berisi informasi pribadi seperti
email, username, dan password. Setelah form
pendaftaran diisi, petugas baru akan mendapatkan
akun untuk mengakses sistem informasi. Dengan

23
 adanya use case "Registrasi", petugas dapat
mengakses sistem informasi dan melakukan
aktivitas pengelolaan dokumen dan arsip dengan
mudah dan cepat..

2 Login Use case "Login" mencakup aktivitas masuk ke

dalam sistem menggunakan akun yang telah
terdaftar sebelumnya dengan memasukkan
username dan password untuk dapat masuk ke
dalam sistem. Setelah berhasil login, pengguna
dapat mengakses sistem informasi arsip digital dan
melakukan aktivitas pengelolaan dokumen dan
arsip.

3 Scan Use case ini melibatkan peran admin dan

petugas dalam melakukan aktivitas pemindaian
dokumen dan arsip. Setelah dokumen dan arsip
dipindai, teknologi OCR akan mengenali teks pada
dokumen dan arsip tersebut sehingga memudahkan
proses pengindeksan dokumen dan arsip. Hasil
pemindaian dokumen dan arsip akan disimpan
dalam format digital dan dapat diakses melalui
sistem informasi arsip digital

4 Kelola Use case "Kelola Dokumen dan Arsip" mencakup

Dokumen aktivitas pengelolaan dokumen dan arsip yang
&Arsip melibatkan peran admin dan petugas dalam
melakukan aktivitas pengelolaan dokumen dan arsip
seperti pengindeksan dokumen dan arsip,
penyimpanan dokumen dan arsip, dan kelola
dokumen dan arsip. Admin dan petugas juga dapat
melakukan penyimpanan dokumen dan arsip secara

24
 digital, sehingga meminimalisir risiko kehilangan
dokumen dan arsip.

5 Kelola Use case "Kelola Sistem" mencakup aktivitas

Sistem pengelolaan sistem secara keseluruhan yang
melibatkan peran admin dalam melakukan aktivitas
pengelolaan sistem seperti kelola pengguna, kelola
OCR dan kelola pencarian. Pada kelola petugas,
Admin dapat melakukan pengaturan hak akses
petugas edit petugas dan hapus petugas. Kelola
OCR yang mencakup aktivitas pengaturan integrasi
teknologi OCR pada sistem untuk memudahkan
proses pengindeksan dokumen dan arsip.

6 Membuat Use case "Membuat Laporan" mencakup aktivitas

Laporan pembuatan laporan dokumen dan arsip yang telah
diindeks. Admin dapat memilih jenis laporan yang
ingin dibuat, seperti laporan dokumen dan arsip
yang telah diindeks berdasarkan kategori atau
periode waktu tertentu. Setelah memilih jenis
laporan, admin dapat mengunduh laporan dalam
format digital. Dengan adanya use case ini, admin
dapat memantau aktivitas pengindeksan dokumen
dan arsip secara teratur.

3.3.2 Activity Diagram

Pada bagian ini, men ggambarkan masing-masing activity diagram
yang terdapat di dalam use case diagram. Berikut merupakan activity diagram
dari Perancangan Sistem Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan
Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi
OCR, sebagai berikut :
25
 1) Activity Diagram Registrasi Petugas

Gambar 3. 3 Activity Diagram Registrasi Petugas

Pada Gambar 3.3 dimulai dengan proses petugas mengakses halaman

registrasi pada sistem informasi. Selanjutnya, sistem akan menampilkan form
registrasi yang harus diisi oleh petugas. Petugas harus mengisi data pribadi seperti
email, username, dan password. Setelah semua data terisi, petugas dapat menekan
tombol "Register" untuk menyelesaikan proses registrasi. Sistem akan melakukan
validasi data yang diisi oleh petugas, dan jika data valid, maka sistem akan
menyimpan data petugas ke dalam database.

26
 2) Activity Diagram Login

Gambar 3. 4 Activity Diagram Login

Pada Gambar 3.4 dijelaskan bahwa petugas dapat melakukan login

dengan cara memasukkan username dan password admin untuk dapat mengakses
halaman sistem.

27
 3) Activity Diagram Scan

Gambar 3. 5 Activity Diagram Login

Pada Gambar 3.5 menjelaskan aktivitas yang dapat diakukan oleh

petugas ketika menggunakan Web untuk melakukan Scanning. Contohnya, ketika
petugas akan melakukan scanning pada dokumen atau arsip, system akan
mengakses kamera pada device yang sudah tertanam OCR. Kemudian system juga
akan merekam data yang sudah di scan dan akan tesimpan di dalam data base
beserta hasil OCR yang sudah dilakukan. Petugas juga akan mendapatkan hasil
validasi dari dokumen dan arsip yang sudah dilakukan scanning secara realtime.

28
 4) Activity Diagram Mengelola Dokumen dan Arsip

Gambar 3. 6 Activity Diagram Mengelola Dokumen dan Arsip

Pada Gambar 3.6 dijelaskan bahwa jika petugas melakukan

pengeditan atau memfilter dokumen atau arsip yang sudah dipilih, kemudian
melakukan verifikasi pada dokumen atau arsip yang sudah diedit atau difilter
untuk disimpan kedalam database. Jika dokumen atau arsip valid, maka sitem
akan menyimpan dokumen dan arsip kedalam database. Dan sebaliknya, jika
dokumen atau arsip tidak valid, system akan menolak dokumen atau arsip dan
memberikan pesan kesalahan.

29
5) Activity Diagram Tambah Petugas

Gambar 3. 7 Activity Diagram Tambah Petugas

30
6) Activity Diagram Edit Petugas

Gambar 3. 8 Activity Diagram Edit Petugas

31
7) Activity Diagram Membuat laporan

Gambar 3. 9 Activity Diagram Membuat laporan

32
 3.3.3 Sequence Diagram
Berikut Sequence Diagram optimalisasi pengindeksan dokumen dan
arsip di dinas perpustakaan dan arsip berbasis web menggunakan teknologi OCR
:
1) Sequence Diagram Registrasi Petugas

Gambar 3. 10 Sequence Diagram Registrasi

33
 2) Sequence Diagram Login

Gambar 3. 11 Sequence Diagram Login

Pada Gambar 3.11 dijelaskan bahwa pengguna yaitu Admin dan

Petugas memasukkan kredensial login (username dan password) pada halaman
login. Sistem menerima kredensial yang dimasukkan oleh pengguna. Kemudian,
Sistem memverifikasi kredensial yang dimasukkan oleh pengguna. Jika kredensial
valid, sistem memberikan akses ke halaman utama sistem. Jika kredensial tidak
valid, sistem menampilkan pesan error dan meminta pengguna untuk memasukkan
kredensial yang benar.

34
 3) Sequence Diagram Scan

Gambar 3. 12 Sequence Diagram Scan

Pada Gambar 3.12 dijelaskan Sequence diagram menggambarkan

interaksi antara objek di dalam dan di sekitar sistem, termasuk pengguna, display,
dan sebagainya. Dalam proses scan dokumen oleh pengguna dan disimpan ke
database, objek scanner melakukan proses scanning dokumen, kemudian hasil
scan disimpan ke dalam database oleh objek sistem. Selanjutnya, objek sistem
melakukan proses OCR untuk mengubah dokumen menjadi teks, melakukan
pengindeksan teks dokumen, dan menyimpan hasil pengindeksan ke dalam
database.

35
 4) Sequence Diagram Edit

Gambar 3. 13 Sequence Diagram Edit

Pada Gambar 3.13 dijelaskan dalam proses edit dokumen oleh user
yaitu admin dan petugas, objek user memilih dokumen yang akan diedit,
kemudian objek sistem mengambil dokumen dari database dan menampilkannya
ke objek pengguna. Setelah itu, objek user melakukan edit pada dokumen dan
hasil edit disimpan ke dalam database oleh objek sistem.

36
 5) Sequence Diagram Filter

Gambar 3. 14 Sequence Diagram Filter

Pada Gambar 3.14 dijelaskan Dalam proses filter dokumen oleh user
yaitu admin dan petugas, objek user memilih kategori atau kata kunci untuk
melakukan filter pada dokumen, kemudian objek sistem mengambil dokumen dari
database yang sesuai dengan kategori atau kata kunci yang dipilih oleh objek user.
Setelah itu, objek sistem menampilkan dokumen yang telah difilter ke objek user.
Setelah objek user memilih dokumen yang akan disimpan, hasil filter disimpan ke
dalam database oleh objek system.

37
3.4 Perancangan Wireframe
Berikut merupakan perancangan wireframe optimalisasi pengindeksan
dokumen dan arsip di dinas perpustakaan dan arsip menggunakan teknologi OCR
1) Wireframe Registrasi Petugas
Karyawan yang ingin menggunakan Sistem Informasi Optimalisasi
Pengindeksan Dokumen dan Arsip harus melakukan registrasi terlebih dahulu.
Karyawan membuka halaman registrasi pada sistem informasi optimalisasi
pengindeksan dokumen dan arsip dan melihat judul halaman "Regist" dan
memahami bahwa ia harus melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum dapat
menggunakan sistem informasi tersebut. Kemudian mengisi formulir registrasi
yang terdiri dari beberapa field, seperti Email, Username, password, dan
konfirmasi password serta memastikan bahwa setiap field pada formulir registrasi
telah diisi dengan benar dan sesuai dengan format yang diharapkan.
Selanjutnya menekan tombol "Register" untuk mengirimkan data registrasi.
Tampilan Registrasi dapat dilihat pada Gambar 3.15 dibawah ini

Gambar 3. 15 Wireframe Registrasi Petugas

38
 2) Wireframe Login
Tampilan login adalah tampilan awal penguna yaitu admin dan
petugas dimana Pengguna memasukkan alamat email dan password yang telah
terdaftar serta memastikan bahwa data yang dimasukkan telah benar dan sesuai.
Kemudian menekan tombol "Login" untuk masuk ke dalam sistem informasi.
Selanjutnya Sistem informasi memproses data login dan mengarahkan pengguna
ke halaman utama sistem informasi. Tampilan Login dapat dilihat pada Gambar
3.16 dibawah ini

Gambar 3. 16 Wireframe Login

3) Wireframe Dashboard Admin

Pada dashboard admin, admin dapat mengakses berbagai fitur,
seperti pindai, kelola dokumen dan arsip, pengaturan sistem, dan membuat
laporan. Admin menggunakan fitur pengaturan pengguna untuk menambah atau
menghapus pengguna yang dapat mengakses sistem informasi tersebut. Admin
juga menggunakan fitur pindai dan arsip untuk mengunggah dokumen dan arsip

39
yang akan diindeks menggunakan teknologi OCR. Selain itu, admin menggunakan
fitur kelola dokumen dan arsip untuk mengedit dan memfilter dokumen dan arsip
yang telah diunggah. Tampilan Dasboard Admin dapat dilihat pada Gambar 3.17
dibawah ini

Gambar 3. 17 Wireframe dashboard Admin

4) Wireframe Scan (Admin)

Admin melakukan scanning dokumen atau arsip secara otomatis dan
cepat menggunakan teknologi OCR dengan membuka fitur scanning dokumen
dan arsip pada sistem informasi tersebut. Kemudian menempatkan dokumen atau
arsip yang akan discan pada mesin scanner. Setelah proses scanning selesai, admin
dapat menyimpan hasil scanning dokumen dan arsip dalam format digital di dalam
sistem informasi.

40
Gambar 3. 18 Wireframe Scan (Admin)

Gambar 3. 19 Wireframe Scan (Admin)

41
Gambar 3. 20 Wireframe Scan (Admin)

Gambar 3. 21 Wireframe Scan (Admin)

42
5) Wireframe Kelola

Gambar 3. 22 Wireframe Kelola (Admin)

Gambar 3. 23 Wireframe Kelola (Admin)

43
6) Wireframe Kelola Edit (Admin)

Gambar 3. 24 Wireframe Kelola Edit (Admin)

Gambar 3. 25 Wireframe Kelola Edit (Admin)

44
7) Wireframe Kelola Filter (Admin)

Gambar 3. 26 Wireframe Kelola Filter (Admin)

45
8) Wireframe Kelola Sistem OCR

Gambar 3. 27 Wireframe Sistem OCR

46
9) Wireframe Kelola Sistem Petugas

Gambar 3. 28 Wireframe Sistem Petugas

47
10) Wireframe Kelola Sistem Pencarian

Gambar 3. 29 Wireframe Sistem Pencarian

48
11) Wireframe Membuat Laporan

Gambar 3. 30 Wireframe Membuat Laporan

49
12) Wireframe Dashboard Petugas

Gambar 3. 31 Wireframe Dashboard Petugas

50
13) Wireframe Scan

Gambar 3. 32 Wireframe Scan (Petugas)

Gambar 3. 33 Wireframe Scan (Petugas)

51
Gambar 3. 34 Wireframe Scan (Petugas)

52
14) Wireframe Kelola

Gambar 3. 35 Wireframe Kelola (Petugas)

53
15) Wireframe Kelola Edit

Gambar 3. 36 Wireframe Kelola Edit (Petugas)

Gambar 3. 37 Wireframe Kelola Edit (Petugas)

54
16) Wireframe Kelola Filter

Gambar 3. 38 Wireframe Kelola Filter (Petugas)

55
3.5 Perancangan Mockup
Berikut merupakan perancangan mockup

1) Halaman Registrasi Petugas

Gambar 3. 39 MockUp Registrasi Petugas

56
2) Halaman Login

Gambar 3. 40 MockUp Login

57
3) Halaman Utama Admin

Gambar 3. 41 MockUp Dashboard Admin

58
4) Halaman Utama Petugas

Gambar 3. 42 MockUp Dashboard Petugas

59
5) Halaman Scan Oleh Admin

Gambar 3. 43 MockUp Scan (Admin)

Gambar 3. 44 MockUp Scan2 (Admin)

60
Gambar 3. 45 MockUp Scan (Admin)

Gambar 3. 46 MockUp Scan (Admin)

61
6) Halaman Kelola Oleh Admin

Gambar 3. 47 MockUp Kelola (Admin)

Gambar 3. 48 MockUp Kelola (Admin)

62
Gambar 3. 49 MockUp Kelola (Admin)

63
7) Halaman Sistem Oleh Admin

Gambar 3. 50 MockUp Sistem

64
8) Halaman Membuat Laporan

Gambar 3. 51 MockUp Membuat Laporan

65
9) Halaman Scan Oleh Petugas

Gambar 3. 52 MockUp Scan (Petugas)

Gambar 3. 53 MockUp Scan (Petugas)

66
Gambar 3. 54 MockUp Scan (Petugas)

67
10) Halaman Kelola Oleh Admin

Gambar 3. 55 MockUp Kelola (Petugas)

Gambar 3. 56 MockUp Kelola (Petugas)

68
Gambar 3. 57 MockUp Kelola (Petugas)

69
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari pembahasan sebelunya, dapat disimpulkan bahwa
“Perancangan Sistem Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan Arsip
di Dinas Perpustakaan dan Arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi OCR”
memiliki beberapa keuntungan, diantaranya:

1. Admin
a) Memungkinkan Pengelolaan Arsip secara digital dan efisien,
sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.
b) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan data
kearsipan sehingga memudahkan admin dalam mencari informasi
yang dibutuhkan dengan cepat, akurat, dan transparan sesuai
permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu
regulasi.
c) Mempercepat proses pencarian dan pengambilan keputusan karena
arsip dan dokumen yang baik (rapi dan akurat) memberikan
pengaruh baik dalam pengambilan keputusan.
2. Petugas
a) Memudahkan petugas dalam pengelolaan arsip dan dokumen.
b) Meningkatkan keamanan dan keamanan data karena arsip dan
dokumen yang tersimpan dalam sistem informasi arsip digital lebih
rapi dan aman.
c) Mengurangi resiko kehilangan atau kerusakan dokumen dan arsip
karena penyimpanannya dalam format digital
d) Membantu pengelolaan arsip menjadi lebih teratur dan mudah
dicari.

71
 Dalam Pengembangan Sistem Informasi Optimalisasi Pengindeksan
Dokumen dan Arsip berbasis Web Menggunakan Teknologi OCR, diperlukan
metode analisis dan perancangan yang tepat. Selain itu, penggunaan teknologi
OCR dapat membantu proses pengindeksan dokumen secara otomatis dan
meningkatkan akurasi data. Dengan demikian, Perancangan Sistem Informasi
Pengindeksan Dokumen dan Arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi OCR
dapat menjadi solusi yang efektif dan efisien dalam pengelolaan arsip digital.

4.2 Saran
Perancangan Sistem Informasi Optimalisasi Pengindeksan Dokumen dan
Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Berbasis Web Menggunakan Teknologi
OCR ini belum bisa dikatakan sempurna. Untuk itu penulis berharap, pengembang
sistem ini selanjutnya dapat lebih mengembangkan perancangan ini terutama pada
fitur dan fungsi sistem sampai pada tahap implementasi.

72
 DAFTAR PUSTAKA

Gede, I Putu, Abdi Sudiatmika, Ni Komang, Hari Santhi, and I Komang Okky
Suardhana. 2022. “Penerapan Optical Character Recognition Proses
Registrasi Pasien Tes Covid-19 Berbasis Web” 4 (1): 168–76.
Khaeruddin, K. 2022. “Peran Arsip Terhadap Kesadaran Dan Pembelajaran
Sejarah.” Krakatoa 1 (2).
Modjanggo, A Y. 2018. “Sistem Informasi Perpustakaan Pada Kampus Unsimar
Poso Berbasis Web.”
Rokhman, Nur. 2021. “Sistem Informasi Adalah Kombinasi Teknologi Dan
Aktivitas Manusia.”.
Setiawan, Aldi, Herry Sujaini, and Arif Bijaksana Pn. 2017. “Implementasi
Optical Character Recognition ( OCR ) Pada Mesin Penerjemah Bahasa
Indonesia Ke Bahasa Inggris.” Jurnal Sistem Dan Teknologi Informasi
(JUSTIN) 5 (2): 135–41.
Suarez, Luz Yolanda Toro. 2015. “Perancangan Aplikasi Penelusuran Informasi
Persuratan Berbasiskan Optical Character Recognition (OCR),” no. 1: 1–
27.
vetran. 2015. “Perancangan, Pengembangan Dan Inovasi Produk.” Jurnal
Perancangan Pembembangan Produk, 13–93.

73
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumentasi Kerja Praktik

74
75
Lampiran 2 LOG BOOK

76
77
78
79
80
Lampiran 3 CV Pembimbing Kerja Praktik

81
82
Lampiran 4 Surat Perintah Tugas

83
Lampiran 5 Surat Pengajuan Kerja Praktik

84
Lampiran 6 Surat Tanda Terima Kerja Praktik

85
Lampiran 7 Konsultasi Dosen Pembimbing

86