LAPORAN KERJA PRAKTEK

AUTOMATISASI PROSES PELACAKAN STOK DAN

PEMBARUAN INVENTARIS GUDANG DENGAN MACRO EXCEL

DISUSUN OLEH :

Faisal Rachman Hakim

G.231.20.0139

PROGRAM STUDI S1-TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

UNIVERSITAS SEMARANG

2023
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Kerja Praktek dengan judul “Automatisasi Proses Pelacakan Stok

dan Pembaruan Inventaris Gudang dengan Macro Excel” disusun berdasarkan hasil
Kerja Praktek yang dilaksanakan di “PT. Rimba Karya Pratama”, pada tanggal 01
November sampai dengan 31 Desember 2023 oleh :

Nama : Faisal Rachman Hakim

NIM : G.231.20.0139

Semarang, Desember 2023

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Nurtriana Hidayati, S.Kom., M.Kom. Atrina Febri Yuniarso

NIS: 06557003102131

Ketua Program Studi Direktur PT Rimba Karya Pratama

Teknik Informatika

Khoirudin, S.Kom, M.Eng. Eka Buana Putri

NIS: 06557003102173

ii
 ABSTRAK

PT Rimba Karya Pratama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri

kayu. Dalam menghadapi persaingan global saat ini, teknologi informasi menjadi
kebutuhan yang sangat penting di segala sektor. Berdasarkan hasil wawancara yang
penulis lakukan, penulis mengetahui bahwa perusahaan masih menggunakan
metode manual atau tradisional dalam mengelola proses penghitungan stok. Hal ini
mengakibatkan kesulitan dalam mencatat dan menghitung stok persediaan,
memerlukan waktu yang lama untuk mencari informasi persediaan, serta sulitnya
mendapatkan data persediaan secara real-time. Permasalahan ini memerlukan
desain sistem informasi yang mampu mencatat dengan jelas dan detail mengenai
barang masuk dan keluar. Oleh karena itu, penulis memutuskan untuk merancang
sistem penyimpanan gudang PT Rimba Karya Pratama yang menggunakan
Microsoft Excel Macro Visual Basic for Applications (VBA) sebagai basisnya.
Tujuan pengembangan sistem ini adalah membantu manajer dalam pertukaran
informasi yang lebih akurat dan informatif secara efisien, sehingga PT Rimba
Karya Pratama dapat beroperasi secara optimal. Sistem ini dirancang dengan
menggunakan metode waterfall. Hasilnya adalah sistem manajemen inventaris
yang mampu mencatat seluruh informasi inventaris yang masuk dan keluar,
sehingga manajer dapat mengetahui tingkat stok secara real-time. Selain itu, sistem
ini juga dilengkapi dengan fungsi pengingat stok habis, yang dapat membantu mitra
dalam merencanakan penambahan stok dengan tepat.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Stok, Visual Basic for Applications (VBA), Waterfall

Dosen Pembimbing

Nurtriana Hidayati, S.Kom., M.Kom.

NIP/NIS: 06557003102131

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat-Nya

sehingga kegiatan Kerja Praktek di PT. Rimba Karya Pratama serta penyusunan
laporannya dapat diselesaikan dengan baik.
Selama melaksanakan kerja praktek maupun proses penyusunan laporan,
penulis mengalami berbagai kendala dan hambatan, namun berkat adanya
dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, pada akhirnya penulis dapat
mengatasinya. Maka dari itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima
kasih kepada:
1. Dr. Supari, S.T., M.T., selaku Rektor Universitas Semarang.
2. Prind Triajeng Pungkasanti, S.Kom, M.Kom., selaku Dekan Fakultas
Teknologi Informasi dan Komunikasi.
3. Khoirudin, S.Kom, M.Eng., selaku Ketua Program Studi Teknik
Informatika.
4. Atmoko Nugroho, S.T., M.Eng. selaku koordinator Kerja Praktek yang
memberikan pengarahan mengenai proses Kerja Praktek.
5. Nurtriana Hidayati, S.Kom, M.Kom Dosen Pembimbing yang telah
mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan
kerja praktek ini.
6. Seluruh Dosen dan Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi dan
Komunikasi.
7. Eka Buana Putri selaku Direktur PT. Rimba Karya Pratama yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan kerja
praktek.
8. Atrina Febri Yunarso selaku Pembimbing Lapangan yang sabar
membimbing dan mengarahkan selama mengerjakan praktek di PT.
Rimba Karya Pratama.
9. Seluruh Karyawan PT. Rimba Karya Pratama yang telah membantu dan
memberikan pengarahan selama melaksanakan kerja praktek.

iv
 10. Orang Tua dan keluarga tercinta yang telah mendukung dan mendoakan
penulis untuk kelancaran proses kerja praktek dan penyusunan laporan
ini.
11. Rekan-rekan Program Studi Teknik Informatika Universitas Semarang
Kelas Sore Angkatan 2020 yang telah membantu penulis dalam
melakukan proses penyusunan laporan ini.
12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah
membantu terselesaikannya kerja praktek dan laporannya baik secara
langsung maupun tidak langsung.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Kerja Praktek ini
masih terdapat banyak kekurangan, untuk itu segala kritik dan saran yang
membangun akan selalu diterima dengan senang hati. Semoga laporan yang
sederhana ini bermanfaat bagi para pembaca.

Semarang, Desember 2023

Faisal Rachman Hakim

v
 DAFTAR ISI

LAPORAN KERJA PRAKTEK .............................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii

ABSTRAK ............................................................................................................. iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek .......................................................... 2

1.2.1 Tujuan kerja praktek ......................................................................... 2

1.2.2 Manfaat kerja praktek ....................................................................... 2

1.3 Batasan Masalah ....................................................................................... 3

BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT KERJA PRAKTEK ................................ 4

2.1 Profile Perusahaan .................................................................................... 4

2.2 Aktivitas Usaha PT Rimba Karya Pratama .............................................. 4

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 6

2.4 Tugas Bagian Struktur Organisasi ............................................................ 6

BAB III LANDASAN TEORI ................................................................................ 8

3.1 Definisi Sistem ......................................................................................... 8

3.1.1 Elemen – Elemen Sistem .................................................................. 8

3.1.2 Karakteristik Sistem .......................................................................... 9

3.1.3 Tujuan Sistem ................................................................................ 11

3.2 Definisi Data ........................................................................................... 12

vi
 3.3 Definisi Informasi ................................................................................... 12

3.4 Definisi Sistem Informasi ....................................................................... 13

3.5 Definisi Perancangan Sistem .................................................................. 13

3.6 Unified Modeling Language (UML)....................................................... 14

3.6.1 Use Case Diagram ........................................................................... 14

3.6.2 Class Diagram ................................................................................ 15

3.6.3 Sequence Diagram .......................................................................... 17

3.6.4 Activity Diagram ............................................................................. 19

3.6.5 State-Chart Diagram....................................................................... 19

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN ........................................................ 21

4.1 Analisis Kebutuhan ................................................................................ 21

4.1.1 Analisis Sistem Yang Sudah Berjalan............................................. 21

4.1.2 Identifikasi Masalah ........................................................................ 21

4.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem ............................................................. 21

4.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ................................................. 24

4.2.1 Use Case Diagram .......................................................................... 24

4.2.2 Skenario Use Case Diagram ........................................................... 25

4.2.3 Activity Diagram ............................................................................. 27

4.2.4 Sequence Diagram .......................................................................... 30

4.2.4 Class Diagram ................................................................................ 33

4.3 Implementasi .......................................................................................... 34

4.3.1 Tampilan Menu Awal ..................................................................... 35

4.3.2 Tampilan Menu Data Barang .......................................................... 35

4.3.3 Tampilan Menu Data Barang Masuk .............................................. 36

4.3.4 Tampilan Menu Data Barang Keluar .............................................. 36

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 38

vii
 5.1 Kesimpulan ............................................................................................. 38

5.2 Saran ....................................................................................................... 39

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 40

LAMPIRAN .......................................................................................................... 42

viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kayu Log ............................................................................................. 5

Gambar 2.2 Struktur Perusahaan PT. Rimba Karya Pratama ................................. 6
Gambar 4.1 Use Case Diagram Yang Diusulkan ................................................. 25
Gambar 4.2 Activity Diagram Mengelola Data Barang Masuk............................. 28
Gambar 4.3 Activity Diagram Mengelola Data Barang Keluar............................. 29
Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Data Barang ........................................ 30
Gambar 4.5 Sequence Diagram Mengelola Data Barang Masuk .......................... 31
Gambar 4.6 Sequence Diagram Mengelola Data Barang Keluar .......................... 32
Gambar 4.7 Sequence Diagram Mengelola Data Barang...................................... 33
Gambar 4.8 Class Diagram................................................................................... 34
Gambar 4.9 Menu Awal ........................................................................................ 35
Gambar 4.10 Data Barang ..................................................................................... 35
Gambar 4.11 Data Barang Masuk ......................................................................... 36
Gambar 4.12 Data Barang Keluar ......................................................................... 36

ix
 DAFTAR TABEL

Table 3.1 Simbol Use Case Diagram ................................................................... 14

Table 3.2 Simbol Class Diagram .......................................................................... 16
Table 3.3 Simbol Sequence Diagram.................................................................... 17
Table 3.4 Simbol Diagram Activity ....................................................................... 19
Table 3.5 Simbol State-Chart Diagram ................................................................ 20
Table 4.1 Skenario Use Case Diagram Input Data Transaksi ............................... 25
Table 4.2 Skenario Use Case Diagram Pencarian Data Barang ........................... 26
Table 4.3 Skenario Use Case Diagram Hapus Data Barang ................................. 27

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Barang atau komoditas dalam pengertian ekonomi adalah suatu
objek fisik yang dapat dilihat dan disimpan atau jasa yang memiliki nilai.
Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai
kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan pelanggan
baik secara individu atau bisnis. Kebutuhan akan barang dewasa ini semakin
banyak dan semakin beragam dikarenakan kemajuan teknologi. Dengan
kemajuan teknologi kita dapat membeli barang bahkan tanpa dating secara
fisik ke toko tersebut. Kemudahan ini yang menyebabkan perlunya ada
inventaris barang yang teliti dan teratur.

Inventaris Gudang merupakan aktivitas pengelolaan yang berkaitan

dengan persediaan stok barang dalam gudang sebuah perusahaan. Termasuk
menghitung persediaan barang yang ada dan menghitung persediaan barang
yang habis. Sehingga kita dapat menentukan barang mana yang perlu
restock maupun barang yang sudah lama tidak keluar dari Gudang.
Permasalahan utama yang sering muncul dalam manajemen persediaan
adalah kelebihan dan kekurangan stok. Kelebihan stok dapat berdampak
negatif pada bisnis karena kelebihan stok menyebabkan tingginya biaya
penyimpanan dan kerusakan barang. Selain itu, kekurangan stok juga akan
berdampak pada kehilangan penjualan dan reputasi perusahaan yang rusak.

Pada PT. Rimba Karya Pratama ini adalah perusahaan yang bergerak
di bidang manufaktur. Perusahaan ini berbentuk pabrik yang menjalakankan
usahanya pada bidang pengolahan bahan baku menjadi barang setengah jadi
atau jadi sehingga dapat dijual kepada konsumen. Dan tentunya banyak
sekali kebutuhan barang dan peralatan yang dibutuhkan oleh pabrik itu
sendiri. Untuk menjalankan operasional pabrik dan mencukupi kebutuhan
barang yang dibutuhkan butuh gudang yang cukup besar untuk

1
 2

menampungnya. Namun seringkali terdapat selisih stok pada perhitungan

stok opname tiap bulan.

Oleh karena itu, penulis menawarkan untuk membuat program yang

berbasis Microsoft Excel menggunakan Macro dalam perhitungan stok dan
inverntaris gudang. Dikarenakan masih awamnya petugas gudang dengan
teknologi dan keterbatasan perangkat maka diputuskan menggunakan yang
sederhana saja. Untuk menggantikan input dan pendataan yang sebelumnya
masih berbasis kertas semua, serta laporan yang berbasis Excel dengan
format standar. Yang menyebabkan harus input dua kali untuk membuat
laporan gudang tiap bulan.

Setelah aplikasi ini jadi dan bisa digunakan penulis berharap dapat
menyelesaikan masalah selisih stok yang sebelumnya sering terjadi serta
memudahkan dalam membuat laporan bulanan stok opname. Dan
menjadikan kinerja petugas gudang menjadi lebih efisien dan efektif
dibanding sebelumnya saat masih menggunkana pencatatan secara manual
menggunakan kertas.

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

1.2.1 Tujuan kerja praktek
a. Dapat menyajikan informasi yang berkaitan dengan pelacakan
dan pembaruan stok inventaris gudang pada PT. RIMBA
KARYA PRATAMA menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat.
b. Dapat menghasilkan sebuah sistem yang bisa dimanfaatkan oleh
PT. RIMBA KARYA PRATAMA sehingga kendala-kendala
yang dihadapi pada sistem sebelumnya bisa teratasi.
1.2.2 Manfaat kerja praktek
a. Dapat menambah ilmu pengetahuan serta pengalaman dalam
menganalisis tentang pelacakan dan pembaruan stok inventaris
gudang.
b. Sebagai syarat menyelesaikan kerja praktek.
 3

1.3 Batasan Masalah

Dilihat dari banyaknya aktivitas kerja yang dilakukan di perusahaan
tersebut, maka penulis membatasi masalahnya yaitu:
1. Hasil Kerja Praktek berupa Aplikasi untuk mengelola data barang,
laporan stok barang, data barang masuk, dan data barang keluar serta
untuk inventaris gudang di PT. Rimba Karya Pratama.
2. Pembuatan Aplikasi ini menggunakan Bahasa pemrograman Visual
Basic 7.1 pada Microsoft Excel.