LAPORAN KERJA PRAKTIK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEBSITE PADA

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PALEMBANG

Oleh:

Widia Permatasari 09031181823010

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2020

i
 LEMBAR PENGESAHAN

KERJA PRAKTIK (KP)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
BERBASIS WEBSITE PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA PALEMBANG

LAPORAN
Sebagai salah satu syarat untuk membuat
Skripsi Program Studi Sistem Informasi S1

Oleh:

Widia Permatasari 09031181823010

Palembang, 17 April 2020

Menyetujui
Dosen Pembimbing, Pembimbing Lapangan,

Dinda Lestarini, S.SI., M.T. Hj. Novazila, SE., MM.

NIP. 198912222019032022 NIP.
196711112000032003

Mengetahui
Ketua Jurusan,

Endang Lestari Ruskan., S.Kom. M.T

NIP. 197811172006042001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya

penulis dapat menyelesaikan tepat waktu laporan kerja praktik yang berjudul “

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk

dan Surat Keluar Berbasis Website Pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Palembang”. Laporan kerja Praktik ini merupakan salah

satu syarat Penulis menyusun skripsi untuk menyelesaikan pendidikan strata satu

pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya.

Selama pembuatan laporan kerja praktik ini Penulis tentu tidak terlepas

dari pengarahan dan bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena

itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah terlibat.

Pihak-pihak yang terlibat diantaranya sebagai berikut:

1. Allah SWT yang senantiasa melimpahkan nikmat sehat dan nikmat ilmu

kepada penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan kerja praktik

ini.

2. Orang tua yang selalu memberikan dukungan, motivasi dan semangat

sepenuhnya tanpa rasa lelah untuk penulis sehingga mampu menyelesaikan

laporan kerja praktik.

3. Ibu Dinda Lestarini, S. SI.,M.T. , selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik.

4. Ibu Hj. Novazila selaku Kasub Bagian Umum dan Kepegawaian sekaligus

Pembimbing Lapangan Kerja Praktik pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Palembang.

iii
5. Seluruh staf bidang Kasubbag Umum dan Kepegawaian Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

6. Ariana Herawati dan Miftahurrohmah Haque yang menjadi teman sekaligus

sahabat satu team selama kerja praktik.

7. Saudara dan teman-teman penulis yang telah memberi dukungan dan semangat

kepada penulis.

8. Royan dan Japa yang selalu membantu dan memberi semangat dalam

menyelesaikan laporan kerja praktik ini

Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktik ini masih jauh dari kata

sempurna, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun

agar kedepannya laporan kerja praktik ini dapat menjadi lebih baik lagi. Akhir

kata penulis mengucapkan permintaan maaf atas kekurangan laporan ini, penulis

berharap agar laporan ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca dan juga

menambah ilmu bagi penulis. Terima kasih.

Indralaya, 08 Februari 2021

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.......................................................................................................ii
KATA PENGANTAR.............................................................................................................iii
DAFTAR ISI..........................................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR............................................................................................................viii
DAFTAR TABEL....................................................................................................................x
BAB I...................................................................................................................................1
PENDAHULUAN..................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang....................................................................................................1
1.2 Tujuan................................................................................................................3
1.3 Manfaat..............................................................................................................3
1.4 Batasan masalah.................................................................................................4
1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktik...................................................4
1.5.1 Waktu Pelaksanaan....................................................................................4
1.5.2 Tempat Pelaksanaan...................................................................................4
BAB II..................................................................................................................................5
GAMBARAN UMUM...........................................................................................................5
2.1 Sejarah Umum....................................................................................................5
2.2 Visi Misi Perusahaan...........................................................................................7
2.2.1 Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang...............7
2.2.2 Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang..............7
2.3 Struktur Organisasi.............................................................................................7
2.4 Tinjauan Pustaka................................................................................................8
2.4.1 Pengertian Sistem.......................................................................................8
2.4.2 Sistem Informasi.........................................................................................9
2.4.3 Arsip...........................................................................................................9
2.4.4 Surat...........................................................................................................9
2.4.5 Analisis Sistem..........................................................................................10
2.4.6 Perancangan Sistem.................................................................................10
2.4.7 UML (Unified Modeling Language)...........................................................10
2.4.8 Use Case Diagram.....................................................................................11

v
 2.4.9 Activity Diagram.......................................................................................12
2.4.10 Class Diagram...........................................................................................13
BAB III...............................................................................................................................15
PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK.........................................................................................15
3.1 Unit Kerja Praktik..............................................................................................15
3.2 Kegiatan Selama Kerja Praktik..........................................................................15
3.3 Observasi dan Identifikasi.................................................................................17
3.3.1 Teknologi Informasi Yang Tersedia...........................................................17
3.3.2 Hardware..................................................................................................17
3.3.3 Software...................................................................................................17
3.4 Metode Pengumpulan Data.............................................................................18
BAB IV..............................................................................................................................19
ANALISIS SISTEM..............................................................................................................19
4.1 Analisis Permasalahan Sistem..........................................................................19
4.2 Analisi Kebutuhan Proses.................................................................................21
4.2.1 Kebutuhan Fungsional..............................................................................21
4.2.2 Kebutuhan Non Fungsional......................................................................22
4.3 Perancangan Sistem.........................................................................................23
4.3.1 Use Case Diagram.....................................................................................23
4.3.2 Skenario Use Case.....................................................................................25
4.3.3 Activity Diagram.......................................................................................28
4.3.4 Class Diagram...........................................................................................32
4.4 Interface Sistem Surat......................................................................................34
4.4.1 Interface Login..........................................................................................34
4.4.2 Halaman Tampilan Awal...........................................................................35
4.4.3 Halaman Input Surat.................................................................................35
4.4.4 Halaman Input Surat Masuk.....................................................................36
4.4.5 Halaman Input Surat Keluar......................................................................36
4.4.6 Halaman Edit Surat...................................................................................37
4.4.7 Halaman Daftar Edit Surat Masuk.............................................................37
4.4.8 Halaman Daftar Edit Surat Keluar.............................................................38
4.4.9 Halaman Edit Surat Masuk.......................................................................38
4.4.10 Halaman Edit Surat Keluar........................................................................39

vi
 4.4.11 Halam Hapus Surat...................................................................................39
4.4.12 Halaman Hapus Daftar Surat Masuk.........................................................40
4.4.13 Halaman Hapus Daftar Surat Keluar.........................................................40
4.4.14 Halaman Laporan Surat............................................................................41
4.4.15 Halaman Laporan Daftar Surat Masuk......................................................41
4.4.16 Halaman Laporan Daftar Surat Keluar......................................................42
BAB V...............................................................................................................................43
KESIMPULAN DAN SARAN................................................................................................43
5.1 Kesimpulan.......................................................................................................43
5.2 Saran................................................................................................................43
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................44
KARTU KONSULTASI.........................................................................................................10

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi pada Disdukcapil Kota Palembang....................8

Gambar 4.1 Use Case Diagram

Gambar 4.2 Activity Login..................................................................................29

Gambar 4.3 Activity Kelola Surat Masuk.............................................................29

Gambar 4.4 Activity Kelola Surat Keluar.............................................................30

Gambar 4.5 Activity Membuat Laporan...............................................................30

Gambar 4.6 Class Diagram Sistem......................................................................32

Gambar 4.7 Interface Login..................................................................................33

Gambar 4.8 Interface Tampilan Awal..................................................................34

Gambar 4.9 Interface Halaman Input Data...........................................................34

Gambar 4.10 Interface Input Surat Masuk...........................................................35

Gambar 4.11 Interface Input Surat Keluar...........................................................35

Gambar 4.12 Interface Halaman Edit Surat.........................................................36

Gambar 4.13 Interface Halaman Daftar Surat Masuk..........................................36

Gambar 4.14 Interface Halaman Daftar Edit Surat Keluar..................................37

Gambar 4.15 Interface Halaman Edit Surat Masuk..............................................37

Gambar 4. 16 Interface Halaman Edit Surat Keluar.............................................38

Gambar 4.17 Interface Halaman Hapus Surat......................................................38

Gambar 4.18 Interface Halaman Hapus Surat Masuk..........................................39

Gambar 4.19 Interface Halaman Hapus Surat Keluar..........................................39

Gambar 4.20 Interface Halaman Laporan Surat...................................................40

Gambar 4.21 Interface Halaman Laporan Daftar Surat Masuk............................40

Gambar 4.22 Interface Halaman Laporan Daftar Surat Keluar............................41

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Notasi Use Case Diagram.....................................................................11

Tabel 2.2 Notasi Activity Diagram.......................................................................13.

Tabel 2.4 Notas Class Diagram............................................................................14

Tabel 3.1 Kegiatan Kerja Praktik..........................................................................16

Tabel 4.1 Deskripsi Use Case Diagram................................................................24

Tabel 4.2 Skenario Login......................................................................................25

Tabel 4.3 Skenario Kelola Surat Masuk................................................................26

Tabel 4.4 Skenario Kelola Surat Keluar................................................................27

Tabel 4.5 Skenario Laporan..................................................................................28

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Kesediaan Pembimbing Kerja Praktik...…...……………....A - 1

Lampiran 2 Surat Permohonan Kerja Praktik...……………...……...….……..B - 2

Lampiran 3 Sertifikat Kerja Praktik…………………………...…………....…C - 3

Lampiran 4 Formulir Kegiatan Harian Mahasiswa………….…..…………….D - 4

Lampiran 5 Formulir Penilaian Kerja Praktik……………………...………….E - 5

Lampiran 6 Surat Balasan Kerja Praktik………..……………….…...………..F - 6

Lampiran 7 Kartu Konsultasi Kerja Praktik…………...………………..…….G – 7

Lampiran 8 Form Perbaikan Ujian Kerja Praktik…………………….....…….H - 8

Lampiran 9 Dokumentasi Selama Kerja Praktik……………………....……….I - 9

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan

bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.  Arsip mempunyai peranan

penting dalam kelangsungan hidup sebuah organisasi karena arsip berfungsi sebagai

informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan

sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggung

jawaban manajemen.

Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Penyelenggaraan Kearsipan

adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaaan kearsipan, dan

pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber

daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya. Arsip memiliki

berbagai macam bentuk, diantaranya; arsip dinamis, statis, aktif, inaktif, vital, dan

arsip audio. Arsip dibutuhkan oleh setiap perusahaan tak terkecuali Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

1
 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang adalah salah satu

instansi pemerintah yang berfungsi dalam penataan dan penerbitan dokumen data

kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengolahan informasi

administrasi kependudukan untuk pelayanan publik. Dalam pelaksanaan

pengelolahan pengarsipan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang belum memiliki sistem khusus dalam mengarsipkan surat. Padahal proses

ini sangat penting bagi perusahaan, karena mengotomatisasikan pengarsipan surat

yang dilaksanakan secara teratur dapat mempermudah dalam mencari surat lama yang

dibutuhkan setiap saat sehingga dapat meminimalisir kesalahan serta dapat

menghemat waktu dalam pencarian surat. Maka dari itu untuk membantu pengelolaan

arsip, Dinas Kependudukan dan Pencatantan Sipil Kota Palembang membutuhkan

sebuah sistem yang dapat megotomatisasian kegiatan pengarsipan secara teratur dan

terpadu.

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan diatas, maka untuk membantu

proses pengarsipan surat pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang, penulis membahas Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang akan

membantu proses kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang

dengan judul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEBSITE PADA DISDUKCAPIL KOTA PALEMBANG”.

2
1.2 Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan kerja praktik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Palembang yaitu :

1. Menganalisa dan merancang sistem informasi pengarsipan surat pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

2. Membantu staf Kasubag Umpeg pada bidang kesekretariatan Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dalam pengarsipan surat.

3. Membantu memberikan ide atau trobosan sistem baru pada Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dalam melakukan pengaripan surat.

1.3 Manfaat

Manfaat yang didapatkan dari pelaksanaan Kerja Praktik diantaranya :

1. Bagi Instansi

Hasil analisis yang dilakukan oleh penulis terhadap kegiatan pada Kasub

Bagian Umpeg dapat menjadi bahan dalam Pengembangan Sistem Informasi . Sistem

yang disarankan lebih efektif dan efisien karena dapat mengurangi kesulitan dalam

pencarian arsip serta dapat meminimalisir kesalahan sehingga dapat meringankan

beban pekerjaan staf pada Disdukcapil Kota Palembang dalam pengarsipan surat.

2. Bagi Penulis

Melalui pelaksanaan Kerja Praktik ini penulis dapat mengetahui proses kerja

yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dan

menambah wawasan serta pengalaman dalam dunia kerja yang bisa menjadi bekal

untuk penulis menghadapai dunia kerja setelah lulus nanti. Selain itu, Penulis juga

3
dapat menyajikan pengalaman dan data saat kerja praktik ke dalam sebuah laporan

kerja praktik.

1.4 Batasan masalah

Agar pembahasan lebih terstruktur dan tidak menyimpang, maka penulis

membuat batasan masalah yaitu hanya membahas pada lingkup analisis dan

perancangan sistem informasi pengarsip surat masuk dan surat keluar berbasis

website pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktik

1.5.1 Waktu Pelaksanaan

Kegiatan kerja praktik berlangsung sejak tanggal 14 Desember 2020 sampai

dengan 14 Januari 2021, pada hari senin sampai dengan hari kamis kerja praktik

dilaksanakan mulai pukul 08:00 s.d 16:00 WIB dan khusus hari jum’at kerja praktik

dimulai dari pukul 08:00 sampai dengan pukul 17:00 WIB.

1.5.2 Tempat Pelaksanaan

Kerja Praktik dilaksanakan di :

Nama Perusahaan : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang

Alamat Perusahaan : Jl. Demang Lebar Daun No.4225, Lorok Pakjo, Kec. Ilir Bar.
I, Kota Palembang, Sumatera Selatan 3015
Telepon : (0711) 350878

Unit/ bagian : Kasubbag Umum dan Kepegawaian.

4
 BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Umum

Sebelum berdirinya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang. Kebutuhan informasi kependudukan disajikan secara berkelanjutan

dengan memberikan gambaran tentang kependudukan di Kota Palembang ke Bagian

Kependudukan Biro Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

pada pasal 11 dan 12 yang intinya bahwa urusan Pemerintahan Kongkuren yang

menjadi kewenangan daerah terdiri atas Urusan Pemerintahan Wajib dan Urusan

Pemerintahan Pilihan. Urusan Pemerintahan Wajib terdiri atas urusan yang berkaitan

dengan pelayanan dasar administrasi kependudukan dan pencatatan sipil termasuk

Urusan Wajib Daerah Non Pelayanan Dasar sehingga harus berbentuk dinas.

Selanjutnya Pasal 217 Dinas dibentuk untuk melaksanakan Urusan Pemerintah yang

menjadi kewenangan daerah.

Menindaklanjuti Undang-undang 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

dan hasil Bimtek Pembentukan Type Dinas Kepedudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang dan Kabupaten/Kota yang dihadiri Direktur Bina Aparatur Direktorat

Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementrian Dalam Negeri Republik

Indonesia. Pada tanggal 23 dan 24 Juni 2016 bertempat di Graha Bina Praja Provinsi

Sumatera Selatan. Menjelaskan bahwa yang menangani urusan Kependudukan di

5
Provinsi maupun di Kabupaten/Kota harus dibentuk Dinas dengan nomenklatur yang

sama diseluruh Indonesia sesuai dengan Permendagri Nomor 76 tahun 2015.

Sehubungan dengan hal tersebut Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan

mengeluarkan Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan

Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Selatan serta Peraturan Gubernur

Sumatera Selatan Nomor 49 tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas

dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang maka

dibentuk Dinas Kepedudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang yang terdiri atas

1 (satu) Kepala Dinas, 1 (satu) Sekretariat, 3 (tiga) Sub Bagian dan 4 (empat) Kepala

Bidang dengan masing-masing terdiri atas 2 (dua) Kepala Seksi dengan type A pola

minimal.

Hasil konsultasi dan koordinasi pada bulan Desember Tahun 2016 dengan

Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementrian Dalam Negeri

Republik Indonesia menyarankan untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Provinsi Kota Palembang agar membentuk struktur organisasi dengan Type A pola

Maksimal. Maka keluarlah Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 5 Tahun

2017 tentang Perubahan atas peraturan Gubernur Nomor 49 tahun 2016 tentang

Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Disdukcapil Kota Palembang yang

terdiri atas 1 (satu) Kepala Dinas, 1 (satu) Sekretariat dan 4 (empat) Kepala Bidang

dengan masing-masing terdiri atas 3 (tiga) Kepala Seksi/Sub Bagian.

6
2.2 Visi Misi Perusahaan
2.2.1 Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang

Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang yaitu

Terwujudnya Penduduk Yang Berkualitas dan Bertanggung jawab Melalui Tertib

Administrasi Kependudukan.

2.2.2 Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang

Misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang diantaranya.

1. Mewujudkan pelayanan yang optimal kepada masyarakat dalam bidang

kependudukan dan pencatatan sipil.

2. Meningkatkan pengelolaan data kependudukan dan pencatatan sipil melalui sistem

informasi administrasi kependudukan (SIAK).

3. Meningkatkan pembinaan penyelenggaraan administrasi kependudukan dan

pencatatan sipil.

4. Mengembangkan kerjasama kelembagaan dalam mendukung administrasi

kependudukan.

5. Meningkatkan peran serta masyarakat dalam memenuhi hak kepemilikan dokumen

kependudukan dan pencatatan sipil guna memberikan kepastian dan perlindungan

sesuai hak-hak penduduk.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang

dapat dilihat pada gambar 2.1

7
 Gambar 2.1 Struktur Organisasi pada Disdukcapil Kota Palembang
Sumber: https://disdukcapil.palembang.go.id/susunan-organisasi/

2.4 Tinjauan Pustaka

2.4.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur yang berkaitan atau

berhubungan satu sama lainya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut

merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu ( Ayu, Fitri dan

Nia Permatasari, 2018). Sedangkan menurut Hopwood,dkk, 2016, “Sistem

merupakan sekumpulan dari bagian-bagian yang berupa manusia sebagai penggerak,

alat-alat prosedur, yang telah dirancang dan diterapkan menjadi satuan sumber daya

yang saling terkait menjadi satu untuk mencapai tujuan bersama atau tertentu”.

8
2.4.2 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah kumpulan atau susunan yang terdiri dari perangkat

keras dan perangkat lunak serta tenaga pelaksanaannya yang bekerja dalam sebuah

proses berurutan dan secara bersama-sama saling mendukung untuk menghasilkan

suatu produk (Dengen, 2009:48). Sedangkan menurut Hanif Al Fatta, 2009:9, Sistem

Informasi merupakan “suatu perkumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara

penggunaanya yang mencangkup lebih jauh dari pada sekedar penyajian.”

2.4.3 Arsip

Berdasarkan undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.4.4 Surat

Menurut Finoza (2010:3) “Secara umum surat adalah alat untuk

menyampaikan suatu tujuan secara tertulis. Sedangkan menurut Yatimah (2013:123)

“Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis yang berfungsi sebagai media

menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi atau orang organisasi)

kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi dalam surat dapat

berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan

sebagainya.

9
2.4.5 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sistem yang menentukan sistem informasi apa yang

harus dilakukan untuk memcahkan masalah yang sudah ada dengan memepalajari

sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan dan peluang

untuk perbaikan (Stair dan Reynolds, 2010) .

2.4.6 Perancangan Sistem

Menurut Satzinger, dkk (2012 : 5) Perancangan sistem adalah sekumpulan

aktivitas yang mendeskripsikan secara detail bagaimana sistem akan berjalan. Hal itu

bertujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan

user. Perancangan mempunyai 2 maksud, yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada

pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pemrogram

komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat Jogiyanto (1999:179).

2.4.7 UML (Unified Modeling Language)

Menurut Rosa Dan Shalahuddin (2015:133) “UML (Unified Modelling

Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan didunia industri

untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta

menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasikan objek. UML

merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem

dengan menggunakan diagram teks-teks pendukung (Ariani R. Sukamto dalam

Taufik, 2017). Sedangkan (Mulyani, 2016:48) : menuliskan bahwa UML (Unified

Modeling Language) adalah Sebuah teknik pengembangan sistem yang menggunakan

10
bahasa grafis sebagai alat untuk pendokumentasian dan melakukan spesifikasi pada

sistem.

2.4.8 Use Case Diagram

Menurut (Manalu, 2015). “Use Case Diagram adalah sesuatu atau proses

merepresentasikan hal-hal yang dapat dilakukan oleh aktor dalam menyelesaikan

sebuah pekerjaan.” Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015: 155) “Use case adalah

pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Syarat

penamaan pada use case yaitu dengan mendefinisikan namanya sesederhana

mungkin”. Simbol-simbol yang ada pada diagram use case dapat dilihat pada tabel

2.1

Tabel 2.1 Notasi Use Case Diagram

Nama Simbol Deskripsi

Actor adalah seseorang yang berintraksi

Actor dengan sistem. Actor hanya dapat

menginput dan menerima informasi.

Use case dipakai untuk menjelaskan aksi-

Use Case aksi yang ada pada sistem, biasanya

dinyatakan dalam bentuk kata kerja.

Dipakai untuk menjelaskan interaksi antara

Association
use case dan aktor.
Generalization Relasi antar use case dimana salah satunya
dalam bentuk yang lebih umum dari yang

11
 lain.

Include Menggambarkan bahwa keseluruhan dari

sebuah use case merupakan fungsionalitas
use case lainnya.

Extend Menggambarkan hubungan antar use case

dimana sebuah use case merupakan
fungsionalitas use case lainnya apabila
kondisi tertentu terpenuhi.

2.4.9 Activity Diagram

Menurut Lisnawanty, (2014) “Activity Diagram adalah teknik untuk

mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak

kasus”. Menurut Irmayani & Susyatih, (2017) “Activity Diagram menggambarkan

aktivitas utama dari user pada sistem informasi yang dibuat. Simbol-simbol yang ada

pada activity diagram dapat dilihat pada tabel 2.2.

12
 Tabel 2.2 Notasi Activity Diagram

Nama Simbol Deskripsi

Status Menggambarkan bahwa alur kerja suatu sistem

Awal dalam activity diagram dimulai.

Aktivitas Aktivitas yang dilakukan sistem, action state

biasanya diawali dengan kata kerja.

Join Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu

aktivitas digabungkan menjadi satu.
Decision Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.

Swim Lane Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung

jawab terhadap aktivitas yang terjadi.

Status Menggambarkan berakhirnya alur sistem pada

Akhir activity diagram.

2.4.10 Class Diagram

Menurut Munawar (2005 : 28) “Class Diagram merupakan himpunan dari

objek-objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku

(behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan dalam

13
attribute/properties. Sedangkan behavior suatu objek mendefinisikan bagaimana

sebuah objek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.” Simbol-simbol yang ada

pada class diagram dapat tabel 2.4

Tabel 2.4 Notas Class Diagram

Nama Simbol Deskripsi

Kelas Himpunan pada objek-objek yang memiliki

struktur sistem, tiap kelas memiliki nama,
attribute, dan operation atau method.

Asosiasi Relasi untuk menghubungkan objek satu dengan

yang lainnya.

Agregasi Upaya untuk menghindari asosiasi lebih dari 2

objek.

Dependency / Hubungan dimana perubahan terjadi pada suatu

elemen mandiri (independent).
ketergantungan

Realization Hubungan antar kelas dimana sebuah kelas

memiliki keharusan untuk mengikuti aturan
yang ditetapkan oleh kelas lainnya

BAB III

PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK

14
3.1 Unit Kerja Praktik

Dalam pelaksanaan kerja praktik ini, penulis ditempatkan oleh Kepala Bidang

Kasub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Bagian Sekretariat Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang. Ada beberapa tugas yang

penulis lakukan salah satunya membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Selain itu, penulis juga melakukan analisis proses bisnis yang ada untuk dapat di

terapkan dalam membuat laporan kerja praktik.

3.2 Kegiatan Selama Kerja Praktik

Pelaksanaan kerja praktik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang berlangsung selama 30 hari kerja, mulai dari tanggal 14 Desember 2020

s.d 14 Januari 2021, pada hari senin s.d kamis pelaksanan kerja praktik di mulai

pukul 08:00 WIB s.d 16:00. Pada hari jumat pelaksaan Kerja Praktik di mulai pukul

08:00 WIB s.d 17:00. Adapun kegiatan yang penulis lakukan selama Kerja Praktik

pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang, dapat dilihat pada

tabel 3.1

Tabel 3.1 Kegiatan Kerja Praktik

15
Minggu Tanggal Jenis Kegiatan

Ke-

1 14 - 18 - Orientasi lapangan kerja praktik

Desember 2020 - Pembagian tugas yang harus di kerjakan.

2 21- 23 - Mengamati proses bisnis yang ada pada

Desember 2020 Kasub Bagian Umum dan Kepegawaian .
- Menganalisis masalah yang ada di Kasubbag
Umpeg
3 28 - 30 - Mencari data yang dibutuhkan untuk
Desember 2020 menyelesaikan laporan kerja praktik
- Melakukan analisis terhadap masalah yang
ada pada Kasubbag Umpeg Disdukcapil Kota
Palembang.
4 4 - 8 - Melakukan analisis terhadap masalah yang
Januari 2021 ada pada Kasubbag Umpeg Disdukcapil Kota
Palembang.
- Mengamati lebih dalam lagi mengenai
masalah-masalah yang ada.
5 11- 14 - Mengolah data yang telah didapatkan untuk
diterapkan kedalam laporan kerja praktik.
Januari 2021
- Menganalisis data yang telah didapatkan.
- Membuat laporan kerja praktik.

3.3 Observasi dan Identifikasi

Observasi yang dilakukan oleh penulis sejak minggu pertama yaitu pengenalan

lingkungan dan pembagian tugas yang harus dikerjakan oleh penulis selama

16
melaksana kerja praktik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang pada bagian Kasubbag Umum dan Kepegawaia pada. Selain itu, penulis

juga melakukan pengamatan terhadap beberapa hal diantaranya:

3.3.1 Teknologi Informasi Yang Tersedia

Dalam perkembangan teknologi informasi, komputer memiliki pengaruh yang

cukup besar karena komputer memiliki peranan yang sangat penting dalam teknologi

informasi untuk mendapatkan informasi yang diinginkan secara cepat tanpa terhalang

ruang dan waktu.

3.3.2 Hardware

Hardware atau perangkat keras yang berupa komputer pada pada ruangan

Kasubbag Umpeg terdapat 3 jenis PC, yaitu Lenovo, Acer dan HP. Adapun yang

menggunakan perangkat keras tersebut adalah kepala dan staf kesekretariatan Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

3.3.3 Software

Dalam pelaksanaan tugasnya, Di bagian Kesekretariatan Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Palembang menggunakan kurang lebih 3 unit intel core i3

yang ada diruangan. Sistem operasi untuk menyimpan semua file yang berkaitan

dengan dokumen Kepegawaian menggunakan Sistem Operasi Windows 10.

3.4 Metode Pengumpulan Data

Dalam proses pengumpulan data penulis menggunakan beberapa tahapan metode

diantaranya:

17
a. Wawancara

Wawancara adalah cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan

mengadakan tanya jawab langsung dengan orang-orang yang berinteraksi langsung

dengan sistem. Penulis mewawancarai beberapa staf pada bagian Kesekretaraian pada

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang.

b. Observasi

Observasi adalah cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan

mengadakan penelitian secara langsung terhadap sistem yang akan dipilih. Observasi

dilakukan terhadap pemrosesan data, kerusakan yang biasanya terjadi dan laporan

penyelesaian setiap kasus. Pada tahap observasi, penulis melihat langsung kerja

sistem yang akan dibahas ke dalam laporan.

c. Peninjauan Kepustakaan ( Libary Search )

Penulis mengutip dari beberapa bahan bacaan yang berkaitan dengan

penulisan laporan kerja praktik, dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari

buku bacaan yang digunakan semasa kuliah. Tahap ini dilakukan untuk memberikan

landasan teori melalui buku-buku yang tersedia diperpustakaan yang berhubungan

dengan penulisan laporan ini.

BAB IV

ANALISIS SISTEM

18
4.1 Analisis Permasalahan Sistem

Analisis permasalahan memberikan identifikasi beberapa permasalahan yang

akan diuraikan dengan menggunakan kerangka PIECES untuk mengkategorikan

permasalahan yang ditemukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil Kota

Palembang. Beberapa permasalahan yang muncul pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Palembang, diantaranya:

1. Performance

Dalam mencari dokumen yang dibutuhkan pihak instansi harus mencari data

dokumen terlebih dahulu dalam buku agenda surat satu-persatu, karena banyaknya

data maka membutuhkan waktu untuk mencari data tersebut. Setelah ditemukan data

dokumen, kemudian pihak instansi harus mencari dokumen tersebut ke dalam lemari

khusus arsip, karena dokumen hanya disimpan dalam lemari khusus arsip maka

membutuhkan waktu sekitar 5 – 15 menit untuk menemukan dokumen yang

diperlukan.

2. Information

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil masih menggunakan sistem manual

yaitu menuliskan surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda surat kemudian

menyimpannya hard copy dokumen ke dalam lemari khusus arsip surat yang dapat

menyebabkan rusak atau hilangnya surat.

3. Economic

Dalam pelaksanaanya, sistem yang sedang berjalan pada Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Palembang saat ini membutuhkan biaya operasional yang

19
cukup tinggi. Karena masih menggunakan kertas dan lemari khusus arisip yang

membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar.

4. Control

Sistem saat ini, masih menyimpan dokumen ke dalam lemari khusus arsip.

Sehingga banyak kemungkinan yang dapat terjadi terhadap dokumen yang telah

disimpan diantaranya dapat terjadi kehilangan, kerusakan bahkan kebocoran data

penting pada dokumen karena kurang terjaminnya keamanan dalam penyimpanan

surat.

5. Efficiency

Proses pencarian dokumen yang diperlukan dinilai kurang efisien. Proses

pencarian dokumen membutuhkan waktu sekitar 5 – 15 menit untuk menemukan data

dalam buku agenda karena terlalu banyaknya data dan harus di cari satu persatu.

6. Service

Dalam memberikan pelayanan, pihak instansi masih terbilang kurang. Pihak

instansi masih lambat dam membutuhkan waktu dalam dalam menyampaikan

informasi yang diperlukan oleh masyarakat.

20
4.2 Analisi Kebutuhan Proses

4.2.1 Kebutuhan Fungsional

Berikut ini ada beberapa kebutuhan fungsional yang dibutuhkan oleh sistem

pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dalam mengelola

surat masuk dan surat keluar, diantaranya:

1. Pengguna dapat melakukan login

Fungsi login adalah agar pengguna dapat masuk dan mengakses akun

miliknya setelah dilakukan validasi username dan password. Cara login ke akun

pengguna yaitu pengguna memasukkan username dan password yang benar

untuk masuk ke akun pengguna.

2. Pengguna dapat mengelola surat masuk.

Ada beberapa aktifikas yang dapat dilakukan sistem dalam mengelolah data

surat masuk diantaranya, memasukkan, menyunting, menghapus dan,

menyimpan data surat masuk yang telah di kelola.

3. Pengguna dapat mengelola surat keluar.

Selain surat masuk, surat keluar juga memiliki aktifitas yang sama dengan

surat keluar diantaranya memasukkan, menyunting, menghapus dan, menyimpan

data surat keluar yang telah di kelola.

4. Membuat dan mencetak laporan.

Pengguna dapat membuat dan mencetak laporan surat masuk dan surat keluar

setiap akhir tahun untuk diserahkan ke pimpinan sebagai sumber dokumentasi

21
 yang telah dicapai oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Palembang setiap tahun.

4.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan pendukung kebutuhuan

fungsional sistem, berikut ini ada beberapa kebutuhan non fungsional pada sistem

pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dalam mengelolah

surat keluar diantaranya:

1. Kebutuhan Keamanan

Kebutuhan keamanan yaitu kebutuhan untuk menjaga keamanan sistem

dari kebocoran atau kehilangan data pada sistem. Maka dari itu, sistem

dilengkapi dengan username dan password untuk menjaga keamanan sistem.

Password berfungsi untuk menjaga informasi penting yang tersimpan didalam

akun pengguna. Namun pengguna perlu mengubah kata sandi secara rutin untuk

mencegah pencurian informasi penting.

2. Operasional Hardware

Operasional hardware adalah salah satu pendukung sistem dalam

mewujudkan kebutuhan fungsional sistem pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Palembang. Ada beberapa hardware yang dapat

mendukung kebutuhan fungsional diantaranya, Komputer dengan minimal

spesifikasi Core i3, RAM 2GB dan, Harddisk 320GB.

22
 3. Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi sebagai salah satu kebutuhan pendukung fungsional

harus selalu menyediakan data yang valid dan akurat serta data harus selalu di

perbaharui agar data yang di sajikan selalu update.

4.3 Perancangan Sistem

4.3.1 Use Case Diagram

Use Case Diagram adalah gambaran sebuah sistem secara geografis, diagram

ini memberikan gambaran tentang perancangan sistem informasi pada Sistem Surat

yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang. Use Case

Diagram pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dapat

dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Use Case Diagram

23
 Deskripsi Use Case Diagram gambar 4.1 dapat dilihat pada tabel 4.1

Tabel 4.1 Deskripsi Use Case Diagram

No Nama Deskripsi Proses Data Input Actor/Use

Proses
1. Login Proses validasi username dan Username Pegawai
password untuk login ke dan
halaman utama pada sistem Password
surat pada Disdukcapil Kota
Palembang.
2. Mengelola Ada beberapa proses yang Data Surat Pegawai
Surat dapat dilakukan dalam Masuk
Masuk mengelola surat masuk,
diantaranya memasukkan,
menyunting, menghapus dan,
menyimpan data surat masuk.
3. Mengelola Proses yang dapat dilakukan Data Surat Pegawai
Surat dalam mengelola surat keluar Keluar
Keluar diantaranya memasukkan,
menyunting, menghapus dan,
menyimpan data surat masuk.
4. Membuat Membuat laporan surat Data Surat Pegawai
Laporan masuk dan surat keluar
apabila sudah berada pada
akhir periode dan laporan
akan diserahkan kepada
pimpinan sebagai alat
pertanggungjawaban.
`

24
4.3.2 Skenario Use Case

Secara singkat, Skenario use case dapat diartikan sebagai alur jalannya proses

use case diagram dari sisi aktor dan system. Skenario Use Case Diagram pada

gambar 4.1 dapat dilihat pada tabel 4.2 s.d tabel 4.5.

Tabel 4.2 Skenario Login

Nama Use Case Login

Deskripsi Singkat Aktor harus login terlebih dahulu agar

dapat masuk ke akun pengguna. Setelah
aktor memasukan username dan password
dan berhasil login sistem akan
menampilkan halaman utama sistem.
Prioritas 4 ( Empat )
Primary Actor Pegawai
Pre conditions Akun pengguna telah terdaftar
Post conditions Pengguna dapat melakukan aktivitas yang
ada di akun pengguna.

Use Case Flow

Pegawai Reaksi Sistem

1. Memilih login, memasukkan
username dan password.
2. Menekan tombol login

3. Sistem melakukan validasi

masukan user.
4. a) Menampilkan halaman utama
sistem jika masukkan benar.
4. b) Menampilkan form login jika
masukkan salah.

25
 Tabel 4.3 Skenario Kelola Surat Masuk

Nama Use Case Kelola Surat Masuk

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login Pengguna dapat
melakukan beberapa aktivitas dalam
mengelola surat masuk, diantaranya
pengguna dapat memasukkan, menyunting,
menghapus dan, menyimpan data surat
masuk.
Prioritas 4 ( Empat )
Primary Actor Pegawai
Pre-conditions Pengguna telah melakukan login
Post conditions Sistem menampilkan menu untuk
mengelola data surat masuk

Use Case Flow

Pegawai Reaksi Sistem

1. Masuk ke halaman surat masuk 2. Menampilkan daftar surat masuk
3. Mengelola surat masuk
4. Menyimpan data surat masuk ke
database sistem.

26
 Tabel 4.4 Skenario Kelola Surat Keluar

Nama Use Case Kelola Surat Masuk

Deskripsi Singkat Setelah berhasil login Pengguna dapat
melakukan beberapa aktivitas dalam
mengelola surat keluar, diantaranya
pengguna dapat memasukkan, menyunting,
menghapus dan, menyimpan data surat
keluar.
Prioritas 4 ( Empat )
Primary Actor Pegawai
Pre-conditions Pengguna telah melakukan login
Post conditions Sistem menampilkan menu untuk
mengelola data surat keluar

Use Case Flow

Pegawai Reaksi Sistem

1. Masuk ke halaman surat keluar 2. Menampilkan daftar surat keluar
3. Mengelola surat keluar

4. Menyimpan data surat keluar ke

database sistem.

27
 Tabel 4.5 Skenario Membuat Laporan

Nama Use Case Membuat Laporan

Deskripsi Singkat Pengguna dapat membuat dan mencetak
laporan data surat masuk dan surat keluar
setiap periode.
Prioritas 4 ( Empat )
Primary Actor Pegawai
Preconditions Pegawai telah login ke sistem
Postconditions Sistem menampilkan menu untuk melihat
laporan surat.

Use Case Flow

Pegawai Reaksi Sistem

1. Pegawai memilih jenis laporan 2. Menampilkan menu jenis laporan
3. Memilih periode laporan
4. Menampilkan laporan
5. Menekan fitur cetak 6. Mencetak laporan yang telah dipilih

4.3.3 Activity Diagram

Activity Diagram menjelaskan mengenai proses aktivitas yang dilakukan oleh

user terhadap sistem, mulai dari sistem tersebut digunakan hingga sistem tersebut

selesai. Berikut merupakan activity diagram sistem informasi surat pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang dapat dilihat pada gambar 4.2

28
 Gambar 4.2 Activity login

Gambar 4.3 Activity Kelola Surat Masuk

29
Gambar 4.4 Activity Kelola Surat Keluar

Gambar 4.5 Membuat Laporan Surat

30
4.3.4 Class Diagram

Menurut Munawar (2005 : 28) “Class Diagram merupakan himpunan dari

objek-objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku

(behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan dalam

attribute/properties. Sedangkan behavior suatu objek mendefinisikan bagaimana

sebuah objek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.” Berikut ini class diagram

sistem dapat dilihat pada gambar 4.6.

31
Gambar 4.6 Class Diagram Sistem

32
4.4 Interface Sistem Surat

User interface adalah gambaran sebuah sistem dalam mengolah data. Interface

merupakan bentuk tampilan grafis yang berhubungan langsung dengan user. User

interface berfungsi untuk menghubungkan antara pengguna dengana sistem sehingga

komputer dapat digunakan. Berikut ini adalah rancangan tampilan sistem pada

pengolahan arsip surat.

4.4.1 Interface Login

Gambar 4.7 Interface Login

33
4.4.2 Halaman Tampilan Awal

Gambar 4.8 Interface Tampilan Awal

4.4.3 Halaman Input Surat

Gambar 4.9 Interface Halaman Input Data

34
4.4.4 Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.10 Interface Input Surat Masuk

4.4.5 Halaman Input Surat Keluar

Gambar 4.11 Interface Input Surat Keluar

35
4.4.6 Halaman Edit Surat

Gambar 4.12 Interface Halaman Edit Surat

4.4.7 Halaman Daftar Edit Surat Masuk

Gambar 4.13 Interface Halaman Daftar Surat Masuk

36
4.4.8 Halaman Daftar Edit Surat Keluar

Gambar 4.14 Interface Halaman Daftar Edit Surat Keluar

4.4.9 Halaman Edit Surat Masuk

Gambar 4.15 Interface Halaman Edit Surat Masuk

37
4.4.10 Halaman Edit Surat Keluar

Gambar 4.16 Interface Halaman Edit Surat Keluar

4.4.11 Halam Hapus Surat

Gambar 4.17 Interface Halaman Hapus Surat

38
4.4.12 Halaman Hapus Daftar Surat Masuk

Gambar 4.18 Interface Halaman Hapus Surat Masuk

4.4.13 Halaman Hapus Daftar Surat Keluar

Gambar 4.19 Interface Halaman Hapus Surat Keluar

39
4.4.14 Halaman Laporan Surat

Gambar 4.20 Interface Halaman Laporan Surat

4.4.15 Halaman Laporan Daftar Surat Masuk

Gambar 4.21 Interface Halaman Laporan Daftar Surat Masuk

40
4.4.16 Halaman Laporan Daftar Surat Keluar

Gambar 4.22 Interface Halaman Laporan Daftar Surat Keluar

41
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan data yang telah diambil dan di analisis, maka penulis dapat

menarik kesimpulan bahwa dengan adanya sistem informasi pengarsipan surat

berbasis website ini maka dapat memudahkan pegawai dalam melakukan kegiatan

pengarsipan surat pada Disdukcapil Kota Palembang, Dengan adanya sistem

informasi ini juga dokumen arsip dapat disimpan dan dikelola dengan baik serta lebih

mudah dalam proses pencariannya. Selain itu sistem ini juga dapat menjadi solusi

sebagai pemecahan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya.

5.2 Saran

Adapun saran yang dapat diberikan penulis dalam pengembangan sistem informasi

pengelolaan arsip:

1. Sistem Informasi ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Palembang terutama bagian Kasub

Bagian Kepegawaian Umum.

2. Penulis juga menyarankan agar dilakukkan maintance rutin pada sistem ini

agar sistem dapat bekerja lebih baik lagi dalam membantu pegawai

melaksanakan pekerjaannya.

42
 DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi.” Yogyakarta: Andi

Offset, 2007.

Al-Fatta, Hanif. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi

Asmara, R., & Alhamidi. (2017). Pengolahan data rehabilitasi penyalahgunaan

narkoba pada klinik aqilah Payakumbuh. J-Click, 4(1), 74–83.

Berita-pusat-arsip-records-center--persyaratan-dan-pengelolaannya @
basipda.bekasikab.go.id. (n.d.). https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pusat-arsip-
records-center--persyaratan-dan-pengelolaannya.html

Dharwiyanti, Sri, and Romi Satria Wahono. “Pengantar Unified Modeling Language
(UML).” Ilmu Komputer, 2003, pp. 1–13.

Disdukcapil.palembang.go.id. (n.d.). https://disdukcapil.palembang.go.id/susunan-

organisasi/

Fitri Ayu and Nia Permatasari. (2018). perancangan sistem informasi pengolahan data
PKL pada divisi humas PT pegadaian. Jurnal Infra Tech, 2(2), 12–26.
http://journal.amikmahaputra.ac.id/index.php/JIT/article/download/33/25

Han. (2019). Bab Ii Landasan Teori. Journal of Chemical Information and Modeling,
53(9), 1689–1699.

Lestari, A., Muda, I., & Dewi, R. (2019). Sistem Pengelolaan Arsip pada Biro
Sekretariat Dan Umum Kantor Lembaga Pendidikan Perkebunan Medan. In
Jurnal Ilmu Pemerintahan, Administrasi Publik, dan Ilmu Komunikasi
(JIPIKOM) (Vol. 1, Issue 1, pp. 42–47).
https://doi.org/10.31289/jipikom.v1i1.179

43
Purwanto, H., & Desktop, B. (2014). Rancangan Sistem Informasi Penjualan Barang
Koperasi Xyz. Jurnal Sistem Informasi Universitas Suryadarma, 6(1).
https://doi.org/10.35968/jsi.v6i1.278

Heriyanto, Y. (2018). Perancangan Sistem Informasi Rental Mobil Berbasis Web

Pada PT.APM Rent Car. Jurnal Intra-Tech, 2(2), 64–77.

44
L

45
 A-1

Lampiran 1. Surat Kesediaan Membimbing Kerja Praktik

 A-2

Lampiran 2. Surat Permohonan Kerja Praktik

 A-3

Lampiran 3. Daftar Hadir Kerja Praktik

 A-4

Lampiran 4. Daftar Kegiatan Harian Mahasiswa

 A-5

Lampiran 5. Lembar Penilaian Pembimbing Lapangan

 A–6

Lampiran 6. Sertifikat Kerja Praktik

 A-7

Lampiran 7. Surat Keterangan Telah Melaksanakan Kerja Praktik

A
–8

Lampiran 8. Kartu Konsultasi

KARTU KONSULTASI

Nama : Widia Permatasari

NIM 09031181823010
Program Studi : Sistem Informasi
Jurusan : Sistem Informasi Reguler
Judul Laporan : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Disdukcapil
Kota Palembang
Dosen Pembimbing : Dinda Lestarini, S.SI., M.T
No Tanggal Hasil Konsultasi/Komentar Paraf Pembimbing

1.

Palembang, April 2021

Ketua Jurusan,

Endang Lestari Ruskan., S.Kom. M.T

NIP. 197811172006042001

A–9

Lampiran 9. Form Penilaian Kerja Praktik

FORMULIR PENILAIAN KERJA PRAKTIK (KP)

Nama Mahasiswa : Widia Permatasari
NIM 09031181823010
Program Studi : Sistem Informasi
Tempat KP : Disdukcapik Kota Palembang
Judul Laporan KP : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar Berbasis Web pada Disdukcapil
Kota Palembang
Waktu Pelaksanaan : 14 Desember 2020 s.d 14 Januari 2021
Dosen Pembimbing : Dinda Lestarini,S. SI., M.T.
Pembimbing Lapangan : Hj. Novazila, SE., MM

No Penilaian Bobot Nilai (N) Bx

(B) N
1. Kesesuaian Laporan dengan Format
2. Penguasaan Materi KP
3, Analisis dan Perancangan
4. Sikap dan Etika
Rata –rata

Palembang, April 2021

Dosen Penguji,

Dinda Lestarini,S. SI., M.T.

NIP. 198912222019032022
 A – 10
Lampiran 10. Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktik