RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT BERBASIS WEB

(STUDI KASUS : KANTOR DESA UJUNG BATU II)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

pada Program Studi Sistem Informasi

oleh:

NANDA NAZIRA
12050320324

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM
PEKANBARU
2022
 LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT BERBASIS WEB
(STUDI KASUS : KANTOR DESA UJUNG BATU II)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

oleh:

NANDA NAZIRA
12050320324

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

di Ujung Batu II, pada tanggal 18 Agustus 2022

Ujung Batu II, 18 Agustus 2022

Pembimbing Instansi

H NURUL HUDA SP
NIK. 1221052301730001

i
 LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT BERBASIS WEB
(STUDI KASUS : KANTOR DESA UJUNG BATU II)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

oleh:
NANDA NAZIRA
12050320324

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Kerja Praktek

di Ujung Batu II, pada tanggal 18 Agustus 2022

Pembimbing Kerja Praktek

Fitriani Muttakin, S.Kom., M.Cs

NIP. 198606122020122014

Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau
Pekanbaru, pada tanggal November 2022

EKI SAPUTRA, S.Kom., M.Kom

NIP.198307162011011008

ii
 ABSTRAK

Kantor Desa Ujung Batu II merupakan sebuah balai desa yang berada di Kabupaten
Padang Lawas yang pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya masih manual,
yaitu dengan cara mencatat informasi surat menyurat tersebut kedalam buku serta
mengarsipkan berkas surat masuk kedalam lemari. Pengelolaan surat seperti ini
menimbulkan beberapa masalah, yaitu pencarian data surat yang membutuhkan
waktu lama, pencatatan dibuku menimbulkan pengulangan nomor surat, dan
menyebabkan kehilangan atau kerusakan pada kertas. Oleh karena itu, penelitian
ini bertujuan memberikan solusi untuk permasalahan yang terjadi dengan
menawarkan sistem informasi pengarsipan surat berbasis web menggunakan
Bahasa pemrograman PHP dan MYSQL. Dimana penulis melakukan
pengembangan sistem dengan metode waterfall dan menggunakan model diagram
UML. Sistem informasi pengarsipan surat bebasis web ini lebih cepat dan efisien.
Memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik.
Sistem informasi ini dapat diakses dan dijalankan secara localhost.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Surat Masuk, Surat Keluar, Waterfall

iii
 ABSTRACT
The Ujung Batu II Village Office is a village hall located in Padang Lawas Regency
which manages incoming and outgoing letters still manually, namely by recording
the correspondence information into a book and archiving files into the closet.
Management like this raises several problems, namely searching for mail data
which takes a long time, recording in the books which results in the number of
letters, and causing loss or damage to paper. Therefore, this study aims to provide
a solution to the problems that occur by offering a web-based mail filing
information system using the PHP and MYSQL programming languages. Where
the author develops the system with the waterfall method and uses the UML
diagram model. This web-free mail filing information system is faster and more
efficient. Provide a means of storing mail archives, so that they can be managed
properly. This information system can be accessed and run on localhost.

Keywords: Information System, Incoming Mail, Outgoing Mail, Waterfall

iv
 KATA PENGANTAR

Assalammu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh.

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah Subhanahu wa
Ta‟ala, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini dengan judul “Rancang Bangun Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web (Studi Kasus : Kantor Desa Ujung
Batu II)”. Shalawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada Nabi
Muhammad Shallallahu Alaihi Wasallam beserta keluarga dan para sahabatnya
dengan lafaz Allahumma Sholli’ala Sayyidina Muhammad Wa’ala Ali Sayyidina
Muhammad, karena jasa beliau yang telah membawa manusia merasakan
nikmatnya Islam seperti sekarang ini.

Penulisan dan penyusunan Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dengan
adanya bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materi maupun berupa motivasi.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu dalam proses kerja praktek hingga akhirnya laporan Kerja Praktek
ini selesai. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih
kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Hairunnas, M.Ag, sebagai Rektor Universitas Islam Negeri
Sultan Syarif Kasim Riau.
2. Bapak Dr. Hartono, M.Pd., Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska
Riau, Pekanbaru.
3. Bapak Eki Saputra, S.Kom., M.Kom, Ketua Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau. vii
4. Ibu Siti Monalisa, ST., M.Kom, Sekretaris Program Studi Sistem Informasi
dan selaku koordinator Kerja Praktek Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
5. Ibu Fitriani Muttakin, S.Kom., M.Cs, selaku Dosen Pembimbing Kerja
Praktek yang telah berkenan membimbing dan meluangkan waktu, tenaga

v
 dan pikiran guna mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Laporan Kerja
Praktek ini.
6. Bapak H Nurul Huda SP, selaku pembimbing instansi mengizinkan saya
melaksanakan Kerja Praktek di Sekolah tersebut.
7. Teristimewa untuk kedua orangtua saya, yang selalu mendo‟akan dan terus
memberikan semangat tanpa Lelah.
8. Segenap Dosen dan Karyawan Program Studi Sistem Informasi Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
9. Seluruh rekan-rekan seperjuangan di Program Studi Sistem Informasi,
terutama teman-teman dari SIF A 20 yang tidak dapat disebutkan namanya
satu-persatu, terimakasih banyak atas dukungan dan motivasinya.
10. Kepada Kakanda dan Ayunda senior. Terimakasih atas motivasi dan
arahannya.
11. Serta seluruh pihak yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu, yang
telah banyak membantu dalam menyelesaikan laporan penelitian ini.

Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dan
diterima oleh Allah Subhanahu wa Ta‟ala, Aamiin. Selayaknya kalimat yang
menyatakan bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna. Penulis juga menyadari
bahwa dalam penulisan laporan ini juga masih memiliki banyak kekurangan. Maka
dari itu penulis mengharapkan saran serta masukan dari para pembaca sekalian guna
membangun laporan ini agar lebih baik dan dapat memenuhi syarat, serta
bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya. Akhir kata penulis ucapkan terima
kasih dan selamat membaca.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Pekanbaru, 21 Oktober 2022

NANDA NAZIRA

12050320324

vi
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI ............................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI ............................................... ii
ABSTRAK ............................................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... v
DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xi
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah.......................................................................................... 2
1.4 Tujuan Kerja Praktek ................................................................................. 3
1.5 Manfaat Kerja Praktek ............................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................... 5
2.1 Profil Instansi ............................................................................................... 5
2.1.1 Kantor Desa Ujung Batu II ..................................................................... 5
2.1.2 Visi .......................................................................................................... 5
2.1.3 Misi ......................................................................................................... 5
2.1.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 6
2.2 Sistem ............................................................................................................ 6
2.3 Informasi ...................................................................................................... 6
2.4 Sistem informasi .......................................................................................... 7
2.5 Surat ............................................................................................................. 7
2.6 Arsip ............................................................................................................. 7
2.7 Metode Waterfall ......................................................................................... 7
2.8 Website ......................................................................................................... 8
2.9 Php ................................................................................................................ 8
2.10 Xampp ........................................................................................................ 8
2.11 Database ..................................................................................................... 8

vii
 2.12 MySql .......................................................................................................... 9
BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK ............................................................... 10
3.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek ................................... 10
3.1.1 Jadwal Kerja Praktek ............................................................................ 10
3.1.2 Uraian Kerja Praktek ............................................................................ 10
3.2 Metodologi Kerja Praktek ........................................................................ 12
3.2.1 Tahap Perencanaan ............................................................................... 13
3.2.2 Tahap Pengumpulan Data ..................................................................... 13
3.2.3 Tahap Analisa dan Perancangan ........................................................... 14
3.2.4 Tahap Implementasi .............................................................................. 14
3.2.5 Tahap Penulisan Laporan...................................................................... 14
BAB IV ANALISA DAN HASIL ....................................................................... 15
4.1 Analisa Sistem ............................................................................................ 15
4.1.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan .................................................. 15
4.2 Rencana Sistem yang Usulan.................................................................... 16
4.2.1 Use Case Diagram ................................................................................ 16
4.2.2 Activity Diagram .................................................................................. 24
4.2.3 Class Diagram ....................................................................................... 28
4.2.4 Perancangan Database .......................................................................... 28
4.2.5 Perancangan Interface (Antar Muka) .................................................... 33
4.3 Hasil ............................................................................................................ 40
4.3.1 Implementasi ......................................................................................... 40
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 47
5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 47
5.2 Saran ........................................................................................................... 47
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 48

viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kantor Desa Ujung Batu II.......................................................... 5

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Kantor Desa Ujung Batu II ......................... 6
Gambar 4. 1 Use Case Diagram ....................................................................... 17
Gambar 4. 2 Activity Diagram Login .............................................................. 25
Gambar 4. 3 Activity Diagram Data Bagian .................................................... 25
Gambar 4. 4 Activity Diagram Surat Masuk ................................................... 26
Gambar 4. 5 Activity Diagram Surat Keluar ................................................... 26
Gambar 4. 6 Activity Diagram Cetak Laporan ................................................ 27
Gambar 4. 7 Activity Diagram Logout ............................................................ 27
Gambar 4. 8 Class Diagram ............................................................................. 28
Gambar 4. 9 Perancangan Interface Login ....................................................... 34
Gambar 4. 10 Perancangan Interface Dashboard ............................................. 34
Gambar 4. 11 Perancangan Interface Bagian .................................................. 35
Gambar 4. 12 Perancangan Interface Tambah Data Bagian ............................ 35
Gambar 4. 13 Perancangan Interface Edit Data Bagian ................................... 36
Gambar 4. 14 Perancangan Interface Data Surat Masuk ................................. 36
Gambar 4. 15 Perancangan Interface Tambah Data Surat Masuk ................... 37
Gambar 4. 16 Perancangan Interface Edit Data Surat Masuk .......................... 37
Gambar 4. 17 Perancangan Interface Data Surat Keluar ................................. 38
Gambar 4. 18 Perancangan Interface Tambah Data Surat Keluar ................... 38
Gambar 4. 19 Perancangan Interface Edit Data Surat Keluar .......................... 39
Gambar 4. 20 Perancangan Interface Laporan Surat Masuk............................ 39
Gambar 4. 21 Perancangan Interface Laporan Surat Keluar............................ 40
Gambar 4. 22 Halaman Login .......................................................................... 40
Gambar 4. 23 Halaman Dashboard .................................................................. 41
Gambar 4. 24 Halaman Bagian ........................................................................ 41
Gambar 4. 25 Halaman Tambah Data Bagian ................................................. 42
Gambar 4. 26 Halaman Edit Data Bagian ........................................................ 42
Gambar 4. 27 Halaman Data Surat Masuk....................................................... 43

ix
Gambar 4. 28 Halaman Tambah Data Surat Masuk ........................................ 43
Gambar 4. 29 Halaman Edit Data Surat Masuk ............................................... 44
Gambar 4. 30 Halaman Data Surat Keluar....................................................... 44
Gambar 4. 31 Halaman Tambah Data Surat Keluar ........................................ 45
Gambar 4. 32 Halaman Edit Data Surat Keluar ............................................... 45
Gambar 4. 33 Halaman Laporan Surat Masuk ................................................. 46
Gambar 4. 34 Halaman Laporan Surat Keluar ................................................. 46

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek .................................................. 10

Tabel 3. 2 Metodologi Kerja Praktek ............................................................... 12
Tabel 4. 1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan ............................................ 16
Tabel 4. 2 Deskripsi Use Case ......................................................................... 18
Tabel 4. 3 Skenario Use Case Login ................................................................ 18
Tabel 4. 4 Skenario Use Case Kelola Data Bagian .......................................... 19
Tabel 4. 5 Skenario Use Case Kelola Surat Masuk ......................................... 20
Tabel 4. 6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar ......................................... 21
Tabel 4. 7 Skenario Use Case Cetak Laporan .................................................. 22
Tabel 4. 8 Skenario Use Case Logout .............................................................. 24
Tabel 4. 9 Bagian ............................................................................................. 29
Tabel 4. 10 Lampiran ....................................................................................... 29
Tabel 4. 11 Memo ............................................................................................ 30
Tabel 4. 12 Nomor Surat .................................................................................. 30
Tabel 4. 13 Surat Masuk .................................................................................. 31
Tabel 4. 14 Surat Keluar .................................................................................. 32
Tabel 4. 15 User ............................................................................................... 33

xi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Di era modern ini, Teknologi Informasi termasuk kebutuhan yang sangat

penting. Seperti pada perusahaan, kantor desa, sekolah, dan lain-lain.
Perkembangan teknologi informasi sangat cepat sehingga membuat segala aspek
kehidupan terhubung dengan perangkat computer [1]. Di dunia kerja saat ini
teknologi menjadi pokok utama dalam melakukan segala aktifitas pekerjaan dengan
menggunakan sumber daya yang ada yaitu komputer dan jaringan internet.
Perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengelola arsip secara
web masih minim diterapkan, dalam berbagai instansi, atau dibidang-bidang yang
berhubungan dengan kearsipan masih sedikit yang mengaplikasikan teknologi ini.
Dalam hal ini sistem informasi diperlukan untuk mengelola informasi yang teliti,
cepat dan tepat [2].

Arsip, merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang
proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari
seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka
harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai
dengan penyusutan [3].

Pada Kantor Balai Desa Ujung Batu II, dalam pengarsipan surat masih
dilakukan secara manual yaitu menyimpan data-data berupa hardcopy di lemari
sehingga data mudah hilang dan rentan rusak. Adapun kendala lainnya dari proses
pengelolaan surat seperti ini adalah akan membuat kesulitan dalam proses
pencarian data-data lama. Maka sistem yang dibuat ini bertujuan untuk mengelola
dengan baik surat menyurat agar lebih efektif dan efisien, sehingga informasi arsip
surat tersebut dapat mempermudah pencarian surat, mencegah adanya manipulasi

1
data dan hilangnya surat, serta hanya bisa diakses oleh petugas yang bertanggung
jawab.

Adapun beberapa penelitian terdahulu terkait, dengan judul “Rancang Bangun

Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis WEB Pada PT.Radar Riau” [4]. Mereka
menyimpulkan dengan adanya sistem informasi ini dapat membantu staff dalam
mengelola data-data surat yang ada dengan waktu yang lebih cepat dan juga dapat
meminimalisir kesalahan dalam mengarsipkan surat. Penelitian lainnya denga judul
“Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis
Website di Desa Gudang Tanjungsari” [5]. Mereka menyimpulkan bahwa sistem
ini dibuat untuk meminimalisir kesalahan pencatatan, duplikasi,dan kehilangan
data, memudahkan pegawai melakukan pencarian data kapan saja dan dimana saja,
dapat membantu pegawai dalam menyimpan data arsip surat agar sesuai dengan
jenisnya.

Berdasarkan permasalahan pada Kantor Balai Desa Ujung Batu II, penulis
mengangkatnya menjadi Laporan Kerja Praktek dengan judul “Rancang Bangun
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB di Kantor Balai Desa
Ujung Batu II” yang diharapkan dapat membantu mengelola pengarsipan surat
menyurat pada kantor tersebut agar lebih efektif dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan yaitu

“Bagaimana Merancang dan Membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat
Berbasis WEB di Kantor Balai Desa Ujung Batu II”.

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada penelitian ini agar pembahasan tetap pada topik
penelitian adalah:

1. Area rancang bangun sistem informasi ini berpusat di Kantor Balai Desa
Ujung Batu II.

2
 2. Sistem yang dibangun berbasis web menggunakan bahasa pemrograman
PHP dan MySQL sebagai database.
3. Sistem ini menggunakan model Waterfall.
4. Sistem informasi ini di rancang untuk pegawai instansi sebagai user, dan
kepala instansi sebagai admin.

1.4 Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini adalah:

1. Untuk memenuhi persyaratan kurikulum program studi Sistem Informasi
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim
Riau.
2. Untuk mengetahui dan menganalisa permasalahan-permasalahan pada
pengarsipan surat di Kantor Balai Desa Ujung Batu II.
3. Untuk membangun sebuah sistem informasi pengarsipan surat berbasis web
yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar di Kantor Balai Desa
Ujung Batu II.

1.5 Manfaat Kerja Praktek

Adapun manfaat dari Kerja Praktek ini adalah:

1. Menambah wawasan bagi dan dapat mengaplikasikan ilmu-ilmu yang
diperoleh di bangku perkuliahan, serta memberikan gambaran dunia kerja
terhadap mahasiswa.
2. Menjadi acuan untuk kerja praktek selanjutnya terutama pada saat
menganalisa dan merancang suatu sistem informasi.
3. Mempermudah pengelolaan pengarsipan surat di Kantor Balai Desa Ujung
Batu II

3
1.6 Sistematika Penulisan

BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang bagaimana latar belakang masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan hasil
kerja praktek yang telah dilakukan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan tentang profil instansi seperti sejarah, visi misi,
struktur organisasi dan lain-lain. Selain itu bab landasan teori juga menjelaskan
konsep-konsep pendukung yang berhubungan dengan masalah yang
dirumuskan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini membahas tentang metodologi yang digunakan penulis dalam penelitian
ini.
BAB IV ANALISA DAN HASIL
Bagian ini membahas uraian tentang analisa sistem yang akan dibuat, rencana
sistem yang diusulkan dan hasil dari sistem yang diusulkan, perancangan
database, perancangan interface, hingga tahap implementasi sistem.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem
serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini di masa yang akan
datang.

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Profil Instansi

2.1.1 Kantor Desa Ujung Batu II

Gambar 2. 1 Kantor Desa Ujung Batu II

Ujung Batu II merupakan salah satu desa yang ada di kecamatan Huta Raja
Tinggi, kabupaten Padang Lawas, provinsi Sumatra Utara, Indonesia. Kantor Desa
Ujung Batu II adalah sebuah kantor yang mempunyai tugas untuk mewujudkan
Desa Ujung Batu II agar lebih sejahtera. Salah satunya membantu masyarakat yang
memerlukan surat menyurat seperti surat tanah, SKCK, domisili, dan lain-lain.

2.1.2 Visi
Terwujudnya Desa Ujung Batu II menjadi desa yang mandiri

2.1.3 Misi
1. Menjadikan masyarakat berbudaya atau bertaqwa kepada Allah SWT
2. Meningkatkan perekonomian dan taraf hidup yang lebih baik
3. Mengutamakan Pendidikan dan Kesehatan diberbagai lapisan masyarakat
4. Menjadikan desa yang indah, aman, dan nyaman
5. Meningkatkan rasa persaudaraan dan gotong royong

5
2.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Kantor Desa Ujung Batu II

2.2 Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unsur, elemen, prosedur dan sub
sistem yang saling berhubungan secara terorganisasi berdasarkan fungsi-fungsinya,
menjadi satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu [6].

2.3 Informasi

Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah diproses dan dikelola
sedemikian rupa sehingga menjadi sesuatu yang mudah dimengerti dan bermanfaat
bagi penerimanya [7].

6
2.4 Sistem informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-
prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilankeputusanyang cerdik. Sebuah sistem informasi disusun dan didesain
khusus untuk menghasilkan sebuah informasi yang sesuai dengan apa yang
diinginkan oleh pengguna [8].

2.5 Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan. Fungsi surat
adalah sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan
dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerja sama
antar organisasi [9].

2.6 Arsip

Arsip ialah rekaman aktivitas dalam bermacam wujud yang memiliki

makna serta tujuan tersendiri sebagai bahan komunikasi dan informasi. Arsip
dibuat, disimpan, dan dipelihara secara terstruktur oleh suatu instansi atau
organisasi selama masih diperlukan. Arsip disimpan secara sistematis yang
berguna ketika dokumen diperlukan kembali bisa ditemukan dengan cepat [10].

2.7 Metode Waterfall

Model waterfall adalah model yang paling banyak digunakan untuk tahap
pengembangan. Model waterfall ini juga dikenal dengan nama model tradisional
atau model klasik. Model air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial
linier (squential linear) atau alur hidup klasik (Classic cycle)”. Model air terjun ini
menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial terurut

7
dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan tahap pendukung
(support) [11].

2.8 Website

Website adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait,
terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau berkas lainnya.
Situs web merupakan kumpulan dari halaman web yang sudah dipublikasikan di
jaringan internet dan memiliki domain atau URL (Unifed Resource Locator) yang
dapat diakses semua pengguna internet dengan cara mengetikan alamatnya [12].

2.9 Php

PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah suatu bahasa pemrograman yang

digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang
dapat dimengerti oleh komputer yang berbasis server-side yang dapat ditambahkan
ke dalam HTML. PHP merupakan salah satu bahasa pemprograman berbasis web
yang ditulis oleh dan untuk pengembang web [13].

2.10 Xampp

XAMPP adalah sebuah software web server apache yang di dalam nya sudah
tersedia database server mysql dan support php programing.XAMMP merupakan
software yang mudah di gunakan dan gratis dan mendukung instalasi di linux dan
windows [14]

2.11 Database

Database adalah representasi kumpulan data yang saling berhubungan yang

disimpan secara bersama-sama dan tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk
memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan, diolah, dan diorganisasikan
di dalam database sedemikian sehingga informasi yang dihasilkan berkualitas dan
efisien dalam penyimpanan data. Database juga dapat didefinisikan sebagai
kumpulan bentuk file tableyang saling terkoneksi juga mempunyai
kemampunan untuk menyeleksi data-data menjadi kelompok yang berurutan
dengan cepat [15]

8
2.12 MySql

MySQL adahlah salah satu jenis database server yang sangat populer, hal
ini disebabkan karena MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk
mengakses databasenya.MySQL bersifat Open Source,Software ini dilengkapi
dengan Source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL) [16].

9
 BAB III
TUGAS KERJA PRAKTEK

3.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

3.1.1 Jadwal Kerja Praktek

Adapun waktu dan tempat pelaksanaan kerja praktek adalah sebagai berikut:

o Tempat Pelaksanaan KP : Kantor Balai Desa Ujung Batu II

o Alamat Pelaksanaan KP : Desa Ujung Batu II
▪ Kec. Huta Raja Tingi Kab. Padang Lawas Sumatera
Utara
o Waktu Pelaksanaan KP : 18 Juli 2022 s/d 18 Agustus 2022

Jadwal pelaksaan kerja praktek dapat dilihat secara rinci melalui table berikut:

Tabel 3. 1 Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek

No Kegiatan Minggu ke-

1 2 3 4
1. Pelaksanaan Kerja Praktek
2. Adaptasi dengan lingkungan
3. Analisa dan pengumpulan data
4. Perancangan sistem
5. Pembuatan laporan

3.1.2 Uraian Kerja Praktek

Tugas kerja praktek ini dilakukan di Kantor Desa Ujung Batu II yang
beralamat di Desa Ujung Batu II Kecamatan Huta Raja Tinggi Kabupaten Padang
Lawas, Sumatera Utara. Kegiatan ini dilaksanakan dalam waktu 30 hari dimulai
tanggal 18 Juli 2022 s/d 18 Agustus 2022. Kantor Desa Ujung Batu II memiliki jam
kerja 5 hari yaitu senin-jumat dimulai pukul 08.00 WIB s/d 16.30 WIB. Berikut
adalah uraian kegiatan yang dilaksanakan selama tugas kerja praktek:

10
1. Pada minggu pertama dilakukan perkenalan dan adaptasi lingkungan
instansi. Khususnya berkenalan dengan para kaur-kaur desa. Kaur-kaur
juga memperkenalkan sistem kerja mereka di kantor desa terutama bagian
pengarsipan surat.
2. Pada minggu kedua dilakukan pengamatan kerja para kaur yaitu bagaimana
sistem mereka bekerja. Contoh nya saat ada masyarakat yang datang ke
kantor untuk mengurus surat menyurat seperti surat keterangan tidak
mampu. Selain itu pada minggu ini juga mulai dilakukan pengumpulan
data.
3. Pada minggu ketiga dilakukan proses analisa kebutuhan system
berdasarkan data yang dikumpulkan.
4. Pada minggu keempat sudah mulai masuk ketahap perencaan dan juga
implentasi sitem. Pada minggu ini merupakan perpisahan pada kerja
praktek.

11
3.2 Metodologi Kerja Praktek

Tabel 3. 2 Metodologi Kerja Praktek

Metodologi Kerja Praktek

Tahap Kegiatan Hasil

Mulai

1. Menentukan masalah
Tahap 1 2. Merumuskan masalah Proposal Kerja
Perencanaan 3. Menentukan tujuan kerja Praktek
praktek

1. Studi kepustakaan Hasil studi

Tahap 1 kepustakaan,
2. Observasi
Pengumpulan observasi, dan
3. wawancara
Data wawancara

Melakukan Analisa terhadap

Tahap 1
sistem yang sedang berjalan Hasil Usulan
Analisa dan
dan membuat perancangan Sistem yang Baru
Perancangan
sistem yang baru

Tahap 1 1. Membuat sitem

Sistem yang Baru
Implementasi 2. Uji coba sitem

Tahap 1 Pembuatan laporan dari hasil Laporan Kerja

Penulisan kerja praktek Praktek
Laporan

12
3.2.1 Tahap Perencanaan

Pada tahap perencanaan, penulis menetapkan apa tujuan dari kerja praktek
ini dan hasil yang akan dibuat dilaporan nanti berdasarkan data-data yang telah
dikumpulkan dari studi kasus kerja praktek.

3.2.2 Tahap Pengumpulan Data

Tujuan pengumpulan data bagi penulis adalah sebuah proses yang dilakukan
untuk mendapatkan informasi-informasi yang diperlukan dalam tujuan mencapai
tujuan penelitian yang dilaksanaka. Tahapan pengumpulan data yang dilakukan
adalah:

1. Studi Kepustakaan
Pengumpulan data dan penggalian sebuah informasi dilakukan
dengan cara membaca, menulis, dan memahami cara kerja sistem dan
bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan Kerja Praktek
dari buku ataupun melalui jaringan internet.
2. Observasi/pengamatan
Pada tahapan ini dilakukan langsung terjun ke tempat Kerja Praktek
dengan mengamati:
a. Melihat proses pelaksanaan pekerjaan pada lapangan sudah sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab selama pelaksanaan berlangsung.
b. Mengamatikan hal-hal yang berinteraksi dengan managemen
konstruksi seperti material, SDM, dan alat-alat yang diperlukan
sepanjang proses pengerjaan ini berlangsung.
c. Mengamati adanya kendala yang menyebabkan keterlambatan suatu
perkerjaanya serta meliat solusi akan kondisi tersebut.
3. Wawancara
Metode wawancara merupakan suatu proses/cara pemperoleh suatu
informasi yang detail mengenai apa yang menjadi tujuan penelitian,

13
 dalam bentuk ini adalah penulis. Yang berkaitan dengan wawancara disini
adalah Kepala Desa dan Perankat-perangkat nya.

3.2.3 Tahap Analisa dan Perancangan

Pada tahap ini penulis menganalisa berdasarkan data-data yang telah

dikumpulkan. Apakah sesuai dengan tujuan yang akan dibuat. Ditahap ini juga
penulis melakukan perancangan sistem yang akan dibuat

3.2.4 Tahap Implementasi

Pada tahap ini penulis mengimplementasikan hasil sebelumnya ke sebuah

sistem yang akan dibuat yaitu sistem pengarsipan surat. Penulis akan merancang
dan membuat sistem sesuai kebutuhan kantor desa Ujung Batu II.

3.2.5 Tahap Penulisan Laporan

Pada tahap ini penulis akan menuliskan laporan dari penelitian yang telah
dilakukan.

14
 BAB IV
ANALISA DAN HASIL

4.1 Analisa Sistem

4.1.1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Pada Kantor Desa Ujung Batu II sistem yang sedang berjalan saat ini masih
manual. Penyimpanan atau pendokumentasian surat masuk dan surat keluar hanya
berupa penulisan pada buku besar dan penyimpanan dokumen masih dalam bentuk
hardcopy. Selain itu pada pencarian dokumen lama juga mengalami kesulitan sebab
harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu. Berikut
alur system yang sedang berjalan di Desa Ujung Batu II:

1. Surat masuk dari instansi lain akan diterima oleh salah satu kaur di Kantor Desa
Ujung Batu II.
2. Surat masuk dan surat keluar akan dicatat manual di buku besar yang telah
disediakan oleh Kantor Desa.
3. Setelah itu surat akan di serahkan oleh yang bersangkutan.
4. Dokumen surat masuk dan surat keluar akan disimpan dilemari khusus arsip
surat.

Berikut adalah diagram alur surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di
Kantor Desa Ujung Batu II:

15
 Tabel 4. 1 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Instansi Lain Kaur-kaur Bidang Lain

Surat Keluar Terima Surat Keluar

Surat

Surat Masuk

Rekap
Data

Data Surat
Masuk

Surat Keluar

Surat Keluar dari Rekap

Kantor UB II Data

4.2 Rencana Sistem yang Usulan

4.2.1 Use Case Diagram

Diagram Use case menyajikan interaksi antara use case dan actor. Dimana actor
dapat berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang
sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan-

16
persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan pemakai atau pengguna.
Berikut adalah aktor yang terlibat pada sistem informasi pengarsipan surat berbasis
web (studi kasus: Kantor Desa Ujung Batu II):

Aktor Keterangan
Admin Kepala Desa bertindak sebagai admin, disini kades
dapat mengelola data bagian, data surat masuk,
mencetak laporan surat masuk dan surat keluar.
User Sekertaris Desa bertindak sebagai user, disini sekdes
dapat mengelola data surat keluar, mencetak laporan
surat masuk dan surat keluar.

Berikut Use Case Diagram pada sistem informasi pengarsipan surat berbasis web
(studi kasus: Kantor Desa Ujung Batu II):

Gambar 4. 1 Use Case Diagram

4.2.1.1 Deskripsi Use Case

Berikut ini merupakan deskripsi dari masing-masing Use Case Diagram

pada sistem informasi pengarsipan surat berbasis web (studi kasus: Kantor Desa
Ujung Batu II):

17
 Tabel 4. 2 Deskripsi Use Case

No Use Case Deskripsi

1. Login Use Case ini menggambarkan para user untuk
masuk ke sistem
2. Kelola Data Bagian Use Case ini menggambarkan admin 2 dapat
menambahkan kaur atau penggawai yang ada di
kantor desa
3. Kelola Surat Masuk Use Case ini menggambarkan admin dapat
melakukan pengelolaan surat masuk
4. Kelola Surat Keluar Use Case ini menggambarkan user dapat melakukan
pengelolaan surat keluar
5. Cetak Laporan Use Case ini mengambarkan para aktor dapat
mencetak laporan surat masuk dan keluar
6. Logout Use Case ini menggambarkan para aktor dapat
keluar dari sistem

4.2.1.2 Skenario Use Case

Berikut adalah penjelasan skenario dari sistem pengarsipan surat

berdasarkan use case nya:

1. Skenario Use Case Login

Tabel 4. 3 Skenario Use Case Login

Use Case Login

Aktor : Admin dan User
Kondisi Awal : Sistem Menampilkan halaman form login
Kondisi Akhir : Sistem menampilkan halaman menu utama
Skenario Normal
Aksi Aktor Reaksi Sistem

18
 1. Sistem menampilkan halaman form
login
2. Aktor memasukkan username dan
password
3. Aktor m enekan tombol masuk
4. Sistem akan memverifikasi username
dan password
5. Sistem menampilkan halaman menu
utama
Skenario Gagal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Sistem menampilkan halaman form
login
2. Aktor memasukkan username dan
password
3. Aktor menekan tombol masuk
4. Sistem akan memverifikasi username
dan password
5. Masukan tidak valid, maka sistem
akan menampilkan “Username atau
Password salah”

2. Skenario Use Case Kelola Data Bagian

Tabel 4. 4 Skenario Use Case Kelola Data Bagian

Use Case Kelola Data Bagian

Aktor : Admin
Kondisi Awal : Sistem akan menampilkan halaman Kelola bagian
Kondisi Akhir : Sistem memverifikasi dan menyimpan perubahan yang dilakukan
pada data bagian

19
 Skenario Normal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Master Data
dan membuka menu bagian
2. Sistem akan menampilkan halaman
menu bagian
3. Aktor memilih menu tambah bagian
4. Aktor akan mengisi form bagian dan
simpan
5. Sistem akan menyimpan data baru
Skenario Gagal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Master Data
dan membuka menu bagian
2. Sistem akan menampilkan halaman
menu bagian
3. Aktor memilih menu tambah bagian
4. Aktor akan mengisi form bagian dan
simpan
5. Sistem memverifikasi dan gagal
menghapus data bagian karena
kendala tertentu serta pesan kesalahan

3. Skenario Use Case Kelola Surat Masuk

Tabel 4. 5 Skenario Use Case Kelola Surat Masuk

Use Case Kelola Surat Masuk

Aktor : Admin
Kondisi Awal : Sistem menampilkan halaman surat masuk
Kondisi Akhir : Sistem akan menyimpan data surat masuk yang sudah diinput
Skenario Normal

20
 Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Data Surat dan
membuka menu Surat Masuk
2. Sistem akan menampilkan menu Surat
Masuk
3. Aktor memilih bagian tambah surat
masuk baru
4. Aktor mengisi data surat masuk baru
dan klik kirim
5. Sistem akan menyimpan data surat
masuk baru
Skenario Gagal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Data Surat dan
membuka menu Surat Masuk
2. Sistem akan menampilkan menu Surat
Masuk
3. Aktor memilih bagian tambah surat
masuk baru
4. Aktor mengisi data surat masuk baru
dan klik kirim
5. Sistem akan menampilkan data surat
masuk belum terisi

4. Skenario Use Case Kelola Surat Keluar

Tabel 4. 6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar

Use Case Kelola Surat Keluar

Aktor : User
Kondisi Awal : Sistem akan menampilkan halaman surat keluar
Kondisi Akhir : Sistem akan menyimpan data surat keluar

21
 Skenario Normal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Data Surat dan
membuka menu Surat Keluar
2. Sistem akan menampilkan menu Surat
Keluar
3. Aktor memilih bagian tambah surat
keluar baru
4. Aktor mengisi data surat masuk baru
dan klik kirim
5. Sistem akan menyimpan data surat
keluar baru
Skenario Gagal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Data Surat dan
membuka menu Surat Keluar
2. Sistem akan menampilkan menu Surat
Keluar
3. Aktor memilih bagian tambah surat
keluar baru
4. Aktor mengisi data surat keluar baru
dan klik kirim
5. Sistem akan menampilkan data surat
keluar belum terisi

5. Skenario Use Case Cetak Laporan

Tabel 4. 7 Skenario Use Case Cetak Laporan

Use Case Cetak Laporan

Aktor : Admin dan User
Kondisi Awal : Sistem menampilkan halaman pelaporan surat masuk/keluar

22
Kondisi Akhir : Sistem menampilkan laporan surat yang telah dicetak
Skenario Normal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Pelaporan,
setelah itu pilih surat masuk/keluar
2. Sistem akan menampilkan halaman
pelaporan
3. Actor memasukan data laporan surat
masuk/keluar berdasarkan tanggal,
bulan, tahun
4. Sistem akan menampilkan data surat
yang diinginkan aktor
5. Aktor mengklik tombol cetak
laporan
6. System akan menampilkan laporan
surat yang akan dicetak
7. Aktor memilih tombol print
8. Laporan surat masuk/keluar berhasil
dicetak
Skenario Gagal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Pelaporan,
setelah itu pilih surat masuk/keluar
2. Sistem akan menampilkan halaman
pelaporan
3. Actor memasukan data laporan surat
masuk/keluar berdasarkan tanggal,
bulan, tahun
4. Sistem akan menampilkan data surat
yang diinginkan aktor

23
5. Aktor mengklik tombol cetak
laporan
6. System akan menampilkan laporan
surat yang akan dicetak
7. Aktor memilih tombol print
8. Laporan surat masuk/keluar gagal
dicetak

6. Skenario Use Case Logout

Tabel 4. 8 Skenario Use Case Logout

Use Case Logout

Aktor : Admin dan User
Kondisi Awal : Menampilkan form logout
Kondisi Akhir : Menampilkan form login
Skenario Normal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Actor memilih menu Logout
2. System melakukan verifikasi Logout
3. System akan menampilkan form
Login

4.2.2 Activity Diagram

Activity diagram adalah diagram yang dapat memodelkan proses-proses yang

terjadi pada sebuah sistem. Runtutan proses dari suatu sistem digambarkan secara
vertikal. Activity diagram merupakan pengembangan dari Use Case yang memiliki alur
aktivitas. Alur atau aktivitas berupa bisa berupa runtutan menu-menu atau proses bisnis
yang terdapat di dalam sistem tersebut. Berikut adalah activity diagram pada Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB (Studi Kasus: Kantor Desa UB II):

24
1. Activity Diagram Login

Gambar 4. 2 Activity Diagram Login

2. Activity Diagram Data Bagian

Gambar 4. 3 Activity Diagram Data Bagian

25
3. Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 4. 4 Activity Diagram Surat Masuk

4. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 4. 5 Activity Diagram Surat Keluar

26
5. Activity Diagram Cetak Laporan

Gambar 4. 6 Activity Diagram Cetak Laporan

6. Activity Diagram Logout

Gambar 4. 7 Activity Diagram Logout

27
 4.2.3 Class Diagram

Class diagram adalah salah satu jenis diagram struktur pada UML yang
menggambarkan dengan jelas struktur serta deskripsi class, atribut, metode, dan
hubungan dari setiap objek. Ia bersifat statis, dalam artian diagram kelas bukan
menjelaskan apa yang terjadi jika kelas-kelasnya berhubungan, melainkan menjelaskan
hubungan apa yang terjadi. Berikut adalah Class Diagram Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Berbasis Web di Kantor Desa Ujung Batu II:

Gambar 4. 8 Class Diagram

4.2.4 Perancangan Database

Perancangan database adalah perancangan basis data yang akan digunakan pada
sistem, didasari oleh data instansi. Pada tahapan perancangan basis data ini bertujuan
untuk menghasilkan perancangan basis data sistem informasi pengarsipan surat masuk
dan surat keluar yang berbasis web. Tabel-tabel yang ada di database Sistem Informasi
Pengarsipan Surat Berbasis Web pada Kantor Desa Ujung Batu II dapat dilihat pada
table berikut:

Nama Database : surat

Jumlah Tabel : 7 tabel

28
 No Nama Tabel
1. tbl_bagian
2. tbl_lampiran
3. tbl_memo
4. tbl_ns
5. tbl_sk
6. tbl_sm
7. tbl_user

1. Tabel bagian
Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_bagian
Primary Ket : ig_bagian

Tabel 4. 9 Bagian

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1. id_bagian Int 10 Nomor bagian
2. nama_bagian Text - Nama bagian
3. id_user int 10 Id user

2. Tabel lampiran
Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_lampiran
Primary Ket : id_lampiran

Tabel 4. 10 Lampiran

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1. id_lampiran int 10 Id lampiran
2. token_lampiran varchar 100 Token lampiran
3. nama_berkas text - Nama berkas
4. ukuran varchar 100 Ukuran

29
 3. Tabel memo
Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_memo
Primary Ket : id_memo

Tabel 4. 11 Memo

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1. id_memo int 10 Id memo
2. judul_memo text - Judul memo
3. memo text - memo
4. id_user int 10 Id user

4. Tabel nomor surat

Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_ns
Primary Ket : id_ns

Tabel 4. 12 Nomor Surat

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

Data
1. id_ns int 10 Id nomor surat
2. separator text - Separator
3. no_posisi text - Posisi nomor
4. no text - Nomor
5. org_posisi text - Posisi orang
6. org text - Orang
7. bag_posisi text - Bagian posisi
8. bag text - Bagian
9. subbag_posisi text - Sub bagian posisi
10. subbag text - Sub bagian

30
11. bln_posisi text - Bulan posisi
12. bln text - Bulan
13. thn_posisi text - Tahun posisi
14. thn text - Tahun
15. reset_no text - Reset nomor
16. prefix text - Prefix
17. prefix_posisi enum(‘kiri’, - Prefix posisi
‘kanan’)
18. no_surat text - Nomor surat
19. ket text - Keterangan
20. jenis_ns enum(‘kiri’, - Jenis nomor surat
‘kanan’)
21. id_user int 10 Id user
22. tgl_ns varchar 12 Tanggal nomor surat

5. Tabel surat masuk

Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_sm
Primary Ket : id_sm

Tabel 4. 13 Surat Masuk

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1. id_sm int 10 Id surat masuk
2. no_surat text - No surat
3. tgl_ns varchar 12 Tanggal surat
4. no_asal text - Nomor asal
5. tgl_no_asal varchar 12 Tanggal nomor asal
6. pengirim text - Pengirim
7. penerima text - Penerima
8. perihal text - Perihal

31
9.. token_lampiran varchar 100 Token lampiran
10. dibaca int 1 Dibaca
11. disposisi int 1 Disposisi
12. id_user int 10 Id user
13. tgl_sm varchar 12 Tanggal surat masuk

6. Tabel surat keluar

Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_sk
Primary Ket : id_sk

Tabel 4. 14 Surat Keluar

No Nama Field Tipe Data Panjang Data Keterangan

1. id_sk int 10 Id surat keluar
2. no_surat text - No surat
3. tgl_ns varchar 12 Tanggal surat
4. pengirim text - Pengirim
5. penerima text - Penerima
6. perihal text - Perihal
7 id_bagian Int 10 Id bagian
8. token_lampiran text - Token lampiran
9. id_user Int 10 Id user
10. dibaca int 1 Dibaca
11. disposisi text - Disposisi
12. peringatan Int 1 Peringatan
13. tgl_sk varchar 2 Tanggal surat keluar

7. Tabel user
Nama Database : surat
Nama Tabel : tbl_user
Primary Ket : id_user

32
 Tabel 4. 15 User

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

Data
1. id_user int 10 Id user
2. username varchar 100 Username
3. password text - Password
4. nama_lengkap varchar 100 Nama lengkap
5. email text - Email
6. alamat text - Alamat
7. telp varchar 30 Telepon
8. pengalaman text - Pengalaman
9. level enum(‘s_admin’, - Level
‘admin’, ‘user’)
10. status varchar 30 Status
11. tgl_daftar varchar 20 Tanggal daftar
12. terakhir_login varchar 20 Terakhir login

4.2.5 Perancangan Interface (Antar Muka)

Perancangan interface adalah desain untuk komputer, peralatan, mesin,

perangkat komunikasi mobile, aplikasi perangkat lunak, dan situs web yang berfokus
pada pengalaman pengguna dan interaksi. Berikut adalah perancangan interface Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web di Kantor Desa Ujung Batu II:

1. Perancangan Interface Login

Pada perancangan interface login, user harus login menggunakan username dan
password. Form tersebut wajib di isi agar system dapat memverivikasi. Dan setelah
itu klik button Masuk. Berikut adalah Perancangan Interface Login:

33
 Gambar 4. 9 Perancangan Interface Login
2. Perancangan Interface Dashboard

Pada perancangan interface dashboard menampilkan menu-menu yang ada di

sitem pengarsipan surat. Berikut adalah perancangan interface dashboard:

Gambar 4. 10 Perancangan Interface Dashboard

34
3. Perancangan Interface Bagian

Pada perancangan interface bagian menampilkan nama pegawai yang ada di

instansi tersebut. Berikut adalah perancangan interface bagian:

Gambar 4. 11 Perancangan Interface Bagian

4. Perancangan Interface Tambah Data Bagian

Pada perancangan interface tambah data bagian, user dapat menambahkan data
pegawai yang ada di instansi. Berikut adalah perancangan interface tambah data
bagaian:

Gambar 4. 12 Perancangan Interface Tambah Data Bagian

35
5. Perancangan Interface Edit Data Bagian

Pada perancangan interface edit data bagian, user dapat mengedit data bagian
yang telah dibuat sebelumnya. Berikut adalah Perancangan Interface Edit Data
Bagian:

Gambar 4. 13 Perancangan Interface Edit Data Bagian

6. Perancangan Interface Data Surat Masuk

Pada Perancangan Interface Data Surat Masuk, user dapat melihat data-data
surat masuk yang ada di instansi. Berikut adalah Perancangan Interface Data Surat
Masuk:

Gambar 4. 14 Perancangan Interface Data Surat Masuk

36
7. Perancangan Interface Tambah Data Surat Masuk

Pada Perancangan Interface Tambah Data Surat Masuk, user dapat menambah
data surat masuk yang ada di instansi. Berikut adalah Perancangan Interface
Tambah Data Surat Masuk:

Gambar 4. 15 Perancangan Interface Tambah Data Surat Masuk

8. Perancangan Interface Edit Data Surat Masuk

Pada Perancangan Interface Edit Data Surat Masuk, user dapat mengedit data
surat yang masuk yang ada. Berikut adalah Perancangan Interface Edit Data Surat
Masuk:

Gambar 4. 16 Perancangan Interface Edit Data Surat Masuk

37
9. Perancangan Interface Data Surat Keluar

Pada Perancangan Interface Data Surat Keluar, user dapat melihat data-data
surat keluar yang ada di instansi. Berikut adalah Perancangan Interface Data Surat
Keluar:

Gambar 4. 17 Perancangan Interface Data Surat Keluar

10. Perancangan Interface Tambah Data Surat Keluar

Pada Perancangan Interface Tambah Data Surat Keluar, user dapat menambah data
surat keluar yang ada pada instansi. Berikut adalah Perancangan Interface Tambah
Data Surat Keluar:

Gambar 4. 18 Perancangan Interface Tambah Data Surat Keluar

38
11. Perancangan Interface Edit Data Surat Keluar

Pada Perancangan Interface Edit Data Surat Keluar, user dapat mengedit data
surat keluar yang ada pada system. Berikut adalah Perancangan Interface Edit Data
Surat Keluar:

Gambar 4. 19 Perancangan Interface Edit Data Surat Keluar

12. Perancangan Interface Laporan Surat Masuk

Pada Perancangan Interface Laporan Surat Masuk, user dapat mencetak laporan
surat masuk yang ada pada system. Berikut adalah Perancangan Interface Laporan
Surat Masuk:

Gambar 4. 20 Perancangan Interface Laporan Surat Masuk

39
13. Perancangan Interface Laporan Surat Keluar

Pada Perancangan Interface Laporan Surat Keluar, user dapat melihat dan
mencetak lapoeran yang ada pada sistem. Berikut adalah Perancangan Interface
Laporan Surat Keluar:

Gambar 4. 21 Perancangan Interface Laporan Surat Keluar

4.3 Hasil

4.3.1 Implementasi

1. Halaman Login
Berikut adalah Halaman Login:

Gambar 4. 22 Halaman Login

40
2. Halaman Dashboard
Berikut adalah Halaman Dashboard:
Halaman

Gambar 4. 23 Halaman Dashboard

3. Halaman Bagian
Berikut adalah Halaman Bagian:

Gambar 4. 24 Halaman Bagian

41
4. Halaman Tambah Data Bagian
Berikut adalah Halaman Tambah Data Bagian:

Gambar 4. 25 Halaman Tambah Data Bagian

5. Halaman Edit Data Bagian
Berikut adalah Halaman Edit Data Bagian:

Gambar 4. 26 Halaman Edit Data Bagian

42
6. Halaman Data Surat Masuk
Berikut adalah Halaman Data Surat Masuk:

Gambar 4. 27 Halaman Data Surat Masuk

7. Halaman Tambah Data Surat Masuk
Berikut adalah Halaman Tambah Data Surat Masuk:

Gambar 4. 28 Halaman Tambah Data Surat Masuk

43
8. Halaman Edit Data Surat Masuk
Berikut adalah Halaman Edit Data Surat Masuk:

Gambar 4. 29 Halaman Edit Data Surat Masuk

9. Halaman Data Surat Keluar
Berikut adalah Halaman Data Surat Keluar:

Gambar 4. 30 Halaman Data Surat Keluar

44
10. Halaman Tambah Data Surat Keluar
Berikut adalah Halaman Tambah Data Surat Keluar:

Gambar 4. 31 Halaman Tambah Data Surat Keluar

11. Halaman Edit Data Surat Keluar
Berikut adalah Halaman Edit Data Surat Keluar:

Gambar 4. 32 Halaman Edit Data Surat Keluar

45
12. Halaman Laporan Surat Masuk
Berikut adalah Halaman Laporan Surat Masuk:

Gambar 4. 33 Halaman Laporan Surat Masuk

13. Halaman Laporan Surat Keluar
Berikut adalah Halaman Laporan Surat Keluar:

Gambar 4. 34 Halaman Laporan Surat Keluar

46
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil Kerja Praktek saya tentang Rancang Bangun Sistem

Informasi Pengarsipan Surat Berbasis Web, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yaitu:

1. Dengan adanya Sistem ini maka mempermudah pegawai dalam mengelola surat
masuk dan surat keluar di Kantor Desa UB II.
2. Pada sistem informasi ini memudahkan admin atau Kepala Desa untuk
melakukan disposisi surat.
3. Dengan adanya Sistem Informasi Pengarsipan ini, dapat meminimalisir tingkat
kesalahan dalam mengarsipkan surat.

5.2 Saran

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan maka didapatkan hal-hal yang
perlu diperhatikan serta memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Pada Sistem Informasi ini perlu mendapatkan pengembangan berkelanjutan,

seperti penambahan fitur-fitur.
2. Data-data yang sudah lama sebaiknya di backup guna menghindari kehilangan
data bila terjadi kerusakan pada sistem atau pada perangkat keras.

47
 DAFTAR PUSTAKA

[1] L. Rozana and R. Musfikar, “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Berbasis Web Pada Kantor Lurah Desa Dayah Tuha,”
Cybersp. J. Pendidik. Teknol. Inf., vol. 4, no. 1, p. 14, 2020, doi:
10.22373/cj.v4i1.6933.

[2] T. Informatika and H. T. Pekanbaru, “SISTEM PENGELOAAN ARSIP

SURAT DAN DOKUMEN PADA SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN BENGKALIS Yuda irawan.”

[3] M. Fathurrahman, “Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi,” J. Ilmu

Perpust. dan Inf., vol. 3, no. 2, pp. 215–225, 2018.

[4] M. L. Hamzah, M. A. Pabottingi, E. Saputra, A. Anofrizen, and S. Sutoyo,

“Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Web Pada
PT. Radar Riau,” INTECOMS J. Inf. Technol. Comput. Sci., vol. 4, no. 1,
pp. 9–19, 2021, doi: 10.31539/intecoms.v4i1.2221.

[5] K. M. Ishak, N. I. Yusman, and A. Nurmeilana, “Rancang Bangun Sistem

Informasi Pengarsipan Surat Masuk Keluar Berbasis Website di Desa
Gudang Tanjungsari,” J. Dimamu, vol. 1, no. 2, pp. 120–125, 2022, doi:
10.32627/dimamu.v1i2.470.

[6] Jumroni, J. Suwita, and T. Beby, “Perancangan Sistem Informasi

Administrasi Pembayaran Pada Smk Gema Bangsa,” J. IPSIKOM
Desember, vol. 9, no. ISSN : 2338-4093, pp. 53–61, 2021.

[7] D. Aviono, A. Sadikin, and B. Irawan, “Perancangan Sistem Informasi

Administrasi Kependudukan Pada Kantor Desa Tangkit Baru,” J. Ilm. Mhs.
…, vol. 3, no. 1, pp. 15–26, 2021, [Online]. Available:
http://ejournal.stikom-db.ac.id/index.php/jimsi/article/view/989

[8] D. Sanjaya, H. Abdurachman, A. A. Wicaksono, and F. Masya, “Sistem

Informasi Pengendalian Asset Kendaraan Di Perusahaan Transportasi,”
Rabit J. Teknol. dan Sist. Inf. Univrab, vol. 6, no. 1, pp. 24–32, 2021, doi:

48
 10.36341/rabit.v6i1.1544.

[9] M. Rizky Asyari and S. Ramadhani, “Sistem Informasi Arsip Surat

Menyurat,” Sist. Inf. Arsip Surat Menyurat, vol. 3, no. 1, pp. 31–2021,
2021, [Online]. Available: https://doi.org/10.47233/jteksis.v3i1.172

[10] M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem, “Rancang Bangun

Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Prototype,” J. Tek.
Inform. dan Sist. Inf., vol. 7, no. 2, pp. 390–403, 2021, doi:
10.28932/jutisi.v7i2.3664.

[11] M. Susilo, “Rancang Bangun Website Toko Online Menggunakan Metode

Waterfall,” InfoTekJar (Jurnal Nas. Inform. dan Teknol. Jaringan), vol. 2,
no. 2, pp. 98–105, 2018, doi: 10.30743/infotekjar.v2i2.171.

[12] Y. S. Novitasari, Q. J. Adrian, and W. Kurnia, “Rancang Bangun Sistem

Informasi Media Pembelajaran Berbasis Website (Studi Kasus: Bimbingan
Belajar De Potlood),” J. Teknol. dan Sist. Inf., vol. 2, no. 3, pp. 136–147,
2021, [Online]. Available: http://jim.teknokrat.ac.id/index.php/JTSI

[13] Sudaria, A. S. Putra, and Y. Novembrianto, “Sistem Manajemen Pelayanan

Pelanggan Menggunakan PHP Dan MySQL ( Studi Kasus pada Toko Surya
),” Tekinfo, vol. 22, no. 1, pp. 100–117, 2021.

[14] I. P. Sari, A. Jannah, A. M. Meuraxa, A. Syahfitri, and R. Omar,

“Perancangan Sistem Informasi Penginputan Database Mahasiswa Berbasis
Web,” Hello World J. Ilmu Komput., vol. 1, no. 2, pp. 106–110, 2022, doi:
10.56211/helloworld.v1i2.57.

[15] J. T. Informatika, “ANALISIS APLIKASI BERBASIS WEBSITE SURAT

MENYURAT,” vol. 14, no. 3, pp. 147–151, 2022.

[16] J. Winanjar and D. Susanti, “Rancangan Bangunan Sistem Informasi

Administrasi desa Berbasis web menggunakan PHP dan MySQL,” Pros.
Semin. Nas. Apl. Sains Teknol., pp. 97–105, 2021.

49
50